采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件

第7章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)第7章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)17.1采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述7.1采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述2一、采購和應(yīng)付核算概述1.按實際成本計價進行核算2.計劃成本計價進行核算一、采購和應(yīng)付核算概述1.按實際成本計價進行核算3二、采購與應(yīng)付的管理1.采購量的控制2.采購成本的控制3.資金流的控制4.物流的控制二、采購與應(yīng)付的管理1.采購量的控制47.2采購與應(yīng)付子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析

7.2采購與應(yīng)付子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析5一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點61.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程(1)

生產(chǎn)計劃的產(chǎn)生(2)采購訂貨(3)采購入庫(4)對采購發(fā)票的處理(5)

對付款業(yè)務(wù)的處理1.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程(1)生產(chǎn)計劃的產(chǎn)生72.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(1)

數(shù)據(jù)量大(2)

日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高(3)

業(yè)務(wù)處理復(fù)雜且可靠性要求高(4)

與其他會計子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多2.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(1)

數(shù)據(jù)量大8二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程

二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程9采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件10三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件

三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件111.主數(shù)據(jù)庫文件：(1)

生產(chǎn)計劃文件用來存放企業(yè)的生產(chǎn)計劃。(2)

采購發(fā)票文件用來存放每一張采購發(fā)票上的詳細信息，企業(yè)依據(jù)這些信息與供應(yīng)商進行結(jié)算。(3)付款單文件用來存放每一張付款單上的詳細信息(4)應(yīng)付賬款文件用來存放與每一供應(yīng)商結(jié)算的余額，可能是應(yīng)付賬款，也可能是預(yù)付賬款。1.主數(shù)據(jù)庫文件：122.輔助數(shù)據(jù)庫文件：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輔助數(shù)據(jù)庫文件主要有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件、供應(yīng)商資料文件、部門資料文件、人員資料文件、存貨資料文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件等。2.輔助數(shù)據(jù)庫文件：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輔助數(shù)據(jù)133.記賬憑證文件：此文件用來存放依據(jù)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)生成的記賬憑證，此數(shù)據(jù)庫文件的內(nèi)容與總賬系統(tǒng)的記賬憑證文件的內(nèi)容一致。3.記賬憑證文件：此文件用來存放依據(jù)采購與應(yīng)付業(yè)144.其他數(shù)據(jù)庫文件：

采購與應(yīng)付子系統(tǒng)還存在一些其他的數(shù)據(jù)庫文件。如：生成憑證的科目設(shè)置文件。4.其他數(shù)據(jù)庫文件：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)還存在一15四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的編碼

四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的編碼16采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的最主要的編碼是供應(yīng)商代碼。供應(yīng)商代碼是對每一個供應(yīng)商進行編碼。編碼的原則是供應(yīng)商代碼與供應(yīng)商一一對應(yīng)，即每一供應(yīng)商對應(yīng)唯一的代碼。有了供應(yīng)商代碼就可以快速、方便的輸入、查詢和修改每一供應(yīng)商數(shù)據(jù)。采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的最主要的編碼是供應(yīng)商代碼。供應(yīng)17五、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)五、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)18采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件197.3采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的初始設(shè)置7.3采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的初始設(shè)置20一、初始建賬二、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)檔案設(shè)置三、供應(yīng)商檔案設(shè)置四、供應(yīng)商檔案設(shè)置五、采購部門和采購人員檔案設(shè)置六、結(jié)算方式設(shè)置七、付款條件設(shè)置八、賬齡區(qū)間設(shè)置九、初始數(shù)據(jù)的錄入一、初始建賬217.4采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入和輸出

7.4采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入和輸出22一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入23采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：1、初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入，如：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、付款條件等設(shè)置。2、從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，如從存貨管理子系統(tǒng)調(diào)取存貨代碼、名稱、計量單位等信息。3、日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：241.生產(chǎn)計劃的輸入對于工業(yè)企業(yè)，生產(chǎn)計劃是由市場的需求和客戶的訂單而產(chǎn)生的。生產(chǎn)計劃的輸入界面如下：1.生產(chǎn)計劃的輸入對于工業(yè)企業(yè)，生產(chǎn)計劃是由25采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件262.采購訂單的輸入

對于工業(yè)企業(yè)，采購訂單是系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存余額而自動生成的。而對于一般的商業(yè)企業(yè)，采購業(yè)務(wù)是從采購訂單開始的。采購訂單的輸入界面如下：2.采購訂單的輸入對于工業(yè)企業(yè)，采購訂單是系27采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件283.采購入庫單的輸入采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。它的需界面如下：3.采購入庫單的輸入采購入庫單是根據(jù)采購到貨29采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件304.采購發(fā)票的輸入采購發(fā)票是以來自供應(yīng)商的原始發(fā)票為依據(jù)而輸入的。采購發(fā)票的輸入界面如下：4.采購發(fā)票的輸入采購發(fā)票是以來自供應(yīng)商的原始31采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件325、退貨單的輸入退貨單用來退已入庫的存貨。退貨單需要輸入的數(shù)據(jù)和入庫單輸入的數(shù)據(jù)基本相同。5、退貨單的輸入退貨單用來退已入庫的存貨。退33采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件346、付款單的輸入付款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：供應(yīng)商代碼、結(jié)算方式（如：現(xiàn)金、支票、匯票等）、經(jīng)手人代碼、金額、結(jié)算科目、銀行賬號、幣種等。6、付款單的輸入付款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：35二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出

二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出36采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出主要是各種統(tǒng)計分析報表和向總賬系統(tǒng)輸出的記賬憑證。采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出主要是各種統(tǒng)計分析報表和向37一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)輸出的統(tǒng)計、分析報表分兩類，一類是依據(jù)輸入的數(shù)據(jù)直接按各種條件進行篩選后輸出。另一類是兩種輸入的數(shù)據(jù)進行比較后，再按各種條件篩選后輸出一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)輸出的統(tǒng)計、分析報表分兩38二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)主要依據(jù)輸入的采購發(fā)票和付款單，生成記賬憑證，然后向總賬系統(tǒng)傳遞的。二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)主要依據(jù)輸入的采購發(fā)票和付款397.5采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理7.5采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理40一、采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理

1.輸入單據(jù)的格式用戶可根據(jù)本身的需要自行設(shè)計。2.相互關(guān)聯(lián)的單據(jù)可以由系統(tǒng)自動互相生成。3.凡是在初始設(shè)置中進行過設(shè)置的項目，在輸入的用戶界面對應(yīng)項目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入。4.輸入單據(jù)的各個項目時，有些項目的數(shù)據(jù)必須輸入，而有些項目的數(shù)據(jù)是可以根據(jù)已輸入項目的數(shù)據(jù)生成的。5.作為正式記錄存入系統(tǒng)的單據(jù)應(yīng)該經(jīng)過確認。一、采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理1.輸入單據(jù)的格式用戶可根41二、生成記賬憑證的處理在采購與應(yīng)付子系統(tǒng)中，首先對采購和付款業(yè)務(wù)中會計核算使用的基本科目進行設(shè)置，系統(tǒng)便可依據(jù)采購發(fā)票自動生成記賬憑證。二、生成記賬憑證的處理在采購與應(yīng)付子系統(tǒng)中，42三、采購訂單的生成對于一般的工業(yè)企業(yè)，采購訂單是系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計劃、庫存余額和管理上的要求而生成的。生產(chǎn)計劃中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)是產(chǎn)品的名稱和生產(chǎn)的數(shù)量，系統(tǒng)通過產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息，也就是生產(chǎn)此產(chǎn)品需要哪些、需要多少下級產(chǎn)品，把生產(chǎn)計劃變?yōu)槲锪闲枨笥媱潱援a(chǎn)品的結(jié)構(gòu)信息非常重要。系統(tǒng)匯總計劃期內(nèi)，所有生產(chǎn)計劃產(chǎn)生的物料需求計劃，然后，根據(jù)物料庫存的余額及管理的要求，生成采購計劃，即采購訂單。系統(tǒng)目前可以滿足兩種管理的要求：第一，在留有安全庫存的條件下，生成采購計劃；第二，根據(jù)經(jīng)濟批量模型，產(chǎn)生采購計劃。三、采購訂單的生成對于一般的工業(yè)企業(yè)，采購訂單43四、采購結(jié)算與應(yīng)付賬款核銷處理1、采購結(jié)算：采購發(fā)票和入庫單之間的核對結(jié)算。2、應(yīng)付賬款核銷：付款單與原始的采購發(fā)票、應(yīng)付單之間的核對結(jié)算。四、采購結(jié)算與應(yīng)付賬款核銷處理1、采購結(jié)算：采購44本章小結(jié)本章小結(jié)45本章從采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)核算和管理的要求和業(yè)務(wù)流程分析入手，闡述了系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)輸入和輸出應(yīng)該具備的功能。通過對本章的學(xué)習(xí)要求學(xué)生掌握如下內(nèi)容：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點和工作任務(wù)；采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程和數(shù)據(jù)流程的基本要點；主要數(shù)據(jù)文件的結(jié)構(gòu)、作用和特點；采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)輸入和輸出的內(nèi)容；采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理，特別是輸入處理采用的基本方法。本章從采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)核算和管理的要求和業(yè)務(wù)流46第7章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)第7章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)477.1采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述7.1采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述48一、采購和應(yīng)付核算概述1.按實際成本計價進行核算2.計劃成本計價進行核算一、采購和應(yīng)付核算概述1.按實際成本計價進行核算49二、采購與應(yīng)付的管理1.采購量的控制2.采購成本的控制3.資金流的控制4.物流的控制二、采購與應(yīng)付的管理1.采購量的控制507.2采購與應(yīng)付子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析

7.2采購與應(yīng)付子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析51一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點521.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程(1)

生產(chǎn)計劃的產(chǎn)生(2)采購訂貨(3)采購入庫(4)對采購發(fā)票的處理(5)

對付款業(yè)務(wù)的處理1.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程(1)生產(chǎn)計劃的產(chǎn)生532.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(1)

數(shù)據(jù)量大(2)

日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高(3)

業(yè)務(wù)處理復(fù)雜且可靠性要求高(4)

與其他會計子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多2.采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(1)

數(shù)據(jù)量大54二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程

二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程55采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件56三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件

三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件571.主數(shù)據(jù)庫文件：(1)

生產(chǎn)計劃文件用來存放企業(yè)的生產(chǎn)計劃。(2)

采購發(fā)票文件用來存放每一張采購發(fā)票上的詳細信息，企業(yè)依據(jù)這些信息與供應(yīng)商進行結(jié)算。(3)付款單文件用來存放每一張付款單上的詳細信息(4)應(yīng)付賬款文件用來存放與每一供應(yīng)商結(jié)算的余額，可能是應(yīng)付賬款，也可能是預(yù)付賬款。1.主數(shù)據(jù)庫文件：582.輔助數(shù)據(jù)庫文件：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輔助數(shù)據(jù)庫文件主要有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)文件、供應(yīng)商資料文件、部門資料文件、人員資料文件、存貨資料文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件等。2.輔助數(shù)據(jù)庫文件：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輔助數(shù)據(jù)593.記賬憑證文件：此文件用來存放依據(jù)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)生成的記賬憑證，此數(shù)據(jù)庫文件的內(nèi)容與總賬系統(tǒng)的記賬憑證文件的內(nèi)容一致。3.記賬憑證文件：此文件用來存放依據(jù)采購與應(yīng)付業(yè)604.其他數(shù)據(jù)庫文件：

采購與應(yīng)付子系統(tǒng)還存在一些其他的數(shù)據(jù)庫文件。如：生成憑證的科目設(shè)置文件。4.其他數(shù)據(jù)庫文件：采購與應(yīng)付子系統(tǒng)還存在一61四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的編碼

四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的編碼62采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的最主要的編碼是供應(yīng)商代碼。供應(yīng)商代碼是對每一個供應(yīng)商進行編碼。編碼的原則是供應(yīng)商代碼與供應(yīng)商一一對應(yīng)，即每一供應(yīng)商對應(yīng)唯一的代碼。有了供應(yīng)商代碼就可以快速、方便的輸入、查詢和修改每一供應(yīng)商數(shù)據(jù)。采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的最主要的編碼是供應(yīng)商代碼。供應(yīng)63五、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)五、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)64采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件657.3采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的初始設(shè)置7.3采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的初始設(shè)置66一、初始建賬二、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)檔案設(shè)置三、供應(yīng)商檔案設(shè)置四、供應(yīng)商檔案設(shè)置五、采購部門和采購人員檔案設(shè)置六、結(jié)算方式設(shè)置七、付款條件設(shè)置八、賬齡區(qū)間設(shè)置九、初始數(shù)據(jù)的錄入一、初始建賬677.4采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入和輸出

7.4采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入和輸出68一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸入69采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：1、初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入，如：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商檔案、結(jié)算方式、付款條件等設(shè)置。2、從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，如從存貨管理子系統(tǒng)調(diào)取存貨代碼、名稱、計量單位等信息。3、日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：701.生產(chǎn)計劃的輸入對于工業(yè)企業(yè)，生產(chǎn)計劃是由市場的需求和客戶的訂單而產(chǎn)生的。生產(chǎn)計劃的輸入界面如下：1.生產(chǎn)計劃的輸入對于工業(yè)企業(yè)，生產(chǎn)計劃是由71采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件722.采購訂單的輸入

對于工業(yè)企業(yè)，采購訂單是系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存余額而自動生成的。而對于一般的商業(yè)企業(yè)，采購業(yè)務(wù)是從采購訂單開始的。采購訂單的輸入界面如下：2.采購訂單的輸入對于工業(yè)企業(yè)，采購訂單是系73采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件743.采購入庫單的輸入采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。它的需界面如下：3.采購入庫單的輸入采購入庫單是根據(jù)采購到貨75采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件764.采購發(fā)票的輸入采購發(fā)票是以來自供應(yīng)商的原始發(fā)票為依據(jù)而輸入的。采購發(fā)票的輸入界面如下：4.采購發(fā)票的輸入采購發(fā)票是以來自供應(yīng)商的原始77采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件785、退貨單的輸入退貨單用來退已入庫的存貨。退貨單需要輸入的數(shù)據(jù)和入庫單輸入的數(shù)據(jù)基本相同。5、退貨單的輸入退貨單用來退已入庫的存貨。退79采購管理與財務(wù)知識分析系統(tǒng)課件806、付款單的輸入付款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：供應(yīng)商代碼、結(jié)算方式（如：現(xiàn)金、支票、匯票等）、經(jīng)手人代碼、金額、結(jié)算科目、銀行賬號、幣種等。6、付款單的輸入付款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：81二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出

二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出82采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出主要是各種統(tǒng)計分析報表和向總賬系統(tǒng)輸出的記賬憑證。采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的輸出主要是各種統(tǒng)計分析報表和向83一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)輸出的統(tǒng)計、分析報表分兩類，一類是依據(jù)輸入的數(shù)據(jù)直接按各種條件進行篩選后輸出。另一類是兩種輸入的數(shù)據(jù)進行比較后，再按各種條件篩選后輸出一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)輸出的統(tǒng)計、分析報表分兩84二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)主要依據(jù)輸入的采購發(fā)票和付款單，生成記賬憑證，然后向總賬系統(tǒng)傳遞的。二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)主要依據(jù)輸入的采購發(fā)票和付款857.5采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理7.5采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理86一、采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理

1.輸入單據(jù)的格式用戶可根據(jù)本身的需要自行設(shè)計。2.相互關(guān)聯(lián)的單據(jù)可以由系統(tǒng)自動互相生成。3.凡是在初始設(shè)置中進行過設(shè)置的項目，在輸入的用戶界面對應(yīng)項目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入。4.輸入單據(jù)的各個項目時，有些項目的數(shù)據(jù)必須輸入，而有些項目的數(shù)據(jù)是可以根據(jù)已輸入項目的數(shù)據(jù)生成的。5.作為正式記錄存入系統(tǒng)的單據(jù)應(yīng)該經(jīng)過確認。一、采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理1.輸入單據(jù)的格式用戶可根87二、生成記賬憑證的處理在采購與