上市集團(tuán)公司采購管理制度

xx團(tuán)有限公司采購管制度及程（試）

目目的...................................................................................................................................................2適用范...........................................................................................................................................2采購的管.......................................................................................................................................23.13.23.33.43.53.6

采購的責(zé)任圍..................................................................................................................2申請(qǐng)部門責(zé)范圍..............................................................................................................2采購的管控則....................................................................................................................3采購流程控........................................................................................................................4采購申請(qǐng)流................................................................................................................5采購審批流................................................................................................................54

采購流程操指引..........................................................................................................................54.14.24.34.44.54.64.74.84.9

采購項(xiàng)目開........................................................................................................................5確定項(xiàng)目進(jìn)時(shí)間...............................................................................................................6采購項(xiàng)目管........................................................................................................................6確定潛在供商....................................................................................................................6比價(jià)或招投........................................................................................................................6確定采購標(biāo)規(guī)格及技術(shù)標(biāo)...........................................................................................7采購訂單/合......................................................................................................................8驗(yàn)收和付............................................................................................................................8供應(yīng)商產(chǎn)品量追蹤...........................................................................................................8

文件管........................................................................................................................................附件................................................................................................................................................10附則................................................................................................................................................11降成本保質(zhì)量

建體系

提效益1

目的為了提高公采購效率、確崗位職、有效降低購成本，確及提高產(chǎn)質(zhì)量滿足公司對(duì)質(zhì)資源的需，進(jìn)一步規(guī)范物資購流程，加強(qiáng)與各部門的配合，特制訂本制。

適用范圍公司所有的購項(xiàng)目（物或服務(wù)）采購管理3.1采購員的責(zé)任范圍------

根據(jù)本公司請(qǐng)部門的需，制定采計(jì)劃及策略根據(jù)本公司集團(tuán)采購管制度負(fù)責(zé)本公司所有購事項(xiàng)的執(zhí)，包括但限于對(duì)供應(yīng)商的用、資質(zhì)審、比價(jià)議、招投標(biāo)組、訂單的跟等；控制采購成，保證產(chǎn)品量，確保品質(zhì)量可追；根據(jù)采購交方式，負(fù)責(zé)請(qǐng)采購項(xiàng)中的所有費(fèi)，包括但不于預(yù)算內(nèi)預(yù)算外、提前墊、預(yù)付款、款及全款銷等；建立及維護(hù)公司供應(yīng)商據(jù)庫，開關(guān)鍵及后備應(yīng)商，對(duì)供商進(jìn)行定的評(píng)估和管理，進(jìn)供應(yīng)商的勝劣汰；每季度出具公司的采購析報(bào)告，每季度的第1周內(nèi)完成上季度的采購析，并提報(bào)給分總監(jiān)及、總及集團(tuán)企部。3.2申請(qǐng)部門責(zé)任范圍-----

制定需求計(jì)，包括項(xiàng)目稱、產(chǎn)品服務(wù)基本要、預(yù)計(jì)需求間及費(fèi)用并將預(yù)計(jì)費(fèi)用歸到采購員進(jìn)采購費(fèi)用算編制，報(bào)團(tuán)進(jìn)行費(fèi)用算審批；提出采購申，項(xiàng)目需求明確，采申請(qǐng)需要預(yù)采購周期；協(xié)同采購員與采購事項(xiàng)理：評(píng)選應(yīng)商，關(guān)注品及服務(wù)是可以滿足求；對(duì)申請(qǐng)采購物資和服務(wù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)及反饋；對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量交期及售后務(wù)提出反意見。3.3采購的管控規(guī)則公司所有的購事項(xiàng)均需過“先申及審批，后行”的流程行管控，體規(guī)則如下：1采購申請(qǐng)流各部門對(duì)有求的采購項(xiàng)均需提報(bào)購申請(qǐng)流程采購申請(qǐng)流必須經(jīng)過管總監(jiān)及總裁審批同后，方可轉(zhuǎn)運(yùn)營部采員負(fù)責(zé)采購注：、行政辦公類類品由行政統(tǒng)一收集各門的需求，發(fā)起采購請(qǐng)流程。b年度合作協(xié)議的應(yīng)商重復(fù)購特定產(chǎn)品采購項(xiàng)目需提報(bào)采購請(qǐng)流程，可接發(fā)起采購批（訂單審批流程c、涉及進(jìn)行招標(biāo)采購項(xiàng)目，購申請(qǐng)流程經(jīng)過分管監(jiān)及總裁審?fù)夂?，需知?huì)集團(tuán)企部的相關(guān)崗?fù)?，并集團(tuán)企管部關(guān)同事進(jìn)行同辦理。2采購審批流由運(yùn)營部采員負(fù)責(zé)發(fā)起購審批流，如有需要可要求需求門負(fù)責(zé)人行采購協(xié)同：---

單次采購金小于KKKK的采項(xiàng)目（含），無須提報(bào)采審批流程，接到各部門起的經(jīng)總裁準(zhǔn)同意的購申請(qǐng)流程，即可采購無需簽定購合同，通過付流程或費(fèi)用銷方式進(jìn)結(jié)算。單次采購金大于KKKK但小20的采購項(xiàng)目須提報(bào)采審批流程定采購合同，公司及集團(tuán)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（購審批流程采購合同蓋審批流程合并發(fā)起，并參集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)規(guī)定設(shè)置級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審節(jié)點(diǎn)）審批意后，方進(jìn)行采購。年度采購金大于100萬、且重復(fù)性采的特定采購目，則須定年度采購?fù)?，并?jīng)集企管部相關(guān)位同事協(xié)辦理XX集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（照集團(tuán)財(cái)權(quán)限執(zhí)行）審?fù)夂螅ú蓪徟鞒滩少徍贤w審批流程可并發(fā)起，參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)規(guī)定設(shè)置各領(lǐng)導(dǎo)的審節(jié)點(diǎn)），方進(jìn)行進(jìn)行采。備注：特定購項(xiàng)目為指具有唯一性物品采購（：享有國內(nèi)家經(jīng)銷權(quán)酒品采購、應(yīng)商享有專的物品采等）雖非唯一，但有較高術(shù)或質(zhì)量要的物品采購如：需先打并經(jīng)驗(yàn)收需第三合作共同驗(yàn)收合后才能進(jìn)采購環(huán)節(jié)的物品等）3）提供長期服務(wù)的第三方務(wù)采購；--

已簽有年度購合同的特采購項(xiàng)目后續(xù)只需提采購訂單，經(jīng)公司及團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（采審批流程及購訂單蓋審批流程可并發(fā)起，并照集團(tuán)財(cái)權(quán)限規(guī)定設(shè)置各領(lǐng)導(dǎo)的審批點(diǎn)）審批意后，方可行采購。單次采購金大于20元的采購項(xiàng)目則上需通過投標(biāo)進(jìn)行采簽有年采購合同的特產(chǎn)品采購除），或依團(tuán)招投標(biāo)采制度要求需過招投標(biāo)式進(jìn)行采購的采項(xiàng)目，采購批流程需集團(tuán)企管部關(guān)崗位同事同辦理集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參照集團(tuán)財(cái)權(quán)限執(zhí)行審批同意后方可進(jìn)行采合同蓋章批，即，采購審及采購合同章審批需開申請(qǐng)。采購審采購審采購類型

類別或范圍

是否需要采購申請(qǐng)

是否需要采購審批

是否需集團(tuán)企管部協(xié)同單次采購金額

小額、常規(guī)購項(xiàng)目

是

否

否≤KKKK元＜單次采購金額

所有采購項(xiàng)

是

是

否＜20元年度采購合同采購訂單

年度預(yù)計(jì)采金額＞100萬的特定物品服務(wù)采購項(xiàng)特定物品或務(wù)

否否

是是

是否單次采購金在20萬以上的采項(xiàng)目招投標(biāo)項(xiàng)目

（簽有年度購合同的特產(chǎn)品除外；或依集團(tuán)招投采購制度要的招投標(biāo)購

是

是

是項(xiàng)目3.4采購流程控制流程控制

申請(qǐng)部門

運(yùn)營部采購員注說明明采購申請(qǐng)

1采請(qǐng)說1）4(說明品確

定計(jì)（明2定供商

說明1：參考采購申請(qǐng)OA流程附件：采購申請(qǐng)表、產(chǎn)品數(shù)說明2:否

優(yōu)先選用合格供應(yīng)商新供應(yīng)商需調(diào)查及提交資采購審批

6（說5關(guān)和審

5說4）價(jià)流

說明3：樣品確認(rèn)包裝方式、標(biāo)識(shí)3交期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)批

是

7確應(yīng)產(chǎn)品訂購跟單

8簽/訂/付付9說6）單

4：、項(xiàng)比原萬（兩少家；萬萬元少比；十上少比或標(biāo)、項(xiàng)年比性采項(xiàng)過照價(jià)對(duì)，價(jià)評(píng)的購目尋及2家含的量合，進(jìn)性比驗(yàn)收物

10到

說明5：1參考采購審批OA流程驗(yàn)收

否

2附件：供應(yīng)商選用表、報(bào)單、合同/訂單、供應(yīng)商及產(chǎn)品相關(guān)資料及付

12是常

是

13否款

說明6到申請(qǐng)部門下單知且確定需求后一個(gè)工作日內(nèi)單否是收

說明7：15（明7）尾數(shù)整理

采購申請(qǐng)、審批OA采購合同/訂單、驗(yàn)收憑證3供商資料3.5購申請(qǐng)程：非投標(biāo)申請(qǐng)人→部負(fù)責(zé)人→分總監(jiān)→總→采購員3.6采購審程、非招投的常規(guī)采購目審批及同審批OA程（含在已簽有定采購項(xiàng)目度合同前提下的重性采購訂單采購員→集團(tuán)務(wù)總監(jiān)（）、財(cái)務(wù)總監(jiān)）運(yùn)營總監(jiān)）【并發(fā)，協(xié)同】→總裁KK）【審】→集團(tuán)總）【審批】集團(tuán)董事）、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（）、集團(tuán)務(wù)總監(jiān)）、集團(tuán)總裁）【并發(fā)知會(huì)】（廣州章/KK（南京章）采購員【并，知會(huì)】b、特定采購項(xiàng)目年度采購批及合同審的流程采購員→集團(tuán)法總監(jiān)（）、財(cái)務(wù)總監(jiān)（）、運(yùn)營總監(jiān)（）、集團(tuán)企管部采購員、集企管部經(jīng)理）、集團(tuán)企管部總監(jiān)【并發(fā)，協(xié)】→總裁KK【審批】→團(tuán)總裁）【審批→集團(tuán)董事）、集財(cái)務(wù)副總裁）、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)）集團(tuán)副總裁發(fā)，知會(huì)】廣州章/（南京章）、采購員【并，知會(huì)】c、招投的采購審OA流程采購員→財(cái)務(wù)管部經(jīng)集團(tuán)企管部KK發(fā)，協(xié)裁批】→團(tuán)總裁批】→采購員c、招投的合同審OA流程采購員→集團(tuán)務(wù)總監(jiān)）、財(cái)務(wù)監(jiān)）運(yùn)營總監(jiān)）、集團(tuán)企管部采員、集團(tuán)企部經(jīng)理）、集團(tuán)企管部監(jiān)）【并，協(xié)同】→裁）【審批】→集團(tuán)裁KK）【審批】→團(tuán)董事長）、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁）、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)KK）、集團(tuán)副總KK）【發(fā)，知會(huì)】（廣州章/南京章）、購員【并發(fā)知會(huì)】注：說明：具體需加簽集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)要請(qǐng)參照附《XX集團(tuán)財(cái)務(wù)審批權(quán)表》。只有涉及到集團(tuán)高管審、且為廣或媒體資源采購業(yè)務(wù)，需加簽集副總裁（）。單次采購金元以下的采購目無須提以上采購審流程。在進(jìn)行OA的采審批流程前采購員需把購項(xiàng)目相信息發(fā)給申部門確認(rèn)，進(jìn)行采購審流程時(shí)采購請(qǐng)OA流程和審批相關(guān)資同報(bào)價(jià)等）作為附件添。4

采購流程操作引4.1采購項(xiàng)目開發(fā)a)運(yùn)營部采購員根申請(qǐng)部門提的采購需求計(jì)劃立項(xiàng)案描述進(jìn)行購跟進(jìn)；b)

開發(fā)產(chǎn)品或務(wù)方案可優(yōu)從現(xiàn)有的應(yīng)商數(shù)據(jù)庫含集團(tuán)提供供應(yīng)商數(shù)庫）中選擇，也根據(jù)采購需的類別和案描述，邀相關(guān)供應(yīng)商與開發(fā)設(shè)方案；c)

項(xiàng)目方案的發(fā)，應(yīng)結(jié)合求部門的見，并充分慮后續(xù)生產(chǎn)合法性，理性以及品質(zhì)保能力；d)提交具體項(xiàng)目方案并與申請(qǐng)門一起確定終產(chǎn)品及方。4.2確定項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間確定產(chǎn)品及案后，必須申請(qǐng)部門認(rèn)該項(xiàng)目的體時(shí)間。項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)確認(rèn)應(yīng)該包并不限于項(xiàng)目最終上時(shí)間及上市式;項(xiàng)目最早及晚交付時(shí)間訂單最晚確時(shí)間；最終包裝，識(shí)及運(yùn)輸方的最晚確時(shí)間（如適）；最少生產(chǎn)保時(shí)間；c)采購崗根據(jù)該項(xiàng)的實(shí)際發(fā)展況，及時(shí)進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度4.3采購項(xiàng)目管理為確保采購目按時(shí)保質(zhì)完成，采員應(yīng)該制定細(xì)的項(xiàng)目管計(jì)劃，跟項(xiàng)目執(zhí)行情況，定時(shí)向上級(jí)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)；項(xiàng)目執(zhí)行中涉及到有可影響項(xiàng)目品及服務(wù)的況，如：交時(shí)間，數(shù)，價(jià)格，產(chǎn)品設(shè)變更，品質(zhì)準(zhǔn)或服務(wù)求等，采購需及時(shí)與申部門協(xié)調(diào)理，必要時(shí)匯報(bào)到運(yùn)總監(jiān)進(jìn)行協(xié)處理。4.4確定潛在供應(yīng)商新供應(yīng)商的擇由采購員請(qǐng)，經(jīng)分總監(jiān)及總裁批同意使用原則上應(yīng)先考慮供應(yīng)商數(shù)庫內(nèi)的合格應(yīng)商。非唯一性的且年采購額100萬元人民幣采購項(xiàng)目應(yīng)少有一家以的經(jīng)驗(yàn)收合格的后備應(yīng)商；所有供貨供商均應(yīng)填報(bào)件2:《潛在供應(yīng)商調(diào)查》，并提供業(yè)執(zhí)照及稅登記證復(fù)件，據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)步篩選；4.5比價(jià)或招投標(biāo)．價(jià)原則采購單筆采項(xiàng)目單筆購買金人民幣及以下

比價(jià)方式直接采購不要比價(jià)人民幣KKKK以上X0,000元下含至少選擇家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)2萬元)人民幣X0,000元以上X,000,00元及至少選擇家應(yīng)商進(jìn)行價(jià)以下人民幣X,000,00元上特定采購項(xiàng)的年度重復(fù)采購性質(zhì)唯一性的采項(xiàng)目非唯一性的購項(xiàng)目

至少選擇家以上供應(yīng)進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)比價(jià)方式采用參照物行性價(jià)比對(duì)至少選擇家驗(yàn)收合格的供應(yīng)商進(jìn)比價(jià)優(yōu)先在現(xiàn)有的格供應(yīng)商含集團(tuán)提供合格供應(yīng)商據(jù)庫）中選業(yè)務(wù)范圍配的供應(yīng)商，重復(fù)購的項(xiàng)目應(yīng)一年進(jìn)行格審核或成分析；．涉生產(chǎn)供應(yīng)全或重大活保障等特殊況的項(xiàng)目應(yīng)該考慮使2或以上合供應(yīng)商供應(yīng)同產(chǎn)品或服務(wù)需要進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目，應(yīng)集團(tuán)企管部關(guān)同事及領(lǐng)協(xié)同開展向3或以上經(jīng)核具有資質(zhì)的應(yīng)商發(fā)出統(tǒng)的招標(biāo)書．標(biāo)書或詢價(jià)單應(yīng)根據(jù)要包括但限于如下內(nèi)：-----

招標(biāo)內(nèi)容和求；招投標(biāo)時(shí)間；投標(biāo)文件格及（或）報(bào)模板；簽訂合同的要條款，如交貨地點(diǎn)交貨時(shí)間，輸方式，轉(zhuǎn)限制，風(fēng)轉(zhuǎn)移，安裝收款條件修改條款供服務(wù)員的要求約責(zé)任密協(xié)議等；廢標(biāo)條件，如：截標(biāo)時(shí)后收到的書、技術(shù)參不符合要求，廢標(biāo)應(yīng)到總裁的批準(zhǔn)；．標(biāo)書應(yīng)密封或通過子招標(biāo)系統(tǒng)傳至總裁同時(shí)開標(biāo)；標(biāo)書以郵寄式送達(dá)，請(qǐng)第3方部門見證開；要有開記錄，記錄格，文件情，需要開參與人簽名招標(biāo)文件由運(yùn)總監(jiān)保管；供應(yīng)商評(píng)估結(jié)必須由總批準(zhǔn)。其他招標(biāo)行為依團(tuán)后續(xù)補(bǔ)充招投標(biāo)相制度的規(guī)定行；4.6定采標(biāo)的格及技指標(biāo)采購員應(yīng)在準(zhǔn)發(fā)出采購單前確認(rèn)品或服務(wù)的要采購標(biāo)的技術(shù)指標(biāo)項(xiàng)目技術(shù)指的制定應(yīng)該考相應(yīng)的際，國家，業(yè)或者企業(yè)準(zhǔn)，并結(jié)申請(qǐng)部門采購申請(qǐng)單注明的本規(guī)格標(biāo)或需求供應(yīng)商定具體的技要求內(nèi)容技術(shù)具體的標(biāo)及細(xì)節(jié)，購員應(yīng)與請(qǐng)部門和驗(yàn)部門溝通確；需進(jìn)行招投的項(xiàng)目，招標(biāo)之前應(yīng)集團(tuán)企管部關(guān)同事共同立專項(xiàng)招小組，由招標(biāo)小組統(tǒng)制定各種技標(biāo)準(zhǔn)以及標(biāo)書要求，購產(chǎn)品或服的主要規(guī)及技術(shù)指標(biāo)或其范圍以便供應(yīng)商據(jù)統(tǒng)一的求報(bào)價(jià)；產(chǎn)品規(guī)格及術(shù)指標(biāo)必須映在訂單/合同或其附件中。4.7采購訂單/合同；申請(qǐng)部門的采購申請(qǐng)》符合公司關(guān)的要求，填寫采購申單，格式見附件3《采購申請(qǐng)模板》；采購訂單由購員提交，公司及集各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（照集團(tuán)財(cái)務(wù)限規(guī)定）批同意批準(zhǔn)并蓋章后才能發(fā)出采訂單,訂單格式詳附件4：《采購訂單模版》采購項(xiàng)目在產(chǎn)或執(zhí)行過中需要用的工具，器設(shè)備，如：產(chǎn)模具等應(yīng)當(dāng)在采購訂單或合中清晰的表該工具或備的權(quán)屬關(guān)和處理?xiàng)l款訂單簽署后采購員應(yīng)在產(chǎn)期間定與供應(yīng)商確生產(chǎn)進(jìn)度，保準(zhǔn)時(shí)交。4.8驗(yàn)收和付款；驗(yàn)收工作由購員和采購求部門共執(zhí)行，并以求部門的驗(yàn)為準(zhǔn)。產(chǎn)品交付前采購員應(yīng)該供應(yīng)商溝，制定詳細(xì)交付計(jì)劃并知相關(guān)部收貨；采購員應(yīng)及跟進(jìn)相關(guān)部的驗(yàn)收狀，若出現(xiàn)因質(zhì)問題而導(dǎo)的拒絕收，應(yīng)協(xié)調(diào)供應(yīng)商、申部門、品質(zhì)門等相關(guān)面，對(duì)問題全面分析，究解決或善方案；需要供應(yīng)商工改善品質(zhì)情況，應(yīng)及時(shí)和申請(qǐng)使用部門溝，確定需的時(shí)間和影響；產(chǎn)品/服務(wù)驗(yàn)收合格入庫項(xiàng)目完成，根據(jù)合同的，采購員準(zhǔn)備相關(guān)財(cái)務(wù)單據(jù)及審批文件，財(cái)務(wù)程序交關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽后上交財(cái)務(wù)；財(cái)務(wù)部審驗(yàn)關(guān)采購的單及文件（括但不限于同或采購訂、發(fā)票、貨憑證、OA批單等）無誤根據(jù)付款條付款。4.9供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量追蹤申請(qǐng)部門在購申請(qǐng)時(shí)要確注明所產(chǎn)品的質(zhì)量求，以便采員在潛在應(yīng)商選擇時(shí)能夠找到合需求的供商和產(chǎn)品并把質(zhì)量要寫進(jìn)采購訂或者合同供應(yīng)商質(zhì)量題由申請(qǐng)部提出后，由采購員及品使用部門次確認(rèn)；采購員將與求部門及供商一起對(duì)品質(zhì)量作出因分析，并供解決方；供應(yīng)商質(zhì)量題將記錄在并影響供商年度評(píng)估數(shù)，不合格應(yīng)商將暫供貨資格，待整改后重評(píng)估；嚴(yán)重不合格品的供應(yīng)商經(jīng)認(rèn)定，停供貨資格待整改后重評(píng)估；d)采購員定期向申請(qǐng)門了解產(chǎn)品用情況。說明：本流中的“產(chǎn)業(yè)司內(nèi)部流”，須在各公司的制度程中規(guī)范5

文件管控采購員負(fù)責(zé)存所有采購目相關(guān)的有資料，文正常情況下存五年，存期限過后，由采購提出申請(qǐng)，分管總監(jiān)總裁同意后方可銷毀資。6----7

附件附件：《潛在供應(yīng)商調(diào)查表》附件：《采購申請(qǐng)單模版》附件：《采購訂單模版》附件：《供應(yīng)商選用表》附則---

本制度未盡宜，按國家關(guān)法律、規(guī)和公司章的規(guī)定執(zhí)行本制度由團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)解釋和修。本制度自公之日起實(shí)施附件1：《潛在供應(yīng)商調(diào)查表》附件《采購申請(qǐng)模版》附件《采購訂單版》采購訂單:

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