工程檔案管理策劃書

工程檔案管理策劃書工程檔案管理策劃書工程檔案管理策劃書xxx公司工程檔案管理策劃書文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度目錄總則...............................................................................................................2第一章檔案管理流程.......................................................................................3第一節(jié)項(xiàng)目文件的收集...................................................................................4第二節(jié)項(xiàng)目文件的整理...................................................................................8第三節(jié)項(xiàng)目文件的移交..................................................................................8第二章檔案管理內(nèi)容.......................................................................................9第一節(jié)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與傳遞..............................................................10第二節(jié)信息管理.............................................................................................10第三節(jié)竣工資料及施工記錄移交.............................11第一章總則本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了通天國際電力工程有限公司檔案的管理工作的流程和內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于通天國際電力工程有限公司檔案管理工作。引用標(biāo)準(zhǔn)《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令[1987]第58號(hào)）《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（國家檔案局令第5號(hào)）《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）《建設(shè)項(xiàng)目（工程〕檔案驗(yàn)收辦法》（國檔發(fā)[1992]8號(hào)）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》（Q/CSG21804-2009）《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（Q/CSG213058-2013）第二章檔案管理流程我項(xiàng)目部檔案管理以單項(xiàng)工程為管理單位，收集保存從項(xiàng)目開工至竣工投產(chǎn)的全套工程檔案資料。按項(xiàng)目檔案管理過程分為項(xiàng)目文件收集、項(xiàng)目文件整理、項(xiàng)目文件移交歸檔三個(gè)流程。第一節(jié)項(xiàng)目文件的收集一、收集要求1、文件材料必須收集齊全、完整。各單位參照本規(guī)定附錄B中的歸檔范圍進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集，包括文字、圖表、聲像、照片、電子文件等不同形式和紙質(zhì)、錄像帶、錄音帶、光盤等不同載體的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部項(xiàng)目文件。2、質(zhì)量要求：歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般不使用復(fù)印件；字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備；歸檔文件材料幅面要求采用A4紙(297×210mm)尺寸；文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲(chǔ)的電子文件使用不可擦除型光盤。3、各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。二、收集方法應(yīng)使用收集袋(盒)對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行存放。收集袋是在文件收集過程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子(盒)，收集文件時(shí)分類保存并擬出案卷題名，標(biāo)示在文件袋上即可形成收集袋。第二節(jié)項(xiàng)目文件的整理一、整理要求項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件應(yīng)按檔案管理的要求，在檔案人員的指導(dǎo)下，由文件形成部門（單位）負(fù)責(zé)整理，將項(xiàng)目文件進(jìn)行分類后，按其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷（組卷）。案卷質(zhì)量應(yīng)符合《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（Q/CSG213058-2013）的要求，分類、組卷、排列、編目規(guī)范、系統(tǒng)。二、組卷原則組卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于項(xiàng)目檔案的保管和利用。組卷方法我單位形成的施工文件，按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。原材料質(zhì)量證明文件，一般應(yīng)按專業(yè)、品種、型號(hào)組卷。設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷。成冊(cè)、成套的項(xiàng)目文件宜保持其原有形態(tài)。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。四、卷內(nèi)文件的排列(1)文字材料按時(shí)間、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業(yè)、圖號(hào)順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。五、案卷的編目(1)編制卷內(nèi)文件頁號(hào)①卷內(nèi)文件按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件為單位編寫頁號(hào)，每份文件頁號(hào)均從“1”開始。②印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。③竣工圖每冊(cè)自成一卷，不必重新編寫頁號(hào)。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)，案卷脊背裱裝于案卷裝具脊背處。(2)編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式具體見附錄C。由建設(shè)單位向各參建單位提供項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案，各參建單位在項(xiàng)目文件移交前，檔號(hào)、案卷題名一般用鉛筆在檔案裝具上臨時(shí)編制，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項(xiàng)目文件通過歸檔審查移交給建設(shè)單位進(jìn)行匯總整理，統(tǒng)一編目后，再打印案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。案卷按照“案卷封面—卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表”的順序進(jìn)行排列。(3)編制檢索工具①參建單位完成整理后，編制好科技檔案分類目錄和卷內(nèi)目錄作為案卷清冊(cè)，準(zhǔn)備接受項(xiàng)目文件歸檔審查。②建設(shè)單位辦公室部門完成項(xiàng)目檔案的匯總整理后，為每一個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)立相應(yīng)的項(xiàng)目檔案目錄夾。檔案目錄夾按照“竣工檔案立卷說明—科技檔案分類目錄—對(duì)應(yīng)分類目錄中的卷內(nèi)目錄”的順序排列?？⒐n案立卷說明標(biāo)題字體采用二號(hào)黑體、正文字體采用三號(hào)仿宋體。③竣工檔案立卷說明應(yīng)包含下列內(nèi)容：工程概況：包括工程名稱、開工時(shí)間、竣工時(shí)間、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、運(yùn)行維護(hù)單位、工程造價(jià)等。立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關(guān)人員等。六、案卷的裝訂(1)案卷的裝訂要求①文件右下頁邊齊整、無倒頁；破損的文件應(yīng)修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；文件幅面參差不齊的應(yīng)折疊或托裱為統(tǒng)一幅面。②圖紙按GB/技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法進(jìn)行折疊，一般要求向內(nèi)折疊后幅面為A4（297mm×210mm）尺寸，標(biāo)題欄外露。③案卷內(nèi)文件可采用整卷裝訂或以件為單位裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進(jìn)行裝訂（永久保存的除外）。裝訂的案卷厚度一般不超過40mm。以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙?jiān)诿糠菸募牧系挠疑辖羌由w檔號(hào)章，檔號(hào)章樣式見附錄E。(2)裝具規(guī)格及制成材料①檔案盒采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。②檔案盒外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為10、20、30、40、50、60mm。③案卷表格（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表）規(guī)格為：297mm×210mm，宜采用70g以上白色書寫紙制作。④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字跡要清晰端正。第三節(jié)項(xiàng)目文件的移交一、移交項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交紙質(zhì)和電子文件，以及音像、照片等其它載體形式的文件。項(xiàng)目電子文件的歸檔應(yīng)依據(jù)《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》執(zhí)行。二、收集整理的項(xiàng)目文件與工程建設(shè)階段同步歸檔，工程建設(shè)每完成一個(gè)階段，相應(yīng)的職能部門即向辦公室部門移交經(jīng)整理的項(xiàng)目文件歸檔。除后評(píng)價(jià)文件外，各職能部門收集整理的項(xiàng)目文件最遲在工程投產(chǎn)后90天內(nèi)完成歸檔。三、除保管自身形成的檔案，還應(yīng)根據(jù)本規(guī)定的條款，適當(dāng)增加項(xiàng)目檔案的制作和移交份數(shù)。向建設(shè)單位移交的項(xiàng)目檔案要求至少為兩套，在工程投產(chǎn)后45天內(nèi)完成歸檔。第二章檔案管理內(nèi)容第一節(jié)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與傳遞工程項(xiàng)目經(jīng)理部結(jié)合公司經(jīng)營部，負(fù)責(zé)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與傳遞，每月按規(guī)定時(shí)間向公司、監(jiān)理方及建設(shè)方提交各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。一、工程開工前所報(bào)資料工程開工前，應(yīng)向項(xiàng)目法人或監(jiān)理工程師提交下列文件：A-01 工程開工報(bào)審表（W）A-03 施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表（H）★A-04專項(xiàng)/重要施工方案報(bào)審表（H）★A-05_______________方案報(bào)審表（H）★A-08人員資格報(bào)審表（W）★A-09主要施工機(jī)械/工器具/安全用具報(bào)審表（W）★A-11 主要測(cè)量計(jì)量器具/試驗(yàn)設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)審表（W）★A-13進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表（W）★二、施工過程中每月按時(shí)上報(bào)①當(dāng)月工程形象進(jìn)度表；②施工實(shí)物工程量完成情況統(tǒng)計(jì)表；③完成投資額統(tǒng)計(jì)表；④施工質(zhì)量報(bào)表，綜合反映報(bào)告期內(nèi)的施工質(zhì)量狀況、存在的問題和采取的措施；⑤提出下一月的工程計(jì)劃和要求；信息管理一、信息管理的目標(biāo)保證信息可靠、快速、準(zhǔn)確的流通和傳遞，充分發(fā)揮信息的引導(dǎo)與勾通作用，提高工程質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，提高顧客滿意度。信息管理流程圖：設(shè)備材料供貨商設(shè)備材料供貨商項(xiàng)目法人及其代表項(xiàng)目經(jīng)理部監(jiān)理工程師公司本部施工隊(duì)、班組設(shè)計(jì)單位指令流指令流反饋流信息流二、信息管理的措施施工現(xiàn)場(chǎng)由技術(shù)員、材料員、及其它管理人員組成信息流通渠道，及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)整理相關(guān)信息，利用項(xiàng)目部網(wǎng)絡(luò)或傳真及時(shí)快捷的與各相關(guān)部門勾通。及時(shí)向業(yè)主方匯報(bào)以下信息：①按業(yè)主的相關(guān)要求及規(guī)定的格式，提供投資計(jì)劃完成情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表；②施工實(shí)物工程量完成情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，形象進(jìn)度情況（應(yīng)與投資統(tǒng)計(jì)報(bào)表相一致）；③施工質(zhì)量狀況報(bào)表，應(yīng)反映報(bào)告期內(nèi)的施工質(zhì)量狀況、存在的問題和采取的措施；④物資統(tǒng)計(jì)報(bào)表，其中應(yīng)反映各種材料定貨、加工、運(yùn)輸、到貨情況、質(zhì)量情況、是否滿足施工要求以及存在的問題。=5\*GB3⑤各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料均實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，書面資料和電子文檔同時(shí)提交與項(xiàng)目法人。=6\*GB3⑥利用公司信息管理平臺(tái)，及時(shí)上網(wǎng)進(jìn)入相關(guān)模塊反映現(xiàn)場(chǎng)的各種進(jìn)度與問題，使公司上級(jí)清楚現(xiàn)場(chǎng)的情況與存在的問題，給予幫助解決。也及時(shí)的根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況調(diào)整網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，合理的控制工期。利用電腦及相關(guān)的軟件對(duì)實(shí)際工程量、材料供應(yīng)情況、設(shè)備管理情況等進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)?？⒐べY料及施工記錄移交竣工資料及施工記錄及時(shí)整理，按照GB/T19001-ISO9001質(zhì)量體系文件《竣工資料編制交付程序》進(jìn)行，并結(jié)合業(yè)主方的要求，編制竣工資料電子版予以移交。一、工程竣工資料及施工記錄工程開工、竣工報(bào)告；竣工圖紙及施工圖會(huì)審紀(jì)要；設(shè)計(jì)變更通知單，材料代用清單及簽訂；自購材料的供貨商資質(zhì)證明、出廠質(zhì)量合格證明及試驗(yàn)報(bào)告；項(xiàng)目法人供應(yīng)材料的資質(zhì)證明、產(chǎn)品合格證及試驗(yàn)報(bào)告；工程實(shí)驗(yàn)報(bào)告及試驗(yàn)記錄；施工缺陷處理明細(xì)表、附圖以及工程遺留問題；中間檢查、竣工驗(yàn)收記要及工程啟動(dòng)驗(yàn)收證書等驗(yàn)收文件。以上所有施工記錄表應(yīng)簽字，手續(xù)齊全，并有監(jiān)理工程師簽證。二、資料移