Office一些使用技巧

常見的錯(cuò)誤5字體、大小亂七八糟。4表格的標(biāo)題、內(nèi)容分成兩頁。3手動(dòng)去做“目錄”，煩的要死，且不美觀。2用回車去換頁，結(jié)果是“刪一行而動(dòng)全文”。1用SpaceBar去對(duì)齊或留空，如段前空兩格和圖片對(duì)齊。第一頁，共55頁。20：80只有20%的功能常用，效率很低剩下的80%通往高效第二頁，共55頁。先對(duì)Word作些調(diào)整工具——自定義——選項(xiàng)工具——選項(xiàng)——視圖——格式標(biāo)記第三頁，共55頁。從最簡(jiǎn)單的開始，快捷鍵最常用的：Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+X，Ctrl+Z不常用的對(duì)齊：Ctrl+L，Ctrl+E，Ctrl+R，Ctrl+J非常有用：Ctrl+D(字體）、Ctrl+[](字號(hào))上、下標(biāo)：Ctrl+Shift+=，Ctrl+=（如Ca2、O2）視圖大小：Ctrl+滾輪（Vista和Win7桌面也可以）以及：Ctrl+Enter（分頁），Shift+Enter（分行）第四頁，共55頁。分頁符大段文字空白，又必須換頁想放在一頁上的圖、表和文字在打印時(shí)是不會(huì)出現(xiàn)這些符號(hào)的第五頁，共55頁。換行≠換段2自動(dòng)編號(hào)一個(gè)“段”可以由幾個(gè)“行”組成，我們經(jīng)常會(huì)碰到的自動(dòng)編號(hào)，是對(duì)“段”起作用的。縮進(jìn)不同“首行縮進(jìn)”是對(duì)“段”的第一“行”起作用的，而全部“行”受“懸掛縮進(jìn)”的影響。Tips：可以由Tab來產(chǎn)生首行縮進(jìn)兩個(gè)字符的效果1第六頁，共55頁。復(fù)雜符號(hào)輸入的難點(diǎn)雙行合一合并文字自動(dòng)更正的妙用大量的化學(xué)符比如CaSO41、操作比較煩瑣2、有不足之處上下標(biāo)、分?jǐn)?shù)雙行文字公式編輯器EQ域無框表格不能輸入第七頁，共55頁。CaSO4自動(dòng)變成CaSO4利用”自動(dòng)更正“在文檔中輸入正確的“CaSO4”選中“CaSO4”之后工具

自動(dòng)更正選項(xiàng)在前面那個(gè)“替換”里輸入你想輸入的文字第八頁，共55頁。自動(dòng)更正的妙用化學(xué)符Ca2+、Mg2+、Na+、Cl-等一些常用的符號(hào)如△、α、β、γ、±、℃最有意思的是，連表格都能自動(dòng)輸入……無框表格特殊作用等下提到第九頁，共55頁。輸入同時(shí)有上下標(biāo)的符號(hào)第十頁，共55頁。分?jǐn)?shù)引發(fā)的文本行對(duì)齊的問題1、“段落”-“中文版式”-“文本對(duì)齊方式”，設(shè)成基線對(duì)齊。2、分?jǐn)?shù)部分調(diào)速成合適字體大小。（Ctrl+[])3、分?jǐn)?shù)所在行，行間距設(shè)成合適的固定值。麻煩?非也!嚴(yán)謹(jǐn)!第十一頁，共55頁。讓題注和圖表不分離第一步，加題注第二步，選中后，段落里選中與下段同頁第十二頁，共55頁。適用于圖表的列對(duì)齊技巧還是無框表格第十三頁，共55頁。適用于文字和公式列對(duì)齊技巧制表位：指水平標(biāo)尺上的位置，它指定了文字縮進(jìn)的距離或一欄文字開始的位置。類型包括：左對(duì)齊，居中對(duì)齊，右對(duì)齊，小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊和豎線對(duì)齊等

在排版時(shí)敲個(gè)“TAB”就對(duì)齊了第十四頁，共55頁。制表位，更詳細(xì)的設(shè)置不用制表位的行一定要“全部清除”左對(duì)齊中對(duì)齊右對(duì)齊前導(dǎo)符第十五頁，共55頁。查找替換的技巧轉(zhuǎn)義字符，典型是回車：^p非常多的特殊字符第十六頁，共55頁。更BT的例子，字體格式Word的“查找代換”是一個(gè)非常有意思的工具，借助精心構(gòu)造的表達(dá)式，能完成一些看起來“不可能”的任務(wù)。第十七頁，共55頁。關(guān)于”節(jié)”節(jié)：簡(jiǎn)單講，在論文中，封面是一個(gè)節(jié)，目錄是一個(gè)節(jié)，正文是一個(gè)節(jié)，文獻(xiàn)綜述又是一個(gè)節(jié)。節(jié)的編號(hào)形式，頁碼形式各有不同要求。寫畢業(yè)論文時(shí)，建議：封面和聲明一個(gè)文檔，目錄、摘要、前言、正文一個(gè)文檔，文獻(xiàn)綜述一個(gè)文檔。第十八頁，共55頁。大綱級(jí)別和文檔結(jié)構(gòu)圖大綱級(jí)別：是一段文字在整個(gè)文檔中的“地位”，如一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題、三級(jí)標(biāo)題、正文。右鍵菜單“大綱”選上好處指哪跳哪第十九頁，共55頁。樣式和格式每段文字：都有自己的格式，如字體、段落、制表位等第二十頁，共55頁。三位一體的組合在一段文字之中利用好樣式和格式能快速設(shè)置文字格式生成大綱和文檔結(jié)構(gòu)圖減少差錯(cuò)和提高寫作效率第二十一頁，共55頁。以畢業(yè)論文為例第二十二頁，共55頁。生成符合要求的樣式把文字格式設(shè)置好后，選中，點(diǎn)“新樣式”。第二十三頁，共55頁。磨刀不廢砍柴工準(zhǔn)備過程有點(diǎn)煩，最后，點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)就搞定了。第二十四頁，共55頁。生成目錄第二十五頁，共55頁。手動(dòng)和自動(dòng)目錄的對(duì)比第二十六頁，共55頁。開始分節(jié)中文摘要前頁“分節(jié)”Abstract當(dāng)頁“分節(jié)”前面我提到過封面和聲明一個(gè)文檔目錄、摘要、前言、正文一個(gè)文檔文獻(xiàn)綜述一個(gè)文檔目錄頁碼：I、II、III其他頁碼：1、2、3兩個(gè)節(jié)第二十七頁，共55頁。開始制作頁碼要把節(jié)和節(jié)之間的頁碼聯(lián)系給“打斷”在“摘要節(jié)”的第一頁和“正文節(jié)”第一頁的頁碼上雙擊，取消“鏈接到前一個(gè)”。這樣產(chǎn)生的頁碼是1、2、3、4……連下去的和要求不一樣第二十八頁，共55頁。每個(gè)節(jié)的頁碼或刪除或重新設(shè)置“數(shù)字格式”和“起始頁碼”。第二十九頁，共55頁。更新頁碼第三十頁，共55頁。這就是”三位一體”在一段文字之中利用好樣式和格式能快速設(shè)置文字格式生成大綱和文檔結(jié)構(gòu)圖減少差錯(cuò)和提高寫作效率第三十一頁，共55頁?！白詣?dòng)編號(hào)”參考文獻(xiàn)的自動(dòng)編號(hào)，用專門工具，如EndNote。圖、表的編號(hào)，用插入“題注”的方法復(fù)制到第二圖第三十二頁，共55頁。又是“自動(dòng)更正”，生成帶標(biāo)題的圖自動(dòng)生成編號(hào)的好處第三十三頁，共55頁。交叉引用用交叉引用生成“見圖X”，不會(huì)出錯(cuò)。第三十四頁，共55頁。文字的“自動(dòng)編號(hào)”段落的自動(dòng)編號(hào)有時(shí)是很討厭的，這是沒設(shè)置好的緣故。除了編號(hào)，其他和原來一樣。自動(dòng)編號(hào)有些時(shí)候會(huì)有Bug見仁見智自我權(quán)衡第三十五頁，共55頁。Word的模板模板的后綴名是dot，我已經(jīng)做好兩個(gè)。第三十六頁，共55頁。Excel技巧鎖定表頭這里提一下，對(duì)我來說Excel>Word+PPT。但是Excel太專業(yè)，函數(shù)比較復(fù)雜。挑一些常見的技巧。第三十七頁，共55頁。相對(duì)引用和絕對(duì)引用相對(duì)引用：公式考過去后，兩個(gè)作比較的列相對(duì)位置不變。注意藍(lán)框和綠框。第三十八頁，共55頁。相對(duì)引用和絕對(duì)引用絕對(duì)引用：公式考過去后，固定和某個(gè)列作比較。注意綠框里的“$”。“$”是鎖定絕對(duì)引用的關(guān)鍵第三十九頁，共55頁?！白詣?dòng)篩選”功能在選出一些特征值時(shí)，非常有用第四十頁，共55頁。“自動(dòng)篩選”結(jié)合函數(shù)挑特定行的例子第四十一頁，共55頁?！皸l件格式”第四十二頁，共55頁。巧用“選擇性粘貼”和“替換”A是分組B、C、D是不同的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)分組處理方式一樣，源值不同第四十三頁，共55頁。把“B”復(fù)制到“C”還是“原始!B”第四十四頁，共55頁。作柱狀圖1、沒有誤差線2、極不美觀第四十五頁，共55頁。美觀化第四十六頁，共55頁。立體效果第四十七頁，共55頁。PPT的心得層次出現(xiàn)，突出重點(diǎn)，逐漸展開文字要少，簡(jiǎn)潔有力配色技巧動(dòng)畫第四十八頁，共55頁。這個(gè)PPT里的例子嚴(yán)格控制位置和寬度使每個(gè)圖出現(xiàn)位置相同第四十九頁，共55頁。PPT的例子2在一段文字之中利用好樣式和格式能快速設(shè)置文字格式生成大綱和文檔結(jié)構(gòu)圖減少差錯(cuò)和提高寫作效率第五十頁，共55頁。PPT的例子3利用好各種元素