建設(shè)工程檔案管理制度

建設(shè)工程檔案管理制度為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點(diǎn)，制定本制度。一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求（一）工程檔案的歸檔范圍對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）（二）歸檔文件的要求1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)（一）工程檔案的收集文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。（二）工程檔案的整理按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。（三）工程檔案的立卷1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。5、竣工圖按專業(yè)組卷。6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。（四）工程檔案的編目1、每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開始，案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號(hào)編寫在單頁(yè)右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。2、卷內(nèi)目錄：“序號(hào)”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替?！拔募幪?hào)”填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。（五）工程檔案的裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。（六）工程檔案的歸檔1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。（七）工程竣工檔案移交工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門資料員5元。（八）工程檔案的索引（待討論工程代號(hào)、檔號(hào)？）工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。工程代號(hào)如金碧花園首期為1.1工程代號(hào)如金碧花園首期為1.1樓盤代號(hào)如金碧花園代號(hào)為1專業(yè)號(hào)如：基建類1為1.1.1案卷號(hào)如：第1卷1.1.1-1（九）工程檔案的保管工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。（十）工程檔案的統(tǒng)計(jì)工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。四、工程檔案保管期限保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（具體詳附件一）1、永久：是指工程檔案需永久保存。2、長(zhǎng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。3、短期：是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。五、工程檔案密級(jí)密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行附錄A建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表序號(hào)歸檔文件保存單位和保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位城建檔案館工程準(zhǔn)備階段文件一立項(xiàng)文件1項(xiàng)目建議書永久∨2項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書永久∨3可行性研究報(bào)告及附件永久∨4可行性研究報(bào)告審批意見永久∨5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話永久∨6專家建議文件永久∨7調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料長(zhǎng)期∨二建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書永久∨2用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書永久∨3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長(zhǎng)期∨4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久∨5劃撥建設(shè)用地文件永久∨6國(guó)有土地使用證永久∨三勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件1工程地質(zhì)勘察報(bào)告永久永久∨2水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查永久永久∨3建設(shè)用地釘樁通知單（書）永久∨4地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告永久永久∨5申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書永久長(zhǎng)期∨6初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明長(zhǎng)期長(zhǎng)期7技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明長(zhǎng)期長(zhǎng)期8審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨9有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議永久∨10施工圖及其說(shuō)明長(zhǎng)期長(zhǎng)期11設(shè)計(jì)計(jì)算書長(zhǎng)期長(zhǎng)期12政府有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見永久長(zhǎng)期∨四招投標(biāo)文件1勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件長(zhǎng)期2勘察設(shè)計(jì)承包合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨3施工招投標(biāo)文件長(zhǎng)期4施工承包合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨5工程監(jiān)理招標(biāo)文件長(zhǎng)期6監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期∨五開工審批文件1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件永久∨2建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表永久∨3規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙永久4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久∨5建設(shè)工程開工審查表永久6建設(shè)工程施工許可證永久∨7投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明長(zhǎng)期∨8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長(zhǎng)期∨六財(cái)務(wù)文件1工程投資估算材料短期2工程設(shè)計(jì)概算材料短期3施工圖預(yù)算材料短期4施工預(yù)算短期七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人1工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期∨2工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨3工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨監(jiān)理文件1監(jiān)理規(guī)劃①監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期∨②監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期∨③監(jiān)理部總控制計(jì)劃等長(zhǎng)期短期2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨4進(jìn)度控制①工程開工／復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨②工程開工／復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨5質(zhì)量控制①不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨②質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期6造價(jià)控制①預(yù)付款報(bào)審與支付短期②月付款報(bào)審與支付短期③設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期④工程竣工決算審核意見書長(zhǎng)期∨7分包資質(zhì)①分包單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期②供貨單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期③試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期8監(jiān)理通知①有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期②有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期③有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期9合同與其他事項(xiàng)管理①工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期∨②費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期③合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見永久長(zhǎng)期∨④合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨10監(jiān)理工作總結(jié)①專題總結(jié)長(zhǎng)期短期②月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期短期③工程竣工總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨④質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨施工文件一建筑安裝工程(一)土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程1施工技術(shù)準(zhǔn)備文件①施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期②技術(shù)交底長(zhǎng)期長(zhǎng)期③圖紙會(huì)審記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨2施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備①控制網(wǎng)設(shè)置資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨②工程定位測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨③基槽開挖線測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨④施工安全措施短期短期⑤施工環(huán)保措施短期短期3地基處理記錄①地基釬控記錄和釬探平面布點(diǎn)圖永久長(zhǎng)期∨②驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄永久長(zhǎng)期∨③樁基施工記錄永久長(zhǎng)期∨④試樁記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨4工程圖紙變更記錄①設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨②設(shè)計(jì)變更記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨③工程洽商記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試驗(yàn)報(bào)告①砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料試驗(yàn)匯總表長(zhǎng)期∨②砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、鋁合金門窗材料出廠證明文件長(zhǎng)期∨③砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨④預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期∨6施工試驗(yàn)記錄①土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨②土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨③砂漿配合比通知單長(zhǎng)期④砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨⑤混凝土配合比通知單及外加劑出廠質(zhì)量證明文件及復(fù)檢報(bào)告長(zhǎng)期∨⑥砼攪拌質(zhì)量記錄長(zhǎng)期∨⑦混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨⑧混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨⑨商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告長(zhǎng)期∨⑩鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告∨⑾防水工程試水檢查記錄⑿樓地在、屋面坡度檢查記錄⒀土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總表長(zhǎng)期∨7隱蔽工程檢查記錄①基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨②鋼結(jié)構(gòu)工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨③防水工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨④高程控制長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨8施工記錄①工程定痊測(cè)量檢查記錄永久長(zhǎng)期∨②預(yù)檢工程檢查記錄短期③冬施混凝土攪拌測(cè)溫記錄短期④冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄短期⑤煙道、垃圾道檢查記錄短期⑥沉降觀測(cè)記錄長(zhǎng)期∨⑦結(jié)構(gòu)吊裝記錄長(zhǎng)期⑧現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄長(zhǎng)期∨⑨工程竣工測(cè)量長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨⑩新型建筑材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨eq\o\ac(○,11)施工新技術(shù)長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨9工程質(zhì)量事故處理記錄永久∨10工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄①檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期②分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期③基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨④幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨⑤分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨(二)電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑?、電梯工?一般施工記錄①施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期長(zhǎng)期②技術(shù)交底短期2圖紙變更記錄①圖紙會(huì)審永久長(zhǎng)期∨②設(shè)計(jì)變更永久長(zhǎng)期∨③工程洽商永久長(zhǎng)期∨3設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄①設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量保證書長(zhǎng)期∨②設(shè)備裝箱單、商檢證明和說(shuō)明書、開箱報(bào)告長(zhǎng)期③設(shè)備安裝記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨④設(shè)備試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期∨⑤設(shè)備明細(xì)表長(zhǎng)期∨4預(yù)檢記錄短期5隱蔽工程檢查記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨6施工試驗(yàn)記錄①電氣接地電阻、絕緣電阻、綜合布線、有線電視末端等測(cè)試記錄長(zhǎng)期∨②樓宇自控、監(jiān)視、安裝、視聽、電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄長(zhǎng)期∨③變配電設(shè)備安裝、檢查、通電、滿負(fù)荷測(cè)試記錄長(zhǎng)期∨④給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)度、嚴(yán)密性、灌水、通水、吹洗、漏風(fēng)、試壓、通球、閥門等試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期∨⑤電氣照明、動(dòng)力、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)獾认到y(tǒng)調(diào)試、試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期∨⑥電梯接要電阻、絕緣電阻測(cè)試記錄；空載、半載、滿載、超載試運(yùn)行記錄、平衡運(yùn)速、噪聲調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期∨7質(zhì)量事故處理記錄永久長(zhǎng)期8工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄①檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期②檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期③分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期∨(三)室外工程1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)狻㈦娪?、電力、照明、電視、消防等）施工文件長(zhǎng)期∨2室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件長(zhǎng)期∨竣工圖一建筑安裝工程竣工圖(一)綜合竣工圖1綜合圖∨①總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）永久長(zhǎng)期∨②豎向布置圖永久長(zhǎng)期∨③室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖永久長(zhǎng)期∨④電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久長(zhǎng)期∨⑤設(shè)計(jì)總說(shuō)明書永久長(zhǎng)期∨2室外專業(yè)圖①室外給水永久長(zhǎng)期∨②室外雨水永久長(zhǎng)期∨③室外污水永久長(zhǎng)期∨④室外熱力永久長(zhǎng)期∨⑤室外燃?xì)庥谰瞄L(zhǎng)期∨⑥室外電訊永久長(zhǎng)期∨⑦室外電力永久長(zhǎng)期∨⑧室外電視永久長(zhǎng)期∨⑨室外建筑小品永久長(zhǎng)期∨⑩室外消防永久長(zhǎng)期∨eq\o\ac(○,11)室外照明永久長(zhǎng)期∨eq\o\ac(○,12)室外水景永久長(zhǎng)期∨eq\o\ac(○,13)室外道路永久長(zhǎng)期∨eq\o\ac(○,14)室外綠化永久長(zhǎng)期∨(二)專業(yè)竣工圖1建筑竣工圖永久長(zhǎng)期∨2結(jié)構(gòu)竣工圖永久長(zhǎng)期∨3裝修裝飾工程竣工圖永久長(zhǎng)期∨4電氣工種智能化工程竣工圖永久長(zhǎng)期∨5給排水工程消防工程竣工圖永久長(zhǎng)期∨6采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖永久長(zhǎng)期∨7燃?xì)夤こ炭⒐D永久長(zhǎng)期∨竣工驗(yàn)收文件1建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告永久長(zhǎng)期∨2工程施工質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)表永久長(zhǎng)期∨3工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告永久∨4勘察文件質(zhì)量檢查報(bào)告永久∨5設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告永久∨6單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期∨7市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測(cè)和功能性試驗(yàn)資料永久長(zhǎng)期∨8建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收意見書永久∨9建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證永久∨10建筑工程消防驗(yàn)收意見書永久∨11環(huán)保驗(yàn)收文件永久∨12建設(shè)工