管理工具箱系列22采購部規(guī)范化管理

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔管理工具箱系列22采購部規(guī)范化管理目錄：1、管理工具箱系列22采購部規(guī)范化管理2、管理工具箱系列之采購部規(guī)范化管理弗布克1+1管理工具箱系列采購部規(guī)范化管理工具箱（第2版）配套光盤周鴻編著北京目錄第一章采購部組織結構與責權 4第一節(jié)采購部職能與組織結構 5一、采購部職能 5二、采購部組織結構 6第二節(jié)采購部責權 11一、采購部職責 11二、采購部權力 13第三節(jié)采購部管理崗位職責 14一、采購總監(jiān)崗位職責 14二、采購經(jīng)理崗位職責 14三、采購主管崗位職責 16四、采購稽核員崗位職責 16第二章采購計劃管理 18第一節(jié)采購計劃崗位職責 19一、采購計劃主管崗位職責 19二、采購計劃專員崗位職責 20三、采購預算專員崗位職責 20第二節(jié)采購計劃管理制度 21一、采購預算管理制度 21第三節(jié)采購計劃管理表格 23一、采購申請單 23二、生產(chǎn)請購單 23三、設備采購申請表 24四、物資采購計劃表 25五、訂單采購計劃表 25第三章供應商開發(fā)與管理 26第一節(jié)供應商開發(fā)與管理崗位職責 27一、招標采購主管崗位職責 27二、供應商管理主管崗位職責 27三、供應商管理工程師崗位職責 28四、供應商開發(fā)專員崗位職責 29五、供應商管理專員崗位職責 30第二節(jié)供應商開發(fā)與管理制度 31一、供應商管理制度 31二、供應商篩選制度 35第三節(jié)供應商開發(fā)與管理表格 37一、供應商調查表 37二、供應商篩選表 38三、合格供應商列表 39四、供應商登記變動申請表 39第四章采購價格、談判與合同管理 40第一節(jié)采購價格、談判與合同管理崗位職責 41一、采購合同主管崗位職責 41二、采購詢價專員崗位職責 41三、采購談判專員崗位職責 42四、合同管理專員崗位職責 43第二節(jié)采購價格、談判與合同管理制度 44一、采購合同管理制度 44第三節(jié)采購價格、談判與合同管理表格 47一、詢價單 47二、采購詢價記錄表 48三、采購談判計劃表 48四、采購談判記錄表 49五、合同簽訂審批單 49六、合同信息統(tǒng)計表 50第五章采購進度控制 51第一節(jié)采購進度控制崗位職責 52一、采購進度控制主管崗位職責 52二、采購跟單員崗位職責 53第二節(jié)采購進度控制管理制度 54一、采購進度控制制度 54第三節(jié)采購進度控制管理表格 55一、采購訂單 55二、采購進度控制表 56三、采購物資跟催表 56第六章采購質量控制 57第一節(jié)采購質量控制崗位職責 58一、采購質量控制主管崗位職責 58二、采購檢驗專員崗位職責 58第二節(jié)采購質量控制管理制度 59一、采購物資檢驗制度 59第三節(jié)采購質量控制管理表格 63一、采購檢驗報告 63二、采購質量控制表 63第七章采購結算管理 65第一節(jié)采購結算崗位職責 66一、采購結算主管崗位職責 66二、采購結算專員崗位職責 66第二節(jié)采購結算管理制度 67一、采購結算付款管理制度 67第三節(jié)采購結算管理表格 70一、預付申請表 70二、付款申請表 70三、采購付款進程表 71四、采購支出證明表 71五、采購結算清款表 71第八章采購成本控制 72第一節(jié)采購成本控制崗位職責 73一、采購成本控制主管崗位職責 73二、采購成本控制專員崗位職責 73第二節(jié)采購成本控制管理制度 74一、采購成本控制制度 74第三節(jié)采購成本控制管理表格 77一、采購實施記錄表 77二、采購付款申請表 78三、采購成本匯總表 79四、成本差異匯總表 79五、采購成本比較表 80第九章采購績效管理 81第一節(jié)采購績效管理崗位職責 82一、采購績效主管崗位職責 82二、采購績效專員崗位職責 83第二節(jié)采購績效管理制度 83一、采購績效考核制度 83二、采購人員行為規(guī)范 87第三節(jié)采購績效管理表格 89一、采購績效考核表 89二、采購績效改進表 90三、采購績效獎懲表 90第一章采購部組織結構與責權第一節(jié)采購部職能與組織結構一、采購部職能采購部由企業(yè)采購系統(tǒng)最高負責人領導，在相關職能部門的配合協(xié)助下，嚴格制定并執(zhí)行采購制度與采購工作流程，確保企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動順利進行。采購部在企業(yè)中行使下列職能。（一）建立采購部組織結合企業(yè)實際情況和發(fā)展需求，建立健全采購部的組織結構設計，明確職責分工，優(yōu)化人員配置，提高采購工作績效。（二）建立健全采購管理制度體系根據(jù)企業(yè)管理要求及部門任務，制定并嚴格執(zhí)行采購規(guī)章制度，規(guī)范采購作業(yè)。（三）采購計劃管理在調查和分析采購需求的基礎上進行采購決策，編制采購計劃與采購預算，指導采購活動。（四）供應商管理根據(jù)采購計劃進行市場調研，選擇、評審、考核供應商，建立并完善供應商檔案。（五）采購價格管理建立并更新重要物資及常備物資的價格檔案，指導采購作業(yè)與價格談判，提高采購績效。（六）采購合同管理組織合同評審，簽訂采購合同，建立采購合同臺賬并分類管理，監(jiān)督合同的執(zhí)行。（七）采購進度控制監(jiān)督采購合同簽訂與執(zhí)行，開展采購跟單與催貨工作并進行交期管理，嚴格控制采購進度，確保供應及時。（八）采購質量控制建立采購認證體系，對供應商及采購物資的質量進行檢驗、認證，確保采購物資符合企業(yè)要求。（九）采購成本控制嚴格執(zhí)行采購預算，監(jiān)督采購詢價、議價、訂購過程費用的使用情況，開展成本分析，有效控制采購成本。（十）采購績效管理定期對部門采購作業(yè)及各采購人員進行績效考核，并根據(jù)采購結果實施獎懲，分析采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)與問題，制訂改進計劃，提高采購績效。二、采購部組織結構不同的企業(yè)，其采購部職位設置也不同。企業(yè)為確保采購職能的實現(xiàn)，在設計采購部組織結構時，須充分考慮、分析采購需求，生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)模與發(fā)展規(guī)劃，內外部環(huán)境，管理水平，供應市場結構，物資價格彈性，產(chǎn)品技術，客戶需求等方面的影響，確保采購組織的高效性、靈活性。（一）按企業(yè)規(guī)模設計采購部組織結構1.中小型企業(yè)采購部組織結構中小型企業(yè)采購部組織結構如圖1.1所示。采購部采購部經(jīng)理采購專員采購專員圖1-1中小型企業(yè)采購部組織結構示例2．大型企業(yè)采購部組織結構大型企業(yè)采購部組織結構如圖1-2所示。采購總監(jiān)采購計劃主管采購總監(jiān)采購計劃主管采購辦公室采購計劃專員采購預算專員采購專員A采購主管采購合同主管采購專員B采購合同專員采購結算專員文員供應商質量專員采購成本控制專員采購部經(jīng)理經(jīng)理助理圖1-2大型企業(yè)采購部組織結構示例（二）按職能設計的采購部組織結構根據(jù)采購過程中的職能不同，采購部的組織結構如圖1-3所示。采購部經(jīng)理采購質量主管采購部經(jīng)理采購質量主管采購結算主管采購成本控制主管采購績效主管采購檢驗專員采購結算專員采購成本分析專員采購績效專員采購總監(jiān)供應商管理主管管采購合同主管計劃專員預算專員供應商關系維護專員采購合同管理專員采購計劃主管進度控制主管采購跟單員總監(jiān)助理圖1-3按職能分工設計的采購部組織結構示例（三）按專業(yè)分工劃分的采購部組織結構若按采購過程中的專業(yè)分工來劃分，采購部的組織結構如圖1-4所示。采購部經(jīng)理采購助理采購部經(jīng)理采購助理來源開發(fā)專員詢價專員比價議標專員決標簽約專員履約專員圖1-4按專業(yè)分工設計的采購部組織結構示例（四）按采購物資類別設計的采購部組織結構按所采購的物資類別來設計，采購部的組織結構如圖1-5所示。一般物料組采購主管一般物料組采購主管采購員A采購部經(jīng)理采購助理采購員B采購員A采購員B零部件組采購主管采購員A采購員B機器設備組采購主管主要原料組采購主管采購員A采購員B圖1-5按采購物資類別設計的采購部組織結構圖示例（五）按采購地區(qū)設計的采購部組織結構按采購地區(qū)的不同來設計，采購部的組織結構如圖1-6所示。國內采購經(jīng)理國際采購經(jīng)理國內采購經(jīng)理國際采購經(jīng)理總監(jiān)助理內勤A區(qū)采購主管B區(qū)采購主管內勤亞洲區(qū)采購主管歐美區(qū)采購主管采購專員采購總監(jiān)采購專員國際采購專員國際采購專員圖1-6按采購地區(qū)設計的采購部組織結構示例（六）按采購渠道設計的采購部組織結構按采購渠道的不同來設計，采購部組織結構如圖1-7所示。采購部經(jīng)理采購助理采購部經(jīng)理采購助理采購總監(jiān)網(wǎng)絡采購主管駐廠采購主管市場采購主管駐廠采購專員網(wǎng)絡采購專員市場采購專員圖1-7按采購渠道設計的采購部組織結構示例（七）按行業(yè)設計的采購部組織結構1．超市采購部組織結構超市采購部的組織結構如圖1-8所示。采購總監(jiān)采購辦公室采購總監(jiān)采購辦公室核算員數(shù)據(jù)分析員錄入專員采購合同管理專員家居百貨采購經(jīng)理食品采購經(jīng)理生鮮采購經(jīng)理買手里手排面員總監(jiān)助理A類產(chǎn)品采購主管B類產(chǎn)品采購主管C類產(chǎn)品采購主管D類產(chǎn)品采購主管魚類采購組肉類采購組蔬菜類采購組熟食類采購組面包類采購組圖1-8超市采購部組織結構示例2．酒店、賓館采購部組織結構酒店、賓館采購部的組織結構一般如圖1-9所示。采購部經(jīng)理采購副經(jīng)理采購部經(jīng)理采購副經(jīng)理采購主管收貨主管倉儲主管辦公室采購專員A采購專員B收貨專員A收貨專員B倉儲專員A倉儲專員B統(tǒng)計員報關員文員圖1-9酒店、賓館采購部組織結構示例3．工程項目采購部組織結構房地產(chǎn)、建筑施工企業(yè)的工程項目采購包括項目承包、分包招標采購和工程材料采購。同時，工程項目采購可分為企業(yè)統(tǒng)一采購、項目采購、統(tǒng)一采購與項目采購相結合三種采購方式，工程項目采購部的組織結構如圖1-10所示。工程項目總監(jiān)工程項目招標采購經(jīng)理工程項目總監(jiān)工程項目招標采購經(jīng)理工程材料采購經(jīng)理項目經(jīng)理招標采購主管招標采購專員招標采購文員材料采購主管材料采購專員A材料采購專員B材料設備經(jīng)理項目采購主管材料采購專員A材料采購專員B圖1-10工程項目采購部組織結構示例第二節(jié)采購部責權一、采購部職責（一）生產(chǎn)制造企業(yè)采購部職責從生產(chǎn)制造企業(yè)全面質量管理的角度來看，采購部承擔的職責始于接請購單之前，并延至填寫訂單之后，包括審核采購申請、采購談判、采購議價、訂貨、驗收、退貨等。其崗位職責如圖1-11所述。職責1職責1根據(jù)生產(chǎn)計劃和安全庫存編制不同時期的物資采購計劃，經(jīng)批準后實施編制采購預算，經(jīng)批準后實施審查各類請購申請，核查采購的必要性、請購規(guī)格與數(shù)量是否恰當收集、整理供應商資料，建立供應商管理檔案，定期評估供應商做好物料消耗分析，在保證生產(chǎn)及經(jīng)營需要的前提下降低資金占用，減少庫存收集市場的價格信息，利用各種途徑降低成本，完成采購成本控制指標實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂合同、下訂單、跟單、催貨、結算等做好市場供求信息及價格調查，實現(xiàn)優(yōu)質采購，確保生產(chǎn)及經(jīng)營活動的需要職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8負責國外采購的進口許可申請、結匯、公證、保險、運輸及報關等事務的處理工作其他相關職責職責9職責10圖1-11生產(chǎn)制造企業(yè)采購部職責（二）商場、超市采購部職責對商場、超市而言，采購部主要負責新商品、新項目的開發(fā)和引進，商品的補充、退換以及商品資料的維護工作。其具體職責如圖1-12所述。職責1職責1確定商品定位取向，開發(fā)引進適銷商品通過市場調研，把握市場動態(tài)，及時調整商品結構確定、調整商品在店內的陳列位置，增強商品的陳列效果根據(jù)市場需要，組織、審核并落實商品促銷活動，跟蹤促銷效果，提高市場競爭力管理采購部駐店人員，加強與各分店的溝通與協(xié)調，及時傳遞和反饋信息根據(jù)季節(jié)和促銷需要對商品進行組合、加工、拆分，提高商品適銷性跟蹤分店銷售情況及配送中心配送信息，及時補充貨源及時處理滯銷、損壞的商品職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8負責商品資料的維護工作，保證商品資料信息的準確性負責采購部與分店、配送中心以及供應商之間的信息溝通工作職責9職責10跟蹤分析商品銷售數(shù)據(jù)，為業(yè)務決策提供依據(jù)負責商品采購合同檔案管理工作職責11職責12其他相關職責職責13圖1-12商場、超市采購部職責二、采購部權力采購部的權力如圖1-13所示。權力1權力1建立采購部規(guī)章制度，并對公司的發(fā)展、規(guī)劃提出建議設定采購方式、支配額度內資金代表公司選擇、評估、確定合格的供應商在計劃范圍內，代表公司對外簽署采購合同在不影響公司正常經(jīng)營的情況下，有對外進行物資調配的權力有處理公司廢舊物資、損壞物資的權力對于不合格的供應商，有索賠、解除供應關系的權力對請購方式、手續(xù)權限、進度控制有監(jiān)督權權力2權力3權力4權力5權力6權力7權力8對本部門員工的獎懲、職位調動、晉級及工作任務的重新分配有建議權其他相關權力權力9權力10圖1-13采購部權力第三節(jié)采購部管理崗位職責一、采購總監(jiān)崗位職責采購總監(jiān)的主要工作是全面主持企業(yè)采購工作，規(guī)劃、指導和協(xié)調企業(yè)所需物資及相關服務的采購，確保物資供應及時，所采購物資質量達標，降低采購成本。采購總監(jiān)的崗位職責如圖1-14所示。職責1職責1參與企業(yè)規(guī)劃目標、規(guī)章制度、重點工作計劃的制訂，并組織貫徹執(zhí)行根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標制訂采購戰(zhàn)略規(guī)劃，為重大采購決策提供建議和信息支持組織制定采購部相關規(guī)章制度、工作規(guī)范和工作計劃，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況審核采購工作計劃的制訂、分解、實施及考核，并準確傳達和執(zhí)行企業(yè)的指導精神組織建立物資采購的供應系統(tǒng)，多方面開拓供應渠道，并對供應商進行管理指導、監(jiān)督、考核部門人員，根據(jù)工作需要提出人事調整建議，控制部門人事費用和人員編制匯總、審核下級上報的月度預算，并參加企業(yè)月度預算分析和平衡會議審查部門預算外的臨時性采購需求，審核臨時采購計劃，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8完成上級領導交辦的其他工作職責9圖1-14采購總監(jiān)崗位職責二、采購部經(jīng)理崗位職責采購部經(jīng)理主要負責企業(yè)所需物資的采購及采購部的日常管理工作，其崗位職責如圖1-15所示。職責1職責1執(zhí)行采購戰(zhàn)略，制定并完善采購部門的規(guī)章制度，經(jīng)采購總監(jiān)審批后執(zhí)行根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃，制訂物資采購計劃與采購預算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實情況參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應商，建立供應商檔案管理制度，對不合格供應商進行處理負責采購進度控制，指導監(jiān)督跟單、催貨工作，進行采購交期管理，確保采購及時審核年度、季度、月度需求計劃，統(tǒng)一采購，減少開支，提高資金運營效率組織對采購物資的國內外市場行情進行跟蹤，負責采購價格的控制工作，并預測價格變化趨勢主持采購招標、合同評審工作，簽訂采購合同，監(jiān)督執(zhí)行情況，建立合同臺賬職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8負責采購物資的廢料、質量事故的預防與處理工作，定期編制采購報告并呈上級領導審閱負責進行緊急采購，參與采購物資的驗收，出現(xiàn)問題及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法職責9職責10負責采購人員的績效、培訓等管理工作負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調工作完成領導交辦的任務負責本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調工作完成領導交辦的任務完成上級領導交辦的其他任務職責11職責12職責13圖1-15采購部經(jīng)理崗位職責三、采購主管崗位職責采購主管的崗位職責是協(xié)助采購部經(jīng)理完成采購管理及部門管理等工作，具體如圖1-16所示。分派、指導、監(jiān)督采購人員的日常工作編制單項分派、指導、監(jiān)督采購人員的日常工作編制單項物資的采購計劃，并監(jiān)督實施在采購部經(jīng)理的指導下，參與編制采購預算，并控制采購費用協(xié)助采購稽核員規(guī)范采購政策和行為，確保公司利益制作物資入庫相關單據(jù)，積極配合倉儲部保質、保量地完成采購貨物的入庫參與供應商信息的分析以及供應商的選擇與評估工作簽訂和送審小額采購合同職責1職責2職責3職責4職責5職責6職責7編制單項采購活動的分析總結報告完成上級領導交辦的其他工作職責8職責9圖1-16采購主管崗位職責四、采購稽核員崗位職責采購稽核員的崗位職責是負責稽核采購人員及其采購行為，以確保采購人員的行為符合公司規(guī)范，具體如圖1-17所示。職責1職責1對采購管理制度、采購人員行為規(guī)范及采購流程等內控程度進行稽核對采購需求合理性、產(chǎn)品與服務價格進行稽核對供應商選擇與評審、采購價格談判進行稽核檢查招標、比價、議價等各種方式的決定是否依據(jù)相關規(guī)定辦理完成上級領導交辦的其他工作審核合同內容是否合法并檢查合同的執(zhí)行情況對采購物資的質量與數(shù)量進行稽核職責2職責3職責4職責5職責6職責7圖1-17采購稽核員崗位職責第二章采購計劃管理第一節(jié)采購計劃崗位職責一、采購計劃主管崗位職責采購計劃主管在采購經(jīng)理的指導下全面管理企業(yè)的采購計劃，組織編制采購計劃和采購預算，并對其執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動順利、有序地進行。采購計劃主管的崗位職責如圖2-1所示。職責1職責1根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略及生產(chǎn)銷售計劃，組織制訂年度、季度、月度采購總體計劃與預算匯總企業(yè)物資材料的月度申購計劃，結合年度計劃，制訂詳細的月度采購計劃組織編制采購預算，交財務部審核后監(jiān)督其執(zhí)行情況監(jiān)控采購計劃的執(zhí)行并協(xié)調采購進度，組織編制增補計劃或臨時計劃實時掌握物資材料的庫存情況，對所訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤平衡采購計劃，并根據(jù)生產(chǎn)、銷售的實際情況隨時調整采購供貨期監(jiān)控庫存變化，及時補充庫存，使庫存維持合理的結構及數(shù)量水平職責2職責3職責4職責5職責6職責7深入了解市場的競爭態(tài)勢，多方收集供應商信息，不斷拓寬供貨渠道定期向采購經(jīng)理匯報采購計劃的執(zhí)行情況及存在的問題職責8職責9完成領導交付的其他工作職責10圖2-1采購計劃主管崗位職責二、采購計劃專員崗位職責采購計劃專員的崗位職責是協(xié)助采購計劃主管編制采購計劃，具體如圖2-2所示。職責2職責2分析原材料、零部件歷史消耗數(shù)據(jù)，依據(jù)生產(chǎn)計劃編制物料需求計劃依據(jù)物資需求計劃和物資的庫存情況編制各階段采購計劃對非計劃備貨物資，根據(jù)訂單要求編制臨時采購計劃，以滿足供貨要求完成領導交辦的其他工作職責3職責4職責5參與編制企業(yè)物資采購計劃，并監(jiān)督實施職責1圖2-2采購計劃專員崗位職責三、采購預算專員崗位職責采購預算專員的崗位職責是協(xié)助采購計劃主管編制采購預算，并監(jiān)督預算的執(zhí)行情況，具體如圖2-3所示。職責1職責1協(xié)助采購計劃主管編制企業(yè)年度采購預算方案并報相關領導審批協(xié)助采購計劃主管監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況根據(jù)采購需求的變化情況，提出采購預算修正案，層層上報對采購預算執(zhí)行情況進行分析和報告完成上級領導交付的其他工作職責2職責3職責4職責5圖2-3采購預算專員崗位職責第二節(jié)采購計劃管理制度一、采購預算管理制度下面是某企業(yè)采購預算管理制度，供讀者參考。制度名稱采購預算管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強對公司采購預算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。第2條適用范圍本公司采購預算管理工作，除另有規(guī)定外，悉按本制度的規(guī)定處理。第3條職責1采購部負責根據(jù)采購計劃編制采購預算，并嚴格執(zhí)行。2財務部協(xié)助采購部制訂采購預算，整合公司整體預算，并監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況。3公司總經(jīng)理負責審批采購預算。第2章采購預算的編制第4條編制采購預算的目標1采購部憑采購預算進行采購，控制采購費用的支出。2方便財務部門據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準確性與及時性。第5條采購預算的編制依據(jù)1生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量。2預計的物資期末庫存量。3本期計劃末結轉庫存量。結轉庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進行確認。4物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當前價格，結合可能影響物資價格變化的因素進行確定。第6條在編制采購預算時，相關負責人應充分考慮以下五項影響采購預算的因素。1采購環(huán)境。2公司銷售計劃。3物資使用清單。4存量管制卡。5物料標準成本的設定。第7條采購部須根據(jù)物資采購的具體內容，選擇合適的采購預算方法，如固定預算、彈性預算、滾動預算、增量預算、零基預算和定期預算等。第8條采購部應采用目標數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結合的方法確定預算數(shù)，并據(jù)此編制采購預算草案，報財務部審核。第9條采購部應與財務部進行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和公司預算整體的基礎上，綜合平衡采購預算草案。第10條采購部應根據(jù)平衡過的采購計劃草案編制正式的采購預算，并報主管副總與總經(jīng)理審批。第11條在編制采購預算的過程中，采購部必須對預算留有適當?shù)挠嗔浚詰犊赡艹霈F(xiàn)的緊急采購情況。第3章采購預算的執(zhí)行與調整第12條采購預算的執(zhí)行1經(jīng)核定的分期采購預算，當期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補辦相關手續(xù)。2未列入預算的緊急采購，由使用部門領用后，補辦追加相關手續(xù)。3采購預算由使用部門嚴格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督。第13條預算外的采購行為必須經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購預算相關內容辦理采購。第14條遇有下列情況之一者，采購預算需要進行調整。1公司經(jīng)營方向發(fā)生變更。2受重大自然災害的影響。3公司內部重大政策調整。4外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調整等。5市場經(jīng)濟形勢發(fā)生重大變化，導致公司經(jīng)營目標需要調整。第15條采購預算的調整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。第4章附則第16條本制度自公布之日起執(zhí)行。第17條本制度由采購部負責解釋。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)采購計劃管理表格一、采購申請單編號：日期：年月日申請部門部門編號項目編號需求時間收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話申請理由采購對象□固定資產(chǎn)□生產(chǎn)用料□辦公用品（家具、文具）□辦公用品（其他）□低值易耗品□其他采購項目描述名稱規(guī)格用途數(shù)量需求日期預計單價金額預算情況年度預算已用預算部門可用預算預算編號尚余預算審核財務部申請人使用部門經(jīng)理預算負責人二、生產(chǎn)請購單編號：日期：年月日請購項目品名規(guī)格料號部門數(shù)量用途說明需要日期預算編號總經(jīng)理生產(chǎn)部經(jīng)理采購總監(jiān)經(jīng)辦人料別□原料□物料□設備□零配件□其他交貨情況□一次交貨□分批詢價記錄供應商名稱單價總價交貨期及品質供應商選擇參考資料庫存量可用天數(shù)請購量可用天數(shù)前次購買單價供應商總經(jīng)理采購部經(jīng)理主管副總采購專員三、設備采購申請表序號名稱型號規(guī)格零件編號數(shù)量單位參考單價要求到貨時間購買單價備注12…申請部門經(jīng)辦人備注負責人審批意見設備部經(jīng)理采購部經(jīng)理主管副總總經(jīng)理完成情況訂貨期年月日訂貨人預計到貨期月日（如在月日前收不到貨，請與訂貨人聯(lián)系）收貨期年月日收貨人數(shù)量型號是否相符有無合格證有無說明書收貨情況簡述供應商資料名稱聯(lián)系人地址郵編電話傳真開戶行賬號四、物資采購計劃表編號：填寫日期：年月日物資名稱規(guī)格部門全年采購總量單價金額每月采購計劃1月2月3月……數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額…………批準日期：年月日審核日期：年月日編制人：五、訂單采購計劃表編號：年月物資名稱品名規(guī)格適用產(chǎn)品上旬中旬下旬庫存量訂購量單號用量單號用量單號用量第三章供應商開發(fā)與管理第一節(jié)供應商開發(fā)與管理崗位職責一、招標采購主管崗位職責招標采購主管的崗位職責是在采購部經(jīng)理的指導下全面負責招標采購的各項工作，建立招標采購工作規(guī)范，編制招標文件，開展投標評審，簽訂招標合同等，具體如圖3-1所示。職責1職責1參與編制并嚴格執(zhí)行企業(yè)的招（議）標采購管理制度和流程制訂采購招標工作計劃并及時組織落實負責從邀標、資格預審、考察、標書編制、選型封樣、發(fā)標、答疑、回標，到評標、清標、議標、定標等全過程的組織管理工作組織招標后合同的談判、起草、評審和簽訂工作，并跟蹤、監(jiān)督合同的執(zhí)行情況協(xié)助進口物資采購手續(xù)的辦理及報關報驗工作參與采購物資驗收，協(xié)助辦理入庫等工作職責2職責3職責4職責5職責6嚴格執(zhí)行招標采購預算，控制采購成本收集、整理、審查供應商有關資料，參與供應商及年度合格供應商的評價工作，與供應商良好關系完成上級領導交辦的其他工作職責7職責8職責9圖3-1招標采購主管崗位職責二、供應商管理主管崗位職責供應商管理主管的崗位職責是在采購部經(jīng)理的指導下建立并完善供應商管理體系，開展供應商的開發(fā)、監(jiān)督、評估、管理工作，協(xié)調供應商關系，優(yōu)化企業(yè)的供應商隊伍，具體如圖3-2所示。職責1職責1根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和年度運營計劃分析資源供應市場，制訂并實施供應商開發(fā)與管理計劃負責定期對供應商的技術能力、質量保證能力、生產(chǎn)及交付能力進行考察與評估，形成評估報告，經(jīng)審批后傳遞給相關部門結合企業(yè)運營需求，建立完善合格的供應商資料庫建立、維護與供應商之間的關系，解決存在的問題協(xié)調、配合部門內部或其他相關部門的工作負責指導、培養(yǎng)、監(jiān)督、考核下屬人員的工作，提高工作效率負責企業(yè)采購物資的質量監(jiān)控與審核，確保采購行為符合有關政策法規(guī)和道德規(guī)范參與產(chǎn)品的詢價、比價、議價，負責樣品價格的確認與維護工作職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8完成上級領導交辦的其他工作職責9圖3-2供應商管理主管崗位職責三、供應商管理工程師崗位職責供應商管理工程師的崗位職責是具體執(zhí)行供應商管理工作，為供應商提供質量控制幫助，對供應商進行評估及考核，具體如圖3-3所示。職責1職責1建立、健全供應商評價體系及標準，對供應商進行考核了解供應商的生產(chǎn)流程和關鍵控制點，協(xié)助解決生產(chǎn)過程中或質量控制方面的問題，避免出現(xiàn)質量問題與供應商緊密配合，迅速解決供應商產(chǎn)品的質量、交期問題，并不斷提高采購質量對各供應商進行準確記錄，定期分析并及時提出相關問題和改進建議完成上級領導交辦的其他工作對供應商進行考核評估，并根據(jù)供應商的考核結果進行等級管理向本部門或其他部門人員提供相關的培訓支持職責2職責3職責4職責5職責6職責7圖3-3供應商管理工程師崗位職責四、供應商開發(fā)專員崗位職責供應商開發(fā)專員的崗位職責是在供應商管理主管的領導下，負責供應商開發(fā)的日常管理工作，提高企業(yè)對供應商的管理能力，具體如圖3-4所示。職責1職責1協(xié)助供應商管理主管制訂和實施供應商開發(fā)計劃負責潛在供應商的拜訪和評估工作，選擇和推薦潛在供應商制定和完善供應商開發(fā)流程，并監(jiān)督流程的貫徹執(zhí)行情況協(xié)助產(chǎn)品的詢價、比價、議價，負責樣品價格的確認及維護工作完成上級領導交辦的其他工作參與制定和完善供應商開發(fā)管理資料庫參與供應商定期評價活動職責2職責3職責4職責5職責6職責7圖3-4供應商開發(fā)專員崗位職責五、供應商管理專員崗位職責供應商管理專員的崗位職責是協(xié)助供應商管理主管處理相關日常事務，建立并完善供應商檔案庫，協(xié)助進行供應商開發(fā)，維護與供應商的關系，及時完成上級安排的工作任務，具體如圖3-5所示。職責1職責1負責協(xié)助供應商管理主管進行供應商關系的維護與拓展工作定期開展市場行情調查、收集整理市場信息，匯報供應商情況及編制分析報告完善供應商檔案庫，保證數(shù)據(jù)及時更新和正常使用協(xié)助供應商管理主管處理與供應商的關系以及其他日常行政事務定期檢查采購記錄，檢驗對采購員是否在合格供應商處進行采購協(xié)助供應商管理主管對供應商供貨、質量、交期和售后服務工作進行監(jiān)督配合供應商管理主管利用各種方式及渠道掌握供應商及市場動態(tài)職責2職責3職責4職責5職責6職責7協(xié)助供應商管理主管拜訪供應商及不定期回訪合作的供應商職責8定期對市場進行調查，收集整理市場信息，匯報供應商情況及編制分析報告完成上級領導安排的其他工作職責9職責10圖3-5供應商管理專員崗位職責第二節(jié)供應商開發(fā)與管理制度一、供應商管理制度下面是某企業(yè)供應商管理制度，供讀者參考。制度名稱供應商管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的選擇合格的供應商并對其進行持續(xù)監(jiān)視，以確保其能為公司提供合格的產(chǎn)品與服務。第2條適用范圍本程序適用于給公司提供產(chǎn)品和服務的所有供應商。第3條權責1采購部、質量管理部、設計部負責對供應商進行評價。2采購部、質量管理部負責對供應商進行考核。3總經(jīng)理負責合格供應商的審批工作。第2章合格供應商的標準第4條評價合格供應商公司相關人員評價合格供應商時，應按照以下標準綜合考慮。1供應商應有合法的經(jīng)營許可證，應有必要的資金能力。2優(yōu)先選擇按國家（國際）標準建立質量體系并已通過認證的供應商。3對于關鍵原料，應對供應商的生產(chǎn)能力與質量保證體系進行考查，其中包括下列五個方面的要求。（1）進料的檢驗是否嚴格。（2）生產(chǎn)過程的質量保證體系是否完善。（3）出廠的檢驗是否符合我方要求。（4）生產(chǎn)的配套設施、生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設備是否完好。（5）考察供應商的歷史業(yè)績及主要客戶，其產(chǎn)品質量應長期穩(wěn)定、合格、信譽較高，主要客戶最好是知名的大型企業(yè)。4具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本公司連續(xù)的需求及進一步擴大產(chǎn)量的需要。5能有效處理緊急訂單。6有具體的售后服務措施，且令人滿意。7同等價格擇其優(yōu)，同等質量擇其廉，同價同質擇其近。8樣品通過試用且合格。第3章供應商的評價程序第5條供應商初步評價1質量管理部、采購部、設計部及其他部門視企業(yè)實際需求尋找適合的供應商，同時收集多方面的資料，如以質量、服務、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應商填寫“供應商基本資料表”。2采購部對“供應商基本資料表”進行初步評審，挑選出值得進一步評審的供應商，召集本部門、質量管理部及設計部門相關人員對供應商進行現(xiàn)場評審?，F(xiàn)場評審時使用“供應商現(xiàn)場評審表”。3在對供應商進行初步評審時，采購部須確定采購的物資是否符合政府法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，應要求供應商提供相關證明文件。第6條供應商的現(xiàn)場評審1根據(jù)所采購材料對產(chǎn)品質量的影響程度，可將采購的物資分為關鍵、重要、普通材料三個級別，對不同級別實行不同的控制等級。2對于提供關鍵與重要材料的供應商，采購部組織質量管理部、設計部對供應商進行現(xiàn)場評審，并由采購部填寫“供應商現(xiàn)場評審表”，質量管理部、設計部簽署意見，供應商現(xiàn)場評審的合格分數(shù)須達到70分。3對于普通材料的供應商，無須進行現(xiàn)場評審。第7條《供應商質量保證協(xié)議》的簽訂1采購部負責與重要材料的供應商和普通材料供應商簽訂《供應商質量保證協(xié)議》。2《供應商質量保證協(xié)議》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應商提供合格材料的一種契約。第8條提出樣品需求1如公司有樣品需求，由采購部采購人員通知供應商送交樣品，質量管理部相關人員需對樣品提出詳細的技術質量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。2樣品應為供應商在正常生產(chǎn)情況下生產(chǎn)出的代表性產(chǎn)品，數(shù)量應多于兩件。第9條樣品的質檢1樣品在送達企業(yè)后，由設計部、質量管理部負責完成樣品的材質、性能、尺寸、外觀質量等方面的檢驗工作，并填寫“樣品檢驗確認表”。2經(jīng)確認合格的樣品，需在樣件上貼“樣件標簽”，并注明合格，標識檢驗狀態(tài)。3合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，作為供應商生產(chǎn)的依據(jù)；一件留在質量管理部，作為今后檢驗的依據(jù)。第10條確定合格供應商的名單1在“供應商基本資料表”、“供應商現(xiàn)場評審表”、“供應商質量保證協(xié)議”和“樣件檢驗確認表”四份資料完成后，采購部將供應商列入“合格供應商名單”，交公司總經(jīng)理批準。2原則上一種材料需暫定兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。3對于惟一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。4接單生產(chǎn)時，如果客戶指定供應商名單，采購部采購人員必須按顧客提供的供應商名單進行采購。客戶提供的供應商名單直接列入“合格供應商名單”，如需從非客戶提供的供應商處采購時，必須事先得到客戶的書面批準。5適時對供應商進行考核，并根據(jù)考核結果修訂“合格供應商名單”，刪除不合格供應商。修訂后的“合格供應商名單”由公司總經(jīng)理批準生效。第4章供應商的監(jiān)督與考核第11條考核對象供應商考核對象為列入“合格供應商名單”的所有供應商。第12條考核方法公司對供應商實行評分分級制度，供應商的考核項目包括質量、交期、服務、價格水平等方面的內容。第13條考核頻率對關鍵、重要材料的供應商，應每月考核一次；對普通材料的供應商，則每季度考核一次。第14條考核結果的處理1考核結果在90分以上的供應商，優(yōu)先采購。2考核結果在80～89分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，供應商評價小組對其提交的糾正措施和結果進行確認。3考核結果在70～79分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，供應商評價小組對其提交的糾正措施和結果進行確認，并決定是否繼續(xù)采購，或減少采購量。4對考核結果在69分以下的供應商，須從“合格供應商名單”中刪除，并終止向其采購。5考核標準和考核結果由采購人員書面通知供應商。第15條對合格供應商進行交期監(jiān)督采購人員應要求供應商準時交貨，同時記錄由供應商原因引起的分批發(fā)運造成的超額費用。第16條對合格供應商進行質量監(jiān)督1質量管理部和采購部應保存合格供貨方的供貨質量記錄，產(chǎn)品不合格時應對供應商提出警告，連續(xù)兩批產(chǎn)品不合格則暫停采購，另選供應商，或待其提高產(chǎn)品質量后再行采購。2對于不合格的供應商，應取消其供貨資格，將其從“合格供應商名單”中刪除。第5章供應商政策的執(zhí)行、反饋與變更第17條供應商政策的執(zhí)行與反饋供應商管理相關部門在接到供應商政策執(zhí)行通知書后，須按規(guī)定執(zhí)行，并嚴格遵守保密制度。在政策執(zhí)行的過程中，若發(fā)現(xiàn)任何問題，應立即反饋給采購部。第18條供應商政策的臨時性變更1在出現(xiàn)下列情況時，經(jīng)過公司采購總監(jiān)的書面同意后，可對某些供應商的政策作臨時性調整。（1）某供應商的發(fā)展戰(zhàn)略或地域銷售政策發(fā)生對公司有利或不利的重大調整。（2）某供應商決定把我公司作為重要客戶。（3）重要供應商出現(xiàn)經(jīng)營危機。（4）市場供應價格發(fā)生劇烈震蕩，使供應風險驟然加大，引起供需雙方相應做出重大的政策調整。（5）其他需作臨時性調整的情況。2臨時性供應商等級調整同樣應填寫“供應商等級變動申請表”，并在表格右上方注明臨時字樣和調整時限。3一旦調整結束，應立即恢復其原有等級，如仍需繼續(xù)保留臨時等級，需報總經(jīng)理特批，并于該季度在供應商評審會議上通過。第6章建立供應商質量體系第19條對供應商質量體系的開發(fā)每年由采購部組織供應商學習質量體系標準，并要求供應商制訂質量體系推行計劃，通過質量體系認證。第20條供應商質量體系的評定1重要、關鍵材料的供應商每年評定一次，普通材料的供應商兩年評定一次。2質量管理部制訂評定計劃，采取評定小組（物控、開發(fā)、質量）現(xiàn)場評定，或供應商自我評定的辦法。3按質量體系制定“供應商質量體系評定表”，列明評定內容。4如果供應商通過了質量體系的第二方或第三方認證，并提供了認證證明資料（證書或報告），可免除評定。第7章附則第21條本制度由采購部制定，采購部負責解釋和修訂。第22條本制度報總經(jīng)理審批后，自頒布之日起執(zhí)行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期二、供應商篩選制度下面是某企業(yè)供應商篩選制度，供讀者參考。制度名稱供應商篩選制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為保證采購物資能滿足公司要求，以及有效評價物資供應商的資質和能力，加強對供應商的管理，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于為公司提供產(chǎn)品或服務的所有供應商。第3條權責1采購部、質量管理部負責供應商的篩選與考核工作。2總經(jīng)理負責對相關部門選擇的供應商進行審批。第2章供應商信息收集與調查第4條供應商信息收集與調查由公司采購部負責，其他相關部門予以配合。第5條供應商調查的內容1材料供應狀況。2材料品質狀況。3專業(yè)技術能力。4機器設備狀況。5管理水平。6財務及信用狀況。第6條凡與公司建立供應關系，且符合條件的供應商，均應填寫“供應商調查表”，作為公司選擇和評估供應商的參考依據(jù)。第7條若供應商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，公司應要求供應商及時對“供應商調查表”進行修改和補充。第8條采購部應組織相關人員隨時調查供應商的動態(tài)及產(chǎn)品質量，“供應商調查表”須每年復查一次，以了解供應商的動態(tài)，同時依變動情況更新原有資料內容。第9條供應商信息收集的方式可以采用問卷調查、實地考察、委托驗證等不同的方法。第3章供應商評審管理第10條成立評審小組評審小組的成員可以由采購部、生產(chǎn)部、質量管理部、財務部及其他相關部門人員組成。第11條供應商評審管理1對供應商的評審主要從供應商的一般經(jīng)營狀況、供應能力、技術能力、品質能力等方面進行。2對于臨時采購的供應商，采購部應對供應商的經(jīng)營資格進行審核，并報采購部經(jīng)理審批。3對于長期采購的供應商，采購部應對其經(jīng)營資格、信譽、服務、采購標的、質量等進行審核，并予審核通過后認定其合格供應商資格，報相關領導審批。采購部應對合格供應商每年進行一次復審。4對于正在合作的長期采購供應商，采購部應至少每季度對其進行一次考評，并根據(jù)考評結果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理審核，報采購副總審批。供應商名錄應不斷更新并注意發(fā)展增加供應商。第4章供應商檔案管理第12條采購部負責建立供應商檔案，使用部門予以配合，對每個選定的供應商必須有詳盡的供應商檔案。第13條供應商檔案由采購部指定人員負責管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。第14條供應商檔案包括供應商調查表，供應商審批表，供應商質量檔案，供應商所提供的合格證明、價格表及相關資料等。第5章附則第15條本制度由采購部、質量管理部、人力資源部聯(lián)合制定，相關內容分別由相關負責人解釋和修訂。第16條本制度報總經(jīng)理審批后，自頒布之日起執(zhí)行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)供應商開發(fā)與管理表格一、供應商調查表編號：供應商基本信息公司名稱廠址成立日期占地面積企業(yè)性質負責人聯(lián)系人電話傳真E-mail公司網(wǎng)址生產(chǎn)技術設備信息主要產(chǎn)品及用途檢測儀器校對情況主要生產(chǎn)線設計開發(fā)能力正常生產(chǎn)能力/月最大生產(chǎn)能力/月正常交貨周期最短交貨期及說明產(chǎn)品信息主要產(chǎn)品及原材料產(chǎn)品介紹產(chǎn)品遵守標準□國際標準□國家標準□行業(yè)標準□企業(yè)標準產(chǎn)品認證情況產(chǎn)品銷售區(qū)域人員信息公司總體職工數(shù)管理人員技術人員數(shù)質量管理部人數(shù)財務信息固定資產(chǎn)凈值營運資金資產(chǎn)負債率短期負債銀行信用等級調查日期年月日調查人部門主管簽字填表人：二、供應商篩選表編號：篩選日期：年月日采購項目篩選供應商數(shù)量篩選人員供應商名稱生產(chǎn)技術設備情況產(chǎn)品質量服務水平認證水平管理水平優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差篩選結果篩選總結總經(jīng)理意見日期：年月日三、合格供應商列表日期：年月日序號供應商編號供應商名稱聯(lián)系方式供應物資最后復查時間備注確認：審核：填表：四、供應商登記變動申請表編號：日期：年月日供應商名稱編號供應產(chǎn)品名稱數(shù)量金額年供貨量重要程度備注變動原因申請變動原因申請變動依據(jù)申請人采購部經(jīng)理采購總監(jiān)總經(jīng)理第四章采購價格、談判與合同管理第一節(jié)采購價格、談判與合同管理崗位職責一、采購合同主管崗位職責采購合同主管全面負責采購合同的管理，開展采購談判，擬訂采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況等，為采購工作的順利實施提供保障。采購合同主管的崗位職責如圖4-1所示。職責1職責1協(xié)助采購部經(jīng)理建立采購價格和合同管理體系，為實施采購建立執(zhí)行、控制機制組織制定企業(yè)采購合同管理制度、采購價格管理制度以及談判制度建立采購價格管理、談判管理以及合同管理流程，編制和統(tǒng)一采購合同范本組織實施合同價格調研、分析，開展詢價和議價工作指導談判資料、價格資料以及合同文件的整理、匯總和歸檔工作完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作負責合同談判、合同簽署以及合同執(zhí)行工作檢查合同執(zhí)行情況，預測合同履行風險，并制定風險防范措施職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8圖4-1采購合同主管崗位職責二、采購詢價專員崗位職責采購詢價專員的崗位職責是在采購合同主管的領導下，調查、收集采購物資的價格，并對其進行分析、比對，定期編制采購價格報告，具體如圖4-2所示。職責1職責1根據(jù)企業(yè)所需采購的物資類別收集價格信息調查企業(yè)采購合同草案中的物資價格定期對收收集的價格信息進行分析，并編制企業(yè)采購物資的市場價格分析報告，送審根據(jù)市場變動情況及時更新企業(yè)采購價格平臺中的數(shù)據(jù)定期開展采購物資的市場價格調研活動，并編制調研報告，呈相關授權人審批完成采購合同主管交辦的其他工作職責2職責3職責4職責5職責6圖4-2采購詢價專員崗位職責三、采購談判專員崗位職責采購談判專員的崗位職責是收集供應商相關信息并進行評估，擬定談判議案，組織談判，進行有效議價，具體如圖4-3所示。職責1職責1協(xié)助采購部經(jīng)理建立采購談判管理制度與工作規(guī)范，并嚴格執(zhí)行收集采購價格信息，編寫采購價格調研報告根據(jù)采購項目選擇談判目標，并擬定具體談判方案開展采購談判工作，進行有效議價等，并做好談判記錄負責整理、匯總并歸檔談判資料、價格資料等工作完成上級領導交辦的其他工作職責2職責3職責4職責5職責6圖4-3采購談判專員崗位職責四、合同管理專員崗位職責合同管理專員的崗位職責是根據(jù)采購合同制度和流程，具體實施各項價格分析、談判和合同執(zhí)行工作，協(xié)助采購合同主管防范合同風險，具體如圖4-4所示。職責1職責1協(xié)助領導完成采購價格和合同管理體系的建立、完善及更新工作協(xié)助采購合同主管制定公司合同策略、價格分析流程和談判流程，編制合同范本協(xié)助建立采購價格管理、談判管理以及合同管理流程，起草合同范本協(xié)助采購合同主管起草合同文本，確定主要合同條款完成上級領導臨時交辦的其他工作參與合同談判工作，執(zhí)行合同風險防范措施整理及匯總談判資料、價格資料和合同文件職責2職責3職責4職責5職責6職責7圖4-4合同管理專員崗位職責第二節(jié)采購價格、談判與合同管理制度一、采購合同管理制度下面是某企業(yè)采購合同管理制度，供讀者參考。制度名稱采購合同管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強采購合同管理工作，防范合同采購風險，維護公司利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司合同管理規(guī)定，特制定本制度。第2條適用范圍本制度明確了合同采購管理部門的職責，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內容，適用于公司生產(chǎn)所需物料以及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。第3條職責分工公司采購部負責具體的采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購部經(jīng)理、采購總監(jiān)和總經(jīng)理對采購合同進行審批。第4條采購合同的形式采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。第5條采購合同的內容采購合同包括九項基本內容，即當事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標的全稱、價款或報酬，數(shù)量和規(guī)格型號，品質和技術要求，履約方式和期限、地點，驗收標準和方式，付款方式和期限，售后服務及其他優(yōu)惠條款，違約責任和解決爭議的方法。這九項內容必須編寫齊全，各項內容的條款應當明確、具體，文字表達要嚴謹，書寫要工整。第2章合同簽訂第6條采購簽約權限的規(guī)定1公司采購部經(jīng)理有權簽署采購標的額在5000元以下的采購合同。2公司采購總監(jiān)有權簽署合同標的額在5000～20000元的采購合同。3合同標的額在20000元以上的采購合同需由公司總經(jīng)理簽署。4公司所屬分支機構和分公司的采購合同，須在公司總經(jīng)理的授權范圍內簽署。第7條采購招標1根據(jù)國家與公司相關規(guī)定，對于大宗物資（單價在50000元（含50000元）或批量50000元（含50000元）以上的物資）的采購，須實行公開招標。2對于需要實施招標采購的物資，公司成立由采購部、財務部等部門參加的招標小組，負責具體的招標事宜。第8條供應商調查簽訂合同前，采購人員就合同對方的信用（含經(jīng)營范圍，銀行資金，履約能力，技術和質量等級，法人資格，簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權的委托代理人等）進行全面了解。標的總價在20000元以上的合同應當形成書面報告，并就合同對方的資信情況形成會審意見。第9條采購合同主管或采購招標小組根據(jù)對方資信情況、談判情況起草采購合同。第10條采購合同審批程序1采購合同主管提交合同初稿會審稿采購合同文本原則上不得對公司所立項目及有效的“招標會簽表”中所確定的重要內容，如標的，數(shù)量，質量，價款或報酬，中標單位等做出變動或更改。如遇特殊情況，須采用書面形式加以說明，再由公司按照有關規(guī)定重新審查確認。2采購合同初稿會審稿的審查采購合同簽署前，有關責任人應當對合同初稿會審稿所涉及的內容進行全面審查。合同審查的具體分工和流程如下：（1）公司財務部主要負責對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見；（2）法律顧問主要對合同內容條款的合法性進行審查并提出審查意見；（3）采購總監(jiān)負責對合同所涉內容進行全面審查并提出審查意見；（4）公司總經(jīng)理根據(jù)相關部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內容對合同進行審閱并簽署意見；（5）公司采購部經(jīng)理在審查后簽字，表示認可合同文本；（6）公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查，審查通過后由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式與供應商簽署采購合同。第11條公司采購部根據(jù)對初稿會審稿修訂簽審后的合同定稿簽訂采購合同，零星物資根據(jù)財務處、設備處、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂采購合同。第12條采購合同簽訂過程中各部門的職責劃分。1公司采購部負責采購合同簽署前的合同詢價、議價、調研等工作。2公司法律顧問對采購合同內容的合法性和可能產(chǎn)生的法律后果進行把關。3公司財務部和質量管理部配合采購部做好合同貨款和合同標的的質量檢驗工作。4公司其他職能部門在各自部門職責范圍內對采購合同的管理提供支持。第13條公司采購部、財務部、行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復印件。第3章采購合同履行第14條采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。第15條在合同履行過程中，采購部應根據(jù)合同的履行情況編制“履約管理臺賬”，作詳細全面的書面記錄，并保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。第16條遇履行困難的合同必須及時向相關參與合同管理的部門通報并報告相關公司領導。第17條在合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時，采購部應及時報告公司，并按照國家相關法律法規(guī)和公司有關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。1由于不可抗力因素導致合同不能繼續(xù)履行的。2由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規(guī)定義務的。3由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。4其他合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第18條合同發(fā)生糾紛時，采購部相關人員應會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。第4章合同管理紀律要求第19條參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應處分。1泄露或私自更改合同內容。2丟失合同。3損害公司利益。4參與合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴重的不負責任行為。第20條參與合同履行人員違反國家和公司相關規(guī)定，給公司利益造成經(jīng)濟損失或其他損失的，視其性質和情節(jié)輕重，由公司給予責任人行政和經(jīng)濟處罰。第21條觸犯刑律的移交司法部門處理，公司保留對責任人的追索權。第5章合同資料管理第22條采購部負責采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、送檔工作。第23條財務部負責采購管理過程中所涉及的原始憑證、票據(jù)的備份和保存工作。第24條行政部負責合同資料的歸檔和查閱工作。第6章附則第25條本制度未盡事宜，依照國家有關的法律法規(guī)和政策執(zhí)行。第26條本制度自通過之日起實行，公司在此前發(fā)布的有關規(guī)定與本制度相抵觸的，以本制度為準。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)采購價格、談判與合同管理表格一、詢價單編號：公司：一、本公司因業(yè)務需要擬向貴公司洽購下列物資，請速予報價，以便進一步聯(lián)系。物資名稱規(guī)格型號質檢說明數(shù)量二、來函或來電請寄至本公司采購部先生，電話，并請注明貴公司聯(lián)絡人及電話。三、附《公司介紹》?！痢凉静少彶磕暝氯斩?、采購詢價記錄表采購計劃單工作號詢價單工作號申請采購物資編號供應商電話供應商報價（單價）備注出廠價批發(fā)價零售價平均價詢價員詢價員工號詢價日期三、采購談判計劃表談判議程談判議題談判目標談判策略參加人員最優(yōu)目標預期目標底線目標備選策略實施策略四、采購談判記錄表記錄人：記錄時間：年月日供應商談判時間供貨時間談判地點采購產(chǎn)品名稱數(shù)量產(chǎn)品規(guī)格和型號目標價格技術要求質量要求談判內容描述（內容較多可以附表）談判主要爭議點談判結果談判參加會簽主管領導審批意見簽字：日期：年月日五、合同簽訂審批單采購業(yè)務口采購物資名稱合同編號送入系統(tǒng)時間合同草簽基本內容供應商名稱采購數(shù)量采購單價采購金額交貨時間其他特別條款采購總監(jiān)審核意見簽字：日期：年月日法律顧問審核意見審核意見簽字：日期：年月日填表人：年月日六、合同信息統(tǒng)計表登記日期：登記人：序號合同編號合同內容供應單位合同數(shù)量合同單價合同總額采購形式聯(lián)系人及聯(lián)系方式1234審核人：審批人：第五章采購進度控制第一節(jié)采購進度控制崗位職責一、采購進度控制主管崗位職責采購進度控制主管的崗位職責是控制企業(yè)采購的進度，跟催采購訂單的，防止缺料，確保在及時采購物資的同時降低庫存成本，具體如圖5-1所示。職責1職責1協(xié)助采購部經(jīng)理制定采購部相關制度與規(guī)范，并嚴格執(zhí)行與倉儲部、生產(chǎn)部進行有效溝通，明確采購需求與庫存情況與倉儲部確定重要物資的采購點，規(guī)定時間期限，執(zhí)行采購作業(yè)與采購供應商建立良好的合作關系，明確采購交期，確保到貨及時審核緊急采購申請，跟蹤其執(zhí)行情況參與供應商評估工作，定期分析并上報采購作業(yè)的執(zhí)行情況隨時掌握采購合同或訂單的執(zhí)行情況，了解物資運輸情況，指導催貨工作參與采購物資的驗收工作，有發(fā)現(xiàn)物資種類、數(shù)量與采購訂單不符或出現(xiàn)質量問題時，應及時通知供應商商討解決辦法，并上報企業(yè)領導職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8指導、監(jiān)督、考核采購跟單員的工作職責9完成上級領導臨時交辦的其他工作職責10圖5-1采購進度控制主管的崗位職責二、采購跟單員崗位職責采購跟單員的崗位職責是在采購進度控制主管的領導下掌握采購合同或訂單的進度，及時進行催貨，跟蹤與確認每日應到物資，確保采購物資及時到位，具體如圖5-2所示。職責1職責1掌握所負責物資的規(guī)格型號及相關標準，并對采購訂單的要求、交期進行掌控及時跟進與確認每日應到物資，記錄及核查物資賬目相關采購員不在時，代替回答供應商的一些基本問題針對已經(jīng)有過合作的供應商，訂單處理后續(xù)事宜（電話溝通或接收傳真），并轉交給相關責任人采購物資出現(xiàn)質量問題時，協(xié)助采購人員與供應商進行溝通，填報“物資交貨異常信息反饋日”報表追蹤外發(fā)加工產(chǎn)品，要求全部回倉，并跟進外發(fā)余料庫存情況根據(jù)采購合同或訂單催促供應商發(fā)貨，并追蹤貨物運輸情況跟催相關部門對樣品的確認結果并在規(guī)定日內回交供應商職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8每日做好日清、對賬工作，定期匯報采購情況完成上級領導臨時交辦的其他工作職責9職責10圖5-2采購跟單員的崗位職責第二節(jié)采購進度控制管理制度一、采購進度控制制度下面是某企業(yè)采購進度控制制度，供讀者參考。制度名稱采購進度控制制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為有效控制采購進度，確保物資供應，掌握采購時間，準確控制庫存存量，降低成本，提高公司的經(jīng)濟效益，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于與公司物資的采購進度控制相關的所有工作。第3條歸口管理采購部是采購進度控制的歸口管理部門，負責采購作業(yè)的順利進行。第2章采購進度控制程序第4條設定采購作業(yè)期限采購部應對國內外采購物資的作業(yè)程序分別設定采購作業(yè)期限，將采購地區(qū)劃分為亞洲地區(qū)、歐美地區(qū)及國內地區(qū)，據(jù)此結合實際情況逐項為每一個采購作業(yè)程序設定所需時間。第5條確定采購作業(yè)進度控制要點1內購作業(yè)分為詢價、訂購、交貨三個管制點。2外購作業(yè)分為詢價、訂購、裝船、到港四個管制點。第6條每一控制要點階段完成后，采購跟單員應將實際完成日填入“采購進度控制表”，并填入下一階段sw預定進度。第7條采購部收到請購單后，采購跟單員應將請購部門限定的進貨日期和采購經(jīng)辦人員預定詢價完成日期填入“采購進度控制表”。第8條“采購進度控制表”可提示采購人員每周內應完成的進度，以保證采購控制有條不紊?！安少忂M度控制表”應每周填寫一次。第9條每一請購項目僅列一項作業(yè)階段的預定日期，如該階段的實際日期已填入，則填寫下一階段的預定進度。第10條采購跟單員每周五下午制定下周應完成的采購業(yè)務的預定進度。第11條逾期末完成的請購作業(yè)，由采購人員填具“采購交貨延遲檢討表”，并提出補救辦法，送請購部門表示意見，以便及時采取相應措施。第3章采購作業(yè)進度各控制要點監(jiān)督管理第12條詢價、談判進度管理采購進度控制主管需根據(jù)請購部門的物資需要日期，嚴格監(jiān)督采購人員詢價、談判進程，確保不延誤采購時間。具體的詢價、談判工作可參照公司制定的相關采購詢價、談判制度。第13條訂購進度管理訂購進度管理工作包括訂單的跟催等，具體請參照本公司制定的《訂單跟蹤管理制度》。第14條交期管理交期管理，具體請參見本公司制定的《采購交期管理辦法》。第5章附則第15條本制度由公司采購部制定，解釋權歸采購部所有。第16條本制度呈總經(jīng)理核準后實施，修訂時亦同。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié)采購進度控制管理表格一、采購訂單采購合同編號：供應商編號：訂單編號：供應商名稱：項次物資編號品名規(guī)格單位數(shù)量單價合計交貨日期交貨地點采購部聯(lián)系人聯(lián)系電話注意事項交易條款核準：審核：經(jīng)辦：年月日二、采購進度控制表編號：年月日請購單號請購部門請購日期物資名稱供應商訂購需要日期交貨期付款條件付款情況交貨記錄備注日期數(shù)量單價金額審核：制表：三、采購物資跟催表編號：跟催員：物資訂購日期訂購單號訂購數(shù)量規(guī)格供應商計劃交貨日實際入庫備注編號名稱數(shù)量交貨日期審核人：審批人：第六章采購質量控制第一節(jié)采購質量控制崗位職責一、采購質量控制主管崗位職責采購質量控制主管主要負責企業(yè)所采購物資的質量控制、驗收工作，保證所購物資質量優(yōu)良，符合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售需要，其職位職責如圖6-1所示。職責1職責1參與制定各類采購物資質量檢驗標準和質量檢驗規(guī)范，并監(jiān)督落實參加采購計劃會議，提出采購物資的供應商質量保證條款參與編制各類采購物資的質量檢驗方案并組織實施妥善處理所購物資出現(xiàn)的質量異常情況，提出處理意見對供應商交貨質量進行整理、分析和評價，評定供應商的質量保證能力，提出改善建議建立企業(yè)各類需采購物資質量標準檔案，關注新技術、新產(chǎn)品的發(fā)展負責組織檢驗儀器、量規(guī)和試驗設備的管理和保養(yǎng)工作，建立并更新儀器設備檔案對各類購進的物資規(guī)格、質量提出改善意見或建議職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8完成領導臨時交辦的其他工作職責9圖6-1采購質量控制主管崗位職責二、采購檢驗專員崗位職責采購檢驗專員的崗位職責是在采購質量控制主管的領導下，具體實施采購物資檢驗方案，協(xié)調處理質量問題，具體如圖6-2所示。職責1職責1協(xié)助制定各類采購貨物檢驗標準和檢驗規(guī)范協(xié)助采購質量控制主管編制采購貨物質量檢驗的具體方案并實施按照相關質量檢驗標準，協(xié)同使用部門人員對采購物資進行質量檢驗按照企業(yè)規(guī)定的程序實施檢驗工作，防止不合格品入庫或投入使用協(xié)助供應商評估工作，對供應商提出質量改進建議對檢驗不合格品提出處理意見識別和認真記錄各類物資質量問題，填寫“檢驗報告單”，登記質量原始記錄定期對所檢物資的質量情況進行統(tǒng)計分析，形成報告并上報領導職責2職責3職責4職責5職責6職責7職責8維護與保養(yǎng)檢驗儀器、量規(guī)和試驗設備，建立完善的儀器設備檔案完成上級領導交辦的其他工作職責9職責10圖6-2采購檢驗專員崗位職責第二節(jié)采購質量控制管理制度一、采購物資檢驗制度下面是某企業(yè)采購物資檢驗制度，供讀者參考。制度名稱采購物資檢驗制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為嚴格檢驗采購物資的采購標準和質量標準，杜絕不合格物資入庫，現(xiàn)結合公司的實際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于所有公司采購物資的質量檢驗。第2章采購物資質量檢驗的規(guī)劃第3條明確采購物資檢驗要項1采購檢驗專員在對采購物資進行檢驗之前，首先需清楚該批物資的質量檢測要項，不明之處需向采購質量控制主管或質量管理部門咨詢。2在必要時，采購檢驗專員可從采購物資中隨機抽取一定量的物資，交質量管理部人員檢驗臨時樣品，并附相應的質量檢測說明，采購人員不可在不明采購物資檢測項目、檢測方法和允收水平（AQL）的情況下進行驗收。第4條采購物資檢驗的依據(jù)1公司本身制訂的采購計劃。2采購部與供應商簽訂的采購合同。3供應商出示的材質證明書。4供應商出示的產(chǎn)品合格證。5技術部制定的采購物資技術標準。6物資工藝圖紙。7供應商提供的樣品和裝箱單。第5條影響采購物資檢驗方式、方法的因素1采購物資對產(chǎn)品質量、經(jīng)營活動的影響程度。2供應商質量控制能力及以往的信譽。3該類物資以往經(jīng)常出現(xiàn)的質量異常情況。4采購物資對本公司運營成本的影響。第6條確定采購物資檢驗的項目及方法采購物資檢驗方法一覽表采購驗收方法具體說明外觀檢測一般用目視、手感對限度樣品進行驗證尺寸檢測一般用卡尺、千分尺、塞規(guī)等量具驗證結構檢測一般用拉力器、扭力器、壓力器驗證特性檢測電氣的、物理的、化學的、機械的特性，一般采用檢測儀器運用特定方法來驗證第7條采購物資檢驗方式的選擇1全數(shù)檢驗適用于采購物資數(shù)量少、價值高、不允許有不合格品的物料或工廠指定進行全檢的物料。2免檢適用于大量低值輔助性材料、經(jīng)認定的免檢廠采購貨物以及因生產(chǎn)急用而特批免檢的物資。對于后者，采購貨物檢驗專員應跟蹤生產(chǎn)時的質量狀況。3抽樣檢驗適用平均數(shù)量較多，經(jīng)常性使用的物資。一般工廠的物資采購均采用此種檢驗方式。第3章采購物資檢驗的程序第8條技術部編制《采購物資質量標準》，由技術部經(jīng)理批準后發(fā)放采購檢驗人員執(zhí)行。第9條質量管理部編制《采購物資檢驗控制標準及規(guī)范程序》，經(jīng)質量部經(jīng)理審批后發(fā)放相關檢驗人員執(zhí)行，檢驗的規(guī)范包括貨物的名稱、檢驗項目、方法、記錄要求。第10條采購部根據(jù)到貨日期、到貨品種、規(guī)格、數(shù)量等，通知倉儲部和質量管理部準備檢驗和驗收采購物資。第11條采購物資運到后，由倉儲部庫管人員檢查采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量（重量）、包裝情況，填寫“采購物資檢驗報告單”，并通知采購檢驗專員到現(xiàn)場抽樣，同時對該批采購物資進行“待檢”標識。第12條采購檢驗專員接到檢驗通知后，到標識的待檢區(qū)域按《采購貨物檢驗控制標準及規(guī)范程序》對采購物資進行檢驗，并填寫“采購物資檢驗報告單”，交采購物資檢驗主管審核。第13條采購物資檢驗專員將通過審批的“采購物資檢驗報告單”作為檢驗合格物資的放行通知，通知庫管人員辦理入庫手續(xù)。庫管員對采購物資按檢驗批號標識后入庫，只有入庫的合格品才能由庫管員控制、發(fā)放和使用。第14條采購檢驗專員儲存和保管抽樣的樣品。第15條檢測中不合格的采購物資根據(jù)公司制定的《不合格品控制程序》的相關規(guī)定處置，不合格的采購物資不允許入庫，由采購人員移入不合格品庫，并進行相應的標識。第16條如果是緊急采購物資，來不及檢驗和試驗時，需按緊急放行相關制度規(guī)定的程序執(zhí)行。第17條采購部按規(guī)定期限和方法保存采購物資檢驗的記錄。第4章采購物資檢驗實施要點第18條采購檢驗專員收到“采購物資檢驗報告單”后，依檢驗標準進行檢驗，并將采購物資的供應商、品名、規(guī)格、數(shù)量、驗收單號碼等填入檢驗記錄表內。第19條采購物資應于收到驗收單后三日內驗收完畢，但急需的采購物資可優(yōu)先辦理。第20條檢驗時，如果采購檢驗專員無法判定貨物是否合格，應立即請技術部、請購部委派人員會同驗收，會同驗收的參與人員必須在檢驗記錄表內簽章。第21條采購檢驗專員執(zhí)行檢驗時，抽樣應隨機化，不得以個人或私人感情為由予以判定是否合格。第22條采購檢驗專員必須及時反饋采購物資檢驗情況，將供應商的交貨質量情況及檢驗處理情況登記于供應商交貨質量登記卡內，并每月匯總于供應商交貨質量月報表內。第23條采購檢驗專員須根據(jù)采購物資的實際檢驗情況，對檢驗的方案、程序等提出改善意見或建議。第24條采購檢驗專員應定期校正檢驗儀器、量規(guī)，保養(yǎng)試驗設備，以保證采購貨物檢驗結果的準確性。第5章采購物資檢驗結果處理第25條經(jīng)采購檢驗專員驗證，不合格品數(shù)低于限定的不合格品個數(shù)時，則判為該批來貨允收，采購檢驗專員應在“進料檢驗報告表”上簽名，蓋“檢驗合格”印章，通知倉儲部收貨。第26條若不合格品數(shù)大于限定的不合格品個數(shù)，則判定該送檢批為拒收。采購檢驗專員應及時在“進料檢驗報告表”上簽名，蓋“檢驗不合格”印章，經(jīng)相關部門會簽后，交倉儲部、采購部辦理退貨事宜。同時在該送檢批貨品外箱標簽上蓋“退貨”字樣，并掛“退貨”標牌。第27條特采規(guī)定。1“特采”是指采購貨物經(jīng)采購檢驗專員