員工職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)PPT 5

秘書的職業(yè)素養(yǎng)修煉

會說會寫會做事會做人

“為什么理想的秘書難找？不是沒有人打字與速記的水準一流，一年一屆秘書訓(xùn)練班中出的人材就有不少，個個在秘書技巧上都成績優(yōu)異，到頭來能在大機構(gòu)與大人物身邊成為一個舉足輕重，備受上司重視的秘書，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書偏偏就是最需要會做人的工作。

－－梁鳳儀《秘書必讀》1.像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；2.像政治家一樣有靈敏的頭腦；3.像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；4.有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗；5.有良好的速記能力以及文字功夫；6.熟讀各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；7.能熟練地使用各種辦公自動化機器；8.具備相當?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識；9.能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。美國“全美秘書協(xié)會”章程提出的秘書必備的9個條件：

秘書人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴謹”。

－－鄧穎超目錄一、秘書的職業(yè)道德二、秘書的知識素養(yǎng)三、秘書的能力素質(zhì)四、秘書的性格要求五、秘書的心理素質(zhì)CompanyLogo一、秘書的職業(yè)道德會說會寫會做事會做人愛崗敬業(yè)，忠于職守遵紀守法，嚴守機密誠實守信，恪盡職責(zé)埋頭奉獻，甘當配角謙虛謹慎，廉潔自律

在臺灣有這么一位女秘書，老板們都爭相出高價聘用她。據(jù)圈內(nèi)人士說：哪個老板用到她，必然會財運亨通，諸事順達。她是一位怎樣的秘書呢？從外表看她并不起眼，既不年輕，又不漂亮，四十來歲，瘦弱且略顯憔悴。個性也并不開朗，靦腆內(nèi)向。但她舉止文雅，待人有度，尤其她有著驚人的敏感性與記憶力。每一位上司的朋友和客戶她都了如指掌，在公眾場合或適當?shù)臅r機，她會悄悄的提醒上司，該向某某道喜，因為他的公子考上了臺大，該向某某致候，因為……，由此，她的上司總能在公眾中贏得良好的口碑和極佳的人緣。案例1：她為什么如此受歡迎？案例2：這樣插話該不該？

一次，某基層單位向領(lǐng)導(dǎo)匯報如何落實科學(xué)發(fā)展觀的有關(guān)問題。某領(lǐng)導(dǎo)還未講話，他的秘書就搶先不斷插話提問題。后來不等領(lǐng)導(dǎo)做出決定就大談有關(guān)的幾條辦理意見，而且經(jīng)常這樣，在類似場合插話、提問，做決定性的講話。

在毛澤東身邊工作的人員都知道，毛澤東喜歡老實人。毛澤東身邊工作人員，大都老老實實，勤勤懇懇。毛澤東不喜歡的是自作主張，做事事先不報告，愛出風(fēng)頭，喜歡投機鉆營的人。毛澤東曾批評陳伯達:“我和你相處這么多年，不牽涉到你個人，你從來不找我。”可見，毛澤東對陳的油滑心態(tài)是多么深刻的洞察和鄙棄。胡喬木在1959年廬山會議和文革中以基本上“過關(guān)”，主要也還在于毛澤東平時對胡喬木印象不錯，認為胡喬木是個老實人。說喬木跟他一二十年“總還是一介書生”。這句話頗為傳神，也說明毛澤東對人的誠實是看得很重的。

案例3：毛澤東看重人品，喜歡老實人

“當大人物的秘書要有極高的學(xué)識知識與智慧修養(yǎng)，然而，本事卻要深藏不露，靜靜滲透于工作之中。”“秘書呢，一旦表現(xiàn)得稍為高調(diào)，就會惹人矚目，有可能被認為過分搶風(fēng)頭?！?/p>

—梁鳳儀：《秘書必讀》一戒盲目遵從、缺少主見二戒作風(fēng)浮躁、處事不穩(wěn)三戒心胸狹窄、缺少氣度四戒私欲膨脹、忘乎所以五戒妄自尊大、脫離群眾六戒頭腦空空、不學(xué)無術(shù)七戒假承意旨、越權(quán)辦事八戒麻痹大意、失密泄密－－《秘書之友》

秘書“八戒”

一位秘書，常常被認為是一位‘萬能博士’，是一位心理學(xué)家、政治家、外交家，一位飽學(xué)之士，作家，機械師，上司的私人財務(wù)出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。秘書要勝任工作，必須有膽識，有口才，秘書不必是哪門知識的專家，但應(yīng)是具備廣搏知識的“雜家”。

——（美）賴特《秘書工作手冊》

二、秘書的知識素養(yǎng)CompanyLogo秘書的知識素養(yǎng)1漢語知識2科學(xué)知識3外語知識4561秘書業(yè)務(wù)知識2行業(yè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)知識34561經(jīng)濟學(xué)知識2法學(xué)知識3心理學(xué)知識4社會學(xué)知識5行政學(xué)知識6領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)秘書知識素養(yǎng)基礎(chǔ)知識

專業(yè)知識

相關(guān)知識

會說會寫會做事會做人辦公室秘書最起碼的知識面辦公室秘書區(qū)別于其他專業(yè)人才的重要標志

邊緣學(xué)科知識的掌握有助于辦公室秘書整體素質(zhì)的提高

新浪與智聯(lián)招聘的一項聯(lián)合調(diào)查結(jié)果：

40%的人認為好的秘書最好具備本行業(yè)的專業(yè)知識背景，34.30%的人認為具備專業(yè)知識的秘書更有出路，只有9.92%的人認為不需要。CompanyLogo三、秘書的能力素質(zhì)聽知能力辦事能力自制力辦公設(shè)備操作能力社交活動能力能力素質(zhì)閱讀概括能力創(chuàng)新能力包容能力競爭能力組織策劃能力表達能力人際溝通能力會說會寫會做事會做人一、忌信口開河二、忌人云亦云三、忌花言巧語四、忌裝腔作勢五、忌出言不遜六、忌模棱兩可七、忌晦澀難懂八、忌唯唯諾諾九、忌手舞足蹈十、忌冗繁羅嗦秘書談吐“十忌”

CompanyLogo小技法

秘書的工作責(zé)任范圍日益擴大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒有辦好，便是錯誤不斷。如何才能使工作順利進行呢？有如下建議可供參考：

1.掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點，而把目光集中于特定細節(jié)，就會忽略真正重要的部分。唯有對工作有通盤的了解，才能進行有效率的規(guī)劃。

2.善于借助他人的力量。這里指的他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)人緣，那么辦起事來自然方便許多。

3.了解自己的實力。譬如準備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復(fù)精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進度表。會說會寫會做事會做人秘書的性格要求1.開朗2.敏捷3.穩(wěn)健4.堅毅5.幽默思維敏捷、動作敏捷、易于接受新事物、辦事干練、下筆千言、倚馬可待

辦事穩(wěn)當、觀察細致、考慮周詳、不貿(mào)然從事、不驚惶失措、待人穩(wěn)重做事百折不回、堅持到底的勇氣和毅力,正確對待理解與不理解、并自信自重是智慧、機敏、學(xué)識、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，它能使自機智樂觀，也能給人帶來愉快樂觀、工作熱情、無抱怨牢騷、對人熱情、樂于助人、勇于挑戰(zhàn)、不懼困難6.自制能控制自己的情緒和行為，不為成功而沖動、也不為挫折而喪氣，利誘不動心四、秘書的性格要求

從前，有一個脾氣很壞的男孩，他的爸爸給了他一袋釘子，告訴他，每次發(fā)脾氣或者跟人吵架的時候，就在院子的籬笆上釘一根。第一天，男孩釘了37根釘子。后面的幾天他學(xué)會了控制自己的脾氣，每天釘?shù)尼斪右仓饾u減少了。他發(fā)現(xiàn)，控制自己的脾氣，實際上比釘釘子要容易的多。終于有一天，他一根釘子都沒有釘，他高興的把這件事告訴了爸爸。爸爸說：“從今以后，如果你一天都沒有發(fā)脾氣，就可以在這天拔掉一根釘子。＂日子一天一天過去，最后，釘子全被拔光了。爸爸帶他來到籬笆邊上，對他說：“兒子，你做得很好，可是看看籬笆上的釘子洞，這些洞永遠也不可能恢復(fù)了。就像你和一個人吵架，說了些難聽的話，你就在他心里留下了一個傷口，像這個釘子洞一樣?！?/p>

案例4釘釘子的故事插一把刀子在一個人的身體里，再拔出來，傷口就難以愈合了。無論你怎么道歉，傷口總是在那兒。要知道，身體上的傷口和心靈上的傷口一樣都難以恢復(fù)。你的朋友是你寶貴的財產(chǎn)，他們讓你開懷，讓你更勇敢。他們總是隨時傾聽你的憂傷，你需要他們的時候，他們會支持你，向你敞開心扉。告訴你的朋友你多么愛他們，告訴所有你認為是朋友的人，你的行動可以從講述這個小小的故事開始。CompanyLogo五、秘書的心理素質(zhì)

辦公室秘書處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊、事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使他們的心理處于高度緊張狀態(tài)，加之個人對職業(yè)、崗位、角色的認知偏差和社會世俗觀點及群體輿論壓力等原因，極易產(chǎn)生一些心理障礙，如果不能及時加以調(diào)整，久而久之就會造成心理失調(diào)，如缺乏自信心、失敗感、憂慮不安或者自視甚高的優(yōu)越感、好出風(fēng)頭、不肯吃苦等等，這些心理障礙不僅會給秘書的工作和人際交往造成困難，甚至?xí)绊懙矫貢陨淼纳硇慕】怠?/p>

會說會寫會做事會做人CompanyLogo1.秘書的心理素質(zhì)

作為辦公室秘書應(yīng)具備的健康和諧的心理素質(zhì)，主要是指：⑴樹立正確的人生觀，價值觀，熱愛本職工作；⑵建立自我成功期待，擁有恰當?shù)娜松ж撍剑虎巧朴诜词?，能自我調(diào)節(jié)心理壓力；⑷自覺抵御各種不良思想觀念行為的影響；⑸善于營造和諧、互助的人際關(guān)系氛圍；⑹做事有百折不回、堅持不懈的勇氣和毅力；⑺具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。會說會寫會做事會做人CompanyLogo2.秘書的心理調(diào)適

為了有效地工作和正常的生活，辦公室秘書要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，行之有效的調(diào)適方法是：

⑴培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活，以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒；⑵博覽群書，以拓寬視野，開闊胸襟；⑶主動與人交流、溝通，利用各種心理咨詢服務(wù)，通過傾訴、宣泄以調(diào)節(jié)情緒；⑷正確地評估自己，培養(yǎng)高尚的人格修養(yǎng)；⑸勞逸結(jié)合，堅持鍛煉身體；⑹學(xué)會轉(zhuǎn)移注意力，其中學(xué)會克制與忘記很重要。⑺掌握一些心理保健知識。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo案例5面試

呂芬到恒達股份有限公司應(yīng)聘總經(jīng)理秘書職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績通過，復(fù)試由總經(jīng)理親自主持，當面回答總經(jīng)理提出的問題?？偨?jīng)理問呂芬：“呂小姐，從你的個人資料上看，你的畢業(yè)論文得過獎，大學(xué)生演講比賽得過第一名，你的口頭表達和書面表達的語言應(yīng)用能力一定很過硬了?！薄翱偨?jīng)理先生”，呂芬回答，“這只能說我學(xué)生時代在語言應(yīng)用上有一定的基礎(chǔ)，但到工作單位后，對行業(yè)術(shù)語和管理語言，特別對秘書語言應(yīng)用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領(lǐng)導(dǎo)和前輩們學(xué)習(xí)。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進入角色?！笨偨?jīng)理微笑地點頭，又問：“呂小姐品學(xué)兼優(yōu)，才德兼?zhèn)?，獲獎證書如此之多，個人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達公司應(yīng)聘，不覺得屈才嗎？”

會說會寫會做事會做人CompanyLogo案例5面試

呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有關(guān)資料上反映，這是貴公司與國際市場接軌進行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和技術(shù)升級出現(xiàn)的暫時困難。經(jīng)過這驚險的一跳，公司的綜合素質(zhì)和整體競爭實力將有極大的提升。我若能在公司機遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團隊，這是我的榮幸?！笨偨?jīng)理連連點頭，又問：“若請你任我的秘書，你將為我的工作提供怎樣的幫助？”“總經(jīng)理，剛開始我只能做一些事務(wù)服務(wù)的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領(lǐng)導(dǎo)和前輩指導(dǎo)、把關(guān)；經(jīng)過幾個月實踐考驗后，若公司認為我基本合格，我自信能夠承擔起總經(jīng)理秘書的參謀輔助和事務(wù)服務(wù)的工作職責(zé)?！泵嬖嚱Y(jié)果，呂芬被聘任為恒達股份有限公司總經(jīng)理秘書。會說會寫會做事會做人CompanyLogo案例分析與討論會說會寫會做事會做人

⑴從呂芬在恒達公司應(yīng)聘復(fù)試的過程中，分析公司需要怎樣的秘書？⑵呂芬具有怎樣的職業(yè)素養(yǎng)？⑶談?wù)勀阌纱税咐艿降膯l(fā)。案例6

某董事長收到一封有長年生意往來的代理商寄來的無禮信函。于是，董事長把秘書叫來，要他速記下回信大意：“真沒想到會收到這么不講理的信