化工貿(mào)易公司業(yè)務(wù)部管理制度

第十一章 業(yè)務(wù)部管理制度第一條 業(yè)務(wù)日常管理制度業(yè)務(wù)員外出必須填寫日報表，沒有填寫日報表的以曠工論處。每日必須做好考勤記錄，因外出無考勤的，以拜訪日報表及外出登記為依據(jù)，結(jié)算工資以考勤記錄為準(zhǔn)。業(yè)務(wù)部有關(guān)文書、報告、報價、報銷單據(jù)，均需先由經(jīng)理審批，方可上報。新開客戶，先由業(yè)務(wù)員陪經(jīng)理視廠后方可送貨。新開客戶量在二萬以上的，每月由經(jīng)理視廠一次；業(yè)務(wù)員以現(xiàn)金客戶，高利潤客戶為重點開發(fā)對象。業(yè)務(wù)員所有報告均以書面申請并備案存檔?？蛻糌浛睿喝绻蓸I(yè)務(wù)員與公司催收往返四次以上仍未收到的貨款，第四次以后催收貨款的差旅費及有關(guān)費用由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)承擔(dān)。業(yè)務(wù)員的辭退1）長期不遵守考勤制度或其它管理規(guī)章制度，經(jīng)警告仍無改正的，給予辭退處理。2）不服從部門經(jīng)理管理，上班不務(wù)正業(yè)，工作長期沒有成就的，業(yè)務(wù)部經(jīng)理有權(quán)對其進(jìn)行處置直至辭退。3）業(yè)績連續(xù)三個月未達(dá)到公司規(guī)定的且公司無法為其調(diào)崗的。4）有違法亂紀(jì)行為，造成惡劣影響的，相關(guān)人員自動離職。5）所有因違反公司管理制度或者業(yè)績未達(dá)標(biāo)而給予辭退的，一律不給予經(jīng)濟(jì)補償。第二條 新增客戶流程一、在前臺領(lǐng)取《新增客戶申請表》，認(rèn)真填寫表內(nèi)各項內(nèi)容，要求字跡工整，內(nèi)容屬實。二、新增客戶必須具備以下資料交跟單文員及財務(wù)審核后， 方交總經(jīng)理審批后即可出貨企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正副本；稅務(wù)登記證正副本；中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證；危險化學(xué)品生產(chǎn)、經(jīng)營許可證；開票資料；客戶法人代表、采購負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人名片壹張。以上資料必須齊備，如資料不全造成不能按時出貨，給客戶造成損失賠償?shù)挠蓸I(yè)務(wù)員自行負(fù)全責(zé)。第三條 新開客戶（月結(jié)）必備程序先填寫清楚詳細(xì)開戶申請表資料；財務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)理視廠一次；FAX客戶營業(yè)執(zhí)照與國稅登記證；報價單；報價單回傳確認(rèn)；總經(jīng)理審閱；送貨簽收要蓋客戶公章；月營業(yè)額在五萬以上，必須由業(yè)務(wù)經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理與客戶法人代表、客戶財務(wù)人員接觸每月一次。月結(jié)營業(yè)額在十萬以上需總經(jīng)理視廠一次。應(yīng)付款時間到后，按付款態(tài)度時間，決定月結(jié)數(shù)量；所有月結(jié)客戶需提供客戶負(fù)責(zé)人名片一張；第三個月由業(yè)務(wù)經(jīng)理，財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理，業(yè)務(wù)員對客戶進(jìn)行評估，決定信用等級。第四條 業(yè)務(wù)員傳真報價單須知所有客戶傳真報價單，只可由業(yè)務(wù)員或叫前臺文員代處理。傳真報價單，先看客戶名稱，不可重復(fù)的。未做的客戶，除非現(xiàn)金，可每天報價。數(shù)據(jù)一般三天至一周傳報價。連續(xù)一個月未訂單的，少報價。同行少報價。對每一位業(yè)務(wù)員資料保密。對傳真進(jìn)來的資料及時報告經(jīng)理及總經(jīng)理。同一客戶只能由一個業(yè)務(wù)員跟進(jìn)，不可同時幾個業(yè)務(wù)員跟進(jìn)。（無論開戶與否）對非業(yè)務(wù)客戶詢價，及時報告總經(jīng)理，由總經(jīng)理處理。對任何客戶電話，傳真必須及時處理。對手中客戶資料必須保管好，禁止業(yè)務(wù)員翻看前臺資料。管理文書需存檔。第五條 業(yè)務(wù)員拜訪管理原則凡是會當(dāng)天支票、期票客戶及其它數(shù)期客戶，均需由業(yè)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理拜訪一次。凡是需要拜訪的客戶，業(yè)務(wù)員需先行拜訪一次，確認(rèn)有可能合作后，方可申請業(yè)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理陪同拜訪。所有數(shù)期客戶，必須經(jīng)拜訪后方可申請數(shù)期。拜訪客戶一定要先與客戶聯(lián)絡(luò)好后，才去拜訪。數(shù)期客戶金額在5萬以下，可拜訪客戶采購或采購主管。數(shù)期客戶在10萬元以上，必須拜訪客戶總經(jīng)理以及老板或老板代理人。拜訪客戶后，必須書面報告對客戶狀況的了解程度，詳細(xì)填寫“工廠信用調(diào)查報告”。第六條 業(yè)務(wù)用車管理業(yè)務(wù)部至少配備一臺業(yè)務(wù)車。業(yè)務(wù)員外出拜訪需要用車，必須提前一天填寫用車申請，交由部門經(jīng)理安排拜訪用車。部門經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)員申請，合理安排用車的時間和線路，做到節(jié)檢辦事。未經(jīng)批準(zhǔn)和自用車的，根據(jù)實際情況每次罰款100-300元。交通違章所有費用由駕駛員自行負(fù)責(zé)。出現(xiàn)交通事故，所需相關(guān)費用，駕駛?cè)藛T負(fù)責(zé)30%。第七條 客戶招待費的管理原則上公司對來往客戶不予招待，個別重點來往客戶確需公司出面招待的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并且限定招待費用，超出部份由相關(guān)人員自行墊付。往來客戶確需招待的，其費用不能超過當(dāng)月銷售總額的0.5%，超過部分相關(guān)人員自行墊付。招待往來客戶必須事先經(jīng)公司同意，并且有正規(guī)發(fā)票方可報銷。第八條 發(fā)票規(guī)定管理本規(guī)定所稱發(fā)票包括普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票。需要開具增值稅發(fā)票的單位需向我公司提供有關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、增值稅一般納稅人資格證復(fù)印件、蓋有“一般納稅人資格”印章的稅務(wù)登記副本復(fù)印件。由財務(wù)部督促業(yè)務(wù)員協(xié)助收款。發(fā)票開具的名稱、數(shù)量、金額，原則上要與送貨的情況保持一致，特殊情況需要事先和財務(wù)部協(xié)商報總經(jīng)理審批。財務(wù)部可根據(jù)實際需要有關(guān)業(yè)務(wù)員和客戶單位聯(lián)系更改開票的內(nèi)容（包括品種、價格）。業(yè)務(wù)員要事先和客戶單位談好是否需開具發(fā)票。需要開具發(fā)票的單位，其報價必須是含稅價，同時約定好開票時間，并將開票時間書面通知財務(wù)部，以便財務(wù)部及時開出發(fā)票并作好預(yù)算。需要開票的單位，要根據(jù)發(fā)票的票面金額將款匯到公司的基本帳戶上。原則上先付款后開票或票到款到（什么時候付款就什么時候開票，經(jīng)同意收取遠(yuǎn)期支票也可以）。不可先開票再延期收款。6. 每月28日（2月份為25日）為財務(wù)部的結(jié)算日，原則上每月 28日（2月份為25日）以后不對外開具發(fā)票，有關(guān)業(yè)務(wù)員要聯(lián)系安排好需要開票的時間，盡量在每月27日以前將本月的發(fā)票開出。任何客戶不可代開或虛開增值稅發(fā)票。原則上低于公司報價的客戶不開發(fā)票。有回扣的客戶，回扣部分也將收取一定的開票稅負(fù)。第九條 供貨出貨管理一、供貨原則開戶資料齊全，開戶必須經(jīng)過財務(wù)部、總經(jīng)理批準(zhǔn)方為有效。數(shù)期客戶，必須有營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（需開增值稅發(fā)票的必須有增值班稅一般若納稅金人資格證）。放數(shù)超過五萬客戶必須的呈交客戶主管卡片兩張，一張交財務(wù)部，一張交總經(jīng)理。放數(shù)超過二十萬客戶必須呈交老板卡片兩張。二、無訂單客戶出貨程序接聽到訂單電話后，做好筆錄。由跟單文員電話聯(lián)絡(luò)客戶，明確訂單數(shù)量、單價、送貨時間、付款時間是否與訂單一致要及時通知相關(guān)人員及做出相應(yīng)處理。明確需現(xiàn)金的客戶，一定要通知客戶準(zhǔn)備好現(xiàn)金，貨物會在何時送達(dá)。如果不能在客戶規(guī)定的時間到貨，一定要與客戶溝通，因何種原因、可能會在什么時間到。無論何種原因，不能及時送貨到客戶手中，一定要通知相關(guān)業(yè)務(wù)員、文員及主管（廠務(wù)文員必須要做的事）。特殊急件客戶，出貨也要通知相關(guān)文員、業(yè)務(wù)員及主管。貨到客戶不能收現(xiàn)金、支票或推遲付款，一定要第一時間通知主管及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，收到?jīng)Q定后方或執(zhí)行。所有上門提貨的客戶，必須是提貨價格在公司報價以下的，均要請示廠長與總經(jīng)理，經(jīng)上級批準(zhǔn)后方或執(zhí)行。凡是上門提貨未付款的客戶，必須由廠長簽名與總經(jīng)理電話許可后方可出貨。文員、主管、廠長應(yīng)該簽字未簽字或未做好記錄的，出現(xiàn)問題由相關(guān)人員負(fù)責(zé)。所有出貨單必須有文員、主管、廠長簽字后方可出貨。第十條 有關(guān)收取貨款的規(guī)定為了完善公司財務(wù)管理制度，加強財務(wù)管理，維護(hù)公司利益，現(xiàn)對公司貨款的收款方面統(tǒng)一做以下規(guī)定：公司實行銷售與收款分工負(fù)責(zé)的原則，業(yè)務(wù)部人員負(fù)責(zé)市場營銷，客戶的跟綜與維護(hù)，財務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收貨款的回收，核對，控制工作。所有送貨單要求客戶簽字蓋章，不能蓋章的必須有客戶委托收款人簽收的委托函（現(xiàn)金除外），送貨司機(jī)必須及時將送貨單據(jù)交廠務(wù)負(fù)責(zé)人，并由廠務(wù)部廠長將原始單據(jù)每周一，周四兩次送回財務(wù)部，如因單據(jù)回收不及時造成推遲收貨款或不能收回貨款的，由相關(guān)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；委托貨運公司送貨的，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員督促貨運公司相關(guān)人員，將經(jīng)客戶蓋章或簽字的送貨單據(jù)第二天上午傳真給財務(wù)部負(fù)責(zé)人，并于每周三，周六兩