合同管理制度

合同管理制度1總則1.1.1為加強(qiáng)中交三航局新建張家口至唐山ZTSG-8標(biāo)段項(xiàng)目經(jīng)理部一分部（以下簡稱“一分部”）的合同管理工作，規(guī)范合同行為，維護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國鐵路法》、《鐵路合同管理辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際，制定本制度。1.1.2本制度所稱合同是指公司與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，具體包括勞務(wù)合同、采購合同、租賃合同、保險(xiǎn)合同以及其它各類民事合同（或協(xié)議）等。1.1.1簽訂和履行合同應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和鐵道部有關(guān)文件要求，尊重社會(huì)公德，不得擾亂社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序和損害社會(huì)公共利益，堅(jiān)持平等、自愿、公平和誠實(shí)信用的原則，嚴(yán)格按照合同約定行使權(quán)利、履行義務(wù)。2合同管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)1.2.1管理制度（1）建立健全合同管理制度，計(jì)財(cái)部為合同管理部門，配備合同管理人員，學(xué)習(xí)法律專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)合同管理隊(duì)伍建設(shè)。（2）合同管理部門、承辦部門在公司授權(quán)范圍內(nèi)履行合同管理職責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理是公司對張?zhí)畦F路項(xiàng)目經(jīng)理部一分部合同簽訂的授權(quán)人。（1）合同承辦部門應(yīng)當(dāng)建立合同承辦專人負(fù)責(zé)制度，在承辦人發(fā)生變化時(shí)，必須做好資料的完整移交。1.2.2管理人員計(jì)財(cái)部為合同的管理部門，管理項(xiàng)目發(fā)生的對內(nèi)、對外合同，計(jì)財(cái)部設(shè)專職合同管理員。1.2.1主要職責(zé)（1）計(jì)財(cái)部職責(zé)項(xiàng)目的合同歸口管理部門為計(jì)財(cái)部，其主要職責(zé)是：①負(fù)責(zé)合同管理日常工作；②建立合同管理臺(tái)帳，妥善保管合同文本、相關(guān)文件、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料；③定期開展合同檢查，督促合同的履行，匯總并及時(shí)反饋合同履行情況，并就合同補(bǔ)充、修改和變更等提出處理方案；④組織學(xué)習(xí)、宣傳并貫徹執(zhí)行國家有關(guān)合同及合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章；負(fù)責(zé)對合同管理員的培訓(xùn)和管理工作；⑤負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)其它部門的合同管理工作，負(fù)責(zé)審查合同文本，參與合同的起草、論證、審查、談判和簽訂履行、變更、解除等工作；⑥協(xié)助辦理法定代表人的法人授權(quán)委托書手續(xù)；⑦指導(dǎo)配合各部門辦理合同的報(bào)批、鑒證和公證等事項(xiàng)。⑧承辦其他有關(guān)合同管理工作。（2）相關(guān)部門職責(zé)項(xiàng)目各業(yè)務(wù)部門是合同承辦部門。項(xiàng)目各部門根據(jù)其職責(zé)職能具體承辦相關(guān)合同業(yè)務(wù)，主要職責(zé)是：①研究相關(guān)法律法規(guī)和調(diào)研市場情況，提供決策依據(jù)；②按《合同法》的規(guī)定和項(xiàng)目的具體要求，起草合同文本及相關(guān)報(bào)送材料文件，履行報(bào)批手續(xù)；③審查合同對方當(dāng)事人的資質(zhì)、資信和履約能力，并將其有效的資信證明資料及合同正式文本(含附件)送計(jì)財(cái)部；④與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行談判；⑤依法辦理合同的簽訂、變更、終止、解除手續(xù)，對所承辦合同的真實(shí)性、可靠性、可行性負(fù)責(zé)；⑥合同簽訂后全面履行合同，建立合同履行情況臺(tái)帳，認(rèn)真做好合同標(biāo)的物的交接、驗(yàn)收，確保標(biāo)的物的質(zhì)量、數(shù)量符合合同要求，交接、驗(yàn)收均應(yīng)有合同當(dāng)事人共同簽字確認(rèn)的書面記錄；⑦保存好合同文本及履行、變更、終止、解除等有關(guān)資料（含合同當(dāng)事人之間往來的電傳、電報(bào)、信件、信函等相關(guān)資料），合同履行完畢或合同履行期滿時(shí)，應(yīng)及時(shí)書面向計(jì)財(cái)部報(bào)送合同履約情況；⑧主動(dòng)接受合同管理部門指導(dǎo)，及時(shí)向合同管理部門通報(bào)合同簽訂和履行中發(fā)生的問題，必要時(shí)直接向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告。（1）合同管理人員的基本職責(zé)①負(fù)責(zé)審查簽訂的合同文本；②指導(dǎo)合同的具體承辦人做好相關(guān)調(diào)查論證工作，參與合同的談判、起草、簽訂，協(xié)助辦理合同變更、解除以及合同糾紛處理等事項(xiàng)；③負(fù)責(zé)管理合同包括合同臺(tái)賬，妥善保管合同文本、相關(guān)文件、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料；④監(jiān)督檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦部門處理合同執(zhí)行中的問題與糾紛，提出有關(guān)合同管理的意見和建議，匯總分析報(bào)送有關(guān)合同管理情況及統(tǒng)計(jì)資料。⑤會(huì)同合同承辦部門辦理有關(guān)合同的文書，負(fù)責(zé)建立合同檔案。1.2.4各部門具體分工（1）征地拆遷由各項(xiàng)目部具體負(fù)責(zé)人辦理。（2）咨詢、科研等協(xié)議由工程部牽頭承辦；（1）物資、設(shè)備采購等合同由物設(shè)部承辦；（4）檢測、試驗(yàn)等合同由安質(zhì)部承辦；（5）內(nèi)部合同、以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它對外合同由計(jì)財(cái)部承辦；（6）對外宣傳、后勤保障、法律事務(wù)和辦公等合同由綜合管理部承辦；項(xiàng)目管理信息化由綜合管理部牽頭承辦，工程部協(xié)辦。1.1合同的簽訂與審查1.1.1簽訂形式（1）合同簽訂一律采用書面形式，嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。（2）勞務(wù)合同、物資和設(shè)備采購供應(yīng)等合同的簽訂必須根據(jù)《招投標(biāo)法》和《政府采購法》采用招投標(biāo)等要約承諾方式簽訂。（1）國家或鐵道部規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)或示范合同文本的，必須采用標(biāo)準(zhǔn)或示范合同文本。（4）項(xiàng)目對外簽訂合同以項(xiàng)目部的名義進(jìn)行。項(xiàng)目經(jīng)理為項(xiàng)目合同授權(quán)代理人，授權(quán)代理人以項(xiàng)目名義對外簽訂合同。授權(quán)對外簽訂合同的應(yīng)當(dāng)持有《法人授權(quán)委托書》。授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)注明授權(quán)委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限和是否可以轉(zhuǎn)委托以及轉(zhuǎn)委托的條件等，并加蓋法人公章并由公司法定代表人簽字。（5）合同的簽訂應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人各方的法定代表或其授權(quán)代理人簽字，并加蓋當(dāng)事人各方單位的合同專用章（或法人公章），同時(shí)需提供法人代表人身份證明書，授權(quán)代理人簽字的，還應(yīng)提供授權(quán)委托書。（6）采用非招投標(biāo)方式簽訂合同的，合同承辦部門應(yīng)事先要求合同對方填寫《合格勞務(wù)商資格申請?jiān)u審表》。以上資料由合同承辦部門審查原件并在復(fù)印件上簽字后交計(jì)財(cái)部存檔備查。1.1.2審查制度（1）建立健全合同簽訂審查制度，主要負(fù)責(zé)人和計(jì)財(cái)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工承擔(dān)合同審查職責(zé)。采用招投標(biāo)方式簽訂合同的，招標(biāo)文件中合同條款在招標(biāo)文件發(fā)售前，必須按合同審查制度進(jìn)行審查。（2）合同承辦部門在合同簽訂前應(yīng)驗(yàn)證合同對方當(dāng)事人有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況，驗(yàn)明合同對方當(dāng)事人是否具有簽訂合同的主體資格，審查合同對方的主辦（經(jīng)辦）人是否具有代理權(quán)及其權(quán)限內(nèi)容，查驗(yàn)上述資料的真實(shí)性、合法性，并保存有關(guān)資料。（1）合同技術(shù)條款等有關(guān)內(nèi)容，由項(xiàng)目的相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)該部分內(nèi)容的談判、起草工作。合同技術(shù)條款等有關(guān)內(nèi)容必須經(jīng)項(xiàng)目合同審查委員會(huì)審核。（4）合同審查實(shí)行簽訂前的聯(lián)簽審查責(zé)任制度。在合同正式簽訂前，合同承辦人應(yīng)當(dāng)將擬簽的合同文本送相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審查聯(lián)簽。（5）參與審查的部門對合同提出異議或修改意見的，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后，方可正式對外簽訂合同。（6）合同審查由合同承辦部門組織實(shí)施，可采用會(huì)議審查或會(huì)簽審查的方式進(jìn)行。不論采取何種方式審查，均應(yīng)做出審查記錄，并妥善保存，未經(jīng)審查的合同或協(xié)議不得簽訂或辦理變更。1.1.1審查內(nèi)容（1）合同是否符合法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范；（2）合同雙方權(quán)利、義務(wù)是否明確、清楚；（1）各項(xiàng)費(fèi)用計(jì)算與支付方式是否正確、清楚；（4）合同內(nèi)容與談判或招投標(biāo)不一致的問題是否解決；（5）項(xiàng)目與簽約方的組織和技術(shù)接口是否建立并保持；（6）簽約方的要求是否雙方都已明確并形成文件；（7）滿足合同要求的技術(shù)能力和按期交付能力等是否已得到項(xiàng)目有關(guān)方面的確認(rèn)；（8）合同所涉及事項(xiàng)，是否按公司和項(xiàng)目各項(xiàng)管理規(guī)定得到批準(zhǔn)；（9）按照合同將發(fā)生的費(fèi)用支出，是否符合公司批準(zhǔn)的預(yù)算費(fèi)用；（10）合同項(xiàng)目及費(fèi)用是否得到項(xiàng)目審批同意；（11）對合同乙方資信等方面的審查結(jié)果。1.1.4審查范圍項(xiàng)目所有對外、對內(nèi)簽訂的合同均要進(jìn)行合同評(píng)審。1.1.5審查流程合同會(huì)簽審查的流程：承辦部門→相關(guān)部門→項(xiàng)目副經(jīng)理→承辦部門按照會(huì)簽審查意見修改或落實(shí)→計(jì)財(cái)部復(fù)核→項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。1.1.6合同談判（1）在合同簽訂之前需要進(jìn)行合同談判的，由合同承辦部門提出談判方案，起草合同文本，經(jīng)合同承辦部門、計(jì)財(cái)部審查后，由合同承辦部門匯總合同審查紀(jì)要，在此基礎(chǔ)上形成具體的合同談判計(jì)劃，用以指導(dǎo)合同談判工作。（2）合同談判由項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人和計(jì)財(cái)部、合同承辦部門的負(fù)責(zé)人共同參加，合同具體承辦部門有關(guān)人員根據(jù)需要參加談判并提供有關(guān)的技術(shù)資料。合同談判要依據(jù)合同談判計(jì)劃進(jìn)行。1.1.7合同條款（1）合同內(nèi)容一般包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行期限，地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，解決爭議的方法以及合同生效條件等。（2）對項(xiàng)目權(quán)益影響較大或可能存在風(fēng)險(xiǎn)的合同條款，必須對當(dāng)事人雙方的權(quán)利義務(wù)做出明確的約定。同時(shí)，依據(jù)《擔(dān)保法》的有關(guān)規(guī)定要求對方當(dāng)事人提供履行合同的擔(dān)保。1.1.8合同上報(bào)制度（1）項(xiàng)目部對內(nèi)、對外簽訂的合同按合同管理制度要求按時(shí)上報(bào)。（2）項(xiàng)目部對外簽訂的合同按以下要求上報(bào)公司：①合同總額在50萬元以下（含50萬元）的，項(xiàng)目部自行組織談判、簽訂；②合同總額在50萬元以上的，項(xiàng)目部簽訂合同前報(bào)公司審定，局指計(jì)財(cái)部提供指導(dǎo)。1.1.9相關(guān)規(guī)定（1）合同承辦部門應(yīng)保證最終簽訂的合同與通過聯(lián)簽審查的合同一致，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，辦理合同簽訂的報(bào)批、備案、登記、鑒證或公證等手續(xù)。（2）任何部門和個(gè)人，不得肢解項(xiàng)目，規(guī)避合同會(huì)簽審查。（1）項(xiàng)目對外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議，經(jīng)審查后，由計(jì)財(cái)部提供合同封面和合同編號(hào)。承辦部門辦理完合同簽字手續(xù)后，到綜合部加蓋公章，到計(jì)財(cái)部辦理合同登記手續(xù)。同時(shí)將合同審查記錄、合同文本、電子文件以及附件等資料一起交計(jì)財(cái)部歸檔保存，建立合同檔案。（4）合同簽訂后由合同承辦部門負(fù)責(zé)分發(fā)，計(jì)財(cái)部留存一份正本、二份副本。合同的發(fā)放均應(yīng)進(jìn)行登記，分發(fā)登記表由計(jì)財(cái)部和承辦部門各保留一份。（5）需經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、登記或者備案的合同，應(yīng)履行相應(yīng)的手續(xù)。1.4合同章的管理1.4.1項(xiàng)目對外簽訂的有關(guān)合同或協(xié)議，須加蓋公章。項(xiàng)目公章由綜合部保管，蓋章需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，所有用章均需在綜合部由經(jīng)辦人員簽字登記并建立使用臺(tái)帳。1.4.2空白紙張不得加蓋公章。1.5合同的履行1.5.1依法簽訂的合同應(yīng)全面履行，不得隨意變更或解除。如合同不能履行應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施減少損失。因不可抗力因素影響合同履行的應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對方當(dāng)事人，同時(shí)采取積極措施減少損失，并注意保存有關(guān)證據(jù)。1.5.2合同承辦部門應(yīng)當(dāng)建立合同承辦專人負(fù)責(zé)制度，承辦人發(fā)生變化時(shí)，必須做好資料的完整移交。承辦人對合同談判、履行過程中雙方往來的電報(bào)、傳真、會(huì)議紀(jì)要、文件、圖表、電子郵件等文件資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集和妥善保管。1.5.1合同承辦人應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握合同履行的動(dòng)態(tài)，對于對方當(dāng)事人提出的有關(guān)合同履行問題，應(yīng)當(dāng)咨詢計(jì)財(cái)部后及時(shí)起草書面說明回復(fù)對方，不得拖延，避免造成經(jīng)濟(jì)損失；發(fā)現(xiàn)對方不履行或者不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)積極與對方當(dāng)事人協(xié)商，催促其履行合同約定義務(wù)，同時(shí)應(yīng)將其不履行或不完全履行合同的情況及時(shí)書面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人和計(jì)財(cái)部，并協(xié)助在索賠期限內(nèi)收集和保存證據(jù)，及時(shí)索賠。1.5.4合同承辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定檢查和督促合同的履行，并將合同履行情況及時(shí)反饋給計(jì)財(cái)部。1.5.5計(jì)財(cái)部對所簽訂的合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期了解對方當(dāng)事人的資信和履約能力變動(dòng)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取積極穩(wěn)妥、切實(shí)可行的措施；對合同履行中出現(xiàn)的問題給予解釋、解決。1.5.6合同結(jié)算必須通過計(jì)財(cái)部進(jìn)行。計(jì)財(cái)部應(yīng)當(dāng)依照已生效合同的約定，及時(shí)辦理收付結(jié)算。對未經(jīng)審批、簽章的合同，不得辦理收付結(jié)算。1.6合同的變更和解除1.6.1合同變更（1）合同變更是指合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任和解決爭議方法等的改變。（2）合同生效后任何一方當(dāng)事人不得單方面變更或者解除合同。確需變更或解除的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方當(dāng)事人協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議。（1）當(dāng)事人協(xié)商一致的變更或者解除合同的協(xié)議，視同新合同，應(yīng)當(dāng)按照合同審查程序履行聯(lián)簽審查手續(xù)。（4）當(dāng)事人簽訂的變更或者解除合同的協(xié)議、文書、電報(bào)等資料應(yīng)當(dāng)一并與原合同裝訂入卷，不得分散存放。1.6.2變更原則（1）合同變更的批準(zhǔn)必須按規(guī)定的程序進(jìn)行；合同的變更均應(yīng)簽署補(bǔ)充協(xié)議，并根據(jù)合同約定的費(fèi)用計(jì)算原則確定變更費(fèi)用。（2）對方當(dāng)事人要求變更或解除合同的，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知計(jì)財(cái)部，報(bào)合同審查委員會(huì)，審查對方當(dāng)事人的理由是否正當(dāng)。對于符合合同變更或解除條件，同意變更或解除的，按照會(huì)議審查聯(lián)簽程序與對方當(dāng)事人簽訂變更或解除協(xié)議并填寫《合同變更/轉(zhuǎn)讓審批單》（表格樣式附后）。因?qū)Ψ疆?dāng)事人變更或解除合同造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)在變更協(xié)議中明確賠償數(shù)額和方式，并及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出索賠。（1）需要向人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)請求變更或者撤銷合同的，應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的期限內(nèi)提出。1.6.1合同解除（1）合同的解除必須按照《合同法》及本制度的規(guī)定辦理。對于特殊情況下合同履行過程中的終止，必須及時(shí)辦理終止手續(xù)并填寫《合同解除審批單》（表格樣式附后），收集終止合同給項(xiàng)目帶來的經(jīng)濟(jì)損失的證據(jù)和資料，為糾紛的處理做好準(zhǔn)備。（2）合同終止時(shí)，承辦部門做好終止記錄，收集履行合同過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來和結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)，并將資料交計(jì)財(cái)部保存。（1）合同中應(yīng)當(dāng)約定合同糾紛處理?xiàng)l款。1.6.4糾紛處理（1）處理方式合同糾紛的主要處理方式：①和解或調(diào)解；②仲裁或訴訟。（2）處理原則①合同的糾紛處理優(yōu)先采用和解或調(diào)解方式處理，和解或調(diào)解不成的，可選擇仲裁或訴訟。②選擇仲裁作為解決合同糾紛方式的，應(yīng)當(dāng)在合同中約定仲裁條款或者單獨(dú)簽訂仲裁協(xié)議，明確約定仲裁事項(xiàng)和仲裁機(jī)構(gòu)。③選擇訴訟方式解決合同糾紛的，盡量約定具有管轄權(quán)的鐵路運(yùn)輸法院或具有管轄權(quán)的公司法人所在地法院，項(xiàng)目合同約定在公司企業(yè)注冊地。（1）相關(guān)規(guī)定①發(fā)生合同糾紛后合同承辦部門或承辦人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，并通報(bào)計(jì)財(cái)部，并在其指導(dǎo)下妥善處理糾紛。必要時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)給予協(xié)助。②如在合同執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛，與合同履行有關(guān)的部門應(yīng)及時(shí)分析查明原因，提出解決指導(dǎo)意見并通報(bào)計(jì)財(cái)部，及時(shí)與對方協(xié)商解決。1.7合同檔案管理1.7.1歸檔（1）計(jì)財(cái)部建立合同管理臺(tái)帳和檔案，對各承辦部門收集、整理、報(bào)送的各類合同檔案資料進(jìn)行歸檔管理，定期做好統(tǒng)計(jì)分析。（2）合同履行完畢，合同承辦部門向計(jì)財(cái)部提交備案合同和合同履行的工作報(bào)告，經(jīng)合同審查委員會(huì)審查后，及時(shí)地將所有合同檔案資料裝訂成冊，存檔。（1）涉及需要保密的內(nèi)容，按照保密的規(guī)定辦理。1.7.2檔案內(nèi)容合同檔案主要包括下列資料:（1）談判筆錄、會(huì)議記錄；（2）對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照（或證書）等的副本復(fù)印件；（1）對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人員的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；（4）對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件，有關(guān)擔(dān)保文件；（5）雙方簽訂