合同管理方面存在的問題

合同管理方面存在的問題合同是政府采購履約的重要憑證，是采購人與供應(yīng)商之間權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的直接體現(xiàn)，地位十分重要。政府采購法明確規(guī)定,采購人與中標(biāo)、成交供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)在中標(biāo)、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購文件確定的事項(xiàng)簽訂政府采購合同;政府采購項(xiàng)目的采購合同簽訂之日起七個(gè)工作日內(nèi),采購人應(yīng)當(dāng)將合同副本報(bào)同級(jí)政府采購監(jiān)管部門和有關(guān)部門備案;合同的簽訂主體是采購人與供應(yīng)商，采購人可以委托采購代理機(jī)構(gòu)與供應(yīng)商簽訂合同，但必須出具書面的授權(quán)書，作為合同附件。政府采購實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，由于供需雙方的原因，合同管理存在諸多問題，有許多程序亟需規(guī)范。如合同簽訂不準(zhǔn)時(shí)、一定范圍內(nèi)存在拒簽現(xiàn)象、合同與采購材料的一致性、履行合同質(zhì)量折扣嚴(yán)重、合同備案形同虛設(shè)，這些問題的存在，使合同管理存在一些薄弱環(huán)節(jié)，需要引起重視，并且應(yīng)采取切實(shí)措施以解決。

一、無人過問合同簽訂事務(wù)。采購法對合同的簽訂時(shí)限作出了具體規(guī)定，但對超出時(shí)間不簽訂合同的行為如何管理、采購機(jī)構(gòu)在供需雙方簽訂合同方面時(shí)有何作為、承擔(dān)的權(quán)利與義務(wù)是哪些、具體的處罰措施如何做出等方面問題沒有作出可操作性的具體規(guī)定。政府采購管理部門理應(yīng)對供需雙方的合同簽訂有一個(gè)總體規(guī)劃，至少要清楚哪個(gè)項(xiàng)目是在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽訂了合同，哪些項(xiàng)目中標(biāo)以后遲遲未進(jìn)行合同方面的草擬工作，對采購中心工作不力行為進(jìn)行有效的監(jiān)管，督促其對采購合同進(jìn)行規(guī)范化管理，而目前實(shí)行的政府采購監(jiān)管模式似乎已把政府采購執(zhí)行與監(jiān)督分隔開來了，缺乏外圍采購事務(wù)的實(shí)質(zhì)性溝通，政府采購采管快速反應(yīng)機(jī)制疲軟，甚至是癱瘓狀態(tài)，政府采購項(xiàng)目什么時(shí)候開標(biāo)，誰中標(biāo)了，中標(biāo)金額是多少，中標(biāo)通知書何時(shí)發(fā)出，采購人與中標(biāo)人應(yīng)該最遲在什么時(shí)候簽訂政府采購合同等的具體情況，采購管理部門基本上是不知曉內(nèi)情的。采購管理部門對政府采購監(jiān)管已與政府采購豐富多彩的實(shí)踐相脫節(jié)了，如采購管理部門僅是象征性地出席開標(biāo)現(xiàn)場，在有關(guān)表格上簽簽字而已，沒有機(jī)制保證監(jiān)管部門能及時(shí)掌握政府采購相關(guān)信息。監(jiān)管部門履行監(jiān)管職能時(shí)必然會(huì)涉及到一些采購信息與數(shù)據(jù)，假如對此閉塞不通，被動(dòng)的管理是不會(huì)起到任何作用的。針對此現(xiàn)狀，我們建議可以利用政府采購網(wǎng)絡(luò)公開發(fā)布的優(yōu)勢，監(jiān)管部門安排專人負(fù)責(zé)合同管理的監(jiān)管工作，通過現(xiàn)場監(jiān)標(biāo)過程，記錄政府采購的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行歸類數(shù)據(jù)處理與分析，存入專用網(wǎng)絡(luò)程序中，再結(jié)合政府采購中心公布的招標(biāo)公告，以及法律法規(guī)對合同簽訂方面的具體要求，計(jì)算出供需雙方簽訂合同的最后期限，預(yù)先設(shè)立一道紅線，從而進(jìn)行有效監(jiān)管。采購中心要積極做好信息傳遞工作，有特殊要求的項(xiàng)目，中標(biāo)通知書發(fā)放可能要推遲，此刻要及時(shí)與監(jiān)管部門進(jìn)行溝通，告知中標(biāo)通知書發(fā)放日期，采管雙方工作上的積極配合，對合同把關(guān)工作十分重要。

采購中心的職能是執(zhí)行政府采購招標(biāo)項(xiàng)目，按照采購人的要求及招標(biāo)文件的具體項(xiàng)目要求，發(fā)布招標(biāo)公告，組織評委評標(biāo)，由評委確定中標(biāo)供應(yīng)商，合同的簽訂與履行由供需雙方協(xié)商解決，項(xiàng)目驗(yàn)收由采購人做出，采購中心原則上不參與合同制作與驗(yàn)收工作，對此兩方面的事務(wù)管理基本上處于停滯狀態(tài)。在放任自流的情況下，供需雙方及時(shí)簽訂合同的很少，而雙方總有形式多樣的理由，當(dāng)然客觀上說主要責(zé)任應(yīng)該在具有合同主體地位的采購人方面。其實(shí)合同遲遲不簽訂，采購中心也深受其害，因?yàn)椴少彊n案不能及時(shí)收集，提高了收集成本，采購中心在供應(yīng)商的要求下也進(jìn)行過合同簽訂催促工作，然而收效甚微，究其原因是采購中心對采購人的不良行為沒有強(qiáng)制措施，采購人的權(quán)力遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于采購中心的呼吁。這就又要上溯到政府采購體制源頭方面了，政府采購管理體制的不健全，直接影響了政府采購的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，涉及到合同管理等具體的問題上，缺乏動(dòng)態(tài)的強(qiáng)制管理機(jī)制是很大的問題。

二、缺乏跟蹤與催辦機(jī)制。生產(chǎn)型的采購活動(dòng)中,合同跟蹤是合同管理上的主要環(huán)節(jié),簽訂合同后,為確保采購的質(zhì)量,訂單人員應(yīng)對工藝文件、原材料、加工過程、組裝總測以及包裝入庫進(jìn)行跟蹤。而政府采購由于純粹屬于反應(yīng)性采購，具有行政合同的性質(zhì)，且實(shí)質(zhì)上存在著合同雙方地位不對稱的現(xiàn)象，采購部門也或多或少地把政府采購活動(dòng)認(rèn)定為行政行為，單方面對供應(yīng)商提出過高要求，管理形式又高高在上，不作后期的協(xié)商與催辦工作，工作作風(fēng)漂浮。在目前的操作狀態(tài)下，采購項(xiàng)目招標(biāo)以后，采購中心一般只是被動(dòng)地等待采購人與供應(yīng)商來辦理相關(guān)手續(xù)，不會(huì)主動(dòng)出擊辦理業(yè)務(wù)，這種等待上門的管理方式對合同的即使簽訂不會(huì)起任何作用，只能是一種放任自流。因此,應(yīng)該建立合同管理與催辦制度，采購中心內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理程序上要能夠自動(dòng)生成每一項(xiàng)采購活動(dòng)的具體信息，根據(jù)分工的不同，各崗位做好自己本職工作，合同的審核與催辦工作要專人負(fù)責(zé)，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)管理程序形成的合同簽訂最后期限要求，提前介入合同的催辦事務(wù)，并做好相應(yīng)的記錄，一旦發(fā)現(xiàn)合同有可能不能及時(shí)簽訂，就要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并報(bào)采購管理部門備案，以便為采取進(jìn)一步的處罰措施做好準(zhǔn)備。

三、若隱若現(xiàn)的變更欲望影響合同的及時(shí)簽訂。客觀上說，中標(biāo)以后，供需雙方都有變更合同的內(nèi)在欲望，采購人有時(shí)出于善良的愿望，如采購文件上設(shè)計(jì)的產(chǎn)品已經(jīng)過時(shí)，提出更換替代產(chǎn)品的要求，采購單位項(xiàng)目經(jīng)辦人卻認(rèn)為中標(biāo)人想偷工減料，違背招投標(biāo)文件的具體規(guī)定，因此在交涉的過程中影響合同簽訂時(shí)間?？梢哉f,采購人更改合同條款的欲望更強(qiáng)烈，由于申報(bào)采購方案時(shí)草率應(yīng)付，致使采購項(xiàng)目不完整，影響項(xiàng)目質(zhì)量的實(shí)質(zhì)性提高，留下一些隱患,項(xiàng)目履約時(shí)才發(fā)現(xiàn)有諸多遺漏，因而提出更改合同的需求。但是在與中標(biāo)人進(jìn)行交涉時(shí)，由于態(tài)度生硬，或者合同條款有傾向性規(guī)定，中標(biāo)人難以接受，直接影響合同的簽訂時(shí)間。工作中還發(fā)現(xiàn)一些比較“怪異”的合同變更理由，由于采購人合同履行驗(yàn)收權(quán)及付款權(quán)因素存在，中標(biāo)人總是對采購人有所“畏懼”，甚至還向采購人“行賄”，目的是想營造良好的履約環(huán)境，采購單位項(xiàng)目經(jīng)辦人抓住供應(yīng)商的“弱點(diǎn)”，可以進(jìn)行多方面的交易，但這種交易一般隱藏很深，是以符合法律法規(guī)的具體要求面目出現(xiàn)的，往往通過追加合同內(nèi)容來實(shí)現(xiàn)，有時(shí)是在不平等的環(huán)境中進(jìn)行操作的，供應(yīng)商也要顧及自己的切身利益，不可能完全聽任采購人的擺布，這樣一來就有可能觸發(fā)矛盾，影響合同的正常簽訂。上述這類交易行為應(yīng)該說是暢通無阻的，因?yàn)椴少彊C(jī)構(gòu)沒有能力、精力和相應(yīng)的法定程序介入此類事務(wù)，主要原因還是法律法規(guī)沒有具體的可操作性的規(guī)定，采購機(jī)構(gòu)如何介入采購單位合同的起草、審驗(yàn)、更改可行性方案的審核等等具體事務(wù)，目前還沒有定論，甚至理論界與政策法規(guī)制定者還沒有實(shí)質(zhì)性地意識(shí)到此類問題的重要性與緊迫性，致使采購合同后期操作空間很大。

四、報(bào)備不力，監(jiān)管部門合同管理工作被概念化。采購法規(guī)定采購人在簽訂采購合同后七個(gè)工作日內(nèi)必須把合同副本報(bào)同級(jí)政府采購管理部門和相關(guān)部門備案，而實(shí)際情況是很少有采購人能真正做到這一點(diǎn)，合同報(bào)備形同虛設(shè)。報(bào)備合同的主要目的在于要對合同執(zhí)行情況進(jìn)行有效監(jiān)督，防止出現(xiàn)合同履行階段的虛假行為，財(cái)政部門對政府采購的全方位監(jiān)管要涉及采購行為的一切方面，但是事無巨細(xì)全盤控制也沒有必要，也不符合采管分離的法律精神，然而對法律規(guī)定的關(guān)鍵性內(nèi)容控制還是要正常進(jìn)行的，合同管理就是一項(xiàng)重要內(nèi)容。對于合同報(bào)備問題，采購法沒有強(qiáng)制規(guī)定不報(bào)備的處罰措施，當(dāng)?shù)卣少徆芾聿块T一般也沒有相應(yīng)的政策文件，既然采購人不知情，我們也不能對他們進(jìn)行有效處罰。根源在于監(jiān)管部門宣傳發(fā)動(dòng)不得力，采購人對報(bào)備制度的重要性認(rèn)識(shí)不足，因此采購機(jī)構(gòu)要從制度上重視報(bào)備工作，不能報(bào)著多一事不如少一事的態(tài)度，不能對監(jiān)管工作渾渾噩噩，提高行政執(zhí)法的主動(dòng)性與創(chuàng)造性應(yīng)該是我們不懈的追求與努力的方向.

五、付款問題難以解決，延誤合同簽發(fā)時(shí)間。在合同簽訂過程中，供需雙方來回“拉鋸戰(zhàn)”的因素很多。如采購人根據(jù)自己的慣例不適當(dāng)?shù)靥岣吆贤瑮l款，中標(biāo)人當(dāng)然會(huì)拒絕;由于溝通渠道不暢通，引起誤解也會(huì)惹來雙方矛盾加深，甚至鬧到合同簽訂困難，直至取消合作計(jì)劃;有時(shí)雙方還斤斤計(jì)較于某些文字上的東西，由于誤解而招致合同簽訂困難。這些影響合同有效簽訂因素中，涉及到付款問題的恐怕出現(xiàn)的頻率最高，由于采購資金?？顚Ｓ霉芾碇贫确矫娴穆┒矗少彶少徺Y金被無計(jì)劃挪用后，必然會(huì)出現(xiàn)資金預(yù)付困難，在合同簽訂時(shí)，采購人擔(dān)心成為合同官司中的敗訴方，就想更改合同付款內(nèi)容，如有預(yù)付計(jì)劃的取消預(yù)付;一次性付款的比例下降;增加付款次數(shù)，相應(yīng)減少每次付款的數(shù)量;再次收取履帶約保證金作為資金流通過程中的緩沖手段等，這些更改措施集中體現(xiàn)了采購人在資金上的尷尬境地，而對于中標(biāo)人來說，投標(biāo)時(shí)是嚴(yán)格按照標(biāo)書要求進(jìn)行的，付款方式的改變將實(shí)質(zhì)性地影響到投標(biāo)報(bào)價(jià)方案，按照標(biāo)書規(guī)定的付款方式進(jìn)行報(bào)價(jià)的供應(yīng)商，中標(biāo)以后當(dāng)然不愿意接受讓自己蒙受損失的更改了的付款方式，于是雙方的矛盾將越來越大，要花費(fèi)采購機(jī)構(gòu)一定的精力和經(jīng)驗(yàn)來處理，有時(shí)還不能協(xié)調(diào)好雙方關(guān)系，最終走向法律途徑。

六、供需雙方合同意識(shí)不強(qiáng)。有些采購項(xiàng)目供需雙方不注重合同的簽訂工作，有采購單位的因素，如采購單位以時(shí)間緊迫為說辭，要求盡快完成招標(biāo)項(xiàng)目，認(rèn)為只有工程做好了，領(lǐng)導(dǎo)才能滿意，以后的一切事情都好說。而中標(biāo)供應(yīng)商也認(rèn)為反正是與采購單位面對面的交往，自己也不會(huì)偷工減料，是講誠信的生意人，以后以工程完成質(zhì)量說話，采購單位也不可能為難自己，于是履行合同時(shí)反而不簽訂采購合同，一旦履約過程中出現(xiàn)了問題，雙方都沒有保障權(quán)利的法定文本，造成難以排解的矛盾，追根究底就是雙方合同意識(shí)淡薄所致。采購機(jī)構(gòu)在保障雙方合法權(quán)利方面其實(shí)有很多事務(wù)要做：首先要提醒當(dāng)事人重視采購合同，提高認(rèn)識(shí);其次嚴(yán)格管理，加強(qiáng)催辦力度;第三，對不按照法律規(guī)定時(shí)間簽訂合同的供需雙方提出警告，給予必要的處分，限期整改。

七、合同審核缺乏專人管理。由于政府采購項(xiàng)目內(nèi)容千差萬別，涉及的專業(yè)知識(shí)類別繁多，而合同審核管理人員不可能很多，也不可能精通每個(gè)專業(yè)，這就存在著專業(yè)人員的缺乏與審核質(zhì)量問題，而且合同內(nèi)容涉及到招標(biāo)過程各環(huán)節(jié)，合同專業(yè)人員要熟悉招標(biāo)過程的一切資料，同時(shí)要對招標(biāo)文件、投標(biāo)文件與相關(guān)承諾內(nèi)容有深入的理解，鑒于此崗位的特殊性可以考慮由檔案管理人員兼職，因?yàn)橹挥袡n案管理者才能很方便地接觸到所有招標(biāo)材料，而且合同提交檔案收集整理可以同時(shí)進(jìn)行，提高了工作效率;但是由于采購任務(wù)重，檔案管理人員本身就有繁重的檔案整理工作，且有可能對招標(biāo)過程情況缺乏了解，臨時(shí)上陣審核合同又有困難，這對矛盾又自然而然地回歸到政府采購人員的綜合素質(zhì)問題方面了，假如采購機(jī)構(gòu)的所有工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)都很高，且可塑性很強(qiáng)，內(nèi)部交流工作機(jī)制已經(jīng)建立并能順暢執(zhí)行的話，那么采購人員就能適應(yīng)各個(gè)崗位工作。

合同審核的主要內(nèi)容是符合性檢查，要緊密結(jié)合采購人的投標(biāo)文件與開標(biāo)時(shí)各項(xiàng)承諾情況，并且還要結(jié)合招標(biāo)文件的具體要求進(jìn)行審定，這項(xiàng)工作十分重要。可能在合同審驗(yàn)階段會(huì)查出一些不符合的問題，采購機(jī)構(gòu)要事先制定好合同審核