接待工作管理制度

接待工作管理制度接待工作管理制度接待工作管理制度xxx公司接待工作管理制度文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度接待工作管理制度第一章總則第一條為樹立公司的良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范、有序，特制定本制度。第二條接待工作的原則是：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。第三條本制度適用于公司較大活動(dòng)、會(huì)議和業(yè)務(wù)往來等接待工作。第二章管理職責(zé)第四條行政部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。第五條行政部負(fù)責(zé)人審核接待計(jì)劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項(xiàng)及接待費(fèi)用，報(bào)總經(jīng)理審批。第六條公司各部門負(fù)責(zé)本部門的接待工作；每月統(tǒng)計(jì)接待情況報(bào)行政部登記備案；同時(shí)應(yīng)完成公司安排的各項(xiàng)接待任務(wù)。第三章類型與標(biāo)準(zhǔn)第七條本辦法所指接待對(duì)象，按來訪事由不同，主要分成以下幾種類型：（一）公務(wù)來訪1、政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作；2、合作單位來公司洽談工作事宜；有合作意向的投資單位、金融機(jī)構(gòu)來公司考察；重要客戶參觀考察。（二）參觀來訪l、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察工作；2、各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來公司參觀考察；3、主要客戶參觀考察。（三）會(huì)議活動(dòng)來訪應(yīng)邀前來參加公司會(huì)議、活動(dòng)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家、新聞?dòng)浾叩?。（四）其他來訪客人。第八條按接待對(duì)象級(jí)別不同和對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。第九條招待原則和標(biāo)準(zhǔn)：（一）參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐。公務(wù)來訪招待餐標(biāo)按每人100-130元，會(huì)議和參觀來訪招待餐標(biāo)按每人80-100元，其他來訪客人來訪招待餐標(biāo)按每人60-80元。接待用酒分別為二、三、三檔位的酒水。（二）住宿標(biāo)準(zhǔn)：1、一般來訪客人安排公司簽訂協(xié)議的酒店普通標(biāo)準(zhǔn)間；2、公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來賓住宿，由行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意安排。第十條用車標(biāo)準(zhǔn)：（一）一般公務(wù)來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由行政部統(tǒng)一調(diào)度；（二）列入計(jì)劃的重要來賓來訪用車，公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計(jì)劃中明確。第十一條接待規(guī)格：重要來賓由董事長或總經(jīng)理出面接待會(huì)晤；其他來賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。第四章計(jì)劃與準(zhǔn)備第十二條行政部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或單位重要來訪預(yù)約時(shí)，應(yīng)做書面登記。對(duì)重要來賓接待，須在詳細(xì)了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，報(bào)總經(jīng)理審定后及時(shí)通知相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)一般來賓酌情安排業(yè)務(wù)對(duì)口部門接待。第十三條公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，須填寫《接待申請(qǐng)單》報(bào)行政部，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政部協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前2天告知行政部；對(duì)時(shí)間緊迫的臨時(shí)重要接待任務(wù)，可先在電話中請(qǐng)示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。第十四條重要來訪接待計(jì)劃應(yīng)載明以下內(nèi)容：（一）接待類別：公務(wù)來訪、參觀、參加會(huì)議或其他。（二）來賓基本情況l、來訪單位名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；2、來訪具體時(shí)間、人數(shù)，當(dāng)?shù)嘏阃瑏碓L的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；3、來訪的目的和要求；4、在本地停留的天數(shù)。（三）具體接待安排l、明確主要接待的部門，相關(guān)配合的部門，接待人員分工及職責(zé)，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員；2、參觀線路或洽談、舉行活動(dòng)的場所；3、費(fèi)用預(yù)算。第十五條重要接待計(jì)劃還應(yīng)考慮以下內(nèi)容：（一）是否安排車輛接送；（二）是否需要會(huì)場布置，包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等；（三）是否制作歡迎牌、指示牌；（四）是否安排禮儀；（五）是否需要邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿；（六）是否安排攝影攝像；（七）是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料；（八）是否宴請(qǐng)，包括宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、標(biāo)準(zhǔn)；（九）是否安排住宿，是否在房內(nèi)放置鮮花水果；（十）是否安排游覽、購物、娛樂；（十一）是否需要贈(zèng)送禮品；（十二）其它需要說明的事項(xiàng)。第十六條對(duì)重要參觀來訪，主要接待部門應(yīng)按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關(guān)設(shè)施，確保環(huán)境清潔，歡迎牌的設(shè)置和內(nèi)容正確，攝像機(jī)、照相機(jī)電源充足。第十七條對(duì)重要公務(wù)來訪或會(huì)議來訪，主要接待部門應(yīng)根據(jù)計(jì)劃和來賓要求，提前預(yù)訂好來賓下榻的賓館：根據(jù)計(jì)劃預(yù)訂宴請(qǐng)的酒店：依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn)，安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計(jì)劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項(xiàng)目：定制的禮品要保證質(zhì)量。第十八條對(duì)大型會(huì)議或活動(dòng)的來訪接待，主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡介等相關(guān)資料；檢查會(huì)場水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準(zhǔn)備簽到冊(cè)、名片盒等。第十九條行政部按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應(yīng)服從行政部的統(tǒng)一調(diào)度。第五章行為規(guī)范第二十條接待禮儀：（一）儀表：面容清潔，衣著得體；（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；（三）言語：語氣溫和，禮貌文雅；（四）態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。第二十一條接待程序中要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門口或車站機(jī)場；接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序；接受名片時(shí)，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時(shí)，通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請(qǐng)”；進(jìn)電梯時(shí)要讓客人先進(jìn)，先出；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事；送客時(shí)根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。第二十二條接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司機(jī)密；對(duì)不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。第二十三條接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費(fèi)。第六章接待費(fèi)用與信息反饋第二十四條公司各部門的接待費(fèi)用在公司業(yè)務(wù)費(fèi)中列支。接待人員于完成接待任務(wù)后3天內(nèi)，按財(cái)務(wù)報(bào)銷流程報(bào)總經(jīng)理審批。第二十五條接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息稿交行政部：將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息