公司合同管理辦法及驗收管理規(guī)定

公司合同管理辦法及驗收管理規(guī)定第一章總則第一條為加強xx有限公司（以下簡稱“xx煤化”）工程合同管理，規(guī)范工作流程，降低風險，減少合同糾紛，維護公司權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國建筑法》等國家相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合xx煤化實際情況，特制訂本辦法。

第二條本辦法所稱合同是指xx煤化對外簽署的工程項目建設(shè)過程中的施工合同、勘察設(shè)計合同、監(jiān)理合同、技術(shù)咨詢服務(wù)合同、租賃及運輸合同等。適用于合同的訂立、履行、變更、糾紛處理和其他合同行為。

本辦法適用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指為了重復(fù)使用而預(yù)先擬定的合同。非格式合同是指除格式合同外適用于某項業(yè)務(wù)或管理事項，依據(jù)實際情況而由雙方具體商定內(nèi)容而形成的合同。

第三條本辦法中的合同管理包括合同的起草、審查、修改、簽署、履行、備案、監(jiān)督檢查及資料歸檔等合同管理行為。

第四條合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、審慎操作、各司其職、密切配合的原則。

第五條工程合同應(yīng)在招（議）標的基礎(chǔ)上訂立第二章合同管理部門及職責

第六條合同管理部門包括招標辦、綜合辦、財務(wù)科、項目使用單位。各有關(guān)部門按其職能分工分別履行合同管理職責。

第七條招標辦職責:xx煤化招標辦為合同會簽牽頭部門，組織合同項目談判;（二）起草合同文本;（三）并對合同工期、合同價款、與招標文件和開標承諾是否一致等有關(guān)條款進行審核把關(guān)；（四）辦理合同簽訂手續(xù)；章印完整、資料齊全、合同份數(shù)（項目建設(shè)合同一般要求6-10份;租賃、運輸、維修等合同按實際需要留足份數(shù))符合要求。2、合同會簽程序簽訂(1)工程類合同100萬以下；

(2)技術(shù)服務(wù)類合同50萬以下；

(3)設(shè)備租賃、運輸類合同等;

(4)項目開發(fā)類合同等。

（五）負責將簽訂完整的合同原件如期（40天內(nèi)）向檔案室及綜合辦紀檢監(jiān)察提交一份；

（六）組織、監(jiān)督合同的實際履行，負責向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告合同履行中出現(xiàn)的重大問題;（七）對合同履行中出現(xiàn)的問題提出補救措施并負貴落實;（八）負責跟蹤合同的履行情況，并按要求填寫合同臺賬；（九）負責合同糾紛的報告、訴訟材料的收集整理，案件備案、資料歸檔等；（十）建立合同檔案。合同均應(yīng)有唯一編號，不得重復(fù)或遺漏。應(yīng)同時建立合同總臺帳，總臺帳主要包括序號、合同名稱、合同編號、簽約日期、合同價款、承包范圍、對方單位名稱、合同期限及存檔人等；（十一）合同應(yīng)按規(guī)定存檔，并上報新疆公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門備案。第八條項目使用單位職責:根據(jù)招標辦提出的協(xié)助要求,及時提供相關(guān)資料、參與合同起草、談判、出具合同審查意見、會簽、驗收及結(jié)算等活動。

第九條綜合辦的職責:（一）對合同訂立、履行、變更、解除等事項實施監(jiān)督;（二）對合同訂立、履行、變更、解除中出現(xiàn)的違法、違規(guī)、違紀行為進行查處；（三）負責合同簽署時的用印事宜，嚴格按照用章管理辦法履行章印簽署管理義務(wù)；（四）負責將相關(guān)部門交付的合同資料規(guī)范建檔。第十條財務(wù)部門職責：對價款結(jié)算方式、票據(jù)開立信息、執(zhí)行稅率、付款條件、財務(wù)撥款方式等條款進行審核把關(guān)。第三章合同文本的起草第十一條招標辦負責組織制訂格式合同文本，工程合同原則上采用新疆公司合同文本，運輸、租賃及維修等服務(wù)類合同可根據(jù)實際情況起草非格式合同；也可采用對方合同文本合同，確需采用對方提供的格式條款合同文本訂立合同的，必須逐項審核確認。第十二條招標辦起草非格式合同應(yīng)遵循以下要求:

（一）根據(jù)合同的對象、范圍、用途、目的等草擬合同文本。凡國家或行業(yè)有標準或示范文本的，應(yīng)當優(yōu)先適用。合同文本的基本條款一般包括:當事人名稱或姓名、住所、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或酬金、履行期限、履行地點、履行方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、合同生效條款、爭議解決條款等;（二）合同語言應(yīng)嚴謹、簡練、準確。合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)?？罱忉?。合同中涉及數(shù)字、日期時須注明是否包含本數(shù)。除特殊情況外，合同文本應(yīng)當正式打印或印刷制成。

第十三條起草合同過程中需要其他相關(guān)部門配合的，相關(guān)部門應(yīng)積極協(xié)助。第十四條合同除即時清結(jié)者外，一律采用書面形式。當事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電傳、圖表等是合同的組成部分。章印加蓋順序，采用“我公司后加章”原則。

第十五條涉及重大事項的合同談判應(yīng)有法律工作人員參加。重大事項包括但不限于需要公司董事會、總經(jīng)理辦公會決定的重大合同事項，需要報股東或股東會批準的重大合同事項，“三重一大”事項，及其他規(guī)定需要法律工作人員參與的重大事項。第十六條除涉外等特殊情況外，原則上所有合同在起草、簽訂時不得采用仲裁條款。第十七條合同文本的起草過程中，招標辦認為有必要的，可聘請專家、學(xué)者參與協(xié)助起草。第四章合同的審查與簽訂第十八條在簽訂合同之前，招標辦必須認真了解對方當事人的真實情況，嚴格審查各類資質(zhì)證書。包括：對方當事人是否具有合同主體資格、有無經(jīng)營權(quán)、履約能力及資信情況；對方簽約人是否為法定代表人或授權(quán)代理人及其授權(quán)代理權(quán)限等。第十九條xx煤化對外簽訂的所有合同，必須按本合同管理辦法規(guī)定的程序進行會簽審批;當由股東或股東會審核決定的經(jīng)濟行為所對應(yīng)的合同，必須按本辦法規(guī)定的程序報請新疆公司批準。第二十條xx煤化所有的工程合同的簽訂要履行內(nèi)部會簽程序，經(jīng)新疆公司招標的合同還要經(jīng)新疆公司會簽后方可與中標單位簽訂合同。原則上，由xx煤化招（議）標項目，xx煤化負責審核會簽；由新疆公司及集團公司招（議）標項目，由xx煤化初審后報新疆公司會簽。第二十一條采用招標的工程合同：工程合同應(yīng)自中標通知書發(fā)出之日起15日內(nèi)，按照招標文件的要求與中標人簽訂合同，不得與中標人另行訂立背離招標文件的其他協(xié)議。當合同文本與招標文件、擬簽合同條款或中標結(jié)果存在差異時必須報經(jīng)新疆公司審批。第二十二條采用議標的工程合同（xx煤化招標金額范圍內(nèi)）：在選擇合同簽約人前，必須經(jīng)xx煤化招標領(lǐng)導(dǎo)小組批準后方可進行議標、簽訂合同。第二十三條xx煤化合同審批需報新疆公司采取網(wǎng)上會簽程序進行的。合同網(wǎng)上會簽之前，招標辦準備完善擬會簽的合同及相關(guān)資料。（二）在正式提交網(wǎng)上會簽前，應(yīng)將擬會簽的合同及相關(guān)資料發(fā)送至新疆公司會簽部門進行預(yù)審查。

第二十四條xx煤化不需要報新疆公司會簽實行內(nèi)部會簽的程序，首先要將合同報至綜合辦紀檢監(jiān)察處備案，然后經(jīng)財務(wù)部門、監(jiān)督部門、招標分管領(lǐng)導(dǎo)、項目分管礦領(lǐng)導(dǎo)及主管領(lǐng)導(dǎo)會簽完畢后，方可與對方當事人簽訂合同。第二十五條合同會簽時，會簽人員的會簽意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“已閱”、“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言。

第二十六條經(jīng)會簽確定的合同文本，任何部門(單位)和個人不得對其內(nèi)容進行私自更改，應(yīng)由招標辦報送法定代表人簽署。第二十七條法定代表人授權(quán)委托代理人簽署的，應(yīng)由招標辦理授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)作為合同附件一并存檔。第二十八條合同經(jīng)法定代表人或代理人簽署后，送交印章管理部門加蓋公司合同專用章。

第二十九條xx煤化各部門不得以自己的名義對外簽訂合同。第五章合同的履行第三十條合同正式生效前，不得實際履行合同。合同生效后，招標辦應(yīng)當確保合同全面、及時履行，綜合辦紀檢監(jiān)察有權(quán)對合同履行情況進行監(jiān)督檢查。第三十一條合同生效后，如果發(fā)生不能全面履行合同的情況，招標辦應(yīng)當積極采取補救措施，減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應(yīng)當及時以書面形式通知合同對方當事人，并注意收集、保全有關(guān)證據(jù)。

收到合同對方當事人的書面履行異議時，

招標辦應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書面方式予以答復(fù)。

第三十二條發(fā)現(xiàn)合同對方當事人不履行或不完全履行合同時，招標辦應(yīng)及時以書面形式督促合同對方當事人繼續(xù)履行;若有異議，應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以書面方式向合同對方當事人提出交涉意見;整個過程，應(yīng)注意收集、保全有關(guān)證據(jù)。第六章合同備案、監(jiān)督第三十三條xx煤化招標辦做好內(nèi)部合同備案上報工作。第三十四條xx煤化根據(jù)新疆公司要求向新疆公司規(guī)劃發(fā)展部進行合同備案，備案時不得誤報、漏報、虛報。

第三十五條綜合辦紀檢監(jiān)察可以對合同管理工作進行監(jiān)督檢查。

第三十六條綜合辦紀檢監(jiān)察處檢查內(nèi)容主要包括以下方面:合同訂立的合法性;（二）合同審查、會簽程序的執(zhí)行情況;

（三）合同履行情況;

（四）合同債權(quán)債務(wù)的管理情況:債權(quán)的定期對賬及對賬函件的存放保管情況;

（五）合同糾紛處理情況;

（六）維護自身合法權(quán)益情況;（七）其他與合同有關(guān)的事項。

第三十七條任何單位和個人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。第七章合同的變

更和解除第三十八條變更和解除合同，須符合法定或約定的形式及程序。

第三十九條合同的變更和解除須采取書面形式，并重新依照合同簽訂程序進行會簽審批。合同解除的，招標辦應(yīng)當注意收集、保全有關(guān)證據(jù)。第八章合同糾紛的處理第四十條合同雙方因合同的訂立、履行、效力、債權(quán)債務(wù)等發(fā)生糾紛的，招標辦應(yīng)及時處理。因合同發(fā)生糾紛的，綜合辦紀檢監(jiān)察有權(quán)對糾紛處理方案提出意見或建議。第四十一條發(fā)生合同糾紛應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解的方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達成一致意見時，應(yīng)依照合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成一致意見時，可依照合同約定的爭議解決方式解決糾紛。

第四十二條發(fā)生合同糾紛后，招標辦應(yīng)及時通知相關(guān)機構(gòu)和人員，按照法定、約定及《河南能源化工集團新疆投資控股有限公司案件管理辦法》和本辦法的規(guī)定上報新疆公司，待新疆公司批復(fù)準允后，啟動維權(quán)。同時積極迅速地收集以下相關(guān)證據(jù)：（一）合同文本，包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)信函、圖表、視聽材料等;

（二）合同履行的有關(guān)票據(jù)或票證、定期對賬函證等;（三）質(zhì)量標準文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果等;（四）證人證言;

（五）其他相關(guān)材料。

第四十三條以訴訟或仲裁方式解決糾紛的，在確定訴訟代理人、訴訟方案時應(yīng)聽取法律人員的意見。

第四十四條爭議處理結(jié)果形成的協(xié)議、調(diào)解書、裁決書、判決書等法律文件應(yīng)由招標辦及時歸檔。

第四十五條合同對方當事人逾期不履行發(fā)生法律效力的調(diào)解書、裁決書、判決書時，招標辦應(yīng)及時向人民法院申請強制執(zhí)行。第九章合同檔案管理第四十六條合同簽訂后，招標辦、綜合辦紀檢監(jiān)察及檔案管理各一份進行存檔。

第四十七條合同簽訂后，招標辦及綜合辦檔案管理應(yīng)將合同相關(guān)資料妥善保管，隨項目歸檔。

第四十八條招標辦存檔資料包括：（一）合同文本;

（二）合同附件;

（三）合同審查意見、會簽意見及其他xx煤化內(nèi)部審批性文件;

（四）合同履行情況記錄;

（五）糾紛或爭議的處理情況記錄及相關(guān)材料。第四十九條綜合辦檔案管理的合同歸檔資料應(yīng)包括:合同及履行各環(huán)節(jié)相關(guān)資料原件;

（二）用章記錄；

（三）項目相關(guān)的批復(fù)性文件等。第五十條綜合辦紀檢監(jiān)察合同歸檔資料應(yīng)包括：合同原件。合同履行工程驗收第五十一條工程結(jié)束30天內(nèi)進行工程驗收，驗收工程量時，使用單位、生產(chǎn)技術(shù)科、機電科、企管科、財務(wù)科、綜合辦紀檢監(jiān)察須對工程進行驗收，所有參與部門并在驗收單上簽字。第五十二條工程完工并經(jīng)驗收合格后，使用單位及時結(jié)算工程量。10日內(nèi)使用單位將結(jié)算及驗收資料交于招標辦備案。第五十三條招標辦按照使用單位提交的結(jié)算及驗收資料，通知對方開具發(fā)票并掛賬。第十一章檢查與獎懲第五十四條綜合辦紀檢監(jiān)察負責對合同管理工作實施監(jiān)督與指導(dǎo)。第五十五條對在合同管理工作中做出突出成績或成功避免、挽回經(jīng)濟損失的部門和個人,xx煤化將酌情予以表彰和獎勵。

第五十六條有下列情形之一，且產(chǎn)生較大影響或嚴重后果的，由綜合辦紀檢監(jiān)察按照有關(guān)規(guī)定進行查處，并會同組織人事部門追究相關(guān)負責人和直接責任人的責任。涉嫌犯罪的的，由綜合辦紀檢監(jiān)察按照有關(guān)規(guī)定進行查處，并會同組織人事部門追究相關(guān)部門負責人和直接責任人的責任。涉嫌犯罪的，移交司法機關(guān)處理:

（一）不按本辦法規(guī)定簽訂合同的;

（二）因過錯簽訂有重大缺陷或無效合同的;

（三）未依法律和本辦法規(guī)定變更或解除合同的;（四）因過錯丟失合同文本及相關(guān)文件、資料的;（五）故意提供虛假資料的;

（六）超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的;

（七）未按規(guī)定進行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的;

（八）發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時向有關(guān)機構(gòu)匯報或不及時采取風險防范措施的;

（九）私自更改經(jīng)審批后的合同內(nèi)容的;

（十）應(yīng)當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的;。(十一)在合同簽訂或履行當中，與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;

(十二)故意泄漏合