企業(yè)檔案收集與整理課件

企業(yè)檔案收集與整理2014年8月14日企業(yè)檔案收集與整理2014年8月14日1第一部分企業(yè)檔案收集一、為何收——收集工作的意義二、收什么——收集歸檔范圍與歸檔要求三、何時(shí)收——收集歸檔時(shí)間四、如何收——收集歸檔的方法與措施第一部分企業(yè)檔案收集一、為何收——收集工作的意義2收集工作的意義一、對(duì)企業(yè)而言保存歷史豐富資源積累資產(chǎn)保留憑證——規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛、追蹤產(chǎn)品質(zhì)量二、對(duì)企業(yè)檔案工作而言1.是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)2.是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要措施收集工作的意義一、對(duì)企業(yè)而言3蕪湖卷煙廠“都寶”卷煙生產(chǎn)線技術(shù)改造

隨著新項(xiàng)目一期動(dòng)力中心工程投入使用，老動(dòng)力中心完成歷史使命，即將進(jìn)行拆除。場(chǎng)地內(nèi)有一座150T倒錐殼鋼筋混凝土水塔，高約34米，上大下小，傳統(tǒng)人工或機(jī)械拆除難度大、工期長(zhǎng)且安全性差。為加快工程進(jìn)度、確保施工安全，決定采用定向控制爆破方法拆除。在爆破準(zhǔn)備過(guò)程中，廠檔案室提供了原水塔建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖紙、廠區(qū)建筑物平面圖，施工單位據(jù)此研究制定爆破設(shè)計(jì)方案。為確保爆破后水塔倒塌方向的準(zhǔn)確性，依據(jù)圖紙對(duì)爆破切口、藥孔間距、藥孔深度及炸藥用量進(jìn)行計(jì)算，分析結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，以及爆破震動(dòng)和飛石對(duì)周邊建筑物的影響，制定了周密的安全施工方案。8月28日，隨著一聲巨響，水塔按原定的南偏東方向放倒，爆破取得成功。蕪湖卷煙廠“都寶”卷煙生產(chǎn)線技術(shù)改造隨著新項(xiàng)目一期動(dòng)力中心4原“都寶”卷煙生產(chǎn)線中的制絲線關(guān)鍵設(shè)備均自德國(guó)進(jìn)口，2003年投產(chǎn)，已使用近十年，原值約800萬(wàn)歐元。此次技術(shù)改造，將對(duì)原設(shè)備進(jìn)行電控改造、利舊搬遷，需要進(jìn)口與改造相關(guān)的零配件約68萬(wàn)歐元，但供貨商無(wú)法提供進(jìn)口零配件報(bào)關(guān)需要的3C質(zhì)量證明。項(xiàng)目經(jīng)辦人員到廠檔案室復(fù)印了2002年的制絲線設(shè)備進(jìn)口合同、技術(shù)協(xié)議、到貨清單及驗(yàn)收證明等檔案，提交給蕪湖市商檢局、海關(guān)，得以證明此次進(jìn)口零配件是為原有生產(chǎn)線升級(jí)改造，符合相關(guān)政策，此項(xiàng)進(jìn)口貨物可免于提報(bào)3C證明。原“都寶”卷煙生產(chǎn)線中的制絲線關(guān)鍵設(shè)備均自德國(guó)進(jìn)口，20035馬鋼公司反傾銷案馬鋼公司成為我國(guó)加入WTO后第一家在反傾銷案中獲得勝訴的企業(yè)，檔案資料功不可沒(méi)。2002年5月，美商務(wù)部作出裁決，馬鋼稅率由159%降至零。美方在一年的調(diào)查取證中，除調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物、生產(chǎn)工藝流程外，主要查看了反映公司經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)情況的檔案，如調(diào)查馬鋼國(guó)貿(mào)公司的經(jīng)營(yíng)狀況時(shí)查閱了公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、馬鋼股份公司對(duì)國(guó)貿(mào)公司領(lǐng)導(dǎo)的任命文件、進(jìn)口礦石合同、出口H型鋼合同及相關(guān)會(huì)計(jì)憑證等90卷檔案，以及反映H型鋼生產(chǎn)成本的大量報(bào)表數(shù)據(jù)及其相關(guān)檔案，并對(duì)檔案記載的數(shù)據(jù)逐一核實(shí)。讓美方感到更為意外的是，廠區(qū)原材料的運(yùn)輸距離也清晰地記錄在報(bào)表之中，公司甚至還能提供出相關(guān)運(yùn)輸路線圖。正是由于馬鋼公司檔案部門保存的檔案全面、真實(shí)地反映了H型鋼的生產(chǎn)實(shí)際，所以為反傾銷案的勝訴提供了有力的證據(jù)。馬鋼公司反傾銷案馬鋼公司成為我國(guó)加入WTO后第一家在反傾銷案6文件收集范圍1.各個(gè)時(shí)期——籌備、設(shè)立、運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)（分立、合并、解散等）2.各項(xiàng)活動(dòng)——生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、研發(fā)、管理等3.各種門類——文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等4.各種載體——紙質(zhì)（文字、圖樣、表格）、聲像、電子、實(shí)物等5.各種來(lái)源——本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。▲應(yīng)當(dāng)歸檔的文件是收集的重點(diǎn)文件收集范圍1.各個(gè)時(shí)期——籌備、設(shè)立、運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)7歸檔范圍

（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等8不歸檔范圍（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料；（四）所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，其他社會(huì)組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。不歸檔范圍（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)9文件歸檔范圍和保管期限表編制企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。1.管理類文件歸檔范圍和保管期限表2.業(yè)務(wù)類文件歸檔范圍和保管期限表產(chǎn)品生產(chǎn)類科研開(kāi)發(fā)類建設(shè)項(xiàng)目類設(shè)備儀器類會(huì)計(jì)類干部職工類3.特殊載體類文件歸檔范圍和保管期限表文件歸檔范圍和保管期限表編制企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)10管理類檔案保管期限表（式樣）序號(hào)歸檔范圍保管期限1辦公室1.1集團(tuán)公司黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)會(huì)議文件材料1.1.1通知、議程、報(bào)告、決議、決定、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件材料，參加人員名單永久1.1.2討論未通過(guò)的文件材料10年管理類檔案保管期限表（式樣）序號(hào)歸檔范圍保管期限1辦公室1.11收集范圍的拓展1.企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。2.企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。3.企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。4.企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。5.企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。收集范圍的拓展1.企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有12歸檔要求1.原件歸檔2.內(nèi)容、深度3.真實(shí)、準(zhǔn)確性4.書(shū)寫材料5.外觀6.幅面7.用紙8.竣工圖章9.竣工圖編制10.圖紙折疊11.照片、錄音、錄像12.電子文件——?dú)w檔的文件應(yīng)為原件；招投標(biāo)文件、合同等歸檔正本；因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔——符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程——與工程實(shí)際相符合——不得使用易褪色的書(shū)寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料——字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備——用韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張；圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖；計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件——逐張加蓋并簽署，圖章內(nèi)容填寫齊全、清楚，不得代簽；使用不易褪色的紅印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處——規(guī)范編制，標(biāo)明變更修改依據(jù)，修改到位、標(biāo)注到位；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖——非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明（對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄）一并歸檔，保證載體有效性——應(yīng)使用只讀光盤、一次寫光盤等不可擦除型光盤，與紙質(zhì)文件并存、一一對(duì)應(yīng)歸檔要求1.原件歸檔——?dú)w檔的文件應(yīng)為原件；13管理類文件歸檔時(shí)間模式一：由單位的文書(shū)處理部門或業(yè)務(wù)部門整理檔案

各部門在第二年6月底前完成上一年度檔案的整理工作，并向檔案室移交——適用于年度產(chǎn)生文件材料多的單位模式二：隨辦隨歸將辦理完畢且須歸檔的文件材料隨即向檔案室移交，檔案室在第二年6月底前完成上一年度檔案的整理工作——適用于年度產(chǎn)生文件材料少的單位模式三：檔案室集中整理檔案各部門在第二年一季度向檔案室移交上一年度須歸檔的文件材料——不提倡管理類文件歸檔時(shí)間模式一：由單位的文書(shū)處理部門或業(yè)務(wù)部門整理14其他門類和載體文件歸檔時(shí)間1.科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件應(yīng)定期或按階段歸檔。2.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。3.會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。4.電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。5.磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。其他門類和載體文件歸檔時(shí)間1.科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)15特殊時(shí)間要求1.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。2.更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

特殊時(shí)間要求1.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)16收集歸檔的方法與措施1.建立收集網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)部門和網(wǎng)絡(luò)人員責(zé)任——實(shí)行部門文件收集、整理、歸檔責(zé)任制，各部門專、兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。做好文件歸檔的交接（1）文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。（2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。收集歸檔的方法與措施1.建立收集網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)部門和網(wǎng)絡(luò)人員責(zé)任17檔案交接登記表序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)保管期限備注移交時(shí)間：

移交部門：移交人簽名：接收人簽名：檔案交接登記表序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)保管備注移交時(shí)間18收集歸檔的方法與措施2.收文、發(fā)文及用印控制3.執(zhí)行“三納入”、“四參加”、“四同時(shí)”等制度4.經(jīng)濟(jì)或相應(yīng)手段5.合同約束收集歸檔的方法與措施2.收文、發(fā)文及用印控制19收文登記收文號(hào)收文日期來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)承辦部門簽收人辦結(jié)日期備注收文登記收文號(hào)收文日期來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)承20發(fā)文登記順序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)發(fā)往機(jī)關(guān)承辦部門承辦人辦結(jié)日期備注發(fā)文登記順序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)發(fā)往機(jī)關(guān)承21“三納入”

企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制?！八膮⒓印?/p>

企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)?！八耐瑫r(shí)”

企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接?！叭{入”22安徽省農(nóng)村合作金融機(jī)構(gòu)稽核工作規(guī)范（試行）第一章總則第二章機(jī)構(gòu)、人員及權(quán)責(zé)第三章稽核總隊(duì)、大隊(duì)管理規(guī)范第四章稽核工作管理規(guī)范第五章稽核檢查操作規(guī)范第六章稽核報(bào)告與處理規(guī)范第七章稽核檔案管理規(guī)范第一節(jié)稽核檔案的種類與保管期限第二節(jié)稽核檔案的建立與整理第三節(jié)稽核檔案的保管與調(diào)閱第八章附則安徽省農(nóng)村合作金融機(jī)構(gòu)稽核工作規(guī)范（試行）第一章總則23檔案工作崗位責(zé)任制1.企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)2.辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)3.檔案部門負(fù)責(zé)人4.各職能部門（項(xiàng)目）分管負(fù)責(zé)人5.檔案部門專職檔案人員6.各部門兼職檔案人員7.有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員檔案工作崗位責(zé)任制1.企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)24企業(yè)檔案收集與整理課件25企業(yè)檔案收集與整理課件26企業(yè)檔案收集與整理課件27企業(yè)檔案收集與整理課件28企業(yè)檔案收集與整理課件29企業(yè)檔案收集與整理課件30企業(yè)檔案收集與整理課件31企業(yè)檔案收集與整理課件32經(jīng)濟(jì)或相應(yīng)手段公派出差帶回的文件材料———差旅費(fèi)報(bào)銷照片檔案——————耗材報(bào)銷人員調(diào)動(dòng)——————調(diào)動(dòng)手續(xù)辦理項(xiàng)目檔案———風(fēng)險(xiǎn)抵押，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)（對(duì)自身）———工程檔案資料保證金（對(duì)參建方）———檔案考評(píng)基金檔案工作檢查、考核、評(píng)估經(jīng)濟(jì)或相應(yīng)手段公派出差帶回的文件材料———差旅費(fèi)報(bào)銷33企業(yè)檔案收集與整理課件34合同約束嚴(yán)把合同簽署關(guān)

合同簽署部門在與乙方簽署合同時(shí)，設(shè)立檔案收集、整理、歸檔的專門條款。如：在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任；在監(jiān)理合同中明確監(jiān)理單位對(duì)竣工文件審核和向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。合同審核流轉(zhuǎn)時(shí)，經(jīng)過(guò)檔案部門會(huì)審。

嚴(yán)把合同執(zhí)行關(guān)

在工程招投標(biāo)結(jié)束、合同簽訂后，及時(shí)組織參建單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；在工程過(guò)程中，及時(shí)指導(dǎo)、檢查檔案形成、積累、歸檔工作；中間交工驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收工程檔案。嚴(yán)把合同付款關(guān)

財(cái)務(wù)部門在制定合同付款程序時(shí)，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執(zhí)行完畢支付最后一筆款項(xiàng)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案部門審核。檔案部門確定合同段文件材料歸檔后，簽字確認(rèn)，再進(jìn)入下一個(gè)付款審批環(huán)節(jié)，所有合同末次付款都經(jīng)過(guò)檔案部門。中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司CNPC合同約束嚴(yán)把合同簽署關(guān)中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司35企業(yè)檔案收集與整理課件36企業(yè)檔案收集與整理課件37企業(yè)檔案收集與整理課件38企業(yè)檔案收集與整理課件39第二部分企業(yè)檔案整理一、整理原則

遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。二、區(qū)分全宗三、制定分類方案四、整理標(biāo)準(zhǔn)及方法1.管理類2.科技類3.其他類（會(huì)計(jì)、人事、聲像、實(shí)物、電子等）五、建立全宗卷第二部分企業(yè)檔案整理一、整理原則40區(qū)分全宗企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的幾種情況：①一個(gè)企業(yè)分成兩個(gè)或兩個(gè)以上企業(yè)的情況（一分為二）

②兩個(gè)或兩個(gè)以上的企業(yè)合并為一個(gè)企業(yè)的情況（合二為一）③由企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)改變成為一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)的情況（由內(nèi)變外）④由一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的情況（由外變內(nèi)）⑤由于某種特殊原因，中斷了一段時(shí)間的工作，以后又恢復(fù)了正常的活動(dòng)的情況（中斷）

⑥僅僅是企業(yè)職能擴(kuò)大或縮小、企業(yè)名稱發(fā)生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等情況（更名）區(qū)分全宗企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的幾種情況：41檔案分類規(guī)則▲企業(yè)檔案分類，是把一個(gè)企業(yè)的全部檔案作為對(duì)象的實(shí)體分類。1.排他性——同位類之間互不相容2.包含性——下位類之和窮盡上位類3.一貫性——同位分類必須遵循同一標(biāo)準(zhǔn)4.階段性——分類必須依層次進(jìn)行檔案分類規(guī)則▲企業(yè)檔案分類，是把一個(gè)企業(yè)的全部檔案作為對(duì)象的42檔案分類方法按職能分類按年度分類按保管期限分類按組織機(jī)構(gòu)分類按問(wèn)題分類按專業(yè)分類按型號(hào)分類按項(xiàng)目分類按特征分類按載體分類——一級(jí)類目（大類）設(shè)置管理類檔案——科技類檔案二級(jí)及其以下類目設(shè)置——產(chǎn)品、設(shè)備檔案——科研、基建檔案——會(huì)計(jì)檔案檔案分類方法按職能分類——一級(jí)類目（大類）設(shè)置管理類檔案——43檔案分類編號(hào)大綱檔案全宗WS文書(shū)檔案SW實(shí)物檔案DZ電子檔案年度SX聲像檔案RS人事檔案CK會(huì)計(jì)檔案KJ科技檔案機(jī)構(gòu)保管期限1產(chǎn)品生產(chǎn)類2科研開(kāi)發(fā)類3項(xiàng)目建設(shè)類4設(shè)備儀器類1會(huì)計(jì)憑證類2會(huì)計(jì)賬簿類3財(cái)務(wù)報(bào)告類4其他類1綜合類2生產(chǎn)及輔助生產(chǎn)建筑3行政及生活福利建筑按工程項(xiàng)目設(shè)置檔案分類編號(hào)大綱檔案全宗WSSWDZ年度SXRSCKKJ機(jī)構(gòu)44某企業(yè)檔案類目設(shè)置和代號(hào)經(jīng)營(yíng)管理類生產(chǎn)管理類行政管理類黨群管理類產(chǎn)品生產(chǎn)類按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置科研開(kāi)發(fā)類項(xiàng)目建設(shè)類設(shè)備儀器類會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類職工管理類某企業(yè)檔案類目設(shè)置和代號(hào)經(jīng)營(yíng)管理類生產(chǎn)管理類行政管理類黨群管45歸檔文件整理一、裝訂二、分類三、排列四、編號(hào)五、編目六、裝盒DA/T22—2000歸檔文件整理規(guī)則“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”“隨辦隨歸”以“件”為單位整理歸檔文件整理一、裝訂DA/T22—2000歸檔文件整理規(guī)46一、裝訂1.整理單位的確定

件——一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。正文與文件處理單為一件。2.文件修整（1）修裱破損文件（2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件（3）超大紙張折疊（4）去除易銹蝕的金屬物一、裝訂1.整理單位的確定47一、裝訂3.文件裝訂（1）件內(nèi)文件材料排序歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單的，可放在最前面。（2）裝訂方式和用品①線裝式——使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊②擠壓式——使用不銹鋼夾、高強(qiáng)度塑料夾③粘接式——使用漿糊、膠水④穿孔式——使用不銹鋼訂書(shū)釘⑤無(wú)酸紙封套

▲裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行，并能較好地維護(hù)文件的原始面貌（推薦①）。一、裝訂3.文件裝訂48二、分類1.分類方法（1）按年度分類將文件按其形成和處理年度分類。①文件有多個(gè)時(shí)間特征，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。②具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等，若跨年度形成文件，統(tǒng)一歸入辦結(jié)年度。③幾份文件作為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。（2）按保管期限分類將文件按劃定的保管期限（永久、30年、10年）分類。（3）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)（內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題）分類。①各類的次序可按本單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列②幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的文件歸類③臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件歸類二、分類1.分類方法49職能部門1.辦公室2.宣傳中心3.生產(chǎn)安全處4.保衛(wèi)處5.人力資源處6.財(cái)務(wù)處7.企管計(jì)劃處

8.技術(shù)計(jì)量處9.工程管理處10.信息中心11.紀(jì)檢審計(jì)室12.服務(wù)督察處13.工會(huì)

職能部門1.辦公室8.技術(shù)計(jì)量處50二、分類2.常用的復(fù)式分類法（1）年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法（2）保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法（3）機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類法（4）年度——問(wèn)題——保管期限分類法（5）保管期限——年度——問(wèn)題分類法（6）問(wèn)題——年度——保管期限分類法（7）年度——保管期限分類法（8）保管期限——年度分類法后兩種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的小企業(yè)，或者每年形成文件數(shù)量少的企業(yè)?？稍谧畹鸵患?jí)類目中將原來(lái)可歸為同一屬類的歸檔文件相對(duì)集中排列，便于實(shí)體存取。二、分類2.常用的復(fù)式分類法51年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法辦公室宣傳中心生產(chǎn)安全處……永久30年10年永久30年10年永久30年10年2011年2012年2013年適宜于推行部門整理歸檔的企業(yè)?？刹槐仡A(yù)先留空，避免倒架，庫(kù)房管理方便；便于實(shí)體查閱。年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法辦公室宣傳中心生產(chǎn)安全處……永52保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法2011年2012年……辦公室宣傳中心生產(chǎn)安全處……辦公室宣傳中心生產(chǎn)安全處……永久30年10年

體現(xiàn)檔案的重要程度。便于檔案移交進(jìn)館，但每個(gè)期限應(yīng)預(yù)留空架。保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法2011年2012年……辦公室53三、排列1.事由原則

同一事由即有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起?！笆掠伞笨梢允侵敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等，如一次活動(dòng)、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一項(xiàng)業(yè)務(wù)。按照事由原則排列歸檔文件的主要優(yōu)點(diǎn)：（1）體現(xiàn)了“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”的整理原則。（2）對(duì)判定和體現(xiàn)文件材料的價(jià)值具有十分重要的作用。（3）有利于檢索和檔案實(shí)體存取工作，提高查全率，減少提供利用時(shí)調(diào)閱和歸位的工作量。三、排列1.事由原則54三、排列2.排列方法

在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。（1）同一事由內(nèi)歸檔文件的排列按文件形成時(shí)間的先后順序或文件的重要程度排列（2）不同事由間歸檔文件的排列①按不同事由形成時(shí)間（即辦結(jié)時(shí)間）的先后順序排列②按事由的重要程度排列③按事由文件材料的責(zé)任者或承辦部門分別集中排列④按事由文件材料所反映的不同問(wèn)題分別集中排列▲會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等成套性文件可集中排列。3.應(yīng)注意的問(wèn)題（1）不能直接按文件形成的時(shí)間或收、發(fā)文字號(hào)的順序排列（2）“隨辦隨歸”的前提是“同一事由文件齊全完整”（3）“事由”與“問(wèn)題”的區(qū)別（4）零散文件的排列三、排列2.排列方法55四、編號(hào)1.歸檔文件編號(hào)將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章式樣——3×15168單位：mm（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）※（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)）四、編號(hào)1.歸檔文件編號(hào)歸檔章式樣——3×15168單位：m56四、編號(hào)2.編號(hào)項(xiàng)目（歸檔章的項(xiàng)目）及填寫方法（1）必備項(xiàng)目①全宗號(hào)②年度③保管期限④室編件號(hào)⑤館編件號(hào)（2）選擇項(xiàng)目⑥機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）3.加蓋歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置22200616辦公室永久四、編號(hào)2.編號(hào)項(xiàng)目（歸檔章的項(xiàng)目）及填寫方法222006157J01820041科技處永久1.填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料；2.有的項(xiàng)目可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋；3.可以通過(guò)修改機(jī)關(guān)公文管理制度，在文件尚未流轉(zhuǎn)、辦理前，即由收發(fā)部門在文件首頁(yè)上端的居中位置加蓋空白歸檔章；4.可以給每個(gè)部門負(fù)責(zé)文件材料整理歸檔工作的人員分別配置一套歸檔章。歸檔章J01820041科技處永久1.填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合歸58五、編目1.歸檔文件目錄的項(xiàng)目及填寫要求（1）件號(hào)（2）責(zé)任者（3）文號(hào)（4）題名（5）日期（6）頁(yè)數(shù)（7）備注

◆DB34/T450—2004文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則文件的發(fā)文單位或署名者，使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，聯(lián)合發(fā)文時(shí)，立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄一般由發(fā)文單位代字、年度、發(fā)文順序號(hào)組成，不能省略沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題含義不清的，可自擬標(biāo)題，外加“［］”；可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日一件文件的總頁(yè)數(shù)，以有圖文（與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖表等）的頁(yè)面為一頁(yè)五、編目1.歸檔文件目錄的項(xiàng)目及填寫要求文件的發(fā)文單位或署名59五、編目歸檔文件目錄2.歸檔文件目錄式樣件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注機(jī)構(gòu)：五、編目歸檔文件目錄2.歸檔文件目錄式樣件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日60五、編目3.歸檔文件目錄封面式樣

歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，可以每年按不同保管期限裝訂3本目錄，也可以每個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂1本目錄。歸檔文件目錄全宗名稱年度保管期限機(jī)構(gòu)××公司2012永久辦公室五、編目3.歸檔文件目錄封面式樣××公司2012永久辦公室61六、裝盒1.裝盒要求（1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒?！敉皇掠桑缯匍_(kāi)會(huì)議、處理案件等，若跨年度形成文件，統(tǒng)一歸入辦結(jié)年度。（2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。（3）分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。（4）即使某一類目的歸檔文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應(yīng)通過(guò)使用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。（5）應(yīng)視文件的多少選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，直立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。（6）檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面、填寫盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容六、裝盒1.裝盒要求包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫62六、裝盒2.檔案盒格式外形尺寸：長(zhǎng)310mm，寬220mm盒脊厚度：20mm、30mm、40mm等應(yīng)采用無(wú)酸紙制作六、裝盒2.檔案盒格式外形尺寸：63六、裝盒全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)起止件號(hào)室館盒號(hào)3.檔案盒盒脊的項(xiàng)目及填寫（1）全宗號(hào)（2）年度（3）保管期限（4）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（5）起止件號(hào)（6）盒號(hào)J0192012永久辦公室12—34六、裝盒全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)起室館盒號(hào)3.檔案盒盒脊的項(xiàng)目64企業(yè)檔案收集與整理課件65六、裝盒4.備考表（1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明填寫盒內(nèi)歸檔文件收集的齊全完整程度，文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損），整理工作完畢后文件的修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。（2）整理人（3）檢查人（4）日期◆放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后。六、裝盒4.備考表66科技檔案整理一、分類二、組卷三、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)四、案卷封面編制五、案卷脊背編制六、卷內(nèi)目錄編制七、卷內(nèi)備考表編制八、案卷目錄編制九、案卷裝訂與排列上架GB/T11822—2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求以“卷”為單位整理科技檔案整理一、分類GB/T11822—2008以“卷”為67一、分類（一）基建項(xiàng)目檔案工程項(xiàng)目——（建設(shè)階段）——（工程性質(zhì)或用途）1.綜合類（總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、地下管網(wǎng)綜合布置圖、總平面圖等）2.生產(chǎn)及輔助生產(chǎn)建筑（車間、變電所、汽車庫(kù)、水塔等）3.行政及生活福利建筑（辦公樓、住宅、食堂、賓館等）1.立項(xiàng)審批文件2.設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料3.設(shè)計(jì)文件4.項(xiàng)目管理文件5.施工文件6.監(jiān)理文件7.竣工文件一、分類（一）基建項(xiàng)目檔案1.綜合類1.立項(xiàng)審批文件68一、分類（二）產(chǎn)品生產(chǎn)檔案產(chǎn)品種類——產(chǎn)品型號(hào)——（產(chǎn)品結(jié)構(gòu)）1.粉磨裝備2.熱工裝備3.輸送裝備4.環(huán)保裝備5.電氣及自動(dòng)化裝備6.計(jì)量裝備7.通用設(shè)備8.新材料9.鋼結(jié)構(gòu)HRM立磨生料磨煤磨非金屬礦用超細(xì)粉磨一、分類（二）產(chǎn)品生產(chǎn)檔案1.粉磨裝備HRM立磨生料磨煤磨非69一、分類（三）設(shè)備儀器檔案（設(shè)備種類或生產(chǎn)裝置）——設(shè)備型號(hào)1.設(shè)備儀器種類、數(shù)量較多的大中型企業(yè)，可設(shè)置生產(chǎn)設(shè)備、輔助生產(chǎn)設(shè)備、一般設(shè)備等二級(jí)類目；2.設(shè)備儀器數(shù)量較少，企業(yè)生產(chǎn)程序較簡(jiǎn)單的小型企業(yè)，可按設(shè)備儀器型號(hào)設(shè)置二級(jí)類目；3.生產(chǎn)過(guò)程連續(xù)性強(qiáng)的發(fā)電、化工、煉油等企業(yè)，一套生產(chǎn)裝置包含若干數(shù)量的設(shè)備儀器，可按生產(chǎn)裝置來(lái)設(shè)置二級(jí)類目。一、分類（三）設(shè)備儀器檔案70卷煙廠1.主要生產(chǎn)設(shè)備（1）煙葉復(fù)烤生產(chǎn)線（2）制絲生產(chǎn)線（真空回潮機(jī)、打葉機(jī)、切絲機(jī)、烘絲機(jī)）（3）卷接包設(shè)備（卷煙機(jī)、接裝機(jī)、包裝機(jī)、卷接機(jī)組）2.輔助生產(chǎn)設(shè)備3.起重運(yùn)輸設(shè)備4.動(dòng)力設(shè)備卷煙廠1.主要生產(chǎn)設(shè)備71火電廠1.燃料：卸煤、篩碎、煤場(chǎng)、輸煤、燃油、燃?xì)?.鍋爐3.汽機(jī)4.電氣5.熱工6.化學(xué)7.水工8.其它：采暖通風(fēng)設(shè)備、消防設(shè)備、環(huán)保設(shè)施及其它用途的高、精、尖設(shè)備火電廠1.燃料：卸煤、篩碎、煤場(chǎng)、輸煤、燃油、燃?xì)?2二、組卷1.卷的概念⑴案卷file由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。⑵組卷filing立卷，即組織案卷，將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。2.組卷原則

遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。3.組卷要求4.組卷方法二、組卷1.卷的概念73案卷卷內(nèi)備考表卷內(nèi)文件N卷內(nèi)文件2卷內(nèi)文件1卷內(nèi)目錄案卷封面案卷卷卷卷卷卷案74文件的有機(jī)聯(lián)系某一項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件某一問(wèn)題、事故處理形成的一組文件請(qǐng)示與批復(fù)一組會(huì)議材料就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料等系統(tǒng)編號(hào)的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等設(shè)備選購(gòu)、開(kāi)箱、試運(yùn)行三階段形成的文件，自成體系、互為聯(lián)系某一組實(shí)驗(yàn)記錄維修記錄文件的有機(jī)聯(lián)系某一項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件75組卷要求1.齊全、完整性要求2.準(zhǔn)確性要求案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和管理工作的真實(shí)情況，圖物相符，文電一致，簽字、蓋章手續(xù)完備。3.載體和書(shū)寫材料的質(zhì)量要求案卷內(nèi)科技文件的載體和書(shū)寫印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書(shū)寫的字跡。組卷要求1.齊全、完整性要求76綜合運(yùn)用五種組卷方法按單項(xiàng)工程組卷按專業(yè)性質(zhì)組卷按階段組卷按問(wèn)題組卷按文件材料名稱組卷前提是名稱的使用方法和蘊(yùn)含內(nèi)容十分明確

綜合運(yùn)用五種組卷方法按單項(xiàng)工程組卷前提是名稱的使用方法和蘊(yùn)含77組卷方法1.按建設(shè)程序，分階段組卷。2.立項(xiàng)審批階段文件可根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系，按問(wèn)題組卷。3.設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料可按問(wèn)題、專業(yè)、形成單位等組卷。4.設(shè)計(jì)文件可按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)、形成單位等組卷。5.項(xiàng)目管理文件可按問(wèn)題并結(jié)合時(shí)間等組卷。

如：征地拆遷計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理招投標(biāo)及合同管理專項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)以基建項(xiàng)目為例組卷方法1.按建設(shè)程序，分階段組卷。以基建項(xiàng)目為例78組卷方法6.施工技術(shù)文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

——施工管理文件按工作程序并結(jié)合問(wèn)題組卷；——原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷；——各項(xiàng)施工原始文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件可按單位工程集中整理組卷外，其余文件材料按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷；——設(shè)備文件材料按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；——竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)順序組卷，并編制設(shè)計(jì)變更一覽表。組卷方法6.施工技術(shù)文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等79企業(yè)檔案收集與整理課件80組卷方法7.監(jiān)理文件可根據(jù)其工作內(nèi)容，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按單位工程分別進(jìn)行整理組卷。有的也可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段、文種等組卷。8.竣工驗(yàn)收文件可按照單位工程、各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分別整理組卷。組卷方法7.監(jiān)理文件可根據(jù)其工作內(nèi)容，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件81三、卷內(nèi)文件的排列與頁(yè)號(hào)編寫（一）卷內(nèi)文件的排列常用方法：1.按文件材料形成的時(shí)間順序排列2.按圖樣材料和文件的編號(hào)順序排列3.按文件材料的重要程度排列4.按文件材料的形式特征排列5.案卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)排在一起三、卷內(nèi)文件的排列與頁(yè)號(hào)編寫（一）卷內(nèi)文件的排列82印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后（如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后）；譯文在前，原文在后；設(shè)計(jì)文件材料目錄在前，設(shè)計(jì)圖樣文件在后；綜合性的文件在前，素材性的文件在后；文字材料在前，圖樣在后。印件在前，定稿在后；83三、卷內(nèi)文件的排列與頁(yè)號(hào)編寫（二）卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫1.案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。各件之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的填寫位置：雙面書(shū)寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角；單面書(shū)寫的文件材料，在其右下角。圖樣的頁(yè)號(hào)編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。2.已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。

如成套圖樣、印刷成冊(cè)的文件。3.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。

三、卷內(nèi)文件的排列與頁(yè)號(hào)編寫（二）卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫84四、案卷封面的編制封面式樣印制在卷盒正表面，也可采用內(nèi)封面形式

檔號(hào)：案卷題名

立卷單位

起止日期

保管期限

密級(jí)四、案卷封面的編制封印制在85案卷封面的項(xiàng)目及填寫要求1.案卷題名（示例）——主要包括建設(shè)項(xiàng)目名稱、階段名稱、文件內(nèi)容、文件類型名稱等

2.立卷單位——填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位

3.起止日期——填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間（年、月、日）4.保管期限——填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限

5.密級(jí)——填寫卷內(nèi)基建文件的最高密級(jí)

6.檔號(hào)（示例）——由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成案卷封面的項(xiàng)目及填寫要求1.案卷題名（示例）——主要包括建設(shè)86案卷題名示例①合寧高速公路K100+20—K110+15路基壓實(shí)度評(píng)定表項(xiàng)目名稱單位工程文件內(nèi)容文件名②駱崗機(jī)場(chǎng)候機(jī)樓電氣線路竣工圖項(xiàng)目名稱單位工程專業(yè)階段文件名

③銅陵長(zhǎng)江公路大橋橋面沉降觀測(cè)記錄

項(xiàng)目名稱內(nèi)容文件名④浙江省地震局關(guān)于浙江省檔案館庫(kù)房地震安全性評(píng)價(jià)的

責(zé)任者問(wèn)題通知、評(píng)價(jià)報(bào)告、審批意見(jiàn)書(shū)

文件名案卷題名示例①合寧高速公路K100+20—K110+187檔號(hào)示例7·12·30015—11案卷號(hào)單項(xiàng)工程代號(hào)

生產(chǎn)及輔助生產(chǎn)建筑類代號(hào)基建檔案類別代號(hào)

J·2—10案卷號(hào)項(xiàng)目代號(hào)

基建檔案類別代號(hào)

檔號(hào)示例7·12·30015—11J·2—1088

檔號(hào)：

立卷單位

起止日期

保管期限

密級(jí)溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)臺(tái)1—10號(hào)樁基檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單浙江廣廈集團(tuán)20000325—20000408永久4·1—29溫州大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)臺(tái)1—10號(hào)浙江廣廈集團(tuán)2000032589五、案卷脊背的編制保管期限檔號(hào)案卷題名1.脊背項(xiàng)目⑴保管期限⑵檔號(hào)⑶案卷題名2.脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。3.案卷脊背印制在卷盒側(cè)面。五、案卷脊背的編制檔號(hào)案卷題名1.脊背項(xiàng)目90六、卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄檔號(hào)序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)數(shù)備注六、卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄檔號(hào)序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期91卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目及填寫要求①序號(hào)——用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)

②文件編號(hào)——填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等③責(zé)任者——填寫文件形成者或第一責(zé)任者

④文件題名——填寫文件全稱。文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名

⑤日期——填寫文件形成的時(shí)間（年、月、日）⑥頁(yè)數(shù)——填寫每件文件總頁(yè)數(shù)

⑦備注——填寫需說(shuō)明的情況(需要時(shí)填寫)

⑧檔號(hào)卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目及填寫要求①序號(hào)——用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注92七、卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表檔號(hào)：互見(jiàn)號(hào)：說(shuō)明：

立卷人：

年月日

檢查人：

年月日SX1—1—1—15（照片）排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面七、卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表檔號(hào)：互見(jiàn)號(hào)：SX1—1—1—93卷內(nèi)備考表的項(xiàng)目及填寫要求1.說(shuō)明——標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題

2.立卷人——由立卷責(zé)任者簽名

3.立卷日期——填寫完成立卷的時(shí)間

4.檢查人——由案卷質(zhì)量審核者簽名

5.檢查日期——填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間

6.互見(jiàn)號(hào)——填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型

7.檔號(hào)卷內(nèi)備考表的項(xiàng)目及填寫要求1.說(shuō)明——標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件94八、案卷目錄的編制案卷目錄序號(hào)檔號(hào)案卷題名總頁(yè)數(shù)保管期限備注八、案卷目錄的編制案卷目錄序號(hào)檔號(hào)案卷題名總頁(yè)數(shù)保管期限95九、案卷的裝訂與排列1.整卷裝訂2.以件為單位裝訂◆應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章◆超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝◆破損的科技文件應(yīng)修復(fù)◆圖紙可裝訂也可不裝訂，但同一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一3.案卷排列九、案卷的裝訂與排列1.整卷裝訂96

檔號(hào):

案卷題名

立卷單位起止日期保管期限密級(jí)●●●●●97檔號(hào)序號(hào)S·4—12檔號(hào)序號(hào)S·4—1298案卷排列立項(xiàng)審批設(shè)計(jì)基礎(chǔ)設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理施工監(jiān)理竣工驗(yàn)收案卷排列立項(xiàng)設(shè)計(jì)設(shè)項(xiàng)目施監(jiān)竣工99卷盒、表格規(guī)格及其制成材料1.卷盒的尺寸采用310mm×220mm，卷盒的厚度根據(jù)分類整理及方便查閱利用的要求，可以采用10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm；采用220g以上的單層無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。2.案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄的尺寸為297mm×210mm；采用70g以上白色書(shū)寫紙制作。卷盒、表格規(guī)格及其制成材料1.卷盒的尺寸采用310mm×22100會(huì)計(jì)檔案整理1.會(huì)計(jì)憑證整理立卷

將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表，按照編號(hào)順序，去掉金屬物，選取適當(dāng)厚度（一般不超過(guò)5厘米）為一冊(cè)，加上封面封底，裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)，以上邊和左邊整齊為準(zhǔn)，右邊和下邊要求折疊整齊，用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人加蓋騎縫章。一冊(cè)為一卷。會(huì)計(jì)憑證案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、年度、月份，本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)，保管期限，檔號(hào)，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè)，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào)，存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案整理1.會(huì)計(jì)憑證整理立卷101會(huì)計(jì)憑證案卷封面式樣

單位名稱

內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱本月共冊(cè)本冊(cè)是第冊(cè)

年月卷內(nèi)記賬憑證自第號(hào)至第號(hào)共張

保管期限

檔號(hào)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人

立卷人

××公司財(cái)務(wù)部81201011101015年CK·1·2010——1會(huì)計(jì)憑證案卷封面式樣單位名稱102會(huì)計(jì)憑證盒脊背式樣會(huì)計(jì)憑證單位名稱內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱年月本月共冊(cè)本盒共冊(cè)檔號(hào)××公司財(cái)務(wù)部2010181CK·1·2010——1會(huì)計(jì)憑證盒脊背式樣會(huì)計(jì)憑證××公司財(cái)務(wù)部2010181CK·1032.會(huì)計(jì)檔案案卷排列

會(huì)計(jì)檔案案卷應(yīng)當(dāng)按照類別——年度——內(nèi)部機(jī)構(gòu)的順序進(jìn)行排列，并分別編小流水號(hào)。1.會(huì)計(jì)憑證類：在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機(jī)構(gòu)的順序排列，在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)按1—12月份順序排列。2.會(huì)計(jì)賬簿類：在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機(jī)構(gòu)的順序排列，在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)，按總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)賬、輔助賬的順序排列。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機(jī)構(gòu)的順序排列，在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)，按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)的順序排列。4.其他類：在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，按行政、事業(yè)、企業(yè)、基建等機(jī)構(gòu)的順序排列，在一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)，按會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)人員交接表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的順序排列。2.會(huì)計(jì)檔案案卷排列會(huì)計(jì)檔案案卷應(yīng)當(dāng)按照類別——年度104人事檔案整理1.檔案材料的鑒別（1）判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容（2）審查材料是否齊全、完整（3）審查材料是否手續(xù)完備（4）鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其他重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理（5）發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等），一般應(yīng)有本人的簽字。特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的，可由組織注明。人事檔案整理1.檔案材料的鑒別歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋1052.檔案材料的分類

第一類

履歷材料

第二類

自傳材料

第三類

鑒定、考核、考察材料

第四類

學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料

第五類

政治歷史情況的審查材料

第六類

參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料

第七類

獎(jiǎng)勵(lì)材料

第八類

處分材料第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退

（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料

第十類

其他可供組織上參考的材料正本2.檔案材料的分類第一類履歷材料正1063.檔案材料的排序

每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫頁(yè)數(shù)。排序的基本方式：（1）按檔案材料形成時(shí)間排序：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。（2）按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列。第六類材料，入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。（3）第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是：①工資情況的材料；②任免材料；③出國(guó)、出境材料；④其他材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。3.檔案材料的排序每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)107照片檔案整理傳統(tǒng)照片的整理1.分類2.照片排列3.編號(hào)4.入冊(cè)5.填寫說(shuō)明6.填寫冊(cè)內(nèi)備考表、冊(cè)脊7.照片冊(cè)排列8.編制目錄保管期限——年度——問(wèn)題

在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列格式一：全宗號(hào)——保管期限代碼——冊(cè)號(hào)——張?zhí)?/p>

格式二：全宗號(hào)——保管期限代碼——張?zhí)?/p>

單張照片說(shuō)明/組合照片說(shuō)明

照片檔案整理傳統(tǒng)照片的整理保管期限——年度——問(wèn)題在分108芯頁(yè)格式芯109單張照片說(shuō)明

（簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全）

（應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述）

0113—1—2—150113—1—45（文書(shū)檔案）0113—1—28×××單張照片說(shuō)明（簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、110組合照片說(shuō)明×年×月×日，××省××廳×××廳長(zhǎng)在××市××局×××局長(zhǎng)等人的陪同下，到××公司檢查××工作。本組照片共×張，第×號(hào)至第×號(hào)。示例▲同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”、“②”、“③”……組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)?！碚掌瑫r(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)。示例：相關(guān)照片永久-4-⑥

▲組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。組合照片說(shuō)明×年×月×日，××省××廳×111錄音、錄像檔案整理

歸檔的錄音帶、錄像帶必須貼上標(biāo)簽。1.錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)間等。2.錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、片名、放映時(shí)間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)別、密級(jí)等。

DA/T15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范錄音、錄像檔案整理歸檔的錄音帶、錄像帶必須貼上標(biāo)簽。D112錄音、錄像帶標(biāo)簽式樣題名作者版種錄制時(shí)間盤數(shù)共盤第盤播放時(shí)間（分鐘）保管期限聲道機(jī)器型號(hào)備注編號(hào)：安徽省錄音、錄像帶標(biāo)簽式樣題名作者版種錄制時(shí)間盤數(shù)共盤113錄音（錄像）文件目錄序號(hào)題名播放時(shí)間語(yǔ)別錄制（攝制）日期錄制（攝制）單位備注同一盤（帶）中存放多份文件的應(yīng)建立錄音（錄像）文件目錄

江陰市錄音（錄像）文件目錄序號(hào)題名播放語(yǔ)別錄制錄制備注114實(shí)物檔案整理

1.分類

可按物品種類（制成材料和載體類型）分類，如：獎(jiǎng)狀、證書(shū)類，獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗類，題詞、字畫(huà)類，印章類，紀(jì)念品類，產(chǎn)品類，等。

◆實(shí)物檔案較少的單位，可不分類。

2.排列

可按種類結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列，也可按歸檔時(shí)間順序排列。實(shí)物檔案整理1.分類115實(shí)物檔案整理3.編號(hào)

格式一：全宗號(hào)—類別號(hào)—件號(hào)格式二：類別號(hào)—件號(hào)在不影響實(shí)物品像的合適位置粘貼標(biāo)簽。

標(biāo)簽式樣（全宗號(hào)）（年度）（件號(hào)）（類別號(hào)）（保管期限）（互見(jiàn)號(hào)）0023—SW1—5SW1—5實(shí)物檔案整理3.編號(hào)標(biāo)簽式樣（全宗號(hào)）（年度）（件號(hào)）（類別116實(shí)物檔案整理4.編目實(shí)物檔案目錄檔號(hào)題名實(shí)物來(lái)源形成日期實(shí)物類別實(shí)物數(shù)量保管期限存放地點(diǎn)互見(jiàn)號(hào)備注南京市實(shí)物檔案整理4.編目實(shí)物檔案目錄檔號(hào)題名實(shí)物來(lái)源形成日期117全宗卷主要內(nèi)容檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊(cè)等。檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開(kāi)放利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。全宗卷主要內(nèi)容檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記118謝謝！企業(yè)檔案收集與整理課件119企業(yè)檔案收集與整理2014年8月14日企業(yè)檔案收集與整理2014年8月14日120第一部分企業(yè)檔案收集一、為何收——收集工作的意義二、收什么——收集歸檔范圍與歸檔要求三、何時(shí)收——收集歸檔時(shí)間四、如何收——收集歸檔的方法與措施第一部分企業(yè)檔案收集一、為何收——收集工作的意義121收集工作的意義一、對(duì)企業(yè)而言保存歷史豐富資源積累資產(chǎn)保留憑證——規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛、追蹤產(chǎn)品質(zhì)量二、對(duì)企業(yè)檔案工作而言1.是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)2.是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要措施收集工作的意義一、對(duì)企業(yè)而言122蕪湖卷煙廠“都寶”卷煙生產(chǎn)線技術(shù)改造

隨著新項(xiàng)目一期動(dòng)力中心工程投入使用，老動(dòng)力中心完成歷史使命，即將進(jìn)行拆除。場(chǎng)地內(nèi)有一座150T倒錐殼鋼筋混凝土水塔，高約34米，上大下小，傳統(tǒng)人工或機(jī)械拆除難度大、工期長(zhǎng)且安全性差。為加快工程進(jìn)度、確保施工安全，決定采用定向控制爆破方法拆除。在爆破準(zhǔn)備過(guò)程中，廠檔案室提供了原水塔建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖紙、廠區(qū)建筑物平面圖，施工單位據(jù)此研究制定爆破設(shè)計(jì)方案。為確保爆破后水塔倒塌方向的準(zhǔn)確性，依據(jù)圖紙對(duì)爆破切口、藥孔間距、藥孔深度及炸藥用量進(jìn)行計(jì)算，分析結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，以及爆破震動(dòng)和飛石對(duì)周邊建筑物的影響，制定了周密的安全施工方案。8月28日，隨著一聲巨響，水塔按原定的南偏東方向放倒，爆破取得成功。蕪湖卷煙廠“都寶”卷煙生產(chǎn)線技術(shù)改造隨著新項(xiàng)目一期動(dòng)力中心123原“都寶”卷煙生產(chǎn)線中的制絲線關(guān)鍵設(shè)備均自德國(guó)進(jìn)口，2003年投產(chǎn)，已使用近十年，原值約800萬(wàn)歐元。此次技術(shù)改造，將對(duì)原設(shè)備進(jìn)行電控改造、利舊搬遷，需要進(jìn)口與改造相關(guān)的零配件約68萬(wàn)歐元，但供貨商無(wú)法提供進(jìn)口零配件報(bào)關(guān)需要的3C質(zhì)量證明。項(xiàng)目經(jīng)辦人員到廠檔案室復(fù)印了2002年的制絲線設(shè)備進(jìn)口合同、技術(shù)協(xié)議、到貨清單及驗(yàn)收證明等檔案，提交給蕪湖市商檢局、海關(guān)，得以證明此次進(jìn)口零配件是為原有生產(chǎn)線升級(jí)改造，符合相關(guān)政策，此項(xiàng)進(jìn)口貨物可免于提報(bào)3C證明。原“都寶”卷煙生產(chǎn)線中的制絲線關(guān)鍵設(shè)備均自德國(guó)進(jìn)口，2003124馬鋼公司反傾銷案馬鋼公司成為我國(guó)加入WTO后第一家在反傾銷案中獲得勝訴的企業(yè)，檔案資料功不可沒(méi)。2002年5月，美商務(wù)部作出裁決，馬鋼稅率由159%降至零。美方在一年的調(diào)查取證中，除調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物、生產(chǎn)工藝流程外，主要查看了反映公司經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)情況的檔案，如調(diào)查馬鋼國(guó)貿(mào)公司的經(jīng)營(yíng)狀況時(shí)查閱了公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、馬鋼股份公司對(duì)國(guó)貿(mào)公司領(lǐng)導(dǎo)的任命文件、進(jìn)口礦石合同、出口H型鋼合同及相關(guān)會(huì)計(jì)憑證等90卷檔案，以及反映H型鋼生產(chǎn)成本的大量報(bào)表數(shù)據(jù)及其相關(guān)檔案，并對(duì)檔案記載的數(shù)據(jù)逐一核實(shí)。讓美方感到更為意外的是，廠區(qū)原材料的運(yùn)輸距離也清晰地記錄在報(bào)表之中，公司甚至還能提供出相關(guān)運(yùn)輸路線圖。正是由于馬鋼公司檔案部門保存的檔案全面、真實(shí)地反映了H型鋼的生產(chǎn)實(shí)際，所以為反傾銷案的勝訴提供了有力的證據(jù)。馬鋼公司反傾銷案馬鋼公司成為我國(guó)加入WTO后第一家在反傾銷案125文件收集范圍1.各個(gè)時(shí)期——籌備、設(shè)立、運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)（分立、合并、解散等）2.各項(xiàng)活動(dòng)——生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)、研發(fā)、管理等3.各種門類——文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等4.各種載體——紙質(zhì)（文字、圖樣、表格）、聲像、電子、實(shí)物等5.各種來(lái)源——本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件?！鴳?yīng)當(dāng)歸檔的文件是收集的重點(diǎn)文件收集范圍1.各個(gè)時(shí)期——籌備、設(shè)立、運(yùn)營(yíng)、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)126歸檔范圍

（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）本企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料；所屬和控股企業(yè)報(bào)送的重要文件材料；（四）有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。歸檔范圍（一）反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等127不歸檔范圍（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本企業(yè)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，企業(yè)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料；（四）所屬和控股企業(yè)報(bào)送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，其他社會(huì)組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料；（五）其他不需歸檔的文件材料。不歸檔范圍（一）有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)128文件歸檔范圍和保管期限表編制企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。1.管理類文件歸檔范圍和保管期限表2.業(yè)務(wù)類文件歸檔范圍和保管期限表產(chǎn)品生產(chǎn)類科研開(kāi)發(fā)類建設(shè)項(xiàng)目類設(shè)備儀器類會(huì)計(jì)類干部職工類3.特殊載體類文件歸檔范圍和保管期限表文件歸檔范圍和保管期限表編制企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)129管理類檔案保管期限表（式樣）序號(hào)歸檔范圍保管期限1辦公室1.1集團(tuán)公司黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)會(huì)議文件材料1.1.1通知、議程、報(bào)告、決議、決定、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件材料，參加人員名單永久1.1.2討論未通過(guò)的文件材料10年管理類檔案保管期限表（式樣）序號(hào)歸檔范圍保管期限1辦公室1.130收集范圍的拓展1.企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。2.企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。3.企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。4.企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。5.企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。收集范圍的拓展1.企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有131歸檔要求1.原件歸檔2.內(nèi)容、深度3.真實(shí)、準(zhǔn)確性4.書(shū)寫材料5.外觀6.幅面7.用紙8.竣工圖章9.竣工圖編制10.圖紙折疊11.照片、錄音、錄像12.電子文件——?dú)w檔的文件應(yīng)為原件；招投標(biāo)文件、合同等歸檔正本；因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔——符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程——與工程實(shí)際相符合——不得使用易褪色的書(shū)寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料——字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備——用韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張；圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖；計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件——逐張加蓋并簽署，圖章內(nèi)容填寫齊全、清楚，不得代簽；使用不易褪色的紅印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處——規(guī)范編制，標(biāo)明變更修改依據(jù)，修改到位、標(biāo)注到位；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖——非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明（對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄）一并歸檔，保證載體有效性——應(yīng)使用只讀光盤、一次寫光盤等不可擦除型光盤，與紙質(zhì)文件并存、一一對(duì)應(yīng)歸檔要求1.原件歸檔——?dú)w檔的文件應(yīng)為原件；132管理類文件歸檔時(shí)間模式一：由單位的文書(shū)處理部門或業(yè)務(wù)部門整理檔案

各部門在第二年6月底前完成上一年度檔案的整理工作，并向檔案室移交——適用于年度產(chǎn)生文件材料多的單位模式二：隨辦隨歸將辦理完畢且須歸檔的文件材料隨即向檔案室移交，檔案室在第二年6月底前完成上一年度檔案的整理工作——適用于年度產(chǎn)生文件材料少的單位模式三：檔案室集中整理檔案各部門在第二年一季度向檔案室移交上一年度須歸檔的文件材料——不提倡管理類文件歸檔時(shí)間模式一：由單位的文書(shū)處理部門或業(yè)務(wù)部門整理133其他門類和載體文件歸檔時(shí)間1.科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件應(yīng)定期或按階段歸檔。2.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。3.會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。4.電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。5.磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。其他門類和載體文件歸檔時(shí)間1.科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)134特殊時(shí)間要求1.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。2.更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

特殊時(shí)間要求1.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)135收集歸檔的方法與措施1.建立收集網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)部門和網(wǎng)絡(luò)人員責(zé)任——實(shí)行部門文件收集、整理、歸檔責(zé)任制，各部門專、兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。做好文件歸檔的交接（1）文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。（2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。收集歸檔的方法與措施1.建立收集網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)部門和網(wǎng)絡(luò)人員責(zé)任136檔案交接登記表序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)保管期限備注移交時(shí)間：

移交部門：移交人簽名：接收人簽名：檔案交接登記表序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)保管備注移交時(shí)間137收集歸檔的方法與措施2.收文、發(fā)文及用印控制3.執(zhí)行“三納入”、“四參加”、“四同時(shí)”等制度4.經(jīng)濟(jì)或相應(yīng)手段5.合同約束收集歸檔的方法與措施2.收文、發(fā)文及用印控制138收文登記收文號(hào)收文日期來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)承辦部門簽收人辦結(jié)日期備注收文登記收文號(hào)收文日期來(lái)文機(jī)關(guān)來(lái)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)承139發(fā)文登記順序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)發(fā)往機(jī)關(guān)承辦部門承辦人辦結(jié)日期備注發(fā)文登記順序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題附件份數(shù)密級(jí)發(fā)往機(jī)關(guān)承140“三納入”

企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制?！八膮⒓印?/p>

企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)?！八耐瑫r(shí)”

企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。“三納入”141安徽省農(nóng)村合作金融機(jī)構(gòu)稽核工作規(guī)范（試行）第一章總則第二章機(jī)構(gòu)、人員及權(quán)責(zé)第三章稽核總隊(duì)、大隊(duì)管理規(guī)范第四章稽核工作管理規(guī)范第五章稽核檢查操作規(guī)范第六章稽核報(bào)告與處理規(guī)范第七章稽核檔案管理規(guī)范第一節(jié)稽核檔案的種類與保管期限第二節(jié)稽核檔案的建立與整理第三節(jié)稽核檔案的保管與調(diào)閱第八章附則安徽省農(nóng)村合作金融機(jī)構(gòu)稽核