公司庫房管理?xiàng)l例和實(shí)施辦法

公司庫房管理?xiàng)l例和實(shí)施辦法公司庫房管理?xiàng)l例和實(shí)施辦法公司庫房管理?xiàng)l例和實(shí)施辦法xxx公司公司庫房管理?xiàng)l例和實(shí)施辦法文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度公司庫房管理?xiàng)l例和實(shí)施辦法為了能對辦公用品、工具、現(xiàn)場活動(dòng)物料進(jìn)行規(guī)范有效的管理控制，保證相關(guān)物品的使用效率和使用周期，降低遺失、流失率，并有效杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，特制定本管理辦法。一、庫房管理機(jī)構(gòu)設(shè)置1、本辦法所指庫房，是指用于存放辦公用品、工具、維修用品、保潔用品（以下統(tǒng)稱“物品”）的庫房。2、每個(gè)庫房設(shè)置庫房管理員1人，專門對物品進(jìn)出庫進(jìn)行管理。公司行政部門是對口監(jiān)督部門，每月盤點(diǎn)工作由庫房管理員、行政部門及財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行。二、庫房管理實(shí)施細(xì)則庫房物品的出入庫管理，必須做到單、物、數(shù)、簽字等信息相符，原則上必須做到程序規(guī)范及手續(xù)齊全。（一）入庫管理規(guī)定1、物品采購回來后首先辦理入庫手續(xù)，庫房管理員要根據(jù)物品清單的項(xiàng)目認(rèn)真清點(diǎn)所要入庫物品的數(shù)量，并驗(yàn)收物品的型號、規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在接收單上簽字。2、物品入庫，要按照不同的型號、規(guī)格、材質(zhì)和功能分類存放，作到無遮掩，標(biāo)牌要醒目，便于識(shí)別辨認(rèn)。3、要做到賬貨相符。如有誤差不能隨意的更改，應(yīng)查明原因，是否存在漏入庫、多入庫。4、精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放，嚴(yán)禁擠壓、碰撞、倒置，要做到妥善保存，貴重物品應(yīng)存入公司保險(xiǎn)柜等保全措施更高的地方保存，不能存放庫房，以防失竊。5、做好防火、防盜、防潮、防鼠工作，嚴(yán)禁公司內(nèi)外無關(guān)人員進(jìn)出庫房。6、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應(yīng)拒絕辦理入庫：（1）物品未到貨；（2）物品驗(yàn)收質(zhì)量不符合要求；（3）數(shù)量不夠，規(guī)格型號不符或物品清單內(nèi)容不明確；（4）相關(guān)憑證、單據(jù)內(nèi)容有涂改；（5）不按公司規(guī)定采購的物品。（二）出庫管理規(guī)定1、物品出庫時(shí)，庫管人員要做好記錄，領(lǐng)用人簽字。2、物品出庫數(shù)量要準(zhǔn)確（賬面出庫數(shù)量要和出庫單、實(shí)際出庫數(shù)量相符）。做到賬目、標(biāo)牌、貨物相符合。如有誤差不能隨意的更改，應(yīng)查明原因，是否存在漏出庫、多出庫。3、庫房管理員要嚴(yán)格執(zhí)行憑出庫單出庫、無單不出庫、內(nèi)容填寫不準(zhǔn)確不出庫、數(shù)目有涂改痕跡不出庫的原則和規(guī)定，并且在發(fā)生上述問題時(shí)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)的責(zé)任人做好物品的核對，保證出庫物品的正確性。做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決，及時(shí)領(lǐng)用，保證不耽誤領(lǐng)用部門的工作需要。4、物品出庫實(shí)行“先進(jìn)先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，存放周期短的先出。5、為了防止出現(xiàn)出庫貨物差錯(cuò)，要嚴(yán)格遵守出庫管理規(guī)定，應(yīng)先寫好出庫單并且相關(guān)責(zé)任人簽字后，交庫房管理員進(jìn)行出庫登記，原則上領(lǐng)用人不得進(jìn)入庫房，完成后庫房管理員將物品取出交與領(lǐng)用人。6、日常辦公用品及工具的領(lǐng)用必須要有領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人的簽字方可領(lǐng)取。7、各類易耗品（不包括不能收回用品，如洗衣粉、清潔劑等）領(lǐng)用必須以舊換新，確已損壞不能回收的須部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。7、庫房必須每月盤點(diǎn)一次，盤點(diǎn)工作由庫房管理員、行政部門及財(cái)務(wù)部共同進(jìn)行，并將盤點(diǎn)結(jié)果各報(bào)行政部門及財(cái)務(wù)部備案。盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)行政部門、財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)備案。8、如出現(xiàn)以下情況，庫管人員應(yīng)拒絕辦理出庫：（1）領(lǐng)取憑證內(nèi)規(guī)格型號與庫房內(nèi)物品不符；（2）領(lǐng)取憑證內(nèi)容不明確，內(nèi)容有涂改；（3）領(lǐng)取憑證簽批手續(xù)不齊全。（三）出入庫流程管理1、入庫管理流程（1）采購物品入庫流程：指新購物品入庫的流程。eq\o\ac(○,1)核對《采購計(jì)劃單》或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單：庫房管理員核對入庫物品的數(shù)量、型號是否與經(jīng)行政部門審批的《采購計(jì)劃單》或送貨方出具的收（發(fā)）貨清單一致，檢查質(zhì)量是否合格，是否有壞損現(xiàn)象，如有型號不對、質(zhì)量不合格或壞損物品退還發(fā)貨方，并立即通知采購部門；eq\o\ac(○,2)填寫《入庫單》：庫房管理員根據(jù)物品實(shí)際入庫型號、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，庫房管理員簽字確認(rèn)；將《入庫單》第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將《入庫單》第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：以《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及《采購計(jì)劃單》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及《采購計(jì)劃單》按月裝訂存放備查。（2）移庫入庫流程：指其他部門或庫房轉(zhuǎn)移暫放或永久性存放物品入庫的流程。eq\o\ac(○,1)核對《物品移庫聯(lián)系清單》：核對物品的數(shù)量、型號是否與申請移庫部門填寫的《物品移轉(zhuǎn)聯(lián)系清單》一致，檢查移庫物品是否有壞損現(xiàn)象，如有壞損現(xiàn)象須在《物品移庫聯(lián)系清單》上注明，并立即匯報(bào)行政部門；eq\o\ac(○,2)填寫《入庫單》：庫房管理員根據(jù)實(shí)際入庫物品型號、數(shù)量填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認(rèn)；將《入庫單》第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將《入庫單》第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存；eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：以《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及《物品移庫聯(lián)系清單》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）及《物品移庫聯(lián)系清單》按月裝訂存放備查。（3）借出物品退還入庫流程：指庫房物品的借出退還入庫的流程。eq\o\ac(○,1)核對退還物品：核對退還物品的數(shù)量、型號是否與退還部門借用時(shí)填寫的《物品借用審批表》上所填寫內(nèi)容是否一致，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；eq\o\ac(○,2)退還確認(rèn)：如實(shí)在《物品借用審批表》內(nèi)歸還確認(rèn)欄簽字確認(rèn)，退還物品如有短缺或壞損，須在登記本上注明，并立即匯報(bào)行政部門；eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：將退還物品數(shù)量及型號進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《物品借用審批表》按月裝訂存放備查。（4）活動(dòng)物料退還入庫流程：eq\o\ac(○,1)清點(diǎn)退還物品：清點(diǎn)退還物品的數(shù)量、型號，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；eq\o\ac(○,2)填寫《入庫單》：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認(rèn)；將《入庫單》第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將《入庫單》第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在《入庫單》上注明，并立即匯報(bào)行政部門；eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：以《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查；《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）》按部門裝訂成冊進(jìn)行永久性保管。（5）辦公用品、工具耐用品退還入庫流程：①清點(diǎn)退還物品：清點(diǎn)退還物品的數(shù)量、型號，檢查退還物品是否有壞損現(xiàn)象；eq\o\ac(○,2)填寫《入庫單》：填寫入庫單并正式入庫，物品交接雙方人員均須簽字確認(rèn)；將《入庫單》第三聯(lián)（交貨人留存）給交貨人留存，將《入庫單》第二聯(lián)（行政部門留存）給行政部門留存，退還物品如有壞損，須在《入庫單》上注明，并立即匯報(bào)行政部門；eq\o\ac(○,3)入庫核銷：在《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）》領(lǐng)用人所在帳頁上退還入庫簽字確認(rèn)；④錄入臺(tái)賬：以《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；⑤憑據(jù)保管：將《入庫單》第一聯(lián)（倉庫記賬聯(lián)）按月裝訂存放備查。2、出庫管理流程（1）辦公用品、工具出庫流程：eq\o\ac(○,1)出具《采購計(jì)劃單》或《物品領(lǐng)用申請單》：申領(lǐng)人出具經(jīng)行政部門審批完畢的《采購計(jì)劃單》進(jìn)行領(lǐng)用，如憑《物品領(lǐng)用申請單》領(lǐng)用，則《物品領(lǐng)用申請單》上必須有部門負(fù)責(zé)人及行政部門簽批，固定資產(chǎn)的領(lǐng)用須有集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。eq\o\ac(○,2)物品出庫：庫房管理員核實(shí)《采購計(jì)劃單》或《物品領(lǐng)用申請單》的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進(jìn)行發(fā)放，領(lǐng)用人需按物品分類在《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）》或《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）》上簽字確認(rèn)。eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）》或《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《采購計(jì)劃單》或《物品領(lǐng)用申請單》按月裝訂存放備查，《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（易耗品）》及《辦公用品/工具簽領(lǐng)登記表（耐用品）》按部門裝訂成冊進(jìn)行永久性保管。（2）移庫物品出庫流程：指本庫房內(nèi)物品轉(zhuǎn)移暫放或永久性存放于其他部門或庫房的出庫流程。eq\o\ac(○,1)出具《物品移庫聯(lián)系清單》：申請物品移庫部門物品移填寫《物品移庫聯(lián)系清單》，并由移出部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認(rèn)，傳遞至移入庫房的庫房管理員處，固定資產(chǎn)及大批量工具需要集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；②物品出庫：庫房管理員核實(shí)核對《物品移庫聯(lián)系清單》的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進(jìn)行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認(rèn)，將《物品移庫聯(lián)系清單》復(fù)印件交移庫申請部門作為入庫憑據(jù)；eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：以《物品移庫聯(lián)系清單》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《物品移庫聯(lián)系清單》按月裝訂存放備查。（3）借出物品出庫流程：指庫房內(nèi)物品借出使用的出庫流程。eq\o\ac(○,1)出具《物品借用審批表》：申請借出部門填寫《物品借用審批表》，并由申請部門的部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認(rèn)，固定資產(chǎn)及大批量工具的借用需要集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；eq\o\ac(○,2)物品出庫：庫房管理員核實(shí)核對《物品借用審批表》的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進(jìn)行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認(rèn)；eq\o\ac(○,3)錄入臺(tái)賬：以《物品借用審批表》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《物品借用審批表》按月裝訂存放備查。（4）活動(dòng)物料出庫流程：①出具《物品領(lǐng)用申請單》：領(lǐng)用部門填寫《物品領(lǐng)用申請單》，并由申請部門的部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部門簽字確認(rèn)；eq\o\ac(○,2)物品出庫：庫房管理員核實(shí)核對《物品領(lǐng)用申請單》的簽批程序是否齊全，根據(jù)單據(jù)上的物品數(shù)量及型號進(jìn)行發(fā)放，物品交接雙方人員均須在單據(jù)上簽字確認(rèn)；eq\o\ac(○,3)臺(tái)錄入賬：以《物品領(lǐng)用申請單》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬錄入；④憑據(jù)保管：將《物品領(lǐng)用申請單》按月裝訂存放備查。三、物品報(bào)廢處理流程（一）物品報(bào)廢的原因1、變質(zhì)的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）；2、超過使用壽命的；3、已不再使用的；4、在承擔(dān)運(yùn)輸中損壞且無法維修或無維修價(jià)值的；5、借用物品在使用過程中損壞退還且無法再維修或無維修價(jià)值的；6、本身出現(xiàn)無法維修或無維修價(jià)值問題的；7、已購物品，在使用中發(fā)現(xiàn)不良且經(jīng)采購人員與供應(yīng)商協(xié)商無法退換的。產(chǎn)生報(bào)廢物品時(shí)，庫房管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門根據(jù)實(shí)際情況確定相關(guān)責(zé)任人并匯報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行責(zé)任處理。（二）物品報(bào)廢流程：1、填《物品報(bào)廢申請單》：庫房管理員統(tǒng)計(jì)所須報(bào)廢的物品，填《物品報(bào)廢申請單》，行政部門及財(cái)務(wù)部確認(rèn)簽字；2、核對物品價(jià)值：財(cái)務(wù)部核定擬報(bào)廢物品的價(jià)值并簽字確認(rèn)；3、集團(tuán)審核確認(rèn)：集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后予以報(bào)廢處理；如有責(zé)任扣款事宜，將《物品報(bào)廢申請單》復(fù)印件交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行扣款；4、報(bào)廢物品出庫：將審批后的《物品報(bào)廢申請單》復(fù)印一份隨報(bào)廢物品轉(zhuǎn)交材料采購部處理；5、錄入臺(tái)賬：以《物品報(bào)廢申請單》為原始憑據(jù)進(jìn)行臺(tái)賬銷帳；6、憑據(jù)保管：將《物品報(bào)廢申請單》按月裝訂存放備查；7、處理反饋：材料采購部填寫處理結(jié)果并報(bào)行政部門備查。四、處罰決定（一）庫房管理員違規(guī)處罰1、庫房管理員必須做好出入庫管理及在庫物品登記等相關(guān)工作，如出現(xiàn)手續(xù)不齊（特殊情況除外）等情況而辦理出入庫，最終造成損失的，視情況由庫房管理員及相關(guān)責(zé)任人負(fù)賠償責(zé)任。2、如因臺(tái)賬未能及時(shí)調(diào)整，導(dǎo)致盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)賬物不一致情況的，初次發(fā)現(xiàn)責(zé)令改正并重新更正臺(tái)賬，再次發(fā)現(xiàn)則視情況對庫房管理員處5-30元/次的罰款。3、庫房管理員有義務(wù)對接財(cái)務(wù)部及行政部門對報(bào)廢物品進(jìn)行注銷處理，如因其個(gè)人原因?qū)е虏荒芗皶r(shí)進(jìn)行報(bào)廢物品注銷并最終影響到領(lǐng)用部門工作的，將對當(dāng)事人處5-30元/次罰款，多次發(fā)生類似情況的，將給予調(diào)崗或解聘處理。4、庫房管理員對庫存物品的安全保管負(fù)