型載體檔案管理上課件

第六章新型載體檔案管理一、概述二、照片管理三、磁盤、磁帶檔案管理四、光盤管理五、電子文檔管理一、概述（一）、文書檔案載體的演變1、甲骨文2、青銅、生鐵、銅鐵合金——國(guó)之重器3、竹簡(jiǎn)、木牘4、縑帛5、石刻檔案6、紙草書7、羊皮紙一、概述商代甲骨文

一、概述銅鼎——國(guó)之重器一、概述竹簡(jiǎn)、木牘一、概述馬文堆帛書

一、概述摩崖石刻

一、概述紙草書一、概述7、羊皮紙一、概述（二）新型檔案載體照片、膠片錄音、錄像電子文件磁盤、光盤、硬盤、存儲(chǔ)卡膠片二、照片檔案的管理以感光材料為載體、以影像為主要反映方式的一種專門的檔案。黑白照片、單色照片、著色照片、彩色照片黑白照片黑白照片單色照片著色照片彩色照片案例引入海天公司將要舉辦成立25周年慶?；顒?dòng)，公司發(fā)展史是其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。為此，慶?；顒?dòng)籌備組到公司檔案室查找公司成立以來(lái)重要活動(dòng)有關(guān)的音像材料。但卻發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：一，檔案室的音像材料不全。原因在于，有些活動(dòng)是由公司專門的攝影人員拍攝的，有些則是由各部門的人員拍攝的，拍完后沒(méi)有留檔。案例引入二，許多音像材料沒(méi)有編寫相應(yīng)的文字說(shuō)明，致使一些活動(dòng)的確切日期、參加者、地點(diǎn)、內(nèi)容無(wú)法辨認(rèn)。三，音像材料未加整理和專門保管，造成音像材料損傷、丟失、變質(zhì)、消磁等。思考:怎么做才能避免這些問(wèn)題？建立音像檔案管理制度和規(guī)范，統(tǒng)一公司音像檔案的管理。二、照片檔案的管理傳統(tǒng)照片：照相機(jī)——膠卷——沖洗相片將被拍攝物體成像于感光材料上獲得的圖像。新型照片：數(shù)碼相機(jī)/攝像頭——電子圖像運(yùn)用計(jì)算機(jī)和數(shù)碼影像技術(shù)拍攝物體獲得的圖像，屬于電子文件。（一）照片分類按色彩：黑白照片、單色照片、著色照片、彩色照片按感光形式：X光片正片(反轉(zhuǎn)片)負(fù)片(底片)按體裁：新聞?wù)掌?、單位活?dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、自然現(xiàn)象、藝術(shù)照片。（二）照片檔案的整理1、收集范圍單位新聞報(bào)道單位活動(dòng)和重大事情其他（技術(shù)、企業(yè)文化、制度、員工活動(dòng)）思考：假設(shè)09文秘班現(xiàn)在要建立班級(jí)檔案，以下圖片是否存入檔案中？為什么？保存？不保存？（三）照片檔案的整理1、構(gòu)成：底片、照片、文字說(shuō)明。（1）底片：照片最原始的材料和最重點(diǎn)的部分，分為原始底片和翻版底片。（三）照片檔案的整理（2）照片：通過(guò)底片洗印而成的圖片。（3）文字說(shuō)明：對(duì)照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等情況的簡(jiǎn)短介紹性文字。（二）照片檔案的構(gòu)成（三）照片檔案的整理2、整理要求：（1）、照片檔案的底片、照片應(yīng)該分開(kāi)單獨(dú)整理和存放。（2）、照片和說(shuō)明一同整理存放。（3）、按序擺放，組成案卷。（三）照片檔案的整理3、底片/照片的整理新華社記者在整理底片3、底片/照片的整理（1）編號(hào)底片/照片號(hào)：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊(cè)號(hào)—張?zhí)柸谔?hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。冊(cè)號(hào)：從1開(kāi)始編號(hào)張?zhí)枺簭?開(kāi)始編號(hào)3、底片/照片的整理Eg：09文秘班全宗號(hào)：09wm永久保存的第一冊(cè)第一張底片\照片編碼：09wm—Y—1—13、底片/照片的整理（2）底片號(hào)的登錄用鐵筆刻在膠片乳劑面片空白邊處，也可用其他方式將底片號(hào)附在膠片乳劑面片空白邊，不得影響畫面。09wm—Y—1—13、底片/照片的整理（3）底片的整理底片袋（一張一袋）在底片袋右上方標(biāo)明底片號(hào)、照片號(hào)、時(shí)間底片號(hào)照片號(hào)時(shí)間3、底片/照片的整理（4）照片文字說(shuō)明對(duì)照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等情況的簡(jiǎn)短介紹性文字。練習(xí)：對(duì)這個(gè)照片寫一份文字說(shuō)明照片號(hào)：底片號(hào)：事由時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者：參見(jiàn)號(hào)：（5）底片、照片的保存底片冊(cè)、照片冊(cè)（297mm*210mm)（封面、封底、芯頁(yè)）1、底片袋按序號(hào)插入底片冊(cè)2、照片按序號(hào)插入照片冊(cè)（5）底片、照片的保存底/照片冊(cè)（297mm*210mm)2、封面印制“底/照片冊(cè)”字樣，冊(cè)脊寫明全宗號(hào)，保管期限、起止張?zhí)?、?cè)號(hào)。（5）底片、照片的保存3、內(nèi)含：案卷目錄底片冊(cè)內(nèi)備考表（情況說(shuō)明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間）4、按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。（5）底片、照片的保存大幅底片、照片的保存放入專用的檔案袋、檔案盒中。最好豎立擺放橫放，堆放高度不超過(guò)5cm。（三）照片檔案的保管1、溫濕度條件（1）照片：溫度：14~24℃相對(duì)濕度：40%~60%（2）底片：溫度：13~15℃相對(duì)濕度：35%~45%晝夜溫差變化不大于±2℃，晝夜?jié)穸茸兓淮笥凇?℃。（三）照片檔案的保管2、庫(kù)房設(shè)施和裝具P129門窗密封良好、溫濕度控制調(diào)節(jié)設(shè)備裝具：結(jié)實(shí)、密封、防光、防塵、防蟲、防污染、防高溫、防潮。無(wú)酸紙質(zhì)卷皮、卷盒、無(wú)酸紙袋。（三）照片檔案的保管作業(yè)：給下列的照片編號(hào)、文字說(shuō)明照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者參見(jiàn)號(hào)：09WM-Y-1-12009第六屆技能節(jié)“魅力文秘”大賽，選手們正在展示禮儀。2009年12月3日黃圃理工形體訓(xùn)練室：謝潔玲09文秘30參賽人員照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者參見(jiàn)號(hào)：09WM-Y-1-22010年元旦文藝匯演，09文秘30展示職業(yè)裝風(fēng)采。2009年12月31日黃圃校區(qū)籃球場(chǎng)：XXX09文秘30參賽人員作業(yè)：給下列的照片編號(hào)、文字說(shuō)明照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者參見(jiàn)號(hào)：09WM-Y-1-32010校園歌手大賽現(xiàn)代服務(wù)系初賽，09文秘班選手比賽中。2010年3月26日黃圃校區(qū)B棟一樓階梯室：鄺金雁周佩瑜、馮泳欣圖說(shuō)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備光盤：早先的光盤主要用于電影行業(yè)，第一款于1987年進(jìn)入市場(chǎng)，直徑為30厘米，每一面可以記錄60分鐘的音頻或視頻。看看和我們今天常用的DVD大小對(duì)比。軟盤：由IBM在1971年引入，從上世紀(jì)70年代中期到90年代末期被廣泛使用，最初為8寸盤，之后有了5.25和3.5英寸軟盤。1971年最早的軟盤容量為79.7kB，并且是只讀的，一年后有了可讀寫的版本。磁帶從1951年起被作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備使用，被稱為UNISERVO，可以每秒鐘傳輸7200個(gè)字符，這套磁帶長(zhǎng)達(dá)365米，相當(dāng)沉重。從70年代晚期到80年代出現(xiàn)了小型的盒式磁帶，長(zhǎng)度為90分鐘的磁帶每一面可以記錄大約660KB的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)磁帶，需用專門的磁帶來(lái)進(jìn)行錄播三、磁性載體檔案的管理（一）、概念：磁性載體檔案：主要是計(jì)算機(jī)磁帶、硬磁盤、軟磁盤、錄像帶、錄音帶。（保管單位為盒/盤）三、磁性載體檔案的管理兩種形式：一種用錄音機(jī)和錄像機(jī)在磁帶上記錄的檔案；用音像設(shè)備來(lái)播放處理。一種用數(shù)碼錄音、攝像技術(shù)來(lái)拍攝的數(shù)字化信息。屬于電子文件，需借助計(jì)算機(jī)來(lái)播放處理。三、磁性載體檔案的管理處理流程：收集資料歸檔處理分類/編目/編號(hào)入庫(kù)儲(chǔ)存保養(yǎng)維護(hù)三、磁性載體檔案的管理1、做好材料的收集。檔案員定期或不定期對(duì)各職能部門的聲像材料進(jìn)行收集，保證材料的完整和齊全。

聲像檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)屬類名稱內(nèi)容保管期限1會(huì)議類各種重要會(huì)議的聲像信息材料永久/長(zhǎng)期2參觀視察類上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或社會(huì)知名人士來(lái)本單位視察、檢查工作的聲像信息材料永久/長(zhǎng)期3業(yè)務(wù)活動(dòng)類本單位重大活動(dòng)、重要外事活動(dòng)及職能活動(dòng)的聲像信息材料永久/長(zhǎng)期4榮譽(yù)類被評(píng)為市級(jí)以上先進(jìn)集體及各種獎(jiǎng)項(xiàng)、稱號(hào)的榮譽(yù)實(shí)物的聲像信息材料永久5文體活動(dòng)類本單組織的各項(xiàng)文娛體育活動(dòng)的聲像信息材料長(zhǎng)期三、磁性載體檔案的管理2、歸檔要求（1）轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份(A、B盤）。（2）必須是可讀文件，運(yùn)轉(zhuǎn)正常、清潔、無(wú)病毒、無(wú)劃傷。（3）磁性檔案性能質(zhì)量符合相關(guān)錄音、錄像、計(jì)算機(jī)文件規(guī)定。（4）編制歸檔說(shuō)明三、磁性載體檔案的管理文字說(shuō)明。磁帶（軟磁盤）錄像帶：內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、密級(jí)、規(guī)格、錄制日期錄音帶：內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等三、磁性載體檔案的管理3、分類、編目、編號(hào)（1）按種類、年度、專題分類（2）以盒、盤為單位（3）編制案卷目錄（4）貼標(biāo)簽（文字說(shuō)明）三、磁性載體檔案的管理示例：磁性載體檔案案卷目錄類別:錄像片案卷號(hào)題名年度信息量保管期限備注G3-1XXX活動(dòng)錄像200760分鐘永久G3-2XX公司省級(jí)先進(jìn)人物評(píng)選錄像200790分鐘永久G3-3XXX會(huì)議錄像200760分鐘永久三、磁性載體檔案的管理（4）貼標(biāo)簽（文字說(shuō)明）文字說(shuō)明輸入電腦（檔案處理軟件）三、磁性載體檔案的管理（4）貼標(biāo)簽（文字說(shuō)明）文字說(shuō)明輸入電腦↓設(shè)置格式↓三、磁性載體檔案的管理（4）貼標(biāo)簽（文字說(shuō)明）文字說(shuō)明輸入電腦↓設(shè)置格式↓連接標(biāo)簽機(jī)三、磁性載體檔案的管理（4）貼標(biāo)簽（文字說(shuō)明）文字說(shuō)明輸入電腦↓設(shè)置格式↓連接標(biāo)簽機(jī)↓打印標(biāo)簽↓貼標(biāo)簽三、磁性載體檔案的管理4、入庫(kù)儲(chǔ)存溫度要求：濕度要求：清潔管理要求：風(fēng)壓、防水、防火：防磁要求：15~27℃、最佳溫度：18℃40~60%、最佳濕度：40%戴非棉手套操作、除塵遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源放入防磁柜（屏蔽磁場(chǎng)）清除磁性物品三、磁性載體檔案的管理5、保養(yǎng)維護(hù)定期保養(yǎng)、建立檢測(cè)保養(yǎng)卡清潔倒帶檢查修復(fù)復(fù)制作業(yè)：給下列的活動(dòng)錄像編寫目錄照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者參見(jiàn)號(hào)：09WM-Y-1-12009第六屆技能節(jié)“魅力文秘”大賽，選手們正在展示禮儀。2009年12月3日黃圃理工形體訓(xùn)練室：謝潔玲09文秘30參賽人員照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者參見(jiàn)號(hào)：09WM-Y-1-22010年元旦文藝匯演，09文秘30展示職業(yè)裝風(fēng)采。2009年12月31日黃圃校區(qū)籃球場(chǎng)：何金花09文秘30參賽人員作業(yè)：給下列的照片編號(hào)、文字說(shuō)明照片號(hào)：事由：時(shí)間：地點(diǎn)：人物：攝影者參見(jiàn)號(hào)：09WM-Y-1-32010校園歌手大賽現(xiàn)代服務(wù)系初賽，09文秘班選手比賽中。2010年3月26日黃圃校區(qū)B棟一樓階梯室：鄺金雁周佩瑜、馮泳欣三、磁性載體檔案的管理示例：照片檔案案卷（組）目錄類別:照片擋號(hào)案卷（組）題名拍攝者拍攝時(shí)間張數(shù)備注G1.2.7-1(1)XXX活動(dòng)XX公司省級(jí)先進(jìn)人物評(píng)選XXX會(huì)議作業(yè)：分別給下列的活動(dòng)照片和錄像編寫目錄2009第六屆技能節(jié)“