從零開始文秘辦公基礎(chǔ)課件

了解文秘的概念掌握文秘工作的類型掌握文秘工作的原則掌握電腦自動的特點與功能熟悉電腦的硬件平臺熟悉電腦的外部平臺熟悉電腦的軟件平臺了解文秘的概念

電腦辦公、信息化作業(yè)已是目前文秘辦公的主流方式，并將不斷深入各行各業(yè)。為了能適應(yīng)社會激烈的競爭、抓住未來的就業(yè)機會，人們迫切需要在短時間內(nèi)掌握和使用電腦的基本技能。電腦辦公、信息化作業(yè)已是目前文秘辦公的主流方式文秘及文秘工作

文秘概述文秘的分類及工作

文秘的工作原則文秘及文秘工作文秘概述1.1文秘概述

文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在輔助各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為21世紀(jì)中國經(jīng)濟發(fā)展十大需求專業(yè)之一。1.1文秘概述文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展1.2文秘的分類及工作

行政文員

辦公室文員

秘書1.2文秘的分類及工作行政文員行政文員

行政文員工作涉及面較廣，事務(wù)較煩瑣，對完成工作的質(zhì)量、效率也有一定的要求。行政文員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和技能要求如下：能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設(shè)備。同時應(yīng)具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協(xié)調(diào)能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達(dá)能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆、智能ABC等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。行政文員行政文員工作涉及面較廣，事務(wù)較煩瑣，對辦公室文員辦公室文員的工作職責(zé)如下：?接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。?負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。?負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。?做好會議紀(jì)要。?負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報紙雜志的分送。?負(fù)責(zé)傳真的收發(fā)工作。?負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。?做好公司宣傳專欄的組稿。辦公室文員辦公室文員的工作職責(zé)如下：

?按照公司硬性管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。?做好公司食堂費用支出、流水賬登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。?每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。?管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。?社會保險的投保、申領(lǐng)。?統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做賬、留底。?管理辦公室各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。?接受其他臨時工作。?按照公司硬性管理規(guī)定，保管使用公章，并對其秘書

秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。1998年5月，勞動部（現(xiàn)勞動和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施服務(wù)的人員。目前我國秘書從業(yè)人員約2300萬人。我國外資企業(yè)秘書分三類：初級秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主；中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報告和準(zhǔn)備會議等，多為大?；虮究飘厴I(yè)；高級秘書（經(jīng)理助理）——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識，有應(yīng)急處理能力。秘書秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日1.3文秘的工作原則

追蹤原則

超前原則

優(yōu)先原則1.3文秘的工作原則追蹤原則追蹤原則決策方案在實施過程中，必然會出現(xiàn)主客體狀況的變化，秘書人員應(yīng)及時追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機構(gòu)和決策者準(zhǔn)確掌握情況，及時調(diào)整、修訂、完善決策方案。追蹤原則決策方案在實施過程中，必然會出現(xiàn)主客體超前原則秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面因素確定的：第一，任何信息總是產(chǎn)生、傳遞在事物及其狀態(tài)變化之后，再快的信息也有滯后性；第二，領(lǐng)導(dǎo)必須有所預(yù)見，走在事物運動的前面。這就要求秘書搶時間、爭主動，超前收取信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供“預(yù)測性”信息。超前原則秘書信息工作的超前原則是由以下兩方優(yōu)先原則客觀上說，凡是信息都是有用的。因此，對于辦公自動化程度很高的單位或部門來說，信息多多益善，因為再多的信息也可存入電子計算機，查詢和使用十分方便。但對于主要依靠手工方式處理信息的單位和部門來說，不宜無限制地搞過多的信息簡報、快報、摘報、內(nèi)參等，而必須針對工作需要，利用信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對所接觸的信息，迅速加以判別，分出哪些是有效信息，哪些是無效信息，從而對信息選優(yōu)。優(yōu)先原則客觀上說，凡是信息都是有用的。因此，電腦辦公快速入門

辦公自動化的特點電腦辦公的基本功能電腦辦公快速入門辦公自動化的特點1.4辦公自動化的特點現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公相比有較大的區(qū)別。不僅在內(nèi)容和對象上存在差別，更主要的是在方式和功能上有所區(qū)別?，F(xiàn)代辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，提高了信息化程度，提高了辦公效率，對信息社會產(chǎn)生了積極影響。現(xiàn)代辦公自動化的主要特點有：?提高辦公效率，減小勞動強度，充分利用各單位、企業(yè)內(nèi)部的知識資源和技能。?實現(xiàn)了辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備以及科技資料、文書、資料、人事、財務(wù)檔案等方面的有效管理，防止信息資源的流失。?運用網(wǎng)絡(luò)可以建立經(jīng)濟、方便、快捷的電子郵件通信平臺和網(wǎng)上培訓(xùn)基地，不僅方便交流，而且可實現(xiàn)資源的充分運用、信息反饋的及時收集。1.4辦公自動化的特點現(xiàn)代辦公與傳統(tǒng)辦公1.5電腦辦公的基本功能辦公自動化系統(tǒng)逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項業(yè)務(wù)系統(tǒng)連成一個辦公系統(tǒng)，再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)連成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。利用辦公自動化軟件還可以實現(xiàn)視頻會議、遠(yuǎn)程教學(xué)等，在更廣的范圍內(nèi)拓寬人們獲取知識的渠道，促進(jìn)知識經(jīng)濟的發(fā)展。辦公自動化的基本功能如下：（1）文字處理；（2）數(shù)據(jù)處理；（3）協(xié)同工作；（4）信息傳遞。1.5電腦辦公的基本功能辦公自動化系統(tǒng)逐電腦辦公操作平臺

電腦主要硬件平臺

常見的外部平臺

電腦辦公軟件平臺電腦辦公操作平臺電腦主要硬件平臺1.6電腦主要硬件平臺

主板

CPU

內(nèi)存

顯卡

聲卡

網(wǎng)卡

硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū)

電源

機箱

顯示器

鍵盤和鼠標(biāo)1.6電腦主要硬件平臺主板硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū)主板主板是電腦的核心，電腦中所有的關(guān)鍵設(shè)備都安裝在主板上。主板是一塊矩形的電路板，由CPU插座、芯片組、BIOS芯片、高速緩存器、各種擴展插槽和接口組成，如下圖所示。主板主板主板是電腦的核心，電腦中所有的關(guān)鍵設(shè)備都安CPUCPU也稱為中央處理器，是決定電腦性能的核心部件。它主要負(fù)責(zé)電腦指令的執(zhí)行、數(shù)字與邏輯的運算、數(shù)據(jù)的存儲與傳送以及對內(nèi)對外輸入與輸出的控制等。如下圖所示是一個Inter雙核CPU。CPUCPUCPU也稱為中央處理器，是決定電腦性能的內(nèi)存內(nèi)存是電腦中存儲臨時數(shù)據(jù)的重要設(shè)備，用來存放電腦運行時所需的程序和數(shù)據(jù)。如下圖所示是一款金士頓內(nèi)存。內(nèi)存內(nèi)存內(nèi)存是電腦中存儲臨時數(shù)據(jù)的重要設(shè)備，用來存顯卡顯卡又稱為顯示卡或顯示適配卡，是主機最基本的組成部分之一。如下圖所示是一款七彩虹7300顯卡。顯卡顯卡顯卡又稱為顯示卡或顯示適配卡，是主機最基本聲卡聲卡也稱為聲音卡、聲效卡。聲卡是多媒體技術(shù)中最基本的組成部分，是實現(xiàn)聲波與數(shù)字信號相互轉(zhuǎn)換的硬件，如下圖所示。聲卡聲卡聲卡也稱為聲音卡、聲效卡。聲卡是多媒體技術(shù)網(wǎng)卡網(wǎng)卡也稱為網(wǎng)絡(luò)適配器，簡稱NIC。網(wǎng)卡是局域網(wǎng)中最基本的部件之一，是連接電腦與網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)備，如下圖所示。網(wǎng)卡網(wǎng)卡網(wǎng)卡也稱為網(wǎng)絡(luò)適配器，簡稱NIC。網(wǎng)卡是局硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū)硬盤、軟驅(qū)與光驅(qū)都是數(shù)據(jù)存放的場所，如右圖（上）所示。硬盤是電腦中最重要的存儲設(shè)備，是用來存儲安裝的軟件、電影、游戲、音樂等的一個數(shù)據(jù)容器。早期的硬盤能夠存儲的數(shù)據(jù)非常少，只有幾兆字節(jié)。軟驅(qū)是一種可攜帶式數(shù)據(jù)存儲器。曾經(jīng)為人們提供了很大的方便，如用軟盤復(fù)制資料、文件、游戲，用軟驅(qū)啟動系統(tǒng)等。如右圖（中）所示。光驅(qū)在電腦的多媒體化方面也有著舉足輕重的作用，如右圖（下）所示。隨著近幾年人們對于影音質(zhì)量以及高容量存儲要求的不斷提高，各種以DVD光盤作為存儲介質(zhì)的音像制品越來越多，因此DVD是光驅(qū)發(fā)展的必然趨勢。網(wǎng)卡硬盤軟驅(qū)光驅(qū)硬盤、軟驅(qū)、光驅(qū)硬盤、軟驅(qū)與光驅(qū)都是數(shù)據(jù)存放的電源電源是電腦的動力源泉，是電腦正常運行的樞紐。它負(fù)責(zé)將普通市電轉(zhuǎn)換為電腦主機可以直接使用的電源，如下圖所示。電源電源電源是電腦的動力源泉，是電腦正常運行的樞紐機箱機箱是用來放置電腦各個配件的金屬箱，它不僅為電腦的核心運轉(zhuǎn)提供了一個安全穩(wěn)定的工作環(huán)境，而且有效地屏蔽了大多數(shù)電磁輻射，保護(hù)了用戶的身體健康，如下圖所示。機箱機箱機箱是用來放置電腦各個配件的金屬箱，它不僅顯示器顯示器是電腦的重要輸出設(shè)備。它可以把輸入的內(nèi)容和經(jīng)過處理的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上。顯示器的種類和外觀多種多樣，目前使用較多的是CRT純平顯示器和液晶顯示器，如下圖所示為一款液晶顯示器。液晶顯示器顯示器顯示器是電腦的重要輸出設(shè)備。它可以把輸入鍵盤和鼠標(biāo)鍵盤是電腦系統(tǒng)中最基本的輸入設(shè)備，用戶給電腦下達(dá)的各種命令、程序和數(shù)據(jù)都可以通過鍵盤輸入電腦中。鼠標(biāo)是用于確定光標(biāo)在屏幕上的位置，在應(yīng)用軟件的支持下，鼠標(biāo)可以快速、方便地完成某種特定的功能。目前常見的鼠標(biāo)接口有串口、PS/2接口和USB接口三種類型，如下圖所示。鍵盤和鼠標(biāo)鍵盤和鼠標(biāo)鍵盤是電腦系統(tǒng)中最基本的輸入設(shè)備，1.7常見的外部平臺

打印機

掃描儀傳真機多功能一體機光盤記錄機

手寫語音輸入設(shè)備

音箱

攝像頭數(shù)碼相機數(shù)碼攝像機1.7常見的外部平臺打印機手寫語音輸入設(shè)備打印機打印機是用來輸出文件的外部設(shè)備。它可以輸出文字、圖像等信息到打印紙上，如下圖所示。打印機打印機打印機是用來輸出文件的外部設(shè)備。它可以輸掃描儀掃描儀是一種高精度的光電一體化的高科技產(chǎn)品，它是將各種形式的圖像信息通過掃描傳輸入電腦的重要工具。通常將掃描儀用于信息含量較大的電腦圖像的輸入。從最直接的圖片、照片、膠片到各類圖紙以及各類文稿資料都可以用掃描儀輸入電腦中，進(jìn)而實現(xiàn)對這些圖像信息的處理、使用、存儲及輸出等操作，如下圖所示。掃描儀掃描儀掃描儀是一種高精度的光電一體化的高科技傳真機傳真機是現(xiàn)代企業(yè)及家庭必備的通信工具之一，特別是對一些從事貿(mào)易的單位來說，經(jīng)常會用它收發(fā)合同、報價及產(chǎn)品資料，甚至復(fù)印文稿、復(fù)印身份證和掃描圖案等，如下圖所示。傳真機傳真機傳真機是現(xiàn)代企業(yè)及家庭必備的通信工具之一多功能一體機國外大多把多功能一體機定義為MFC，即具有掃描、傳真、復(fù)印和打印功能為一體的產(chǎn)品總稱。多功能一體機在國內(nèi)出現(xiàn)是在20世紀(jì)80年代中后期。作為一種多功能集成的產(chǎn)品，更確切來講，多功能一體機是一種綜合辦公工具，在完成常見辦公功能的同時，它的優(yōu)勢是優(yōu)化了功能組合，發(fā)揮了功能集成，如圖下所示。多功能一體機多功能一體機國外大多把多功能一體機定義為MF光盤記錄機光盤刻錄機的外觀和普通光驅(qū)差不多，如要區(qū)別它們，可以看表面的標(biāo)識。光盤刻錄機的用途一般為刻制光盤，當(dāng)然也具備了普通光驅(qū)的功能，如下圖所示。光盤記錄機光盤記錄機光盤刻錄機的外觀和普通光驅(qū)差不多，手寫語意輸入機手寫輸入筆是一種直接用手寫方式向電腦輸入漢字，并通過漢字識別軟件將其轉(zhuǎn)變成文本文件的一種電腦外設(shè)產(chǎn)品。也有集手寫和語音輸入為一體的輸入設(shè)備，如下圖所示。手寫語意輸入機手寫語意輸入機手寫輸入筆是一種直接用手寫方音箱音箱用于對聲音信號進(jìn)行聲音還原。重現(xiàn)聲源聲音的準(zhǔn)確性（即保真度）是衡量音箱性能的第一標(biāo)準(zhǔn)。隨著聲卡輸出音樂質(zhì)量的日益提高，中高檔的音箱也從音響商店的貨架上擺放到了許多人的電腦旁，如下圖所示。音箱音箱音箱用于對聲音信號進(jìn)行聲音還原。重現(xiàn)聲源攝像頭攝像頭主要用來進(jìn)行視頻圖像的采集。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，攝像頭的強大作用不可低估。有了它，無論是視頻電話、視頻會議還是視頻聊天都可方便實現(xiàn)，如下圖所示。攝像頭攝像頭攝像頭主要用來進(jìn)行視頻圖像的采集。在網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼相機數(shù)碼相機也稱為數(shù)字式相機，英文全稱為DigitalCamera，簡稱DC。其外觀造型與傳統(tǒng)相機幾乎相同。數(shù)碼相機是集光學(xué)、機械、電子于一體的數(shù)碼產(chǎn)品，它集成了影像信息的轉(zhuǎn)換、存儲和傳輸?shù)炔考?，具有?shù)字化存取模式、與電腦交互處理和實時拍攝等特點。數(shù)碼相機有別于傳統(tǒng)相機，它不需要膠卷，具有即拍即現(xiàn)即處理等優(yōu)勢，大有取代傳統(tǒng)相機之勢，用數(shù)碼相機拍攝的照片可以永久保存在電腦里，并且可以配合使用Photoshop等軟件對照片進(jìn)行處理，如右圖所示。數(shù)碼相機數(shù)碼相機數(shù)碼相機也稱為數(shù)字式相機，英文全稱為數(shù)碼攝像機數(shù)碼攝像機（DV）在辦公數(shù)碼產(chǎn)品中已經(jīng)應(yīng)用得十分廣泛了。目前，國內(nèi)市場上的數(shù)碼攝像機產(chǎn)品很多，如索尼、三星、佳能等，如下圖所示。數(shù)碼攝像機數(shù)碼攝像機數(shù)碼攝像機（DV）在辦公數(shù)碼產(chǎn)品中已1.8電腦辦公軟件平臺

操作系統(tǒng)應(yīng)用軟件1.8電腦辦公軟件平臺操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)是電腦的核心系統(tǒng)軟件，是一組直接控制和管理電腦硬件和軟件資源，使電腦高效、協(xié)調(diào)、自動地工作，方便用戶充分、有效地利用資源的程序。目前個人電腦采用的操作系統(tǒng)大部分都是Windows系列操作系統(tǒng)。如Windows98/2000/XP等，它們都是微軟公司的產(chǎn)品。操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)是電腦的核心系統(tǒng)軟件，是一組直應(yīng)用軟件應(yīng)用軟件是用戶利用電腦提供的系統(tǒng)軟件為解決各種實際問題而編制的電腦程序。應(yīng)用軟件是面向應(yīng)用領(lǐng)域、面向用戶的軟件，主要包括科學(xué)計算軟件包、字處理軟件、輔助工具軟件、圖形軟件和其他工具軟件等。應(yīng)用軟件應(yīng)用軟件是用戶利用電腦提供的系統(tǒng)軟件為踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。11月-2211月-22Wednesday,November23,2022弄虛作假要不得，踏實肯干第一