存檔信息控制程序

文件編號：頁碼：1/5存檔信息控制程序版本狀態(tài)：0.0制定部門：品保部制定日期：2019/3/101目的本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了存檔信息控制的要求，以確保與標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的文件信息都得到有效控制。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司與BCMS體系運行有關(guān)的程序、規(guī)范、外來文件和證據(jù)記錄的控制。3定義存檔信息：指內(nèi)部程序、規(guī)范、記錄、外來文件記錄等。3.1管理類文件內(nèi)部管理資料，包括各類規(guī)范（制度）、證據(jù)記錄、實物、標(biāo)本等；外來文件資料，包括外來文件、信息等3.2外來文件有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、業(yè)務(wù)要求、更改通知等資料以及其它與管理體系有關(guān)的外來管理文件、記錄。3.3證據(jù)記錄公司管理體系運行活動的相關(guān)證據(jù)、書面記錄、電子版載體、實物等。4職責(zé)由品保部負(fù)責(zé)對各類文件的統(tǒng)一編號、登記、發(fā)放、回收、銷毀歸檔管理工作。具體存檔信息的歸口部門負(fù)責(zé)文件的編制、修訂、實施、維護(hù)等工作。5程序內(nèi)容存檔信息的總控制權(quán)限見附件1.5.1編寫與審批5.1.1管理規(guī)范文件由各相關(guān)職能部門編制，部門負(fù)責(zé)人審核，主管批準(zhǔn)。5.1.2記錄空白表格由各部門負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。報體系歸口部門-文管中心進(jìn)行備案。5.1.3存檔信息的載體格式書面、電子版本、實物等媒體形式。5.2編號、標(biāo)識5.2.1管理程序規(guī)范文件的編號方法：文件編號： 頁 碼：2/5存檔信息控制程序版本狀態(tài)：0.0 制定部門：品保部制定日期：2019/3/10一二三四階文件編號原則如下：

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□2

□3

□41碼---XXX公司通用文件代碼；2碼---文件類別：X--品質(zhì)；X--環(huán)境；X--職業(yè)健康安全；X--品質(zhì)和環(huán)境共享；X--品質(zhì)、環(huán)境和職業(yè)健康安全、業(yè)務(wù)連續(xù)性管理共享；X--環(huán)境和職業(yè)健康安全共享；X--BCM體系3碼---X--手冊；X--程序；X--作業(yè)指導(dǎo)書；X--表單；4碼---流水碼，對應(yīng)所編份數(shù)，如：001，002…。5.2.2版本版次編號原則如下： □.□版本.版次一、二、三階文件版本控制第一次更改版本從0.0版直接變更為1.0版。后續(xù)每次小更改（變更小于5處且內(nèi)容變化不大）則版次增加0.1版，重大變更（變更不小于5處或內(nèi)容變化較大），則版本增加1，版次歸零。若后續(xù)體系變更時，則依次類推，版本狀態(tài)復(fù)原為0.0。5.2.3權(quán)責(zé)的變更或更改內(nèi)容在一頁以上，則直接增加1個版次。5.2.4文件的簽核、文件管制權(quán)限依附件一執(zhí)行。5.2.5文件的審核周期為5-7個工作日內(nèi)完成。5.2.6文件發(fā)放前應(yīng)按附件一的要求予以統(tǒng)一標(biāo)識，簽核。5.2.7文件分“受控”和“非受控”兩種，受控文件在發(fā)放時應(yīng)加蓋紅色“管制文件”章，非受控文件不蓋章。文件形式有電子版和打印版，以打印版為主控版。5.3發(fā)放、更改、回收、作廢、借閱、保留5.3.1存檔信息的發(fā)放范圍由歸口部門決定。文管按<文件制定.修訂.廢止申請表>上勾選需求分發(fā)給相關(guān)單位，并做好發(fā)放記錄。5.3.2每年對文件應(yīng)進(jìn)行一次評審，如不適宜應(yīng)進(jìn)行更新，由文件原編寫部門負(fù)責(zé)更新，應(yīng)按2.2/5.2.3執(zhí)行版本版次更新，并在更改的文件首頁登記（修訂日期、版本、修訂編號、修訂頁次、修訂內(nèi)容摘要）更改可采用整份抽換、非整份抽換方式，QS確認(rèn)，經(jīng)內(nèi)部文件管制權(quán)限表上相關(guān)人員審核、核準(zhǔn)后送文管中心申請發(fā)行。文管發(fā)放更新后文件時，將舊版收回并蓋“作廢文件”章。換版文件應(yīng)注明標(biāo)識，蓋“管制文件”“文件發(fā)行”“發(fā)放、受領(lǐng)”章，正本原檔蓋“正本文件”章保存文管中心。5.3.4文管應(yīng)從所有使用場所及時回收失效或作廢文件，并做好回收記錄。包括：各類管理程序、規(guī)范、指導(dǎo)書，技術(shù)類規(guī)范指導(dǎo)書標(biāo)準(zhǔn)等。5.3.5回收的作廢文件由文管銷毀,作廢文件如需保留,應(yīng)在該文件上加蓋“作廢文件”章后方可保留；每年定期檢查一次作廢文件控制情況。文件編號：頁碼：3/5存檔信息控制程序版本狀態(tài)：0.0制定部門：品保部制定日期：2019/3/105.3.7文件信息經(jīng)評審需要修訂或換版后，原有版本及時作廢。文件主控部門應(yīng)識別作廢文件的司法價值和合同風(fēng)險，適當(dāng)保留作廢文件信息，并加以標(biāo)識。文件的正本由文管負(fù)責(zé)保存，并對文件進(jìn)行標(biāo)識、編目、歸檔，在適宜的環(huán)境中保存，以減少變質(zhì)，損壞并防丟。各類記錄由各部門負(fù)責(zé)保存，每月進(jìn)行整理歸檔。5.3.9BCM體系文件、外來文件及其他文件資料的保存期限要求：a.汽車件類記錄保存15年b.非汽車件類記錄保存3年c.若客戶有特殊要求依要求執(zhí)行d.人事管理類記錄保存3年E.環(huán)境相關(guān)記錄保存10年F.BCMS相關(guān)記錄保存3年文件的借閱，應(yīng)在辦公室辦理借閱登記手續(xù)，到期立即歸還。文件管理人員在每次內(nèi)審前應(yīng)全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.4存檔信息使用5.4.1有效運行起重要作用各部門的工作場所，應(yīng)得到并使用正確有效版本的受控文件。5.4.2文件持有者必需保持文件整潔、清晰，不得在文件上涂改或作任何其他標(biāo)記，并防止遺失或流轉(zhuǎn)到外單位。5.4.3受控文件一般不得復(fù)印，如確需復(fù)印，須經(jīng)文件發(fā)放部門同意并做好登記。5.4.4當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時，使用部門應(yīng)到文管處申請更換，交回舊文件，補發(fā)新文件，按原分發(fā)號發(fā)放，破損文件由文管銷毀。5.4.5使用部門若發(fā)生文件遺失，應(yīng)寫出書面補發(fā)文件申請，經(jīng)文件發(fā)放部門同意后補發(fā)，補發(fā)文件使用原編號。5.5 外來文件的控制5.5.1收到外來文件的部門，需由對口管理部門評審識別其適用性，交文管控制分發(fā)以確保其有效。5.5.2將所有外來文件分類編目填入《記錄匯總表》并存檔。5.6記錄證據(jù)的填寫、收集和保存記錄由相關(guān)的執(zhí)行人員填寫，記錄內(nèi)容應(yīng)正確、完整，字跡要清晰，不得隨意涂改；記錄如因文件編號：頁碼：4/5存檔信息控制程序版本狀態(tài)：0.0制定部門：品保部制定日期：2019/3/10筆誤需要更改，應(yīng)在該數(shù)據(jù)上劃二條斜杠，在其上方填寫正確數(shù)據(jù)，并加蓋“更正”章或簽上更改者姓名。記錄證據(jù)由各使用部門收集，并根據(jù)實際情況按月、季或年裝訂歸檔。記錄由各使用部門負(fù)責(zé)妥善保存，有特別需求的送文管中心存檔，如：圖紙，SOP/SIP/開模記錄，修模記錄、樣品、承認(rèn)資料。貯存地點環(huán)境應(yīng)適宜，防止損壞、變質(zhì)或丟失。保存的記錄應(yīng)進(jìn)行編碼標(biāo)識，以便于存取和查閱；生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄、采購訂單和修改單的保存時間應(yīng)為零件在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個日歷年；記錄的保存必須滿足法規(guī)和顧客要求,按5.3.9執(zhí)行。相關(guān)存檔信息《記錄匯總表》《文件制定.修訂.廢止申請表》《文件發(fā)放回收一覽表》《存檔信息借閱復(fù)制登記表》《存檔信息作廢銷毀登記表》文件編號：存檔信息控制程序版本狀態(tài)：0.0制定日期：2019/3/10附件一內(nèi)部文件管制權(quán)限表文件階層文件名稱制訂修訂/廢止審核一階文件XX手冊管理代表管理代表/二階文件程序文件相關(guān)單位原制訂單部門