公司HR系統(tǒng)管理規(guī)定

HR系統(tǒng)管理規(guī)定1目的為了使HR系統(tǒng)管理更加規(guī)范，保證系統(tǒng)安全和人事檔案資料更加準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)資源共享。2適用范圍公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，資訊部相關(guān)技術(shù)人員，人力資源部的全體人員、各部門(mén)的人事主管、專(zhuān)員、文員或車(chē)間統(tǒng)計(jì)員。3相關(guān)人員職責(zé)人力資源部人事組負(fù)責(zé)HR系統(tǒng)新需求的提報(bào)、系統(tǒng)的實(shí)施及日常維護(hù)和管理。2資訊部負(fù)責(zé)提供技術(shù)支援和保障。3人力資源部各職能組和各部門(mén)相關(guān)人員根據(jù)授予的權(quán)限負(fù)責(zé)人事資料的錄入。4內(nèi)容1HR系統(tǒng)資料的錄入1.1作業(yè)員資料的輸入1.1.1作業(yè)員入職時(shí)由招聘組將作業(yè)員的必須字段錄入系統(tǒng)，其字段是：工號(hào)（系統(tǒng)將自動(dòng)生成，不能隨意更改，以下相同）、入職日期、身份證號(hào)碼、部門(mén)、崗位、員工級(jí)別。招聘文員將書(shū)面檔案資料（試工單）直接給用人部門(mén)，用人部門(mén)人事文員依照相關(guān)規(guī)定妥善處理員工個(gè)人檔案資料。4.1.1.2作業(yè)員分入部門(mén)后，各部門(mén)人事文員根據(jù)員工書(shū)面檔案資料在七個(gè)工作日內(nèi)將作業(yè)員在HR系統(tǒng)中的人事資料補(bǔ)充完善，部門(mén)必須到具體的車(chē)間。作業(yè)員試工合格后，將員工書(shū)面檔案資料（試工單）交部門(mén)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，在十個(gè)工作日內(nèi)把作業(yè)員書(shū)面檔案資料交至人力資源部人事組。4.1.1.3人事組檔案管理員對(duì)交上來(lái)的資料，先核對(duì)系統(tǒng)資料，再整理書(shū)面資料并歸檔。4.1.2職員資料的輸入4.1,2.1招聘組招聘文員根據(jù)相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)辦理和收集職員入職的相關(guān)人事資料，人事組人事文員根據(jù)招聘組提供的檔案資料（試工單）錄入HR系統(tǒng)，錄入的字段必須包括：工號(hào)、入職日期、身份證號(hào)碼、部門(mén)、崗位、員工級(jí)別。4.1.2.2人事組在辦理完廠牌等相關(guān)手續(xù)后將書(shū)面的人事檔案資料交招聘組，由招聘組將人事檔案資料交員工本人再交給各部門(mén)人事文員，各部門(mén)人事文員將在七個(gè)工作日內(nèi)把職員的書(shū)面檔案資料在HR系統(tǒng)中補(bǔ)充完善，部門(mén)至少要細(xì)化到科或者組，職員試工合格后，將職員書(shū)面檔案資料交部門(mén)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后，應(yīng)在十個(gè)工作日內(nèi)把職員檔案資料交至人力資源部人事組。4.1.2.3人事組檔案管理員對(duì)交上來(lái)的資料，先核對(duì)系統(tǒng)資料，再整理書(shū)面資料并歸檔。4.1.3管理人員資料的輸入4.1.3.1招聘組招聘文員根據(jù)相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)辦理和收集職員入職的相關(guān)人事資料，人事組人事文員根據(jù)招聘組提供的員工檔案資料錄入HR系統(tǒng)，錄入的字段必須包括：工號(hào)、入職日期、身份證號(hào)碼、部門(mén)、科或者組、崗位、員工級(jí)別，其它信息應(yīng)當(dāng)在七個(gè)工作日內(nèi)輸入完畢。,3.2人事文員錄入完所有員工信息后交檔案管理員，檔案管理員核查完HR系統(tǒng)資料后，再整理書(shū)面資料并歸檔。員工異動(dòng)資料的變更任何員工的異動(dòng)，必須填寫(xiě)《員工崗位/職務(wù)變更表》并經(jīng)部門(mén)和人力資源部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由人力資源部人事組進(jìn)行員工信息的變更，各部門(mén)文員或統(tǒng)計(jì)員，不能隨意對(duì)異動(dòng)人員的資料進(jìn)行修改。4.2.2人事組檔案管理員根據(jù)《員工崗位/職務(wù)變更表》，于3個(gè)工作日內(nèi)，在HR系統(tǒng)人事異動(dòng)窗口里做人事變更，不能在員工錄入窗口直接進(jìn)行修改，做完系統(tǒng)記錄后，再將書(shū)面資料歸檔。4.3自離人員資料的處理4.3.1招聘組已將人員資料錄入系統(tǒng)的作業(yè)員，但又未入部門(mén)就自離的，由招聘組填寫(xiě)《自離日?qǐng)?bào)表》并經(jīng)人力資源部部長(zhǎng)簽字后交到人事組，由人事文員在HR系統(tǒng)中進(jìn)行處理。已分配到部門(mén)的作業(yè)員自離，由各部門(mén)文員填寫(xiě)《自離日?qǐng)?bào)表》并經(jīng)部門(mén)部長(zhǎng)或總監(jiān)簽字后交至人力資源部人事組，由人事文員在HR系統(tǒng)中進(jìn)行處理。4.3.3職員和管理人員的自離統(tǒng)一由用人部門(mén)填寫(xiě)《自離日?qǐng)?bào)表》并經(jīng)部門(mén)部長(zhǎng)或總監(jiān)簽字后交至人力資源部人事組，由人事文員在HR系統(tǒng)中進(jìn)行處理。4.4正式離職員工資料的處理4.4.1人事組人事文員在離退員工全部辦理完交接手續(xù)后將該員工人事資料進(jìn)行離職處理，輸入離職日期、離職原因等相關(guān)資料。4.4.2檔案管理員將《離退申請(qǐng)單》、《員工離退交接清單》進(jìn)行歸檔。4.5HR系統(tǒng)資料查詢(xún)權(quán)限。人力資源部所有人員具有全公司員工資料查詢(xún)權(quán)，各部門(mén)人事主管或文員具有本部們員工資料查詢(xún)權(quán)，各車(chē)間統(tǒng)計(jì)員具有本車(chē)間員工資料查詢(xún)權(quán)。4.6HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料導(dǎo)出權(quán)限。人力資源部所有人員具有全公司員工資料導(dǎo)出權(quán)，各部門(mén)人事主管或文員具有本部門(mén)員工資料導(dǎo)出權(quán)，各車(chē)間統(tǒng)計(jì)員具有本車(chē)間員工資料導(dǎo)出權(quán)。4.7關(guān)于HR系統(tǒng)安全的規(guī)定4.7.1人力資源部人事專(zhuān)員、資訊部系統(tǒng)管理員、人力資源部中心總監(jiān)分別作為HR信息系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員、安全保密管理員和密鑰口令管理員，要求職責(zé)清晰，分工明確。4.7.2加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的安全保密教育，建立健全保密規(guī)章制度，完善各項(xiàng)保密防范措施。4.7.3HR系統(tǒng)日常管理人員是安全保密的責(zé)任人，任何日常管理人員不能越權(quán)使用和修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料，每個(gè)使用HR系統(tǒng)的人員都有獨(dú)立的用戶(hù)名與密碼，密碼不得泄露給他人，并且應(yīng)設(shè)置8位的用戶(hù)密碼，密碼不能是純數(shù)字，必須是數(shù)字與字母的組合，用戶(hù)密碼應(yīng)定期更改，以防止他人盜用和破譯。4.8HR系統(tǒng)用戶(hù)及系統(tǒng)功能申請(qǐng)程序任何需要成為HR系統(tǒng)用戶(hù)和使用其功能的人員必須經(jīng)過(guò)相關(guān)的審批程序。具體的審批程序是:部門(mén)部長(zhǎng)