辦公自動化系統(tǒng)設計

辦公自動化系統(tǒng)設計一、系統(tǒng)設計目標與原則㈠系統(tǒng)設計目標辦公自動化系統(tǒng)設計階段的任務是根據(jù)邏輯模型提出物理實現(xiàn)的具體方案。因此，在開始進行物理設計時，應該以系統(tǒng)分析報告中所提供的數(shù)據(jù)流程圖為依據(jù)，即從抽象的信息處理功能開始考慮問題，而不管在現(xiàn)行系統(tǒng)中這些工作是利用哪些物理手段實現(xiàn)的。辦公自動化系統(tǒng)設計的優(yōu)劣，應該從系統(tǒng)設計的目標來加以衡量。因此，明確辦公自動化系統(tǒng)設計目標十分重要。通常系統(tǒng)設計的目標應從以下幾個方面考慮：.系統(tǒng)實用性系統(tǒng)設計的邏輯模型必須符合用戶的要求，完成系統(tǒng)方案提出的目標和功能，這是系統(tǒng)設計階段最根本的要求。.系統(tǒng)運行效率系統(tǒng)運行的效率可以從三個方面表示。⑴運行能力，即單位時間內處理的業(yè)務量。⑵運行時間，即具有同樣大小工作量的一批作業(yè)運行一次所用的時間。⑶響應時間，即用戶在終端上按下“進入”鍵，提出要求，一直到計算機在終端上應答所用的時間。.系統(tǒng)可靠性這是指系統(tǒng)在工作時抵抗各種外界干擾的能力。例如，對于錯誤的輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)的反應是能夠及時檢查出來，并予以適當處理；還是無法檢查，讓錯誤數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)，以致破壞文件，使整個系統(tǒng)失控。還有，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及系統(tǒng)本身的信息能否被外人竊取或修改。再如，操作人員的一個誤操作，對系統(tǒng)的運行將會發(fā)生什么影響等。在系統(tǒng)設計時，對上述可能發(fā)生的情況都應預先考慮，盡量避免出錯。當出錯時，應能及時發(fā)現(xiàn)及修正，使系統(tǒng)不至失常，這樣的系統(tǒng)的可靠性就較好。反之，如果對這些問題考慮不周，一旦問題發(fā)生，就會造成數(shù)據(jù)出錯或系統(tǒng)損壞的嚴重后果，這樣的系統(tǒng)的可靠性就不好。.系統(tǒng)交互性和易操作性對于辦公自動化系統(tǒng)的設計，特別強調友好的人機界面，即便于不熟悉計算機操作的管理人員使用，最好是不需要經過專門培訓就能夠使用系統(tǒng)。因此在設計時要采用圖形界面，屏幕顯示美觀清晰，數(shù)據(jù)的輸入、輸出、處理以及查詢的可操作性好，并提供較強的人機交互手段，使用戶能方便靈活地使用系統(tǒng)。此外，還需提供簡便的漢字輸入手段，減少輸入工作量。.系統(tǒng)可變性和易維護性由于系統(tǒng)的環(huán)境不是固定不變的，系統(tǒng)本身有生命周期，也需要不斷地修改和完善。因此，系統(tǒng)的修改維護工作總要不斷進行。然而，系統(tǒng)修改的難易程度是極不相同的。一個結構清晰、分工明確的系統(tǒng)，修改起來比較容易。反之，修改起來就困難得多，不但需要更多的人力、物力和時間，而且會造成系統(tǒng)的不一致，以致會越改越亂，不可收拾。因此，系統(tǒng)是否易于修改，應作為衡量系統(tǒng)優(yōu)劣的重要指標。以上五個目標要求在進行系統(tǒng)設計時應該客觀地考慮系統(tǒng)性能。但這五個目標往往是相互矛盾的。例如，可靠性強的系統(tǒng)，往往運行效率要降低；高運行效率的系統(tǒng)往往可變更性較差等。對于系統(tǒng)設計者來說，系統(tǒng)的易讀性是第一位的，其理由是系統(tǒng)維護的費用非常高，如果一個系統(tǒng)易讀、比較容易修改，那么，其質量就高，在整個運行維護期間就能大大節(jié)省人力、物力和時間。㈡系統(tǒng)設計原則辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)是一項系統(tǒng)工程。為了保證系統(tǒng)的質量，設計人員必須遵守共同的設計原則。.系統(tǒng)性系統(tǒng)是作為統(tǒng)一的整體存在的。因此，在系統(tǒng)設計中，要從整個系統(tǒng)的角度考慮以下因素：系統(tǒng)的代碼要統(tǒng)一，設計規(guī)范要標準，傳遞語言要盡可能一致，對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集要做到數(shù)出一處、全局共享。.可靠性一個成功的辦公自動化系統(tǒng)必須具有較高的可靠性，如安全保密性、檢錯及糾錯能力、抗病毒能力等?？煽啃约仁窍到y(tǒng)設計的考核指標，也是系統(tǒng)設計時必須注意的一項原則。.經濟性在滿足系統(tǒng)需求的條件下，盡可能減少系統(tǒng)的開銷。一方面，在硬件投資上不能盲目追求技術上的先進，應以滿足需要為前提；另一方面，系統(tǒng)設計盡量避免不必要的復雜化，各模塊應當盡量簡潔，以便縮短處理流程，減少處理費用。.靈活性為保持系統(tǒng)的長久生命力，要求系統(tǒng)具有很強的環(huán)境適應性。為此，系統(tǒng)應具有較好的開放性和結構可變性。在系統(tǒng)設計中，盡量采用模塊化結構，提高各模塊的獨立性，盡量減少模塊間的數(shù)據(jù)耦合，使各個子系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)依賴減至最低程度。這樣，既便于模塊的修改，又便于系統(tǒng)適應環(huán)境變化的能力。二、邏輯設計與物理設計系統(tǒng)設計階段的核心是技術設計，它詳細描述系統(tǒng)的輸入、輸出和用戶接口，使硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫、通信設施、工作人員和開發(fā)步驟具體化，并展示這些組成部分之間的關系。新系統(tǒng)應能克服老系統(tǒng)的缺陷,幫助用戶完成其目標。系統(tǒng)設計的關鍵是邏輯設計和物理設計。㈠邏輯設計系統(tǒng)邏輯設計是指系統(tǒng)將做什么，它描述一個系統(tǒng)的功能需求。也就是說，它將前期分析人員確定的系統(tǒng)需要解決的問題概念化。缺少這一步，系統(tǒng)技術方面的解決方案常常是模糊不清的。邏輯設計包括規(guī)劃系統(tǒng)每個要素的目的，獨立考慮硬件和軟件。邏輯設計包括：.輸出設計。輸出設計描述系統(tǒng)的所有輸出，包括其類型、格式、內容和輸出頻率。.輸入設計。一旦完成了輸出設計，輸入設計即可開始。輸入設計規(guī)定輸入數(shù)據(jù)的類型、格式、內容和輸入頻率。.處理設計。系統(tǒng)要求的計算、比較和一般數(shù)據(jù)操作的類型在處理設計中確定。.文件和數(shù)據(jù)庫設計。大多數(shù)系統(tǒng)都需要文件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的潛在能力在邏輯設計階段便需要確定下來。.遠程通信設計。在邏輯設計階段，應對網絡和通信系統(tǒng)加以說明。.過程設計。所有系統(tǒng)都需要確定運行應用程序和處理出現(xiàn)問題的過程。這些重要的策略在過程設計中制定。一旦確定，可用文本或文字處理程序描述出來。.控制和安全設計。邏輯設計的另一個重要部分是確定系統(tǒng)備份的頻率和特征。通常，系統(tǒng)的每一部分都應有一個備份，包括所有的硬件、軟件、數(shù)據(jù)、人員、供應物和設施。關于怎樣避免與計算機相關的災難和恢復被破壞的系統(tǒng)，也應該在邏輯設計的這個階段考慮。.人員和職位設計。一些系統(tǒng)需要增加雇員，另一些需要改變一個或多個現(xiàn)有系統(tǒng)崗位的任務。在該階段中應確定崗位名稱和相應的任務描述。在人員設計中，為繪制各種崗位的位置和崗位名稱圖，可使用一些有效的組織布局圖。字處理程序也可以用來描述任務所應有的責任。㈡物理設計系統(tǒng)物理設計是指怎樣實現(xiàn)邏輯系統(tǒng)設計所定的任務。物理設計說明的是把邏輯設計投入運作所必需的系統(tǒng)各組成部分的特征。在此階段，對下面列出的每一個組成部分的特征都必須加以說明。.硬件設計。必須說明所有計算機設備，包括輸入和輸出設備的性能特征。.軟件設計。必須說明軟件的全部功能。.數(shù)據(jù)庫設計。這一步必須說明數(shù)據(jù)庫的類型、結構和功能。在邏輯設計中建立的數(shù)據(jù)元素之間的關系也必須映像到物理設計中。這個過程包括存取路徑和文件結構的組織。.遠程通信設計。對通信軟件、傳輸介質和設備所需的特征必須加以說明。.人員設計。在邏輯設計中規(guī)定了每個崗位的具體任務和要求，這一步驟是對最能勝任這些要求的個人背景和經驗加以說明。.過程和控制設計。必須說明每個應用怎樣運行、怎樣使犯罪和欺詐的可能性減到最小。這些說明包括審計、備份和輸出的分送方法。三、系統(tǒng)總體設計辦公自動化系統(tǒng)總體設計的任務就是將系統(tǒng)說明書所規(guī)定的內容逐步具體化，使之成為能夠交付使用的系統(tǒng)。系統(tǒng)總體設計主要包括以下內容。㈠系統(tǒng)劃分整個系統(tǒng)劃分為若干個子系統(tǒng)，子系統(tǒng)再分子系統(tǒng)（或模塊），層層劃分，然后再自上而下地逐步設計。對于子系統(tǒng)的劃分還包含著個人長期積累的工作經驗、個人的習慣、對問題的不同理解等。因此，在系統(tǒng)初步設計的基礎上，應進一步認真地對系統(tǒng)劃分進行符合客觀情況的調查。.系統(tǒng)劃分原則在實際過程中，系統(tǒng)的劃分還要根據(jù)用戶的要求、地理位置的分布、設備的配置情況等重新劃分。系統(tǒng)劃分的一般原則是：⑴子系統(tǒng)要具有相對獨立性。子系統(tǒng)劃分必須使得子系統(tǒng)內部功能、信息等各方面的凝聚性較好。在實際中我們都希望每個子系統(tǒng)或模塊相對獨立，盡量減少各種不必要的數(shù)據(jù)調用和控制聯(lián)系。并將聯(lián)系比較密切、功能近似的模塊相對集中，這樣會為以后的搜索、查詢、調試、調用等提供方便。⑵子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)依賴性要盡量小。子系統(tǒng)之間的聯(lián)系要盡量少，接口要簡單、明了。一個內部聯(lián)系強的子系統(tǒng)對外部的聯(lián)系必然相對減少，所以應將聯(lián)系較多的都劃入子系統(tǒng)內部。⑶子系統(tǒng)劃分的結果應使數(shù)據(jù)冗余較少。⑷子系統(tǒng)的設置應考慮今后管理發(fā)展的需要。子系統(tǒng)的實現(xiàn)不但能夠更準確、更合理地完成現(xiàn)存系統(tǒng)的業(yè)務，而且還可以有助于更科學的決策和管理。⑸子系統(tǒng)的劃分應便于系統(tǒng)分析階段的實現(xiàn)。系統(tǒng)的開發(fā)是一項較大的工程，它的實現(xiàn)一般都要分期、分步進行。所以，子系統(tǒng)的劃分應該考慮到這種要求，適應這種分期分步的實施。.系統(tǒng)劃分方法分類目前有關系統(tǒng)劃分方法的比較，如表9-3所示。表9-3序號劃分分類劃分方式連接形式可修改性可讀性1功能劃分按業(yè)務的處理功能劃分好好好2順序劃分按業(yè)務的處理順序劃分好好好3通信劃分按通信方式劃分中中不好4過程劃分按業(yè)務的處理過程劃分中中不好5時間劃分按業(yè)務處理時間關系劃分不好不好差6邏輯劃分按業(yè)務邏輯順序劃分差差差7任意劃分（基本不用）差差差㈡程序總體設計程序總體設計是程序管理組的工作，由系統(tǒng)設計人員和程序設計人員共同完成。它的任務是確定程序結構，進行程序劃分，分配程序編制業(yè)務，提出程序設計約定書，力求程序設計標準化，最后要編寫程序設計說明書和程序設計說明書所附的文檔資料。程序總體設計包括三方面的內容：.程序模塊結構設計⑴模塊模塊是包括輸入與輸出、邏輯處理功能、內部信息，及其運行環(huán)境的一組程序語句。①輸入與輸出。模塊的輸入來源和輸出去向在正常的情況下都是同一個調用者，即模塊。從調用者處獲得輸入信息，經過模塊本身的處理后，再把輸出返送給調用者。②邏輯功能。模塊的邏輯功能描述了該模塊能夠做什么樣的事情，具備什么樣的功能，即對于輸入信息能夠加工成什么樣的輸出信息。③內部信息。模塊的內部信息是指模塊執(zhí)行的和在模塊運行時所需要的屬于該模塊自己的數(shù)據(jù)。④運行環(huán)境。模塊的運行環(huán)境說明了模塊的調用與被調用的關系。⑵模塊化所謂模塊化，就是整個系統(tǒng)被劃分為若干個模塊，每一個模塊完成一個特定的功能，然后把這些模塊匯集起來組成一個整體（即系統(tǒng)），用以完成指定功能的一種方法。根據(jù)系統(tǒng)設計說明書的功能，按模塊化程序設計思想設計出程序的總體結構。模塊的劃分要符合系統(tǒng)功能要求。一個處理系統(tǒng)程序的模塊化結構，如圖9.2所示。圖9.2模塊化結構⑶模塊獨立性模塊獨立性是指它在一定抽象層次上的信息隱藏。抽象幫助我們確定組成軟件的信息實體，而信息隱藏則定義和實施對模塊的過程細節(jié)和局部數(shù)據(jù)結構的存取限制。模塊獨立性可由兩個定性標準衡量，這兩個標準分別稱為塊間耦合和塊內組合，塊間耦合是度量不同模塊彼此間互相依賴的緊密程度，塊內組合則是衡量一個模塊內部的各個部分彼此結合的緊密程度。①塊間耦合。塊間耦合是對一個系統(tǒng)內不同模塊之間互聯(lián)程度的度量，塊間耦合強弱取決于模塊間的聯(lián)系形式及接口的復雜程度，模塊間接口的復雜性越高，說明耦合的程度越高。塊間耦合程度直接影響系統(tǒng)的可讀性、可維護性以及可靠性，在系統(tǒng)設計中我們盡可能追求耦合松散的系統(tǒng)。②塊內組合。塊內組合即模塊內部元素的聯(lián)系方式，塊內組合標志一個模塊內部各個元素彼此結合的緊密程度。主要表現(xiàn)在模塊內部各個元素為了執(zhí)行某一功能而結合在一起的程度。⑷模塊之間的耦合形式模塊之間的耦合形式有數(shù)據(jù)耦合、控制耦合、公共耦合和內容耦合。①數(shù)據(jù)耦合。如果兩個模塊彼此間通過數(shù)據(jù)交換信息，而且交換的信息僅僅為數(shù)據(jù)，這種耦合稱為數(shù)據(jù)耦合。②控制耦合。如果兩個模塊彼此間傳遞的信息中有控制信息，這種耦合稱為控制耦合。③公共耦合。如果兩個模塊彼此之間通過一個公共的數(shù)據(jù)區(qū)域傳遞信息時，則稱之為公共耦合。④內容耦合。如果一個模塊需要涉及另一個模塊的內部信息時，則這種耦合稱為內容耦合。模塊之間的耦合形式的比較，如表9-4所示。表9-4塊間耦合形式可讀性錯誤擴散能力可修改性通用性數(shù)據(jù)耦合好弱好好控制耦合中中中中公共耦合不好強不好較差內容耦合最差最強最差差在對一個系統(tǒng)進行模塊設計時，應當遵循下列原則：一是模塊間盡量使用數(shù)據(jù)耦合；二是必要時才采用控制耦合；三是對公共耦合應限制耦合的模塊數(shù)；四是堅決不用內容耦合。⑸模塊內部的組合形式模塊內部的組合形式主要有七種，按由差到好的順序排列如圖9.3所示。差差圖9.3模塊內部的組合形式①偶然組合。如果一個模塊所要完成的各動作之間沒有任何關系，或者即使有某種關系，也是非常松散的，就稱之為偶然組合。②邏輯組合。如果一個模塊內部的各個組成部分在邏輯上是具有相似的處理動作，但在功能與用途上卻彼此無關，則稱之為邏輯組合。③時間組合。如果一個模塊內部的各個組成部分所包含的處理動作必須在同一時間內執(zhí)行，則稱之為時間組合。④過程組合。如果一個模塊內部的各個組成部分所要完成的動作彼此間沒有什么關系，但必須以特定的次序執(zhí)行，則稱之為過程組合。⑤通信組合。如果一個模塊內部的各個組成部分所完成的動作都使用了同一個輸入數(shù)據(jù)或產生了同一個輸出數(shù)據(jù)，則稱之為通信組合。⑥順序組合。對于一個模塊內部的各個組成部分，如果前一部分處理動作的輸出是后一部分動作的輸入，則稱之為順序組合。⑦功能塊內組合。如果一個模塊內部的各個組成部分全部為執(zhí)行同一功能而結合成為一個整體，則稱之為功能組合。七種塊內組合相比較而言。功能組合與其他模塊的聯(lián)系少，可讀性、可修改性、可維護性、可測試性均很好；偶然組合最差。綜合比較如表9-5所示:表9-5塊內組合連接形式可修改性可讀性通用性聯(lián)系性功能組合好好好好少順序組合好好好中通訊組合中中中不好過程組合中中中不好時間組合不好不好中最壞邏輯組合最壞最壞不好最壞偶然組合最壞最壞最壞最壞多模塊設計中有兩項最重要的原則：一是盡可能地降低模塊之間的耦合程度；二是盡可能地提高模塊內部的組合程度。.程序設計標準化為了使程序設計標準化、格式化和格式統(tǒng)一，應確定程序設計標準化原則，如統(tǒng)一程序說明、統(tǒng)一詳細流程圖、統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一調試策略等。程序設計標準化具有以下優(yōu)點：⑴有利于減少程序設計時間，節(jié)省人力和經費。⑵有利于系統(tǒng)的運行管理。⑶有利于程序員的培訓。⑷防止因人員調換造成程序編制及維護脫節(jié)。⑸當變更業(yè)務處理內容和機型時，程序變更、移植方便。.程序設計約定書程序設計約定書主要包括以下幾個方面：⑴使用的程序設計語言。⑵程序設計的具體技術。⑶程序編制進程表。⑷提供編程服務程序。⑸數(shù)據(jù)文件的統(tǒng)一定義。⑹輸出報表格式。⑺屏幕界面格式。⑻程序編制格式。⑼注釋書寫格式。⑩流程圖畫法。四、系統(tǒng)詳細設計㈠代碼設計代碼是代表客觀存在的實體或屬性的符號（如數(shù)字、字母或它們的組合等）。代碼設計問題是一個科學管理的問題。設計出一個好的代碼方案對于系統(tǒng)的開發(fā)非常有利，可以使很多機器處理（如某些統(tǒng)計、校對、查詢等）變得十分方便，也使事務處理工作變得更簡單。L代碼設計原則嚴格地講，代碼設計是從編制數(shù)據(jù)字典開始的。編碼對象主要是數(shù)據(jù)存儲中所包含的數(shù)據(jù)元素與數(shù)據(jù)結構。代碼設計的結果應形成編碼文件，作為系統(tǒng)設計與編程的標準。在現(xiàn)行系統(tǒng)中，已經存在的一套代碼不一定適合計算機處理，而且往往不科學、不統(tǒng)一。為此，應對本系統(tǒng)使用的代碼進行調查研究和統(tǒng)一規(guī)劃，以便進行重新設計或修訂。代碼設計必須依據(jù)國家有關編碼標準進行。代碼設計是一項重要工作，如果代碼設計不合適，小修改將引起程序的變化，大修改則會引起文件的重新建立，故一定要進行全面的考慮和仔細的推敲、修改，逐步優(yōu)化，再最后確定，切忌草率行事。.代碼設計目的⑴區(qū)別每一個數(shù)據(jù)，即使同姓同名的人，也能用代碼區(qū)別。⑵力求信息表達方法的標準化，統(tǒng)一信息的內容和長度，使計算機處理單純化。⑶易于分類和校對，使數(shù)據(jù)便于分組和排列。.代碼系統(tǒng)優(yōu)化特點⑴惟一性，每個代碼都僅代表惟一的實體或屬性。⑵標準化和通用性，國家有關編碼標準是代碼設計的重要依據(jù)。此外，系統(tǒng)內部使用的同一種代碼應做到統(tǒng)一，代碼的使用范圍越廣泛越好。⑶可擴充性和穩(wěn)定性，要考慮系統(tǒng)的發(fā)展和變化，一般考慮三、五年的使用期限。當增加新的實體或屬性時，直接利用源代碼加以擴充，而不需要重新變動代碼系統(tǒng)。⑷便于識別和記憶，為了同時適于計算機和人工處理，代碼不僅要具有邏輯含義，而且要便于識別和記憶。⑸短小精悍，代碼的長度不僅會影響所占據(jù)的存儲單元和信息處理的速度，而且也會影響代碼輸入時出錯的概率和輸入、輸出的速度。⑹易于修改，當某個代碼在條件、特點或代表的實體關系改變時，容易進行變更。.代碼設計注意事項代碼是計算機處理文件的重要手段之一，一旦設計好了，其使用就要貫穿整個系統(tǒng)，故對系統(tǒng)處理文件效率有很大的影響。在設計時，如果未對代碼的利用范圍和使用期限進行周密的調查研究，那么將會導致失敗。代碼設計要著重考慮以下幾點。⑴決定使用范圍從大系統(tǒng)的觀點來看，代碼的利用范圍最好是包羅一切。但由于時間限制及調查量不足等原因，有時可縮小范圍，設計時應考慮具有擴展性的代碼系統(tǒng)。⑵估算使用期限代碼使用期限越短，代碼設計就越容易。與此相反，使用期限越長，代碼對象的增減估算就越困難。設計時應盡量考慮使用期限長些，并估計在此期間是否有代碼增減的可能性。⑶修改代碼產生的影響修改代碼會有很大影響，將涉及諸如修改傳票、賬單和總賬，修改輸入輸出數(shù)據(jù)形式，變更處理程序，并且其所需費用也將升高。因此，在代碼設計時應考慮上述的范圍和期限，應留有一定的擴展余地。㈡輸出設計輸出是計算機對輸入的原始信息進行加工處理后，形成高質量的有效信息，并使之具有一定的格式，提供給用戶使用，這是系統(tǒng)的目標。因此，要先考慮輸出設計，為了得到輸出才需要一些相應的輸入，所以必須根據(jù)輸出設計來考慮輸入設計。輸出設計所要解決的問題是針對不同的用戶特點和要求，以最適當?shù)男问剑敵鲎钋泻闲枰男畔?。L輸出方式選擇系統(tǒng)的輸出方式根據(jù)輸出信息的使用要求、信息量的大小和輸出設備的限制等條件來決定。例如，系統(tǒng)最終輸出的信息一般采用打印機或繪圖儀等設備，以文件或圖表的形式輸出或通過通信網絡傳遞給其他系統(tǒng)。作為中間結果輸出的信息，則可采用磁性介質，如磁盤等以文件的形式輸出。對于一些輸出內容不多，而又無須保存的檢索信息，則可采用屏幕顯示的方式輸出，在需要時也可采用聲音輸出方式。.輸出報表設計報表內容根據(jù)使用者實際需要進行設計，對不同的用戶，應當提供詳細程度不同或內容不同的報表。在設計時還需要考慮計算機的硬件功能和原系統(tǒng)的輸出格式，以及輸出報表是否適應系統(tǒng)發(fā)展需要。輸出報表的格式應盡量滿足用戶的使用要求和習慣，同時注意標準化。.輸出設計說明輸出設計說明應詳細說明選用的輸出設備、信息輸出的頻率和數(shù)量、各種輸出文件及輸出標本的格式及表格樣本等，以便于程序員編寫程序。㈢輸入設計輸入設計的出發(fā)點是確保向信息系統(tǒng)提供正確的信息。.輸入設計目標與原則⑴輸入設計的目標是在保證輸入信息正確性和滿足需要的前提下，盡力做到輸入方法簡捷和方便用戶操作。⑵輸入設計應遵循的原則①輸入量應保持在能滿足處理要求的最低限度。②輸入的準備及輸入過程應盡量容易進行。③應盡早對輸入數(shù)據(jù)進行檢查，以便使錯誤及時得到更正。④輸入數(shù)據(jù)應盡早地用其處理所需的形式被記錄。.輸入信息獲得最主要的輸入是向計算機輸送原始數(shù)據(jù)，為避免錯誤，可設計專門的輸入記錄單。.輸入信息內容設計輸入信息的內容設計包括：輸入數(shù)據(jù)項名稱、數(shù)據(jù)類型、精度或倍數(shù)、數(shù)值范圍及輸入格式等。.輸入信息設備通常所用的輸入設備有：鍵盤、鼠標、讀卡機、磁性墨水字符識別機、條形碼識別器、圖像掃描儀等。.輸入信息校驗輸入設計的最重要問題是如何保證輸入數(shù)據(jù)的正確性，而對輸入信息進行校驗，是保證輸入正確的主要措施。㈣數(shù)據(jù)庫設計辦公自動化系統(tǒng)的一個主要功能就是處理大量的數(shù)據(jù)以獲得決策所需要的信息。這就必然要存儲和利用大量的、各種類型的數(shù)據(jù)。設計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結構和文件組織就是要根據(jù)文件的不同用途、使用要求、數(shù)據(jù)量、設備、技術水平等方面的條件，決定數(shù)據(jù)的組織形式、文件的類型、文件的載體、文件的組織方式以及文件的維護和保密等級等。一個較好的數(shù)據(jù)結構和文件設計應使系統(tǒng)能在已有的條件下，具有處理速度快、占用存儲空間少、操作處理過程簡單、查找容易和系統(tǒng)開銷低等特點。數(shù)據(jù)庫設計是對一個給定的應用環(huán)境，提供一個確定的最優(yōu)數(shù)據(jù)模型與處理模式的邏輯設計，以及對一個確定數(shù)據(jù)庫的存儲結構和存取方法的物理設計?？紤]數(shù)據(jù)的合理組織應注意以下幾個方面。.數(shù)據(jù)整體結構⑴數(shù)據(jù)的結構和文件記錄的設置應滿足管理上的需要。系統(tǒng)開發(fā)是針對管理的需要而進行的，所以，在設計數(shù)據(jù)結構和文件時應盡可能地考慮到科學管理的要求和實際處理問題的方便，將某一層次，某一方面的管理所要處理的