物業(yè)檔案管理制度模版

編號：**-GZ015版本：V2.0**物業(yè)集團規(guī)章制度手冊文件**物業(yè)集團檔案管理制度主責部門：會簽部門：物業(yè)集團綜合管理部日期：2017.12.16日期：修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人編號：**-GZ015版號：V2.0**物業(yè)集團檔案管理制度1．目的為加強檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2．適用范圍3．定義檔案是指各公司、部門及人員在公司經(jīng)營管理活動或履行職能過程中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種形式的歷史記錄。4．職責4.1物業(yè)集團綜合管理部負責檔案相關管理制度的制定，并對各區(qū)域公司檔案管理進行監(jiān)督、指導和檢查。4.2物業(yè)集團本部各部門負責監(jiān)督指導區(qū)域公司本條線的業(yè)務檔案管理工作，同時負責本部門的檔案管理工作。4.3各區(qū)域公司綜合管理部負責根據(jù)實際情況制定檔案相關管理規(guī)范，并對各城市公司/項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。4.4各城市公司綜合管理部負責做好本公司各部門/督、指導和檢查5．建立規(guī)范的預立卷類目明細5.1《預立卷類目明細》是各部門進行日常檔案收集的依據(jù)，每年年底物業(yè)集團各部門、各區(qū)域公司應認真對本部門/區(qū)域公司（含其轄內(nèi)城市公司）工作中形成的各項文件進行/區(qū)域公司總經(jīng)理審批后上報物業(yè)集團綜合管理部審核。5.22/7編號：**-GZ015版號：V2.0**物業(yè)集團檔案管理制度經(jīng)物業(yè)集團總經(jīng)理審批后下發(fā)物業(yè)集團各部門、各區(qū)域公司（含其轄內(nèi)城市公司）參照執(zhí)行。5.3年度中如有對《物業(yè)公司檔案歸檔明細》的修改，需經(jīng)各區(qū)域物業(yè)公司總經(jīng)理及物業(yè)集團審批后方可下發(fā)，作為檔案管理內(nèi)容依據(jù)并由區(qū)域公司綜合管理部、物業(yè)集團綜合管理部備案。6.檔案管理流程檔案管理流程是指檔案從收集、整理、移交、保管、利用、鑒定的完整過程。6.1收集（1）按照《物業(yè)公司檔案歸檔明細》中規(guī)定的歸檔文件類型和內(nèi)容進行收集；（2）凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員必須在辦理完畢1個工作日內(nèi)移交部門檔案員進行整理，不得私自留存。（3）周期性產(chǎn)生的歸檔類文件，經(jīng)辦人須于每月5日前將上一月度檔案移交部門檔案員進行整理，不得私自留存。6.2整理（1）分類組卷檔案按照《物業(yè)公司檔案歸檔明細》中的類目進行組卷，原則上只能將檔案歸檔明細中同是二級類目編號的檔案文件立為一卷，二級類目編號不同的文件必須分別立卷（如：交樓驗收表KF.1.03與入住清單KF.1.07,都歸屬KF.1KF.1與KF.2中的文件屬于不同的二級類目，所以不可以組成一卷。（2錄包括的內(nèi)容如下：a．檔號：歸檔文件在《物業(yè)公司檔案歸檔明細》中所屬的類目號，編號原則為類目代字-公司（項目）名稱-二級類目編號-XZ.奧園.2.01XZ奧園為一級類目，2為二級類目，01b．件號：應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號。c．文件編號：在檔號后增加年份及文件序號。d．責任者：應填寫文件形成部門主要責任者或檔案管理責任人。e．文件題名：應填寫文件標題全稱。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加3/7編號：**-GZ015版號：V2.0**物業(yè)集團檔案管理制度“f．日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20160301。/中有圖文的頁面為一頁。h．份數(shù)：相同檔案文件的數(shù)量。．備注：注釋文件需說明的情況(需要時填寫)。（3）編制備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。a．盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。b．室編盒號：填寫案卷盒編號。c．立卷人：負責整理歸檔文件的人員姓名。d．檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，一般為歸檔部門負責人。e．立卷時間：歸檔文件整理完畢的日期。（4）裝訂、裝盒a．文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項目應統(tǒng)一。b．填寫檔案盒案卷封面、打印并粘貼脊背。c310mm×220mm厚度可以根據(jù)需要設置為30mm、50mm、100mm等。d．檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置檔號、案卷題名、盒號等必備項，并可設置年度等選擇項。e．檔案盒應采用無酸紙制作。f．妥善存放：檔案管理人員將整理好的案卷存入檔案室或?qū)ｉT的檔案柜。（5）建立案卷目錄并錄入電子臺帳a工作情況進行增減，但必須包括：檔號、存放位置（柜/列//合同編號、密級、備注。b4/7編號：**-GZ015版號：V2.0**物業(yè)集團檔案管理制度6.3移交檔案移交必須附有所移交檔案的詳細書面記錄（詳見附表中《檔案移交清單》）及相關臺賬，接收人負責對移交檔案進行清點和驗收，并由移交部門、接收部門檔案管理人員及雙方部門負責人簽字方能生效。移交后，所移交檔案的各項管理責任一并轉(zhuǎn)移，其中涉密文件須經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可移交。6.4保管（1）物業(yè)集團、各區(qū)域物業(yè)公司應配備專門的檔案室或檔案柜，保證檔案保存的安全性。（2）檔案室要求做到八防：防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲，專/保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，禁止無關人員進入檔案室。6.6利用（1OA（2）檔案原件借閱最長時限為五個工作日，對于超過最長時限仍未歸還的檔案，檔案管理員應要求經(jīng)辦人及時辦理續(xù)借手續(xù)，保證檔案的安全性。（3/部門相關人員發(fā)起檔案借閱審批，由部門/項目完成審核后，經(jīng)公司綜合管理部審核、總經(jīng)理批準后方可借閱。（4）文件歸還時檔案管理人員應認真核查歸還文件是否與借出時一致，核查完畢后填寫實際歸還時間并且完成歸還確認。如歸還文件破損或者文件丟失應上報部門/項目負責人，情節(jié)嚴重的上報區(qū)域公司綜合管理部及公司總經(jīng)理，同時做好備考表登記，視情況對借閱人進行處罰。6.5鑒定（1）各區(qū)域公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人、檔案管理專職人員、檔案產(chǎn)生部門負責人和法務部人員組成。（2）各部門在文件材料歸檔時，應根據(jù)《物業(yè)公司檔案歸檔明細》中的規(guī)定準確區(qū)分檔案的保管期限。（3）對保管期限屆滿或保管期限未滿但已無利用價值的檔案，先由檔案歸檔部門進行初步鑒定，提出書面鑒定意見，交公司檔案鑒定工作小組審定。5/7編號：**-GZ015版號：V2.0**物業(yè)集團檔案管理制度（4）檔案鑒定工作小組對經(jīng)過初步鑒定的檔案做出最終鑒定，決定銷毀或繼續(xù)保存，并將鑒定過程形成書面記錄，對經(jīng)過鑒定小組審定應該銷毀的檔案，由綜合管理（5）銷毀檔案時，應指定二人以上進行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應認真核對要銷毀冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。（6）銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，如出現(xiàn)在銷毀檔案過程中失密或造成損失的情況，將對相關責任人予以處罰，具體處罰辦法由集團行政部制定。（7）檔案銷毀后，應將銷毀清冊，鑒定形成的材料及審批文件等，一并整理存入檔案室，永久保存。7．檢查各區(qū)域公司綜合管理部每半年開展一次對各職能部門/城市公司的檔案檢查工作，并出具檔案檢查報告。檔案檢查報告須提交至物業(yè)集團綜合管理部檔案專員進行報備。物業(yè)集團綜合管理部將不定期對各區(qū)域物業(yè)公司檔案進行抽查，檢查結(jié)果直接納入各區(qū)域公司的年度考核指標。8．其他8.1本規(guī)定由物業(yè)集團綜合管理部負責編制、修訂、補充和解釋。8.2本規(guī)定自發(fā)布之日起開始生效實施。9．附錄附錄一：**-GZ015-FL01《物業(yè)公司檔案歸檔明細》附錄二：**-GZ015-FL02附錄三：**-GZ015-FL03《案卷目錄》附錄四：**-GZ015-FL04《檔案移交清單》附錄五：**-GZ015-FL05《過期檔案處理審批單》附錄六：**-GZ015-FL06《檔案銷毀清冊》附錄七：**-GZ015-FL07《合同臺帳模版》6/7編號：**-GZ015版號：V2.0**物業(yè)集團檔案管理制度