檔案管理實務項目五課件

檔案管理實務項目五2022/11/4檔案管理實務項目五檔案管理實務項目五2022/11/2檔案管理實務項目五1學習目標通過本項目單元的學習，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫房日常管理方法，明確檔案保管工作的基本技能：溫度與濕度的控制與調(diào)節(jié)、防光、防塵放微生物等技能以及庫房的日常管理能力，以適用將來的檔案保管工作。知識要求能力要求通過本項目單元的學習，能夠按照檔案保管方法和技巧，進行檔案日常保管工作。檔案管理實務項目五學習目標通過本項目單元的學習，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫房日常2任務一了解檔案保管內(nèi)容與原則

1、掌握檔案保管工作的含義與地位。2、明確檔案保管工作的內(nèi)容以及要求。

知識目標：1、能夠分析檔案保管工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案保管工作要求判斷具體做法是否規(guī)范.能力目標：檔案管理實務項目五任務一了解檔案保管內(nèi)容與原則知識目標：能力目標：檔案3案例導入

某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問題，又一時解決不了購置通風、降濕、降溫設(shè)備的問題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生和病蟲害問題，檔案受潮現(xiàn)象嚴重。同時該公司在檔案庫房的管理方面比較松懈，比如：檔案調(diào)閱后不能及時歸于保管位置；允許用戶跟隨檔案人員進入庫房；在檔案庫房中放置食品等。因此該公司的檔案損壞比較嚴重，并發(fā)生過丟失檔案的事故。上述案例說明檔案保管工作的重要性：文件歸檔進入檔案部門以后，一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱；另一方面周圍的環(huán)境對檔案物質(zhì)安全也會產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強日常管理和監(jiān)測，這樣才能為檔案營造一個良好的保管環(huán)境。檔案管理實務項目五案例導入某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫房為辦公用房4任務訓練

活動目標通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對具體檔案保管行為進行判斷?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；檔案管理實務項目五任務訓練活通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容5學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國檔案保管工作的實際現(xiàn)狀。

活動內(nèi)容與要求

檔案管理實務項目五學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室活動內(nèi)容與要求檔案管理實務6【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項重要內(nèi)容，檔案館（室）對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作。檔案保管工作，就是指檔案的存放管理和維護檔案完整與安全的活動，是通過檔案庫房建設(shè)，采取各種防治措施，維護檔案實體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。檔案存在是一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。但是隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中，比如：紙張老化、字跡退色模糊、檔案蟲害等。這就需要對檔案進行保管。檔案管理實務項目五【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項重要內(nèi)容，檔案館（7一、檔案保管工作的含義具體內(nèi)容包括以下幾個方面：1．憑借柜具或庫房對檔案實施的日常管理；如：檔案庫房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進等。2．預防工作。對一切可能損毀檔案的社會的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長檔案的壽命，維護檔案的安全。檔案保管場所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。3．在檔案流動過程中的各個環(huán)節(jié)對檔案采取安全防護的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專門技術(shù)措施，如復制、修補等。檔案管理實務項目五一、檔案保管工作的含義檔案管理實務項目五8二、檔案保管工作的意義1．檔案保管工作是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作的前提和基本物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案，離開檔案談檔案工作就失去意義。如果檔案保管工作做不好，就會直接危及檔案的安全，就可能給黨和國家造成嚴重損失，就會直接影響整個檔案事業(yè)的發(fā)展。2．檔案保管工作是開展檔案工作的必要條件?？茖W地保管好檔案，可以為檔案整理、鑒定、編研和利用工作提供物質(zhì)條件，是其他環(huán)節(jié)順利進行的前提。如果檔案保管地雜亂無序、門類混亂，其他環(huán)節(jié)的工作就無法開展。3．檔案保管工作是延長檔案壽命的必要手段。保管工作做得好壞，措施的當與否，直接影響到檔案的壽命。最大限度地延長檔案壽命是檔案保管工作的根本任務之一。檔案管理實務項目五二、檔案保管工作的意義檔案管理實務項目五9三、檔案保管工作的任務基本任務如下：1．防治檔案的損壞。2．延長檔案的壽命?？傊瑱n案保管工作應該做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案互相混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）。檔案管理實務項目五三、檔案保管工作的任務檔案管理實務項目五10四、檔案保管工作的原則和要求（一）以防為主，防治結(jié)合（二）加強重點，兼顧一般（三）相互協(xié)調(diào)，密切配合（四）立足長遠，保證當前檔案管理實務項目五四、檔案保管工作的原則和要求檔案管理實務項目五11任務二檔案庫房及裝具管理

1、掌握檔案庫房的的具體建筑及選址要求；2、明確保管檔案裝具的種類及選用；3、掌握檔案常規(guī)保管工作內(nèi)容：庫房的日常管理及庫房及檔案流動過程中的檔案保管。

知識目標：1、能夠設(shè)計檔案庫房選址及裝具排列與編號方案；2、能夠根據(jù)檔案保管的具體要求進行檔案日常保管訓練。.能力目標：檔案管理實務項目五任務二檔案庫房及裝具管理知識目標：能力目標：檔案管12案例導入

丟失單位三年度的文書檔案1997年，云和縣某機關(guān)新辦公樓正式落成，3月份開始，該機關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒有搬運。隨后原檔案員沈某調(diào)離原工作崗位，辦公室負責人及新檔案員葉某也剛到位。1997年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員沈某到老辦公樓搬運檔案時，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過多，局機關(guān)一輛小型工具車裝運不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運，但未派工作人員押車。檔案運到新辦公樓后，原檔案員沈某也未對檔案及時進行清點。1997年10月，新檔案員葉某拿到檔案室鑰匙后，未與沈某辦理檔案移交手續(xù)，也未對庫存檔案進行清點及清理。直到1998年5月檔案員葉某在查閱利用檔案時，才發(fā)現(xiàn)有3個年度檔案遺失，此時才引起高度重視。這是一起嚴重的檔案違法案件。一個單位丟失三個年度的全部文書檔案，這是少有發(fā)生的。雖然該機關(guān)在事后積極采取補救措施，但其后果和造成的社會影響還是十分嚴重的，教訓是十分深刻的。究其原因除了工作人員檔案意識淡薄外，新舊檔案員交接過程中沒有認真清點，也沒有辦理移交手續(xù)。反映他們在檔案保管方面的疏忽與不足。檔案管理實務項目五案例導入丟失單位三年度的文書檔案檔案管理實務項目五13任務訓練

活動目標通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對具體檔案保管行為進行判斷。活動組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；檔案管理實務項目五任務訓練活通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容14學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國檔案保管工作的實際現(xiàn)狀。

活動內(nèi)容與要求

檔案管理實務項目五學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室活動內(nèi)容與要求檔案管理實務15【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案保管工作必須有一定的物質(zhì)條件，如：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。（一）檔案庫房檔案庫房（archivalrepository），檔案館（室）為存儲和保護檔案而設(shè)計建造的建筑物。庫房地址的選擇，以及防熱、防潮（防水）、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少國家制定有專門的設(shè)計規(guī)范。檔案庫房是保存檔案的重要的基地，是檔案保管的最基本的物質(zhì)條件。庫房管理的檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好庫房管理工作，才能切實保證檔案的安全，為整個檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件。檔案管理實務項目五【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案管理實務項目五161．檔案館庫房的建設(shè)檔案管理實務項目五1．檔案館庫房的建設(shè)檔案管理實務項目五17注意事項：（1）原理存放易燃、易爆物的場所，不要靠近有污染、腐蝕性氣體的企業(yè)單位，并避免架空高壓輸電線穿過。（2）樓層安排方面，應盡量避免“頂天立地”，即盡量不用底層和最高層。最高層因為受陽光輻射的影響比較大，而且存在屋頂漏雨的可能。最底層安全問題難以保證，而且濕度大，不利于檔案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共設(shè)施完備，便于為利用者服務。（4）檔案庫房必須于檔案人員的辦公室和生活間分設(shè)，并注意密閉性；電源要能單獨控制，使其盡量達到防盜、防火、防光、防塵等要求。檔案管理實務項目五注意事項：檔案管理實務項目五182．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案室?guī)旆恳话阍O(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)，不過，也要與其他的辦公室區(qū)別。對于新建的辦公用房，檔案室應進行必要的挑選，加強防潮、防盜、防火、防光、防塵。3．檔案庫房的類型檔案庫房按其保管內(nèi)容，一般分為：綜合檔案庫房、專門檔案庫房、圖書資料庫房等。（1）綜合檔案庫房。是檔案庫房的主體部分，主要用于保存建國前后各機關(guān)單位以及著名任務所形成的檔案。檔案管理實務項目五2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案管理實務項目五19（2）專門檔案庫房主要是為了適用專門檔案的特點以及管理上的特殊要求，根據(jù)其制作材料特點而設(shè)立的檔案庫，如照片、縮微膠片、錄音、錄象磁帶等檔案庫；另外還有以專業(yè)特點為標準設(shè)立的檔案庫房，如科技檔案庫、地圖檔案庫、會計檔案庫等。（3）圖書資料庫專門保存與檔案有關(guān)的圖書、資料的庫房。圖書資料的保管條件可以割據(jù)館（室）的財力狀況而定，有條件的可以設(shè)置圖書資料庫以保存各種資料；較差的可以適當降低條件。一般的，檔案庫為樓房的，圖書資料庫一般設(shè)在底層或頂層。檔案管理實務項目五（2）專門檔案庫房檔案管理實務項目五204．檔案庫房的編號為了方便管理，應將每個庫房統(tǒng)一編號。編號有兩種做法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號；二是根據(jù)庫房方位和特征進行編號，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫房內(nèi)每個房間也要編號。樓房應自上而下編號；每層應從入口開始，從左到右編房間號。檔案管理實務項目五4．檔案庫房的編號檔案管理實務項目五21（二）檔案裝具檔案裝具（archivalcontainer），檔案館（室）存放并保護檔案的裝置或容器，它是檔案館（室）必須具備的基本的物質(zhì)條件。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。無論何種裝具，都必須對檔案無損害作用，并且制作經(jīng)濟，使用便利。1．檔案裝具的種類常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等。另外有為保存特殊載體的檔案裝具：如防磁櫥、底圖柜和照片檔案櫥等。具體用何種裝具可根據(jù)具體實際情況而定。檔案管理實務項目五（二）檔案裝具檔案管理實務項目五222．檔案裝具的排放和編號檔案裝具的排放應注意以下幾點：（1）在同一庫房內(nèi)櫥具應整齊劃一。（2）有窗庫房櫥具的排放，應與窗戶垂直排放，以免陽光直射，便于通風。（3）檔案櫥具一般不能緊靠庫房墻壁排列。（4）檔案櫥具的排列距離要適宜，便于檔案的搬運和存取。櫥具的編號，一般以庫房為單位編流水號，自門口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號、柜架號、格層號（箱號），采用阿拉伯數(shù)字。檔案管理實務項目五2．檔案裝具的排放和編號檔案管理實務項目五23（三）檔案包裝材料目前，我國檔案的包裝材料為卷皮、卷盒和包裝紙等，要求要符合國家有關(guān)規(guī)定，利于檔案永久、長期保存。檔案管理實務項目五（三）檔案包裝材料檔案管理實務項目五24二、檔案保管實務（一）溫濕度控制與調(diào)節(jié)防潮、防高溫，控制和調(diào)節(jié)溫濕度，對檔案的保護起到非常重要的作用。溫濕度對于檔案的保存影響較大，溫度過高，容易使紙質(zhì)變干燥；溫度過低容易使紙質(zhì)變脆；濕度過高，容易使紙質(zhì)變軟、字跡模糊易發(fā)霉，這些都不利于紙張的保存。一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為14—20℃（±2℃）。相對濕度為50—65%（±5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因為一般微生物繁殖所需溫度為20℃以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。每天定時做好溫濕度測量記錄，注意溫濕度的調(diào)節(jié)和資料的積累，以便分析其特點和規(guī)律，制定科學的管理計劃。檔案管理實務項目五二、檔案保管實務檔案管理實務項目五25庫房溫濕度記錄

月

日期溫度（℃）濕度（%）采取措施12345……31檔案管理實務項目五庫房溫濕度記錄

月

日期溫度濕度采取措施12345……31檔26控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫濕度一般從以下三方面著手：（1）做好案柜（架）的間隔距離和案柜（架）與窗戶及地面的間距，保持通風狀態(tài)。（2）合理安排庫房門窗數(shù)量和過渡間、密閉窗戶等措施，防止和控制庫外的高溫、高濕的影響。（3）配備溫濕度臨測儀器和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，有效及時地調(diào)節(jié)溫濕度。新修庫房應在6—12個月以后才能裝進檔案。檔案管理實務項目五控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫濕度一般從以下三方面著手：檔案管理實務27（二）防光、防塵、防微生物等技能自然光、燈光、灰塵、微生物對檔案實體的損害較大，因此，庫房內(nèi)檔案要根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不同價值，科學地系統(tǒng)地保管，嚴格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設(shè)施設(shè)備，并在檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。（三）安全檢查和庫房衛(wèi)生檔案管理實務項目五（二）防光、防塵、防微生物等技能檔案管理實務項目五28（四）檔案在流動過程中的維護和保護1．維護與保護制度（1）檔案使用的登記和交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2．維護與保護方法（1）數(shù)量與順序的控制（2）對檔案利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查（3）利用方式與場所的限制（4）對重要檔案的保護性措施檔案管理實務項目五（四）檔案在流動過程中的維護和保護檔案管理實務項目五29（五）庫房管理秩序1．庫房編號編號有兩種做法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號；二是根據(jù)庫房方位和特征進行編號，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫房內(nèi)每個房間也要編號。樓房應自上而下編號；每層應從入口開始，從左到右編房間號。2．檔案裝具的排列與編號櫥具的編號，一般以庫房為單位編流水號，自門口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號、柜架號、格層號（箱號），采用阿拉伯數(shù)字。3．檔案的存放順序和方式檔案全宗為單位進行排列的，但并不是說在任何情況下各種不同類型的檔案都必須存放在一起。一些特殊的檔案，如照片、影片、錄音、錄象檔案、會計檔案以及科技檔案等，應分別保管。檔案管理實務項目五（五）庫房管理秩序檔案管理實務項目五30為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應該在案卷目錄、全宗指南等檢索工作中說明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置參見卡”，見下表：

全宗保管位置參見卡全宗號載體形態(tài)存址備注1號全宗紙質(zhì)檔案1號庫房1950年—1966年紙質(zhì)檔案2號庫房1966年—1980年聲像檔案5號庫房科技檔案6號庫房會計檔案9號庫房檔案管理實務項目五為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應該在案卷目錄、全宗指南等檢索工31（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：一是指明檔案存放處所的存放位置索引，如下表：檔案存放位置索引全宗名稱：全宗號：案卷目錄號案卷目錄名稱目錄中案卷起止號存放位置樓層房間柜架（列）柜架層（格、箱）檔案存放位置索引檔案管理實務項目五（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：32二是指明各檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引樓：層：房間：柜架（列）柜架層（格、箱）存放檔案全宗號全宗名稱案卷目錄號案卷目錄名稱起止卷號檔案管理實務項目五二是指明各檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案33②裝具所存檔案標識牌即在每一列、每一件、每一層（格、箱）裝具表面處設(shè)置的標牌，以表明每一個檔案架、柜、箱中存放檔案的起止檔號，以便檢查和調(diào)還檔案。③檔案代卷卡檔案代卷卡是檔案室或館在檔案暫時移出庫房外時，在檔案原存放位置放置的一種替代卡。檔案代卷卡全宗號目錄號卷號調(diào)出時間調(diào)出原因調(diào)卷人歸還時間還卷人檔案管理實務項目五②裝具所存檔案標識牌檔案代卷卡全宗號目錄號卷號調(diào)出時間調(diào)出34（六）全宗卷

全宗卷的形成過程和成分如下：1．在檔案收集工作中形成的文件材料，如“檔案移交目錄”、“移交書”等。2．在檔案整理工作中形成的文件材料，如“檔案整理工作方案”、“分類方案”、“立檔單位和全宗歷史考證”等。3．在檔案鑒定中形成的文件材料“檔案鑒定材料分析報告”、“檔案銷毀清冊”4．在檔案保管、統(tǒng)計中形成的文件材料，“檔案受損與修復記錄”、“檔案安全檢查記錄”、“檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計”5．在檔案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“機關(guān)工作大事記”“機關(guān)組織沿革”等檔案管理實務項目五（六）全宗卷

全宗卷的形成過程和成分如下：檔案管理實務項目五35任務三特殊載體檔案的保管

1、掌握音像檔案、照片檔案等保管的具體要求；明確保管特殊載2、體的檔案裝具的種類及選用；3、掌握電子檔案日常保管措施。

知識目標：能夠熟練掌握特殊載體檔案的保管技能；能力目標：檔案管理實務項目五任務三特殊載體檔案的保管知識目標：能力目標：檔案管36案例導入

某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒?，公司發(fā)展史展覽是其中一項重要內(nèi)容。為此慶?；顒踊I備組到公司的檔案室查找公司成立以來重要活動的有關(guān)的音像材料，但卻遇到了麻煩。一是檔案室材料不全。二是許多音像材料在形成之后沒有編寫相應的文字說明，致使一些材料因所記載的活動的確切日期、參加者，地點、內(nèi)容等無法辨別而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和專門保管，造成音像材料無法復制和使用。這個例子說明，該公司應加強檔案室音像檔案的管理規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。因為現(xiàn)在，大多數(shù)的單位在工作活動中都會形成照片、錄音、錄象檔案，這些特殊載體的檔案的保管要求與普通檔案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，將會給公司帶來嚴重的后果。檔案管理實務項目五案例導入某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒樱景l(fā)展史展37任務訓練

活動目標通過實地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要求；并能對照我國檔案法規(guī)中相關(guān)規(guī)定對具體某單位特殊載體檔案保管行為進行判斷。活動組織根據(jù)情況，充分利用校內(nèi)外教學資源，分組調(diào)查；檔案管理實務項目五任務訓練活通過實地調(diào)查了解特殊載體檔案的保管工作內(nèi)容及要38學生分組實地調(diào)查某單位檔案室或校史館，了解特殊載體檔案的保管要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并結(jié)合自己的老照片或電子文件保管，討論分析如何確保特殊載體檔案的載體壽命及信息的安全。活動內(nèi)容與要求

檔案管理實務項目五學生分組實地調(diào)查某單位檔案室或?；顒觾?nèi)容與要求檔案管理實務39【理論支撐】

一、音像檔案及照片檔案

（一）音像檔案音像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織及其個人從事政治、經(jīng)濟、科學、文化等活動中形成的，對國家和社會有保存價值的，以音響、圖像等方式記錄信息并輔以文字說明的特殊載體。音像檔案特點主要有以下幾點：1．直感性強——最主要的特點。主要以音響、圖像的形式記錄人們從事各種社會活動。2．形意結(jié)合。形指形象，意指文字的表意。3．易復制性。和紙張相比，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，復制很容易。檔案管理實務項目五【理論支撐】

一、音像檔案及照片檔案

（一）音像檔案檔案管理40（二）照片檔案的構(gòu)成和種類照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織及其個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體的圖像資料。（三）音像檔案的保管保管條件：溫濕度：溫度在15度-25度；濕度保持在45%-65%維護方法：（1）清洗?？捎盟⒆踊蚪q布輕擦；有條件可用蒸餾水沖洗，（2）防塵、（3）防潮濕度保持在45%-65%（4）防熱；溫度在15度-25度。（5）豎放。（2）磁帶要卷繞平整，不能有折皺，彎曲，防止帶體損壞。（3）定期復制與轉(zhuǎn)繞。5-10年轉(zhuǎn)錄，6-12月轉(zhuǎn)繞一次，以緩解壓力。（4）豎放。（5）遠離磁場。檔案管理實務項目五（二）照片檔案的構(gòu)成和種類檔案管理實務項目五41（四）照片檔案的保管（具體見本章后的附錄）1．保管條件（1）保存底片的適宜溫濕度為：溫度13—15℃，相對濕度35%—45%；保存照片的適宜溫濕度為：溫度14—24℃，相對濕度40%—60%（2）庫房門窗應密封良好，采用機械通風時應加防塵罩。（3）照片、底片應立放。2．保管裝置（1）底片袋用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm×100mm或相應規(guī)格的紙袋。（2）底片冊：由297mm×210mm的插袋式芯頁組成，用于貯存單張底片。檔案管理實務項目五（四）照片檔案的保管（具體見本章后的附錄）檔案管理實務項目五42（3）底片盒：95mm×95mm的紙盒，用于貯存大張底片。（4）卷筒紙芯：用于保存大張底片、照片的裝具，其推薦內(nèi)徑為76.4+20mm，壁厚2—3mm。3．保管要求（1）照片檔案入庫前要進行檢查，防止受污染的照片入庫。黑白底片入庫前要進行水洗處理；黑白照片水洗后要上光；對受污染的照片、底片要進行必要的技術(shù)處理。（2）接觸底片的人員應帶潔凈的汗紗手套操作，防止汗?jié)n污染底片。（3）庫房內(nèi)晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不能大于±5%（4）對本館（室）收藏的照片檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。一般三個月全部檢查一次，如發(fā)現(xiàn)粘連、霉斑等現(xiàn)象要及時處理。檔案管理實務項目五（3）底片盒：95mm×95mm的紙盒，用于貯存大張底片。檔43二、電子檔案及其保管

（一）電子檔案1．電子檔案的分類（1）文本文件（Text）（2）數(shù)據(jù)文件（Data）（3）圖形文件（Graphic）（4）圖像文件（Image）（5）影像文件（Video）（6）聲音文件（Audio）（7）命令文件（Program）檔案管理實務項目五二、電子檔案及其保管

（一）電子檔案檔案管理實務項目五442．電子檔案信息特點（1）信息的非人工識讀性（2）信息存儲的高密度性；（3）信息與特定載體之間的可分離性；（4）多種信息媒體的集成性；（5）系統(tǒng)依賴性檔案管理實務項目五2．電子檔案信息特點檔案管理實務項目五45（二）電子檔案的保管

1．電子檔案文件清單和保管清單的編制盤帶號保管單位名稱序號文件名題名檔號（2）保管清單；類似紙質(zhì)檔案的案卷目錄。格式如下：（1）電子檔案文件清單；類似紙張檔案的卷內(nèi)文件目錄，格式如下：盤帶號保管單位名稱檔案管理實務項目五（二）電子檔案的保管

1．電子檔案文件清單和保管清單的編制盤46演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew2022/11/4檔案管理實務項目五演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew47檔案管理實務項目五2022/11/4檔案管理實務項目五檔案管理實務項目五2022/11/2檔案管理實務項目五48學習目標通過本項目單元的學習，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫房日常管理方法，明確檔案保管工作的基本技能：溫度與濕度的控制與調(diào)節(jié)、防光、防塵放微生物等技能以及庫房的日常管理能力，以適用將來的檔案保管工作。知識要求能力要求通過本項目單元的學習，能夠按照檔案保管方法和技巧，進行檔案日常保管工作。檔案管理實務項目五學習目標通過本項目單元的學習，掌握檔案保管物質(zhì)條件、庫房日常49任務一了解檔案保管內(nèi)容與原則

1、掌握檔案保管工作的含義與地位。2、明確檔案保管工作的內(nèi)容以及要求。

知識目標：1、能夠分析檔案保管工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案保管工作要求判斷具體做法是否規(guī)范.能力目標：檔案管理實務項目五任務一了解檔案保管內(nèi)容與原則知識目標：能力目標：檔案50案例導入

某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問題，又一時解決不了購置通風、降濕、降溫設(shè)備的問題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生和病蟲害問題，檔案受潮現(xiàn)象嚴重。同時該公司在檔案庫房的管理方面比較松懈，比如：檔案調(diào)閱后不能及時歸于保管位置；允許用戶跟隨檔案人員進入庫房；在檔案庫房中放置食品等。因此該公司的檔案損壞比較嚴重，并發(fā)生過丟失檔案的事故。上述案例說明檔案保管工作的重要性：文件歸檔進入檔案部門以后，一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱；另一方面周圍的環(huán)境對檔案物質(zhì)安全也會產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強日常管理和監(jiān)測，這樣才能為檔案營造一個良好的保管環(huán)境。檔案管理實務項目五案例導入某某塑料制品公司由于條件限制，其檔案庫房為辦公用房51任務訓練

活動目標通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對具體檔案保管行為進行判斷?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；檔案管理實務項目五任務訓練活通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容52學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國檔案保管工作的實際現(xiàn)狀。

活動內(nèi)容與要求

檔案管理實務項目五學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室活動內(nèi)容與要求檔案管理實務53【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項重要內(nèi)容，檔案館（室）對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作。檔案保管工作，就是指檔案的存放管理和維護檔案完整與安全的活動，是通過檔案庫房建設(shè)，采取各種防治措施，維護檔案實體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎(chǔ)，直接關(guān)系到檔案壽命。檔案存在是一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在，并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。但是隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中，比如：紙張老化、字跡退色模糊、檔案蟲害等。這就需要對檔案進行保管。檔案管理實務項目五【理論支撐】

檔案保管，是檔案管理中的一項重要內(nèi)容，檔案館（54一、檔案保管工作的含義具體內(nèi)容包括以下幾個方面：1．憑借柜具或庫房對檔案實施的日常管理；如：檔案庫房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關(guān)的檔案移出、收進等。2．預防工作。對一切可能損毀檔案的社會的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長檔案的壽命，維護檔案的安全。檔案保管場所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。3．在檔案流動過程中的各個環(huán)節(jié)對檔案采取安全防護的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專門技術(shù)措施，如復制、修補等。檔案管理實務項目五一、檔案保管工作的含義檔案管理實務項目五55二、檔案保管工作的意義1．檔案保管工作是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作的前提和基本物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案，離開檔案談檔案工作就失去意義。如果檔案保管工作做不好，就會直接危及檔案的安全，就可能給黨和國家造成嚴重損失，就會直接影響整個檔案事業(yè)的發(fā)展。2．檔案保管工作是開展檔案工作的必要條件?？茖W地保管好檔案，可以為檔案整理、鑒定、編研和利用工作提供物質(zhì)條件，是其他環(huán)節(jié)順利進行的前提。如果檔案保管地雜亂無序、門類混亂，其他環(huán)節(jié)的工作就無法開展。3．檔案保管工作是延長檔案壽命的必要手段。保管工作做得好壞，措施的當與否，直接影響到檔案的壽命。最大限度地延長檔案壽命是檔案保管工作的根本任務之一。檔案管理實務項目五二、檔案保管工作的意義檔案管理實務項目五56三、檔案保管工作的任務基本任務如下：1．防治檔案的損壞。2．延長檔案的壽命。總之，檔案保管工作應該做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案互相混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）。檔案管理實務項目五三、檔案保管工作的任務檔案管理實務項目五57四、檔案保管工作的原則和要求（一）以防為主，防治結(jié)合（二）加強重點，兼顧一般（三）相互協(xié)調(diào)，密切配合（四）立足長遠，保證當前檔案管理實務項目五四、檔案保管工作的原則和要求檔案管理實務項目五58任務二檔案庫房及裝具管理

1、掌握檔案庫房的的具體建筑及選址要求；2、明確保管檔案裝具的種類及選用；3、掌握檔案常規(guī)保管工作內(nèi)容：庫房的日常管理及庫房及檔案流動過程中的檔案保管。

知識目標：1、能夠設(shè)計檔案庫房選址及裝具排列與編號方案；2、能夠根據(jù)檔案保管的具體要求進行檔案日常保管訓練。.能力目標：檔案管理實務項目五任務二檔案庫房及裝具管理知識目標：能力目標：檔案管59案例導入

丟失單位三年度的文書檔案1997年，云和縣某機關(guān)新辦公樓正式落成，3月份開始，該機關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒有搬運。隨后原檔案員沈某調(diào)離原工作崗位，辦公室負責人及新檔案員葉某也剛到位。1997年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員沈某到老辦公樓搬運檔案時，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過多，局機關(guān)一輛小型工具車裝運不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運，但未派工作人員押車。檔案運到新辦公樓后，原檔案員沈某也未對檔案及時進行清點。1997年10月，新檔案員葉某拿到檔案室鑰匙后，未與沈某辦理檔案移交手續(xù)，也未對庫存檔案進行清點及清理。直到1998年5月檔案員葉某在查閱利用檔案時，才發(fā)現(xiàn)有3個年度檔案遺失，此時才引起高度重視。這是一起嚴重的檔案違法案件。一個單位丟失三個年度的全部文書檔案，這是少有發(fā)生的。雖然該機關(guān)在事后積極采取補救措施，但其后果和造成的社會影響還是十分嚴重的，教訓是十分深刻的。究其原因除了工作人員檔案意識淡薄外，新舊檔案員交接過程中沒有認真清點，也沒有辦理移交手續(xù)。反映他們在檔案保管方面的疏忽與不足。檔案管理實務項目五案例導入丟失單位三年度的文書檔案檔案管理實務項目五60任務訓練

活動目標通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定對具體檔案保管行為進行判斷?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；檔案管理實務項目五任務訓練活通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案保管工作的含義及內(nèi)容61學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館庫房保管制度、檔案保管的要求、狀態(tài)，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國檔案保管工作的實際現(xiàn)狀。

活動內(nèi)容與要求

檔案管理實務項目五學生分組實地調(diào)查了解某單位檔案室活動內(nèi)容與要求檔案管理實務62【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案保管工作必須有一定的物質(zhì)條件，如：檔案庫房、檔案裝具和檔案的包裝材料。（一）檔案庫房檔案庫房（archivalrepository），檔案館（室）為存儲和保護檔案而設(shè)計建造的建筑物。庫房地址的選擇，以及防熱、防潮（防水）、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少國家制定有專門的設(shè)計規(guī)范。檔案庫房是保存檔案的重要的基地，是檔案保管的最基本的物質(zhì)條件。庫房管理的檔案保管工作的主要內(nèi)容，只有做好庫房管理工作，才能切實保證檔案的安全，為整個檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造必要的條件。檔案管理實務項目五【理論支撐】

一、檔案保管的物質(zhì)條件檔案管理實務項目五631．檔案館庫房的建設(shè)檔案管理實務項目五1．檔案館庫房的建設(shè)檔案管理實務項目五64注意事項：（1）原理存放易燃、易爆物的場所，不要靠近有污染、腐蝕性氣體的企業(yè)單位，并避免架空高壓輸電線穿過。（2）樓層安排方面，應盡量避免“頂天立地”，即盡量不用底層和最高層。最高層因為受陽光輻射的影響比較大，而且存在屋頂漏雨的可能。最底層安全問題難以保證，而且濕度大，不利于檔案的保管。（3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共設(shè)施完備，便于為利用者服務。（4）檔案庫房必須于檔案人員的辦公室和生活間分設(shè)，并注意密閉性；電源要能單獨控制，使其盡量達到防盜、防火、防光、防塵等要求。檔案管理實務項目五注意事項：檔案管理實務項目五652．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案室?guī)旆恳话阍O(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)，不過，也要與其他的辦公室區(qū)別。對于新建的辦公用房，檔案室應進行必要的挑選，加強防潮、防盜、防火、防光、防塵。3．檔案庫房的類型檔案庫房按其保管內(nèi)容，一般分為：綜合檔案庫房、專門檔案庫房、圖書資料庫房等。（1）綜合檔案庫房。是檔案庫房的主體部分，主要用于保存建國前后各機關(guān)單位以及著名任務所形成的檔案。檔案管理實務項目五2．檔案室?guī)旆康脑O(shè)置檔案管理實務項目五66（2）專門檔案庫房主要是為了適用專門檔案的特點以及管理上的特殊要求，根據(jù)其制作材料特點而設(shè)立的檔案庫，如照片、縮微膠片、錄音、錄象磁帶等檔案庫；另外還有以專業(yè)特點為標準設(shè)立的檔案庫房，如科技檔案庫、地圖檔案庫、會計檔案庫等。（3）圖書資料庫專門保存與檔案有關(guān)的圖書、資料的庫房。圖書資料的保管條件可以割據(jù)館（室）的財力狀況而定，有條件的可以設(shè)置圖書資料庫以保存各種資料；較差的可以適當降低條件。一般的，檔案庫為樓房的，圖書資料庫一般設(shè)在底層或頂層。檔案管理實務項目五（2）專門檔案庫房檔案管理實務項目五674．檔案庫房的編號為了方便管理，應將每個庫房統(tǒng)一編號。編號有兩種做法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號；二是根據(jù)庫房方位和特征進行編號，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫房內(nèi)每個房間也要編號。樓房應自上而下編號；每層應從入口開始，從左到右編房間號。檔案管理實務項目五4．檔案庫房的編號檔案管理實務項目五68（二）檔案裝具檔案裝具（archivalcontainer），檔案館（室）存放并保護檔案的裝置或容器，它是檔案館（室）必須具備的基本的物質(zhì)條件。主要有封閉式箱柜、單柱式固定架、復柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。無論何種裝具，都必須對檔案無損害作用，并且制作經(jīng)濟，使用便利。1．檔案裝具的種類常用的檔案裝具包括檔案櫥、檔案柜、檔案密集架和檔案資料架等。另外有為保存特殊載體的檔案裝具：如防磁櫥、底圖柜和照片檔案櫥等。具體用何種裝具可根據(jù)具體實際情況而定。檔案管理實務項目五（二）檔案裝具檔案管理實務項目五692．檔案裝具的排放和編號檔案裝具的排放應注意以下幾點：（1）在同一庫房內(nèi)櫥具應整齊劃一。（2）有窗庫房櫥具的排放，應與窗戶垂直排放，以免陽光直射，便于通風。（3）檔案櫥具一般不能緊靠庫房墻壁排列。（4）檔案櫥具的排列距離要適宜，便于檔案的搬運和存取。櫥具的編號，一般以庫房為單位編流水號，自門口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號、柜架號、格層號（箱號），采用阿拉伯數(shù)字。檔案管理實務項目五2．檔案裝具的排放和編號檔案管理實務項目五70（三）檔案包裝材料目前，我國檔案的包裝材料為卷皮、卷盒和包裝紙等，要求要符合國家有關(guān)規(guī)定，利于檔案永久、長期保存。檔案管理實務項目五（三）檔案包裝材料檔案管理實務項目五71二、檔案保管實務（一）溫濕度控制與調(diào)節(jié)防潮、防高溫，控制和調(diào)節(jié)溫濕度，對檔案的保護起到非常重要的作用。溫濕度對于檔案的保存影響較大，溫度過高，容易使紙質(zhì)變干燥；溫度過低容易使紙質(zhì)變脆；濕度過高，容易使紙質(zhì)變軟、字跡模糊易發(fā)霉，這些都不利于紙張的保存。一般紙質(zhì)檔案適宜的保管溫度為14—20℃（±2℃）。相對濕度為50—65%（±5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因為一般微生物繁殖所需溫度為20℃以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。每天定時做好溫濕度測量記錄，注意溫濕度的調(diào)節(jié)和資料的積累，以便分析其特點和規(guī)律，制定科學的管理計劃。檔案管理實務項目五二、檔案保管實務檔案管理實務項目五72庫房溫濕度記錄

月

日期溫度（℃）濕度（%）采取措施12345……31檔案管理實務項目五庫房溫濕度記錄

月

日期溫度濕度采取措施12345……31檔73控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫濕度一般從以下三方面著手：（1）做好案柜（架）的間隔距離和案柜（架）與窗戶及地面的間距，保持通風狀態(tài)。（2）合理安排庫房門窗數(shù)量和過渡間、密閉窗戶等措施，防止和控制庫外的高溫、高濕的影響。（3）配備溫濕度臨測儀器和控制調(diào)節(jié)設(shè)備，有效及時地調(diào)節(jié)溫濕度。新修庫房應在6—12個月以后才能裝進檔案。檔案管理實務項目五控制和調(diào)節(jié)檔案庫房的溫濕度一般從以下三方面著手：檔案管理實務74（二）防光、防塵、防微生物等技能自然光、燈光、灰塵、微生物對檔案實體的損害較大，因此，庫房內(nèi)檔案要根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不同價值，科學地系統(tǒng)地保管，嚴格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設(shè)施設(shè)備，并在檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。（三）安全檢查和庫房衛(wèi)生檔案管理實務項目五（二）防光、防塵、防微生物等技能檔案管理實務項目五75（四）檔案在流動過程中的維護和保護1．維護與保護制度（1）檔案使用的登記和交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2．維護與保護方法（1）數(shù)量與順序的控制（2）對檔案利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查（3）利用方式與場所的限制（4）對重要檔案的保護性措施檔案管理實務項目五（四）檔案在流動過程中的維護和保護檔案管理實務項目五76（五）庫房管理秩序1．庫房編號編號有兩種做法：一是把所有的庫房統(tǒng)一編順序號；二是根據(jù)庫房方位和特征進行編號，如“西二樓”“北三樓”等。另外，同一庫房內(nèi)每個房間也要編號。樓房應自上而下編號；每層應從入口開始，從左到右編房間號。2．檔案裝具的排列與編號櫥具的編號，一般以庫房為單位編流水號，自門口起從左到右，自上而下，依次編檔案裝具的排號、柜架號、格層號（箱號），采用阿拉伯數(shù)字。3．檔案的存放順序和方式檔案全宗為單位進行排列的，但并不是說在任何情況下各種不同類型的檔案都必須存放在一起。一些特殊的檔案，如照片、影片、錄音、錄象檔案、會計檔案以及科技檔案等，應分別保管。檔案管理實務項目五（五）庫房管理秩序檔案管理實務項目五77為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應該在案卷目錄、全宗指南等檢索工作中說明，并在全宗末尾放置“全宗保管位置參見卡”，見下表：

全宗保管位置參見卡全宗號載體形態(tài)存址備注1號全宗紙質(zhì)檔案1號庫房1950年—1966年紙質(zhì)檔案2號庫房1966年—1980年聲像檔案5號庫房科技檔案6號庫房會計檔案9號庫房檔案管理實務項目五為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，應該在案卷目錄、全宗指南等檢索工78（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：一是指明檔案存放處所的存放位置索引，如下表：檔案存放位置索引全宗名稱：全宗號：案卷目錄號案卷目錄名稱目錄中案卷起止號存放位置樓層房間柜架（列）柜架層（格、箱）檔案存放位置索引檔案管理實務項目五（1）檔案存放秩序的管理

①檔案存放位置索引

有兩種體例：79二是指明各檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引樓：層：房間：柜架（列）柜架層（格、箱）存放檔案全宗號全宗名稱案卷目錄號案卷目錄名稱起止卷號檔案管理實務項目五二是指明各檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引檔案庫房保管檔案80②裝具所存檔案標識牌即在每一列、每一件、每一層（格、箱）裝具表面處設(shè)置的標牌，以表明每一個檔案架、柜、箱中存放檔案的起止檔號，以便檢查和調(diào)還檔案。③檔案代卷卡檔案代卷卡是檔案室或館在檔案暫時移出庫房外時，在檔案原存放位置放置的一種替代卡。檔案代卷卡全宗號目錄號卷號調(diào)出時間調(diào)出原因調(diào)卷人歸還時間還卷人檔案管理實務項目五②裝具所存檔案標識牌檔案代卷卡全宗號目錄號卷號調(diào)出時間調(diào)出81（六）全宗卷

全宗卷的形成過程和成分如下：1．在檔案收集工作中形成的文件材料，如“檔案移交目錄”、“移交書”等。2．在檔案整理工作中形成的文件材料，如“檔案整理工作方案”、“分類方案”、“立檔單位和全宗歷史考證”等。3．在檔案鑒定中形成的文件材料“檔案鑒定材料分析報告”、“檔案銷毀清冊”4．在檔案保管、統(tǒng)計中形成的文件材料，“檔案受損與修復記錄”、“檔案安全檢查記錄”、“檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計”5．在檔案利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“機關(guān)工作大事記”“機關(guān)組織沿革”等檔案管理實務項目五（六）全宗卷

全宗卷的形成過程和成分如下：檔案管理實務項目五82任務三特殊載體檔案的保管

1、掌握音像檔案、照片檔案等保管的具體要求；明確保管特殊載2、體的檔案裝具的種類及選用；3、掌握電子檔案日常保管措施。

知識目標：能夠熟練掌握特殊載體檔案的保管技能；能力目標：檔案管理實務項目五任務三特殊載體檔案的保管知識目標：能力目標：檔案管83案例導入

某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒?，公司發(fā)展史展覽是其中一項重要內(nèi)容。為此慶?；顒踊I備組到公司的檔案室查找公司成立以來重要活動的有關(guān)的音像材料，但卻遇到了麻煩。一是檔案室材料不全。二是許多音像材料在形成之后沒有編寫相應的文字說明，致使一些材料因所記載的活動的確切日期、參加者，地點、內(nèi)容等無法辨別而不能采用。三是一些音像材料在形成后未加整理和專門保管，造成音像材料無法復制和使用。這個例子說明，該公司應加強檔案室音像檔案的管理規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。因為現(xiàn)在，大多數(shù)的單位在工作活動中都會形成照片、錄音、錄象檔案，這些特殊載體的檔案的保管要求與普通檔案不同，有自己特殊的保管技巧，若不加以管理，將會給公司帶來嚴重的后果。檔案管理實務項目五案例導入某某食品公司將要舉辦25周年慶?；顒樱景l(fā)展史