教學(xué)第8章-獲取支付業(yè)務(wù)過程課件

高等院校本科會計學(xué)專業(yè)教材新系東北財經(jīng)大學(xué)出版社

會計信息系統(tǒng)

楊周南趙納暉陳翔編著高等院校本科會計學(xué)專業(yè)教材新系東北財經(jīng)大學(xué)出版社會計信息系18.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.3自動化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.4事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

第8章獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標第8章獲取/支付業(yè)務(wù)28.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標8.1.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程定義獲取/支付過程是指一個組織獲取、維護和支付該組織所需資源（包括各類存貨、固定資產(chǎn)、各種財務(wù)資源、人力資源等）的業(yè)務(wù)過程。因此，獲取/支付過程應(yīng)涵蓋與購買、維護及支付組織的各業(yè)務(wù)過程所需的商品和服務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)事件。例如，獲取原材料、部件及包含在完工產(chǎn)品或服務(wù)中的其他資源；獲取及支付各種其他商品及服務(wù)，包括設(shè)施、物料、保險、修理、維護、研究、開發(fā)及法律服務(wù)；獲取和支付固定資產(chǎn)等等。不論組織獲取的商品和服務(wù)是什么類型，獲取/支付業(yè)務(wù)過程都由三個階段的業(yè)務(wù)活動組成：8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標8.1.1獲取/支付3（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，（2）現(xiàn)金支出給供應(yīng)商，（3）退回商品。

具體來說，包括以下一些典型的業(yè)務(wù)事件：發(fā)出商品/服務(wù)請求，授權(quán)采購，采購商品和服務(wù)，驗收商品和服務(wù)，存放和保管已驗收的商品，為商品和服務(wù)付款，退回商品等。從概念上說，人力資源、財務(wù)資源、財產(chǎn)、廠房和設(shè)備資源的獲取是獲取/支付過程的一部分，但是對這些資源的控制及其處理程序有其自身的特點，如，工資單的處理，固定資產(chǎn)購進的預(yù)算，籌資、投資的授權(quán)和簽發(fā)等。因此，對這些資源的獲取和支付往往作為獨立的業(yè)務(wù)過程來看待。（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，48.1.2獲取/支付過程的目標獲取/支付過程的總目標是獲取、維護和支付組織所需的資源，也就是為組織的轉(zhuǎn)換過程提供必須的資源。

該目標可分為以下子目標：(1)從可靠的供應(yīng)商處購買商品和服務(wù)；(2)應(yīng)保證購買的商品和服務(wù)達到組織要求的質(zhì)量；(3)應(yīng)保證購買的商品和服務(wù)能滿足組織的需求；(4)應(yīng)保證以最合理的價格獲取滿足需要的商品和服務(wù)；(5)應(yīng)確保購買經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)的商品和服務(wù)；(6)應(yīng)保證資源供應(yīng)的及時性和可用性，即要確保組織在需要的時點得到可用的資源；(7)只接受經(jīng)過訂購的商品和服務(wù)，并應(yīng)接受訂購的全部商品和服務(wù)；8.1.2獲取/支付過程的目標5(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；(9)對已驗收的商品貨服務(wù)存貨，應(yīng)及時、正確地付款。這些目標決定了獲取/支付過程的性質(zhì)和范圍。隨著時間的推移，組織所處的環(huán)境會發(fā)生變化，以上這些目標的重要性也會相應(yīng)地發(fā)生變化，從而導(dǎo)致相應(yīng)的IT應(yīng)用的變化。8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程

獲取/支付業(yè)務(wù)過程通常經(jīng)過請購——訂購——驗收——付款這樣的程序。在手工和自動化條件下，資源的獲取/支付業(yè)務(wù)分散在采購部門、審批/核準、驗收部門、倉儲部門、財務(wù)部門、會計部門、出納等部門或崗位進行處理和控制，相應(yīng)的信息的處理和控制也是分散在各個崗位上或部門中。(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；86我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動化環(huán)境中獲取/支付過程的主要業(yè)務(wù)和信息的處理過程。圖8-1舉出了一個手工條件下獲取/支付過程的例子——手工存貨采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，該過程中涉及的主要單據(jù)、會計記錄和報告如表8-1所示。

1)提出購貨請求需要商品或服務(wù)的部門或個人將其需求制成請購單。比如，存貨控制人員在現(xiàn)有庫存達到再訂貨點時，可以提出采購請求，對需要購買的已列入存貨清單的項目編制請購單。請購單上所列的數(shù)據(jù)包括請購的項目、發(fā)出請購的部門及批準該請購的主管人員的簽字，還可能列有提供該請購項目的供應(yīng)商。請購單的一聯(lián)歸檔，一聯(lián)交給采購部門。我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動7圖8-1 手工條件下存貨采購流程圖例（局部）圖8-1 手工條件下存貨采購流程圖例（局部）8表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會計記錄和報告請購單。是由商品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關(guān)人員發(fā)出（填寫），送交采購部門，申請購買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑據(jù)。采購定單（訂購單）。是由采購部門填寫，正式發(fā)給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商以指定價格銷售和交付特定商品或服務(wù)的書面憑據(jù)。驗收單。由驗收部門在每次運到商品的收據(jù)的基礎(chǔ)上編制的單據(jù),其上列示了來自供應(yīng)商的商品、資產(chǎn)的數(shù)量、種類等內(nèi)容。裝箱單。由供應(yīng)商開出，與商品一起裝運給客戶的憑據(jù)。提單。由接受運輸商品的運輸人給出的書面票據(jù)。交付或運輸商品的運輸人通常將提單交給要求裝運商品的供應(yīng)商。提單應(yīng)與被裝運的商品聯(lián)系在一起，但它對裝運人（供應(yīng)商）比對接收人（采購人）更有用。供應(yīng)商發(fā)票（賣方發(fā)票）。是由供應(yīng)商開具，交給買方以載明發(fā)運的商品或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項的憑證。它是對已供應(yīng)的商品或服務(wù)的欠款賬單。供應(yīng)商將發(fā)票交給購買者作為對已交付商品或已提供服務(wù)的一種支付請求。付款憑單（支付憑單）。是由采購方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負債的授權(quán)證明文件。支票。用于將貨幣從某個銀行賬戶中取出，轉(zhuǎn)到另一個實體的憑據(jù)。通常由財務(wù)部門（出納）開出，用來支付采購的商品和勞務(wù)。未實現(xiàn)請購單。尚未被確認為采購定單的請購單。未實現(xiàn)采購定單。已交給供應(yīng)商的采購定單，但所定商品或勞務(wù)尚未驗收且未確認負債。在商品或服務(wù)驗收之前，未實現(xiàn)采購定單的一聯(lián)放在未實現(xiàn)采購定單文件中由應(yīng)付賬款部門維護。表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會計記錄和報告92)訂購采購部門對收到的請購單進行復(fù)查，如果請求得到批準，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的價格、產(chǎn)品質(zhì)量及以往履約情況挑選合適的供貨商。未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準進行支付的采購相對應(yīng)，但是尚未支付的票據(jù)。記賬憑證。有轉(zhuǎn)賬記賬憑證和付款記賬憑證，而付款記賬憑證又包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。應(yīng)付賬款明細賬?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬。賣方對賬單。是由供貨方按月編制的，標明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項和期末余額的憑證，是供貨方對買方采購業(yè)務(wù)的陳述。庫存狀態(tài)報告。有關(guān)企業(yè)使用或銷售的每一存貨項目的報告，包括脫銷（無存貨）項目信息、低于最低存貨水平的存貨項目信息以及存貨周轉(zhuǎn)分析。該報告一般由存貨控制人員使用，主要用來識別需要發(fā)出請購單的存貨項目。供應(yīng)商履約情況報告。綜合了某段確定時期供應(yīng)商履約情況的報告。報告上的項目可以包括：定貨與交貨之間的時間間隔，出現(xiàn)延遲交貨的次數(shù)，已驗收的存貨的數(shù)量，購貨量。該報告一般由采購部門使用，以便為每次定貨選擇最好的供應(yīng)商。2)訂購未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準10對于得到批準的請求，采購部門編制采購定單。采購定單的部分內(nèi)容與請購單相同（如發(fā)出請求部門及請購的存貨的數(shù)據(jù)），另外還有相應(yīng)的核準信息、供應(yīng)商信息、采購期限及商品價格信息等等。采購定單主要用來在外部供應(yīng)商及內(nèi)部各部門之間傳遞采購的授權(quán)信息，如圖8-2所示。采購定單的正聯(lián)應(yīng)交給供應(yīng)商，用于形成正式的采購合同。第二聯(lián)交給發(fā)出購貨請求的部門，用于傳遞核準信息。第三聯(lián)交給驗收部門，用于在商品到達時驗收交付的商品，此聯(lián)應(yīng)不包括所定商品的數(shù)量信息，目的是為了讓驗收部門正確記錄實際收到的貨物數(shù)量，由此稱其為采購定單的未加說明聯(lián)。第四聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，用于復(fù)查采購交易已完成的部分。第五聯(lián)與請購單的一聯(lián)一起歸檔保留在采購部門，作為記錄該部門采購活動的憑據(jù)。對于得到批準的請求，采購部門編制采購定單。113)收貨和驗收在貨物到達時，驗收部門根據(jù)來自采購部門的采購定單未加說明聯(lián)完成交付。驗收部門的任務(wù)是檢查貨物是否與采購定單上的詳細項目一致，對數(shù)量應(yīng)通過計數(shù)、過秤、測量等手段來驗證，并將結(jié)果記錄在一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單上。請購單存貨控制部門編制采購定單采購定單驗收部門應(yīng)收賬款部門采購部門存檔供應(yīng)商圖8-2 采購定單的編制和傳遞過程3)收貨和驗收請購單存貨控制部門編制采購定單采購定單12驗收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗收數(shù)量、到貨時間及存貨狀況（如質(zhì)量等）。驗收單的第一聯(lián)與采購定單未加說明聯(lián)一起留在驗收部門,作為記錄驗收活動的憑據(jù)。驗收單的第二聯(lián)交給采購部門作為對采購情況的通知。驗收單的第三聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，以通知該部門采購在進行中，以便用來對采購后續(xù)階段進行控制（復(fù)查交易的合法性）和記錄。驗收單的第四聯(lián)交給存貨控制部門登記存貨明細賬。然后將已驗收的商品交給倉庫保存或立即送到請購部門。如圖8-3所示。驗收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗收數(shù)量、到貨時間及存134)信息記錄和會計處理在手工會計系統(tǒng)中，從發(fā)出采購定單到驗收再到采購?fù)瓿?往往有一段時間延遲。很多情況下，直到收到供應(yīng)商發(fā)票后才記錄相應(yīng)的負債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)付賬款部門復(fù)查有關(guān)的憑證，批準對發(fā)票的付款，并確認相應(yīng)的負債。采購定單未加說明聯(lián)商品編制驗收單采購定單采購部門應(yīng)收賬款部門驗收部門存檔存貨控制部門圖8-3 驗收單的編制和傳遞過程4)信息記錄和會計處理采購定單未加說明聯(lián)商品編制驗收14

此時須復(fù)查三張憑證：采購定單，用來確認是經(jīng)采購部門授權(quán)的采購；驗收單，用來確認商品已驗收；供應(yīng)商發(fā)票，用來確認供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。如果訂購的項目與實際驗收的項目之間存在差異，應(yīng)與供應(yīng)商溝通。在復(fù)查之后，由應(yīng)付賬款人員確認相關(guān)的負債，把要支付的發(fā)票記為會計記錄。在應(yīng)付賬款部門復(fù)查了采購并確認負債之后，應(yīng)將到期金額記入購貨日記賬（若設(shè)置了該賬的話）及應(yīng)付賬款明細賬。同時，應(yīng)付賬款部門編制記賬憑證交給總賬部門以便更新應(yīng)付賬款總賬余額、存貨總賬余額及總賬購貨總額。有些企業(yè)采用付款憑單制來記錄和控制對供應(yīng)商負債。付款憑單制可以把對供應(yīng)商的所欠債務(wù)匯總在一起，便于查詢、記賬和控制。此時須復(fù)查三張憑證：15當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將經(jīng)適當(dāng)批準和有預(yù)先編號的付款憑單記入付款憑單登記簿。因此，付款憑單登記簿的合計數(shù)應(yīng)等于應(yīng)付賬款明細賬合計數(shù)及總賬應(yīng)付賬款科目余額。5)付款當(dāng)付款到期時，組織復(fù)查其有關(guān)負債并支付相應(yīng)的貨款。通常是由應(yīng)付憑單部門負責(zé)確定未付憑單在到期日的付款。企業(yè)有多種款項結(jié)算方式可以選擇，以支票結(jié)算方式為例：應(yīng)付賬款工作人員將到期的發(fā)票成批地挑選出來，分類，并附上其他必要的憑據(jù)（如采購定單、驗收單、必要的收據(jù)等等）。然后交給被授權(quán)的財務(wù)部門的人員復(fù)查和簽署支票。支票總金額記入支票登記簿或現(xiàn)金支出日記賬或銀行存款日記賬。會計部門編制付款記賬憑證據(jù)以登記總賬現(xiàn)金科目或銀行存款科目以及應(yīng)付賬款科目。當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將16支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以避免重復(fù)付款。然后交回應(yīng)付賬款部門，歸入供應(yīng)商檔案。同時，登記應(yīng)付賬款明細賬，編制記賬憑證，并據(jù)此登記總賬應(yīng)付賬款科目。許多公司按到期順序保存應(yīng)付的發(fā)票，通常稱之為到期備忘卷宗。工作人員每天復(fù)查該卷宗中的到期發(fā)票，然后編制現(xiàn)金支付所必須的憑證。支票的一聯(lián)由應(yīng)付賬款工作人員編制（但不是簽字），并將其交給出納員復(fù)查。然后由某個已授權(quán)的人（如財務(wù)主管）復(fù)查此項債務(wù)及其附件，簽字并郵出支票。手工環(huán)境中，組織通常將授權(quán)（由采購部門及已授權(quán)的個人履行）、保管（由驗收、倉儲、出納及財務(wù)部門履行）及記錄（由各會計職能完成，包括應(yīng)付賬款、存貨控制及總賬部門）三個職責(zé)彼此分離，以達到對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目的。

支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或178.3自動化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

自動化系統(tǒng)基本上模擬手工的處理方法和處理流程。主要的處理步驟是：

1)提出采購請求獲取/支付過程開始于某個發(fā)出購貨請求的部門，如某個管理存貨主文件中現(xiàn)有存貨數(shù)量的存貨管理人員。存貨管理人員通過查詢存貨主文件形成對存貨的請購，然后將該請購保存在請購單文件中。保存在請購單文件中的采購請求在被否決或成為合法的采購定單之前，被看成未實現(xiàn)請購。需要時，打印出一聯(lián)請購單交給采購部門。另一聯(lián)由存貨部門經(jīng)理保存。8.3自動化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程自動182)采購采購部門收到請購單后，選擇適合的供應(yīng)商，并將采購數(shù)據(jù)輸入采購交易文件。輸入過程中須訪問供應(yīng)商主文件、供應(yīng)商歷史文件及存貨主文件。編輯好的采購定單數(shù)據(jù)先記入未實現(xiàn)采購定單文件，該文件中的數(shù)據(jù)與采購定單上的數(shù)據(jù)相同，由于采購尚未完成,所以將該文件稱為未實現(xiàn)采購定單文件。當(dāng)確定某項采購實現(xiàn)時，如收到供應(yīng)商發(fā)票時，相應(yīng)的記錄將從該文件中移出。因此，未實現(xiàn)采購定單文件的內(nèi)容是得到采購部門批準可以繼續(xù)執(zhí)行的定貨信息，與手工環(huán)境中的采購定單作用相同，用來向其他部門傳遞核準信息。未實現(xiàn)采購定單文件中的內(nèi)容可打印成采購定單，其中的一聯(lián)交給供應(yīng)商。其他各種相關(guān)的匯總報告送交采購部門和存貨部門經(jīng)理。2)采購19在有些自動化系統(tǒng)中，采購定單在各個部門間的傳遞可以電子化的方式進行。例如，驗收部門可以在得到授權(quán)后，對未實現(xiàn)采購定單文件進行有權(quán)限的訪問，從而直接查詢得到一張省去數(shù)量的采購定單未加說明聯(lián)。3)驗收驗收部門取得來自采購部門的電子化憑證或打印的采購定單未加說明聯(lián)。與手工系統(tǒng)一樣，驗收部門驗收商品和裝箱單，驗證數(shù)量和檢查商品質(zhì)量，并將驗收得到的信息編輯錄入驗收單交易文件。同時，更新未實現(xiàn)采購定單文件、存貨主文件和供應(yīng)商歷史文件，以分別反映已購存貨項目、增加的存貨和供應(yīng)商履約情況。然后，將驗收過的商品移送到倉庫或發(fā)出請購的部門。驗收單交易文件中的數(shù)據(jù)用于編制和打印驗收單及報告，交給倉儲部門和應(yīng)付賬款部門。在有些自動化系統(tǒng)中，采購定單在各個部門間的傳遞可以電20此外，對延期交貨的情況也要給以記錄。

4)信息處理收到供應(yīng)商發(fā)票后，由應(yīng)付賬款部門復(fù)查采購定單或訪問未實現(xiàn)采購定單文件，進行發(fā)票確認；計算一個批控制總數(shù)，并將供應(yīng)商發(fā)票與驗收單和采購定單進行比較。若結(jié)果相符，則記錄該項債務(wù)，更新應(yīng)付賬款主文件，將未實現(xiàn)采購定單記錄從未實現(xiàn)采購定單文件中取出放入歷史文件，同時登記未付憑單文件（也稱為未付發(fā)票文件或未付應(yīng)付款文件，記錄已實現(xiàn)采購但尚未付款的發(fā)票信息），同時生成相應(yīng)的記賬憑證交給會計部門，據(jù)以更新總賬主文件。如果采用了付款憑單制，應(yīng)生成支付憑單并更新付款憑單登記簿。

5)付款付款人員根據(jù)未付憑單文件中的記錄提出付款請求，即由計算機輸出到期憑單并計算出一個控制總數(shù)。此外，對延期交貨的情況也要給以記錄。21

付款后的結(jié)果是：生成一個到期支付文件；已經(jīng)付款的發(fā)票從未付憑單文件中移出存入對應(yīng)的供應(yīng)商歷史文件；更新應(yīng)付賬款主文件，并編制和錄入付款記賬憑證以便更新現(xiàn)金或銀行存款及應(yīng)付賬款總賬科目；生成支票登記簿和支付匯總表。最后，現(xiàn)金支付人員比較付款活動前后的批控制數(shù)以驗證該活動處理的準確性。付款后的結(jié)果是：228.4事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其分析

8.4.1自動化系統(tǒng)存在的問題及其改進我們已經(jīng)提到，自動化的IT應(yīng)用是手工系統(tǒng)的翻版，是手工系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和信息處理規(guī)則自動化。對于獲取/支付業(yè)務(wù)過程的自動化來所，同樣不可避免地存在著組織內(nèi)部的信息孤島、不能及時記錄和處理會計數(shù)據(jù)統(tǒng)、只能采集業(yè)務(wù)事件的有限特性、只能提供匯總數(shù)據(jù)、只局限在一種視角來看待業(yè)務(wù)等問題。為了克服這些不足，很多組織開始利用信息技術(shù)重組其各個業(yè)務(wù)過程。圖8-4、8-5以存貨采購為例，對比說明了IT應(yīng)用的改進：8.4事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)8.4.1自23圖8-4描述的是一個模仿手工業(yè)務(wù)的自動化系統(tǒng)，有關(guān)采購定單的信息保存在未實現(xiàn)采購定單文件中，需要時打印出來,交給采購部門復(fù)查和確認，然后再傳遞給驗收和應(yīng)收賬款部門。圖8-5描述的是經(jīng)過業(yè)務(wù)重組后使用的信息系統(tǒng)如何支持存貨采購業(yè)務(wù)，存貨的請購信息可以由有權(quán)限的部門（如存貨控制部門）查詢產(chǎn)生，也可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則由信息系統(tǒng)自動生成。之后采購部門查詢有關(guān)的供應(yīng)商，檢查并確認采購信息，由系統(tǒng)打印采購定單或電子信息交給供應(yīng)商。驗收部門在驗收完商品后，通過本部門終端核對、編輯和更新驗收、存貨信息，然后系統(tǒng)檢查對應(yīng)的采購記錄，形成付款信息，到期自動支付。有關(guān)的會計記錄可以在會計人員確認負債時根據(jù)存貨文件、采購文件和付款文件的數(shù)據(jù)查詢生成。圖8-4描述的是一個模仿手工業(yè)務(wù)的自動化系統(tǒng)，有關(guān)24采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門編制采購定單請購單文件未實現(xiàn)采購定單文件供應(yīng)商文件打印輸出采購定單存根聯(lián)驗收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)采購定單存根聯(lián)驗收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)復(fù)查和確認采購定單存根聯(lián)驗收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)供應(yīng)商存檔驗收單（未加說明聯(lián)）記賬聯(lián)（應(yīng)收賬款聯(lián)）圖8-4 自動化系統(tǒng)環(huán)境中的存貨采購流程例

采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門請購單文件打印輸出復(fù)25采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購信息存貨文件采購文件供應(yīng)商文件查詢收到商品和裝箱單支票采購定單供應(yīng)商存貨控制部門請購文件到期支付查詢、復(fù)查和確認編輯、更新付款文件檢查驗收文件檢查、更新圖8-5 IT應(yīng)用改進后的存貨采購流程例采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購信息存貨文件268.4.2事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析

事件驅(qū)動的信息系統(tǒng)的基本特點是：將IT融入業(yè)務(wù)過程，即在每個業(yè)務(wù)事件發(fā)生時，記錄業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，同時履行業(yè)務(wù)事件/過程規(guī)則。

在事件驅(qū)動系統(tǒng)中，信息過程的觸發(fā)貫穿著整個獲取/支付過程：業(yè)務(wù)過程中的每個業(yè)務(wù)事件都會觸發(fā)一個記錄相應(yīng)信息的過程，以便收集有關(guān)該事件的數(shù)據(jù)；某一資源、參與者或地點狀態(tài)的改變也會觸發(fā)一個維護過程，以修改相應(yīng)的資源、參與者或地點數(shù)據(jù)；在記錄和維護信息過程中收集和維護的數(shù)據(jù)，將通過信息的報告過程產(chǎn)生輸出結(jié)果，而此報告過程也是由某個對信息的請求觸發(fā)的。1）主要業(yè)務(wù)事件分析8.4.2事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析27一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨組織的不同而有所不同，本章主要討論新的IT應(yīng)用環(huán)境下獲取/支付過程中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)事件。

(1)發(fā)出商品/服務(wù)請求（或需求監(jiān)控）事件事件描述當(dāng)某個經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者提出的商品或服務(wù)（資源）請購得到公司的批準時，觸發(fā)獲取/支付過程。組織對資源的需求由得到授權(quán)的內(nèi)部參與者識別。組織通常通過監(jiān)控生產(chǎn)水平、銷售水平、資本改進計劃、資本預(yù)算、銷售預(yù)測等各項活動，或利用趨勢分析和項目計劃，識別對商品或服務(wù)的需求。這些監(jiān)控是獲取/支付過程的關(guān)鍵組成部分，一般需要信息系統(tǒng)的支持才能得到監(jiān)控所需的準確、及時的信息。事件風(fēng)險與本事件有關(guān)的主要風(fēng)險是：一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨28①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請購存貨；②請購了實際并不需要的存貨；③請購的商品或服務(wù)的某些特征（如類型或金額）與實際需求不符；④由本不該提出請購的已授權(quán)參與者提出了資源請購；⑤不能及時發(fā)出商品或服務(wù)請求。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)應(yīng)記錄與請購商品/服務(wù)有關(guān)的全部信息，并可傳遞給采購人員進行復(fù)查，以及在必要時進行核準。RAL數(shù)據(jù)的維護 需要維護已授權(quán)的商品和服務(wù)的當(dāng)前信息，以及授權(quán)監(jiān)控和請求商品/服務(wù)的參與者的當(dāng)前信息。可能的信息輸出包括請購單、當(dāng)期發(fā)出的請求清單、未實現(xiàn)請求清單、用于支持監(jiān)控的商品或服務(wù)的狀態(tài)報告等。①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請購存貨；29

(2)授權(quán)采購事件在商品和服務(wù)的請購已發(fā)出但尚未訂購之前，必須有授權(quán)采購事件發(fā)生。

授權(quán)的目的是：給過程的執(zhí)行人足夠的預(yù)算以便請購得以繼續(xù)下去，同時跟蹤每個請求以便進行必要的嚴密控制。而購買商品/服務(wù)事件涉及的采購人員應(yīng)將這一授權(quán)信息傳遞給驗收部門，以便驗證收到的商品/服務(wù)。

(3)購買商品/服務(wù)事件事件描述采購人員（內(nèi)部參與者）復(fù)查已經(jīng)得到授權(quán)的商品或服務(wù)（資源），選擇合適的供應(yīng)商（外部參與者），與其商定本次購買的期限和條件。然后采購人員根據(jù)請購項目向供應(yīng)商發(fā)出采購定單，并將此未實現(xiàn)采購定單送交驗收部門。(2)授權(quán)采購事件30在實際業(yè)務(wù)中，采購有時需要進行采購決策，例如組織可能發(fā)布一個RFP（需求計劃書），然后通過競標來選擇供應(yīng)商，從而獲取滿足采購需求的商品/服務(wù)。事件風(fēng)險可能的風(fēng)險包括：選擇了不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商；進行了未經(jīng)授權(quán)的訂購；由未經(jīng)授權(quán)的參與者或在未經(jīng)授權(quán)的地點進行訂購；訂購的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量與需求不符；訂購條款或價格不合適；未能及時定貨，從而可能導(dǎo)致組織因為緊急訂貨而支付額外的款項。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)IT應(yīng)用必須向采購人員提供復(fù)查請購的有關(guān)記錄，如已授權(quán)發(fā)出請求的參與者和已授權(quán)進行采購的商品/服務(wù)的信息；IT應(yīng)用還必須向采購人員提供選擇合適供應(yīng)商的信息；完整、準確地記錄采購定單。RAL數(shù)據(jù)的維護包括：授權(quán)購買的資源的變化，授權(quán)采購人員及授權(quán)發(fā)出商品或服務(wù)請購人員的變化，供應(yīng)商及其所提供資源的變化。在實際業(yè)務(wù)中，采購有時需要進行采購決策，例如組織可能31如，供應(yīng)商的地址變更，所購存貨價格變化，供應(yīng)商所能提供的存貨規(guī)格的變化或存貨種類的增加、減少等。可能的信息輸出本事件記錄的數(shù)據(jù)可以用來輸出以下信息：采購定單、未實現(xiàn)采購定單（尚未驗收及尚未確認為負債的已批準訂貨）列表、對未實現(xiàn)采購定單的賬齡分析、現(xiàn)金計劃中的預(yù)計現(xiàn)金/銀行存款支出（即在未實現(xiàn)采購定單基礎(chǔ)上形成的現(xiàn)金支出），等等。

(4)驗收商品/服務(wù)事件事件描述當(dāng)經(jīng)授權(quán)的驗收人員（內(nèi)部參與者）收到來自供應(yīng)商（外部參與者）的商品/服務(wù)（資源）時，觸發(fā)本事件。一般來說，有形商品的驗收與服務(wù)的驗收不同，但都必須保證接收到的商品/服務(wù)就是原來發(fā)出請求的商品/服務(wù)。在檢查了合法的未實現(xiàn)采購定單后，驗收人員檢查商品或服務(wù)，將驗收成功的商品入庫或送到指定地點。如，供應(yīng)商的地址變更，所購存貨價格變化，供應(yīng)商所能提32一旦驗收成功，組織就確認對應(yīng)的負債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，組織應(yīng)將此發(fā)票與對應(yīng)的負債相比較，若有差異應(yīng)通知供應(yīng)商。事件風(fēng)險與該事件有關(guān)的風(fēng)險包括：收到的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量等與需求不符；收到并未訂購的商品；收到的商品質(zhì)量較差；接受商品/服務(wù)的人未經(jīng)授權(quán)；未能適當(dāng)?shù)乇９芤咽盏降纳唐?；在組織內(nèi)部移送商品時發(fā)生地點錯誤或經(jīng)手人未經(jīng)授權(quán)。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)驗收商品/服務(wù)事件要求準確、完整地將有關(guān)商品驗收的數(shù)據(jù)記入驗收事件數(shù)據(jù)庫及存貨數(shù)據(jù)庫中。驗收應(yīng)以合法的未實現(xiàn)采購定單為根據(jù)，由驗收人員記錄驗收商品/服務(wù)的收到時間、地點、類型、數(shù)量、條件、移送地點等。在商品驗收之后，組織就可以確認相應(yīng)的負債。一旦驗收成功，組織就確認對應(yīng)的負債。在收到供應(yīng)商發(fā)票33本事件記錄的負債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進貨，增加應(yīng)付賬款，減少未實現(xiàn)定貨，增加未付的應(yīng)付款RAL數(shù)據(jù)的維護 應(yīng)及時反映關(guān)于存貨資源、訂貨、提供了商品或服務(wù)的供應(yīng)商、已授權(quán)驗收商品的參與者及其變更等的信息?？赡艿男畔⑤敵?本事件記錄的數(shù)據(jù)可以用于生成如下文檔和報告：已驗收商品和服務(wù)分析及匯總表、當(dāng)期驗收單列表、指定期間的采購定單列表、應(yīng)付賬款賬齡分析表、供應(yīng)商發(fā)票清單、供應(yīng)商履約情況分析報告、延遲交貨報告、存貨清單等。

(5)付款事件事件描述現(xiàn)金支出應(yīng)符合組織的現(xiàn)金管理政策，當(dāng)某個已授權(quán)的財務(wù)經(jīng)理（內(nèi)部參與者）向供應(yīng)商（外部參與者）支付貨款（資源）以償還債務(wù)時，觸發(fā)本事件。本事件記錄的負債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進貨，增加應(yīng)34通常是在貨款支付日觸發(fā)。貨款可以支票、信用卡或電子資金轉(zhuǎn)賬的方式支付。所有的現(xiàn)金支付在支付前必須進行復(fù)查以確保支付的合法性，包括某些需要預(yù)付貨款的定貨的合法性。在付款時，還應(yīng)該考慮折扣期間及現(xiàn)金/銀行存款的可得性，以便決定支付金額和時間。事件風(fēng)險包括：向未訂購或未驗收的商品或服務(wù)付款；未能及時付款或不能支付貨款；貨款并未支付給發(fā)出商品的供應(yīng)商，而是付給了其他供貨商；支付金額錯誤；重復(fù)支付同一張發(fā)票的款項；無正當(dāng)理由的折扣損失。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)現(xiàn)金支付事件的數(shù)據(jù)應(yīng)記錄在現(xiàn)金支付事件數(shù)據(jù)庫中。記錄的數(shù)據(jù)將減少現(xiàn)金，減少應(yīng)付賬款，減少未付的應(yīng)付款。RAL數(shù)據(jù)的維護 系統(tǒng)應(yīng)及時維護有關(guān)現(xiàn)金可得性、現(xiàn)金來源、所欠供應(yīng)商貨款、授權(quán)支付現(xiàn)金的參與者的當(dāng)前數(shù)據(jù)。通常是在貨款支付日觸發(fā)。貨款可以支票、信用卡或電子資35可能的信息輸出包括：指定期間的已支付現(xiàn)金、對某個供應(yīng)商的已支付現(xiàn)金、已利用折扣及折扣損失分析、延遲付款分析或要求付款分析、未付發(fā)票（進貨已驗收，但尚未支付貨款）清單，等等。(6)購貨退回事件獲取/支付過程中有時會發(fā)生購貨退回的情況，此時需要供應(yīng)商退款。購貨（資源）退回應(yīng)由某個內(nèi)部機構(gòu)（內(nèi)部參與者）授權(quán)執(zhí)行并進行記錄，包括對向供貨商（外部參與者）退貨時裝運情況的記錄；還應(yīng)監(jiān)控購貨退回事件，以確保組織及時、正確地收到退款。

2）事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)滿足的組織決策和管理的信息需求根據(jù)以上分析建立的事件驅(qū)動系統(tǒng)可以滿足組織不同決策和管理層次的信息需求?？赡艿男畔⑤敵霭ǎ褐付ㄆ陂g的已支付現(xiàn)金、對某個36(1)高層管理人員高層管理人員在事件驅(qū)動系統(tǒng)的支持下可以得到該過程各個活動的綜合性信息，以便對整個業(yè)務(wù)的有效性做出評價。

主要包括：①原料、部件的周轉(zhuǎn)率，原材料庫存的平均處理天數(shù)，由于缺貨引起的停工時間長短和停工次數(shù)；②過期、作廢或被盜的存貨數(shù)量；③可得的購貨折扣及損失的購貨折扣。而對于履行獲取支付過程工作的主要內(nèi)部參與者采購人員、驗收人員及付款人員來說，他們每個人也都需要相應(yīng)的信息來有效地完成工作。

(2)采購人員(1)高層管理人員37采購人員可以通過事件驅(qū)動系統(tǒng)了解需要采購哪些資源，了解有關(guān)供應(yīng)商及其商品/服務(wù)的信息，例如有關(guān)供貨商的服務(wù)質(zhì)量、價格及履約方面的信息，以便做出較為明智的采購決策。采購人員可以實時了解到組織內(nèi)部已授權(quán)的人員提出的所需資源的請求。采購人員在識別持續(xù)經(jīng)營所需的資源、何時需要資源以及采購需要多少費用時，可以利用經(jīng)濟定貨量（EOQ)、物料需求計劃（MRP）等模型。

(3)驗收商品/服務(wù)人員驗收人員需要得到定單上的有關(guān)商品/服務(wù)信息。這里需要注意的是，信息的多寡應(yīng)以滿足驗收需要為準。因為驗收人員得到的信息過多可能會增加其盜取供應(yīng)商運來的貨物的機會。因此，組織應(yīng)謹慎地提供適當(dāng)?shù)男畔⒉⒅付▊€人的職責(zé)和權(quán)限,盡量減少可能發(fā)生的損失。采購人員可以通過事件驅(qū)動系統(tǒng)了解需要采購哪些資源，了38(4)出納/財務(wù)人員出納及財務(wù)人員有責(zé)任查看是否有足夠的貨幣資金支付貨款，以確保債務(wù)的償還和在財務(wù)報告中正確計算已采購的貨物。而財務(wù)人員還可以根據(jù)獲取/支付過程中采集到的數(shù)據(jù)完成有關(guān)的現(xiàn)金流量預(yù)算和資本預(yù)算。(5)會計會計人員可以利用獲取/支付過程的信息編制財務(wù)報表和各種管理報告。對會計人員來說，獲取/支付過程采集到的數(shù)據(jù)為轉(zhuǎn)換過程生產(chǎn)產(chǎn)品和開展服務(wù)提供了原材料及成本信息，還為財務(wù)報表項目提供了余額數(shù)據(jù)，如現(xiàn)金/銀行存款，物資采購，采購?fù)嘶亍⒄圩尲罢劭?，固定資產(chǎn)，銷售費用，管理費用，應(yīng)付賬款等科目的余額。(4)出納/財務(wù)人員39此外，支持獲取/支付過程的事件驅(qū)動系統(tǒng)還可以為以下管理和決策活動提供需要的信息：①制訂組織關(guān)鍵戰(zhàn)略問題和發(fā)展方向，如在市場、行業(yè)、文化或環(huán)境競爭中取得成功所需的關(guān)鍵因素；②評價獲取/支付過程對組織整個業(yè)績的貢獻；③評價獲取/支付過程中的各個活動對組織戰(zhàn)略及戰(zhàn)術(shù)目標的貢獻；④評價為實現(xiàn)戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)目標而付出的費用是否合理；⑤在行業(yè)內(nèi)或與競爭對手比較獲取/支付過程的成本；⑥確定和計量影響業(yè)績的財務(wù)上和業(yè)務(wù)上的關(guān)鍵動因；⑦分析比較與競爭對手的業(yè)績，以及比較實際業(yè)績與計劃業(yè)績；⑧評價資源請購是否滿足企業(yè)目標，資源的效用如何；此外，支持獲取/支付過程的事件驅(qū)動系統(tǒng)還可以為以下40⑨進行趨勢和比率分析，如，總周轉(zhuǎn)時間，停工時間，供應(yīng)商滿意度，存貨保存天數(shù)，應(yīng)付賬款天數(shù)，原材料供應(yīng)天數(shù)，采購定貨準備時間等等。

3）獲取/支付業(yè)務(wù)過程的REAL模型根據(jù)以上分析，我們可以建立獲取/支付業(yè)務(wù)過程的REAL模型。由于不同組織的業(yè)務(wù)規(guī)則不同，所以我們這里只描述一個不帶關(guān)系基數(shù)的REAL模型，并不規(guī)范模型中各個實體之間的具體關(guān)系，而只是說明獲取/支付業(yè)務(wù)過程中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)事件、關(guān)鍵責(zé)任人、關(guān)鍵資源和關(guān)鍵地點。根據(jù)以上模型建立的事件驅(qū)動系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并且開發(fā)適當(dāng)?shù)墓δ苣K來支持業(yè)務(wù)的執(zhí)行以及對業(yè)務(wù)執(zhí)行中可能的風(fēng)險進行控制。

具體來說：

⑨進行趨勢和比率分析，如，總周轉(zhuǎn)時間，停工時間，供應(yīng)41(1)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)至少具有如下幾種關(guān)系表：①事件表及其輔表，例如發(fā)出請購表、授權(quán)采購表、購買商品表、驗收商品表、付款表，以及按照業(yè)務(wù)規(guī)則必須設(shè)計的輔表，主要針對多對多關(guān)系；②資源表，例如存貨表、現(xiàn)金表、存貨/供應(yīng)商表；③參與者表，例如員工表、供應(yīng)商表、承運人表；④地點表，例如銀行表。(2)支持業(yè)務(wù)執(zhí)行的功能模塊，包括：收集和存儲事件數(shù)據(jù)所需的程序；維護資源、參與者及地點數(shù)據(jù)所需的程序；生成憑證、報告及用戶需要的查詢所需的程序。(3)用于控制信息及業(yè)務(wù)處理規(guī)則的程序，從而預(yù)防或?qū)崟r檢測業(yè)務(wù)處理和信息處理風(fēng)險：

(1)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)至少具有如下幾種關(guān)系表：42發(fā)出請購供應(yīng)商采購人員驗收商品存貨（原材料）購買商品請購核準人員存貨控制人員付款出納現(xiàn)金銀行驗收人員應(yīng)付賬款工作人員倉儲人員核準、預(yù)算和授權(quán)采購承運人圖8-7 無關(guān)系基數(shù)的獲取/支付過程的REAL模型發(fā)出請購供應(yīng)商采購人員驗收商品存貨購買商品請購核準人員存貨控43高等院校本科會計學(xué)專業(yè)教材新系東北財經(jīng)大學(xué)出版社

會計信息系統(tǒng)

楊周南趙納暉陳翔編著高等院校本科會計學(xué)專業(yè)教材新系東北財經(jīng)大學(xué)出版社會計信息系448.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.3自動化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.4事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

第8章獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標第8章獲取/支付業(yè)務(wù)458.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標8.1.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程定義獲取/支付過程是指一個組織獲取、維護和支付該組織所需資源（包括各類存貨、固定資產(chǎn)、各種財務(wù)資源、人力資源等）的業(yè)務(wù)過程。因此，獲取/支付過程應(yīng)涵蓋與購買、維護及支付組織的各業(yè)務(wù)過程所需的商品和服務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)事件。例如，獲取原材料、部件及包含在完工產(chǎn)品或服務(wù)中的其他資源；獲取及支付各種其他商品及服務(wù)，包括設(shè)施、物料、保險、修理、維護、研究、開發(fā)及法律服務(wù)；獲取和支付固定資產(chǎn)等等。不論組織獲取的商品和服務(wù)是什么類型，獲取/支付業(yè)務(wù)過程都由三個階段的業(yè)務(wù)活動組成：8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標8.1.1獲取/支付46（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，（2）現(xiàn)金支出給供應(yīng)商，（3）退回商品。

具體來說，包括以下一些典型的業(yè)務(wù)事件：發(fā)出商品/服務(wù)請求，授權(quán)采購，采購商品和服務(wù)，驗收商品和服務(wù)，存放和保管已驗收的商品，為商品和服務(wù)付款，退回商品等。從概念上說，人力資源、財務(wù)資源、財產(chǎn)、廠房和設(shè)備資源的獲取是獲取/支付過程的一部分，但是對這些資源的控制及其處理程序有其自身的特點，如，工資單的處理，固定資產(chǎn)購進的預(yù)算，籌資、投資的授權(quán)和簽發(fā)等。因此，對這些資源的獲取和支付往往作為獨立的業(yè)務(wù)過程來看待。（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，478.1.2獲取/支付過程的目標獲取/支付過程的總目標是獲取、維護和支付組織所需的資源，也就是為組織的轉(zhuǎn)換過程提供必須的資源。

該目標可分為以下子目標：(1)從可靠的供應(yīng)商處購買商品和服務(wù)；(2)應(yīng)保證購買的商品和服務(wù)達到組織要求的質(zhì)量；(3)應(yīng)保證購買的商品和服務(wù)能滿足組織的需求；(4)應(yīng)保證以最合理的價格獲取滿足需要的商品和服務(wù)；(5)應(yīng)確保購買經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)的商品和服務(wù)；(6)應(yīng)保證資源供應(yīng)的及時性和可用性，即要確保組織在需要的時點得到可用的資源；(7)只接受經(jīng)過訂購的商品和服務(wù)，并應(yīng)接受訂購的全部商品和服務(wù)；8.1.2獲取/支付過程的目標48(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；(9)對已驗收的商品貨服務(wù)存貨，應(yīng)及時、正確地付款。這些目標決定了獲取/支付過程的性質(zhì)和范圍。隨著時間的推移，組織所處的環(huán)境會發(fā)生變化，以上這些目標的重要性也會相應(yīng)地發(fā)生變化，從而導(dǎo)致相應(yīng)的IT應(yīng)用的變化。8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程

獲取/支付業(yè)務(wù)過程通常經(jīng)過請購——訂購——驗收——付款這樣的程序。在手工和自動化條件下，資源的獲取/支付業(yè)務(wù)分散在采購部門、審批/核準、驗收部門、倉儲部門、財務(wù)部門、會計部門、出納等部門或崗位進行處理和控制，相應(yīng)的信息的處理和控制也是分散在各個崗位上或部門中。(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；849我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動化環(huán)境中獲取/支付過程的主要業(yè)務(wù)和信息的處理過程。圖8-1舉出了一個手工條件下獲取/支付過程的例子——手工存貨采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，該過程中涉及的主要單據(jù)、會計記錄和報告如表8-1所示。

1)提出購貨請求需要商品或服務(wù)的部門或個人將其需求制成請購單。比如，存貨控制人員在現(xiàn)有庫存達到再訂貨點時，可以提出采購請求，對需要購買的已列入存貨清單的項目編制請購單。請購單上所列的數(shù)據(jù)包括請購的項目、發(fā)出請購的部門及批準該請購的主管人員的簽字，還可能列有提供該請購項目的供應(yīng)商。請購單的一聯(lián)歸檔，一聯(lián)交給采購部門。我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動50圖8-1 手工條件下存貨采購流程圖例（局部）圖8-1 手工條件下存貨采購流程圖例（局部）51表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會計記錄和報告請購單。是由商品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關(guān)人員發(fā)出（填寫），送交采購部門，申請購買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑據(jù)。采購定單（訂購單）。是由采購部門填寫，正式發(fā)給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商以指定價格銷售和交付特定商品或服務(wù)的書面憑據(jù)。驗收單。由驗收部門在每次運到商品的收據(jù)的基礎(chǔ)上編制的單據(jù),其上列示了來自供應(yīng)商的商品、資產(chǎn)的數(shù)量、種類等內(nèi)容。裝箱單。由供應(yīng)商開出，與商品一起裝運給客戶的憑據(jù)。提單。由接受運輸商品的運輸人給出的書面票據(jù)。交付或運輸商品的運輸人通常將提單交給要求裝運商品的供應(yīng)商。提單應(yīng)與被裝運的商品聯(lián)系在一起，但它對裝運人（供應(yīng)商）比對接收人（采購人）更有用。供應(yīng)商發(fā)票（賣方發(fā)票）。是由供應(yīng)商開具，交給買方以載明發(fā)運的商品或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項的憑證。它是對已供應(yīng)的商品或服務(wù)的欠款賬單。供應(yīng)商將發(fā)票交給購買者作為對已交付商品或已提供服務(wù)的一種支付請求。付款憑單（支付憑單）。是由采購方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負債的授權(quán)證明文件。支票。用于將貨幣從某個銀行賬戶中取出，轉(zhuǎn)到另一個實體的憑據(jù)。通常由財務(wù)部門（出納）開出，用來支付采購的商品和勞務(wù)。未實現(xiàn)請購單。尚未被確認為采購定單的請購單。未實現(xiàn)采購定單。已交給供應(yīng)商的采購定單，但所定商品或勞務(wù)尚未驗收且未確認負債。在商品或服務(wù)驗收之前，未實現(xiàn)采購定單的一聯(lián)放在未實現(xiàn)采購定單文件中由應(yīng)付賬款部門維護。表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會計記錄和報告522)訂購采購部門對收到的請購單進行復(fù)查，如果請求得到批準，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的價格、產(chǎn)品質(zhì)量及以往履約情況挑選合適的供貨商。未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準進行支付的采購相對應(yīng)，但是尚未支付的票據(jù)。記賬憑證。有轉(zhuǎn)賬記賬憑證和付款記賬憑證，而付款記賬憑證又包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。應(yīng)付賬款明細賬?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬。賣方對賬單。是由供貨方按月編制的，標明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項和期末余額的憑證，是供貨方對買方采購業(yè)務(wù)的陳述。庫存狀態(tài)報告。有關(guān)企業(yè)使用或銷售的每一存貨項目的報告，包括脫銷（無存貨）項目信息、低于最低存貨水平的存貨項目信息以及存貨周轉(zhuǎn)分析。該報告一般由存貨控制人員使用，主要用來識別需要發(fā)出請購單的存貨項目。供應(yīng)商履約情況報告。綜合了某段確定時期供應(yīng)商履約情況的報告。報告上的項目可以包括：定貨與交貨之間的時間間隔，出現(xiàn)延遲交貨的次數(shù)，已驗收的存貨的數(shù)量，購貨量。該報告一般由采購部門使用，以便為每次定貨選擇最好的供應(yīng)商。2)訂購未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準53對于得到批準的請求，采購部門編制采購定單。采購定單的部分內(nèi)容與請購單相同（如發(fā)出請求部門及請購的存貨的數(shù)據(jù)），另外還有相應(yīng)的核準信息、供應(yīng)商信息、采購期限及商品價格信息等等。采購定單主要用來在外部供應(yīng)商及內(nèi)部各部門之間傳遞采購的授權(quán)信息，如圖8-2所示。采購定單的正聯(lián)應(yīng)交給供應(yīng)商，用于形成正式的采購合同。第二聯(lián)交給發(fā)出購貨請求的部門，用于傳遞核準信息。第三聯(lián)交給驗收部門，用于在商品到達時驗收交付的商品，此聯(lián)應(yīng)不包括所定商品的數(shù)量信息，目的是為了讓驗收部門正確記錄實際收到的貨物數(shù)量，由此稱其為采購定單的未加說明聯(lián)。第四聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，用于復(fù)查采購交易已完成的部分。第五聯(lián)與請購單的一聯(lián)一起歸檔保留在采購部門，作為記錄該部門采購活動的憑據(jù)。對于得到批準的請求，采購部門編制采購定單。543)收貨和驗收在貨物到達時，驗收部門根據(jù)來自采購部門的采購定單未加說明聯(lián)完成交付。驗收部門的任務(wù)是檢查貨物是否與采購定單上的詳細項目一致，對數(shù)量應(yīng)通過計數(shù)、過秤、測量等手段來驗證，并將結(jié)果記錄在一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單上。請購單存貨控制部門編制采購定單采購定單驗收部門應(yīng)收賬款部門采購部門存檔供應(yīng)商圖8-2 采購定單的編制和傳遞過程3)收貨和驗收請購單存貨控制部門編制采購定單采購定單55驗收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗收數(shù)量、到貨時間及存貨狀況（如質(zhì)量等）。驗收單的第一聯(lián)與采購定單未加說明聯(lián)一起留在驗收部門,作為記錄驗收活動的憑據(jù)。驗收單的第二聯(lián)交給采購部門作為對采購情況的通知。驗收單的第三聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，以通知該部門采購在進行中，以便用來對采購后續(xù)階段進行控制（復(fù)查交易的合法性）和記錄。驗收單的第四聯(lián)交給存貨控制部門登記存貨明細賬。然后將已驗收的商品交給倉庫保存或立即送到請購部門。如圖8-3所示。驗收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗收數(shù)量、到貨時間及存564)信息記錄和會計處理在手工會計系統(tǒng)中，從發(fā)出采購定單到驗收再到采購?fù)瓿?往往有一段時間延遲。很多情況下，直到收到供應(yīng)商發(fā)票后才記錄相應(yīng)的負債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)付賬款部門復(fù)查有關(guān)的憑證，批準對發(fā)票的付款，并確認相應(yīng)的負債。采購定單未加說明聯(lián)商品編制驗收單采購定單采購部門應(yīng)收賬款部門驗收部門存檔存貨控制部門圖8-3 驗收單的編制和傳遞過程4)信息記錄和會計處理采購定單未加說明聯(lián)商品編制驗收57

此時須復(fù)查三張憑證：采購定單，用來確認是經(jīng)采購部門授權(quán)的采購；驗收單，用來確認商品已驗收；供應(yīng)商發(fā)票，用來確認供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。如果訂購的項目與實際驗收的項目之間存在差異，應(yīng)與供應(yīng)商溝通。在復(fù)查之后，由應(yīng)付賬款人員確認相關(guān)的負債，把要支付的發(fā)票記為會計記錄。在應(yīng)付賬款部門復(fù)查了采購并確認負債之后，應(yīng)將到期金額記入購貨日記賬（若設(shè)置了該賬的話）及應(yīng)付賬款明細賬。同時，應(yīng)付賬款部門編制記賬憑證交給總賬部門以便更新應(yīng)付賬款總賬余額、存貨總賬余額及總賬購貨總額。有些企業(yè)采用付款憑單制來記錄和控制對供應(yīng)商負債。付款憑單制可以把對供應(yīng)商的所欠債務(wù)匯總在一起，便于查詢、記賬和控制。此時須復(fù)查三張憑證：58當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將經(jīng)適當(dāng)批準和有預(yù)先編號的付款憑單記入付款憑單登記簿。因此，付款憑單登記簿的合計數(shù)應(yīng)等于應(yīng)付賬款明細賬合計數(shù)及總賬應(yīng)付賬款科目余額。5)付款當(dāng)付款到期時，組織復(fù)查其有關(guān)負債并支付相應(yīng)的貨款。通常是由應(yīng)付憑單部門負責(zé)確定未付憑單在到期日的付款。企業(yè)有多種款項結(jié)算方式可以選擇，以支票結(jié)算方式為例：應(yīng)付賬款工作人員將到期的發(fā)票成批地挑選出來，分類，并附上其他必要的憑據(jù)（如采購定單、驗收單、必要的收據(jù)等等）。然后交給被授權(quán)的財務(wù)部門的人員復(fù)查和簽署支票。支票總金額記入支票登記簿或現(xiàn)金支出日記賬或銀行存款日記賬。會計部門編制付款記賬憑證據(jù)以登記總賬現(xiàn)金科目或銀行存款科目以及應(yīng)付賬款科目。當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將59支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以避免重復(fù)付款。然后交回應(yīng)付賬款部門，歸入供應(yīng)商檔案。同時，登記應(yīng)付賬款明細賬，編制記賬憑證，并據(jù)此登記總賬應(yīng)付賬款科目。許多公司按到期順序保存應(yīng)付的發(fā)票，通常稱之為到期備忘卷宗。工作人員每天復(fù)查該卷宗中的到期發(fā)票，然后編制現(xiàn)金支付所必須的憑證。支票的一聯(lián)由應(yīng)付賬款工作人員編制（但不是簽字），并將其交給出納員復(fù)查。然后由某個已授權(quán)的人（如財務(wù)主管）復(fù)查此項債務(wù)及其附件，簽字并郵出支票。手工環(huán)境中，組織通常將授權(quán)（由采購部門及已授權(quán)的個人履行）、保管（由驗收、倉儲、出納及財務(wù)部門履行）及記錄（由各會計職能完成，包括應(yīng)付賬款、存貨控制及總賬部門）三個職責(zé)彼此分離，以達到對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目的。

支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或608.3自動化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

自動化系統(tǒng)基本上模擬手工的處理方法和處理流程。主要的處理步驟是：

1)提出采購請求獲取/支付過程開始于某個發(fā)出購貨請求的部門，如某個管理存貨主文件中現(xiàn)有存貨數(shù)量的存貨管理人員。存貨管理人員通過查詢存貨主文件形成對存貨的請購，然后將該請購保存在請購單文件中。保存在請購單文件中的采購請求在被否決或成為合法的采購定單之前，被看成未實現(xiàn)請購。需要時，打印出一聯(lián)請購單交給采購部門。另一聯(lián)由存貨部門經(jīng)理保存。8.3自動化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程自動612)采購采購部門收到請購單后，選擇適合的供應(yīng)商，并將采購數(shù)據(jù)輸入采購交易文件。輸入過程中須訪問供應(yīng)商主文件、供應(yīng)商歷史文件及存貨主文件。編輯好的采購定單數(shù)據(jù)先記入未實現(xiàn)采購定單文件，該文件中的數(shù)據(jù)與采購定單上的數(shù)據(jù)相同，由于采購尚未完成,所以將該文件稱為未實現(xiàn)采購定單文件。當(dāng)確定某項采購實現(xiàn)時，如收到供應(yīng)商發(fā)票時，相應(yīng)的記錄將從該文件中移出。因此，未實現(xiàn)采購定單文件的內(nèi)容是得到采購部門批準可以繼續(xù)執(zhí)行的定貨信息，與手工環(huán)境中的采購定單作用相同，用來向其他部門傳遞核準信息。未實現(xiàn)采購定單文件中的內(nèi)容可打印成采購定單，其中的一聯(lián)交給供應(yīng)商。其他各種相關(guān)的匯總報告送交采購部門和存貨部門經(jīng)理。2)采購62在有些自動化系統(tǒng)中，采購定單在各個部門間的傳遞可以電子化的方式進行。例如，驗收部門可以在得到授權(quán)后，對未實現(xiàn)采購定單文件進行有權(quán)限的訪問，從而直接查詢得到一張省去數(shù)量的采購定單未加說明聯(lián)。3)驗收驗收部門取得來自采購部門的電子化憑證或打印的采購定單未加說明聯(lián)。與手工系統(tǒng)一樣，驗收部門驗收商品和裝箱單，驗證數(shù)量和檢查商品質(zhì)量，并將驗收得到的信息編輯錄入驗收單交易文件。同時，更新未實現(xiàn)采購定單文件、存貨主文件和供應(yīng)商歷史文件，以分別反映已購存貨項目、增加的存貨和供應(yīng)商履約情況。然后，將驗收過的商品移送到倉庫或發(fā)出請購的部門。驗收單交易文件中的數(shù)據(jù)用于編制和打印驗收單及報告，交給倉儲部門和應(yīng)付賬款部門。在有些自動化系統(tǒng)中，采購定單在各個部門間的傳遞可以電63此外，對延期交貨的情況也要給以記錄。

4)信息處理收到供應(yīng)商發(fā)票后，由應(yīng)付賬款部門復(fù)查采購定單或訪問未實現(xiàn)采購定單文件，進行發(fā)票確認；計算一個批控制總數(shù)，并將供應(yīng)商發(fā)票與驗收單和采購定單進行比較。若結(jié)果相符，則記錄該項債務(wù)，更新應(yīng)付賬款主文件，將未實現(xiàn)采購定單記錄從未實現(xiàn)采購定單文件中取出放入歷史文件，同時登記未付憑單文件（也稱為未付發(fā)票文件或未付應(yīng)付款文件，記錄已實現(xiàn)采購但尚未付款的發(fā)票信息），同時生成相應(yīng)的記賬憑證交給會計部門，據(jù)以更新總賬主文件。如果采用了付款憑單制，應(yīng)生成支付憑單并更新付款憑單登記簿。

5)付款付款人員根據(jù)未付憑單文件中的記錄提出付款請求，即由計算機輸出到期憑單并計算出一個控制總數(shù)。此外，對延期交貨的情況也要給以記錄。64

付款后的結(jié)果是：生成一個到期支付文件；已經(jīng)付款的發(fā)票從未付憑單文件中移出存入對應(yīng)的供應(yīng)商歷史文件；更新應(yīng)付賬款主文件，并編制和錄入付款記賬憑證以便更新現(xiàn)金或銀行存款及應(yīng)付賬款總賬科目；生成支票登記簿和支付匯總表。最后，現(xiàn)金支付人員比較付款活動前后的批控制數(shù)以驗證該活動處理的準確性。付款后的結(jié)果是：658.4事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其分析

8.4.1自動化系統(tǒng)存在的問題及其改進我們已經(jīng)提到，自動化的IT應(yīng)用是手工系統(tǒng)的翻版，是手工系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和信息處理規(guī)則自動化。對于獲取/支付業(yè)務(wù)過程的自動化來所，同樣不可避免地存在著組織內(nèi)部的信息孤島、不能及時記錄和處理會計數(shù)據(jù)統(tǒng)、只能采集業(yè)務(wù)事件的有限特性、只能提供匯總數(shù)據(jù)、只局限在一種視角來看待業(yè)務(wù)等問題。為了克服這些不足，很多組織開始利用信息技術(shù)重組其各個業(yè)務(wù)過程。圖8-4、8-5以存貨采購為例，對比說明了IT應(yīng)用的改進：8.4事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)8.4.1自66圖8-4描述的是一個模仿手工業(yè)務(wù)的自動化系統(tǒng)，有關(guān)采購定單的信息保存在未實現(xiàn)采購定單文件中，需要時打印出來,交給采購部門復(fù)查和確認，然后再傳遞給驗收和應(yīng)收賬款部門。圖8-5描述的是經(jīng)過業(yè)務(wù)重組后使用的信息系統(tǒng)如何支持存貨采購業(yè)務(wù)，存貨的請購信息可以由有權(quán)限的部門（如存貨控制部門）查詢產(chǎn)生，也可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則由信息系統(tǒng)自動生成。之后采購部門查詢有關(guān)的供應(yīng)商，檢查并確認采購信息，由系統(tǒng)打印采購定單或電子信息交給供應(yīng)商。驗收部門在驗收完商品后，通過本部門終端核對、編輯和更新驗收、存貨信息，然后系統(tǒng)檢查對應(yīng)的采購記錄，形成付款信息，到期自動支付。有關(guān)的會計記錄可以在會計人員確認負債時根據(jù)存貨文件、采購文件和付款文件的數(shù)據(jù)查詢生成。圖8-4描述的是一個模仿手工業(yè)務(wù)的自動化系統(tǒng)，有關(guān)67采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門編制采購定單請購單文件未實現(xiàn)采購定單文件供應(yīng)商文件打印輸出采購定單存根聯(lián)驗收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)采購定單存根聯(lián)驗收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)復(fù)查和確認采購定單存根聯(lián)驗收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)供應(yīng)商存檔驗收單（未加說明聯(lián)）記賬聯(lián)（應(yīng)收賬款聯(lián)）圖8-4 自動化系統(tǒng)環(huán)境中的存貨采購流程例

采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門請購單文件打印輸出復(fù)68采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購信息存貨文件采購文件供應(yīng)商文件查詢收到商品和裝箱單支票采購定單供應(yīng)商存貨控制部門請購文件到期支付查詢、復(fù)查和確認編輯、更新付款文件檢查驗收文件檢查、更新圖8-5 IT應(yīng)用改進后的存貨采購流程例采購部門驗收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購信息存貨文件698.4.2事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析

事件驅(qū)動的信息系統(tǒng)的基本特點是：將IT融入業(yè)務(wù)過程，即在每個業(yè)務(wù)事件發(fā)生時，記錄業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，同時履行業(yè)務(wù)事件/過程規(guī)則。

在事件驅(qū)動系統(tǒng)中，信息過程的觸發(fā)貫穿著整個獲取/支付過程：業(yè)務(wù)過程中的每個業(yè)務(wù)事件都會觸發(fā)一個記錄相應(yīng)信息的過程，以便收集有關(guān)該事件的數(shù)據(jù)；某一資源、參與者或地點狀態(tài)的改變也會觸發(fā)一個維護過程，以修改相應(yīng)的資源、參與者或地點數(shù)據(jù)；在記錄和維護信息過程中收集和維護的數(shù)據(jù)，將通過信息的報告過程產(chǎn)生輸出結(jié)果，而此報告過程也是由某個對信息的請求觸發(fā)的。1）主要業(yè)務(wù)事件分析8.4.2事件驅(qū)動系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析70一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨組織的不同而有所不同，本章主要討論新的IT應(yīng)用環(huán)境下獲取/支付過程中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)事件。

(1)發(fā)出商品/服務(wù)請求（或需求監(jiān)控）事件事件描述當(dāng)某個經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者提出的商品或服務(wù)（資源）請購得到公司的批準時，觸發(fā)獲取/支付過程。組織對資源的需求由得到授權(quán)的內(nèi)部參與者識別。組織通常通過監(jiān)控生產(chǎn)水平、銷售水平、資本改進計劃、資本預(yù)算、銷售預(yù)測等各項活動，或利用趨勢分析和項目計劃，識別對商品或服務(wù)的需求。這些監(jiān)控是獲取/支付過程的關(guān)鍵組成部分，一般需要信息系統(tǒng)的支持才能得到監(jiān)控所需的準確、及時的信息。事件風(fēng)險與本事件有關(guān)的主要風(fēng)險是：一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨71①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請購存貨；②請購了實際并不需要的存貨；③請購的商品或服務(wù)的某些特征（如類型或金額）與實際需求不符；④由本不該提出請購的已授權(quán)參與者提出了資源請購；⑤不能及時發(fā)出商品或服務(wù)請求。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)應(yīng)記錄與請購商品/服務(wù)有關(guān)的全部信息，并可傳遞給采購人員進行復(fù)查，以及在必要時進行核準。RAL數(shù)據(jù)的維護 需要維護已授權(quán)的商品和服務(wù)的當(dāng)前信息，以及授權(quán)監(jiān)控和請求商品/服務(wù)的參與者的當(dāng)前信息。可能的信息輸出包括請購單、當(dāng)期發(fā)出的請求清單、未實現(xiàn)請求清單、用于支持監(jiān)控的商品或服務(wù)的狀態(tài)報告等。①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請購存貨；72

(2)授權(quán)采購事件在商品和服務(wù)的請購已發(fā)出但尚未訂購之前，必須有授權(quán)采購事件發(fā)生。

授權(quán)的目的是：給過程的執(zhí)行人足夠的預(yù)算以便請購得以繼續(xù)下去，同時跟蹤每個請求以便進行必要的嚴密控制。而購買商品/服務(wù)事件涉及的采購人員應(yīng)將這一授權(quán)信息傳遞給驗收部門，以便驗證收到的商品/服務(wù)。

(3)購買商品/服務(wù)事件事件描述采購人員（內(nèi)部參與者）復(fù)查已經(jīng)得到授權(quán)的商品或服務(wù)（資源），選擇合適的供應(yīng)商（外部參與者），與其商定本次購買的期限和條件。然后采購人員根據(jù)請購項目向供應(yīng)商發(fā)出采購定單，并將此未實現(xiàn)采購定單送交驗收部門。(2)授權(quán)采購事件73在實際業(yè)務(wù)中，采購有時需要進行采購決策，例如組織可能發(fā)布一個RFP（需求計劃書），然后通過競標來選擇供應(yīng)商，從而獲取滿足采購需求的商品/服務(wù)。事件風(fēng)險可能的風(fēng)險包括：選擇了不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商；進行了未經(jīng)授權(quán)的訂購；由未經(jīng)授權(quán)的參與者或在未經(jīng)授權(quán)的地點進行訂購；訂購的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量與需求不符；訂購條款或價格不合適；未能及時定貨，從而可能導(dǎo)致組織因為緊急訂貨而支付額外的款項。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)IT應(yīng)用必須向采購人員提供復(fù)查請購的有關(guān)記錄，如已授權(quán)發(fā)出請求的參與者和已授權(quán)進行采購的商品/服務(wù)的信息；IT應(yīng)用還必須向采購人員提供選擇合適供應(yīng)商的信息；完整、準確地記錄采購定單。RAL數(shù)據(jù)的維護包括：授權(quán)購買的資源的變化，授權(quán)采購人員及授權(quán)發(fā)出商品或服務(wù)請購人員的變化，供應(yīng)商及其所提供資源的變化。在實際業(yè)務(wù)中，采購有時需要進行采購決策，例如組織可能74如，供應(yīng)商的地址變更，所購存貨價格變化，供應(yīng)商所能提供的存貨規(guī)格的變化或存貨種類的增加、減少等?？赡艿男畔⑤敵霰臼录涗浀臄?shù)據(jù)可以用來輸出以下信息：采購定單、未實現(xiàn)采購定單（尚未驗收及尚未確認為負債的已批準訂貨）列表、對未實現(xiàn)采購定單的賬齡分析、現(xiàn)金計劃中的預(yù)計現(xiàn)金/銀行存款支出（即在未實現(xiàn)采購定單基礎(chǔ)上形成的現(xiàn)金支出），等等。

(4)驗收商品/服務(wù)事件事件描述當(dāng)經(jīng)授權(quán)的驗收人員（內(nèi)部參與者）收到來自供應(yīng)商（外部參與者）的商品/服務(wù)（資源）時，觸發(fā)本事件。一般來說，有形商品的驗收與服務(wù)的驗收不同，但都必須保證接收到的商品/服務(wù)就是原來發(fā)出請求的商品/服務(wù)。在檢查了合法的未實現(xiàn)采購定單后，驗收人員檢查商品或服務(wù)，將驗收成功的商品入庫或送到指定地點。如，供應(yīng)商的地址變更，所購存貨價格變化，供應(yīng)商所能提75一旦驗收成功，組織就確認對應(yīng)的負債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，組織應(yīng)將此發(fā)票與對應(yīng)的負債相比較，若有差異應(yīng)通知供應(yīng)商。事件風(fēng)險與該事件有關(guān)的風(fēng)險包括：收到的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量等與需求不符；收到并未訂購的商品；收到的商品質(zhì)量較差；接受商品/服務(wù)的人未經(jīng)授權(quán)；未能適當(dāng)?shù)乇９芤咽盏降纳唐?；在組織內(nèi)部移送商品時發(fā)生地點錯誤或經(jīng)手人未經(jīng)授權(quán)。事件驅(qū)動系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)驗收商品/服務(wù)事件要求準確、完整地將有關(guān)商品驗收的數(shù)據(jù)記入驗收事件數(shù)據(jù)庫及存貨數(shù)據(jù)庫中。驗收應(yīng)以合法的未實現(xiàn)采購定單為根據(jù)，由驗收人員記錄驗收商品/服務(wù)的收到時間、地點、類型、數(shù)量、條件、移送地點等。在商品驗收之后，組織就可以確認相應(yīng)的負債。一旦驗收成功，組織就確認對應(yīng)的負債。在收到供應(yīng)商發(fā)票76本事件記錄的負債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進貨，增加應(yīng)付賬款，減少未實現(xiàn)定貨，增加未付的應(yīng)付款RAL數(shù)據(jù)的維護 應(yīng)及時反映關(guān)于存貨資源、訂貨、提供了商品或服務(wù)的供應(yīng)商、已授權(quán)驗收商品的參與者及其變更等的信息。可能的信息輸出 本事件記錄的數(shù)據(jù)可以用于生成如下文檔和報告：已驗收商品和服務(wù)分析及匯總表、當(dāng)期驗收單列表、指定期間的采購定單列表、應(yīng)付賬款賬齡分析表、供應(yīng)商發(fā)票清單、供應(yīng)商履約情況分析報告、延遲交貨報告、存貨清單等。

(5)付款事件事件描述現(xiàn)金支出應(yīng)符合組織的現(xiàn)金管理政策，當(dāng)某個已授權(quán)的財務(wù)經(jīng)理（內(nèi)部參與者）向供應(yīng)商（外部參與者）支付貨款（資源）以償還債務(wù)時，觸發(fā)本事件。本事件記錄的負債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進貨，增加應(yīng)77通常是在貨款支付日觸發(fā)。貨款可以支票、信用卡或電子資金轉(zhuǎn)賬的方式支付。所有的現(xiàn)金支付在支付前必須進行復(fù)查以確保支付的合法性，包括某些需要預(yù)付貨款的定貨的合法性。在付款時，還應(yīng)該考慮折扣期間及現(xiàn)金