公司檔案管理制度

公司檔案管?理制度第?一條為了?規(guī)范公司檔?案管理工作?，保證檔案?的完整性及?保密性，理?順工作程序?，明確工作?職責(zé)，杜絕?資料流失，?特制定本制?度。第二?條檔案管?理機(jī)構(gòu)及其?職責(zé)1、?公司檔案工?作實(shí)行二級(jí)?管理，一級(jí)?管理是指公?司綜合管理?部的統(tǒng)籌管?理;二級(jí)管?理是指各部?門的檔案資?料管理工作?。2、綜?合管理部檔?案管理員負(fù)?責(zé)公司所有?檔案資料的?統(tǒng)一收集管?理，各部門?的檔案管理?員負(fù)責(zé)本部?門檔案資料?的使用管理?。3、檔?案管理人員?要嚴(yán)格執(zhí)行?公司檔案管?理規(guī)定，認(rèn)?真細(xì)致地做?好檔案保管?以及利用工?作，充分發(fā)?揮檔案資料?的作用。?4、綜合管?理部檔案管?理員有責(zé)任?對(duì)二級(jí)檔案?管理工作進(jìn)?行監(jiān)督和指?導(dǎo)，每年對(duì)?二級(jí)檔案管?理進(jìn)行一次?檢查驗(yàn)收。?第三條?歸檔制度?1、凡是反?映公司戰(zhàn)略?發(fā)展、生產(chǎn)?經(jīng)營(yíng)、企業(yè)?管理及工程?建設(shè)等活動(dòng)?，具有查考?利用價(jià)值的?文件資料均?屬歸檔范圍?。2、凡?屬歸檔范圍?的文件資料?，均由公司?集中統(tǒng)一管?理，任何個(gè)?人不得擅自?留存。3?、歸檔的文?件資料，原?則上必須是?原件，原件?用于報(bào)批不?能歸檔或相?關(guān)部門保留?的，綜合部?保存復(fù)印件?。4、凡?公司業(yè)務(wù)活?動(dòng)中收到的?文件、函件?承辦后均要?及時(shí)歸檔;?以公司名義?發(fā)出的文件?、函件要留?底稿及正文?備查。5?、業(yè)務(wù)活動(dòng)?中涉及金融?財(cái)稅方面的?資料，由財(cái)?務(wù)部保存原?件;屬于人?事方面的資?料，由人力?資源部保存?原件;屬于?工程建設(shè)方?面的，由規(guī)?劃建設(shè)部保?存原件。以?上部門應(yīng)將?涉外事務(wù)的?復(fù)印件報(bào)綜?合管理部備?案。6、?由公司對(duì)外?簽訂的經(jīng)濟(jì)?合同，應(yīng)保?留三份原件?，綜合管理?部保存一份?，財(cái)務(wù)部及?合同執(zhí)行(?或簽訂)部?門各保存一?份。特殊情?況只有一份?原件時(shí)，由?綜合部保存?原件。7?、在歸檔范?圍內(nèi)的其他?資料，由經(jīng)?辦人整理后?連同有關(guān)資?料移交綜合?管理部檔案?室。部門需?要使用的可?復(fù)印或復(fù)制?，歸檔范圍?外的由各部?門自行保管?。第四條?檔案保管?制度1、?公司綜合管?理部設(shè)存放?檔案的專門?庫(kù)房，各部?門應(yīng)根據(jù)保?存檔案數(shù)量?，設(shè)置存放?檔案的箱柜?，并具備防?火、防潮、?防蟲等安全?條件。2?、歸檔資料?要進(jìn)行登記?，編制歸檔?目錄。3?、檔案管理?員要科學(xué)地?編制分類法?，根據(jù)分類?法，編制分?類目錄;根?據(jù)需要編制?專題目錄，?完善檢索工?具，以便于?查找。4?、檔案要分?類、分卷裝?訂成冊(cè)，保?管要有條理?，主次分明?，存放科學(xué)?。5、庫(kù)?存檔案必須?圖物相符，?帳物相符。?6、檔案?管理人員要?熟悉所管理?的檔案資料?，了解利用?者的需求，?掌握利用規(guī)?律。7、?根據(jù)有關(guān)規(guī)?定及公司實(shí)?際情況，確?定檔案保存?期限，每年?年終據(jù)此進(jìn)?行整理、剔?除。8、?經(jīng)確定需銷?毀的檔案，?由檔案管理?員編造銷毀?清冊(cè)，經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)及有?關(guān)人員會(huì)審?批準(zhǔn)后銷毀?。銷毀的檔?案清單由檔?案員永久保?存。9、?嚴(yán)格遵守檔?案安全保密?制度，做好?檔案流失的?防護(hù)工作。?10、凡?公司工作人?員調(diào)離崗位?前必須做好?資料移交工?作，方可辦?理調(diào)動(dòng)手續(xù)?。第五條?檔案借閱?制度1、?檔案屬于公?司機(jī)密，未?經(jīng)許可不得?外借、外傳?。外單位人?員未經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不?得借閱。?2、借閱檔?案資料，須?經(jīng)檔案保管?部門負(fù)責(zé)人?批準(zhǔn)。閱檔?必須在辦公?室指定的地?方，不得攜?帶外出。需?要借出檔案?的，須經(jīng)檔?案保管部門?負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?。3、借?閱檔案，必?須履行登記?、簽收手續(xù)?。4、借?出檔案材料?的時(shí)間不得?超過(guò)一周，?必要時(shí)可以?續(xù)借。過(guò)期?由檔案管理?員催還。需?要長(zhǎng)期借出?的，須經(jīng)分?管副總經(jīng)理?批準(zhǔn)。5?、借出檔案?時(shí)，應(yīng)在借?出的檔案位?置上，放一?代替卡，標(biāo)?明卷號(hào)、借?閱時(shí)間、借?閱單位或借?閱人，以便?查閱和催還?。6、借?閱檔案資料?者必須妥善?保管檔案資?料，不得任?意轉(zhuǎn)借或復(fù)?印、不得拆?封、損污文?件，歸還時(shí)?保證檔案材?料完整無(wú)損?，否則，追?究當(dāng)事人責(zé)?任。7、?借出檔案材?料，因保管?不慎丟失時(shí)?，要及時(shí)追?查，并報(bào)告?主管部門及?時(shí)處理。?8、重要檔?案、機(jī)密檔?案不得借閱?，必須借閱?的要經(jīng)分管?副總經(jīng)理同?意，必須外?借的，由總?經(jīng)理審批。?第六條二?級(jí)檔案應(yīng)根?據(jù)資料的性?質(zhì)和部門需?要，每三年?移交一次，?必須保留的?盡量留復(fù)印?件，其余資?料交綜合管?理部統(tǒng)一保?存。第七?條本制度?從二O__?_年___?_月___?日起執(zhí)行。?公司檔案?管理制度范?本1、總?則1、1?為了加強(qiáng)對(duì)?檔案的管理?和收集、整?理工作，有?效地保護(hù)和?利用檔案，?為公司的發(fā)?展和經(jīng)營(yíng)服?務(wù)，特制定?本制度。?1、___?本制度所稱?的檔案，是?指公司各個(gè)?部門以及個(gè)?人在從事工?作和經(jīng)營(yíng)管?理活動(dòng)中直?接形成的對(duì)?公司有保存?價(jià)值和利益?關(guān)系的各種?文字、圖?表、聲像等?不同形式的?資料和記錄?。1、3?公司所有部?門和個(gè)人均?有保護(hù)公司?檔案的義務(wù)?。1、4?公司的檔案?工作實(shí)行統(tǒng)?一領(lǐng)導(dǎo)、分?級(jí)管理的方?式，共同維?護(hù)檔案的完?整與安全，?便于公司在?經(jīng)營(yíng)中的借?鑒和利用。?1、__?_本制度適?用于公司所?有檔案資料?的管理。?2、檔案管?理的機(jī)構(gòu)與?職責(zé)2、?1公司的檔?案工作實(shí)行?部門收集保?管，辦公室?統(tǒng)一歸檔的?原則。2?、2公司辦?公室為公司?檔案管理的?主管部門，?對(duì)公司的檔?案資料實(shí)行?統(tǒng)一的歸檔?和日常管理?，并對(duì)公司?各部門的檔?案管理進(jìn)行?指導(dǎo)、監(jiān)督?和檢查。具?體工作由辦?公室的檔案?管理員負(fù)責(zé)?。2、3?公司各部門?為檔案管理?的分管部門?，負(fù)責(zé)管理?本部門的檔?案資料。公?司各部門負(fù)?責(zé)人均應(yīng)指?定專人(兼?職檔案員)?負(fù)責(zé)收集、?保管本部門?的檔案資料?并督促其及?時(shí)歸檔。?2、4辦公?室的檔案管?理員和各部?門的兼職檔?案員均為公?司的檔案工?作人員，應(yīng)?保持相對(duì)穩(wěn)?定，名單須?報(bào)到辦公室?進(jìn)行備案，?各部門的檔?案工作人員?如有變動(dòng)須?及時(shí)通知辦?公室。2?、___檔?案工作人員?出現(xiàn)工作變?動(dòng)或離職時(shí)?，應(yīng)將其經(jīng)?辦或保管的?檔案資料向?接辦人員交?接清楚，嚴(yán)?禁擅自帶走?或銷毀。?2、___?所有檔案工?作人員應(yīng)忠?于職守，遵?守公司保密?制度，嚴(yán)守?公司秘密，?不得向無(wú)關(guān)?人員泄露檔?案內(nèi)容。?3、檔案管?理3、_?__檔案的?歸檔3、?1、1公司?應(yīng)歸檔的檔?案資料包括?：行政文書?檔案、人事?檔案、營(yíng)銷?業(yè)務(wù)檔案、?財(cái)務(wù)檔案、?設(shè)備儀器檔?案、生產(chǎn)技?術(shù)資料檔案?和基建項(xiàng)目?檔案等。?3、1、_?__對(duì)于應(yīng)?當(dāng)立卷歸檔?的材料，各?部門須按照?規(guī)定，定期?向本部門的?檔案工作人?員移交、集?中管理，任?何個(gè)人不得?據(jù)為已有。?3、1、?3除人事檔?案由公司人?力資源部負(fù)?責(zé)外，其它?檔案資料均?由辦公室負(fù)?責(zé)整理分類?，立卷和歸?檔管理。人?力資源部的?檔案管理亦?遵循本制度?。3、1?、4公司各?部門(人力?資源部除外?)的檔案工?作人員應(yīng)于?每年的__?_月___?日將本部門?本年度的檔?案材料移交?到辦公室。?3、__?_檔案保管?3、2、?1公司所有?檔案資料均?進(jìn)行專人、?專柜管理。?3、2、?___檔案?管理員應(yīng)做?好檔案資料?的立卷、案?卷排列和編?制案卷目錄?等工作。具?體的立卷工?作，相關(guān)部?門的檔案工?作人員應(yīng)配?合檔案管理?員進(jìn)行。?3、2、_?__檔案工?作人員應(yīng)做?好案卷的準(zhǔn)?確、及時(shí)歸?檔，并根據(jù)?檔案的密級(jí)?和保管期限?的不同，分?類進(jìn)行管理?。3、2?、___檔?案工作人員?應(yīng)參照國(guó)家?的規(guī)定和公?司<保密制?度>，對(duì)檔?案資料進(jìn)行?密級(jí)劃分，?并確定保管?期限，上報(bào)?董事會(huì)，經(jīng)?批準(zhǔn)后執(zhí)行?。3、2?、___所?有檔案資料?劃分四個(gè)密?級(jí)：普通級(jí)?、秘密級(jí)、?機(jī)密級(jí)和絕?密級(jí)。具體?劃分標(biāo)準(zhǔn)見?<保密制度?>。3、?2、___?檔案工作人?員應(yīng)注意檔?案資料的保?護(hù)工作，檔?案的存放地?點(diǎn)要做到“?八防”：防?塵、防潮、?防火、防盜?、防鼠、防?蟲、防霉、?防光。3?、2、__?_對(duì)于檔案?的管理和利?用，密級(jí)的?變更和解密?，參照國(guó)家?有關(guān)規(guī)定執(zhí)?行。3、?___檔案?的查閱、借?閱3、3?、1公司員?工查閱、借?閱檔案時(shí)，?應(yīng)嚴(yán)格辦理?查閱(借閱?)手續(xù)，由?檔案管理員?對(duì)查閱(借?閱)人、所?查閱檔案名?稱、查閱(?借閱)時(shí)間?和歸還時(shí)間?進(jìn)行詳細(xì)登?記。3、?3、2查閱?(借閱)密?級(jí)檔案時(shí)，?如查閱人為?<保密制度?>中知曉范?圍外的員工?或公司外部?人員，須填?寫<檔案查?閱(借閱)?申請(qǐng)單>，?經(jīng)檔案管理?員審核，批?準(zhǔn)人審批后?方可進(jìn)行查?閱(借閱)?。公司員工?不得查閱(?借閱)檔案?內(nèi)容與本身?工作無(wú)關(guān)的?檔案。3?、3、__?_檔案查閱?(借閱)的?批準(zhǔn)權(quán)限：?普通檔案由?辦公室主任?審批;秘密?級(jí)檔案由行?政總監(jiān)審批?;機(jī)密級(jí)檔?案由總經(jīng)理?審批，絕密?級(jí)檔案由董?事長(zhǎng)審批。?3、3、?4原則上檔?案原件概不?外借，檔案?室可對(duì)常用?的檔案資料?復(fù)制副本，?供需要部門?借閱，副本?在使用部門?使用完畢后?，由檔案室?回收、保管?和銷毀，其?處理等同于?檔案原件。?3、3、?5查閱、借?閱公司檔案?者應(yīng)愛護(hù)檔?案，不得在?文件上作任?何標(biāo)記、標(biāo)?志和涂改，?不得損壞檔?案。3、?3、6嚴(yán)禁?公司員工未?經(jīng)允許私自?對(duì)檔案資料?進(jìn)行復(fù)印和?復(fù)制，否則?將按照公司?<保密制度?>的有關(guān)規(guī)?定予以處罰?。3、_?__檔案的?銷毀3、?4、___?對(duì)于超過(guò)保?管期限或確?已失去價(jià)值?的檔案，檔?案工作人員?應(yīng)定期銷毀?。銷毀前，?檔案管理員?應(yīng)將銷毀檔?案3、4、?2清單上報(bào)?辦公室主任?，經(jīng)辦公室?主任審核，?報(bào)批準(zhǔn)人批?準(zhǔn)后，方可?銷毀。3?、4、3任?何人不得私?自銷毀檔案?。普通檔案?和秘密級(jí)檔?案的銷毀由?總經(jīng)理審批?，機(jī)密級(jí)和?絕密級(jí)檔案?的銷毀由董?事長(zhǎng)審批。?檔案的銷毀?具體見<檔?案銷毀程序?>。3、?4、___?檔案銷毀時(shí)?應(yīng)有___?人以上進(jìn)行?現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，?嚴(yán)禁私自銷?毀檔案。?4、附則?4、___?本制度由公?司辦公室制?訂，并負(fù)責(zé)?解釋和組織?實(shí)施。4?、___本?制度報(bào)總經(jīng)?理批準(zhǔn)后施?行，修改時(shí)?亦同。4?、___本?制度施行后?，凡既有的?類似規(guī)章制?度自行終止?，與本制度?有抵觸的制?度以本制度?為準(zhǔn)。4?、___本?制度自頒布?之日起施行?。實(shí)用的?企業(yè)檔案管?理制度1?.目的規(guī)?范全公司的?檔案管理。?2.適?用范圍本?制度適用于?公司及所屬?各部門檔案?管理。3?.管理原則?分類分部?門管理，行?政部統(tǒng)一監(jiān)?管。4.?職責(zé)與權(quán)限?4.1各?部門必須設(shè)?兼職的檔案?管理員，規(guī)?范部門檔案?管理。4?.2行政部?不定期對(duì)各?部門檔案管?理工作進(jìn)行?監(jiān)督和檢查?(每月至少?抽查一次)?，對(duì)違反本?制度的部門?有權(quán)進(jìn)行處?罰。__?_檔案的分?類(1)?證照類：如?營(yíng)業(yè)執(zhí)照及?各類證照。?(2)文?件類：分外?來(lái)文件和內(nèi)?__文件。?(3)制?度類。(?4)合同類?。(5)?計(jì)劃總結(jié)和?___類。?(6)財(cái)?務(wù)類。(?7)圖紙類?：工藝文件?、圖紙、說(shuō)?明書等。?(8)人事?管理類：人?事檔案、培?訓(xùn)記錄、健?康檔案、安?全、消防等?等。__?_檔案的歸?口存放部門?(1)公?司級(jí)檔案存?放在行政部?。(2)?其它檔案由?歸口部門負(fù)?責(zé)存放。?___檔案?建檔要求?建立檔案時(shí)?要有檔案編?號(hào)和檔案目?錄。__?_檔案裝訂?檔案須裝?訂成冊(cè)保存?，某些特殊?珍貴的手稿?、照片等，?采用卷盒、?相冊(cè)等保管?。9.保?存年限原?則上公司重?要檔案永久?保存，進(jìn)行?檔案銷毀時(shí)?經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)。1?0檔案日?常管理1?0.1借?閱10.?1.1借?閱手續(xù)(?1)各部門?經(jīng)辦人員因?業(yè)務(wù)需要借?閱檔案時(shí)，?應(yīng)出示經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?的《檔案資?料借閱登記?表》，經(jīng)辦?人在公司借?閱登記表上?簽字后方可?借閱。(?2)檔案歸?還時(shí)，檔案?管理員填寫?歸還日期。?10.1?.2檔案?借閱審批權(quán)?限(1)?證照類：由?公司總經(jīng)理?或者其授權(quán)?人審批。?(2)文件?類：由行政?部審批，財(cái)?務(wù)、技術(shù)類?等重要文件?借閱須由總?經(jīng)理或者其?授權(quán)人批準(zhǔn)?。(3)?制度類：由?行政部審批?。(4)?合同類：由?公司總經(jīng)理?或者其授權(quán)?人審批。?(5)計(jì)劃?總結(jié)和__?_類：由行?政部審批。?(6)財(cái)?務(wù)類：由總?經(jīng)理或者其?授權(quán)人審批?。(7)?圖紙類：由?總經(jīng)理或者?其授權(quán)人審?批。。(?8)人事管?理類：人力?資源部審批?。10.?1.3借?閱人不得轉(zhuǎn)?借、拆卸、?調(diào)換、損壞?、復(fù)印所借?檔案。1?0.1.4?借閱人必?須在規(guī)定期?限內(nèi)歸還所?借檔案資料?。借用檔案?原則上當(dāng)日?必須歸還，?特殊情況不?得超過(guò)七天?。10.?1.5若?人為丟失或?損壞檔案，?給公司造成?經(jīng)濟(jì)損失的?，行政部對(duì)?相關(guān)責(zé)任人?進(jìn)行內(nèi)部行?政或經(jīng)濟(jì)處?罰。10?.2銷毀?10.2?.1公司?任何個(gè)人或?部門非經(jīng)公?司批準(zhǔn)，不?得銷毀公司?檔案。1?0.2.2?銷毀前按?照清冊(cè)清點(diǎn)?，銷毀時(shí)由?行政部