文書與檔案管理基礎(chǔ)知識(第二版)-教學(xué)課件-鄒綺-第五章-檔案整理

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2.如何對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類?！窘虒W(xué)方法】理論與實(shí)踐課相結(jié)合。以多媒體課件作為理論課的主要形式?！窘虒W(xué)手段】討論法、案例分析法【教學(xué)課時】2學(xué)時第五章檔案整理【教學(xué)重點(diǎn)】第五章檔案整理

檔案整理工作是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎(chǔ)。數(shù)量浩瀚的檔案，如不進(jìn)行科學(xué)的整理，查找一份檔案就如同“大海撈針”一樣困難。而且不把檔案聯(lián)系結(jié)合起來，就不能充分體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，就會影響以致失去檔案的利用價值。第五章檔案整理檔案整理工作是按照一定原則對第一節(jié)檔案的分類一、全宗1.全宗的內(nèi)涵

全宗是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。

第一節(jié)檔案的分類一、全宗第一節(jié)檔案的分類2.立檔單位的構(gòu)成（1）組織立檔單位。（2）個人立檔單位。（3）項(xiàng)目立檔單位。第一節(jié)檔案的分類2.立檔單位的構(gòu)成第一節(jié)檔案的分類3.判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，主要應(yīng)從立檔單位的內(nèi)部文件、發(fā)文和收文三方面著手，分別查明他們的形成者。立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文，他們的作者就是檔案的形成者，只要查明了文件的作者，也就確定了他們所屬的全宗。立檔單位的收文，它的實(shí)際收受者就是檔案的形成者，只要查明了文件的實(shí)際收受者，也就確定了它所屬的全宗。

第一節(jié)檔案的分類3.判定檔案所屬全宗第一節(jié)檔案的分類4.立檔單位和全宗歷史考證

立檔單位及全宗歷史考證包括以下基本內(nèi)容：機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)人情況、職責(zé)范圍和主要工作、大事記、組織級別、人員編制、檔案數(shù)量情況等。第一節(jié)檔案的分類4.立檔單位和全宗歷史考證第一節(jié)檔案的分類立檔單位和全宗考證的基本內(nèi)容【見表5-1】表5-1基本項(xiàng)目

明確內(nèi)容

機(jī)構(gòu)成立、撤銷、名稱改變、地址遷移、隸屬關(guān)系改變的時間和依據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的增設(shè)、撤銷、所屬系統(tǒng)單位的劃出、劃入變化時間和依據(jù)都要寫明領(lǐng)導(dǎo)人員領(lǐng)導(dǎo)人及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人姓名、職務(wù)、任免、調(diào)出調(diào)入時間職責(zé)特定的職責(zé)范圍和工作任務(wù)及當(dāng)年的主要工作大事記具有歷史價值意義的事件。實(shí)事求是，思想性鮮明，文字簡練組織級別人員編制建制定級，人員編制及不同分類標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)檔案數(shù)量當(dāng)年建立檔案情況，數(shù)量及各保管期限各有多少卷第一節(jié)檔案的分類立檔單位和全宗考證的基本內(nèi)容【見表5-1第一節(jié)檔案的分類二、全宗內(nèi)檔案分類的基本方法【見表5-2】表5-2分類方法

基本含義與分類依據(jù)

基本要求

操作要點(diǎn)

年度分類法根據(jù)歸檔文件形成和處理的年度分類正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度是問題的關(guān)鍵確保不同年度的文件不得混淆

----------------機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況對歸檔文件分類歸檔文件主要為本單位產(chǎn)生的文件本單位內(nèi)部設(shè)有組織機(jī)構(gòu)而且數(shù)量穩(wěn)定

---------------問題分類法根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所涉及的工作事務(wù)與問題分類類別應(yīng)反映單位基本職能類目概念明確，不得交叉

----------------保管期限分類法根據(jù)為歸檔文件劃定的不同保管期限分類

將不同價值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，便于有針對性地管理和保護(hù)

----------------第一節(jié)檔案的分類二、全宗內(nèi)檔案分類的基本方法【見表5-2第一節(jié)檔案的分類三、復(fù)式分類法1.年度―機(jī)構(gòu)―保管期限分類法2.保管期限―年度―機(jī)構(gòu)分類法3.機(jī)構(gòu)―年度―保管期限分類法4.年度―問題―保管期限分類法5.保管期限―年度―問題分類法第一節(jié)檔案的分類三、復(fù)式分類法第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒【教學(xué)重點(diǎn)】

如何對歸檔文件進(jìn)行排列、編號與編目以及檔案裝盒?！窘虒W(xué)難點(diǎn)】

歸檔文件的排列、編號及編目意義和方法?！窘虒W(xué)方法】理論與實(shí)踐課相結(jié)合。以多媒體課件作為理論課的主要形式?！窘虒W(xué)手段】討論法、案例分析法【教學(xué)課時】2學(xué)時第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒【教學(xué)重點(diǎn)】第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒

對歸檔文件進(jìn)行分類后，檔案整理工作進(jìn)入排列、編號與編目以及檔案裝盒的階段。排列是保證歸檔文件的有序性；編號是使每一件檔案文件都獲得一個獨(dú)立的代碼，從而為以后的管理與利用工作提供便利；編目是為所有歸檔文件編制目錄，將為管理和查找檔案提供極大便利；最后，整理完成的檔案文件一般都是在檔案盒中存放。第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒對歸檔文件進(jìn)第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒一、檔案的排列1.同一事由內(nèi)的歸檔文件排列

最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，或者按文件的重要程度排列.2.不同事由的歸檔文件排列(1)按不同事由形成時間的先后順序排列.(2)按事由的重要程度排列.(3)按事由具有的共同屬性分別集中排列。3.成套文件可集中排列

所謂的“成套文件”是在工作中由于流程銜接比較緊密，不同工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件之間具有密切的天然關(guān)系，如果分開的話就不能客觀反映工作的全貌，所以應(yīng)集中排列。第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒一、檔案的排列第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒二、檔案編號■全宗號。檔案館給立檔單位編制的代號?！瞿甓?。文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2007?！霰９芷谙?。歸檔文件保管期限的簡稱或代碼?！黾枴Ｎ募呐帕许樞蛱?。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注?！鰴C(jī)構(gòu)(或問題)。作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(或問題)名稱或規(guī)范化簡稱。第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒二、檔案編號第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒三、檔案編目

編目是對歸檔文件進(jìn)行著錄、標(biāo)引和組織、制作目錄的工作，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。首先是在檔案整理過程中進(jìn)行初步編目,包括案卷封面編目編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄.其次在初步編目的基礎(chǔ)上編制全宗目錄、案卷(文件)分類目錄、主題目錄、專題目錄和檔案館指南等.第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒三、檔案編目第二節(jié)歸檔文件的排列、編目與裝盒表5-3歸檔文件目錄的示意。件號責(zé)任者文號提名日期頁數(shù)備注■件號：填寫室編件號?！鲐?zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者?！鑫奶枺何募陌l(fā)文字號?！鲱}名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號。■日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909?！鲰摂?shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁?！鰝渥ⅲ鹤⑨屛募枵f明的情況。包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。第二節(jié)歸檔文件的排列、編目與裝盒表5-3歸檔文件目第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。圖5-2歸檔文件目錄封面式樣第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒四、裝盒包括兩方面的工作內(nèi)容：一是裝入檔案材料、歸檔文件目錄和備考表；二是填寫檔案盒封面、脊背和盒底。1.裝入檔案材料2.填寫備考表圖5-3備考表式樣第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒四、裝盒第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒3.填寫檔案盒封面、脊背和盒底檔案盒封面的規(guī)格及式樣如圖5-4所示第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒3.填寫檔案盒封面、脊背和第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒檔案盒背脊主要由全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目構(gòu)成，填寫的內(nèi)容和歸檔文件目錄相同，如圖5-5所示。檔案盒盒底的填寫方法與背脊相同。如圖5-6所示。圖5-5圖5-6第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒檔案盒背脊主要由全宗號、年度練習(xí)題

一、名詞解釋1.全宗2.檔案編號二、簡答題1.簡述檔案整理工作的主要內(nèi)容。2.簡述檔案分類的基本方法。3.簡述檔案裝盒的步驟和方法。練習(xí)題

一、名詞解釋結(jié)束結(jié)束結(jié)束結(jié)束在線教務(wù)輔導(dǎo)網(wǎng)：教材其余課件及動畫素材請查閱在線教務(wù)輔導(dǎo)網(wǎng)QQ:349134187

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2.如何對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類。【教學(xué)方法】理論與實(shí)踐課相結(jié)合。以多媒體課件作為理論課的主要形式。【教學(xué)手段】討論法、案例分析法【教學(xué)課時】2學(xué)時第五章檔案整理【教學(xué)重點(diǎn)】第五章檔案整理

檔案整理工作是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案工作創(chuàng)建秩序化的管理對象基礎(chǔ)。數(shù)量浩瀚的檔案，如不進(jìn)行科學(xué)的整理，查找一份檔案就如同“大海撈針”一樣困難。而且不把檔案聯(lián)系結(jié)合起來，就不能充分體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，就會影響以致失去檔案的利用價值。第五章檔案整理檔案整理工作是按照一定原則對第一節(jié)檔案的分類一、全宗1.全宗的內(nèi)涵

全宗是檔案的基本分類和管理單位，指一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有聯(lián)系的檔案整體。

第一節(jié)檔案的分類一、全宗第一節(jié)檔案的分類2.立檔單位的構(gòu)成（1）組織立檔單位。（2）個人立檔單位。（3）項(xiàng)目立檔單位。第一節(jié)檔案的分類2.立檔單位的構(gòu)成第一節(jié)檔案的分類3.判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，主要應(yīng)從立檔單位的內(nèi)部文件、發(fā)文和收文三方面著手，分別查明他們的形成者。立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文，他們的作者就是檔案的形成者，只要查明了文件的作者，也就確定了他們所屬的全宗。立檔單位的收文，它的實(shí)際收受者就是檔案的形成者，只要查明了文件的實(shí)際收受者，也就確定了它所屬的全宗。

第一節(jié)檔案的分類3.判定檔案所屬全宗第一節(jié)檔案的分類4.立檔單位和全宗歷史考證

立檔單位及全宗歷史考證包括以下基本內(nèi)容：機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)人情況、職責(zé)范圍和主要工作、大事記、組織級別、人員編制、檔案數(shù)量情況等。第一節(jié)檔案的分類4.立檔單位和全宗歷史考證第一節(jié)檔案的分類立檔單位和全宗考證的基本內(nèi)容【見表5-1】表5-1基本項(xiàng)目

明確內(nèi)容

機(jī)構(gòu)成立、撤銷、名稱改變、地址遷移、隸屬關(guān)系改變的時間和依據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的增設(shè)、撤銷、所屬系統(tǒng)單位的劃出、劃入變化時間和依據(jù)都要寫明領(lǐng)導(dǎo)人員領(lǐng)導(dǎo)人及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人姓名、職務(wù)、任免、調(diào)出調(diào)入時間職責(zé)特定的職責(zé)范圍和工作任務(wù)及當(dāng)年的主要工作大事記具有歷史價值意義的事件。實(shí)事求是，思想性鮮明，文字簡練組織級別人員編制建制定級，人員編制及不同分類標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)檔案數(shù)量當(dāng)年建立檔案情況，數(shù)量及各保管期限各有多少卷第一節(jié)檔案的分類立檔單位和全宗考證的基本內(nèi)容【見表5-1第一節(jié)檔案的分類二、全宗內(nèi)檔案分類的基本方法【見表5-2】表5-2分類方法

基本含義與分類依據(jù)

基本要求

操作要點(diǎn)

年度分類法根據(jù)歸檔文件形成和處理的年度分類正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度是問題的關(guān)鍵確保不同年度的文件不得混淆

----------------機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況對歸檔文件分類歸檔文件主要為本單位產(chǎn)生的文件本單位內(nèi)部設(shè)有組織機(jī)構(gòu)而且數(shù)量穩(wěn)定

---------------問題分類法根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所涉及的工作事務(wù)與問題分類類別應(yīng)反映單位基本職能類目概念明確，不得交叉

----------------保管期限分類法根據(jù)為歸檔文件劃定的不同保管期限分類

將不同價值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，便于有針對性地管理和保護(hù)

----------------第一節(jié)檔案的分類二、全宗內(nèi)檔案分類的基本方法【見表5-2第一節(jié)檔案的分類三、復(fù)式分類法1.年度―機(jī)構(gòu)―保管期限分類法2.保管期限―年度―機(jī)構(gòu)分類法3.機(jī)構(gòu)―年度―保管期限分類法4.年度―問題―保管期限分類法5.保管期限―年度―問題分類法第一節(jié)檔案的分類三、復(fù)式分類法第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒【教學(xué)重點(diǎn)】

如何對歸檔文件進(jìn)行排列、編號與編目以及檔案裝盒?！窘虒W(xué)難點(diǎn)】

歸檔文件的排列、編號及編目意義和方法?！窘虒W(xué)方法】理論與實(shí)踐課相結(jié)合。以多媒體課件作為理論課的主要形式?！窘虒W(xué)手段】討論法、案例分析法【教學(xué)課時】2學(xué)時第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒【教學(xué)重點(diǎn)】第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒

對歸檔文件進(jìn)行分類后，檔案整理工作進(jìn)入排列、編號與編目以及檔案裝盒的階段。排列是保證歸檔文件的有序性；編號是使每一件檔案文件都獲得一個獨(dú)立的代碼，從而為以后的管理與利用工作提供便利；編目是為所有歸檔文件編制目錄，將為管理和查找檔案提供極大便利；最后，整理完成的檔案文件一般都是在檔案盒中存放。第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒對歸檔文件進(jìn)第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒一、檔案的排列1.同一事由內(nèi)的歸檔文件排列

最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，或者按文件的重要程度排列.2.不同事由的歸檔文件排列(1)按不同事由形成時間的先后順序排列.(2)按事由的重要程度排列.(3)按事由具有的共同屬性分別集中排列。3.成套文件可集中排列

所謂的“成套文件”是在工作中由于流程銜接比較緊密，不同工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件之間具有密切的天然關(guān)系，如果分開的話就不能客觀反映工作的全貌，所以應(yīng)集中排列。第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒一、檔案的排列第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒二、檔案編號■全宗號。檔案館給立檔單位編制的代號?！瞿甓?。文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2007。■保管期限。歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。■件號。文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。■機(jī)構(gòu)(或問題)。作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(或問題)名稱或規(guī)范化簡稱。第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒二、檔案編號第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒三、檔案編目

編目是對歸檔文件進(jìn)行著錄、標(biāo)引和組織、制作目錄的工作，是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。首先是在檔案整理過程中進(jìn)行初步編目,包括案卷封面編目編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄.其次在初步編目的基礎(chǔ)上編制全宗目錄、案卷(文件)分類目錄、主題目錄、專題目錄和檔案館指南等.第二節(jié)檔案的排列、編目與裝盒三、檔案編目第二節(jié)歸檔文件的排列、編目與裝盒表5-3歸檔文件目錄的示意。件號責(zé)任者文號