呼叫中心現(xiàn)場管理培訓

呼叫中心現(xiàn)場管理培訓呼叫中心現(xiàn)場管理培訓呼叫中心現(xiàn)場管理培訓xxx公司呼叫中心現(xiàn)場管理培訓文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度一、工作環(huán)境（標準參照附件《環(huán)境標準及圖例》）公司所有員工有責任和義務維護和保持公司辦公環(huán)境的整潔（包括：辦公室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生，培訓室（區(qū)）、休息室、多功能室環(huán)境衛(wèi)生、個人桌面的整潔、地面清潔等）個人辦公桌面衛(wèi)生由個人負責，須保持桌面整潔和桌面擺放物品的整齊美觀。下班后所有工作人員需將電腦關機、耳麥掛在指定位置、桌面整潔、座椅歸位。手機不允許帶入工作區(qū)；外衣、背包等物品請放在私人儲物柜中；戴好工牌后方可進入工作區(qū)。嚴禁在辦公區(qū)談笑、四處走動、團聚，影響他人工作；做到小聲、輕步,避免影響其他同事工作。二、工作禮儀及工作狀態(tài)管理制度工作禮儀上班時須佩戴工作牌，穿著得體、儀表端莊、狀態(tài)飽滿、專業(yè)服務、同事之間和睦相處。與客戶進行交流時：面帶微笑，使用標準問候語。注意語音、語調(diào)，要讓自己的問候充滿生機。聲音明快，態(tài)度耐心親切。吐字清晰平緩，語氣溫和沉穩(wěn)；避免說話過快。決不能諷刺挖苦客戶或與客戶爭執(zhí)，應平息客戶的怨氣。通話禁忌：通話過程中不吃東西（包括口香糖）和喝水。盡量不讓客戶聽見通話外其他聲音。如果其他人在你身邊大聲談話，要及時制止，同時自己注意同事在接電話時不要打擾他。在通話中不要對客戶進行評價。不允許與騷擾對罵，告訴對方：線路故障請掛機即可。咨詢客戶詢問的問題比較多時需要耐心解答、引導。工作狀態(tài)不在公共區(qū)內(nèi)梳理頭發(fā)、化妝、剪指甲、吃東西等與工作無關的事情。座席區(qū)內(nèi)嚴禁玩游戲，看小說嚴禁自行在工作機上安裝游戲程序。座席區(qū)內(nèi)嚴禁上外網(wǎng)。工作時間不玩弄手機、照相、游戲、聽、帶MP3等與工作無關的行為。不在辦公區(qū)內(nèi)大聲喧嘩、打鬧、嘻笑，影響他人的工作，工作交流應以不影響他人的工作為前提進行溝通，并注意用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中。不用熱線（56）電話與私溝通，不允許私自使用組長電話撥打外線，如有緊急事情需向當班組長或班長申請用指定電話處理；未經(jīng)允許不得擅自離崗，到多功能室休息，到宿舍去東西，購買東西，工作區(qū)內(nèi)隨意走動等。工作區(qū)域內(nèi)不串崗，接班時段游走于其他崗位、閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。離開工作臺15分鐘以上需要上報值班人員并關閉顯示器。非因工作需要不將辦公設備移離安裝場所。確需移機時報經(jīng)上級部門同意后,由相關專業(yè)人員進行拆裝愛護桌椅、電腦及一切公共設施，不得因個人情緒摔耳麥、大聲敲擊鍵盤、鼠標等影響他人工作。三、交接班管理制度交接班接班人員每次須按照排班規(guī)定的時間提前五分鐘上班，做好上班前的準備工作。須準點登入系統(tǒng)。在交接班時，交班人員必須在離開崗位前根據(jù)軟件使用要求，退出原坐席系統(tǒng)，讓接班人員重新登陸使用。交班人員必須在接班人員到來之后，且必須在接班人員（代班人員）正常工作之后方可離開工作崗位，不允許出現(xiàn)缺崗。交接班時當班工作人員必須將當班時的所有工作交接清楚，重點問題（異常問題）重點說明，且表述一定要清晰，如跟進情況、跟進時間等必須明確；如交接班坐席當天有特殊情況不能準時交接班，應提前通知組長，遇到特殊情況需提前3小時通知，組長做相應的調(diào)班安排。接班、交班坐席在交接班時，勿在座席區(qū)喧鬧、交談，以免影響其他人工作。代班坐席出現(xiàn)遲到或早退，則當天的出勤考核將納入代班坐席的出勤考核中。每月月末班長按當月的排班計劃，評定當月坐席的出勤情況。四、值班、值日管理制度值班、值日1、值班人員需保證當日區(qū)域內(nèi)PDP、日光燈保證在工作時間內(nèi)開啟并能正常使用（機器故障除外），對現(xiàn)場的不良現(xiàn)象應加以制止，嚴禁出現(xiàn)包庇或現(xiàn)場管理混亂的現(xiàn)象，監(jiān)督CSR井然有序走出座席區(qū)，不能出現(xiàn)跑步離開座席區(qū)，或是在座席區(qū)停留，與其他同事閑聊，影響現(xiàn)場工作狀態(tài)。遇電信故障時，員工無法正常接聽來電，此種情形，當班人員應提前通知故障時間及恢復正常時間及其它注意事項，以做出正確的對應措施。3、晚值班班組長下班時需檢查下班CSR系統(tǒng)簽出情況、嚴禁出現(xiàn)員工下班后還未將系統(tǒng)簽出私自離開的現(xiàn)象。4、晚班值班班組長下班前需檢查區(qū)域所有設備及多功能廳、門廳、餐廳、更衣室等的門窗是否關好，離開時需檢查電腦、空調(diào)等是否關閉，桌面是否有遺留物件。5、班組長每周至少兩次檢查辦公場所內(nèi)死角的清理情況。（如：多功能廳地面，飲水機接水盒，冰箱后等角落處，窗臺，冰箱內(nèi)部的定時清理，W狀桌面的每日擦拭,花木周圍的清理，）以便第二天讓阿姨打掃。五、辦公設施使用管理制度辦公設施1、對于工作使用的電腦、耳麥、鍵盤、鼠標等設備須珍惜、愛護，不要頻繁開關電腦，不允許隨意移動電腦原所在的位置。不得擅自更換鍵盤、鼠標、耳麥，如工位設備出現(xiàn)故障，應及時上報當班組長或班長申請設備更換，或申請調(diào)換工位。個人責任范圍內(nèi)的財物如有人為損壞，責任人負賠償責任。2、保持微波爐內(nèi)清潔,使用微波爐應按說明書正確操作，不得將帶殼或密封的食品放入加熱。不得將物品長時間存放在微波爐內(nèi)。3、PDP、打印機、傳真機、日光燈保證在工作時間內(nèi)開啟并能正常使用（機器故障除外）4、傳真機、打印機周圍紙張擺放整齊，桌面干靜、整潔。合理節(jié)約使用紙張，根據(jù)實際需要，對于必須用紙的，要在電腦上認真核稿，仔細校對，盡量避免反復打印。5、花木美化環(huán)境，改善空氣質(zhì)量，每位員工應自覺珍惜愛護，不得隨意搬動花草樹木等室內(nèi)裝飾品。不得毀損。6、用完水后或見到滴水的水龍頭，請及時擰緊，杜絕“細水長流”，發(fā)現(xiàn)損壞的及時報修。充分利用自然光照，減少照明設備耗能，倡導“人走燈滅”、“人離機關”；減少空調(diào)等大功率電器的使用時間，合理設置空調(diào)溫度，充分利用自然通風進行調(diào)節(jié)。7、儲物柜鑰匙柜號統(tǒng)一發(fā)放各區(qū)域、團隊負責人，由負責人統(tǒng)一維護、分配與管理；各區(qū)域、職能組需保證儲物柜能正常使用，且有效鑰匙保留一片以上。8、儲物柜鑰匙柜號分配到個人時，須在柜面上注明：所屬團隊、使用者姓名、工號、鑰匙編號，員工離職時須將儲物柜鑰匙交回各區(qū)域、團隊相關負責人，由各區(qū)域、團隊相關負責人核查無誤后接收并妥善保管。六、安全保密責任管理制度安全保密1、嚴禁在工作機上使用u盤(或各種存儲介質(zhì))，如需拷貝文件，需向組長或值班班長申請，在指定機器上安裝；2、嚴禁在工作機上擅自安裝或卸載軟件；3、電腦IP地址、DNS服務器不可隨便更改；4、出入中心要隨手復位電子門。不得將非公司人員帶入呼叫中心；不得將易燃易爆，帶有安全隱患的物品帶入呼叫中心。5、發(fā)生火災，應拔掉所有電源插頭。所有職員統(tǒng)一從安全出口離開，不得擁堵。由專人使用消防器具滅火，發(fā)生火災及時撥打消防熱線119求救。6、員工有責任嚴格遵守公司保密條例。全體員工都應保護公司機密信息、文件及軟件，并有義務不向任何第三方或未經(jīng)授權的個人傳遞、透露、轉(zhuǎn)交、使用、出售、轉(zhuǎn)手、租借、或以任何形式使用相關保密資料，并確保所有能接觸到屬于公司的機密信息、文件和軟件的相關人員同樣遵守此條例。7、機密信息包括：書面或口頭信息、資料、手冊、方法、設想、合同與協(xié)議文本、個人薪資等不為公眾所知的信息。8、嚴禁將紙張和各種通訊工具帶入工作區(qū)域，實現(xiàn)無紙化辦公。八、現(xiàn)場管理考評辦法內(nèi)容及依據(jù)現(xiàn)場管理的考評主要是根據(jù)區(qū)域整體環(huán)境、各運營團隊成員現(xiàn)場紀律及日常行為的規(guī)范性，依據(jù)《**區(qū)域呼叫中心工作管理制度》來考核各運營團隊的現(xiàn)場基礎管理；考評方式自查：各運營團隊主管根據(jù)《坐席代表日常考評記錄表》中內(nèi)容，對CSR做日常監(jiān)督管理，頻率不限，是否計入CSR在團隊內(nèi)部的考核由各團隊自行考慮；且月底須發(fā)處理情況表；檢查：區(qū)域運作經(jīng)理采取定時、不定時等形式（一天兩次）并據(jù)《坐席代表日?？荚u記錄表》中內(nèi)容，對現(xiàn)場情況評分，每日在餐廳白板通報每日現(xiàn)場記錄，現(xiàn)場評分情況由團隊內(nèi)部考核進行監(jiān)督，且月底須發(fā)處理情況表；附：表一坐席代表日常考評記錄表（辦公區(qū)內(nèi)）坐席代表日?？荚u記錄表考勤時間：執(zhí)勤人員：序號具體內(nèi)容扣分/次人/次被考核者簽名確認處理結(jié)果1工作期間每周一以及檢查日按要求穿著工裝上班5分2工作期間不服從管理或無理頂撞管理人員5分3更改電腦IP、DNS地址更改IE系統(tǒng)或在計算機上進行“非法”操作5分4對待工作不夠積極、態(tài)度不夠認真在現(xiàn)場與顧客爭執(zhí)3分6工作期間未得相關人員允許帶工作需求以為人員進入辦公現(xiàn)場5分7在工作期間打私人電話、發(fā)短信3分8在工作區(qū)域內(nèi)高聲談笑、追逐打鬧、睡覺、聽音樂、玩游戲3分9工作期間穿無袖上衣、短褲、短裙，留胡須、長發(fā)、戴耳釘2分10入座后未按要求插放身份牌2分11在工作區(qū)內(nèi)坐姿不正，東倒西歪、翹腿，踩踏點套主機2分12在坐席區(qū)吃、喝東西2分13非辦公物品帶進坐席區(qū)2分14進入辦公區(qū)未穿拖鞋2分15將水和食物灑到地板上2分16工牌、筆盒未按規(guī)定標準放置2分17更換電腦桌面背景2分18下班未關閉計算機，耳麥未放在顯示器旁掛好）2分附：表二坐席代表日常考評記錄表（辦公區(qū)外）坐席代表日?？荚u記錄表（辦公區(qū)外）考勤時間：執(zhí)勤人員：抽查范圍抽查問題點分值人/次被考核者簽名確認處理結(jié)果更衣室抽煙、長時間聊天、嘻鬧5鞋有擺放除鞋柜以外的地方鞋柜內(nèi)及柜項有擺放其他雜物儲物柜門未關或是半開，柜頂擺放雜物餐廳離位時桌椅未歸位、桌面相關物品未收放整齊5飲水機接水時，有水流到地面上冰箱、保鮮柜內(nèi)的食品未擺放整齊多功能室桌椅擺放不整齊5未關閉相關設備（如電腦、顯示器、燈、空調(diào)）休息：躺著睡覺、大聲嬉鬧過道擺放雜物洽談室未能保持桌面干凈、整潔，桌椅擺放不整齊5在洽談室睡覺未關閉設備（如電腦、顯示器、燈、空調(diào)）擺放雜物后陽臺桌椅使用后未歸位、睡覺5報刊看后未能歸位有大聲嘻鬧、吸煙、利用手機等播放音樂影響他人休息抽煙室擺放雜物、有大聲嘻鬧、利用手機等播放音樂5煙灰及煙頭未能放進煙灰缸，隨意亂丟或是丟至窗外離位時未將燈關掉，桌椅擺放整齊茶水