會(huì)議管理制度

會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月會(huì)議管理制度版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：議管理制度第一章目的根據(jù)公司現(xiàn)狀和發(fā)展需要，為規(guī)范集團(tuán)公司會(huì)議的組織召開，提高工作效率，降低成本，及時(shí)、有效地解決問(wèn)題；做到信息、知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)共享，特制訂本制度。第二章定義所謂會(huì)議，是管理的一種工具和手段，是指圍繞一個(gè)或多個(gè)需要解決的問(wèn)題，圍繞管理找出主題，會(huì)議的組織者和與會(huì)者按照既定會(huì)議程序和流程進(jìn)行思想或信息的交流，確定解決問(wèn)題的工具和方法，將任務(wù)或職責(zé)落實(shí)到人和完成的時(shí)間及質(zhì)量要求，形成會(huì)議決議，最終使問(wèn)題得以圓滿解決。第三章會(huì)議分類根據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容、參會(huì)人員的覆蓋面、重要程度會(huì)議分為：公司級(jí)會(huì)議、專業(yè)專題會(huì)議、部門會(huì)議等三級(jí)會(huì)議。根據(jù)會(huì)議的計(jì)劃性，三級(jí)會(huì)議又向下細(xì)分為固定會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。公司級(jí)會(huì)議：項(xiàng)目管理會(huì)、月度/季度/年度計(jì)劃及總結(jié)會(huì)、職工代表大會(huì)、年度工作總結(jié)表彰會(huì)、銷售生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)、財(cái)務(wù)成本分析會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)等。除項(xiàng)目管理會(huì)按照事前、事中、事后召開會(huì)議外，其余會(huì)議都是一事一議。例:項(xiàng)目管理會(huì)程序：①事前：召開立項(xiàng)啟動(dòng)會(huì)目的：論證該項(xiàng)目相關(guān)的制度、流程、排程、分工、甘特圖等的合理性。②事中：召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)目的：工程中遇到的問(wèn)題、變更申請(qǐng)、隱蔽工程論證、驗(yàn)收申請(qǐng)等。③事后：召開項(xiàng)目總結(jié)會(huì)目的：工程中的數(shù)據(jù)分析、成果分析、預(yù)算與決算的差距分析、優(yōu)缺點(diǎn)及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。固定會(huì)議，包括：月度/季度/年度計(jì)劃及總結(jié)會(huì)、職工代表大會(huì)、年度工作總結(jié)表彰會(huì)、銷售生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)、財(cái)務(wù)成本分析會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)等。臨時(shí)會(huì)議，包括：項(xiàng)目管理會(huì)、政府機(jī)關(guān)或外單位在公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)、調(diào)研會(huì)等），一律由助理室受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)作做好會(huì)務(wù)工作。專業(yè)專題會(huì)議：合同評(píng)審會(huì)、方案圖紙交底會(huì)、生產(chǎn)/銷售/技術(shù)評(píng)審會(huì)、質(zhì)量體系內(nèi)部審核會(huì)、設(shè)備管理例會(huì)、周試用期總結(jié)、三單管理會(huì)等職能部門組織的專業(yè)會(huì)議等。固定會(huì)議，包括：生產(chǎn)/銷售/技術(shù)評(píng)審會(huì)、質(zhì)量體系內(nèi)部審核會(huì)、設(shè)備管理例會(huì)、周試用期總結(jié)等臨時(shí)會(huì)議，即董事長(zhǎng)或總裁因工作需要，臨時(shí)安排的會(huì)議，包括：合同評(píng)審會(huì)、方案圖紙交底會(huì)等部門會(huì)議：部門辦公例會(huì)、早會(huì)、晚會(huì)、部門安全會(huì)議、新員工入職培訓(xùn)會(huì)議，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織召開。固定會(huì)議，包括：部門辦公例會(huì)、早會(huì)、部門安全會(huì)議等臨時(shí)會(huì)議，包括：新員工入職培訓(xùn)會(huì)議、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置工作的傳達(dá)會(huì)議等有些沒(méi)有必要開的會(huì)議可用報(bào)表的形式匯報(bào)，不必單獨(dú)開會(huì)討論，或通過(guò)OA網(wǎng)在網(wǎng)上討論，用其他方式解決實(shí)際問(wèn)題；必須召開的會(huì)議，要短而有效，開小會(huì)、短會(huì)，控制時(shí)長(zhǎng)，提高參會(huì)人員的工時(shí)利用率，節(jié)約會(huì)議成本。第四章職責(zé)分工助理室負(fù)責(zé)全公司所有會(huì)議的管理，包括本制度的修訂和完善、會(huì)議的時(shí)間安排。集團(tuán)辦負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)部設(shè)施的維護(hù)和完善，如出現(xiàn)以下問(wèn)題：1地面脫了未干，桌子擦完之后有水漬2開會(huì)時(shí)，燈不亮或者發(fā)暗等，給予集團(tuán)辦考核減分處理。助理室負(fù)責(zé)會(huì)議的安排、跟進(jìn)，流程的制定，會(huì)議紀(jì)要的上報(bào)、上報(bào)之后的批示及會(huì)議紀(jì)要內(nèi)決議完成情況的跟進(jìn)等。助理室負(fù)責(zé)初步審核會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，如出現(xiàn)以下問(wèn)題未及時(shí)審核出：1上報(bào)程序錯(cuò)誤，本人發(fā)送至助理室上報(bào)的且助理室上報(bào)上去的2會(huì)議紀(jì)要出現(xiàn)錯(cuò)別字、條理化不清晰、出現(xiàn)時(shí)間錯(cuò)誤等3會(huì)議紀(jì)要框架結(jié)構(gòu)不完善，沒(méi)有結(jié)論或總結(jié)，給于助理室相關(guān)責(zé)任人考核減分。公司各部門、各分廠負(fù)責(zé)會(huì)議的申請(qǐng)、組織，以及《會(huì)議紀(jì)要》的上報(bào)和會(huì)議決議的執(zhí)行。公司各部門、各分廠負(fù)責(zé)會(huì)議的申請(qǐng)、組織，以及《會(huì)議紀(jì)要》的上報(bào)和會(huì)議決議的執(zhí)行,助理室根據(jù)具體情況對(duì)相關(guān)責(zé)任人給于減分處理。信息部負(fù)責(zé)確保會(huì)議室內(nèi)的電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等的正常使用。信息部負(fù)責(zé)確保會(huì)議室內(nèi)的電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)等的正常使用，定期對(duì)會(huì)議室內(nèi)的電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)無(wú)法正常使用的，給于信息部相關(guān)責(zé)任人考核減分處理。第五章會(huì)議申請(qǐng)及安排各分廠、各部門需要申請(qǐng)開會(huì)的必須于前一天的下午16點(diǎn)之前按照會(huì)議申請(qǐng)的流程上報(bào)會(huì)議申請(qǐng)（會(huì)議申請(qǐng)的流程為新建一個(gè)工作流，再填寫必要的內(nèi)容,如：注明會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人員等，然后上報(bào)本部門領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)至助理室）。各部門必須按照會(huì)議流程申請(qǐng)會(huì)議，無(wú)特殊情況（如總監(jiān)、部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，應(yīng)及時(shí)通知）且不按照流程直接上報(bào)會(huì)議申請(qǐng)至助理室的，助理室有權(quán)將其退回不予安排并說(shuō)明退回原因，由此造成的損失由本部門負(fù)責(zé)。助理室根據(jù)各部門所申請(qǐng)會(huì)議的緊急程度，填寫《會(huì)議日程安排表》，注明會(huì)議申請(qǐng)部門、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題及會(huì)議地點(diǎn)等，于每日下班前電子版形式報(bào)董事長(zhǎng)審批,董事長(zhǎng)臨時(shí)安排的會(huì)議除外。《會(huì)議日程安排表》經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后，會(huì)議秘書先在助理室白版中填寫當(dāng)日的會(huì)議排程，再通過(guò)OA和電話兩種方式通知各部門的會(huì)議申請(qǐng)人，各部門則根據(jù)會(huì)議通知按時(shí)組織相關(guān)職能部門召開會(huì)議，未在規(guī)定時(shí)間組織會(huì)議造成會(huì)議的延時(shí)，給于相應(yīng)考核。第六章會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議分固定會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩種：固定會(huì)議時(shí)間按照《集團(tuán)公司級(jí)會(huì)議、專業(yè)專題會(huì)議、部門會(huì)議明細(xì)表明細(xì)表》的“會(huì)議時(shí)長(zhǎng)”執(zhí)行。臨時(shí)會(huì)議按以下時(shí)間執(zhí)行：10人以內(nèi)參加的會(huì)議，時(shí)間不超過(guò)1小時(shí)；20人以內(nèi)參加的會(huì)議，時(shí)間不超過(guò)2小時(shí)；20人以上參加的會(huì)議，時(shí)間不能超過(guò)3小時(shí)。如不按照制度時(shí)間完成會(huì)議，超出的時(shí)間損失，由會(huì)議組織部門承擔(dān)。第七章會(huì)議流程按照會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)時(shí)間段進(jìn)行管理。組織會(huì)議加分規(guī)定：組織會(huì)議者如能在規(guī)定時(shí)間將會(huì)以組織起來(lái)且內(nèi)容準(zhǔn)備充分，對(duì)于會(huì)議時(shí)間能合理的把控的、或提前結(jié)束會(huì)議的，給予組織會(huì)議者額外加分處理會(huì)前準(zhǔn)備工作組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容綱要的整理，并于會(huì)議召開前1天通知相關(guān)參會(huì)人員會(huì)議議程。會(huì)議通知一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)通過(guò)OA形式進(jìn)行通知。會(huì)議組織部門必須在會(huì)議召開前10分鐘，到會(huì)議室將所準(zhǔn)備的資料拷貝到電腦上，測(cè)試電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)是否能正常使用，如不能正常使用的，及時(shí)告知信息部進(jìn)行維修以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)中工作會(huì)議主持人宣布本次會(huì)議應(yīng)到多少人，實(shí)到多少人，請(qǐng)假多少人，請(qǐng)假由誰(shuí)替會(huì)，缺勤多少人，缺勤原因，沒(méi)請(qǐng)假的結(jié)算等。會(huì)議主持人宣布本次會(huì)議主題：①存在什么問(wèn)題，進(jìn)行匯報(bào)，即人的問(wèn)題、設(shè)備的問(wèn)題、原材料的問(wèn)題、制度流程的問(wèn)題、工具問(wèn)題、相關(guān)部門配合問(wèn)題等。②組織部門要有解決的問(wèn)題的措施、方案等，最少要出2-3個(gè)方案，要有數(shù)據(jù)、依據(jù)等。參會(huì)人員提出問(wèn)題及建議，同意哪個(gè)方案，方案中尚存在哪些問(wèn)題，原因和依據(jù)。主持人說(shuō)明參會(huì)人員所提的問(wèn)題是否采納，未采納的原因。董事長(zhǎng)對(duì)會(huì)議過(guò)程中的事項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。會(huì)議主持人宣布本次會(huì)議的決議。會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議時(shí)間控制，按時(shí)開始會(huì)議、按時(shí)結(jié)束會(huì)議。會(huì)議組織部門控制會(huì)議事先制定的議程，避免跑題。會(huì)后工作會(huì)議組織部門的記錄人負(fù)責(zé)編制并上報(bào)《會(huì)議紀(jì)要》，上報(bào)時(shí)間要求如下：①當(dāng)日上午召開的會(huì)議，下午下班之前必須上報(bào)；②當(dāng)日下午召開的會(huì)議，次日上午11點(diǎn)半之前必須上報(bào)助理室，如必須在當(dāng)日下午上報(bào)的且在下班之后上報(bào)的必須電話通知助理室，如未通知的，且未及時(shí)上報(bào)董事長(zhǎng)審批的，給與相關(guān)責(zé)任人考核-20分；③星期六、星期日召開的會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要必須當(dāng)日上報(bào),上報(bào)后需電話通知助理室，未電話通知導(dǎo)致會(huì)議紀(jì)要延誤上報(bào)的，給予上報(bào)人考核每遲報(bào)一日-20分；《會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)詳細(xì)填寫以下內(nèi)容：①會(huì)議召開的時(shí)間和地點(diǎn)②會(huì)議的名稱及主題③與會(huì)人員名單及出席情況④會(huì)中形成的會(huì)議決議⑤與會(huì)人員的發(fā)言記錄及評(píng)價(jià)（會(huì)議紀(jì)要必須如實(shí)完整記錄董事長(zhǎng)及與會(huì)人員的發(fā)言情況及發(fā)言情況的評(píng)價(jià)級(jí)別，不得編造、省略會(huì)議內(nèi)容、發(fā)言情況）考核：會(huì)議紀(jì)要編寫完成之后必須上報(bào)至部門負(fù)責(zé)人、總監(jiān)處進(jìn)行審核后上報(bào)至助理室，其他人上報(bào)得會(huì)議紀(jì)要，助理室不予上報(bào)并退回至上報(bào)者手中，并說(shuō)明原因，如果上報(bào)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容存在胡編亂造、省略內(nèi)容、評(píng)價(jià)不實(shí)的，總監(jiān)未審核出問(wèn)題，給予總監(jiān)、部門負(fù)責(zé)人考核-50分?！稌?huì)議紀(jì)要》審核上報(bào)①《會(huì)議紀(jì)要》編寫完成后發(fā)給部門負(fù)責(zé)人審核，后用公司OA系統(tǒng)發(fā)給各參會(huì)人員審核，征求意見(jiàn)，若1小時(shí)內(nèi)未提出異議的，視為同意本《紀(jì)要》，由部門負(fù)責(zé)人將紀(jì)要發(fā)給助理上報(bào)。②《會(huì)議紀(jì)要》中董事長(zhǎng)發(fā)言條數(shù)如果出現(xiàn)缺漏，給于起草人考核減分處理，并責(zé)令其當(dāng)日完善整改上報(bào)第二稿《會(huì)議紀(jì)要》的落實(shí)、跟進(jìn)①《會(huì)議紀(jì)要》一經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，會(huì)議組織部門必須根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》中確定的工作落實(shí)、執(zhí)行、跟進(jìn)、反饋，涉及到第三方的工作由組織部門將《會(huì)議紀(jì)要》發(fā)給對(duì)方并跟進(jìn)其實(shí)施進(jìn)度。②助理室負(fù)責(zé)跟進(jìn)《會(huì)議紀(jì)要》的上報(bào)及各部門對(duì)“會(huì)議決議”的執(zhí)行情況?！稌?huì)議紀(jì)要》未完成工作的結(jié)算①對(duì)于未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作的，由會(huì)議組織部門對(duì)責(zé)任人進(jìn)行考核；若會(huì)議組織部門不考核不跟進(jìn)，助理室將對(duì)會(huì)議組織者進(jìn)行考核；第八章會(huì)議評(píng)價(jià)對(duì)參會(huì)人員評(píng)價(jià)會(huì)議組織部門有權(quán)對(duì)遲到、早退或曠會(huì)的參會(huì)人員進(jìn)行結(jié)算。會(huì)議組織部門根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言及采納情況進(jìn)行評(píng)價(jià)評(píng)級(jí)。評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)如下表：姓名發(fā)言情況評(píng)價(jià)依據(jù)評(píng)價(jià)級(jí)別備注是否發(fā)言發(fā)言內(nèi)容是否采納A是A．發(fā)言內(nèi)容B．發(fā)言內(nèi)容C．發(fā)言內(nèi)容D、……是發(fā)言10條以上，最終被采納10條形成決議A+B是A．發(fā)言內(nèi)容B．發(fā)言內(nèi)容C．發(fā)言內(nèi)容D、……是發(fā)言10條以上，最終被采納8條以上形成決議A0C是A．發(fā)言內(nèi)容B．發(fā)言內(nèi)容C．發(fā)言內(nèi)容D、……是發(fā)言10條以上，最終被采納6條以上形成決議A-D是A．發(fā)言內(nèi)容B．發(fā)言內(nèi)容C．發(fā)言內(nèi)容D、……是發(fā)言7條以上，最終被采納5條以上形成決議B+E是A．發(fā)言內(nèi)容B．發(fā)言內(nèi)容C．發(fā)言內(nèi)容D、……是發(fā)言7條以上，最終被采納5條形成決議B0F是A、發(fā)言內(nèi)容B、發(fā)言內(nèi)容C、……是發(fā)言5-6條，最終被采納4條形成決議B-G是A、發(fā)言內(nèi)容B、發(fā)言內(nèi)容C、……是發(fā)言5條，最終被采納3條形成決議C+H是A、發(fā)言內(nèi)容B、發(fā)言內(nèi)容C、……是發(fā)言3-4條，最終被采納2條形成決議C0I是A、發(fā)言內(nèi)容B、發(fā)言內(nèi)容C、……是發(fā)言3條，最終被采納1條形成決議C-J是A、發(fā)言內(nèi)容B、發(fā)言內(nèi)容C、……否發(fā)言2條以上，但未被會(huì)議紀(jì)要采納D0K是A、發(fā)言內(nèi)容B、發(fā)言內(nèi)容C、……否發(fā)言2條以下，但未被會(huì)議紀(jì)要采納D-L否未發(fā)言、不匯報(bào)否SPM——會(huì)議過(guò)程中被公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)失誤————SPN——未請(qǐng)假無(wú)故不參加碰頭會(huì)或提前離會(huì)者————SP按脫崗處理，依據(jù)公司《廠規(guī)廠紀(jì)》給予20分/次考核會(huì)議過(guò)程中，參與者如果提出對(duì)方案具有建設(shè)性的合理化建議，視對(duì)該項(xiàng)目的貢獻(xiàn)程度（按照實(shí)際為公司節(jié)約的成本及增加的效益），給予相關(guān)提出者適當(dāng)?shù)募臃?，依?jù)“貢獻(xiàn)多，加分多”的原則處理。第九章會(huì)議紀(jì)律及考核會(huì)議申請(qǐng)人每天下午16:00前將會(huì)議申請(qǐng)發(fā)到助理室，由助理室統(tǒng)一安排報(bào)董事長(zhǎng)審批，逾期未上報(bào)會(huì)議申請(qǐng)的，助理室不予安排，由此造成的損失由本部門負(fù)責(zé)，未申請(qǐng)會(huì)但私自開會(huì)的，對(duì)會(huì)議組織者一次性減20分，影響其他會(huì)議召開的一次性減50分。所有參會(huì)人員必須自覺(jué)遵守和維護(hù)會(huì)議紀(jì)律（含現(xiàn)場(chǎng)會(huì)），不得無(wú)故遲到、早退、曠會(huì)，如有以上現(xiàn)象發(fā)生，遲到1-10分鐘減20分；遲到10分鐘以上按曠會(huì)處理；早退一次性減20分鐘，曠會(huì)一次性減50分。所有參會(huì)人員在會(huì)議期間自覺(jué)將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成震動(dòng)/無(wú)聲狀態(tài)，如有特殊原因，在不影響會(huì)議正常召開的情況下可以離開會(huì)議室接聽(tīng)，否則手機(jī)每響一次從積分中減20分/人次；會(huì)議組織者提前半天在微信群中通知開會(huì)人員開會(huì)，若沒(méi)有通知到參會(huì)人員的按每人次減20分若會(huì)議組織人員通知到參會(huì)人員，但參會(huì)人員未在規(guī)定時(shí)間參加會(huì)議的，給予遲到者或未到者以及組織者考核每拖延半小時(shí)-20分，并給予到及時(shí)到會(huì)者每人加20分，若因公司工作臨時(shí)調(diào)整,或有重要接待活動(dòng)等不可抗力原因，會(huì)議召開時(shí)間由助理室順延安排，組織部門不承擔(dān)責(zé)任。會(huì)議紀(jì)要沒(méi)能在制度時(shí)間內(nèi)整理好、上報(bào)的，給予責(zé)任人-50分/次的考核。會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人整理完成后發(fā)給會(huì)議主持人審核，并由會(huì)議主持人發(fā)給助理上報(bào)，若有記錄人上報(bào)者，給予會(huì)議主持人-20分/次的考核；會(huì)議記錄人應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，且做出真實(shí)的評(píng)價(jià)，如果發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員的與會(huì)議過(guò)程中做出的評(píng)價(jià)不相符，或者胡亂編造評(píng)價(jià)等級(jí)等行為，給與會(huì)議記錄人考核-50分。各部門總監(jiān)應(yīng)嚴(yán)格把好各部門的會(huì)議紀(jì)要的上報(bào)的關(guān)卡，如果發(fā)現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人未對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，且出現(xiàn)問(wèn)題，給予其考核-50分。組織部門和助理室同時(shí)對(duì)會(huì)議布置的工作落實(shí)、督辦、反饋，若反饋不及時(shí)，影響日常工作進(jìn)展的，按給公司造成的一切損失進(jìn)行“四不放過(guò)”處理。第十章客戶來(lái)訪的相關(guān)規(guī)定1、各部門、各分廠要接待客戶（如設(shè)計(jì)院、供應(yīng)商等）必須再來(lái)訪的提前一日上報(bào)接待方案（包括來(lái)訪單位、來(lái)訪人員姓名和職務(wù)、來(lái)訪時(shí)間、離開時(shí)間、人數(shù)、參加接待人員、接待地點(diǎn)、客戶情況介紹、客