公司檔案管理制度

公司檔案管理制度歸檔文件的建立：各項目部由專人負責工程技術檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；設備管理部設專人負責各種機械設備完整檔案（購置發(fā)票復印件、機械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；財務部負責整理規(guī)定會計檔案保管期限、編織憑證、財務報告頁碼，按期移交檔案室；文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。歸檔文件的檢查：檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規(guī)章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；8.工程設計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。十年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存十年的文書。五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存五年的文書。一年保存：無長期保存必要者。須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長批準，并派專人監(jiān)銷。檔案文件的調(diào)用：各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負責人批準后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催；于檔案室當場借閱者，可免填“調(diào)卷單”；檔案歸還時，經(jīng)秘書核查無誤并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?；檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理；調(diào)卷人員對于所調(diào)案卷，不得抽換增損；調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長同意。公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可調(diào)卷。聲像檔案管理：聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理；聲像檔案種類：反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；涉及本公司權(quán)益的聲像資料；其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；其它具有保存價值的聲像資料。電子文檔管理：公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與