物業(yè)檔案管理培訓課件

物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案為什么要管好檔案12怎樣管好檔案3通過閱讀文學作品，我們能提高文學鑒賞水平，培養(yǎng)文學情趣；物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件1雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案為什么要管好檔案12怎樣管好檔案3雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案2第一章什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保存價值的并保存?zhèn)洳榈奈募牧稀?.1、檔案的定義是文件材料是使用完畢或告一段落的文件材料是具有保存價值的文件材料123是保存?zhèn)洳榈奈募牧?第一章什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保3第一章什么是檔案文件：公司在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形是信息記錄材料載體形式多樣原生性和相關(guān)性內(nèi)容極其豐富實質(zhì)是信息是各種載體形式的是公司直接產(chǎn)生和形成的是各項工作和活動中形成的1.2、文件的定義成的各種載體形式的信息記錄材料。第一章什么是檔案文件：公司在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形4第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系文件檔案整理歸檔具有保存價值使用完畢或告一段落半現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件文件生命周期形成者部門資料室項目檔案室100%10—70%3—10%第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系文件檔案整理歸檔具5第一章什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依附載體保管！電子時代面臨的挑戰(zhàn)—信息與實體分離前端控制包含信息內(nèi)容保密過程管理方式變革第一章什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依保管！電6第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財務管理綜合管理類其它類檔案基本分類經(jīng)營管理營銷管理多種經(jīng)營技術(shù)類物業(yè)管理基建工程設備儀器特殊載體第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財務管理綜合管7第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用記錄公司歷史著錄公司資產(chǎn)

維系公司正常運轉(zhuǎn)保護公司合法權(quán)益1234憑證作用參考作用第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用記錄公司8第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現(xiàn)決策計劃組織領(lǐng)導創(chuàng)新控制倫理文化信息檔案P(plan)D(do)C(check)A(again)第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現(xiàn)決9第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則集中統(tǒng)一管理本公司全部檔案維護檔案完整與安全便于各項工作的利用123第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則集中10第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業(yè)務工作組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務指導統(tǒng)一制度統(tǒng)籌規(guī)劃積累收集整理歸檔利用鑒定統(tǒng)計整理保管分類編號辦法庫房管理辦法利用辦法鑒定辦法統(tǒng)計辦法綜合類規(guī)范技術(shù)類規(guī)范歸檔辦法收集范圍文件轉(zhuǎn)化為檔案日常工作3.0.2檔案工作結(jié)構(gòu)展開圖部門文員DAGL人員指導監(jiān)督檢查文件管理工作檔案管理工作檔案工作第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業(yè)務工作組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督11第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機構(gòu)集團綜合DAS項目綜合DAS區(qū)域綜合DAS部門ZLS部門ZLS集團行政中心區(qū)域行政中心項目行政人事部部門部門三層架構(gòu)雙線管理工程ZLS工程部表示領(lǐng)導表示指導表示虛擬機構(gòu)第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機構(gòu)集團綜合DA12第三章怎樣管好檔案主管領(lǐng)導行政管理部門檔案主管3.1.2檔案管理崗位和職責檔案管理員工程資料員部門文員納入規(guī)劃解決關(guān)鍵協(xié)調(diào)發(fā)展擬訂規(guī)劃提供條件創(chuàng)造環(huán)境制定計劃樹立標準檢查指導提升業(yè)務抓住頭尾控制過程圖紙管理竣工驗收貫徹標準開展業(yè)務基層指導執(zhí)行制度整理文件保管保密第三章怎樣管好檔案主管領(lǐng)導行政管理部門檔案主管3.113第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務，規(guī)劃目標和發(fā)展方向制度、標準、規(guī)范的制定、維護、實施施加外部壓力（職責考核）/激發(fā)內(nèi)部動力（示范）以目標為導向的過程控制（報表巡查）標準指引和行為修正（培訓總結(jié)咨詢）統(tǒng)一制度組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務指導統(tǒng)籌策劃第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務，14第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有保存價值有清退要求文件處理方式超過保管期限有參考價值重份文件3.2.1文件處理方式視情況酌定二次利用需判斷保密性權(quán)威性（紅頭紅章）用途（報批對外）等因素二次利用出賣積累收集整理積累收集清理回復與外單位重份文件第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有保存價值有清15第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點要素責任者時間要求標準/范圍積累形成者隨時與時完整工作范圍內(nèi)形成的所有文件收集文員定時與時齊全完整系統(tǒng)整理文員隨時+定時齊全完整準確系統(tǒng)規(guī)范《綜合類整理規(guī)范》《技術(shù)類整理規(guī)范》歸檔文員隨時+定時與時完整《歸檔辦法》第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點要素責任者時間16第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按卷裝盒基本原則整理時間、地點方便靈活方式簡潔，減少工作量便于利用，有利保密123優(yōu)點有保存價值，屬歸檔范圍基本前提件：具有完整、獨立意思表達的文件基本整理單位卷：具有內(nèi)在邏輯聯(lián)系的件的集合與基本保管單位第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按17第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類排列編號編目裝盒自然件組合件（規(guī)格）原裝訂裝線裝粘裝年度（大）問題保管期限問題時間全宗號年度保管期限件號問題件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注封面盒脊備考表第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類18第三章怎樣管好檔案全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號3.2.5歸檔章填寫示例A200710.1.011第三章怎樣管好檔案全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編19第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1地產(chǎn)置業(yè)雅集行中〔2007〕2號關(guān)于“推選2006年度‘優(yōu)秀經(jīng)理’候選人”事宜200701122含附件第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例件號責任者20第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背與備考表填寫示例全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號

本卷為2007年營業(yè)執(zhí)照變更資料，共10件，10頁。A200710.1.01起止件號1-1001盒內(nèi)文件情況說明整理人：歐瑩（手簽）2007年3月20日檢查人：郭杰（手簽）第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背與備考表填寫示例21第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期文件工程竣工文件工程竣工驗收文件立項審批勘測設計施工竣工圖監(jiān)理責任者建設單位勘測單位設計單位施工單位監(jiān)理單位建設單位職能全過程收集、整理、歸檔全過程標準1.遵照所在地城建檔案規(guī)范2.結(jié)合相關(guān)專業(yè)標準3.參考公司《工程文件歸檔管理規(guī)定》4.圖紙依據(jù)《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期22第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷排列編目裝訂原則要求方法卷內(nèi)案卷頁號封面目錄備考表皮裝盒裝夾裝第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷排列編目23第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標方法/措施歸檔范圍齊全：數(shù)量而言整個公司完整流程完整：每一份歸檔文件內(nèi)容完整了解流程熟悉范圍歸檔時間定時限時隨時熟悉計劃把握重點歸檔份數(shù)一份/多份價值性實用性結(jié)合質(zhì)量審核準確：最終版本簽字蓋章手續(xù)完備清晰：表面清潔字跡線條清晰規(guī)范：經(jīng)過系統(tǒng)整理耐久：載體書寫材料金屬物過程控制培訓示范第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標方法/措24第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管營銷策劃銷售管理銷售合同綜合管理服務管理物業(yè)合同行政管理行政綜合人力資源企業(yè)文化信息管理經(jīng)營管理經(jīng)營綜合目標計劃審計監(jiān)察立項設計施工籌備監(jiān)理竣工財務管理財務綜合資金管理會計檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)管理職能結(jié)合內(nèi)容與形成特點保持有機聯(lián)系便于管理和開發(fā)利用基于核心業(yè)務的職能分類第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管營銷策25第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法全宗號+分類號（一級類目+二級類目+三級類目）+件號/卷號檔號構(gòu)成：從1開始編流水號兩位數(shù)字從01~99八分制先1~8再91~98十進位制從0~9大寫英文字母表示注：綜合管理類、特殊載體類檔案用以表示件號，技術(shù)類用以表示卷號第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法全宗號+分類號（一26第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—1件號表示第1件三級類目表示機構(gòu)管理二級類目表示行政綜合一級類目表示行政管理全宗號表示集團本部綜合管理類特殊載體類檔號需與年度與保管期限結(jié)合使用第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—27第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法原則以防為主，防治結(jié)合，嚴格日常管理要求防盜放火防潮防蟲防鼠措施門窗緊固庫房嚴入嚴禁明火安全用電置滅火器禁水沖地置除濕機放置藥品禁堆雜物勤關(guān)門窗要求防塵防高溫防強光防輻射防有害氣體措施清潔掃除門窗緊固置空調(diào)器置溫濕度計外窗遮陽遠輻射源置防磁柜遠離污染源裝具布置與墻間隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法從里到外、從左到右、從上到下溫濕度溫度14℃-24℃，濕度45%-60%

，日記年結(jié)第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法原則以防為28第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫房布置示意圖門窗表示不小于60cm庫房要求：

功能分區(qū)，輕重有別，標識清晰；新建房宜等三個月，裝修房宜等一個月后搬入；選擇干燥樓層，不宜設在地下室、頂層或平房；遠易燃易爆物和污染源1234第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫房布置示意圖門窗表示不小29第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價值鑒定法方法5-10年一次頻率申請鑒定成立鑒定小組價值鑒定形成鑒定報告銷毀審批同意審批同意留存1-2年鑒定銷毀程序后續(xù)工作內(nèi)容來源完整程度載體形式第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價值鑒定法30第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標體系檔案數(shù)量統(tǒng)計檔案管理統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計綜合統(tǒng)計專題統(tǒng)計人員統(tǒng)計設備統(tǒng)計用量統(tǒng)計用戶統(tǒng)計分類統(tǒng)計環(huán)境統(tǒng)計鑒定統(tǒng)計整理統(tǒng)計檔案輔助統(tǒng)計3.6.1檔案統(tǒng)計指標體系方案調(diào)查整理分析程序第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計檔案檔案檔案綜合統(tǒng)計專題統(tǒng)計人員31第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標分析歸檔率U查準率Z完整率V準確率W查全率Q3.6.2檔案統(tǒng)計指標分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%

W=W1/W2×100%Q=Q1/Q2×100%第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計歸檔率查準率完整率準確率查全率332第三章怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述樹立服務意識利用前提配備服務設施建立檢索體系主動性利用要求針對性與時性多元化保密性熟悉館藏，了解需求用戶分類，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，內(nèi)容多元用戶分類，秘密分級在恰當?shù)臅r間，以恰當?shù)姆绞?，將恰當?shù)臋n案提供給恰當?shù)挠脩衾米谥嫉谌略鯓庸芎脵n案3.7.1檔案利用概述樹立服務意識利用前33第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次信息閱覽出借復制供應電話查檔網(wǎng)絡查詢咨詢編研3.7.2檔案利用方式第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次34第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人員中基層管理人員工程技術(shù)人員利用范圍綜合性、可靠性強，涉與面廣具體詳盡實用性強的信息針對性強內(nèi)容具體利用內(nèi)容政策性和分析論證文件，決策方案決策依據(jù)反饋意見等工作關(guān)聯(lián)度高的內(nèi)部信息項目專業(yè)信息、標準化文件、專利等利用時間緊急（針對性強篩選加工信息密度高）綜合迅速與時利用方式委托（適合主動上門服務）綜合綜合第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人35第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門負責人行政負責人主管副總裁（區(qū)域/項目負責人）普通⊙秘密⊙⊙機密絕密⊙⊙⊙內(nèi)部利用要素對口部門負責人行政負責人主管副總裁（區(qū)域/項目負責人）普通⊙⊙秘密⊙⊙（集團行政中心負責人）⊙機密絕密⊙⊙⊙外部利用第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門負責人36第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于利用保管嚴守庫房、重點監(jiān)控、專題索引、調(diào)整密級利用利用審批、勤于監(jiān)督、出借謹慎、與時歸還過程保密人員保密樹立保密意識牢記保密要務（422）簽定保密協(xié)議泄密必將追究把好門、守住口、記于心第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于37第三章怎樣管好檔案3.9.1設備檔案管理概覽范圍原則整理歸檔時間歸檔份數(shù)1.滿足固定資產(chǎn)額度2.購置安裝調(diào)試使用維護改造報廢全過程資料四同步：1.申報與預立卷同步2.開箱與隨機資料歸檔同步3.驗收與安裝資料歸檔同步4.改造與補充資料歸檔同步1.按設備單體組卷2.一次性購大量同類設備且價值不高可合并組卷3.以《技術(shù)類文件整理規(guī)范》為整理標準隨時歸檔一般為一份原件第三章怎樣管好檔案3.9.1設備檔案管理概覽范圍原則整理歸38第三章怎樣管好檔案3.9.2設備檔案管理職責額度責任部門職責購置開箱安裝調(diào)試階段使用維護報廢階段2千＞使用部門酌情保存2千≤＜1萬使用部門將購置與開箱資料與安裝調(diào)試資料整理后一并歸檔由使用部門負責使用維護報廢資料的整理歸檔倉庫倉庫代存檔案室按月接收1萬≤檔案室開箱即歸檔使用部門需使用的先出借后與安裝調(diào)試資料一并整理歸檔第三章怎樣管好檔案3.9.2設備檔案管理職責額度責任部門職39第三章怎樣管好檔案3.10.1聲像檔案管理辦法音像檔案照片檔案錄音帶數(shù)碼照片傳統(tǒng)照片錄像帶1.聲像檔案分類聲像檔案第三章怎樣管好檔案3.10.1聲像檔案管理辦法音照錄數(shù)傳錄40第三章怎樣管好檔案2.歸檔要求3.10.2聲像檔案歸檔與整理與時歸檔、材料齊全、歸前檢查、價值鑒定3.整理與保管要求要求類別整理單位編目保管要求保管檢查聲像檔案盤粘貼檢索標簽藏磁帶盒中，垂直放置，遠離磁場5年倒帶10年復制照片檔案張/冊六要素放入照片、底片冊中保管2年抽查5年徹查第三章怎樣管好檔案2.歸檔要求3.10.2聲像檔案歸檔與整41第三章怎樣管好檔案1.定義：指在數(shù)字設備與環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件指具有保存價值的已歸檔的電子文件與相應的支持軟件和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。2.電子文件管理要點：收集齊全、本末不漏、脫機保存、適時檢測、有效標識、與時歸檔3.電子檔案管理要點：按件（張）整理、目錄完整、妥善保管、小心利用電子文件電子檔案3.11.1電子檔案管理辦法第三章怎樣管好檔案1.定義：電子文件電子檔案3.11.1電42第三章怎樣管好檔案1.實物檔案分類2.實物檔案管理要點：次年歸檔、按件整理、參見互聯(lián)、標識明了、專柜保存實物檔案證照印章榮譽3.12.1實物檔案管理辦法模型第三章怎樣管好檔案實物證照印榮3.12.1實物檔案管理辦法43重視重要價值體現(xiàn)綜合保障宣傳保管體系制度機構(gòu)人員硬件資源憑證查考檔案是公司資產(chǎn)服務開發(fā)加強基礎管理引導執(zhí)行推動信心對檔案工作充滿信心重重價值體現(xiàn)綜合保障宣保體制機人硬資源憑證查考檔服開加引導執(zhí)44人有了知識，就會具備各種分析能力，明辨是非的能力。所以我們要勤懇讀書，廣泛閱讀，古人說“書中自有黃金屋?！蓖ㄟ^閱讀科技書籍，我們能豐富知識，培養(yǎng)邏輯思維能力；通過閱讀文學作品，我們能提高文學鑒賞水平，培養(yǎng)文學情趣；通過閱讀報刊，我們能增長見識，擴大自己的知識面。有許多書籍還能培養(yǎng)我們的道德情操，給我們巨大的精神力量，鼓舞我們前進。人有了知識，就會具備各種分析能力，45物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案為什么要管好檔案12怎樣管好檔案3通過閱讀文學作品，我們能提高文學鑒賞水平，培養(yǎng)文學情趣；物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件物業(yè)檔案管理培訓課件46雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案為什么要管好檔案12怎樣管好檔案3雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學習三個基本問題什么是檔案47第一章什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保存價值的并保存?zhèn)洳榈奈募牧稀?.1、檔案的定義是文件材料是使用完畢或告一段落的文件材料是具有保存價值的文件材料123是保存?zhèn)洳榈奈募牧?第一章什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保48第一章什么是檔案文件：公司在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形是信息記錄材料載體形式多樣原生性和相關(guān)性內(nèi)容極其豐富實質(zhì)是信息是各種載體形式的是公司直接產(chǎn)生和形成的是各項工作和活動中形成的1.2、文件的定義成的各種載體形式的信息記錄材料。第一章什么是檔案文件：公司在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形49第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系文件檔案整理歸檔具有保存價值使用完畢或告一段落半現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件文件生命周期形成者部門資料室項目檔案室100%10—70%3—10%第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系文件檔案整理歸檔具50第一章什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依附載體保管！電子時代面臨的挑戰(zhàn)—信息與實體分離前端控制包含信息內(nèi)容保密過程管理方式變革第一章什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依保管！電51第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財務管理綜合管理類其它類檔案基本分類經(jīng)營管理營銷管理多種經(jīng)營技術(shù)類物業(yè)管理基建工程設備儀器特殊載體第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財務管理綜合管52第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用記錄公司歷史著錄公司資產(chǎn)

維系公司正常運轉(zhuǎn)保護公司合法權(quán)益1234憑證作用參考作用第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用記錄公司53第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現(xiàn)決策計劃組織領(lǐng)導創(chuàng)新控制倫理文化信息檔案P(plan)D(do)C(check)A(again)第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現(xiàn)決54第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則集中統(tǒng)一管理本公司全部檔案維護檔案完整與安全便于各項工作的利用123第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則集中55第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業(yè)務工作組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務指導統(tǒng)一制度統(tǒng)籌規(guī)劃積累收集整理歸檔利用鑒定統(tǒng)計整理保管分類編號辦法庫房管理辦法利用辦法鑒定辦法統(tǒng)計辦法綜合類規(guī)范技術(shù)類規(guī)范歸檔辦法收集范圍文件轉(zhuǎn)化為檔案日常工作3.0.2檔案工作結(jié)構(gòu)展開圖部門文員DAGL人員指導監(jiān)督檢查文件管理工作檔案管理工作檔案工作第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業(yè)務工作組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督56第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機構(gòu)集團綜合DAS項目綜合DAS區(qū)域綜合DAS部門ZLS部門ZLS集團行政中心區(qū)域行政中心項目行政人事部部門部門三層架構(gòu)雙線管理工程ZLS工程部表示領(lǐng)導表示指導表示虛擬機構(gòu)第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機構(gòu)集團綜合DA57第三章怎樣管好檔案主管領(lǐng)導行政管理部門檔案主管3.1.2檔案管理崗位和職責檔案管理員工程資料員部門文員納入規(guī)劃解決關(guān)鍵協(xié)調(diào)發(fā)展擬訂規(guī)劃提供條件創(chuàng)造環(huán)境制定計劃樹立標準檢查指導提升業(yè)務抓住頭尾控制過程圖紙管理竣工驗收貫徹標準開展業(yè)務基層指導執(zhí)行制度整理文件保管保密第三章怎樣管好檔案主管領(lǐng)導行政管理部門檔案主管3.158第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務，規(guī)劃目標和發(fā)展方向制度、標準、規(guī)范的制定、維護、實施施加外部壓力（職責考核）/激發(fā)內(nèi)部動力（示范）以目標為導向的過程控制（報表巡查）標準指引和行為修正（培訓總結(jié)咨詢）統(tǒng)一制度組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務指導統(tǒng)籌策劃第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務，59第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有保存價值有清退要求文件處理方式超過保管期限有參考價值重份文件3.2.1文件處理方式視情況酌定二次利用需判斷保密性權(quán)威性（紅頭紅章）用途（報批對外）等因素二次利用出賣積累收集整理積累收集清理回復與外單位重份文件第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有保存價值有清60第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點要素責任者時間要求標準/范圍積累形成者隨時與時完整工作范圍內(nèi)形成的所有文件收集文員定時與時齊全完整系統(tǒng)整理文員隨時+定時齊全完整準確系統(tǒng)規(guī)范《綜合類整理規(guī)范》《技術(shù)類整理規(guī)范》歸檔文員隨時+定時與時完整《歸檔辦法》第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點要素責任者時間61第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按卷裝盒基本原則整理時間、地點方便靈活方式簡潔，減少工作量便于利用，有利保密123優(yōu)點有保存價值，屬歸檔范圍基本前提件：具有完整、獨立意思表達的文件基本整理單位卷：具有內(nèi)在邏輯聯(lián)系的件的集合與基本保管單位第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按62第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類排列編號編目裝盒自然件組合件（規(guī)格）原裝訂裝線裝粘裝年度（大）問題保管期限問題時間全宗號年度保管期限件號問題件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注封面盒脊備考表第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類63第三章怎樣管好檔案全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號3.2.5歸檔章填寫示例A200710.1.011第三章怎樣管好檔案全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編64第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1地產(chǎn)置業(yè)雅集行中〔2007〕2號關(guān)于“推選2006年度‘優(yōu)秀經(jīng)理’候選人”事宜200701122含附件第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例件號責任者65第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背與備考表填寫示例全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號

本卷為2007年營業(yè)執(zhí)照變更資料，共10件，10頁。A200710.1.01起止件號1-1001盒內(nèi)文件情況說明整理人：歐瑩（手簽）2007年3月20日檢查人：郭杰（手簽）第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背與備考表填寫示例66第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期文件工程竣工文件工程竣工驗收文件立項審批勘測設計施工竣工圖監(jiān)理責任者建設單位勘測單位設計單位施工單位監(jiān)理單位建設單位職能全過程收集、整理、歸檔全過程標準1.遵照所在地城建檔案規(guī)范2.結(jié)合相關(guān)專業(yè)標準3.參考公司《工程文件歸檔管理規(guī)定》4.圖紙依據(jù)《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期67第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷排列編目裝訂原則要求方法卷內(nèi)案卷頁號封面目錄備考表皮裝盒裝夾裝第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷排列編目68第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標方法/措施歸檔范圍齊全：數(shù)量而言整個公司完整流程完整：每一份歸檔文件內(nèi)容完整了解流程熟悉范圍歸檔時間定時限時隨時熟悉計劃把握重點歸檔份數(shù)一份/多份價值性實用性結(jié)合質(zhì)量審核準確：最終版本簽字蓋章手續(xù)完備清晰：表面清潔字跡線條清晰規(guī)范：經(jīng)過系統(tǒng)整理耐久：載體書寫材料金屬物過程控制培訓示范第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標方法/措69第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管營銷策劃銷售管理銷售合同綜合管理服務管理物業(yè)合同行政管理行政綜合人力資源企業(yè)文化信息管理經(jīng)營管理經(jīng)營綜合目標計劃審計監(jiān)察立項設計施工籌備監(jiān)理竣工財務管理財務綜合資金管理會計檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)管理職能結(jié)合內(nèi)容與形成特點保持有機聯(lián)系便于管理和開發(fā)利用基于核心業(yè)務的職能分類第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管營銷策70第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法全宗號+分類號（一級類目+二級類目+三級類目）+件號/卷號檔號構(gòu)成：從1開始編流水號兩位數(shù)字從01~99八分制先1~8再91~98十進位制從0~9大寫英文字母表示注：綜合管理類、特殊載體類檔案用以表示件號，技術(shù)類用以表示卷號第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法全宗號+分類號（一71第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—1件號表示第1件三級類目表示機構(gòu)管理二級類目表示行政綜合一級類目表示行政管理全宗號表示集團本部綜合管理類特殊載體類檔號需與年度與保管期限結(jié)合使用第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—72第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法原則以防為主，防治結(jié)合，嚴格日常管理要求防盜放火防潮防蟲防鼠措施門窗緊固庫房嚴入嚴禁明火安全用電置滅火器禁水沖地置除濕機放置藥品禁堆雜物勤關(guān)門窗要求防塵防高溫防強光防輻射防有害氣體措施清潔掃除門窗緊固置空調(diào)器置溫濕度計外窗遮陽遠輻射源置防磁柜遠離污染源裝具布置與墻間隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法從里到外、從左到右、從上到下溫濕度溫度14℃-24℃，濕度45%-60%

，日記年結(jié)第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法原則以防為73第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫房布置示意圖門窗表示不小于60cm庫房要求：

功能分區(qū)，輕重有別，標識清晰；新建房宜等三個月，裝修房宜等一個月后搬入；選擇干燥樓層，不宜設在地下室、頂層或平房；遠易燃易爆物和污染源1234第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫房布置示意圖門窗表示不小74第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價值鑒定法方法5-10年一次頻率申請鑒定成立鑒定小組價值鑒定形成鑒定報告銷毀審批同意審批同意留存1-2年鑒定銷毀程序后續(xù)工作內(nèi)容來源完整程度載體形式第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價值鑒定法75第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標體系檔案數(shù)量統(tǒng)計檔案管理統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計綜合統(tǒng)計專題統(tǒng)計人員統(tǒng)計設備統(tǒng)計用量統(tǒng)計用戶統(tǒng)計分類統(tǒng)計環(huán)境統(tǒng)計鑒定統(tǒng)計整理統(tǒng)計檔案輔助統(tǒng)計3.6.1檔案統(tǒng)計指標體系方案調(diào)查整理分析程序第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計檔案檔案檔案綜合統(tǒng)計專題統(tǒng)計人員76第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標分析歸檔率U查準率Z完整率V準確率W查全率Q3.6.2檔案統(tǒng)計指標分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%

W=W1/W2×100%Q=Q1/Q2×100%第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計歸檔率查準率完整率準確率查全率377第三章怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述樹立服務意識利用前提配備服務設施建立檢索體系主動性利用要求針對性與時性多元化保密性熟悉館藏，了解需求用戶分類，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，內(nèi)容多元用戶分類，秘密分級在恰當?shù)臅r間，以恰當?shù)姆绞?，將恰當?shù)臋n案提供給恰當?shù)挠脩衾米谥嫉谌略鯓庸芎脵n案3.7.1檔案利用概述樹立服務意識利用前78第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次信息閱覽出借復制供應電話查檔網(wǎng)絡查詢咨詢編研3.7.2檔案利用方式第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次79第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人員中基層管理人員工程技術(shù)人員利用范圍綜合性、可靠性強，涉與面廣具體詳盡實用性強的信息針對性強內(nèi)容具體利用內(nèi)容政策性和分析論證文件，決策方案決策依據(jù)反饋意見等工作關(guān)聯(lián)度高的內(nèi)部信息項目專業(yè)信息、標準化文件、專利等利用時間緊急（針對性強篩選加工信息密度高）綜合迅速與時利用方式委托（適合主動上門服務）綜合綜合第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人80第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門負責人行政負責人主管副總裁（區(qū)域/項目負責人）普通⊙秘密⊙⊙機密絕密⊙⊙⊙內(nèi)部利用要素對口部門負責人行政負責人主管副總裁（區(qū)域/項目負責人）普通⊙⊙秘密⊙⊙（集團行政中心負責人）⊙機密絕密⊙⊙⊙外部利用第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門負責人81第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于利用保管嚴守庫房、重點監(jiān)控、專題索引、調(diào)整密級利用利用審批、勤于監(jiān)督、出借謹慎、與時歸還過程保密人員保密樹立保密意識牢記保密要務（422）簽定保密協(xié)議泄密必將追究把好門、守住口、記于心第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于82第三章怎樣管好檔案3.9.1設備檔案管理概