物業(yè)公司合同管理制度

合同管理制度編號：XXXX-CG-14版本：1.0生效日期：PAGEPAGE9XXXX有限公司編號：XXXX-CG-04版本：1.0生效日期：管控體系文件合同管理制度發(fā)放編號：編制：風(fēng)之大陸審核：批準(zhǔn)：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內(nèi)容修訂人版本備注合同管理制度編號：XXXX-CG-14版本：1.0生效日期：PAGE4控制目標(biāo)加強公司合同管理，規(guī)范公司經(jīng)營行為、降低風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益。適用范圍適用于公司物業(yè)管理過程所涉及的各類合同管理，包括工程專業(yè)外包服務(wù)類、物業(yè)專業(yè)外包服務(wù)類、工程物資類、物業(yè)物資類合同等，員工勞動合同除外。職責(zé)合同經(jīng)辦部門（品質(zhì)管理部/工程管理部/綜合管理部/財務(wù)管理部，具體分工詳見5.1）本部門合同文本管理及歸檔移交工作。合同執(zhí)行部門（總部相關(guān)部門、物業(yè)服務(wù)中心）合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。合同管理分工基于部門職能定位，合同經(jīng)辦部門分工如下：綜為財務(wù)類合同的經(jīng)辦部門和執(zhí)行部門。授權(quán)下列人員有權(quán)代表公司簽訂經(jīng)濟(jì)合同：各法人委托人的具體代理權(quán)限由法定代表人予以注明。法人委托人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對外簽約。法人委托人的主要職責(zé)任何部門及工作人員未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托，不得以公司名義對外簽訂合同或改變合同內(nèi)容，不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權(quán)利。公司內(nèi)部的職能機構(gòu)不得以自己的名義對外簽訂合同。合同擬定標(biāo)準(zhǔn)合同文本擬定：合同經(jīng)辦部門組織公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本的起草：總部工程管理部負(fù)責(zé)公司工程類標(biāo)準(zhǔn)合同文本的起草，總部品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)公司物業(yè)類標(biāo)準(zhǔn)合同文本的起草，綜合管理部部協(xié)助各部門標(biāo)準(zhǔn)合同的制定。標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬制完成后，合同簽訂部門組織物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)部門、綜合管理部、財務(wù)管理部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，每年應(yīng)及時修改合同標(biāo)準(zhǔn)文本。合同擬定：合同經(jīng)辦部門根據(jù)合同文本、業(yè)務(wù)開展需要，在完成供方選擇后，組織合同擬定。公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，可參照本區(qū)域最相類似的合同示范文本擬定合同。合同編號公司所有合同在簽訂時，均由綜合管理部負(fù)責(zé)明確合同的編號。合同編號規(guī)則：□□□□—□□—□□□□—□□順序號年份號專業(yè)類別代號項目名稱代號合同編號含義：項目名稱代號：由項目名稱漢語拼音第一個大寫字母表示，如公務(wù)員小區(qū)，用‘GWY’表示。專業(yè)類別代號：代表合同專業(yè)類別，專業(yè)類別代號均用2位字母表示，具體如下：合同類別前期類工程類秩序類保潔類綠化類部門代號QQGCZXBJLH年號：以4位數(shù)字組成，即合同編寫年份。序號：以2位數(shù)字組成，按該合同類別當(dāng)月編制順序。合同審查合同經(jīng)辦部門填寫《合同審查會簽表》，按《組織權(quán)責(zé)手冊》移交相關(guān)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查。需重點審查的內(nèi)容包括：合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度中相關(guān)規(guī)定。合同應(yīng)具備的條款是否齊全、合理、嚴(yán)密。雙方當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實、一致，雙方的權(quán)利、義務(wù)是否明確、平等。合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款。是否存在無效條款。簽約雙方的用章是否為合同專用章。合同用語是否規(guī)范。文字表達(dá)是否確切無誤。預(yù)計取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險。合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。在合同審查時，根據(jù)公司的實際，應(yīng)注意的事項：為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟，應(yīng)在合同條款中作如下規(guī)定：我方為需方時，必須約定我方所在地人民法院管轄。我方為供方，在盡力爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時，可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決，協(xié)商不成，任何一方均可向起訴方住所地人民法院提起訴訟”。在合同簽訂時，估計我方違約的可能性大，且又爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時，可約定“依法律規(guī)定，通過訴訟方式解決”。審查時如對供方當(dāng)事人履行能力及資信情況存在疑義時，應(yīng)要求其提供相應(yīng)擔(dān)保并要求在合同中注明。合同審查人必須在合同文本送達(dá)三日之內(nèi)出具審核意見書，不得拖延，在審核或?qū)彶檫^程中，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏或不妥時，提出修改意見書，并與合同對方當(dāng)事人取得聯(lián)系，直到修改意見達(dá)到統(tǒng)一為止。負(fù)責(zé)審查合同的部門和員工，因工作失職或循私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按后果及其責(zé)任的大小，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。審查完畢后，負(fù)責(zé)審查人員應(yīng)出具審查意見，審查意見須說明審查發(fā)現(xiàn)的問題或建議，以便再次審查時能追溯之前的審查情況。合同的簽訂合同辦理應(yīng)遵循的原則優(yōu)先采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本原則公司已制訂并實施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本，經(jīng)雙方協(xié)商，可以對標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改，也可增加補充條款。政府有關(guān)部門有強制性規(guī)定的，可采用所要求的合同文本。公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，由合同經(jīng)辦人草擬合同文本并提交綜合管理部委托律師審查后方可使用。必須簽訂合同的原則：涉及金額在人民幣5萬元（含）以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須通過簽署合同的方式明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。金額在5萬元人民幣以下，但由于牽涉到驗收、保修等無法即時清結(jié)的情況，則此種業(yè)務(wù)也必須簽署合同。原合同單價、業(yè)務(wù)范圍、付款條件、結(jié)算時間等重要條款需要發(fā)生變化的，必須以補充協(xié)議的方式予以明確?？梢圆缓灪贤脑瓌t：在原合同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，由于數(shù)量變化所導(dǎo)致合同實際結(jié)算價超出原合同價的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。根據(jù)雙方所簽署的長期合作協(xié)議可以不簽具體合同而直接結(jié)算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。5萬元以下可以即時結(jié)算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。事前簽訂原則：合同應(yīng)在經(jīng)濟(jì)事項開始前簽訂。辦理合同的財務(wù)要求合同金額必須按具體工作內(nèi)容或項目、從數(shù)量和單價兩個方面，明確其計算過程或提供明細(xì)清單作為合同必備附件。公司辦理付款時要求已經(jīng)取得對方開具的合法稅務(wù)發(fā)票?？铐椊Y(jié)算不允許采取現(xiàn)金方式，要求采用轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算。特殊情況下必須采取現(xiàn)金結(jié)算的，應(yīng)事先報公司總經(jīng)理審批。在合同中要明確收款銀行和收款賬號，一般情況下收款戶名必須和簽約方完全一致。如不一致，則必須在合同中增加委托付款的條款，或要求提供委托收款的證明文件。合同經(jīng)辦人簽訂合同，必須先辦理授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)委托或超出授權(quán)范圍簽訂的合同為無效合同，由經(jīng)辦人承擔(dān)責(zé)任。合同會簽過程應(yīng)以《合同審查會簽表》進(jìn)行流轉(zhuǎn)。合同審批完畢后，應(yīng)加蓋合同公章，合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。應(yīng)該訂立合同而未訂立合同的，要追究相關(guān)部門的責(zé)任。特殊情況，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后可先行實施后簽合同，但補簽合同應(yīng)在一個星期內(nèi)完成。合同經(jīng)法定代表人或委托代理人簽字，加蓋公司合同專用章后即具有法律約束力。任何人不得將公章、合同專用章、業(yè)務(wù)介紹信或空白合同借給其他單位使用，禁止外單位以公司的名義掛戶經(jīng)營或借用賬號進(jìn)行經(jīng)營活動。嚴(yán)禁與只有業(yè)務(wù)介紹信而無具體授權(quán)范圍的人員簽訂經(jīng)濟(jì)合同。嚴(yán)禁為謀取私利而收受他人回扣或其他好處，簽訂有損于本單位利益的經(jīng)濟(jì)合同。合同的履行合同依法成立后，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員，應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù)，確保合同履行。合同交底合同金額超過50萬元(含)的工程類合同，在合同執(zhí)行之前，合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)向合同執(zhí)行部門作合同交底。交底對象應(yīng)為執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人及該項合同執(zhí)行負(fù)責(zé)人。工程合同交底的內(nèi)容是：合同范圍（著重說明范圍模糊、與其他工作有交接的劃分界線）、開展形式、重要合同條件和本合同特別的合同條件、合同總價、工期、質(zhì)量、安全文明施工要求、以及合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的索賠事項。合同執(zhí)行部門應(yīng)同時負(fù)責(zé)記錄和監(jiān)督對方合同單位履約情況，保留好有關(guān)單據(jù)、信函等文字資料。合同執(zhí)行過程中的往來函件合同執(zhí)行過程中，涉及價款確認(rèn)、合同解釋、爭議處理意見、對對方違約行為判定及整改意見，統(tǒng)一由合同經(jīng)辦部門發(fā)出。綜合管理部委托律師向?qū)Ψ桨l(fā)出的函件，涉及雙方合同責(zé)任界定、索賠與反索賠、承包方之間相互索賠、物業(yè)服務(wù)指令可能引起加重或減輕承包方責(zé)任等事項的，應(yīng)事先征詢合同經(jīng)辦部門意見后方可發(fā)出，發(fā)出的函件需同時抄送合同經(jīng)辦部門。合同結(jié)算條款規(guī)定本公司有付款義務(wù)的：合同執(zhí)行部門應(yīng)依照公司財務(wù)管理制度和合同具體約定，在合同簽訂以后每月向財務(wù)管理部報送月度資金計劃備案。合同付款具體程序參見《財務(wù)付款管理制度》。合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人履約能力及資信程度下降，應(yīng)及時向合同經(jīng)辦部門及公司領(lǐng)導(dǎo)報告，同時向?qū)Ψ桨l(fā)出預(yù)警，維護(hù)公司合法權(quán)益。合同的變更與廢除合同一經(jīng)簽訂即依法成立，任何人不得擅自變更或解除。但合同在履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時，可以變更或解除合同。合同的變更或解除必須符合國家經(jīng)濟(jì)合同法律的規(guī)定，并應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)由合同的當(dāng)事方共同商議。變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。合同經(jīng)辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、電子郵件、電話后，必須及時請示公司領(lǐng)導(dǎo)，立即處理，緊急事宜不得超過一天，一般事宜不得超過三天，并在有效期限內(nèi)正式答復(fù)對方。超過期限再作答復(fù)，造成嚴(yán)重后果的，經(jīng)辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。變更解除合同必須采取書面形式（包括雙方的信函、文件、傳真等），由雙方簽訂確認(rèn)書。合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項：主體變更應(yīng)征得合同各方同意。有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。經(jīng)公證、鑒證的合同，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議，應(yīng)報原公證、鑒證機關(guān)備案。變更、解除合同的協(xié)議在尚未達(dá)成或批準(zhǔn)以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。如因變更（解除）合同可能使當(dāng)事人受到損失，雙方應(yīng)在變更（解除）合同的協(xié)議中明確規(guī)定各自應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。合同變更后，合同經(jīng)辦部門需在《合同管理臺賬》中進(jìn)行登記。合同糾紛處理與訴訟管理提請合同糾紛的程序：已經(jīng)簽訂的合同在履行過程中產(chǎn)生糾紛的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)根據(jù)合同中有關(guān)糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進(jìn)行解決。協(xié)商不成時，必須在一個工作日向綜合管理部匯報，并在三個工作日內(nèi)提供有關(guān)資料，任何單位或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實體權(quán)利，更不得隱瞞實情。綜合管理部應(yīng)在接到報告后組織與合同訂立方的再次協(xié)商，經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可聘請律師向仲裁委員會申請仲裁或直接向人民法院起訴。如糾紛需進(jìn)入法律訴訟程序解決，應(yīng)按國家有關(guān)法律、法規(guī)和本制度處理。合同經(jīng)辦部門與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時間。公司對外所有合同糾紛申請仲裁或訴訟由綜合管理部委托外部律師負(fù)責(zé)辦理。發(fā)生合同糾紛時，合同經(jīng)辦部門除應(yīng)將糾紛情況及時報告公司總經(jīng)理和綜合管理部以外，還應(yīng)同時組織合同執(zhí)行部門迅速收集下列有關(guān)證據(jù)：合同文本，包括附件、變更或解除協(xié)議、信函、視聽資料、授權(quán)委托書、介紹信及其他有關(guān)資料等。驗收、提貨、發(fā)票等有關(guān)單位票據(jù)。貨款的承付、托收憑證、有關(guān)的財務(wù)賬目。產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。證人證言。其它與處理糾紛有關(guān)的材料。處理合同糾紛，應(yīng)特別注意以下問題：在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施。發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實現(xiàn)時，適時依法申請采取財產(chǎn)保全措施。對于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確、合法且雙方對債務(wù)無異議的，依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟。做好每起合同糾紛實況記錄、存案備查。凡屬我方責(zé)任的合同糾紛，應(yīng)逐筆查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任，并責(zé)成其提出補救措施。合同糾紛經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致處理意見的，應(yīng)訂立書面的協(xié)議，雙方代表簽字并加蓋單位公章。雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁決定書及法院的裁定書、調(diào)解書、判決書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，交給有關(guān)部門收執(zhí)、備案或存檔。各有關(guān)部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)履行。對方當(dāng)事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由公司綜合管理部依法向人民法院申請強制執(zhí)行。合同糾