北京某大型國(guó)企QHSE管理程序文件全套 貫標(biāo)文件

版本號(hào)：A第0次修改第6頁(yè)共6頁(yè)文件和法律法規(guī)控制程序責(zé)任主控部門(mén)審核（主管領(lǐng)導(dǎo)）批準(zhǔn)（管代）簽字經(jīng)理辦公室日期2006.7.182006.7.182006.7.181.目的對(duì)QHSE管理體系文件、法律法規(guī)獲取進(jìn)行管理和控制，確保各有關(guān)場(chǎng)所得到并適用有效的文件版本及法律法規(guī)的跟蹤識(shí)別。2.適用范圍適用于公司與QHSE管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件（包括外部文件）控制及法律法規(guī)獲取與識(shí)別。3.定義3．1文件：信息及其承載媒體3．2信息：有意義的消息3．3規(guī)范：闡明要求的文件3．4法律：全國(guó)人民代表大會(huì)和全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)制定的規(guī)范文件。3．5法規(guī)：國(guó)務(wù)院制定的行政法規(guī)和北京市人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定的地方性法規(guī)。4.職責(zé)4．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)QHSE體系管理手冊(cè)的批準(zhǔn)。4．2管理者代表負(fù)責(zé)QHSE程序文件的批準(zhǔn)。4．3主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)相關(guān)管理文件的批準(zhǔn)。4．4經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)本程序的編制、修改，負(fù)責(zé)與管理體系運(yùn)行有關(guān)的公司及上級(jí)主管單位公文收發(fā)、登記和管理，負(fù)責(zé)歸檔文件的管理。4．5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)管理手冊(cè)、程序文件的管理。4．6工程技術(shù)部負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件和資料的管理控制。4．7各部門(mén)負(fù)責(zé)主控范圍內(nèi)文件、法律法規(guī)及其他要求（具體條款）的識(shí)別、獲取、傳達(dá)并在相關(guān)文件（施組、專(zhuān)項(xiàng)方案、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)）明確適用條款的要求。4.8各部室負(fù)責(zé)與管理體系運(yùn)行有關(guān)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的法律法規(guī)的獲取、適用性（具體條款）確認(rèn)、評(píng)審、更新、登記和傳達(dá)；并負(fù)責(zé)本部門(mén)體系運(yùn)行有關(guān)文件編寫(xiě)、收發(fā)、更新和管理。5.工作程序5.1受控文件范圍5.1.1QHSE管理體系文件：管理手冊(cè)、程序文件、第三層次支持性文件；5.1.2技術(shù)類(lèi)文件：包括外來(lái)的和自己形成的；5.1.3上級(jí)下達(dá)的及企業(yè)制定的與QHSE管理有關(guān)的文件。5.2法律、法規(guī)獲取范圍5.2.1有關(guān)的國(guó)際公約（中國(guó)政府承諾遵守且為聲明保留的）；5.2.2國(guó)家法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)章、制度；5.2.3地方法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及行政規(guī)章制度；5.2.4行業(yè)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)；5.2.5上級(jí)機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定。5.3控制管理5.3.1公司各職能部室每季度對(duì)主控范圍內(nèi)的文件、法律法規(guī)及其他要求進(jìn)行評(píng)審，并于季末28日前，向經(jīng)理辦提交一份本部門(mén)、本季度QHSE受控文件申報(bào)清單和法律法規(guī)獲取登記、評(píng)價(jià)表。5.3.2經(jīng)理辦每年度對(duì)各職能部室主控過(guò)程所需的文件、法律法規(guī)及其他要求的管理工作進(jìn)行一次巡回檢查，填寫(xiě)文件和法律法規(guī)管理檢查記錄表。5.3.3各職能部門(mén)如發(fā)生文件及法律法規(guī)作廢時(shí)，及時(shí)向經(jīng)理辦申報(bào)，同時(shí)書(shū)面通知原文件及法律法規(guī)發(fā)放范圍。經(jīng)理辦每年發(fā)布一次全公司受控文件清單、法律法規(guī)及其他要求清單。5.4公司各職能部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司負(fù)責(zé)本系統(tǒng)、本單位的受控文件、法律法規(guī)及其他要求清單的控制，并進(jìn)行管理和監(jiān)督檢查。5.4.1公司各主管部門(mén)每半年對(duì)項(xiàng)目部系統(tǒng)的文件、法律法規(guī)及其他要求的管理情況進(jìn)行一次檢查，并填寫(xiě)文件和法律法規(guī)管理檢查記錄表。5.5項(xiàng)目部文書(shū)員負(fù)責(zé)項(xiàng)目部受控文件及法律法規(guī)清單的管理，對(duì)項(xiàng)目部各職能組的文件及法律法規(guī)的管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。5.5.1項(xiàng)目部各職能組每季度對(duì)主控范圍內(nèi)的文件、法律法規(guī)及其他要求進(jìn)行評(píng)審，并于季末28日前向項(xiàng)目部文書(shū)員提交一份季度受控文件及法律法規(guī)申報(bào)清單，同時(shí)自留清單一份。項(xiàng)目部文書(shū)員收集、整理形成項(xiàng)目部文件總清單、項(xiàng)目部法律法規(guī)清單。5.5.2項(xiàng)目部文書(shū)員半年對(duì)項(xiàng)目部各職能組進(jìn)行一次文件及法律法規(guī)管理工作的檢查，并填寫(xiě)文件和法律法規(guī)管理檢查記錄表。5.6控制管理要點(diǎn)5.6.1各系統(tǒng)主管部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司負(fù)責(zé)對(duì)QHSE管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所，都應(yīng)能得到相應(yīng)文件及法律法規(guī)的有效版本。5.6.2各程序主管部門(mén)應(yīng)通過(guò)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上級(jí)主管部門(mén)及報(bào)刊、圖書(shū)、網(wǎng)絡(luò)等公共傳媒來(lái)獲取本部門(mén)應(yīng)遵守的法律、法規(guī)。5.6.3各程序主管部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司應(yīng)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效和作廢的文件及法律法規(guī)。5.6.4各部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司為法律和備查目的保留的作廢文件,加蓋“作廢存查”章后,可與有效文件同處保存。5.7批準(zhǔn)和發(fā)布5.7.1公司《管理手冊(cè)》由管理者代表指定部門(mén)或?qū)Ｈ司帉?xiě)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。5.7.2《程序文件》由企業(yè)管理部組織各職能部門(mén)編寫(xiě)，業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由企業(yè)管理部組織“符標(biāo)”審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。5.7.3對(duì)獲取到的關(guān)系重大的法律、法規(guī)，各部門(mén)應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并通過(guò)管理者代表在兩天內(nèi)向最高管理者通報(bào)。5.7.4凡新發(fā)的文件與原文件有矛盾時(shí)，發(fā)布時(shí)需注明作廢文件的文件號(hào)、名稱(chēng)或修改條款。5.8收發(fā)登記管理5.8.1公司各部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司設(shè)立專(zhuān)（兼）職文書(shū)（資料）員，負(fù)責(zé)各類(lèi)文件及法律法規(guī)的收、發(fā)登記。5.8.2收文各部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司收到與QHSE管理有關(guān)的文件及法律法規(guī)均應(yīng)填寫(xiě)《收文登記本》。5.8.3發(fā)文5.8.3.1凡需下發(fā)的受控文件及法律法規(guī)，主管領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)應(yīng)以書(shū)面形式確定發(fā)放范圍；主管部門(mén)負(fù)責(zé)蓋章和編號(hào)并填寫(xiě)《發(fā)文登記本》；收文人簽字。5.8.3.2外來(lái)文件由經(jīng)理辦統(tǒng)一收文登記后轉(zhuǎn)主管領(lǐng)導(dǎo)閱批。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的發(fā)放范圍登記下發(fā)。圖紙、規(guī)范規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)圖集按公司《技術(shù)管理辦法》執(zhí)行。5.8.3.3市政府下發(fā)的行業(yè)性法律、法規(guī)文件，由各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行收集，確定發(fā)放范圍并轉(zhuǎn)發(fā)。5.8.3.4國(guó)務(wù)院下發(fā)的法令、法規(guī)性文件，由經(jīng)理辦負(fù)責(zé)收集，確定發(fā)放范圍并轉(zhuǎn)發(fā)。5.9標(biāo)識(shí)5.9.1為使各類(lèi)文件及法律法規(guī)得到有效控制,公司置備“受控”、“修改”、“作廢”、“作廢存查”四枚印章，由各職能部室及QHSE管理體系基層單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管和使用。5.9.2《管理手冊(cè)》、《程序文件》，由企業(yè)管理部門(mén)編號(hào)并加蓋“受控”章為標(biāo)識(shí)。5.9.3公司職能部室編制的第三層次支持文件，由文件主管部門(mén)以經(jīng)理辦編排的文件編號(hào)和部室的發(fā)放編號(hào)為受控標(biāo)識(shí)。5.9.4凡作廢及失效的文件及法律法規(guī)，由文件及法律法規(guī)主管部門(mén)負(fù)責(zé)加蓋“作廢”章。5.9.5為法律或備查目的保留的已作廢的文件，由文件主管部門(mén)負(fù)責(zé)加蓋“作廢存查”章。5.10歸檔5.10.1各部門(mén)、項(xiàng)目部的專(zhuān)(兼)職文書(shū)員、資料員負(fù)責(zé)文件資料的整理歸檔工作。5.10.2各部門(mén)、項(xiàng)目部按公司《檔案管理制度》中規(guī)定的歸檔范圍和歸檔時(shí)間，對(duì)上一年度的文件和資料進(jìn)行歸檔。施工文件和資料按竣工資料歸檔規(guī)定執(zhí)行。5.10.3所有歸檔的文件和資料由經(jīng)理辦按照公司《檔案管理制度》的規(guī)定進(jìn)行保管和提供利用。5.11復(fù)制各部門(mén)、項(xiàng)目部、分公司復(fù)制受控文件及法律法規(guī)，需經(jīng)文件主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，所有復(fù)制的文件及法律法規(guī)同正式的文件和法律法規(guī)一樣管理。5.12更改5.12.1各職能部門(mén)的文件如部分不能正確指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理。必須進(jìn)行更改時(shí)，由責(zé)任部門(mén)提出更改申請(qǐng)，其更改須獲得相應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。5.12.2外審或內(nèi)審引起的文件修改由企業(yè)管理部下達(dá)文件修改通知單。5.12.3文件更改的審批權(quán)限同文件編制的審批權(quán)限相一致。若需指定其他部門(mén)或受權(quán)人更改或?qū)徟鷷r(shí)，應(yīng)獲得原起草或?qū)徟鷷r(shí)所依據(jù)的有關(guān)背景材料。5.12.4當(dāng)文件內(nèi)容需要更改時(shí)，由文件主管部門(mén)提出書(shū)面修改意見(jiàn)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，填寫(xiě)《文件更改通知單》，注明更改內(nèi)容及方法，發(fā)至原文件發(fā)放范圍并報(bào)經(jīng)理辦備案。5.12.5各部門(mén)、項(xiàng)目部專(zhuān)（兼）職文書(shū)員、資料員按《文件更改通知單》要求對(duì)本單位、本部門(mén)中持有文件進(jìn)行更改。非文件主管部門(mén)的任何人不得以任何借口自行更改文件。5.12.6更改方法一般采用“劃改”或換頁(yè)方法。收到《文件更改通知單》后，如系“劃改”，則在需要更改處直接用鋼筆將原有文字劃掉，并加蓋“修改”章后再寫(xiě)上更改后的文字。如系“換頁(yè)”，則撤下原頁(yè)予以銷(xiāo)毀，再更換上新頁(yè)，新頁(yè)上加蓋“修改”章?！豆芾硎謨?cè)》、《程序文件》的更改應(yīng)得到公司總經(jīng)理、管理者代表的批準(zhǔn)。5.12.7所有更改的文件，均應(yīng)在《發(fā)文登記表》和《收文登記表》備注欄內(nèi)注明更改通知單序號(hào)。所有更改通知單應(yīng)予保存并登記編目。5.12.8《管理手冊(cè)》、《程序文件》經(jīng)一定次數(shù)更改或大幅度更改后，由公司總經(jīng)理、管理者代表批準(zhǔn)，應(yīng)予換版，重新編印并更換版號(hào)。5.12.9管理手冊(cè)、程序文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)通過(guò)《管理手冊(cè)修改記錄表》和《程序文件修改記錄表》及修改標(biāo)識(shí)章反映，法律法規(guī)及管理制度、管理辦法的現(xiàn)行修訂狀態(tài)通過(guò)受控文件清單、法律法規(guī)清單的形式反映。5.12.10當(dāng)公司的活動(dòng)、產(chǎn)品、服務(wù)發(fā)生重大變化時(shí)，各部門(mén)應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)對(duì)適用的法律、法規(guī)進(jìn)行更新識(shí)別。5.12.11各職能部門(mén)應(yīng)隨時(shí)關(guān)注新的法律、法規(guī)的發(fā)布情況，獲取并確認(rèn)適用性后進(jìn)行登記，然后交流傳遞至各相關(guān)部門(mén)。5.13作廢、收回及銷(xiāo)毀5.13.1文件及法律法規(guī)作廢審批權(quán)限及《文件作廢通知單》發(fā)放范圍與文件更改審批權(quán)限及《文件更改通知單》發(fā)放范圍相一致。作廢文件及法律法規(guī)由文件及法律法規(guī)管理部門(mén)文書(shū)員負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，同時(shí)在文件清單及法律法規(guī)清單上加蓋標(biāo)識(shí)。5.13.2凡已歸檔的作廢文件，由主管部門(mén)持《文件作廢通知單》到經(jīng)理辦檔案室在作廢文件和文件目錄上加蓋“作廢”或“作廢存查”章，同時(shí)注明作廢時(shí)間。5.14補(bǔ)發(fā)受控文件及法律法規(guī)遇有破損不能繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)將破損文件及法律法規(guī)退回文件及法律法規(guī)主管部門(mén)換取新的。補(bǔ)發(fā)文件及法律法規(guī)應(yīng)按退回文件編號(hào)，領(lǐng)取人簽收。6.相關(guān)文件《住總集團(tuán)住三分部企業(yè)檔案管理制度》（住三辦字[2004]15號(hào)）7.附錄7.1文件更改通知單ZHS-01-17.2文件作廢通知單ZHS-01-27.3文件和法律法規(guī)管理檢查記錄ZHS-01-37.