原生生綠谷地塊項(xiàng)目工程檔案及合同管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

原生生綠谷地塊項(xiàng)目工程檔案及合同管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中，合同管理主要是根據(jù)監(jiān)理合同的要求，對(duì)工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)合同雙方的爭(zhēng)議進(jìn)行調(diào)解和處理，以保證合同的依法簽訂和全面履行，也是確保實(shí)現(xiàn)監(jiān)理目標(biāo)的重要保證措施。第一節(jié)合同履行的保證措施一、合同管理的監(jiān)理工作內(nèi)容、原則、程序、方法和措施?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)將注重合同界面管理，做好各合同段的施工現(xiàn)場(chǎng)界面和現(xiàn)場(chǎng)施工組織管理、掌握各承包商合同內(nèi)、外工作界面、協(xié)助業(yè)主單位防范合同風(fēng)險(xiǎn)、降低合同界面協(xié)調(diào)對(duì)工程進(jìn)度目標(biāo)的影響程度，合同管理是對(duì)本監(jiān)理項(xiàng)目各承包商在工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全直至竣工等方面考量的法定依據(jù)、是“四控兩管以協(xié)調(diào)”內(nèi)容之一。為確?！八目貎晒芤詤f(xié)調(diào)”目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，即達(dá)到本工程項(xiàng)目管理“四控兩管以協(xié)調(diào)”最佳合理優(yōu)化的目的：現(xiàn)對(duì)合同管理監(jiān)理工作方法及措施詳細(xì)闡述如下：1、合同管理的監(jiān)理工作內(nèi)容1）按監(jiān)理合同業(yè)主委托要求、受理索賠、分包等合同事宜、根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行初評(píng)估和處理意見后報(bào)發(fā)包人審批、協(xié)助業(yè)主對(duì)合同條款的最終確定。2）負(fù)責(zé)審查分包商資質(zhì)、包括對(duì)分包商或供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨能力、商業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行審核，參與確定承包商所選擇的分包商和設(shè)備供應(yīng)商。3）定期對(duì)施工合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤管理和檢查、并以書面形式報(bào)送委托人。4）負(fù)責(zé)計(jì)算、審核各項(xiàng)索賠金額、提供處理意見、并協(xié)助委托人處理合同糾紛。5）監(jiān)理合同執(zhí)行臺(tái)帳，對(duì)合同進(jìn)行跟蹤管理。6）主持合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)、配合合同爭(zhēng)議的仲裁或訴訟。7）由項(xiàng)目總監(jiān)組織相關(guān)人員制定合同管理制度，對(duì)于各類合同、由相應(yīng)的人員跟蹤合同執(zhí)行情況，并及時(shí)反映有關(guān)情況的變化，集成信息，向有關(guān)人員下達(dá)變更合同執(zhí)行的進(jìn)度和相應(yīng)合同內(nèi)容。8）動(dòng)態(tài)跟蹤合同內(nèi)容的執(zhí)行。根據(jù)所提供的總控信息，比較合同規(guī)定的質(zhì)量要求與實(shí)際的工程質(zhì)量、比較合同進(jìn)度與工程實(shí)際進(jìn)度、比較合同總計(jì)劃進(jìn)度投資與實(shí)際進(jìn)度投資、比較月度計(jì)劃進(jìn)度投資與實(shí)際進(jìn)度投資、并將有關(guān)偏差的信息反饋到相應(yīng)只能部門、并向業(yè)主匯報(bào)、及時(shí)調(diào)整和采取措施進(jìn)行控制。9）確認(rèn)由于變更引起的影響工程正常進(jìn)度的承包商工程量的增減、并就其有效性向業(yè)主提出建議。2、合同管理的監(jiān)理工作原則所有建設(shè)內(nèi)容和建設(shè)管理內(nèi)容必須以合同為依據(jù)a.所有合同都閉口b與招標(biāo)一致.c.與組織結(jié)構(gòu)相聯(lián)系d.與承包模式相聯(lián)系e.盡量減少合同界面f..動(dòng)態(tài)管理合同3、合同管理的監(jiān)理工作措施3.1對(duì)已簽訂的施工合同監(jiān)理工程師應(yīng)進(jìn)行復(fù)查、出現(xiàn)問題向建設(shè)單位提出建議。3.2監(jiān)理建立合同管理檔案，記錄執(zhí)行情況，并對(duì)合同進(jìn)行責(zé)任分析和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和評(píng)估、建立合同管理體系。3.3嚴(yán)格控制合同的分包、如確實(shí)需分包、需經(jīng)建設(shè)單位同意、嚴(yán)禁合同倒手轉(zhuǎn)包及再分包。3.4合同中的質(zhì)量控制，應(yīng)按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其工程技術(shù)、設(shè)備材料及其形式質(zhì)量的過程進(jìn)行全程性的監(jiān)督和強(qiáng)制性的貫徹、按合同或補(bǔ)充協(xié)議的約定進(jìn)行考核，檢驗(yàn)和獎(jiǎng)罰。3.5合同中的進(jìn)度控制是在保證工程質(zhì)量的基礎(chǔ)上進(jìn)行、監(jiān)理再保證合理施工狀態(tài)下、進(jìn)行進(jìn)度調(diào)整、正確處理趕工、暫停等問題，合同中應(yīng)有獎(jiǎng)罰條款。3.6合同中的投資控制、按合同規(guī)定的價(jià)款進(jìn)行監(jiān)理的總目標(biāo)控制、合理、公正處理價(jià)款調(diào)整、預(yù)付款、進(jìn)度款等。對(duì)索賠處理、必須收集和獲取憑證、憑證必須真是、客觀、依據(jù)合同條款進(jìn)行處理、當(dāng)合同存在缺陷時(shí)、應(yīng)及時(shí)提出、由合同雙方解決。對(duì)執(zhí)行過程中，發(fā)生工程量變更、特殊工藝、不可抗力等引起費(fèi)用變動(dòng)、監(jiān)理首先依據(jù)合同條款進(jìn)行控制，如條款中沒有規(guī)定、首先以有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理、再以習(xí)慣做法提出監(jiān)理意見、協(xié)商解決。3.7總監(jiān)組織專業(yè)監(jiān)理工程師對(duì)施工中發(fā)生的工程暫停和工程變更工期、費(fèi)用的影響認(rèn)真進(jìn)行評(píng)估、嚴(yán)格進(jìn)行管理、并按合同規(guī)定與各方進(jìn)行協(xié)商，3.8對(duì)合同要進(jìn)進(jìn)行跟蹤管理、不斷延期及延誤、合同爭(zhēng)議及調(diào)解。預(yù)測(cè)合同風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)協(xié)調(diào)處理。3.9合同中的檔案管理，監(jiān)理應(yīng)進(jìn)行分類，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)合同執(zhí)行過程中形成的補(bǔ)充合同，文函、協(xié)議、記錄、簽證等進(jìn)行登記、備用、應(yīng)及時(shí)錄入合同數(shù)據(jù)庫(kù)。二、合同爭(zhēng)議的調(diào)解1、項(xiàng)目監(jiān)理部接到合同爭(zhēng)議的調(diào)解要求后將進(jìn)行以下工作：（1）及時(shí)了解合同爭(zhēng)議的全部情況，包括進(jìn)行調(diào)查和取證；（2）及時(shí)與合同爭(zhēng)議的雙方進(jìn)行磋商；（3）在項(xiàng)目監(jiān)理部提出調(diào)解方案后，由總監(jiān)理工程師進(jìn)行爭(zhēng)議調(diào)解；（4當(dāng)調(diào)解未能達(dá)成一致時(shí)總監(jiān)理工程師將在施工合同規(guī)定的期限內(nèi)提出處理該合同爭(zhēng)議的意見；（5在爭(zhēng)議調(diào)解過程中除已達(dá)到了施工合同規(guī)定的暫停履行合同的條件之外項(xiàng)目監(jiān)理部將要求施工合同的雙方繼續(xù)履行施工合同。2在總監(jiān)理工程師簽發(fā)合同爭(zhēng)議處理意見后建設(shè)單位或施工單位在施工合同規(guī)定的期限內(nèi)未對(duì)合同爭(zhēng)議處理決定提出異議在符合施工合同的前提下此意見將成為最后的決定，雙方必須執(zhí)行。3在合同爭(zhēng)議的仲裁或訴訟過程中項(xiàng)目監(jiān)理部接到仲裁機(jī)關(guān)或法院要求提供有關(guān)證據(jù)的通知后，將公正地向仲裁機(jī)關(guān)或法院提供與爭(zhēng)議有關(guān)的證據(jù)。三、合同的解除1．施工合同的解除必須符合法律程序。2當(dāng)建設(shè)單位違約導(dǎo)致施工合同最終解除時(shí)項(xiàng)目監(jiān)理部將就施工單位按施工合同規(guī)定應(yīng)付的款項(xiàng)與建設(shè)單位和施工單位進(jìn)行協(xié)商，并將按施工合同的規(guī)定從下列應(yīng)得的款項(xiàng)中確定施工單位應(yīng)得到的全部款項(xiàng)，并書面通知建設(shè)單位和施工單位：（1）施工單位已完成的工程量表中所列的各項(xiàng)工作所應(yīng)得的款項(xiàng)；（2）按批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃訂購(gòu)工程材料、設(shè)備、構(gòu)配件的款項(xiàng)；（3）施工單位撤離施工設(shè)備至原基地或其他目的地的合理費(fèi)用；（4）施工單位所有人員的合理遣返費(fèi)用；（5）合理的利潤(rùn)補(bǔ)償；（6）施工合同規(guī)定的建設(shè)單位應(yīng)支付的違約金。由于施工單位違約導(dǎo)致施工合同終止后項(xiàng)目監(jiān)理部將按下列程序清理施工單位的應(yīng)得款項(xiàng)，或償還建設(shè)單位的相關(guān)款項(xiàng)，并書面通知建設(shè)單位和施工單位：（1施工合同終止時(shí)清理施工單位已按施工合同規(guī)定實(shí)際完成的工作所應(yīng)得的款項(xiàng)和已經(jīng)得到支付的款項(xiàng)；（2）施工現(xiàn)場(chǎng)余留的材料、設(shè)備及臨時(shí)工程的價(jià)值；對(duì)已完工程進(jìn)行檢查和驗(yàn)收移交工程資料該部分工程的清理質(zhì)量缺陷修復(fù)等所需的費(fèi)用；（4）施工合同規(guī)定的施工單位應(yīng)支付的違約金；（5總監(jiān)理工程師按照施工合同的規(guī)定在與建設(shè)單位和施工單位協(xié)商后書面提交施工單位應(yīng)得款項(xiàng)或償還建設(shè)單位款項(xiàng)的證明。由于不可抗力或非建設(shè)單位施工單位原因?qū)е率┕ず贤K止時(shí)項(xiàng)目監(jiān)理部將按施工合同規(guī)定處理合同解除后的有關(guān)事宜。3、合同管理的實(shí)施要點(diǎn)①合同管理專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)建立合同管理臺(tái)帳，對(duì)工程承包合同、材料供應(yīng)合同、分包合同進(jìn)行系統(tǒng)管理。②合同爭(zhēng)議調(diào)解、合同解除工作必須由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)、并配合法院和仲裁機(jī)構(gòu)處理合同訴訟和仲裁。第二節(jié)索賠與反索賠監(jiān)理措施索賠管理是施工合同管理的一部分，從合同管理的角度講，索賠和反索賠屬甲方（業(yè)主方）和乙方（承包方）雙方面的行為，均有可能發(fā)生，但在實(shí)際工作中因雙方所處的地位和條件不同，乙方索賠發(fā)生的頻率要高一些。在招標(biāo)工程建設(shè)中，無論是業(yè)主還是承包商，合同管理均處于工程建設(shè)管理的核心地位，而索賠和反索賠是合同管理的重要組成部分。加強(qiáng)合同管理是監(jiān)理工作中非常重要的一環(huán)。因此，監(jiān)理在合同管理中處理索賠與反索賠的重要意義還在于使兩者對(duì)立的統(tǒng)一，促進(jìn)甲、乙雙方的業(yè)務(wù)管理水平。1、監(jiān)理處理索賠與反索賠的措施和手段（1）了解甲乙雙方對(duì)索賠與反索賠的掌握狀態(tài)，以便有的放矢方便開展工作。我國(guó)目前的建筑市場(chǎng)走向招標(biāo)承包競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的時(shí)間還不長(zhǎng)，無論是甲方或監(jiān)理還是乙方，對(duì)合同的編制和管理經(jīng)驗(yàn)均不夠豐富，再加上行政性法規(guī)還不夠健全，對(duì)合同執(zhí)行過程中的索賠和反索賠沒有引起足夠的重視，某種程度上還簡(jiǎn)單地把其視為無力糾纏和爭(zhēng)利。（2）事前向甲乙雙方宣貫好《FIDIC土木工程施工合同條件》的相關(guān)知識(shí)，F(xiàn)IDIC合同條件具體規(guī)定了進(jìn)行索賠的條件、程序和要求，具有較強(qiáng)的可操作性；（3）明確費(fèi)用索賠依據(jù)：索賠和反索賠證據(jù)的成立，必須具備真實(shí)性、全面性、及時(shí)性和符合特定條件，這就有賴于完整的基礎(chǔ)資料，如招投標(biāo)文件、施工合同文件及附件、各種簽約、工程圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工組織設(shè)計(jì)、會(huì)議紀(jì)要、施工現(xiàn)場(chǎng)有關(guān)文件、工程檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和各種技術(shù)鑒定報(bào)告、國(guó)家物價(jià)和工資指數(shù)及法律、法令、政策文件、材料進(jìn)場(chǎng)憑據(jù)等，都必須認(rèn)真系統(tǒng)地收集積累，任何一方由于信息管理不善，都會(huì)錯(cuò)失有效的索賠和反索賠。索賠依據(jù)歸納如下：3.1國(guó)家有關(guān)的法律、法規(guī)和工程項(xiàng)目所在地的地方法規(guī)；3.2本工程的施工合同文件；3.3國(guó)家、部門和地方有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和定額；3.4施工合同履行過程中與索賠事件有關(guān)的憑證。；(4)判斷費(fèi)用索賠成立的條件：4.1索賠事件造成了施工單位直接經(jīng)濟(jì)損失；4.2索賠事件是由于非施工單位的責(zé)任發(fā)生的；4.3施工單位已按照施工合同規(guī)定的期限和程序提出費(fèi)用索賠申請(qǐng)表并附有索賠憑證材料。(5)監(jiān)理處理費(fèi)用索賠程序：5.1施工單位在施工合同規(guī)定的期限內(nèi)向項(xiàng)目監(jiān)理部提交對(duì)建設(shè)單位的費(fèi)用索賠意向通知單；5.2總監(jiān)理工程師指定專業(yè)監(jiān)理工程師收集與索賠有關(guān)的資料；5.3施工單位在承包合同規(guī)定的期限內(nèi)向項(xiàng)目監(jiān)理部提交對(duì)建設(shè)單位的費(fèi)用索賠申請(qǐng)表；5.4總監(jiān)理工程師初步審查費(fèi)用索賠申請(qǐng)表，符合規(guī)定的條件時(shí)予以受理；5.5總監(jiān)理工程師進(jìn)行費(fèi)用索賠審查，并在初步確定一個(gè)額度后與施工單位和建設(shè)單位進(jìn)行協(xié)商；5.6總監(jiān)理工程師將在施工合同規(guī)定的期限內(nèi)簽署費(fèi)用索賠審批表或在施工合同規(guī)定的期限內(nèi)發(fā)出要求施工單位提交有關(guān)索賠報(bào)告的進(jìn)一步詳細(xì)資料的通知，待收到施工單位提交的詳細(xì)資料后，按程序進(jìn)行。5.7當(dāng)施工單位的費(fèi)用索賠要求與工程延期要求相關(guān)聯(lián)時(shí)總監(jiān)理工程師在作出費(fèi)用索賠的批準(zhǔn)決定時(shí)，將與工程延期的批準(zhǔn)聯(lián)系起來，綜合作出費(fèi)用索賠和工程延期的決定。5.8施工單位的原因造成建設(shè)單位的額外損失建設(shè)單位向施工單位提出費(fèi)用索賠時(shí)，總監(jiān)理工程師在審查索賠報(bào)告后，將公正地與建設(shè)單位和施工單位進(jìn)行協(xié)商，并及時(shí)作出答復(fù)。(5)業(yè)主反索賠對(duì)策：對(duì)于業(yè)主而言，與承包方的索賠策略相對(duì)應(yīng)，應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)理工程師的職責(zé)，逐以形成積極防御，嚴(yán)密制做招標(biāo)文件，預(yù)防自己違約，嚴(yán)格執(zhí)行合同，主動(dòng)收集證據(jù)，先發(fā)制人，通過查找非自身原因引起的工期拖延、施工缺陷、運(yùn)輸索賠、首先提出索賠等一系列的反索賠的策略模式，這樣在工程建設(shè)管理中，就能達(dá)到減少基建開支，提高資金的使用效益的積極作用。同時(shí)要按基本建設(shè)程序和工程建設(shè)管理規(guī)律施工。實(shí)際工作中，“三邊”工程、政績(jī)工程、獻(xiàn)禮工程、拍腦袋計(jì)劃等不按基本建設(shè)程序和工程建設(shè)管理規(guī)律組織建設(shè)的現(xiàn)象屢見不鮮，極易為索賠打下伏筆，因此監(jiān)理單位要認(rèn)真研究索賠管理，依法行政，走合理程序，本身就是反索賠的重要前提。綜上所述，索賠和反索賠的研究和運(yùn)用，無論是在法律意義、經(jīng)濟(jì)意義上還是在工程管理意義上都有不可低估的價(jià)值，必將為新的經(jīng)濟(jì)合同法的實(shí)施起到重要作用。第三節(jié)工程檔案管理措施一、施工階段監(jiān)理檔案資料的管理措施(1)總監(jiān)辦設(shè)專人收集、管理監(jiān)理文件資料，并按專業(yè)、工種編號(hào)、分(2)監(jiān)理工作管理資料，主要將監(jiān)理工程師的內(nèi)業(yè)臺(tái)帳，協(xié)調(diào)與管理工作及其它原始記錄等加以整理歸檔。(3)施工階段監(jiān)理資料分五部分歸檔：合同管理、質(zhì)量控制、造價(jià)控制、進(jìn)度控制、監(jiān)理工作管理。五部分檔案的管理以合同管理為主線，貫穿于一體，其內(nèi)容相隔相關(guān)，又各自獨(dú)立。旨在擺脫把質(zhì)量控制作為監(jiān)理工作中心內(nèi)容的片面思想，強(qiáng)化合同管理意識(shí)。二、監(jiān)理文件管理、傳遞與歸檔程序1、文件種類(1)指令：發(fā)布重要規(guī)定，重大行政措施及人員獎(jiǎng)罰事宜。(2)決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。(3)通知：批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位的文件、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求有關(guān)單位辦理、周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任命和聘用人員。(4)報(bào)告、請(qǐng)示：向有關(guān)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議或請(qǐng)求。(5)批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。(6)函：相互商談工作、詢問和答復(fù)。(7)會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，要求與會(huì)單位共遵守、執(zhí)行。(8)各種監(jiān)理表格和報(bào)表。2、文件格式(1)文件一般由發(fā)文單位、標(biāo)題、緊急程度、發(fā)文編號(hào)、簽發(fā)人、主送單位、抄報(bào)單位、抄送單位、正文、印章、附注、發(fā)文時(shí)間等組成。(2)監(jiān)理文件必須有各級(jí)授權(quán)代表的簽字并加蓋公章，發(fā)文單位、主送單位、抄報(bào)單位、抄送單位的名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。(3)各種表格的格式、內(nèi)容應(yīng)按下發(fā)的表格進(jìn)行填寫。(4)簽收文件、填寫表格應(yīng)使用不褪色的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆。(5)所有文件統(tǒng)一使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（長(zhǎng)297毫米寬210毫米），左側(cè)裝訂，不得使用膠水粘貼。(6)監(jiān)理文件應(yīng)按統(tǒng)一的格式編制發(fā)文號(hào)。3、行文應(yīng)注意的問題(1)人名、地名、數(shù)字引用要準(zhǔn)確，引用文件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題和文號(hào)。(2)用詞、用字要準(zhǔn)確、規(guī)范、文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)先用全稱并標(biāo)明規(guī)范簡(jiǎn)稱。(3)根據(jù)文件內(nèi)容和行文對(duì)象正確使用文件種類。(4)根據(jù)來文擬辦的文件，一般應(yīng)寫明來文時(shí)間，文號(hào)和事由，并將來4、文件的收發(fā)、處理和歸檔(1)監(jiān)理部與相關(guān)單位的來往文件，均建立收發(fā)文登記制度，當(dāng)面清點(diǎn)交接清楚，保證文件的整潔和完整，并備有相應(yīng)的收發(fā)文登記本。(2)對(duì)監(jiān)理部發(fā)往相關(guān)單位的文件，必須經(jīng)監(jiān)理部總監(jiān)或副總監(jiān)簽字認(rèn)可并蓋監(jiān)理部公章后，才可發(fā)文。(3)對(duì)相關(guān)單位發(fā)往監(jiān)理部的文件，收件人應(yīng)在文件首頁(yè)左上角注明接收日期、收文份數(shù)并簽名，然后附文件處理單交有關(guān)人員閱辦。(4)負(fù)責(zé)文件處理的人員應(yīng)在收文本上登記、簽收，該文件處理完畢后應(yīng)在文件處理單上簽署意見。如工作需要可復(fù)印一份備案，同時(shí)將文件原件交還文件管理人員。(5)文件管理人員在收回處理完畢的文件原件后，應(yīng)在該文件的處理單上簽字歸檔。(6)文件管理人員應(yīng)定期將所收發(fā)的文件分類集中，裝訂成冊(cè)，并按監(jiān)理公司有關(guān)規(guī)定編目、編碼。屬受控文件還應(yīng)加蓋受控章。5、技術(shù)資料檔案管理及竣工移交(1)設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙修改,圖紙會(huì)審紀(jì)要等按單位工程分專業(yè)整理。(2)施工資料、施工合同、施工組織計(jì)劃、原材料、構(gòu)配件、試驗(yàn)等檢測(cè)資料,分部門工程驗(yàn)收記錄,各種文件、通知,報(bào)表等,按單位工程分專業(yè)整理成冊(cè)。(3)監(jiān)理資料:監(jiān)理規(guī)劃和實(shí)施細(xì)則,月報(bào)、小結(jié)、監(jiān)理例會(huì)、會(huì)議記錄,監(jiān)理通知等等按單位工程整理成冊(cè)。(4)計(jì)量支付:按工程的工程量簽證付款憑證，預(yù)算、價(jià)差調(diào)整、工程量變更、設(shè)計(jì)變更等整理。(5)竣工驗(yàn)收資料：施工單位繪制單位工程的竣工圖紙，工程檢查驗(yàn)收的資料報(bào)告等，經(jīng)各方簽字蓋章整理移交。6、文件編制辦法竣工文件編制按《竣工文件編制辦法》編制。三、記錄和報(bào)告本合同段項(xiàng)目監(jiān)理部、監(jiān)理人員在履行監(jiān)理職責(zé)、實(shí)施“三控三管一協(xié)調(diào)”中，按照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《公路工程監(jiān)理規(guī)范》和業(yè)主要求，1、及時(shí)填寫、提供《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《公路工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定的記錄和報(bào)告。2、及時(shí)記錄、保管、提供以下內(nèi)容的“記錄和報(bào)告”（1）妥善保存所有的變更設(shè)計(jì)及修改設(shè)計(jì)的記錄，以備審查竣工圖和進(jìn)行竣工結(jié)算。（2）及時(shí)提供業(yè)主需要的中間計(jì)量與支付和最終的支付證書。（3）提供有關(guān)的工程項(xiàng)目技術(shù)咨詢的記錄。（4）做好監(jiān)理日志。（6）對(duì)施工、監(jiān)理中的有關(guān)質(zhì)量、事故等急需解決的問題，及時(shí)向業(yè)主報(bào)告。（7）按時(shí)編寫監(jiān)理月報(bào)。（8）編制質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。（9）編寫“竣工監(jiān)理報(bào)告”。四、監(jiān)理文件、資料、報(bào)告的提供1、階段性監(jiān)理文件、資料、報(bào)告的提供為了及時(shí)向業(yè)主匯報(bào)工程進(jìn)展情況、溝通有關(guān)信息，項(xiàng)目監(jiān)理部需及時(shí)向業(yè)主提供以下主要監(jiān)理文件、資料：（1）監(jiān)理規(guī)劃；（2）主要工程監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；（3）監(jiān)理月報(bào)；（4）監(jiān)理例會(huì)、工地會(huì)議、專題會(huì)議等會(huì)議紀(jì)要；（5）施工組織設(shè)計(jì)/方案報(bào)審表；（6）工程開工報(bào)審表；（7）分包單位報(bào)審表；（8）設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審意見表；（9）工程設(shè)計(jì)變更的資料；設(shè)計(jì)變更單；（10）支付報(bào)表；（11）監(jiān)理工作聯(lián)系單；（12）來往函件；（13）工程暫停工令；（14）質(zhì)量事故報(bào)告；2、竣工監(jiān)理文件、資料、報(bào)告的提供（1）工程完工竣工驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理工程師按專業(yè)對(duì)承包方報(bào)送的竣工資料進(jìn)行審查；（2）項(xiàng)目監(jiān)理部按照業(yè)主、招標(biāo)文件要求，遵照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《公路工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定，向業(yè)主提供一套完整的監(jiān)理文件、報(bào)告、資料。五、向業(yè)主提交的階段性成果文件1、監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃是駐地監(jiān)理部全面開展監(jiān)理工作的綱領(lǐng)性文件，駐地監(jiān)理部進(jìn)場(chǎng)后，隨即向業(yè)主提交監(jiān)理規(guī)劃，以便業(yè)主了解、監(jiān)督監(jiān)理部的監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、監(jiān)理工作程序、監(jiān)理目標(biāo)，有利于監(jiān)理工作在業(yè)主的配合下順利開展。2、監(jiān)理月報(bào)為了使業(yè)主能及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握整個(gè)工程的投資、進(jìn)度、質(zhì)量情況，監(jiān)理單位每月向業(yè)主提交監(jiān)理月報(bào)，監(jiān)理月報(bào)將如實(shí)地匯報(bào)當(dāng)月工程概況、質(zhì)量、進(jìn)度、支付情況、存在的問題、下一步工作安排等。3、工作匯報(bào)對(duì)工程重大情況，隨時(shí)書面向業(yè)主匯報(bào)，便于與業(yè)主溝通和聯(lián)系。4、監(jiān)理工作總結(jié)和監(jiān)理檔案定期做好各階段監(jiān)理工作總結(jié)，并上報(bào)業(yè)主；施工階段監(jiān)理工作結(jié)束時(shí)向業(yè)主提交整個(gè)工程的監(jiān)理工作總結(jié)?？⒐を?yàn)收后，向業(yè)主提交全部監(jiān)理檔案，作為工程檔案的一部分。六、工程變更的管理一、工程變更的管理1．項(xiàng)目監(jiān)理部將按下列程序處理工程變更：（1設(shè)計(jì)單位對(duì)原設(shè)計(jì)存在的缺陷提出的工程變更將編制設(shè)計(jì)變更文件建設(shè)單位或施工單位提出的工程變更將提交總監(jiān)理工程師由總監(jiān)理工程師組織專業(yè)監(jiān)理工程師審查。審查同意后，將由建設(shè)單位轉(zhuǎn)交原設(shè)計(jì)單位編制設(shè)計(jì)變更文件。當(dāng)工程變更涉及安全、環(huán)保等內(nèi)容時(shí)，將按規(guī)定經(jīng)有關(guān)部門審定。（2）項(xiàng)目監(jiān)理部將了解實(shí)際情況和收集與工程變更有關(guān)的資料?？偙O(jiān)理工程師必須根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)變更文件和其他有關(guān)資料按照施工合同的有關(guān)條款，在指令專業(yè)監(jiān)理工程師完成下列工作后，對(duì)工程變更的費(fèi)用和工期作出評(píng)估：①確定工程變更項(xiàng)目與原工程項(xiàng)目之間的類似程度和難易程度；②確定工程變更項(xiàng)目的工程量；③確定工程變更的單價(jià)或總價(jià)；④總監(jiān)理工程師將就工程變更費(fèi)用及工期的評(píng)估情況與施工單位和建設(shè)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)。⑤總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程變更單。⑥項(xiàng)目監(jiān)理部將根據(jù)工程變更單監(jiān)督施工單位實(shí)施。2．項(xiàng)目監(jiān)理部處理工程變更將符合下列要求：（1項(xiàng)目監(jiān)理部在工程變更的質(zhì)量費(fèi)用和工期方面取得建設(shè)單位授權(quán)后將按施工合同規(guī)定與施工單位進(jìn)