某建設(shè)公司會計電算化管理制度

精品文檔精心整理精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔中通建設(shè)公司會計電算化管理制度一、會計電算化崗位責(zé)任制（一）會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。（二）電算化會計崗位和工作職責(zé)劃分如下：1.電算主管：負責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗，可由會計部經(jīng)理兼任。2.軟件操作：負責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平；可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。3.審核記賬：負責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計兼任。4.電算維護：負責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)；此崗要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)，應(yīng)由專職人員擔(dān)任。5.數(shù)據(jù)分析：負責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平，可由會計部經(jīng)理兼任。二、會計電算化操作管理制度1.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。2.預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿。3.操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件。4.根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作日志，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。三、計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度1.保證機房設(shè)備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)，保持機房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。2.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，建立如“口令”、只讀等措施；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設(shè)備進行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)；在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督。4.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性，如安裝不間斷電源，保證停電時，能有時間保存資料。5.健全必要的防治計算機病毒的措施：如安裝殺毒軟件，且每星期更新殺毒軟件，每星期掃描內(nèi)存；嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。6．建立系統(tǒng)風(fēng)險評價體系，由電算主管及電算維護人員定期分析。四、電算化會計檔案管理制度1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由會計檔案管理人員負責(zé)。3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。4.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。5.通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。五、本制度是公司《會計制度》的重要部分，由公司財務(wù)總監(jiān)制定，解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財務(wù)總監(jiān)。六、本規(guī)范自2002年1月1日起實施。

附件：會計電算化基礎(chǔ)工作規(guī)范1.目的由于本公司的會計核算工作已分別完成電算化進程相當(dāng)長的時間，針對相當(dāng)一部分的（即除銀行、現(xiàn)金賬外）手工賬已經(jīng)取消，管理上需要用新的方法、新的規(guī)定來保障核算質(zhì)量，以及確保系統(tǒng)穩(wěn)定持續(xù)地運行。特制定本規(guī)定。2.財務(wù)部電腦管理2.1財務(wù)部電腦在公司電腦方的管理下在部門內(nèi)根據(jù)工作需要進行調(diào)配。2.2部門內(nèi)電腦及財務(wù)軟件的密碼屬于財務(wù)機密，不得向部門以外的人員泄露。2.3使用外部軟秀須經(jīng)電腦房進行防病毒檢測，證明無病毒后方可使用。2.4如遇電腦異常須及時報告并請電腦方人員進行維護。3.財務(wù)軟件的管理3.1系統(tǒng)管理3.1.1由系統(tǒng)管理人員負責(zé)管理財務(wù)軟件的使用、用戶權(quán)限分配等事宜。3.1.2系統(tǒng)管理人員要嚴守超級用戶密碼不被泄露，并定期更換。3.1.3系統(tǒng)操作人員自行設(shè)置密碼并注意保密及定期更換。3.2財務(wù)數(shù)據(jù)管理3.2.1財務(wù)電腦數(shù)據(jù)信息系包含全部與財務(wù)有關(guān)的賬簿資料、各種報表、分析性資料及其它部門報送財務(wù)保存或經(jīng)財務(wù)加工處理后而生成的信息。3.2.2全部電腦數(shù)據(jù)的所有權(quán)屬于本公司所有，未經(jīng)授權(quán)不得將數(shù)據(jù)攜帶到公司以外在地方或者復(fù)制提供給非財務(wù)的人員。3.2.3任何人不論何種原因離開公司時，都不得帶走、修改或破壞電腦數(shù)據(jù)，違者將受到公司或法律的追究。3.2.4為增強數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)因受電腦病毒感染等問題使財務(wù)數(shù)據(jù)遭到到破壞、丟失，相關(guān)崗位和全體操作者，應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)定和安全規(guī)定。3.2.5個人電腦單機數(shù)據(jù)①個人電腦單機數(shù)據(jù)系指個人因工作需要而制作的各處財務(wù)揶表、說明及報告等輔助資料。②由于個人電腦單機數(shù)據(jù)所有權(quán)屬于公司所有，未經(jīng)授權(quán)不得將數(shù)據(jù)設(shè)置密碼、攜帶到公司以外在地方或者復(fù)制提供給非財務(wù)部的人員。③個人電腦所制作的所有文件完成后均須打印后存檔，并同時打印出文件在電腦中所存在的目錄、文件名稱、表格名稱、制表人、打印日期及時間要素，便于文件的查找。④個人電腦中所存在的文件無論文件大小、資料重要程度，在電腦硬盤允許存放的情況下，不要輕易將文件刪除。⑤對于重要文件要做好軟盤備份工作，并在備份盤標(biāo)簽上注明備份內(nèi)容。3.2.6服務(wù)器及內(nèi)部網(wǎng)上數(shù)據(jù)①財務(wù)軟件數(shù)據(jù)須每季度打印并存檔，確保數(shù)據(jù)安全。②由系統(tǒng)管理員進行財務(wù)軟件數(shù)據(jù)的備份工作。系統(tǒng)管理員必須每天下班前在外掛硬盤進行備份，采取單雙日兩套備份制度，單日備份時覆蓋上次單日備份數(shù)據(jù)，雙日備份時覆蓋上次雙備份數(shù)據(jù)。③每月結(jié)賬后進行一次年度備份，年度備份一共12次，到下年度的同月備份時覆蓋。④每月至少一次與電腦工程師一起檢查日常備份的效果。4.電腦核算4.1記賬憑證的編制4.1.1記賬憑證必須按要求輸入，科目運用需符合會計制度要求。特別要注意借貸方的紅藍字運用，以不影響賬務(wù)正常的借貸方發(fā)生額為妥。4.1.2記賬憑證的摘要應(yīng)簡明、扼要，每行應(yīng)根據(jù)科（子目）內(nèi)容分別輸入，并能說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。4.1.3發(fā)生調(diào)賬業(yè)務(wù)時，若情況復(fù)雜的，必須要附有詳細的書面的說明。4.1.4記賬憑證編制輸入后，須由制證人打印、粘貼附件后簽字或蓋章，再由憑證審核人結(jié)合電腦分錄審核簽字（章）。4.1.5記賬憑證的所有內(nèi)容不得涂改，若發(fā)生錯誤應(yīng)在電腦中改寫并重新打印。4.1.6記賬憑證必須寫清附件張數(shù)、附件應(yīng)粘貼可靠防止遺失。記賬憑證的附件未經(jīng)請示（部門經(jīng)理），嚴禁抽出。經(jīng)同意抽出的，應(yīng)予復(fù)印并在復(fù)印件上書面說明，并加蓋審核章。4.1.7現(xiàn)金、銀行收付憑證在收付款同時，出納員和收款人必須簽字。4.1.8所有收、付、轉(zhuǎn)憑證的附件，在收款或付款及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)完成的同時，必須由相關(guān)人員加蓋收、付、轉(zhuǎn)訖章。4.2記賬憑證的審核4.2.1記賬憑證的審核除注意以上內(nèi)容外，還應(yīng)審核原始憑證的合法性與合理性及會計分隸的合法、合理性（如原始憑證的核銷手續(xù)是否健全，是否符合國家與企業(yè)的相關(guān)制度規(guī)定，原始憑證本身是否合法有效；會計分錄運用是否得當(dāng)，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的表達是否正確，處理本身是否會給企業(yè)造成額外經(jīng)濟損失等）、審核單證金額是否一致等。5.1初始化5.1.15.1.25.1.35.1.45.1.5所有期初數(shù)據(jù)的輸入，必須是根據(jù)會計業(yè)務(wù)的要求，對所有必須分解的科目余額進行分解。因定資產(chǎn)科目必須按存放地點逐筆錄5.2電腦核算由于會計軟件自動生成電腦賬余額，確保了計算過程的準(zhǔn)確性，徹底解放了記賬與結(jié)賬的工作。因此，電腦核算的工作重點，除了原來的制證、憑證審核仍要繼續(xù)重視和加強以外。應(yīng)將加強對暫掛款的跟蹤與處理；清理長期的應(yīng)收（含其他應(yīng)收）未收款或長期的預(yù)付款項；按月收面核對內(nèi)部往來賬項，按季書面核對外部往來；加強對固定資產(chǎn)的管理；按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，確保費用水平的均衡性；認真分析費用水平升降的原因，與相關(guān)部門緊密配合，努力降低費用消耗；按季進行預(yù)算的跟蹤工作，為管理層提供決策依據(jù)。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度(樣例)一、系統(tǒng)管理制度１、財務(wù)用計算機應(yīng)做到專機專用，最好不要做其它工作。２、除被允許操作財務(wù)軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人未經(jīng)允許不得用機。３、每次用計算機必須使用不間斷電源(UPS),以避免意外斷電造成核算數(shù)據(jù)丟失影響系統(tǒng)運行。４、計算機禁止用外來軟盤，堅決禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機感染病毒。５、有上、下級單位送來的數(shù)據(jù)盤，在使用前，必須做好查病毒工作。６、計算機發(fā)生故障應(yīng)及時維護。如果沒有能力維修，應(yīng)及時與銷售計算機的單位取得聯(lián)系。７、財務(wù)軟件運行中發(fā)生錯誤時，應(yīng)及時排除，如無法處理，應(yīng)及時與財務(wù)軟件銷售單位取得聯(lián)系以便及時解決問題。二、系統(tǒng)維護為保障電算化系統(tǒng)的正常運行，需要進行經(jīng)常性的系統(tǒng)維護，其任務(wù)主要包括：１、對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行。２、在系統(tǒng)發(fā)生故障和出現(xiàn)異常時，排除和恢復(fù)運行。３、在系統(tǒng)擴充時，負責(zé)安裝、調(diào)試，直至運行正常。４、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護工作。５、系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)需要每天進行備份。三、系統(tǒng)硬件維護１、一般情況下每周應(yīng)全面檢查一次計算機硬件系統(tǒng)，并做好檢查記錄。２、在系統(tǒng)運行過程中，出現(xiàn)硬件故障，及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄。３、在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后，由系統(tǒng)管理員與維護員共同研究決定，并由系統(tǒng)維護人員實施安裝和調(diào)試。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計電算化管理制度一、電算化崗位責(zé)任根據(jù)財稅部門有關(guān)電算化管理規(guī)章制度及公司的管理核算特點，為穩(wěn)妥高效地開展會計電算化工作，公司財務(wù)部設(shè)置以下工作崗位：財務(wù)經(jīng)理對公司電算化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件的使用及應(yīng)用項目進行決策，領(lǐng)導(dǎo)各財務(wù)人員高質(zhì)量、高效率、穩(wěn)定地開展會計電算化工作。會計主管1、積極配合財務(wù)經(jīng)理的工作，制訂公司電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度等，為財務(wù)經(jīng)理提供相關(guān)決策依據(jù)；2、根據(jù)公司特點合理設(shè)置電算化工作崗位，正確分配系統(tǒng)各級操作人員的使用權(quán)限，組織協(xié)調(diào)好各財務(wù)人員開展各項具體的會計電算化工作；3、經(jīng)常檢查各項電算化工作的執(zhí)行情況和結(jié)果，嚴格執(zhí)行責(zé)任制對各崗位人員責(zé)任的約束條款。系統(tǒng)管理1、參與制訂公司會計電算化發(fā)展規(guī)劃及管理制度；2、執(zhí)行對操作人員的管理和對計算機檔案管理的職責(zé)；3、對系統(tǒng)軟硬件的日常運行進行維護，及時排除系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的各種故障，確保系統(tǒng)正常穩(wěn)定地運行。會計電算化管理制度檔案管理1、及時備份系統(tǒng)中各種帳表數(shù)據(jù)，并分類編號存檔，數(shù)據(jù)備份至少做一次硬盤備份和兩次軟盤備份；2、對打印輸出的憑證、帳簿、報表等應(yīng)及時裝訂存檔；3、對系統(tǒng)軟硬件相關(guān)的光盤、磁盤、使用手冊等資料進行分類編號，妥善保管。成本、計劃管理配合財務(wù)經(jīng)理及會計主管、系統(tǒng)管理人員工作，保證電算化日常工作正常進行；制訂財務(wù)計劃，管理控制成本，對公司經(jīng)濟活動進行準(zhǔn)確而及時的財務(wù)分析，為財務(wù)經(jīng)理決策提供依據(jù)；為會計主管提供崗位責(zé)任制的考核依據(jù)。系統(tǒng)操作根據(jù)會計主管、系統(tǒng)管理人員對本崗位工作的具體安排、要求開展工作；及時準(zhǔn)確地輸入、打印輸出各種記帳憑證、帳簿、會計報表；及時準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)查詢所需的各種財務(wù)數(shù)據(jù)；正確使用權(quán)限內(nèi)系統(tǒng)中的各種功能。會計電算化管理制度審核審核原始憑證的合法性、有效性以及是否手續(xù)齊全；審核系統(tǒng)操作人員輸入的記帳憑證，確保系統(tǒng)記帳憑證的制作質(zhì)量；審核系統(tǒng)內(nèi)總帳與明細帳、輔助帳及記帳憑證等是否試算平衡；審核會計報表是否與相關(guān)總帳金額一致平衡。資金管理負責(zé)銀行、現(xiàn)金出納崗、收入、往來崗的日常管理；負責(zé)流動資金的日常核算管理；負責(zé)每日制印收入日報表及現(xiàn)金日報表；負責(zé)對門票、發(fā)票、收據(jù)等重要票據(jù)的日常管理。會計電算化管理制度二、會計帳表的初始化每個獨立核算的會計單位只能在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立一套帳。新套帳必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、主管會計同意后方能在電算化系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)“）內(nèi)設(shè)立。需要更多的管理制度，請到manaren設(shè)置會計科目時，必須按照現(xiàn)行財務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實際情況來設(shè)置各級會計科目的名稱及編碼；同時應(yīng)本著利于簡化核算、便于各種會計報表從電腦帳中自動取數(shù)的原則，合理適當(dāng)?shù)貙Σ糠挚颇吭O(shè)置輔助核算功能。會計科目一經(jīng)設(shè)定并已正式運用于系統(tǒng)中制單和記帳等功能，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂；因核算需要而需新增的會計科目則可在系統(tǒng)中增設(shè)。轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)于新會計年度開始后的20日內(nèi)完成年初轉(zhuǎn)帳的工作，對結(jié)轉(zhuǎn)后的年初余額試算平衡、對帳無誤后，新會計年度電腦帳方可使用。對于已成功結(jié)轉(zhuǎn)的年初余額，不得隨意修改，以避免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的紊亂。套帳初始化工作完成后，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度規(guī)定并結(jié)合公司實際情況，及時在電子報表系統(tǒng)中編制《利潤及利潤分配表》、《資產(chǎn)負債表》、《財務(wù)狀況變動表》、《管理費用明細表》等基本會計報表以及公司內(nèi)部管理需要而要求編報的各種明細表等，并設(shè)定各種報表從系統(tǒng)取數(shù)的公式單元和批處理命令等。各種報表格式及公式單元、批處理命令等一經(jīng)設(shè)定，不得隨意修改。會計電算化管理制度三、日常帳務(wù)處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)原始憑證經(jīng)審核后應(yīng)于兩日內(nèi)編制記帳憑證，并輸入系統(tǒng)，填制憑證時，應(yīng)規(guī)范簡要填寫摘要。當(dāng)日所有原始憑證都輸入系統(tǒng)后，審核人員應(yīng)及時審核記帳憑證，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時修改，確保當(dāng)日輸入的憑證都正確無誤。記帳憑證經(jīng)審核、修訂無誤后，即應(yīng)打印輸出，并將打印出的已審核憑證和與其相對應(yīng)的原始憑證裝訂，以備存檔。記帳憑證經(jīng)審核、打印輸出后，制單人員應(yīng)及時在系統(tǒng)中記帳，記帳憑證未打印出之前，不得記帳。當(dāng)日憑證都輸入、審核、記帳后，應(yīng)及時查詢打印當(dāng)日現(xiàn)金收支情況日報表，以便于及時掌握現(xiàn)金收支狀況。月末所有原始都已輸入系統(tǒng)并已記帳后，應(yīng)及時運用系統(tǒng)匯總功能，對所有已記帳憑證進行匯總，并打印輸出匯總表；同時運用對帳、試算平衡等功能，核對各科目總帳、明細帳與輔助核算帳等，帳帳核對無誤后，即可開始編制當(dāng)期會計報表。各種基本會計報表應(yīng)于該會計期后五日內(nèi)編制完成并報出。會計報表報出之前應(yīng)認真與系統(tǒng)有關(guān)帳簿、憑證進行核對，如帳表不符，應(yīng)及時查找原因，并進行相應(yīng)調(diào)整，直至帳表一致。其他輔助報表則應(yīng)于核對無誤后在該會計期后十日內(nèi)編報完畢。經(jīng)過層層核對，確認帳證一致、帳帳一致、帳表一致后，且確認當(dāng)期發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)已全部反映在系統(tǒng)帳中，則可由財務(wù)主管對當(dāng)期會計帳結(jié)帳。結(jié)帳后，則不可也不能修改當(dāng)期會計數(shù)據(jù)。會計電算化管理制度四、系統(tǒng)各級操作員權(quán)限分工序號使用功能權(quán)限權(quán)限運用人員備注1財務(wù)分工1表中“權(quán)限使用人員”數(shù)碼的代表意義如下：1—會計主管2—系統(tǒng)管理人員3—系統(tǒng)操作人員4—資金管理人員5—審核人員6—成本管理人員7—檔案管理人員上列崗位中，一名工作人員最多可擔(dān)任三個，但制單、制表和審核崗位不可由一人兼任；出納和資金管理不可由一人兼任。2建帳、科目初始設(shè)置1、2、33期初余額管理1、2、34制單、匯總、記帳1、35憑證審核1、56對帳、試算平衡1、3、57結(jié)帳、恢復(fù)記帳前狀態(tài)1、28自動轉(zhuǎn)帳定義、生成1、39查詢、打印1、3、5、610數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)1、2、711刪除以前年度數(shù)據(jù)1、212重建帳、帳套參數(shù)調(diào)整1、213上機日志1、214銀行現(xiàn)金管理1、415計劃管理1、616項目管理1、3、517部門管理1、3、518匯率管理1、3、519單位往來1、3、520個人往來1、3、521報表初始化1、2、322編制報表1、323報表審核1、524報表修改1、5會計電算化管理制度五、會計電算化檔案管理會計電算化檔案定義主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序等，并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算數(shù)據(jù)及系統(tǒng)開發(fā)運行中的全套文檔資料。檔案管理任務(wù)收集和整理應(yīng)存檔的會計資料；保管和利用好會計檔案；需要更多的管理制度，請到manaren遵守會計檔案的保存期限。檔案管理內(nèi)容一、會計憑證的收集、整理和存檔收集齊全應(yīng)存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原始憑證是否齊全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；與負責(zé)憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續(xù)；應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂；認真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查閱。會計電算化管理制度二、會計帳簿的收集、整理和存檔各業(yè)務(wù)日或各月的會計帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)維護；會計年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂；檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時，應(yīng)認真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對所有帳簿進行歸類、編號，妥善保存；會計帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項目都應(yīng)填列齊全清晰。三、會計報表的收集、整理和存檔各會計期的會計報表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負責(zé)保管；會計年度終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員；檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應(yīng)對會計報表分類編號歸檔；會計報表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項目都應(yīng)填列齊全清晰。四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔每月結(jié)帳前，各會計主管都應(yīng)對會計數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全；會計電算化管理制度備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理；備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封；備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點。檔案的保管和利用只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、會計主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；會計電算化檔案發(fā)生缺損時，應(yīng)重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理人員簽字認可后歸檔；查閱已存檔的會計核算資料應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，查閱時不得在會計檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)；對于存儲在硬盤上的會計數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改操作。檔案保存期限對打印出的會計檔案，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行；軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進行存毀。會計電算化管理制度六、上機操作登記計算機操作人員必須每日登記當(dāng)天上機操作情況，填列內(nèi)容主要為操作時間、操作人姓名、操作內(nèi)容、機器運行情況等；如在操作過程中機器或系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向系統(tǒng)管理人員報告，同時將運行情況作詳細記錄；未進行登記者，不得作任何軟硬件的維護操作；系統(tǒng)管理人員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及對其處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有所記載；對于重大運行故障，出按規(guī)定登記外，還應(yīng)另行填寫故障報告單，向有關(guān)管理人員報告；系統(tǒng)管理人員應(yīng)每天運用系統(tǒng)中“上機日志”功能，查詢當(dāng)日各操作人員上機操作情況，并與當(dāng)日上機記錄核對；操作記錄應(yīng)每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年度終了再整理歸檔。會計電算化管理制度七、硬件設(shè)備維護硬件維護范圍打印機1工作站1打印機1工作站1網(wǎng)線網(wǎng)線打印機2工作站2打印機2工作站2服務(wù)器服務(wù)器打印機3打印機3工作站3工作站3工作站4工作站4注：上圖為我公司電算化專用設(shè)備主要配置情況。需要更多的管理制度，請到manaren會計電算化管理制度硬件維護與管理會計電算化專用硬件設(shè)備由財務(wù)部統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用電算用計算機；確需使用時必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并確認不會影響會計電算的正常工作，切操作使用時必須進行操作登記；為使