公司技術(shù)檔案管理辦法

3/3公司技術(shù)檔案管理辦法山東XX科技有限公司

技術(shù)檔案管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案和圖紙的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用技術(shù)檔案和圖紙，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司各項(xiàng)工作中的重要作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《濟(jì)南市私營(yíng)企業(yè)檔案管理辦法》，特制定本規(guī)定。第二條公司技術(shù)檔案是公司在各項(xiàng)管理工作、生產(chǎn)、科研及經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的，具有查考價(jià)值的各種文字材料、圖紙、表格、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條技術(shù)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理和保守秘密的原則。維護(hù)技術(shù)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

第二章文件材料的管理與歸檔

第五條為保證公司各類技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，公司各部門(mén)需加強(qiáng)對(duì)歸檔技術(shù)文件材料形成的管理，應(yīng)指定專人（兼職）負(fù)責(zé)專項(xiàng)技術(shù)文件材料的收集和積累，并按要求定時(shí)送人事行政部檔案室歸檔。

第六條公司各部門(mén)應(yīng)將技術(shù)文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入部門(mén)工作計(jì)劃及有關(guān)部門(mén)、人員的工作職責(zé)，作為有關(guān)人員業(yè)績(jī)考核內(nèi)容之一，予以考核。

第七條公司在產(chǎn)品、科研成果鑒定，基建工程驗(yàn)收，以及引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)中，必須有兼職檔案人員參加進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。技術(shù)文

件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。

第八條公司在產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng)時(shí)，歸檔的技術(shù)文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容，檔案部門(mén)不簽署意見(jiàn)不得申報(bào)成果。

第九條公司新購(gòu)重要設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收和引進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案部門(mén)共同檢查驗(yàn)收技術(shù)文件材料，并及時(shí)歸檔。

第十條公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)，考察和參加各種專業(yè)會(huì)議，收集獲得的技術(shù)文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)送交檔案室，經(jīng)文書(shū)處理后歸檔。

第十一條技術(shù)文件材料歸檔要求

1、歸檔的技術(shù)文件材料必須完整，并分別劃定保管期限。

2、必須準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、科研、基建等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，符合其形成規(guī)律。

3、歸檔的技術(shù)文件材料，其制作材料必須易于長(zhǎng)期保存，采用耐久性書(shū)寫(xiě)材料，同時(shí)要保證圖像清晰、字跡工整、簽字手續(xù)完備。

4、歸檔的技術(shù)文件材料應(yīng)是原件。歸檔二份，一份在室永久保存，另一份作為備索。

第十二條技術(shù)文件材料的歸檔時(shí)間

1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程和其它技術(shù)項(xiàng)目，任務(wù)完成后一個(gè)月內(nèi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定，經(jīng)整理后，向檔案室歸檔。

2、各項(xiàng)管理工作中形成的技術(shù)文件材料，在每季度第一個(gè)月內(nèi)將應(yīng)歸檔的技術(shù)文件材料整理后，由主管領(lǐng)導(dǎo)審定后向檔案室歸檔。

第三章技術(shù)檔案管理

第十三條公司檔案室在接收、移交技術(shù)文件材料歸檔時(shí)，及時(shí)分類、組卷、編目、編號(hào)、登帳、入庫(kù)上架（柜）保管。

第十四條技術(shù)檔案分類編號(hào)按按其文件內(nèi)容分別歸入產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。

技術(shù)檔案在公司檔案中的位置如下：

4、科研檔案按科研課題分類

5、設(shè)備儀器檔案按設(shè)備儀器型號(hào)分類

6、基本建設(shè)檔案按工程項(xiàng)目分類

第十五條編制檔案分類目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具

第十六條技術(shù)檔案保管

1、按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，公司保管本公司形成的技術(shù)檔案。對(duì)必須歸集團(tuán)公司管理的技術(shù)檔案由集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一保管，內(nèi)容包括：

（1）產(chǎn)品、科研檔案：名牌產(chǎn)品、獲獎(jiǎng)產(chǎn)品、屬國(guó)家秘級(jí)產(chǎn)品和科研項(xiàng)目、獲國(guó)家專利科研項(xiàng)目、集團(tuán)公司指定的重要產(chǎn)品和科研項(xiàng)目。

（2）基建檔案：國(guó)有土地使用證、房屋所有權(quán)證，主要生產(chǎn)廠房、辦公樓、住宅（面積在1000M2）。

（3）設(shè)備儀器檔案：屬精、大、稀設(shè)備儀器及引進(jìn)設(shè)備儀器檔案。

2、存放技術(shù)檔案必須有專用鐵制框架，各類技術(shù)檔案要分類存放，案卷排列方法從上到下，從左到右，便于查找。架、柜外面在設(shè)置檔案分類標(biāo)識(shí)。

3、圖紙底圖保管一律采用袋裝平放，嚴(yán)禁折疊。圖紙底圖除修改、送曬外，不得借出。修改后的圖紙底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查更改標(biāo)記，對(duì)項(xiàng)目填寫(xiě)不全者不能入庫(kù)。

4、定期進(jìn)行庫(kù)藏技術(shù)檔案的清理核對(duì)工作，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的技術(shù)檔案，要及時(shí)都進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。技術(shù)檔案因作廢、遺失時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

5、檔案庫(kù)房要經(jīng)常保持整潔，控制溫濕度標(biāo)準(zhǔn)。庫(kù)房要有防盜、防火、防光、防潮、防塵，防有害生物和污染等安全措施。

6、技術(shù)檔案裝具(卷盒、卷皮等)要符合濟(jì)南市檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條技術(shù)檔案統(tǒng)計(jì)

建立健全統(tǒng)計(jì)工作，其主要內(nèi)容有技術(shù)檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、技術(shù)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、技術(shù)檔案提供利用及其效果統(tǒng)計(jì)等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。

第十八條技術(shù)檔案鑒定與銷毀

1、技術(shù)檔案鑒定工作在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，組成由集團(tuán)檔案管理人員、專業(yè)技術(shù)人員及有關(guān)部門(mén)人員參加的鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，直接對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行保存價(jià)值鑒定。鑒定工作每五年進(jìn)行一次。

2、依據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定編制檔案保管期限表。保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

(1)對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的技術(shù)檔案應(yīng)永久保存。

(2)對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的技術(shù)檔案分別為長(zhǎng)期、短期保存。

(3)凡是介于兩種保管期限之間的技術(shù)檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

3、技術(shù)檔案鑒定工作程序

(1)鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組提出技術(shù)檔案鑒定工作方案，報(bào)集團(tuán)公司常務(wù)副總經(jīng)理及公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由集團(tuán)公司下達(dá)鑒定任務(wù)。

(2)鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組采用直接檔案鑒定法，逐項(xiàng)審查其保存利用價(jià)值，重新劃定其保管期限。對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存利用價(jià)值的技術(shù)檔案，提出暫時(shí)下架保存或銷毀意見(jiàn)。

(3)對(duì)技術(shù)檔案鑒定情況提出鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存利用價(jià)值需要銷毀的技術(shù)檔案，填寫(xiě)“檔案銷毀登記表”經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

(4)技術(shù)檔案銷毀清單，報(bào)公司檔案部門(mén)備案。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的技術(shù)檔案，由公司檔案部門(mén)、審計(jì)部門(mén)組成監(jiān)銷小組，按銷毀清單送到公司檔案部門(mén)指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀。

第十九條技術(shù)檔案管理現(xiàn)代化

公司檔案室要逐步應(yīng)用現(xiàn)代管理方法，以電子計(jì)算機(jī)為主，包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。利用微機(jī)存貯科技檔案的卷內(nèi)目錄、案卷目錄和其它科技檔案信息資料，利用微機(jī)靈活、快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行技術(shù)檔案檢索，利用微機(jī)隨時(shí)掌握技術(shù)檔案庫(kù)存和調(diào)閱情況，利用微機(jī)進(jìn)行基本情況的統(tǒng)計(jì)。