食品企業(yè)采購(gòu)管理制度

食品企業(yè)采購(gòu)管理制度一、目的加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購(gòu)過(guò)程中的各種弊端，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。二、范圍本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購(gòu)。三、職責(zé)3.1銷售部門根據(jù)銷售訂單編制銷售計(jì)劃并下發(fā)相關(guān)部門。3.2生產(chǎn)技術(shù)管理部門根據(jù)銷售計(jì)劃，編制原、輔材料需求清單，并負(fù)責(zé)技術(shù)服務(wù)以及其它外協(xié)業(yè)務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)及計(jì)劃的編制。3.3倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)生產(chǎn)部門報(bào)送的材料需求清單，核實(shí)倉(cāng)庫(kù)存量，結(jié)合材料庫(kù)存安全定額，編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織采購(gòu)。3.4辦公室負(fù)責(zé)編制公司勞保、辦公用品的采購(gòu)和辦公用品日常維修申請(qǐng)計(jì)劃。3.5生產(chǎn)技術(shù)管理部門依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要編制設(shè)備的采購(gòu)、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購(gòu)計(jì)劃。3.6各物品、勞務(wù)需求部門根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、倉(cāng)庫(kù)提交申請(qǐng)，并經(jīng)初審后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.7分管人員負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購(gòu)審批和超出權(quán)限的采購(gòu)初審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購(gòu)、固定資產(chǎn)購(gòu)置、維修等計(jì)劃的審批。3.8財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)日常采購(gòu)的價(jià)格審查。3.9質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)原材料、輔料的驗(yàn)收，生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)備品備件、設(shè)備、測(cè)量工具及維修等勞務(wù)的驗(yàn)收。3.10各采購(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)索要發(fā)票及相關(guān)證件、 辦理結(jié)算，并對(duì)發(fā)票及相關(guān)證件的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)。四、采購(gòu)作業(yè)操作規(guī)程4.1物資采購(gòu)的計(jì)劃、申請(qǐng)與審批 授權(quán)的請(qǐng)購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)際需要以及庫(kù)存情況上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)分管負(fù)責(zé)人審核。 經(jīng)分管負(fù)責(zé)人初審后的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。 未列入采購(gòu)計(jì)劃或超出計(jì)劃的臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)需根據(jù)需求物品的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、采購(gòu)部提交申請(qǐng)，并經(jīng)初審后交各分管負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)價(jià)值超過(guò)500元以上的辦公用品及 1000元以上的配件、設(shè)備、儀器等需要由申請(qǐng)部門寫(xiě)出申請(qǐng)報(bào)告經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。 采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)應(yīng)列明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、估計(jì)價(jià)值、交貨日期、用途等。4.2采購(gòu)比價(jià) 采購(gòu)部門在采購(gòu)前須將采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)，交財(cái)務(wù)部進(jìn)行比價(jià)；在提交采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)的同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)新采購(gòu) 2萬(wàn)元以上的物品提供至少 3家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)和聯(lián)系資料，由財(cái)務(wù)部門向提供的供應(yīng)商（但不僅限于）進(jìn)行詢價(jià)或?qū)嵉卣{(diào)查。 對(duì)常用大宗原、輔材料實(shí)行比價(jià)采購(gòu)，公司根據(jù)市場(chǎng)行情確定采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商。 國(guó)家明碼標(biāo)價(jià)等特殊商品采購(gòu)以及政府有收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的行政事業(yè)性服務(wù)收費(fèi)不實(shí)行比價(jià)，財(cái)務(wù)審計(jì)只對(duì)采購(gòu)物品的價(jià)格、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量的真實(shí)性進(jìn)行審查。4.3采購(gòu)實(shí)施及物資驗(yàn)收 公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)統(tǒng)一由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購(gòu)。 采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)部下達(dá)的原、輔材料需用計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存物資的數(shù)量編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。 采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)，除零星采購(gòu)?fù)猓坎少?gòu)業(yè)務(wù)必須先與供貨方簽訂采購(gòu)合同，并與財(cái)務(wù)部、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，采購(gòu)合同應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。在采購(gòu)合同有效期內(nèi)，若因市場(chǎng)行情發(fā)生較大變化時(shí)，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)可調(diào)價(jià)，并報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)部門備案。 采購(gòu)物資運(yùn)到本公司時(shí)，先由采購(gòu)部門對(duì)照核對(duì)采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，交由質(zhì)量管理部或生產(chǎn)技術(shù)部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)（驗(yàn)證），質(zhì)量管理部、生產(chǎn)技術(shù)部在驗(yàn)收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗(yàn)或驗(yàn)證，并出具驗(yàn)收、驗(yàn)證報(bào)告單，驗(yàn)收合格的物資由保管點(diǎn)數(shù)入庫(kù)并辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資不得辦理入庫(kù)。4.4結(jié)算 采購(gòu)發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購(gòu)項(xiàng)目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價(jià)格按扣除增值稅以后執(zhí)行。 無(wú)論是現(xiàn)款采購(gòu)還是賒購(gòu)，在結(jié)算付款時(shí)均需由采購(gòu)部門將有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。 出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時(shí)必須認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，對(duì)簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。五、責(zé)任5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購(gòu)的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購(gòu)銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。5.2經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃和申請(qǐng)，負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購(gòu)期限內(nèi)采購(gòu)到位，因人為責(zé)任不能按時(shí)采購(gòu)而影響正常經(jīng)營(yíng)的，每發(fā)現(xiàn)查實(shí)一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的 40%進(jìn)行賠償。5.3未經(jīng)比價(jià)即進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)價(jià)格明顯高于比價(jià)結(jié)果的，價(jià)格高出部分由采購(gòu)人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，從中謀取私利；或未認(rèn)真進(jìn)行比價(jià)而導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格明顯過(guò)高；經(jīng)查實(shí)后采購(gòu)人員承擔(dān)相應(yīng)損失，損失額在5000元以上的責(zé)令其下崗。5.4物品使用部門（車間）必須依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)管理實(shí)際需要，認(rèn)真按照 條之規(guī)定填制購(gòu)物申請(qǐng)單。填寫(xiě)不規(guī)范，導(dǎo)致無(wú)法確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)物資須知信息的，采購(gòu)部門有權(quán)拒絕采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃及申請(qǐng)必須由請(qǐng)購(gòu)部門主管簽字，無(wú)請(qǐng)購(gòu)部門主管簽字，審批人不得予以審批。對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，造成本公司流動(dòng)資金使用浪費(fèi)的，依照銀行貸款利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。5.5采購(gòu)部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場(chǎng)變化和庫(kù)存成本等因素，制定大宗物品的采購(gòu)方案，落實(shí)供貨單位。并對(duì)采購(gòu)物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過(guò)程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項(xiàng)，有關(guān)采購(gòu)人員負(fù)有無(wú)條件的清收責(zé)任。5.6財(cái)務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對(duì)審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事情真相，并造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處分。5.7 驗(yàn)收部門必須對(duì)所有運(yùn)抵本公司的采購(gòu)物品，依照采購(gòu)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（或合同）或公司相關(guān)管理制度規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時(shí)，必須及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門（必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理）處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購(gòu)物品入庫(kù)。因驗(yàn)收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處分。5.8倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)驗(yàn)