企業(yè)文秘行政管理論文（共2篇）

企業(yè)文秘行政管理論文〔共2篇〕第1篇：企業(yè)文秘與檔案管理工作的有效結(jié)合1企業(yè)文秘與檔案管理工作概述1.1文秘工作企業(yè)文秘行政管理中，文書工作與秘書工作合稱為文秘工作。文秘工作在企業(yè)整體運(yùn)行的經(jīng)過中起到一種承上啟下的作用。文秘工作者的工作能力對(duì)于整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作會(huì)產(chǎn)生極大影響，通過文秘，將管理部門與本能機(jī)能部門嚴(yán)密聯(lián)絡(luò)起來，對(duì)者來說起到一種輔助作用，幫助管理者提升工作效率。文秘在日常工作處最重要的本能機(jī)能就是協(xié)助管理者工作，幫助搭建管理者與各個(gè)只能部門之間的橋梁。管理者下發(fā)的命令指導(dǎo)需要通過文秘傳達(dá)給各個(gè)部門，而各部門對(duì)生產(chǎn)管理狀態(tài)等的反應(yīng)則需要通過文秘傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)?！八幕救蝿?wù)是：正確地建立文書處理工作秩序，及時(shí)、精確、安全地處理來往文書；輔助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者處理日?；顒?dòng)中的政務(wù)事項(xiàng)；親密機(jī)關(guān)之間、上下之間的聯(lián)絡(luò)。〞[1]文秘工作最主要的產(chǎn)品就是各種公文、章程等等，而這些文件構(gòu)成了檔案的最基礎(chǔ)部分。文秘工作對(duì)于企業(yè)管理運(yùn)作是特別主要的，構(gòu)成了企業(yè)運(yùn)作管理的最基礎(chǔ)、核心部分，他們能夠直接接觸到管理者，幫助協(xié)調(diào)管理者與各部門以及各個(gè)部門之間的工作關(guān)系，有序的文秘工作能夠提升企業(yè)工作效率，促進(jìn)企業(yè)效益的增收。1.2檔案管理工作檔案管理工作對(duì)于企業(yè)來說同樣很主要，牽涉到多方面的內(nèi)容。檔案是企業(yè)在運(yùn)作經(jīng)過中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)、結(jié)果等的總和，包含人事檔案、生產(chǎn)備案、銷售結(jié)果等多方面內(nèi)容，是企業(yè)制訂方案、制造預(yù)算、人事變動(dòng)等的重要數(shù)據(jù)來源。進(jìn)入新時(shí)期后，為更好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提升企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，國(guó)家相關(guān)部門制訂并頒布了〔企業(yè)檔案管理辦法〕，將企業(yè)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化。2企業(yè)文秘與檔案管理工作的聯(lián)絡(luò)與結(jié)合2.1二者聯(lián)絡(luò)從企業(yè)整個(gè)行政管理機(jī)制來看，企業(yè)的文秘與檔案管理工作都是基礎(chǔ)性工作，為企業(yè)其他事項(xiàng)的運(yùn)作起到鋪墊和溝通作用。所以首先從總體上看，二者構(gòu)成一種相輔相成的關(guān)系。文秘工作的最直接結(jié)果是公文，而各種公文的總和則構(gòu)成檔案的一部分，或者我們可以以人文公文就是檔案的前身。只要在文秘工作的有序、有效進(jìn)行之下，公文才會(huì)有秩序的成為檔案的一部分。文秘工作者對(duì)于公文的撰寫和制訂在這里環(huán)節(jié)中起到關(guān)鍵作用。在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，不同企業(yè)的所有制形式有所不同，所以對(duì)于公文擬制的相關(guān)規(guī)定也有所不同，這就對(duì)公文的質(zhì)量有著很高的要求，進(jìn)而對(duì)于從業(yè)人員的要求也會(huì)增長(zhǎng)。其次，從文秘工作者的從業(yè)要求以及企業(yè)管理需求來看，“檔案管理是每個(gè)文秘工作者的職責(zé)范圍，文秘工作避免不了要做一些檔案管理，這既符合文秘的工作性質(zhì)，也符合用人單位的工作分配規(guī)則。用人單位向來把檔案管理工作分配給文秘來處理，因而，說檔案管理是文秘工作者的一門必修課是符合理據(jù)的。〞[2]同時(shí)，從二者的工作范圍來看，文秘工作與檔案管理的工作有許多共通之處，聯(lián)絡(luò)是極其嚴(yán)密的。文秘在日常工作時(shí)會(huì)記錄企業(yè)運(yùn)作的各種活動(dòng)、理論經(jīng)過，而檔案管理也是需要將這些已經(jīng)構(gòu)成的文件記錄和保存下來，所以很大水平上二者的工作目的是基本一致的。由此能夠說明文秘工作者不僅需要記錄檔案，更需要將這些檔案保存下來。2.2有效結(jié)合從上文我們知道文秘工作與檔案管理處于一種相輔相成的關(guān)系，而且在工作目的和工作本能機(jī)能上有很多共通之處。所以在新時(shí)期下，隨著科學(xué)管理理念的引入，越來越多企業(yè)傾向于精簡(jiǎn)部門，文秘和檔案管理工作在這時(shí)就會(huì)有效結(jié)合起來?！拔募俏拿毓ぷ髋c檔案工作銜接的主體，檔案資料重要來源于文件，文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，而高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。〞[3]怎樣能力有效的將二者結(jié)合呢？隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入企業(yè)檔案管理之中成為有效的辦法。除此之外，在將企業(yè)文秘與檔案工作的結(jié)合經(jīng)過中，我們還需要留意幾個(gè)問題。首先在檔案構(gòu)成的初期，公文作為檔案的前身，在其由文秘剛剛擬定構(gòu)成而且在企業(yè)各部門之間流傳工作的時(shí)候，這一時(shí)期還不能稱作是檔案。所以文秘從擬定之初就要把握好質(zhì)量大關(guān)，碰到問題及時(shí)修改，將最終文件定檔。其次，檔案在經(jīng)過一段時(shí)間的歸納整理后，文秘工作者要定期對(duì)檔案進(jìn)行審核檢查，將反復(fù)負(fù)擔(dān)、沒有意義的公文廢棄，節(jié)省檔案空間，增長(zhǎng)工作效率，也為日后翻查檔案減輕了工作量。但在這里經(jīng)過中文秘工作者在摒棄無價(jià)值檔案時(shí)必需經(jīng)過企業(yè)管理者的審核，不能完全憑仗自己的主觀意志來進(jìn)行判定。而且現(xiàn)代文秘工作者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件，將檔案全部電子化錄入電腦并做好相應(yīng)備份，做到企業(yè)檔案電子化。3結(jié)束語企業(yè)文秘與檔案工作是緊緊聯(lián)絡(luò)在一起的，二者工作內(nèi)容中有很多類似之處，怎樣將二者有機(jī)的結(jié)合起來成為新時(shí)期企業(yè)行政管理工作的重心之一?，F(xiàn)代企業(yè)在招聘文秘工作人員時(shí)，往往要求他們除把握慣例性文秘工作技能外還需要把握多方面的工作技巧，這實(shí)際上也為企業(yè)在工作中將文秘與檔案管理工作的結(jié)合做好了前期預(yù)備。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理來說，文秘工作時(shí)一種綜合性、理論性較強(qiáng)的工作，需要文秘人員協(xié)調(diào)處理多方面問題，也是檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。信息化管理概念引入企業(yè)管理后，通過相關(guān)技術(shù)手段將企業(yè)文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合以來，優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作機(jī)制，對(duì)企業(yè)管理、生產(chǎn)都產(chǎn)生極大促進(jìn)作用。第2篇：淺析文秘工作與檔案管理的關(guān)系及其有效組合1、引言在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，他們不再是打字員或是辦事員。這個(gè)變化表示清楚了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作本能機(jī)能將牽涉項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館〔室〕直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用效勞的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的構(gòu)成部分。文秘工作的范疇相對(duì)來說，一般是跟一些資料，檔案管理互相聯(lián)絡(luò)的，文秘工作肯定離不開檔案管理工作，文秘要做好本職工作首先要學(xué)會(huì)檔案管理，檔案管理講求細(xì)心，細(xì)致，工作不能夠大意，馬虎，否則就容易造成忽略。文秘工作與檔案管理工作可謂相輔相成，二者通過工作的關(guān)系建立聯(lián)絡(luò)，又互相補(bǔ)充，互相依靠。文秘工作與檔案管理有著親密的聯(lián)絡(luò)。文秘工作是檔案管理的前期工作。能夠說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的怎樣讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、承辦和履行經(jīng)過中，具有現(xiàn)行效用。但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考察的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因而，公文構(gòu)成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文構(gòu)成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。2、文秘工作與檔案管理的關(guān)系現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體重要是公文，它既是文秘工作的重要產(chǎn)品，又是檔案資料的重要來源。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的。公文成為檔案之后，它就成為人們社會(huì)理論的歷史記錄、是歷史的折射和縮影、是社會(huì)文明的薪火，能夠說沒有檔案就沒有歷史?？梢姡F(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體的兩個(gè)方面，既嚴(yán)密相連，又相對(duì)獨(dú)立。2.1對(duì)現(xiàn)代文秘工作主要性的認(rèn)識(shí)文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者效勞為目標(biāo)的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前預(yù)備工作等。2.2文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)文秘工作的性質(zhì)在理論中凸顯檔案信息的主要，文秘工作必定牽涉很多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神。能夠說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)效勞對(duì)地方的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因而，文秘工作是檔案管理，以至是整個(gè)單位辦公室工作的基礎(chǔ)。3、文秘工作與檔案管理的結(jié)合3.1文秘工作與檔案管理相結(jié)合能夠加強(qiáng)文秘工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)由于機(jī)關(guān)文書檔案管理工作具有綜合性，它不僅僅是管理文書檔案，同時(shí)統(tǒng)管了諸如人事、會(huì)計(jì)等檔案，門類許多，內(nèi)容豐富，工作復(fù)雜，要提供大量的參考資料，要求提供的資料迅速、精確，就有了一定的難度。因而，從事此類的工作者除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)涵養(yǎng)、技能涵養(yǎng)、品德涵養(yǎng)、作風(fēng)涵養(yǎng)等方面的要求。首先，努力提升本身綜合素養(yǎng)。收文、發(fā)文、存檔和管理等文書處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)單看起來是收、發(fā)、存和管，用字一線穿，都是為應(yīng)用效勞的，但對(duì)于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還要在加強(qiáng)本職工作涵養(yǎng)的同時(shí)，應(yīng)在遵守檔案管理必需堅(jiān)持性、理論性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，根據(jù)文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完好與安全、便于利用的原則要求，努力提升文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)涵養(yǎng)。那種以“消息靈通〞夸耀自己和拿的機(jī)密討好別人的惡習(xí)，則必需堅(jiān)決鏟除。其次，培養(yǎng)綜合分析與應(yīng)用能力。文秘工作是一個(gè)細(xì)致的、大量的瑣碎工作，每一份文件都牽涉到很多領(lǐng)導(dǎo)和部門。由于具有的工作特殊性，對(duì)所有的文件能夠先知先覺。在處理文件時(shí)，文秘工作者不僅要事先了解文件內(nèi)容，捉住文件的中心或某一特征，以便于記憶，利于傳閱和閱示。還要留意上道工序與下道工序的銜接(如文件的采集、分類、立卷)，充足考慮好今后文件的查找應(yīng)用和歸檔。只要通過文書處理的綜合分析與應(yīng)用，在理論中不斷把握文秘工作與檔案管理兩者之間結(jié)合的規(guī)律性，能力有效提升文秘工作者的業(yè)務(wù)能力。3.2文秘工作與檔案管理相結(jié)合能夠提升文秘工作者的辦文效率文字秘書兼做文書檔案管理，重要是做文書材料的立卷、文書檔案的采集、整理、縮微、鑒定、檢索、保衛(wèi)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既互相連接，又互相制約。一份文件制造完畢后，要經(jīng)過封發(fā)、傳遞、收啟、登記、擬辦、承辦、催辦等運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，而每一環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)延誤、積壓、遲滯現(xiàn)象，進(jìn)而影響文書的正常運(yùn)行。由于人員精減，一崗多職，客觀上給予文秘人員增長(zhǎng)了辦文運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的難度。這就需要文秘人員嚴(yán)密考慮，綜合管理，及時(shí)、精確地處理文書，確保各個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)通順無阻，防止紊亂、積壓和文牘主義，以期提升工作效率。3.3文秘工作與檔案管理相結(jié)合能夠提升檔案管理效勞質(zhì)量文秘工作者在管理文件的經(jīng)過中，要發(fā)揮好文件資料的實(shí)用價(jià)值，不僅要發(fā)揮對(duì)使用者的參謀、咨詢作用，同時(shí)也要提升效勞質(zhì)量。筆者以為，充足發(fā)揮辦公信息自動(dòng)化的作用，統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)文件資料分享，是提升檔案管理質(zhì)量的必定趨勢(shì)。做好文件的電子計(jì)算機(jī)管理。由于文秘工作者兼具檔案管理工作，這就為今后使用計(jì)算機(jī)查閱檔案提供了方便條件。文秘工作者在印發(fā)單位內(nèi)部文件的同時(shí)，將文件按年度、類型在計(jì)算機(jī)里予以編文秘工作者在管理文件的經(jīng)過中，要編號(hào)存檔，設(shè)置密碼確保文件