全國中小學(xué)校舍安全工程檔案的管理辦法培訓(xùn)資料

全國中小學(xué)校舍安全工程檔案的管理辦法培訓(xùn)資料主要內(nèi)容一、為什么制定《檔案管理辦法》二、《檔案管理辦法》形成的過程三、制定《檔案管理辦法》的依據(jù)四、對《檔案管理辦法》的說明2一、為什么制定《全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法》3（一）國務(wù)院文件的要求

國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施方案》明確提出各地人民政府組織對行政區(qū)域內(nèi)各級各類中小學(xué)現(xiàn)有校舍（不含在建項(xiàng)目）進(jìn)行逐棟排查，按照抗震設(shè)防和有關(guān)防災(zāi)要求，形成對每一座建筑的鑒定報(bào)告，建立校舍安全檔案。4（二）國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)的要求劉延?xùn)|國務(wù)委員5月8日在全國中小學(xué)校舍安全工程工作電視會(huì)議上的講話強(qiáng)調(diào)，在排查鑒定的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)在全國每一所學(xué)校都有校舍安全檔案，每一個(gè)地區(qū)的教育和建設(shè)主管部門都要掌握轄區(qū)內(nèi)每一座校舍的安全信息。5（三）校舍安全工程本身的要求

1.管理文件多校舍安全工程的實(shí)施時(shí)間是三年，量大面廣，涉及各級政府、校安辦和有關(guān)部門，將印發(fā)大量的管理文件和資料，這些文件和資料必須進(jìn)行系統(tǒng)地整理和歸檔，以全面反映校安工程的實(shí)際。6

2.工程環(huán)節(jié)多

校舍安全工程增加了排查鑒定的環(huán)節(jié)。排查既包括對學(xué)校場址的排查，也包括對所有單體建筑物的排查。根據(jù)不同地區(qū)的特點(diǎn)，對校舍的鑒定包括抗震鑒定、安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災(zāi)能力的鑒定等。這些排查鑒定報(bào)告是對校舍進(jìn)行加固改造的重要依據(jù)，必須妥善保管。7

3.工程要求質(zhì)量高校舍安全工程不僅僅是危房改造，要求既要達(dá)到新的抗震設(shè)防標(biāo)準(zhǔn)，又要達(dá)到綜合防災(zāi)要求。因此，每一個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)都必須高度重視，必須嚴(yán)格按照基本建設(shè)程序施工，將各種施工文件保存下來，確保將校舍安全的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)。8二、《全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法》形成的過程9（一）起草《辦法》的主要考慮

《全國中小學(xué)校舍安全工程檔案管理辦法》主要考慮從校舍安全工程的特點(diǎn)出發(fā)，解決校舍檔案建設(shè)的責(zé)任主體、收集方式、檔案內(nèi)容、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、適用范圍等問題。10（二）借鑒原來已有的文件關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理，國家有關(guān)部門已經(jīng)印發(fā)了多個(gè)辦法、規(guī)定、規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)。這些文件從不同的角度和側(cè)面對建設(shè)項(xiàng)目工程，特別是城市建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)、收集、制作、歸檔、管理和利用等做出了規(guī)定。起草過程中我們參考了這些文件。11在中小學(xué)校舍建設(shè)檔案管理方面，一些地方已有不同程度的實(shí)踐，如山東1992年印發(fā)了《山東省中小學(xué)校舍檔案管理暫行辦法》，并出版了《中小學(xué)校舍檔案管理》一書，其中將校舍檔案分為確權(quán)、基建、管理三類，對建立校舍檔案的責(zé)任主體、檔案內(nèi)容、組卷編目、保管期限等做出了規(guī)定。目前，山東全省歸檔統(tǒng)一執(zhí)行。12（三）形成過程

對有關(guān)文件進(jìn)行認(rèn)真研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合校舍安全工程的實(shí)際需求，從7月份開始動(dòng)手起草《管理辦法》。起草工程中主要參考了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等規(guī)定。征求了辦公廳檔案處、有關(guān)專家的意見，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改后，由征求了成員單位和各地校安辦的意見，并進(jìn)一步做了修改和完善。13（四）對附錄項(xiàng)目分卷的有關(guān)說明1.與建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范附錄不完全相同■

校舍安全工程項(xiàng)目分卷增加了安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件和排查鑒定文件（如圖）■

結(jié)合校舍安全工程，對附錄的部分內(nèi)容做了修改14增加安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)

和加固改造文件

圖—1序號歸檔文件一工程準(zhǔn)備文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗(yàn)收文件六其它15增加排查鑒定文件

圖—2歸檔文件校舍建筑安全排查報(bào)告抗震鑒定報(bào)告安全鑒定報(bào)告抗淹沒、抗洪水沖擊鑒定報(bào)告抗風(fēng)能力驗(yàn)算報(bào)告檢測報(bào)告其他鑒定報(bào)告鑒定委托合同加固改造方案拆除施工的相關(guān)文件其它16附錄的部分內(nèi)容■“監(jiān)理文件”第7項(xiàng)“分包資質(zhì)”有改動(dòng)，校舍安全工程不能分包，因此改為“供貨、試驗(yàn)等相關(guān)單位資質(zhì)材料”?！觥笆┕の募敝涣辛私ㄖ惭b工程里的第一部分內(nèi)容，第二部分電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程雖然沒有單列，也要按《規(guī)范》里的要求歸檔。

■校舍安全工程不含市政基礎(chǔ)建設(shè)部分，因此《規(guī)范》附錄中市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工圖沒納入。■在每一項(xiàng)下面均增加了“其它”一項(xiàng)內(nèi)容，主要是考慮附錄里所列項(xiàng)目由可能不全面，有些沒有列到項(xiàng)目之內(nèi)，但又要?dú)w檔的，放入其它項(xiàng)下。172.對部分修改意見的說明■關(guān)于名稱問題■關(guān)于移交時(shí)間問題■關(guān)于附錄項(xiàng)目細(xì)化問題18關(guān)于名稱問題在征求意見時(shí)名稱是叫《檔案管理規(guī)范》，我們考慮叫辦法更合適，因此在定稿時(shí)改為《檔案管理辦法》。19

關(guān)于移交時(shí)間

第七條要求校安辦在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)向校舍安全檔案室移交該項(xiàng)目的檔案資料是否與《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求的三個(gè)月是否矛盾問題。

我們考慮校舍安全工程檔案管理工作與其他工程相比有其特殊性，不能全部按原來要求做，檔案移交時(shí)間并不矛盾，因此沒有作修改。20

關(guān)于附錄細(xì)化問題

有的省提出E項(xiàng)目分卷增加有關(guān)文件的名稱，考慮到項(xiàng)目較多，且《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》對歸檔文件規(guī)定的都很詳細(xì)規(guī)定，我們就不再細(xì)化了，因此在相關(guān)文件后加上詳見《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》。21

工程準(zhǔn)備階段表格對比

圖—3歸檔整理規(guī)范序號歸檔文件保存單位和保管期限一立項(xiàng)文件1項(xiàng)目建議書永久2項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報(bào)告及附件永久4可行性研究報(bào)告審批意見永久5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話永久6專家建議文件永久7調(diào)查資料及項(xiàng)目評估研究材料長期校安工程檔案序號歸檔文件備注一立項(xiàng)文件二建設(shè)用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件四招投標(biāo)文件五開工審批文件六財(cái)務(wù)文件七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人八其它22三、制定《全國中小學(xué)校舍安全檔案管理辦法》的主要依據(jù)23（一）依據(jù)全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施細(xì)則

根據(jù)國務(wù)院印發(fā)的《全國中小學(xué)校舍安全工程實(shí)施方案》，教育部等11部門聯(lián)合印發(fā)了《實(shí)施細(xì)則》等三個(gè)配套文件，其中《實(shí)施細(xì)則》進(jìn)一步明確了管理體制和職責(zé)分工、工程實(shí)施、工程資金、監(jiān)督檢查和責(zé)任追究，關(guān)于建立校舍安全工程檔案也多處提及到。24第五條各省要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本地區(qū)專業(yè)機(jī)構(gòu)和技術(shù)力量，指導(dǎo)和幫助市、縣進(jìn)行校舍安全排查鑒定，建立健全校舍安全檔案。25第十一條各地依據(jù)排查鑒定情況逐棟建立安全檔案，并納入全國中小學(xué)校舍信息管理系統(tǒng)，全面反映中小學(xué)校舍安全基本情況。26第二十一條項(xiàng)目實(shí)施期間應(yīng)當(dāng)按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及時(shí)、管好建設(shè)工程文件檔案資料及建設(shè)前后的圖片和文字資料；竣工后，及時(shí)向建設(shè)單位和有關(guān)部門移交。27（二）依據(jù)相關(guān)的法律、規(guī)范1.中華人民共和國檔案法

2.國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

3.建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

4.城市建設(shè)檔案管理規(guī)定

5.城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法

6.城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定

7.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定

8.高等學(xué)校檔案管理辦法

28四、對《全國中小學(xué)校舍安全檔案管理辦法》的說明29（一）關(guān)于本辦法的適用范圍本辦法適用于所有中小學(xué)所有校舍工程項(xiàng)目的檔案管理

《辦法》第三條對檔案進(jìn)行了定義檔案是指工程實(shí)施過程和各個(gè)項(xiàng)目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個(gè)階段以及其他正在實(shí)施或?qū)⒁獙?shí)施的所有中小學(xué)校舍建設(shè)工程所形成、與校舍安全有關(guān)的、具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。30《辦法》第四條規(guī)定本辦法適用于前條所述檔案的收集、整理、保存、管理和利用。31（二）關(guān)于校舍檔案建設(shè)的責(zé)任主體檔案建設(shè)的責(zé)任主體就是各級校安辦

第五條規(guī)定檔案的歸檔和管理由各省、自治區(qū)、直轄市中小學(xué)校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織，各市區(qū)縣負(fù)責(zé)實(shí)施。各級校安辦負(fù)責(zé)對本級檔案資料進(jìn)行收集、整理、檢查、驗(yàn)收和保存歸檔工作，并負(fù)責(zé)對下級校安辦檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、和驗(yàn)收。

32縣級及以上教育行政部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立中小學(xué)校舍安全檔案室，指定專人、劃定專門場所管理所屬學(xué)校的檔案，按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)。”因此，檔案建設(shè)的責(zé)任主體是各級校安辦，但校舍安全檔案室應(yīng)該建在教育行政部門。33（三）關(guān)于檔案的收集《辦法》的第六條、第七條、第八條對檔案的收集提出了要求

第六條規(guī)定在項(xiàng)目招投標(biāo)及與排查鑒定、檢測、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交的整理、歸檔責(zé)任，并對項(xiàng)目文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出具體要求。34第七條規(guī)定項(xiàng)目檔案的歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目實(shí)施同步進(jìn)行。排查鑒定時(shí)，即應(yīng)開始對項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、整理和檢查。校安辦應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)向校舍安全檔案室移交該項(xiàng)目的檔案資料。35第八條規(guī)定項(xiàng)目實(shí)施過程中，各級校安辦應(yīng)當(dāng)督促建設(shè)、排查鑒定、檢測、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等有關(guān)單位按照協(xié)議、合同的要求及時(shí)做好項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、保管、移交工作。屬于歸檔范圍的檔案資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與有關(guān)單位辦理移交。對于無法取得原件的歸檔資料，可由提供單位確認(rèn)一致性后將復(fù)印件加蓋公章歸檔。36檢測單位校安辦排查鑒定單位勘察單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位施工單位檔案室建設(shè)單位37（四）關(guān)于檔案的分類和立卷校舍安全檔案共分為五類第九條規(guī)定檔案可以按綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督檢查卷、學(xué)?？偩砗晚?xiàng)目分卷進(jìn)行分類立卷。38

縣級及以上教育行政部門規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷學(xué)?？偩砭C合卷監(jiān)督檢查卷項(xiàng)目分卷1項(xiàng)目分卷2項(xiàng)目分卷339《辦法》第十條對綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督檢查卷進(jìn)行了細(xì)化。

40綜合卷

本級政府部門和上級政府部門印發(fā)的與工程有關(guān)的各種文件，包括工程實(shí)施方案、工程領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室人員組成、工程路線圖和時(shí)間表、工程簡報(bào)、工程年度實(shí)施情況總結(jié)、月報(bào)表等。41A綜合卷序號歸檔文件一工程實(shí)施方案二領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時(shí)間表四工程年度實(shí)施情況總結(jié)五月報(bào)表六工程簡報(bào)、快報(bào)七上級政府、校安辦、各部門各類文件八本級政府、校安辦、各部門各類文件九下級政府、校安辦、各部門請示和批復(fù)十其它42

規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷

工程總體規(guī)劃年度實(shí)施計(jì)劃工程總體經(jīng)費(fèi)預(yù)決算43B規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷序號歸檔文件一工程總體規(guī)劃二轄區(qū)內(nèi)學(xué)校布局調(diào)整規(guī)劃三工程年度實(shí)施計(jì)劃四工程經(jīng)費(fèi)預(yù)決算五其它44

監(jiān)督檢查卷

工程日常監(jiān)督檢查辦法監(jiān)督檢查具體實(shí)施方案監(jiān)督檢查記錄

專項(xiàng)監(jiān)督檢查報(bào)告45C監(jiān)督檢查卷序號歸檔文件一工程日常監(jiān)督檢查辦法二監(jiān)督檢查具體實(shí)施方案三監(jiān)督檢查記錄四專項(xiàng)監(jiān)督檢查辦法五其它46第十一條規(guī)定了學(xué)?？偩砗晚?xiàng)目分卷學(xué)?？偩戆磳W(xué)校立卷，命名為××學(xué)校總卷學(xué)?？偩須w集該校校舍場址排查報(bào)告、校園整體規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)方案等文件；項(xiàng)目分卷按項(xiàng)目立卷，命名為××學(xué)?！痢另?xiàng)目分卷。項(xiàng)目分卷歸集該項(xiàng)目的所有建設(shè)和改造文件，包括排查鑒定報(bào)告、加固改造方案等。

項(xiàng)目是指每個(gè)單體建筑物，包括學(xué)校的教學(xué)及教學(xué)輔助用房、生活用房和辦公用房等。47ⅹⅹ學(xué)?？偩恝獙W(xué)校ⅹⅹ項(xiàng)目分卷2ⅹⅹ學(xué)校ⅹⅹ項(xiàng)目分卷1ⅹⅹ學(xué)校ⅹⅹ項(xiàng)目分卷348D學(xué)?？偩恚ò磳W(xué)校一校一卷）序號歸檔文件一學(xué)校簡介二學(xué)校整體規(guī)劃三學(xué)校整體設(shè)計(jì)方案四工程實(shí)施前后校園平面圖五工程實(shí)施前后土地校舍情況總表六工程實(shí)施前后校舍基本情況明細(xì)表七校舍場址安全排查報(bào)告八其它49（五）關(guān)于拆除項(xiàng)目卷項(xiàng)目拆除要單獨(dú)立卷

第十二條規(guī)定經(jīng)排查鑒定后確定為拆除的項(xiàng)目文件按學(xué)校集中歸集為拆除項(xiàng)目卷。50學(xué)校教學(xué)用房辦公用房其他用房輔助用房生活用房拆除項(xiàng)目分卷51（六）關(guān)于管理制度和責(zé)任追究第十六條規(guī)定

各級教育行政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本辦法和有關(guān)法律法規(guī)建立健全中小學(xué)校舍檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、銷毀等方面的管理制度，明確管理人員的職責(zé)，完善中小學(xué)校舍檔案管理機(jī)制。對于毀壞、丟失校舍檔案，造成損失的單位和個(gè)人將依法追究責(zé)任。52（七）關(guān)于項(xiàng)目檔案歸檔范圍

與校舍安全有關(guān)的所有材料都應(yīng)當(dāng)歸檔

第十七條規(guī)定項(xiàng)目檔案歸檔范圍包括安全工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)文件、本次排查鑒定文件、項(xiàng)目規(guī)劃文件、本次加固改造文件。

檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容見附錄，各地可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加各卷的內(nèi)容。53E項(xiàng)目分卷要求按項(xiàng)目立卷，一項(xiàng)一卷。包括：工程實(shí)施前項(xiàng)目建設(shè)和加固改造文件排查鑒定文件工程準(zhǔn)備文件工程監(jiān)理文件施工文件竣工圖竣工圖驗(yàn)收文件541.能收集到的工程實(shí)施前項(xiàng)目在原建設(shè)和加固改造過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。552.校舍場址安全排查報(bào)告、校舍建筑安全排查報(bào)告、校舍的各種鑒定報(bào)告和檢測報(bào)告、排查鑒定合同等。563.對于需加固改造的校舍，設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。574.對于需要重建的校舍，選址與立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。58（八）關(guān)于檔案的保管期限按照檔案性質(zhì)不同分為永久、長期和短期三種綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)卷、監(jiān)督檢查卷和學(xué)?？偩淼谋９芷谙逓橛谰茫枰谰帽４骓?xiàng)目分卷保管期限為長期，保存期限等于該項(xiàng)目的使用壽命，具體按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求執(zhí)行拆除項(xiàng)目分卷的保管期限為短期，保存期限為20年59（九）其他需要說明的事項(xiàng)■校安工程結(jié)束后的檔案管理■對歸檔文件的要求■與城建檔案管理的銜接■紙質(zhì)檔案的數(shù)字化■對未盡事宜的說明■對時(shí)間上的要求601.校安工程結(jié)束后的檔案管理辦法充分考慮了校安工程結(jié)束后校舍建設(shè)的檔案管理。

第三條