四級秘書工作實務(wù)

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)四級秘書工作實務(wù)真題參考答案一、

關(guān)于意向書的結(jié)構(gòu)及寫作方法問題，參見教材p255。參考答案要點:（一）

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題/正文（正文采取導(dǎo)語/主體/結(jié)尾形式）/尾部（二）

寫作方法1.

標(biāo)題：（略）2.

正文：（略）3.

尾部：（略）擬寫意向書時注意語言準(zhǔn)確，表達清楚，忠實于洽談內(nèi)容。二、

（注意：因為原題找不到，所以根據(jù)答案要點，原題應(yīng)為：宏遠(yuǎn)公司搬遷新址，辦公室要重新分配，財務(wù)部與研發(fā)部在辦公室的選擇上產(chǎn)生了矛盾，秘書部門要組織一次協(xié)調(diào)會，解決兩部門的矛盾。主要寫成選擇會議地點要考慮的方面、會場布局要求以及會議議程的安排。）關(guān)于協(xié)調(diào)會議問題，參見會議籌備相關(guān)內(nèi)容。參考答案要點：（一）

選擇會議地點的建議：財務(wù)部與研發(fā)部關(guān)于辦公用房使用問題的協(xié)調(diào)會議適合在我公司第三會議室舉行。第三會議室臨近兩部辦公室；會議室大小正好適合內(nèi)部兩部門人員參加；會議桌是橢圓形桌，便于雙方交流溝通；通風(fēng)好，基本設(shè)施齊全；會議室在安靜、不受外界干擾等。（二）

會場整體布局的建議：協(xié)調(diào)會議時要布置出和諧、融洽、美觀、舒適的氛圍，第三會議室會場形式是橢圓形的會議桌，椅子圍繞橢圓形會議桌擺放，雙方可以分別坐兩邊長邊，兩部門人員可以坦誠交換意見，妥善解決問題。（三）

議程安排的建議：議程安排如下：1.

主持人宣布雙方出席情況。2.主持人就此次協(xié)調(diào)會宗旨進行說明：公司搬遷新址，辦公室要重新分配，兩部門產(chǎn)生矛盾可以理解，但是雙方都要從方便開展工作的大局出發(fā)，求同存異，坦誠交換意見。3.財務(wù)部負(fù)責(zé)人報告選擇辦公室原因以及與開展工作之間的關(guān)系。4.研發(fā)部負(fù)責(zé)人報告選擇辦公室原因以及與開展工作之間的關(guān)系。5.結(jié)合主持人的宗旨對兩部門領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言進行討論。6.主持人宣布協(xié)調(diào)結(jié)果及總結(jié)會議。三、

關(guān)于會議信息工作，請參考會議信息的搜集以及會議文件資料的收集整理工作。參考答案：（一）

信息搜集渠道：見p60,特別要注意寫上向新聞媒體收集相關(guān)信息（二）

全面收集相關(guān)信息要做到：1.明確會議信息收集的范圍（略）；2.恰當(dāng)選擇會議信息收集渠道（略）；3.選擇合適的信息收集方法（略）；4.要及時有效地收集信息（略）。（三）

對信息加工:篩選/校核/分類（四）

會議文件的立卷歸檔工作：見p73。四、

（一）關(guān)于會議議程參考答案：XX公司總經(jīng)理辦公會議議程表公司2月份總經(jīng)理辦公會議定于下周一上午9：00在XX會議室舉行。宣布議程。說明有關(guān)人員缺席情況。宣讀并通過上次會議記錄。研究春節(jié)慰問老職工的費用額度問題。確定2007年第一次春季商品促銷活動舉辦方案。討論3月份組織青年員工參加野外拓展訓(xùn)練活動的實施問題。討論生產(chǎn)部主管人員調(diào)整問題。研究總經(jīng)理助理的人選問題。備注：前三項按照習(xí)慣性順序安排。四、五兩項首先考慮到臨近春節(jié)，此兩項是要抓緊時間開展的工作；同時問題難度不大，易于達成一致。第六項注意考慮的是工作無需保密，且分歧不會很大但是相對重要，因此置于前五項之后討論。最后兩項注意考慮到問題敏感、重要，安排在最后討論利于保密，也不至于因為問題敏感而影響其它問題的解決，同時最后討論重要問題，與會人員能夠集中精力討論。（二）關(guān)于會議時間長短問題的看法：總體而言，一次會議的開會時間不宜太長，“會長”必然會帶來“會費”問題，一方面不利于節(jié)約會議開支，同時也可能造成會議的低效率。就一次會議而言，會議持續(xù)的時間一般不要超過2小時，超過2小時人員會疲勞或注意力不集中而使會議效率下降。如果有多個問題要解決，會議可以安排一系列的短會完成討論，中間可安排5-10分鐘的休息時間。對待很長的報告，可以要求演講者提交書面報告，以利于記錄，但在口頭報告時只需涉及最重要的項目或者只是那些需要集中進行討論的事項，這樣可以節(jié)省時間，提高會議效率。

五、參考答案：（15分）備

忘

錄發(fā)自：秘書鐘苗發(fā)給：行政經(jīng)理××日期：××年×月×日（考生自定）主題：會議文件收集整理基本要求內(nèi)容：1、收集會議文件資料的要求（1）確定會議文件資料的收集范圍。會前分發(fā)保密文件，按清退目錄和發(fā)文登記簿逐人、逐件、逐項檢查核對。（2）及時收集會議文件，確保收集齊全。（3）選擇收集渠道，運用不同方法。（4）嚴(yán)格履行登記手續(xù)。認(rèn)真檢查文件是否缺件、缺頁、缺損。及時補救毀損的文件。（5）收集整理過程注意保密。2、需收集的文件資料（1）會前分發(fā)的文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件。（3）會后產(chǎn)生的文件。3、會議文件的立卷歸檔會議文件立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有四點：第一，保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。第三，保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。第四，保證會議文件立卷工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

評分標(biāo)準(zhǔn)：1、本題滿分為15分。2、在敘述中出現(xiàn)錯字、別字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。3、“備忘錄”格式正確，給2分。4、題中（1）收集會議文件資料的要求5分，每一點1分。（2）收集會議文件資料的內(nèi)容3分，每一點給1分。（3）會議文件的立卷歸檔5分，其中定義1分，意義每點1分。5、若考生答案闡述合理，可參照各點分值酌情給分。六、便條（20分）鐘苗：我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會，請你列出發(fā)送會議通知應(yīng)注意的問題，并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。參考答案及評分標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)會議通知應(yīng)注意：1、檢查所有的通知中是否已附上了會議日程，然后再封口。2、檢查寄送通知的信封上地址、姓名、郵編是否齊全，有無錯寄、漏寄。3、如某些客戶不熟悉燕豐賓館的確切地點，應(yīng)附上一張簡明的交通路線圖。

會議通知邀請函尊敬的客戶：為了進一步加強與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2005年8月15日上午9點至下午5點在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬請回復(fù)并光臨。附：會議日程及路線圖天地公司（印章）X年X月X日

回執(zhí)請于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地公司大廈行政部鐘苗。郵編（略）、電話（略）?？?/p>

我公司參加此次會議，參加人數(shù)：口

我公司不能參加此次會議。姓名：公司：評分標(biāo)準(zhǔn)：注意事項能寫出兩點以上合理內(nèi)容的給滿分4分，共計10分?；貓?zhí)擬寫：回執(zhí)包括了公司地址、郵編、電話、接受人的給2分。有落款署名的給2分。

七、便條(15分)鐘苗：2005年6月5日（下周三）公司總部副總裁王明一行5人將來我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)述職（上午9點至11點在公司主樓第二會議室）；中午十一點半至十二點半在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員由我公司經(jīng)理、副經(jīng)理（共兩人）、辦公室主任、公關(guān)部部長、經(jīng)理秘書黎文，共6人；出席本公司科技人員獲國家級科技獎表彰大會（在本公司禮堂舉行，時間在下午一點半至三點）；檢查試驗大樓的建設(shè)情況（三點二十至四點二十，在工地）；晚餐在五點到7點舉行，地點同中午。此次活動主陪人為我公司總經(jīng)理、兩位副總經(jīng)理、辦公室主任及秘書。請你寫出一份接待計劃，并列出日程安排。參考答案：××公司接待計劃公司總部副總裁王明一行將于下周三（2005年6月5日）來我公司視察，視察接待具體事項安排如下：一、接待規(guī)格：因為公司總部副總裁視察我公司，所以此次接待從陪同人員看，只能是低規(guī)格接待。公司十分重視這次接待工作，從陪同人員到宴請都要按照公司規(guī)定的最高規(guī)格安排。1．主陪人：我公司總經(jīng)理李××。2．其他陪同人員：公司張××副經(jīng)理與趙××副經(jīng)理、辦公室朱××主任、公關(guān)部夏××部長、經(jīng)理秘書黎文。3．李總經(jīng)理親自駕車到機場迎接王副總裁一行，由秘書黎文陪同。4．晚宴安排在公司賓館餐廳海王星廳，按公司最高規(guī)格安排。5．住宿安排在我公司賓館，王副總裁住三樓套房303室，其他陪同人員兩人合住一標(biāo)準(zhǔn)間，分別安排在308房間和309房間。二、日程安排：王副總裁下周三早晨8：20分來公司視察，晚上住我公司賓館，周四早晨8：30分離開。這期間安排聽取領(lǐng)導(dǎo)述職、參加本公司科技人員獲國家級科技獎表彰大會、檢查試驗大樓的建設(shè)情況等活動，具體日程安排見日程表。三、經(jīng)費預(yù)算：此次接待費用全部由我公司負(fù)擔(dān)。1．住宿費：套房：500元/間、標(biāo)準(zhǔn)間：300元/間

，共計1100元。2．餐飲費：工作餐：60元每人，宴會100元每人，共計1770元。3．交通費：接送站，去工地視察都由我公司派車，共需費用200元。4．禮品費：視察人員每人送土特產(chǎn)××一份，每份95元，共計465元。5．文書資料打印費：打印費計50元，獎品費計180元，共計230元。6．其他費用：點心、水果、茶、咖啡等共計100元。費用總計3795元。四、工作人員安排1．接站人員：李總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書黎文2．迎接人員：張副總經(jīng)理、趙副總經(jīng)理、辦公室朱××主任、公關(guān)部夏××部長3．聽取領(lǐng)導(dǎo)述職會議：