某項目文件檔案管理制度規(guī)定

xxxxxx項目文件檔案管理制度（第一版）xxxxxx項目建設(shè)管理部2020年9月批準：審核：編寫：

目錄1總則 文件檔案管理制度1總則為了規(guī)范xxxxxx項目建設(shè)過程中建設(shè)管理部收發(fā)文及文檔傳閱制度，保證辦公室工作的標準化，提高文件傳閱及處理速度，提高辦公效率，提高文件歸檔的規(guī)范性，特制訂本制度。2管理規(guī)定2.1概要1)收發(fā)文工作應(yīng)做到收發(fā)及時，規(guī)范統(tǒng)一，傳遞快速，環(huán)節(jié)暢通；2)文件經(jīng)辦過程中，應(yīng)防止原文件損壞，確保文件的安全；文件辦理后，保證文件的齊全、完整和準確；3)在工程項目實施過程中所形成的往來文件，任何個人不得私自占有，統(tǒng)一歸口綜合管理辦公室存檔，進行集中管理，收到公文、圖紙、技術(shù)資料要分類存放，并建立清單電子目錄存檔；4)建設(shè)管理部員工在文件經(jīng)辦過程中應(yīng)注意做好保密工作，禁止泄露來往文件中的保密內(nèi)容；5)建設(shè)管理部各部門接到收文后，應(yīng)按領(lǐng)導的審簽意見及時辦理；屬于部門聯(lián)合承辦的，由綜合管理辦公室做好銜接、協(xié)調(diào)工作，相關(guān)部門密切配合、及時辦理；6）文件處理完后應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定進行歸檔；2.2收文1)公文(1)公文包括各級政府有關(guān)部門、上級主管單位及工程相關(guān)建設(shè)單位的來文、來函。(2)建設(shè)管理部員工直接收到的文件，應(yīng)將文件原文轉(zhuǎn)交綜合管理辦公室，由綜合管理辦公室按收文處理流程辦理。(3)公文處理流程(見圖)。收發(fā)文人員收回存檔（并建立清單電子目錄）綜合管理部根據(jù)來文內(nèi)容提出文件處理意見收發(fā)文人員辦理來文(見附件2：《收文處理單》)收發(fā)文人員登記來文(見附件1：《建設(shè)管理部收文登記表》)收發(fā)文人員辦理簽收收到來文送交領(lǐng)導批示、部門處理收發(fā)文人員收回存檔（并建立清單電子目錄）綜合管理部根據(jù)來文內(nèi)容提出文件處理意見收發(fā)文人員辦理來文(見附件2：《收文處理單》)收發(fā)文人員登記來文(見附件1：《建設(shè)管理部收文登記表》)收發(fā)文人員辦理簽收收到來文送交領(lǐng)導批示、部門處理2)工程資料設(shè)計、施工、監(jiān)理報來的工程技術(shù)資料，設(shè)備廠家資料，工程建設(shè)有關(guān)的合同協(xié)議，招(投)標書等。(1)設(shè)計單位的圖紙、設(shè)計修改通知單等設(shè)計文件。設(shè)計單位發(fā)來的施工圖、設(shè)計修改通知單等設(shè)計文件，要經(jīng)過建設(shè)管理部部門領(lǐng)導和建設(shè)管理部主任審簽(附件3：《施工設(shè)計文件審查意見單》)后才能發(fā)送。設(shè)計單位的圖紙、設(shè)計修改通知單等設(shè)計文件發(fā)送分配情況見下表：建設(shè)管理部施工圖發(fā)送分配表共14套施工圖類別監(jiān)理建設(shè)管理部主任工程建設(shè)管理辦公室綜合管理辦公室施工單位存檔土建2套1套4套2套2套3套電氣2套1套4套2套2套3套(2)施工、監(jiān)理單位上報的資料。施工、監(jiān)理單位上報的資料，經(jīng)過部門會簽(附件4：《內(nèi)部會簽單》)，由建設(shè)管理部主任簽署處理意見后，將處理意見返還來文單位。(3)工程建設(shè)有關(guān)的合同、協(xié)議；應(yīng)分類存放，未經(jīng)建設(shè)管理部主任簽字允許，不得借閱。(4)設(shè)備廠家資料，工程建設(shè)有關(guān)的合同協(xié)議，招(投)書等按建設(shè)管理部負責人批示發(fā)送。(5)建設(shè)管理部收到工程資料，需要發(fā)給參建單位或部門的，應(yīng)及時登記和發(fā)送。見附件5：《圖紙資料發(fā)送登記表》。2.3發(fā)文1)公文(1)建設(shè)管理部以紅頭文件形式向相關(guān)建設(shè)單位及地方政府發(fā)出的文(函)。(2)統(tǒng)一建設(shè)管理部向相關(guān)建設(shè)單位發(fā)文編號：××××(綜、安、質(zhì)、技、計、經(jīng))字[年份]××××號。向地方政府發(fā)文編號：××××函[年份]××××號。建設(shè)管理部呈批件發(fā)文編號：××××呈批[年份]××××號。建設(shè)管理部會議紀要：××××會紀[年份]××××號。(3)文件密級：A級：機密B級：秘密不做標識：普通。(4)參照《GB/T9704-1999國家行政機關(guān)公文格式》，規(guī)范建設(shè)管理部發(fā)文格式(見附件6：《建設(shè)管理部公文格式》。(5)發(fā)文處理流程(見圖)：擬稿人起草文件擬稿人起草文件(見附件7：《發(fā)文原稿審簽單》)建設(shè)管理部領(lǐng)導審簽收發(fā)文人員編號、打字擬稿人核對收發(fā)文人員修改、復(fù)印綜合管理部復(fù)核、用印收發(fā)文人員登記、發(fā)送文件(見附件8：《建設(shè)管理部發(fā)文簽收登記表》)收發(fā)文人員對發(fā)文存檔2)工程資料在工程項目實施過程中，建設(shè)管理部向設(shè)計、監(jiān)理及有關(guān)單位發(fā)出的聯(lián)系單、通知、會議紀要文件資料以《建設(shè)管理部公函格式》(附件9)形式發(fā)出。3)建設(shè)管理部通過郵寄、傳真或E-mail等方式發(fā)送文件后，收發(fā)文人員應(yīng)與對方確認收到文件。2.4文檔傳閱1)資料員收文后應(yīng)按收文規(guī)定及時辦理收文錄入，并及時報領(lǐng)導批閱，根據(jù)領(lǐng)導意見送相關(guān)人員閱處或閱辦。2、資料員應(yīng)每天10點前將收文根據(jù)領(lǐng)導審批意見送相關(guān)部門閱辦，并跟蹤昨日發(fā)文處理情況，根據(jù)處理意見及時回收并送達相關(guān)人員閱辦；3、各部門（指綜合管理辦公室、工程建設(shè)管理辦公室，下同）員工應(yīng)在當天晚上10點前完成對資料員送來的文件進行批閱，并根據(jù)領(lǐng)導審批意見及時在部門傳閱，凡閱知文件每個部門處理時限為1天，負責閱處或閱辦的部門可以根據(jù)實際情況處理時限酌情延遲，需向分管領(lǐng)導匯報，且處理時限一般不宜超過3天；4、如文件緊急，資料員應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導批閱已經(jīng)及時送達相關(guān)人員處理，相關(guān)人員處理完畢后及時反饋給收發(fā)員，并送下一個人員處理；5、對于閱知文件，各部門人員應(yīng)在文件傳閱欄相應(yīng)位置填寫“已閱”，并簽名和日期；對于閱處或閱辦文件，負責閱處或閱辦的人員應(yīng)提出處理意見，處理結(jié)果等，其他人員在相應(yīng)位置填寫“已閱”，并簽名和日期。6、各部門處理完畢后，收發(fā)員應(yīng)及時收回存檔，并建立文檔電子目錄。2.5文件歸檔與利用1)來往公文按及工程資料進行編號后分類