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Word———公司辦公設(shè)施管理規(guī)定第一節(jié)辦公設(shè)施管理
一、辦公設(shè)施分類
辦公設(shè)備:包括電腦、打印機、復(fù)印件、傳真機、服務(wù)器、軟件、等物品。
辦公家具:包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。
二、辦公設(shè)施選購
(一)辦公設(shè)施的選購,由行政部統(tǒng)一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求,提交行政部匯總并編制下一年度辦公設(shè)施購置方案和預(yù)算,經(jīng)財務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審核后,報董事會審議。
(二)依據(jù)年度辦公設(shè)施購置方案,由使用部門提出書面報告,經(jīng)綜合行政部與財務(wù)部會審,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,歸口行政部購置。方案外的辦公設(shè)施購置,除辦理以上手續(xù)外,需特殊說明購置的理由,并報董事會批準(zhǔn)后實施。
(三)購置、建筑單項價值在5萬元以上或總價值在20萬元以上辦公設(shè)施時,必需按招標(biāo)方式進行,并報董事會備案。
三、辦公設(shè)施的管理
(一)辦公設(shè)施編號
1、辦公設(shè)施實行編號管理,由行政部會同財務(wù)部,在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進行登記并統(tǒng)一編號。
2、編號方法:編號形式為:公司英文標(biāo)識+分類符號+計算機代碼。
①辦公設(shè)備編號(xxxx-yp-xxx;包括:電腦,打印機,軟件,服務(wù)器,傳真機等物品)。
②辦公家具編號(xxxx-jj-xxx;包括:辦公桌椅,會議臺,洽談臺,文件柜等物品)。
(二)辦公設(shè)施標(biāo)牌制作
1、定制統(tǒng)一的辦公設(shè)施牌,標(biāo)牌的內(nèi)容包括:公司英文標(biāo)識+分類符號+計算機代碼。
2、標(biāo)牌的材料為即時貼,由行政部會同財務(wù)部在辦公設(shè)施交付使用的當(dāng)天,進行登記并貼上標(biāo)牌。
四、辦公設(shè)施的異動管理
(一)辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報廢等,必需由使用部門提出書面報告,經(jīng)行政部與財務(wù)部會審,由財務(wù)經(jīng)理審核確認(rèn)并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。
(二)辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移,由使用部門或使用人提出書面報告,經(jīng)行政部與財務(wù)部會審,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。
(三)按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動,行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當(dāng)天作相應(yīng)的登記,并填寫《辦公設(shè)施異動通知單》,財務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)依據(jù)《辦公設(shè)施異動通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。
(四)涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施,由行政部負(fù)責(zé)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及依據(jù)產(chǎn)權(quán)變動狀況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。
五、辦公設(shè)施的修理
由使用部門提出修理方案并填寫《辦公設(shè)施修理申請單》,經(jīng)行政部與財務(wù)部會審,500元以下修理費用,報副總經(jīng)理批準(zhǔn);500元以上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
六、重大辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件由行政部負(fù)責(zé)妥當(dāng)保存,做好登記帳,如經(jīng)批準(zhǔn)用于抵押需提交原始發(fā)票時,應(yīng)留復(fù)印件保存,并做好相應(yīng)的幫助登記帳,注明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權(quán)人、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)文件等主要內(nèi)容,到期辦妥相關(guān)手續(xù)后,準(zhǔn)時收回原始發(fā)票特地保管。
七、因管理或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)施毀損、丟失的,由直接責(zé)任人擔(dān)當(dāng)直接經(jīng)濟損失。
八、行政部與財務(wù)部應(yīng)每半年對辦公設(shè)施進行一次全面的核對清理,清理時應(yīng)做到標(biāo)牌與清單相符、清單與明細帳相
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