大型活動的組織技巧講義(-)課件

我們的工作中面臨那些大型活動？組織實施大型活動的要素是什么？這些大型活動屬于哪一類型的會議？我們的工作中面臨那些大型活動？這些大型活動屬于1人力資源部文化部余雅芬淺談大型活動的組織技巧人力資源部文化部余雅芬淺談大型活動的組織技巧2“會議”有關(guān)要點說明如何組織大型活動會務(wù)管理[講解重點]“會議”有關(guān)要點說明[講解重點]3一、“會議”有關(guān)要點說明（一）會議的類別和作用（二）會議的要素（三）會議的組織一、“會議”有關(guān)要點說明（一）會議的類別和作用4什么是會議？三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

什么是會議？三個人以上、聚合在一起、就5（一）會議的類別和作用（一）會議的類別和作用61.會議的不同類別

1.按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會、工作會議、學術(shù)會議、聯(lián)席會議等；

2.按會議的形式，可分為小組會、座談會、報告會等；3.按與會人員的成分，可分為黨委會、董事會、記者招待會等；

4.按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會議、中型會議、小型會議;5.按照會議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會、臨時性會議；

此外，還有按會議的范圍、地區(qū)、時間分類的。

1.會議的不同類別1.按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會、工作會議72.會議的作用無論什么會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什么問題，或解決什么問題，或得出什么結(jié)果?？傊?，要達到預(yù)期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經(jīng)過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數(shù)或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發(fā)言，受到啟發(fā)或教育，等等2.會議的作用無論什么會議，總要圍繞中8一般來說，大型會議有六個要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點

（二）會議的要素一般來說，大型會議有六個要素：（二）會議的要素9

與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務(wù)人員。人們被召集來開會，是要花費一定時間和精力的，而時間和精力在某種程度上就是效益，就是財富，只能創(chuàng)造，不能浪費。因此，從原則上講，參加會議的人應(yīng)做到：該參加的一個不少，不該參加的一個不多。具體地說，與會者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。1.與會者

與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括10必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關(guān)的人員，也就是符合會議確定范圍。有權(quán)了解會情、提出意見、表示態(tài)度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議達到預(yù)期效果的人。重要性。這里指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。合法性。這是指有些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會的與會者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級人民代表；黨的代表大會首先必須是黨員，其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產(chǎn)生的代表；公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關(guān)的人員，也就是符合會11主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。2.主持人

主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組12會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當?shù)匚?、威望的人擔任。一般有兩種情況：一種是當然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。如：單位的工作例會由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持，黨組織的會議由黨的書記主持，董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時，也可委托副職或其他相應(yīng)的負責人主持。另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區(qū)的聯(lián)席會議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外，大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協(xié)助。會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當13

議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最后表決通過。因此每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。3.議題

議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或14

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的；另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出。再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的。有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需15

正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。

會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。4.名稱

正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。4.16會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”，使與會者心中有數(shù)，作好準備；又用于會后的宣傳，擴大會議的效果；更用于會議過程中使與會的全體成員產(chǎn)生凝聚力和莊嚴感。大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標志，簡稱“會標”。會標必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達。它既用于會前的17

會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。5.時間

會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間18

會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素19

會議需要時間?？砷L可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織者應(yīng)盡可能準確地預(yù)計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。

會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。會議需要時間?？砷L可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分20

會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。6.地點

會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城21（三）會議的組織

會議準備會議議程會議通知（三）會議的組織會議準備22會議計劃1.會議準備成本預(yù)算會議文件會場準備會議需要做哪些準備？會議計劃1.會議準備成本預(yù)算會議文件會場準備會議需要做23會議計劃首先應(yīng)明確會議的目的和任務(wù)，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。其次會議計劃應(yīng)明確會議應(yīng)做哪些準備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。再次決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。會議計劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計劃執(zhí)行。機關(guān)、單位內(nèi)部的小型會議也應(yīng)有計劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會議至少應(yīng)提前一星期報至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開展。（1）會議計劃會議計劃首先應(yīng)明確會議的目的和任務(wù)，確定會議的名24有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區(qū)的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預(yù)算。（2）成本預(yù)算①“顯性成本”。即會議明顯的耗費。如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務(wù)人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區(qū)的、會期超過25②“隱性成本”。即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產(chǎn)者的勞動價值至少是他工資的8倍，參加會議前必然要作些準備，會后又有用于思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：會議成本=X+2J×N×T其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時間(小時)。所以，召開一個百人左右、跨地區(qū)的、會期3至5天的中型會議，其會議成本總數(shù)將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業(yè)每次開會總把會議成本預(yù)算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費多少代價，從而共同努力提高會議的效率。②“隱性成本”。即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般26一類是供會上學習參考的文件資料。如上級的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計劃。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會議結(jié)束后不能讓與會人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。另一類就是會議本身所產(chǎn)生的文件。如：開幕詞、工作報告、講話稿、會議記錄、會議簡報、會議決定、會議紀要、閉幕詞、會議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會前準備妥當?shù)?，其他文件則在會議過程中或會議結(jié)束時形成。（3）會議文件會議文件有兩大類：一類是供會上學習參考的文件資料。另一類就是會27附：文稿撰寫說明工作報告工作報告是會議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會議討論的中心議題。工作報告必須有實質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對前階段工作成果、經(jīng)驗、缺點的回顧與總結(jié)，也可以是對后階段工作提出計劃、預(yù)算、部署或展望。工作報告既要全面，又要重點突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內(nèi)容而定。開幕詞開幕詞是會議開始時會議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡短。內(nèi)容大體包括三方面：①對來賓和與會人員表示歡迎。②對會議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡要介紹。③預(yù)祝會議成功。附：文稿撰寫說明工作報告開幕詞28發(fā)言稿這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財政開支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會議關(guān)心的其他問題。等等。有些會議對發(fā)言時間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。其他會議文書除此三文件之外，還必須準備好會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。

發(fā)言稿其他會議文書29

對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。（4）會場準備會場布置主席臺席位會場設(shè)施其他準備對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通30會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會議可安排在一般會議室，會議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會議采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應(yīng)用長方形桌，上鋪白色、天藍色或其他顏色桌面。臺上方或后方懸掛會標。會標一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺前可放置花草盆景，使主席臺整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。

會場布置會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安31面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會者原桌發(fā)言和多向交流。會場大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會場過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。工作會議或同一系統(tǒng)會議，與會者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放32重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主席臺席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團成員職務(wù)高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席臺席位重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主33會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。會場設(shè)施會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準備齊全34會期較長的會議應(yīng)準備與會人員的就餐、住宿。會場外應(yīng)有醫(yī)護人員值班。遠道而來的應(yīng)準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準備宣傳提綱。重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀念品等，都應(yīng)在會前做好準備。其他準備會期較長的會議應(yīng)準備與會人員的就352.會議議程

會議的議程包括：程序議程日程表作息表議程清晰，會議有條不紊！2.會議議程會議的議程包括：程序議程日程表作息表議程清晰，36會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。（1）議程會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，應(yīng)37（2）程序會議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。把第一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。（2）程序會議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)38（3）日程表即將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(shù)(幾點至幾點)內(nèi)，以簡短的文字表達，制成表格。（3）日程表即將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)39（4）作息時間表即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時令特征等因素。（4）作息時間表即將每天的起居、用餐、參加會議或其他403.會議通知

會前一切準備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議通知。本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。邀請性會議為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)準備，通知時應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí)。

3.會議通知會前一切準備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議41①會議召開的時間、需用時間或會期，地點(會址)。②會議名稱和主要議題。③參加對象。④須作什么準備。⑤報到日期、地點、接站辦法等。⑥召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：42①受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。②是否參加會議。③預(yù)訂住房標準。④提交論文題目或資料名稱。⑤回程車船機票登記等?；貓?zhí)中需有下列內(nèi)容：①受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。回43附：注意事項

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。附回執(zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。附：注意事項會議通知可采用郵寄(包44二、如何組織大型活動（一）大型活動的定義（二）大型活動的特點（三）大型活動的策劃（四）操作實施過程應(yīng)注意的問題二、如何組織大型活動（一）大型活動的定義45（一）大型活動的定義大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。（一）大型活動的定義大型活動是一項有目的、有計劃、有46（二）大型活動的特點必須有鮮明的目的性廣泛的社會傳播性

高投資性

嚴密的操作性

（二）大型活動的特點必須有鮮明的目的性47知道你的方向，才可能到達目的地。知道你的方向，才可能到達目的地。48

第一，立項。就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。

（三）大型活動的策劃（三）大型活動的策劃49第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。當今的時代已經(jīng)不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。所以在中山大學的培訓中，原來做案例作業(yè)是要求每個學生一人做一個整體的案例策劃書，后來變成以一個小組的方式進行策劃。他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個人的創(chuàng)意，集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體50（四）操作實施過程應(yīng)注意的問題

1.實施操作設(shè)計。從我個人工作經(jīng)驗和研究的結(jié)果看，我們應(yīng)該非常重視實施方案的操作設(shè)計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準確的財務(wù)預(yù)算，因為很多單位做活動，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。

2.辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。這里給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批，但在公眾場所進行活動必須經(jīng)過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權(quán)在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關(guān)單位報批?；顒愚k得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關(guān)的追究，為什么？因為他沒有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。

（四）操作實施過程應(yīng)注意的問題513.實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

4.方案培訓。在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。

5.設(shè)計評估標準。一個大型活動的評估應(yīng)該有一個準確的評估標準。現(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意付出費用，讓專業(yè)公司給他做評估報告。我覺得評估標準，應(yīng)該在我們策劃的時候把它設(shè)計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標準作出科學評估。3.實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意52應(yīng)關(guān)注的問題場地設(shè)計創(chuàng)意地眼創(chuàng)造活動的眼（核心）應(yīng)關(guān)注的問題場地設(shè)計創(chuàng)意地眼創(chuàng)造活動的眼（核心）53討論億童還可以舉辦哪些大型活動？園長高端論壇的“眼”是什么？詩歌故事會的場地如何設(shè)置？幼兒賽事活動策劃要點是什么？討論億童還可以舉辦哪些大型活動？園長高端論壇的“眼”是什么？54三、會務(wù)管理（一）會務(wù)準備（二）會議接待（三）常見會場失控原因及對策三、會務(wù)管理（一）會務(wù)準備55（一）會議準備會務(wù)準備之一---會議目標的設(shè)立會務(wù)準備之二---與會者的選擇會務(wù)準備之三---會議時間的選擇會務(wù)準備之四---會議地點的選擇會務(wù)準備之五---會議議程的擬定會務(wù)準備之六---會議通知的派發(fā)會務(wù)準備之六---會議通知的派發(fā)（一）會議準備會務(wù)準備之一---會議目標的設(shè)立56會務(wù)人員的分組會場布置檢查的重點預(yù)訂會議地點的重點考慮項目簽訂書面合同時的注意事項會議的其他準備內(nèi)容與會人員分組需注意的事項會議證件的制作會務(wù)人員的分組57會議紀念品、獎品的制備會議名冊編制的注意事項烘托良好會議氛圍的技巧開會前24小時的驗收項目會議場地的準備工作其他工作落實的內(nèi)容開會前12小時的檢查工作細則會務(wù)物品準備名細會議紀念品、獎品的制備581.接待準備工作

2.會前分配工作

3.會前接待工作

4.會議的食宿管理

5.會議的飲食管理

6.會議的安全保衛(wèi)

7.會議的醫(yī)療衛(wèi)生（二）會議接待1.接待準備工作

2.會前分配工作

3.會前接待工作

4.會591.會場失控原因之一---與會者發(fā)難

2.會場失控原因之二---與會者分心

3.會場失控原因之三---與會者爭議

4.會場失控原因之四---與會者拒絕參與

5.會場失控原因之五---少數(shù)人壟斷會議

6.會場失控原因之六---主席自己離題

（三）常見會場失控原因及對策1.會場失控原因之一---與會者發(fā)難

2.會場失控原因之二-60謝謝大家！謝謝大家！61大型活動的組織技巧講義(-)課件62

1、用愛心來做事，用感恩的心做人。

2、人永遠在追求快樂，永遠在逃避痛苦。

3、有多大的思想，才有多大的能量。

4、人的能量=思想+行動速度的平方。

5、勵志是給人快樂，激勵是給人痛苦。

6、成功者絕不給自己軟弱的借口。

7、你只有一定要，才一定會得到。

8、決心是成功的開始。

9、當你沒有借口的那一刻，就是你成功的開始。

10、命運是可以改變的。

11、成功者絕不放棄。

12、成功永遠屬于馬上行動的人。

13、下定決心一定要，才是成功的關(guān)鍵。

14、成功等于目標，其他都是這句話的注解。

15、成功是一個過程，并不是一個結(jié)果。

16、成功者學習別人的經(jīng)驗，一般人學習自己的經(jīng)驗。

17、只有第一名可以教你如何成為第一名。

18、學習需要有計劃。

19、完全照成功者的方法來執(zhí)行。

20、九十九次的理論不如一次的行動來得實際。

21、一個勝利者不會放棄，而一個放棄者永遠不會勝利。

22、信心、毅力、勇氣三者具備，則天下沒有做不成的事。23、如果你想得到，你就會得到，你所需要付出的只是行動。

24、一個缺口的杯子，如果換一個角度看它，它仍然是圓的。

25、對于每一個不利條件，都會存在與之相對應(yīng)的有利條件。

26、一個人的快樂，不是因為他擁有的多，而是他計較的少。

27、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限美好。

28記?。耗闶悄闵拇L；走自己的路，何必在乎其它。

29、你要做多大的事情，就該承受多大的壓力。

30、如果你相信自己，你可以做任何事。

31、天空黑暗到一定程度，星辰就會熠熠生輝。

32、時間順流而下，生活逆水行舟。

33、生活充滿了選擇，而生活的態(tài)度就是一切。

34、人各有志，自己的路自己走。

35、別人的話只能作為一種參考，是不能左右自己的。

36、成功來自使我們成功的信念。

37、相互了解是朋友，相互理解是知己。

38、沒有所謂失敗，除非你不再嘗試。

39、有時可能別人不在乎你，但你不能不在乎自己。

40、你必須成功，因為你不能失敗。

41、羨慕別人得到的，不如珍惜自己擁有的。

42、喜歡一個人，就該讓他（她）快樂。

43、別把生活當作游戲，誰游戲人生，生活就懲罰誰，這不是勸誡，而是--規(guī)則！

44、你要求的次數(shù)愈多，你就越容易得到你要的東西，而且連帶地也會得到更多樂趣。

45、把氣憤的心境轉(zhuǎn)化為柔和，把柔和的心境轉(zhuǎn)化為愛，如此，這個世間將更加完美。

46、一份耕耘，一份收獲，付出就有回報永不遭遇過失敗，因我所碰到的都是暫時的挫折。

47、心如鏡，雖外景不斷變化，鏡面卻不會轉(zhuǎn)動，這就是一顆平常心，能夠景轉(zhuǎn)而心不轉(zhuǎn)。

48、每件事情都必須有一個期限，否則，大多數(shù)人都會有多少時間就花掉多少時間。

49、人，其實不需要太多的東西，只要健康地活著，真誠地愛著，也不失為一種富有。

50、生命之長短殊不重要，只要你活得快樂，在有生之年做些有意義的事，便已足夠。

51、活在忙與閑的兩種境界里，才能俯仰自得，享受生活的樂趣，成就人生的意義。

52、一個從來沒有失敗過的人，必然是一個從未嘗試過什么的人。

53、待人退一步，愛人寬一寸，人生自然活得很快樂。

54、經(jīng)驗不是發(fā)生在一個人身上的事件，而是一個人如何看待發(fā)生在他身上的事。

55、加倍努力，證明你想要的不是空中樓閣。勝利是在多次失敗之后才姍姍而來。1、用愛心來做事，用感恩的心做人。63我們的工作中面臨那些大型活動？組織實施大型活動的要素是什么？這些大型活動屬于哪一類型的會議？我們的工作中面臨那些大型活動？這些大型活動屬于64人力資源部文化部余雅芬淺談大型活動的組織技巧人力資源部文化部余雅芬淺談大型活動的組織技巧65“會議”有關(guān)要點說明如何組織大型活動會務(wù)管理[講解重點]“會議”有關(guān)要點說明[講解重點]66一、“會議”有關(guān)要點說明（一）會議的類別和作用（二）會議的要素（三）會議的組織一、“會議”有關(guān)要點說明（一）會議的類別和作用67什么是會議？三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

什么是會議？三個人以上、聚合在一起、就68（一）會議的類別和作用（一）會議的類別和作用691.會議的不同類別

1.按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會、工作會議、學術(shù)會議、聯(lián)席會議等；

2.按會議的形式，可分為小組會、座談會、報告會等；3.按與會人員的成分，可分為黨委會、董事會、記者招待會等；

4.按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會議、中型會議、小型會議;5.按照會議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會、臨時性會議；

此外，還有按會議的范圍、地區(qū)、時間分類的。

1.會議的不同類別1.按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會、工作會議702.會議的作用無論什么會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什么問題，或解決什么問題，或得出什么結(jié)果?？傊_到預(yù)期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經(jīng)過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數(shù)或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發(fā)言，受到啟發(fā)或教育，等等2.會議的作用無論什么會議，總要圍繞中71一般來說，大型會議有六個要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點

（二）會議的要素一般來說，大型會議有六個要素：（二）會議的要素72

與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務(wù)人員。人們被召集來開會，是要花費一定時間和精力的，而時間和精力在某種程度上就是效益，就是財富，只能創(chuàng)造，不能浪費。因此，從原則上講，參加會議的人應(yīng)做到：該參加的一個不少，不該參加的一個不多。具體地說，與會者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。1.與會者

與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括73必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關(guān)的人員，也就是符合會議確定范圍。有權(quán)了解會情、提出意見、表示態(tài)度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議達到預(yù)期效果的人。重要性。這里指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。合法性。這是指有些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會的與會者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級人民代表；黨的代表大會首先必須是黨員，其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產(chǎn)生的代表；公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關(guān)的人員，也就是符合會74主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。2.主持人

主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組75會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當?shù)匚?、威望的人擔任。一般有兩種情況：一種是當然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。如：單位的工作例會由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持，黨組織的會議由黨的書記主持，董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時，也可委托副職或其他相應(yīng)的負責人主持。另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區(qū)的聯(lián)席會議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外，大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協(xié)助。會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當76

議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最后表決通過。因此每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。3.議題

議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或77

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的；另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出。再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的。有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需78

正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。

會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。4.名稱

正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。4.79會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”，使與會者心中有數(shù)，作好準備；又用于會后的宣傳，擴大會議的效果；更用于會議過程中使與會的全體成員產(chǎn)生凝聚力和莊嚴感。大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標志，簡稱“會標”。會標必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會。會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達。它既用于會前的80

會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。5.時間

會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間81

會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素82

會議需要時間。可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織者應(yīng)盡可能準確地預(yù)計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。

會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。會議需要時間。可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分83

會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。6.地點

會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城84（三）會議的組織

會議準備會議議程會議通知（三）會議的組織會議準備85會議計劃1.會議準備成本預(yù)算會議文件會場準備會議需要做哪些準備？會議計劃1.會議準備成本預(yù)算會議文件會場準備會議需要做86會議計劃首先應(yīng)明確會議的目的和任務(wù)，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。其次會議計劃應(yīng)明確會議應(yīng)做哪些準備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。再次決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。會議計劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計劃執(zhí)行。機關(guān)、單位內(nèi)部的小型會議也應(yīng)有計劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會議至少應(yīng)提前一星期報至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開展。（1）會議計劃會議計劃首先應(yīng)明確會議的目的和任務(wù)，確定會議的名87有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區(qū)的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預(yù)算。（2）成本預(yù)算①“顯性成本”。即會議明顯的耗費。如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務(wù)人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。有明顯投入的大中型會議，特別是跨地區(qū)的、會期超過88②“隱性成本”。即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產(chǎn)者的勞動價值至少是他工資的8倍，參加會議前必然要作些準備，會后又有用于思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：會議成本=X+2J×N×T其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時間(小時)。所以，召開一個百人左右、跨地區(qū)的、會期3至5天的中型會議，其會議成本總數(shù)將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業(yè)每次開會總把會議成本預(yù)算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費多少代價，從而共同努力提高會議的效率。②“隱性成本”。即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般89一類是供會上學習參考的文件資料。如上級的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計劃。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會議結(jié)束后不能讓與會人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。另一類就是會議本身所產(chǎn)生的文件。如：開幕詞、工作報告、講話稿、會議記錄、會議簡報、會議決定、會議紀要、閉幕詞、會議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會前準備妥當?shù)?，其他文件則在會議過程中或會議結(jié)束時形成。（3）會議文件會議文件有兩大類：一類是供會上學習參考的文件資料。另一類就是會90附：文稿撰寫說明工作報告工作報告是會議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會議討論的中心議題。工作報告必須有實質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對前階段工作成果、經(jīng)驗、缺點的回顧與總結(jié)，也可以是對后階段工作提出計劃、預(yù)算、部署或展望。工作報告既要全面，又要重點突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內(nèi)容而定。開幕詞開幕詞是會議開始時會議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡短。內(nèi)容大體包括三方面：①對來賓和與會人員表示歡迎。②對會議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡要介紹。③預(yù)祝會議成功。附：文稿撰寫說明工作報告開幕詞91發(fā)言稿這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財政開支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會議關(guān)心的其他問題。等等。有些會議對發(fā)言時間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。其他會議文書除此三文件之外，還必須準備好會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。

發(fā)言稿其他會議文書92

對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。（4）會場準備會場布置主席臺席位會場設(shè)施其他準備對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通93會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會議可安排在一般會議室，會議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會議采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應(yīng)用長方形桌，上鋪白色、天藍色或其他顏色桌面。臺上方或后方懸掛會標。會標一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺前可放置花草盆景，使主席臺整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。

會場布置會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安94面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會者原桌發(fā)言和多向交流。會場大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會場過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。工作會議或同一系統(tǒng)會議，與會者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放95重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主席臺席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團成員職務(wù)高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。主席臺席位重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。主96會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。會場設(shè)施會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準備齊全97會期較長的會議應(yīng)準備與會人員的就餐、住宿。會場外應(yīng)有醫(yī)護人員值班。遠道而來的應(yīng)準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準備宣傳提綱。重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀念品等，都應(yīng)在會前做好準備。其他準備會期較長的會議應(yīng)準備與會人員的就982.會議議程

會議的議程包括：程序議程日程表作息表議程清晰，會議有條不紊！2.會議議程會議的議程包括：程序議程日程表作息表議程清晰，99會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。（1）議程會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，應(yīng)100（2）程序會議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。把第一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。（2）程序會議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)101（3）日程表即將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(shù)(幾點至幾點)內(nèi)，以簡短的文字表達，制成表格。（3）日程表即將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)102（4）作息時間表即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時令特征等因素。（4）作息時間表即將每天的起居、用餐、參加會議或其他1033.會議通知

會前一切準備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議通知。本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。邀請性會議為準確統(tǒng)計與會人數(shù)，做好相應(yīng)準備，通知時應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí)。

3.會議通知會前一切準備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議104①會議召開的時間、需用時間或會期，地點(會址)。②會議名稱和主要議題。③參加對象。④須作什么準備。⑤報到日期、地點、接站辦法等。⑥召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：105①受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。②是否參加會議。③預(yù)訂住房標準。④提交論文題目或資料名稱。⑤回程車船機票登記等。回執(zhí)中需有下列內(nèi)容：①受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。回106附：注意事項

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。附回執(zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。附：注意事項會議通知可采用郵寄(包107二、如何組織大型活動（一）大型活動的定義（二）大型活動的特點（三）大型活動的策劃（四）操作實施過程應(yīng)注意的問題二、如何組織大型活動（一）大型活動的定義108（一）大型活動的定義大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。（一）大型活動的定義大型活動是一項有目的、有計劃、有109（二）大型活動的特點必須有鮮明的目的性廣泛的社會傳播性

高投資性

嚴密的操作性

（二）大型活動的特點必須有鮮明的目的性110知道你的方向，才可能到達目的地。知道你的方向，才可能到達目的地。111

第一，立項。就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。

（三）大型活動的策劃（三）大型活動的策劃112第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。當今的時代已經(jīng)不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。所以在中山大學的培訓中，原來做案例作業(yè)是要求每個學生一人做一個整體的案例策劃書，后來變成以一個小組的方式進行策劃。他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個人的創(chuàng)意，集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體113（四）操作實施過程應(yīng)注意的問題

1.實施操作設(shè)計。從我個人工作經(jīng)驗和研究的結(jié)果看，我們應(yīng)該非常重視實施方案的操作設(shè)計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準確的財務(wù)預(yù)算，因為很多單位做活動，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。

2.辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。這里給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批，但在公眾場所進行活動必須經(jīng)過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權(quán)在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關(guān)單位報批?；顒愚k得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關(guān)的追究，為什么？因為他沒有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。

（四）操作實施過程應(yīng)注意的問題1143.實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

4.方案培訓。在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。

5.設(shè)計評估標準。一個大型活動的評估應(yīng)該有一個準確的評估標準。現(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意付出