檔案管理制度匯編

..XX省第一測(cè)繪院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)一、認(rèn)真貫徹《檔案法》和有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)；二、負(fù)責(zé)制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)定、制度,并組織實(shí)施；三、加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的管理、組織協(xié)調(diào)和地方檔案部門的關(guān)系；四、定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,準(zhǔn)確判斷檔案的保留與銷毀。綜合檔案室工作職責(zé)一、貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及有關(guān)法規(guī)、政策；二、負(fù)責(zé)接收本院各種門類和載體的檔案及有關(guān)保存價(jià)值的文件資料；三、積極開發(fā)檔案信息資源,為院各部門的工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),提高檔案的利用價(jià)值；四、嚴(yán)格遵守保密法規(guī)并組織實(shí)施,對(duì)本院的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)；五、積極主動(dòng)向上級(jí)主管部門及地方檔案部門匯報(bào)工作,反映情況,接受檢查和監(jiān)督、指導(dǎo)；六、配合檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)各類檔案進(jìn)行鑒定,確保檔案的完整與安全。檔案人員崗位職責(zé)一、嚴(yán)格遵守并執(zhí)行《中華人民XX國檔案法》和《XX省檔案管理?xiàng)l例》,認(rèn)真貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。二、堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,努力實(shí)現(xiàn)"三個(gè)代表"重要思想,熱愛本職工作,刻苦鉆研業(yè)務(wù),勇于開拓創(chuàng)新,不斷提高自身政治、文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、負(fù)責(zé)對(duì)本院各部門文件材料的歸檔整理工作。四、負(fù)責(zé)收集保管利用本單位全部檔案,并對(duì)其進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì),積極開發(fā)檔案信息資源,提高檔案利用率,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。五、忠于職守,確保檔案載體與檔案機(jī)密的完整與安全。XX省第一測(cè)繪院檔案管理辦法第一章總則第一條根據(jù)《中華人民XX國檔案法》、《XX省檔案管理?xiàng)l例》和測(cè)繪成果資料管理有關(guān)規(guī)定,為了加強(qiáng)本院檔案規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理,結(jié)合我院實(shí)際,特制定本辦法。第二條檔案是本院在開展各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是我院事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的依據(jù),各部門必須維護(hù)檔案的完整與安全。第三條檔案工作是維護(hù)本院歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)工作,全院必須重視檔案工作,把檔案工作列入重要議事日程,在經(jīng)費(fèi)、庫房設(shè)備和人員配備等方面給予保障。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第四條院設(shè)置測(cè)繪成果資料與檔案管理中心為檔案管理機(jī)構(gòu),其業(yè)務(wù)接受省、市檔案行政部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。同時(shí),依照有關(guān)檔案管理法規(guī),對(duì)全院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,促進(jìn)檔案工作進(jìn)一步完善和達(dá)標(biāo)。第五條檔案室的職責(zé)〔一貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針、政策,建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度?！捕凑丈霞?jí)檔案部門要求,整理好本院文書檔案及對(duì)本院各部門檔案工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?！踩M織交流檔案工作經(jīng)驗(yàn),培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。第三章檔案管理第六條凡工作中形成的本年度具有保存價(jià)值的文件材料,均由相關(guān)科室按照"誰辦理、誰收集、誰整理"的立卷原則,負(fù)責(zé)相關(guān)資料、數(shù)據(jù)的收集、整理工作,按照有關(guān)規(guī)定要求,必須在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)將本部門形成的業(yè)務(wù)檔案向檔案管理部門移交。第七條制定本院的《檔案分類大綱》、《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》,并對(duì)各類檔案實(shí)行集中管理,任何單位和個(gè)人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第八條承擔(dān)歸檔文件整理工作的部門和人員,應(yīng)做好文件材料的平時(shí)積累,各種文件材料及時(shí)收集完整、齊全。各類檔案的整理均符合有關(guān)規(guī)范要求。第九條檔案庫房進(jìn)行溫濕度登記,箱柜內(nèi)有防蟲防霉藥物,按期對(duì)檔案和庫房安全情況進(jìn)行檢查,并做好記錄,不存在發(fā)霉、長(zhǎng)蟲、丟失、損毀、泄密和未按規(guī)定銷毀檔案等情況。第十條檔案室應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案基本情況進(jìn)行登記,建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,并對(duì)檔案接收、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第十一條各部門向檔案管理部門移交檔案,必須符合規(guī)范要求整理裝訂,并根據(jù)案卷目錄,<一式三份>清點(diǎn)核對(duì),交接雙方簽字認(rèn)可,手續(xù)清楚齊全后方可移交。第十二條院建立檔案鑒定組織,鑒定組織應(yīng)深入實(shí)際加強(qiáng)具體指導(dǎo)。其任務(wù)是：根據(jù)文件材料歸檔要求,檢查文件材料是否齊全完整,整理方法是否符合相關(guān)制度的要求,鑒定、監(jiān)銷本院確無保管價(jià)值的檔案材料的銷毀工作,并進(jìn)行造冊(cè)登記,寫出銷毀報(bào)告,報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),實(shí)施銷毀。第四章檔案的開發(fā)利用第十三條按規(guī)定程序開展檔案查借閱,做好查借閱登記,并對(duì)檔案利用效果事列進(jìn)行登記,由檔案室收集、整理上報(bào)。第十四條本院各門類檔案均編制卷案目錄,全引目錄〔案卷文件聯(lián)合目錄歸檔文件目錄一式三套,編制文號(hào)索引,匯編發(fā)文匯集,編寫大事記錄。第五章檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化管理第十五條檔案室設(shè)有檔案專用庫房,能容納本單位10年形成的檔案,并配備鐵門、鐵護(hù)窗、厚窗簾以及滅火器、溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、空調(diào)、電腦等設(shè)備；有單獨(dú)檔案整理室、查閱室,布置合理,室內(nèi)張貼或懸掛《檔案法》、《XX省檔案管理?xiàng)l例》和檔案管理五項(xiàng)制度。第十六條檔案庫房安裝防火、放盜自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和庫房恒溫恒濕自動(dòng)控制系統(tǒng),并安裝指定的檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)電腦檢索,現(xiàn)有檔案目錄錄入電腦,實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔,并采用光盤存儲(chǔ)檔案原文及條目。第六章罰則第十七條有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給與行政處分；造成損失的責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任；〔一將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；〔二損失、丟失、涂改、偽造或擅自銷毀檔案的；〔三明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的；〔四檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。第七章附則第十八條本辦法由院成果資料與檔案管理中心負(fù)責(zé)解釋。第十九條本辦法自二00八年六月一日起實(shí)行。XX省第一測(cè)繪院會(huì)計(jì)檔案管理辦法一、會(huì)計(jì)檔案是我院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù),是我院檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告及其它會(huì)計(jì)資料。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍〔一會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證?！捕?huì)計(jì)賬?。嚎傎~、明細(xì)賬、日記賬、固定資料卡片、輔助賬簿等?！踩?cái)務(wù)報(bào)告類：月、季、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明?！菜钠渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。〔五移交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案原則上保持原卷冊(cè)的封裝,個(gè)別需要拆封重新整理的檔案,檔案室應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。三、會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便使用,易于保管的價(jià)質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。四、會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分〔一會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、25年、15年、10年、5年、3年,具體見《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》?！捕?huì)計(jì)檔案保管期限,從檔案所屬年度終了后的次年一日算起?！踩褂糜?jì)算機(jī)會(huì)計(jì)賬務(wù)核算數(shù)據(jù)和資料的磁盤、軟盤等,其保管年限與書面檔案相同,縮微的會(huì)計(jì)檔案資料的保管期應(yīng)按上述規(guī)定執(zhí)行。五、保管期限界滿的會(huì)計(jì)檔案,按下列程序銷毀?！惨挥蓹n案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門編制檔案銷毀清冊(cè)；〔二主管領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清同上簽署意見；〔三應(yīng)由檔案管理部門、會(huì)計(jì)部門、監(jiān)審部門共同派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,并在銷毀清冊(cè)上簽章確認(rèn)。六、保存期限已滿的會(huì)計(jì)檔案,如尚有未了的債權(quán),債務(wù)或涉及未結(jié)案件,應(yīng)待債權(quán)、債務(wù)和案件結(jié)束,再按規(guī)定銷毀。七、會(huì)計(jì)檔案整理移交程序。會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門確定一名會(huì)計(jì)兼職管理現(xiàn)行檔案并做好平時(shí)的立卷工作,由會(huì)計(jì)部門保管一年后,連同編制的各種目錄一式二份移交檔案室,檔案室收到檔案后進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、裝盒、上架、入庫保管。八、分類保管永久保存及定期保存的全部會(huì)計(jì)檔案。以上會(huì)計(jì)檔案的管理按照財(cái)政部、國家檔案局〔財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。檔案管理制度一、凡屬本單位歸檔范圍的各種文件材料,必須依照法律法規(guī)的規(guī)定向檔案部門移交,并實(shí)行集中統(tǒng)一保管。二、按照文書、科技、會(huì)計(jì)檔案及其他類別檔案的不同特點(diǎn)及載體的差異,應(yīng)當(dāng)采用不同的形式和方法保管,將庫房溫度控制在檔案保護(hù)要求范圍內(nèi)。三、檔案庫房管理要做好防火、防盜、防光、防霉、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等方面工作,確保檔案安全。四、定期做好檔案鑒定工作,對(duì)保管期滿的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè),檔案鑒定小組提出鑒定意見,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,統(tǒng)一監(jiān)銷。五、保持庫房清潔,適時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢測(cè)、清理、核對(duì)工作；如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)當(dāng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,對(duì)破損或蛻變檔案應(yīng)及時(shí)搶救。六、檔案及有關(guān)檔案資料的接收、移交等,要嚴(yán)格履行交接手續(xù)及審批制度。整理歸檔制度一、按照檔案法律法規(guī)和國家檔案局有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,分別列出各種門類檔案材料歸檔與不歸檔范圍。二、凡屬文書、科技、會(huì)計(jì)等各門類檔案歸檔范圍內(nèi)的文字材料、圖標(biāo)、聲像、照片等,分別由具體承辦的文書處理部門和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集,并按有關(guān)要求整理歸檔。三、各種文件材料歸檔整理時(shí)間要求,除有特殊規(guī)定者外,均應(yīng)當(dāng)在翌年四月底前完成。四、確保檔案安全、完整,并保持歸檔文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,因公外出人員所帶回的文件、資料等,應(yīng)按規(guī)定予以歸檔保存,不允許據(jù)為已有。五、注重歸檔文件質(zhì)量,做到分類合理,裝訂規(guī)范,編號(hào)準(zhǔn)確,字跡美觀。庫房管理制度一、檔案管理人員應(yīng)對(duì)所管庫房的全部檔案的安全負(fù)責(zé)。嚴(yán)格按照黨和國家有關(guān)檔案安全和保密的規(guī)定,維護(hù)檔案的完整與安全,嚴(yán)守崗位,履行職責(zé)。二、搞好庫房門、窗的密封,檔案柜要關(guān)閉、上鎖。嚴(yán)禁易燃、易爆、有腐蝕性物品和有害氣體進(jìn)入庫內(nèi),未經(jīng)允許,非本室工作人員不得進(jìn)入庫房。三、檔案庫房應(yīng)做到"十防"。即防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防霉、防有害氣體、防光、防塵。經(jīng)常保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好,庫內(nèi)不得存放任何雜物,工作人員要脫鞋入庫,每星期對(duì)地板進(jìn)行一次干擦,每月進(jìn)行一次庫內(nèi)除塵,每季檢查一次防蟲情況。四、嚴(yán)格控制庫房的溫濕度。堅(jiān)持做好每天的溫濕度記錄,按時(shí)調(diào)節(jié)庫房?jī)?nèi)溫濕度,力求將庫內(nèi)溫濕度控制在規(guī)定的范圍內(nèi)。五、入庫檔案應(yīng)保持整齊,排列有序,便于查找。每半年對(duì)照目錄,分類分柜清點(diǎn),確保檔、冊(cè)、卡相符,如有不符,應(yīng)及時(shí)查明原因。六、每天下班前應(yīng)檢查庫內(nèi)、庫外門窗、箱、柜和電器設(shè)備的關(guān)閉與上鎖情況,處理好不安全隱患。保密制度一、嚴(yán)格遵守《保密法》、《檔案法》。二、不因工作以外的原因,打聽國家秘密或案件情況。三、不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談及國家機(jī)密。四、不在私人交往中泄露國家秘密和案件情況。五、不私自抄錄、復(fù)印秘密文件、資料。六、不攜帶秘密文電和案卷到宿舍和公共場(chǎng)所。七、不用普通電報(bào)和無線電話傳遞國家機(jī)密事項(xiàng)。八、不用明碼電報(bào)和不加密傳真機(jī)傳輸秘密文件。九、不在個(gè)人著作和文章中引用國家秘密。十、發(fā)現(xiàn)失、泄密問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取補(bǔ)救措施,防止擴(kuò)散。檔案利用制度一、檔案提供利用,須嚴(yán)格遵守保密制度,不能隨意離開查閱室；外單位來