員工培訓(xùn)基本公文寫作課件

公文寫作培訓(xùn)公文的定義在古代，指的是處理或聯(lián)系公務(wù)的文件現(xiàn)代社會(huì)，一般指行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件公文一般格式較為正式，內(nèi)容比較規(guī)范，并且有行政機(jī)關(guān)賦予的特定的效能和影響力當(dāng)我們接到草擬公文的工作任務(wù)對于公文，我們想要了解什么？公文種類公文格式寫作方法管理流程常見問題公文種類對于公文，我們需要了解…+公文的分類行政機(jī)關(guān)公文命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要黨的機(jī)關(guān)公文決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要企業(yè)常用公文請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、函會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、決定、通報(bào)、意見另有事務(wù)性文書：計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等+公文的分類緊急程度普通文件、緊急公文（特急、急件）行文關(guān)系行文方向上行文、平行文、下行文密級普通文件、保密文件（核心商秘、普通商秘）申請舉辦招聘會(huì)請示批復(fù)同意舉辦通知通知相關(guān)人員函預(yù)訂會(huì)場報(bào)告匯報(bào)情況討論：我們需要辦招聘會(huì)？公文格式邊界線210cm297cm頁面設(shè)置原為：2.54cm×3.17cm現(xiàn)為：3.6cm×2.7cm2.7cm3.6cm版心尺寸：凱聯(lián)富邦科技有限公司凱聯(lián)富邦〔2012〕1號(hào)標(biāo)題（黑體，三號(hào)）正文（仿宋，四號(hào)）附件（注意序號(hào)）日期（漢字日期）主題詞：抄送：凱聯(lián)富邦總經(jīng)辦2012年

月日印發(fā)目前公司應(yīng)用較多的公文類型：（一）通知（公司、部門）（二）函（公司函、部門聯(lián)系單）（三）請示（公司、部門）（四）通報(bào)（業(yè)務(wù)通報(bào)、部門業(yè)務(wù)通報(bào)）（五）報(bào)告（公司發(fā)文、公司內(nèi)部、部門內(nèi)部）（六）會(huì)議紀(jì)要（公司）（七）公告（公司）

批轉(zhuǎn)下級的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)上級的指示；下達(dá)指示、要求下級辦理或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；需要有關(guān)單位周知的事項(xiàng)，用通知。1、為下行公文，即下發(fā)給下級單位，對上級行文不能用通知形式。2、適用范圍非常廣泛，下達(dá)指示，布置工作，傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)，決定具體問題，任免或聘用干部等，都可以用通知。3、注意：對合作單位和同級單位行文一般不能用通知，而應(yīng)用“函”；在通知事項(xiàng)上本部門負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、管理責(zé)任，可以對同級單位使用通知。一、通知

標(biāo)題的寫法

1、發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。如：《凱聯(lián)富邦關(guān)于通訊補(bǔ)貼規(guī)定的通知》

2、事由+文種。如：《關(guān)于通訊補(bǔ)貼規(guī)定的通知》

3、發(fā)文機(jī)關(guān)+文種。如：《凱聯(lián)富邦南寧分公司的通知》

4、直接標(biāo)出文種。即“通知”。

5、省略文種。這是由于被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件標(biāo)題中已有“通知”二字，此時(shí)可省略文種即“通知”二字。

如:《轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司關(guān)于進(jìn)一步強(qiáng)化系統(tǒng)安全管理的緊急通知（的通知）》

（注：第3、4種標(biāo)題寫法不提倡，應(yīng)少用）

一、通知

會(huì)議通知正文的寫法1、寫明召開會(huì)議的單位、會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、議題；2、開會(huì)的時(shí)間、會(huì)期、地點(diǎn)、參會(huì)議人員的范圍和人數(shù)，報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議要求或注意事項(xiàng)等。任免通知正文的寫法1、寫明決定任免的機(jī)關(guān)、時(shí)間、會(huì)議或依據(jù)文件，任免人員的姓名、具體職務(wù)。2、注意黨政分開。一、通知涉及政策性重大問題，請求上級給予明確和具體解釋；工作中遇到困難和疑惑無章可循，向上級請求指示；提出建議或解決方案，需要上級同意后執(zhí)行。1、上行公文2、凡遇超出本單位或本人職權(quán)范圍以外、無權(quán)做出決策，或無力解決的一切問題，都用請示。3、按照規(guī)定必須由上級審核或批示后才能辦理的事項(xiàng)。請示不能只講問題、不表看法、不提建議二、請示向上級匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級單位的詢問或要求。為上行公文。標(biāo)題：關(guān)于XXX的報(bào)告；關(guān)于XXX的專題報(bào)告；正文包括兩部分內(nèi)容：1、簡要說明報(bào)告的原由、目的和意義，然后用“現(xiàn)將**情況報(bào)告如下”，轉(zhuǎn)入第二部分。2、第二部分是核心，注意三個(gè)問題：實(shí)事求是；中心突出；陳述問題發(fā)生原因要先內(nèi)后外，先主觀后客觀；3、結(jié)束語：另起一段。工作報(bào)告和情況報(bào)告用“特此報(bào)告”；答復(fù)報(bào)告多用“專此報(bào)告”；遞送報(bào)告用“請審閱”、“請收閱”。三、報(bào)告標(biāo)題的寫法：1、事由+文種。2、發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。3、有的內(nèi)容緊急可在文種前冠以“緊急”兩字。

正文的寫法：原由+事項(xiàng)+結(jié)尾1、原由。寫明報(bào)告的目的、依據(jù)和意義等。

2、事項(xiàng)。是正文的核心內(nèi)容，如匯報(bào)工作、反映情況、提出意見和建議、答復(fù)詢問的事項(xiàng)。

3、結(jié)尾。一般用習(xí)慣的固定用語，如工作報(bào)告和情況報(bào)告用“特此報(bào)告”，答復(fù)報(bào)告用“專此報(bào)告”等，有的報(bào)告則寫完即止。

三、報(bào)告

標(biāo)題的寫法：1、發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+回復(fù)函對象+文種。

2、事由+文種。3、發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。正文的寫法：原由+事項(xiàng)+結(jié)尾（見例文一）\例文1：函.doc

1、原由是指發(fā)函的原因、根據(jù)、目的等。2、事項(xiàng)是指商洽、問答、請求批準(zhǔn)和審批的具體內(nèi)容。3、結(jié)語一般使用固定套語，如“特此函告”，“特此函達(dá)”，“特此函復(fù)”等。

四、函傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。下行公文或平行公文標(biāo)題：XXX會(huì)會(huì)議紀(jì)要正文分三部分：

第一部分：寫明時(shí)間，地點(diǎn)，會(huì)議主題?！艾F(xiàn)將會(huì)議紀(jì)要整理下發(fā)，請各單位…..”或“現(xiàn)將會(huì)議紀(jì)要整理如下：”

第二部分：整理歸納會(huì)議形成的決議，達(dá)成的一致意見，提出的問題等，慣用“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議希望”

第三部分：對與會(huì)單位提出要求五、會(huì)議紀(jì)要公文種類公文格式寫作要素管理流程常見問題管理流程紅頭文審核流程（辦公系統(tǒng)）：白頭文審核流程：公文種類公文格式寫作要素管理流程常見問題常見問題行文時(shí)機(jī)不同：

請示必須事前行文，只有等待上級機(jī)關(guān)答復(fù)后才可貫徹實(shí)施請示的相關(guān)事項(xiàng)。報(bào)告是在事后或事中行文，一般不在事前行文，寫報(bào)告時(shí)，工作已經(jīng)開展，情況已經(jīng)發(fā)生，問題已經(jīng)存在。行文事項(xiàng)要求不同：

請示要求一文一事；報(bào)告可一文一事，也可一文數(shù)事?！罢埵尽迸c“報(bào)告”的區(qū)別“復(fù)函”與“批復(fù)”的區(qū)別

復(fù)函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，答復(fù)問題，答復(fù)審批事項(xiàng)，使用更靈活，更廣泛。

批復(fù)則是上級機(jī)關(guān)用來批準(zhǔn)、答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示，批復(fù)的事項(xiàng)一般比較重要，上級機(jī)關(guān)只能針對下級機(jī)關(guān)的請示時(shí)，才能使用批復(fù)。“復(fù)函”與“函”對應(yīng)，“批復(fù)”與“請示”相對應(yīng)。

“會(huì)議紀(jì)要”與“會(huì)議記錄”的區(qū)別會(huì)議紀(jì)要以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)和依據(jù)，但會(huì)議紀(jì)要只是擇要發(fā)布，許多內(nèi)容不必公布的就不加以記載和傳達(dá)，會(huì)議紀(jì)要是要向相關(guān)單位公布或傳達(dá)的，是行政公文之一。會(huì)議記錄則是如實(shí)記錄會(huì)議的情況，它只作為機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文書，不屬行政公文，不對外公布。行文規(guī)則目的明確、注重實(shí)效逐級行文，一般不得越級請示、報(bào)告“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)包含執(zhí)行或知曉的機(jī)關(guān)，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)除上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送“請示”、“意見”、“報(bào)告”受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明主送和抄送。（特別注意）電子郵件格式

常見的電子郵件格式包括以下五部分：寫信人Email地址（From）、收件人Email地址（To）、抄送人Email地址（CC）、密送人Email地址（Bcc）。標(biāo)題。稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。禮貌結(jié)束語。寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號(hào)碼、傳真等。附件收件人、抄送和密抄收信人地址的填寫方式有三種：“收件人（To）”，“抄送（CC）”和“密抄（BCC)”，也許你會(huì)認(rèn)為這是小菜一碟。不幸的是，事實(shí)往往出人意表。

To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合，不建議使用。只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列、按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!稱呼與問候

恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語：最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)”祝您順利”、“順頌商祺”之類的也就可以了。 俗話說得好，“禮多人