檔案管理制度

檔案管理制度為適應(yīng)公司集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展，規(guī)范公司檔案管理工作，使公司檔案管理走上系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的軌道，特制訂本制度。第一章檔案收集與整理本制度所指檔案，系集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、音像檔案等。本制度本著簡(jiǎn)明扼要、操作簡(jiǎn)潔、便于利用為原則，對(duì)公司檔案管理制度進(jìn)行修訂；一、管理部門：公司人力資源部為集團(tuán)檔案管理部門，人力資源部需指派專人實(shí)施集團(tuán)檔案的管理和利用。二、歸檔范圍：1、公司集團(tuán)所屬資產(chǎn)證件類：證件：注明具體的發(fā)證日期，有效期限及需要審核日期的。如:企業(yè)房產(chǎn)證、土地所有權(quán)或使用權(quán)證、其他固定資產(chǎn)類憑證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、進(jìn)出口資格證、國(guó)稅地稅登記證、高新技術(shù)企業(yè)證、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證及質(zhì)檢證、股權(quán)證、債權(quán)證等，統(tǒng)一由人力資源部保管；2、公司各部門在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文件資料，以及其它具有利用和保存價(jià)值的文件、資料、照片、錄音、錄像等。財(cái)務(wù)部:第1頁(yè)共11頁(yè)每年傳閱或辦理完畢的機(jī)密文件，應(yīng)按要求收集齊全，及時(shí)清退;嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，凡規(guī)定不能查閱和摘抄錄的檔案，一律不準(zhǔn)查閱摘抄和復(fù)印。第三章檔案利用一、檔案借閱：1、公司總經(jīng)理、行政主管借閱檔案（包括證件、文件資料的原件及復(fù)印件）可通過(guò)檔案管理人員辦理手續(xù)，直接提檔；2、公司其他人員借閱檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，在檔案借閱登記表（檔案借閱登記表）登記后方可借閱，受控檔案、文件須經(jīng)首席行政官批準(zhǔn)方能借閱；3、所有借閱人員簽字后，既認(rèn)可檔案管理人員已與借閱人進(jìn)行檔案的交接，如有遺失或損失均由借閱人負(fù)責(zé)；4、對(duì)證件、文件資料的復(fù)印件，除在檔案借閱登記表上登記外，必須寫明借件用途，并加蓋“復(fù)印件限制用途專用”印章；5、借閱時(shí)間一般檔案最長(zhǎng)不超過(guò)十天，密級(jí)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周，借閱檔案（包括證件、文件資料的原件）必須按期歸還；6、凡查、借閱者對(duì)所查借閱的檔案材料，應(yīng)確保安全、完整，不得撕毀、折卷、劃線、打圈、涂改、剪頁(yè)、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無(wú)損；7、利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)同意，不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對(duì)外公布；8、如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，寫出書(shū)面材第10頁(yè)共11頁(yè)料，采取補(bǔ)救措施。二、檔案歸還：1、借閱人在規(guī)定借閱期限內(nèi)要辦理檔案的歸還手續(xù)，檔案交還時(shí)，須與檔案管理人當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告人力資源部經(jīng)理；2、借閱人如超過(guò)規(guī)定時(shí)間還需借用檔案，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，逾期不歸還的可適當(dāng)給予處罰并追究當(dāng)事人責(zé)任。第四章檔案銷毀1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料；2、保存期滿或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報(bào)總經(jīng)理認(rèn)可,由人力資源部統(tǒng)一執(zhí)行；3、若按規(guī)定需要進(jìn)行檔案銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)、人力資源部核實(shí)無(wú)誤后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)人事行政主管批準(zhǔn)、核實(shí)無(wú)誤后方可銷毀；4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清冊(cè)，由專人監(jiān)督銷毀。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字，銷毀清冊(cè)永久保存。（檔案銷毀審批表，檔案銷毀清冊(cè)）第五章附則本制度解釋權(quán)歸集團(tuán)行政管理部，自2022年1月1日起執(zhí)行，有與本制度相違背的以本制度為準(zhǔn)。財(cái)務(wù)管理的各種帳冊(cè)，報(bào)表，憑證，證明，信用額度，內(nèi)、外審計(jì)及其他文件材料；人力資源部：企業(yè)勞動(dòng)工資、勞動(dòng)合同、人事檔案、人事任命、職位變動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰、績(jī)效考核、薪酬計(jì)劃、激勵(lì)計(jì)劃、人才測(cè)評(píng)、教育培訓(xùn)等其他重要或具有保存價(jià)值的人事文件資料；營(yíng)銷體系：產(chǎn)品銷售過(guò)程中所形成的各種申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)等文件材料，包括但不限于產(chǎn)品、渠道、市場(chǎng)、商務(wù)、大客戶、運(yùn)營(yíng)商等管理的各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、憑證、分析活動(dòng)形成的文件材料，以及產(chǎn)品技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等方面的文件材料；行政部：集團(tuán)所屬資產(chǎn)證據(jù)，包括但不限于：企業(yè)開(kāi)辦和變更的申請(qǐng)、審批、登記、注冊(cè)、企業(yè)章程、合同、協(xié)議、企業(yè)名譽(yù)證據(jù)、商標(biāo)、專利公證、資金證明以及終止破產(chǎn)后清算等方面的文件材料；公司采購(gòu)活動(dòng)中形成的各種協(xié)議、合同、訂單、樣品等文件或材料行政公文類，包括但不限于：董事會(huì)或管理機(jī)構(gòu)形成的各種規(guī)章、制度、決策、會(huì)議紀(jì)要、申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)、通報(bào)、通知、函及其它具有利用和保存價(jià)值的文件、照片、錄音、錄像等資料；投資各方簽訂的合同、協(xié)議及其他法律事務(wù)方面的文件材料；公司信息化活動(dòng)中產(chǎn)生的各種系統(tǒng)軟件、光盤、文件材料及信息化技術(shù)引進(jìn)、改造、轉(zhuǎn)讓方面的文件材料；第2頁(yè)共11頁(yè)物流部：對(duì)產(chǎn)品實(shí)物從供應(yīng)地向接收地的實(shí)體流動(dòng)過(guò)程中所產(chǎn)生形成的各種文件材料；售后部：在銷售產(chǎn)品活動(dòng)結(jié)束后產(chǎn)生的一系列后續(xù)工作中所形成的各種文件材料；IT部：市場(chǎng)部：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各種記錄、宣傳、投資規(guī)劃及其他相關(guān)事務(wù)方面的文件材料，情報(bào)信息和專利性文件材料；三、歸檔方式：1、隨時(shí)歸檔：隨時(shí)歸檔適用于以下情況：人力資源部流轉(zhuǎn)的文件，即文檔復(fù)制部門與檔案部門合一的文件;機(jī)密性文件；外來(lái)文件或臨時(shí)文件等；新取得證照；2、定期歸檔：除人力資源部之外的其它部門檔案資料，每年第一季度將上年度檔案交存到人力資源部。四、歸檔份數(shù)：1、凡需要?dú)w檔的文件材料一般應(yīng)歸檔一份，但重要和使用頻繁第3頁(yè)共11頁(yè)的文件材料可以根據(jù)需要，再將一份或者兩份隨同送交檔案室，專供日常借閱使用；2、歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。五、歸檔要求：1、歸檔的文檔，必須按照編制文檔的有關(guān)制度和規(guī)定執(zhí)行；2、歸檔的文檔，必須做到書(shū)寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖像清楚，格式統(tǒng)一；3、歸檔的文檔，必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審查簽字；4、歸檔的文件目錄同時(shí)需有電子文件目錄備查。六、歸檔手續(xù)：1、對(duì)于需要代存檔案館的檔案，歸檔人應(yīng)對(duì)歸檔的文件進(jìn)行檢查,編制檔案資料移交清單（檔案資料移交明細(xì)單）；2、根據(jù)移交清單，交接雙方嚴(yán)格驗(yàn)收；3、檔案移交明細(xì)單一式兩份，雙方各保存一份，以便查考；4、交接雙方在移交清單上簽字；5、日常檔案接收存檔需填寫檔案接收登記表；（檔案接收登記表）七、檔案整理：1、歸檔文件的編號(hào)：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。第4頁(yè)共11頁(yè)分類方案：各部門將所要存檔的資料以每一份為單位，統(tǒng)一加蓋檔案章并填寫相應(yīng)資料。歸檔章:年度機(jī)構(gòu)保管期限件號(hào)1、年度指歸檔文件的形成年度；保管期限按照文書(shū)檔案保管期限劃定歸檔文件的具體保存日期,見(jiàn)第二章第二條；件號(hào)指歸檔文件的排列順序號(hào)。2、歸檔文件的編目：歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄；歸檔文件目錄由歸檔文件目錄及歸檔文件目錄封面構(gòu)成；3、歸檔文件目錄：歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目，如來(lái)文與復(fù)文件為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄包括件號(hào)、存檔人、文號(hào)、文件名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目;歸檔文件目錄機(jī)構(gòu)：XX部件號(hào)存檔人文號(hào)文件名稱日期頁(yè)數(shù)保存期限備注第5頁(yè)共11頁(yè)4、歸檔文件目錄封面：歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面需設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。歸檔文件目錄封面：歸檔文件目錄全宗名稱：年度：年保管期限：部門：5、檔案文件的裝盒將所有文件按照件數(shù)存放于檔案盒中，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。備考表盒內(nèi)文件情況說(shuō)明盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況;備注項(xiàng)內(nèi)容。....整理人：檢查人：年月日檔案盒封面（全宗名稱）文件類別編制機(jī)構(gòu)保管期限編制日期第7頁(yè)共11頁(yè)第二章檔案保管一、檔案的安全保護(hù)：1、要有專門的檔案室保存檔案資料，檔案室要與辦公區(qū)隔離，須保證檔案室的安全；2、嚴(yán)禁在檔案室吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品及其他物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無(wú)阻，必須配備適用的滅火器，對(duì)室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)搶修，防止短路引起火災(zāi)；3、要堅(jiān)持定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救；4、檔案保管人員外出時(shí)，注意門窗落鎖，安全保密，非檔案室管理人員，不經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。二、檔案的保管期限：1、永久保存：（1）公司章程（2）股東名冊(cè)（3）組織規(guī)程及細(xì)則（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄（5）財(cái)務(wù)報(bào)表（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計(jì)圖（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)；2、長(zhǎng)期保存（50年以下至10年以上）：（1）預(yù)算、決算書(shū)類（2）會(huì)計(jì)憑證（3）事業(yè)計(jì)劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)；2、短期保存：（1）5年保存：期滿或解除之合約及其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)；（2）1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者；3、對(duì)于永久保存的檔案，可經(jīng)法律部核實(shí)鑒定后，由北京檔案館接管保存；三、檔案的保密措施：1、檔案的密級(jí)確定：（1）絕密：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策、文件資料；（2）機(jī)密：公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料、重要會(huì)議記錄，以及未公開(kāi)的價(jià)格政策等；（3）秘密：公司統(tǒng)計(jì)資料、合同協(xié)議、員工人事檔案、薪金收入，以及未公開(kāi)的銷售渠道、市場(chǎng)方案等；（4）普通：公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料、宣傳資料；（5）絕密、機(jī)密、