ERP實施的管理變革重要問題及系統(tǒng)需求課件

中免ERP實施的重要管理問題及系統(tǒng)需求

2003年8月18日中免ERP實施的重要管理問題及系統(tǒng)需求

2003年8月中免ERP涉及的重要管理問題銷售采購部門的分工和職責中權和港中免的信息處理及反饋定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)國產品策略信用管理和控制主要內容2中免ERP涉及的重要管理問題主要內容2一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范非控股免稅店規(guī)范非控股免稅店……不規(guī)范非控股免稅店規(guī)范控股免稅店規(guī)范控股免稅店……不規(guī)范控股免稅店不規(guī)范非控股免稅店不規(guī)范控股免稅店煙

酒香水化妝品……協(xié)調采購銷售香水化妝品……中權協(xié)調問題:環(huán)節(jié)過多,內部運作效率較低無法為門店提供高效的服務無法為門店提供專業(yè)指導精品3一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范規(guī)范……一銷售采購部門的分工和職責問題探討必要的措施：通過信息系統(tǒng)和流程改進,加強信息共享,銷售部門能及時掌握大量信息(如DC庫存信息,門店銷售單執(zhí)行狀態(tài)信息，采購定單狀態(tài)信息等),從而有能力為門店提供有效的服務;加強采購部門的專業(yè)能力（如商品信息的管理，監(jiān)控采購聯(lián)盟的采購活動等），并要求采購聯(lián)盟進行配合（如提供商品信息，提供定單狀態(tài)等），收集和規(guī)范管理商品的綜合信息（包括商品的銷售分布與趨勢信息,新商品信息,商品理賠信息等),并透過銷售部門向門店提供增值服務和建議;加強零售商品計劃部門的能力和對部分控股門店的控制力，逐步實現對重點控股門店的品類管理和推式補貨控制（直接以門店的名義向銷售部下單）4一銷售采購部門的分工和職責問題探討必要的措施：4一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范非控股免稅店規(guī)范非控股免稅店……不規(guī)范非控股免稅店規(guī)范控股免稅店規(guī)范控股免稅店……不規(guī)范控股免稅店不規(guī)范非控股免稅店不規(guī)范控股免稅店組織:按大區(qū)域/業(yè)態(tài)/門店類型等分管職責:接單,跟單,分配,催款,客戶服務等接單/跟單/分配/DC發(fā)貨等跟單/分配/DC發(fā)貨等協(xié)助重點門店進行品牌銷售品牌代理中免采購部統(tǒng)一監(jiān)控煙

酒精品香水化妝品……組織:按商品類別/品牌分管職責:商品采購,提供專業(yè)的商品綜合信息協(xié)調采購商品計劃部組織:按業(yè)態(tài)分管職責:門店補貨控制以門店名義下單商品分布/補貨計劃/銷售趨勢協(xié)商與控制零售銷售5一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范規(guī)范……不一銷售采購部門的分工和職責問題探討主要定位：銷售部門–主要注重于客戶服務(而不要求成為商品專家):接單,跟單,DC發(fā)貨,分配，催款等

客戶服務（如理賠等）客戶關系管理中免采購部門–主要注重于采購能力和商品分析能力(要求商品專家):部分商品直接采購

監(jiān)管所有采購聯(lián)盟的相關采購活動品牌代理零售部門–主要注重于門店運營能力(要求了解門店的零售專家):

規(guī)范和管理控股門店運營指導和控制控股門店的商品分布,計劃,補貨等6一銷售采購部門的分工和職責問題探討主要定位：6二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟（中權等）境外供應商運輸（港中免）主要問題：無效的溝通環(huán)節(jié)過多，引起信息不暢,前端(銷售部門,免稅店,甚至采購部門)對采購定單的最終情況和執(zhí)行狀態(tài)缺乏及時的了解在運輸中，由于最低起運量的要求，造成到貨時間的不確定性7二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟境二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟（中權等）境外供應商運輸（港中免）主要措施：提高對采購聯(lián)盟的要求：及時提供商品信息（尤其是新商品）及時提供其對外確認的采購信息（主要是商品品種、數量和到貨日期等）提高對運輸代理的要求：及時提供運輸執(zhí)行信息（如實際發(fā)貨品種、數量和具體到貨日期等）要求其提供更及時的運輸服務，需要將準確和快速的運輸也作為KPI指標銷售單門店采購單自動形成采購定單的調整和確認采購運輸狀態(tài)DC采購單（根據DC庫存和需求情況）8二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟境

三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)

1979年改革開放之初，中免對外溝通聯(lián)系不便香港喬發(fā)公司中免在香港的總代理1985年喬發(fā)公司破產香港國旅集團有限公司

各大品牌的代理1996年中免對外采購能力增強，大品牌基本直接向供應商采購香港中國免稅品有限公司運輸代理港中免目前的職能范圍：1，運輸代理2，海外利潤中心3、國產煙酒實現出口退（免）稅的中間環(huán)節(jié)4、少量精品的代理，如：派克筆等5、窗口作用港中免的主要職能：9三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)1979年1985年三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)現狀港中免的運輸代理職能范圍：1、

90%的進口煙草2、40%的進口酒水3、中權采購的所有商品4、所有進口國產煙酒。從下表可以看出，中免總銷售額78%產品都是通過港中免運輸的，因此港中免發(fā)貨的及時與否直接影響到全國免稅店的銷售，決定著整個中免系統(tǒng)的物流運轉速度。商品類別銷售額所占比例港中免運輸代理所占比例港中免運輸代理占中免總銷售額的比例進口煙草369032.4進口酒水264010.4國產煙酒1910019中權采購的商品1610016977810三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)現狀商品類別銷售額所占比例港中三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)發(fā)貨周期：目前中免公司要求各供應商在收到訂單后，須在5個工作日內確認貨源，在實際運作中，一般供應商基本在2－3個工作日內就能確認，確認后1－2天內就可以發(fā)運；而港中免很難在5個工作日內確認貨源，確認后還要辦理海關手續(xù)、聯(lián)系船運公司等發(fā)貨前的準備工作，共需約10天的時間，再加上運輸時間，各地的經過港中免貨物的到貨周期一般為：南方：11天上海：25天北方及內地其它地區(qū)：〉30天最低起運量的限制港中免針對不同的地區(qū)、不同的運輸方式有不同的最低起運量限制，一般海運的最低起運量是200箱，陸運則更高。中免采購的最大特點是多批次、小批量，因此，配送中心覆蓋不到的地區(qū)，除廣東地區(qū)外，特別是內地一些偏遠地區(qū)（廣西、內蒙等），免稅店的訂單很難達到港中免的最低起運量；另外在引進新產品時，免稅店的訂貨更加保守，一次僅訂10－20箱，與最低起運量相差更遠。11三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)11三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)當前存在的問題貨源確認慢，到貨周期長。港中免貨源確認工作與總公司采購部門重復。重利潤，輕服務。港中免在每次發(fā)貨時，首先考慮的是運輸成本問題，而不是如何盡快地將貨運到免稅店。鑒于港中免肩負著78%商品的運輸，因此為了改善中免整體的物流運作效率，至少應該增加對港中免物流服務水平的考核，而不是僅僅對其盈利進行考核。由于港中免最低起運量的限制，在不足起運量時，經常會拖延發(fā)貨，甚至讓免稅店承擔部分運費，導致采購提前期延長或無法確定，降低了中免的物流配送效率。同時，不利于新產品在全國的推廣。

對于一些中低品牌或新簽協(xié)議的供應商，由于免稅店訂貨量少，供應商會找港中免搭車，但是港中免往往收費很高，使供應商難以接受，影響了中小品牌在各店的銷售，也影響了新產品的推廣。與總公司之間的信息溝通不暢，發(fā)貨信息滯后，不能及時將發(fā)貨計劃通知相關業(yè)務部門；另一方面，單據重復錄入，港中免將外商的發(fā)票導入自己的系統(tǒng)，打印后寄到總公司，總公司在電腦系統(tǒng)中還需重新錄入一遍，這意味著總公司78%的單據錄入量都是與港中免重復的。12三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)當前存在的問題12三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)可能的改進措施正確定位港中免為提供服務性質的承運公司,調整對港中免的考核指標港中免即使改善服務以后,但對整個物流的效率提高還是有限的,同時考慮到目前集中批量采購的趨勢,公司是否應該盡快在廣東地區(qū)、西南地區(qū)設立配送中心，改善整體的物流體系結構，從而提高物流效率改變采購模式，同步供應商、中免、免稅店的供貨節(jié)拍，實現批量采購增強對免稅店的管理和指導力度，使免稅店提高訂貨的計劃性，規(guī)律性，集中訂貨，便于港中免集中發(fā)貨，盡可能規(guī)避最低起運量對物流效率的影響與港中免實現信息共享，讓免稅店、總公司相關部門及時了解發(fā)貨信息，同時實現單據的自動轉換，避免重復錄入預計成效提高港中免的運行效率從而全面提高中免的整體服務水平(如快速準確的到貨期等)與各地配送中心形成覆蓋全國90%以上免稅店的一體化的物流體系須提前考慮和處理的問題核心問題：港中免的職能，哪些是不可替代的，哪些是可以替代的？可以替代需要花費的代價是多少？長遠來看這種代價是否值得？不可替代的職能是否可以通過基于集團的整體利益考慮的一些管理措施予以改善和提高（例如考核指標的修改）？2002年港中免的利潤是1000萬港幣以上，主要來自供應商5%的運輸代理費，如果取消這一職能，中免將失去這部分利潤，是否將其引含到配送中心？如果繼續(xù)保持不變，應該考慮由于物流不暢而造成的潛在損失。13三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)可能的改進措施13

四國產品策略現狀－中免總公司中免國產有稅品同免稅品批發(fā)銷售額比較(2002年）從圖中可以看出中免總公司經營的國產品有稅品的比例是非常小的14

四國產品策略現狀－中免總公司中免國產有稅品同免稅品

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品比例（2002年銷售）舉例：青島機場店上海市內店從圖中可以看出門店經營的國產品有稅品的比例并不少15

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品比例（20

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品采購金額渠道比較（2002年）舉例：青島機場店首都機場店大連機場店從圖中可以看出門店經營的國產品從中免總公司采購的比例是非常小的16

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品采購金額渠

四國產品策略現狀－集中采購分布中免國產有稅品集中采購商品在門店的分布從圖中可以看出現在中免總公司經營的國產品有稅品集中供應主要是在機場店17

四國產品策略現狀－集中采購分布中免國產有稅品集中采購四國產品策略現狀－集中采購分布明細現狀公司經營7大類680個單品（不含國產煙），2002年實現銷售116萬美圓（不含免稅煙酒）,共41家免稅店從公司采購有稅國產品免稅店采購金額（美圓）所占比例上海虹橋機場531617.5645.65%昆明機場122003.7710.48%青島機場50653.044.35%三亞中免47135.334.05%重慶中免41180.253.54%西安咸陽機場34403.772.95%廈門機場32208.482.77%成都雙流機場29465.172.53%哈爾濱太平機場24300.072.09%南京祿口機場22297.101.91%18四國產品策略現狀－集中采購分布明細現狀免稅店采購金額（四國產品策略現狀總結現狀中免集中采購份額?。?從中免公司角度來說，國產品采購僅僅占很小比例，大約只有1.2%。并不是市場原因，因為門店經營國產品的比例大約是30％，而從中免公司采購的比例是極少的。 具體情況如下：從公司采購有稅國產品的前十家免稅店均為機場免稅店，占總采購額的80.32%免稅店經營的國產品大部分為自進貨商品，公司經營的有稅國產品在免稅店所占份額很小，如只占青島機場免稅店國產品的5%；首都機場免稅店2002年有稅國產品銷售額至少為6000萬人民幣，但從僅公司采購5萬元商品；大連機場免稅店2002年有稅國產品銷售額約為1300萬人民幣，但從僅公司采購18萬元商品市內店未從公司采購有稅國產品，上海市內店2002年有稅商品銷售額有1600萬人民幣門店國產品相似性： 免稅店自采購的商品與公司經營的商品相似或相同，主要為食品、茶葉、保健品等。青島機場免稅店有稅國產品單品銷售額前十位的均為保健品、食品，如牛黃清心丸（從公司采購）、栗羊羹、甘栗巧克力，因此大有集中采購的可能性。19四國產品策略現狀總結現狀19現狀門店國產品質量： 劣質產品：由于門店過于考慮商品利潤及短期利益，國產品采購存在劣質產品問題，嚴重影響門店及中免的聲譽。需要通過有效手段來管理國產品，避免價高質劣的情況發(fā)生。國產品8/2特點： 占國產品銷量大的商品品種并不多，也就幾十種，因此應該集中有的放矢進行管理。四國產品策略現狀總結20現狀四國產品策略現狀總結20四國產品策略國產品經營可以考慮的模式和需要考慮的問題集中及分散采購：考慮 國產商品地區(qū)差異性及商品共性，因此國產品的采購可以考慮以下三種方式：門店門店完全獨立采購中免完全集中采購中免走單采購供應商采購聯(lián)系結算單據物流門店供應商采購聯(lián)系結算單據物流中免結算門店供應商采購聯(lián)系結算單據物流中免結算特點：采購完全同中免脫節(jié)優(yōu)點：單據效率高，聯(lián)系方便缺點：總部難以管控，沒有集中采購優(yōu)勢特點：采購完全由中免控制優(yōu)點：集中采購優(yōu)勢，嚴格控制缺點：單據需要通過總部，對當地供應商聯(lián)系不便特點：由門店聯(lián)系供應商，由中免走單據優(yōu)點：聯(lián)系供應商方便，總部可以有一定控制缺點：單據需要通過總部周期長21四國產品策略國產品經營可以考慮的模式和需要考慮的問題集中國產品集中采購定價：加價率：由于改變成集中采購，中免采購為中間環(huán)節(jié)，雖然集中采購其總體的采購進價會降低，但考慮中免加價率，門店進價可能反而會升高，需要考慮合適的加價率，保證門店股東的利益，否則難以推行。集中采購可以發(fā)揮集團優(yōu)勢，減少當地的小型代理商，直接同供應商聯(lián)系，取得價格優(yōu)勢。國產品退稅：如果政策可行，中免公司可能獲得國產品出口退稅的優(yōu)勢，在價格上比較門店可以有優(yōu)勢。信息系統(tǒng)對國產品的管理：集中采購的國產品：類似免稅品管理，由中免公司維護商品的單品信息，門店從公司系統(tǒng)中獲取商品信息，訂貨，物流陪送，銷售都管理到單品。門店自行采購的國產品：采集控股門店國產品信息：信息系統(tǒng)將采用放號的方法來管理門店自行采購的國產品。門店國產商品分類將同中免公司的國產品的分類一致。但考慮中短期無法將國產品的采購權完全回收到中免公司，具體國產品的單品信息的維護將在門店進行，因此信息系統(tǒng)中短期的目標是對國產品信息統(tǒng)計到商品類別，對自行采購的商品暫不控制到單品。隨著回收國產品采購權的落實，國產商品的管理將逐漸向單品管理過渡。第一期系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)會提供門店自行采購國產商品的信息，中免公司將查看到商品品類的進銷存。四國產品策略國產品經營需要考慮的問題及信息系統(tǒng)的解決對策22國產品集中采購定價：四國產品策略國產品經營需要考慮的問題五信用管理和控制現狀目前公司信用管理由銷售部與財務部共同負責，財務部負責根據總體資金狀況確定信用總額度；銷售部負責將信用總額按免稅店進行分配，對免稅店進行信用評級，控制免稅店欠款，并負責催收欠款。免稅店欠款指標只考核銷售部門存在的問題對信用的管理較為粗放，不夠科學、規(guī)范，不能夠有效控制欠款，造成欠款額較高，截止到2003年6月底，免稅店欠款總額為1028萬美元，其中含歷史欠款350萬美元目前公司給免稅店1-2個月的還款期，這意味著公司一直在替免稅店墊付貨款（港中免向供應商60天左右，中免向港中免90-120天）當免稅店的欠款總額超過所分配的信用總額后，財務部門對欠款情況只能進行事后反映，無法做到事中控制評定免稅店信用等級以及信用總額向免稅店分配方面，沒有統(tǒng)一標準，有時會造成還款情況越好的免稅店，所分配的信用額度越低的情況由于對銷售部門考核收入指標的比重大于催收欠款指標，因此造成銷售人員在權衡銷售收入和催收欠款時，只能舍棄催收欠款而首先考慮銷售收入在檢查欠款情況時，只看免稅店已形成的欠款，而對未到期貨款沒有考慮23五信用管理和控制現狀23五信用管理和控制可能改進的措施一般公司信用制度的建立有一個過渡過程，原則上講銷售部門如果有考核指標應該由銷售部門自己掌控，而財務只控制大的信用額度。但如果在業(yè)務初期信用問題突出的情況下，一般由財務及銷售部共同掌握信用控制，集中解決信用問題，等待信用問題逐步改善后而逐漸放權到銷售部門對免稅店進行信用評級，標準包括：免稅店的銷售額、免稅店的還款記錄、免稅店的資金狀況、免稅店的償債能力、免稅店的信譽狀況等需要建立客戶信用等級制度，對于信用良好的客戶允許其在超出信用允許對其銷售，對于信用差的客戶不允許對其超信用銷售，對于信用狀況很差的客戶，執(zhí)行預收款銷售方式。對于信用正常的客戶在其超出信用時應該通過審批才允許對其銷售每隔一段時間（對于中免的情況，可以考慮以年為單位）進行信用評級，對于客戶根據其該時間段內的信用情況重新評定級別從流程角度，形成部門間的約束機制，鑒于目前公司的欠款情況，建議對超過信用額度的銷售定單應該最后由財務部確定是否容許發(fā)出，同時財務部負責信用額度的維護和欠款的控制對還款及時的客戶在適當的時候采用現金折扣的方式，鼓勵快速還款根據公司資金預算確定下一年度信用總額，按照免稅店的信用等級，分配信用額度財務部承擔信用總額控制的指標預計成效相關信用控制部門（財務/銷售）將在考核指標的壓力下加強控制力度通過信用等級制度和階段性評級，超期欠款將大大降低，從而減少風險24五信用管理和控制24五信用管理和控制信用檢查管理目標流程設定客戶信用級別和信用額度在每筆銷售訂單的處理過程中進行信用檢查財務部超過限額？否C類客戶B類客戶是A類客戶定期評估客戶信用銷售部銷售發(fā)貨流程銷售終止催款客戶級別審批通過？釋放信用凍結銷售定單信用凍結25五信用管理和控制信用檢查管理目標流程設定客戶信用級別在每五信用管理和控制須提前考慮和處理的問題截止到2003年6月底，財務已完成對賬75家。財務部門需進行的工作：前期對賬工作：盡量對清所有免稅店的欠款情況，并限定時間，如：2003年9月底。對確實無法對清的賬務，采取措施予以處理，可采用的方案如下：1、以總公司的賬務為準，要求免稅店確認（難度較大）。2、以免稅店的賬務為準，總公司確認。3、以目前的余額轉入新系統(tǒng)，留待以后繼續(xù)清查。4、雙方以確定的金額確認貨款余額，但總公司保留以后繼續(xù)追查的權力。5、在1萬元以下的差額，由總公司承擔；1萬元以上的，雙方以確定的金額確認貨款余額，但總公司保留以后繼續(xù)追查的權力。信用管理的部門：銷售部與財務部共同管理，職責如何劃分？（提高某個門店信用額度的權限）信用額度總額由財務部門根據資金情況確定。信用額度分配的權限：1、財務部；2、銷售部；3、財務部門擬定，報銷售部門批準；4、銷售部擬定，報財務部門批準；5、財務部門擬定，征求銷售部門意見；6、銷售部擬定，征求財務部意見。信用額度分配所必需的門店資料的收集（即門店評級所需資料：門店償債能力、資金狀況、信譽情況、門店的特殊地位）：1、財務部收集；2、銷售部收集。銷售訂單信用審核的環(huán)節(jié)：1、收到門店訂單，首先進行信用審核；2、發(fā)貨前進行信用審核；3、前述兩個環(huán)節(jié)均進行審核。超過信用額度的訂單的是否放行的權限：1、銷售部門獨立確定；2、銷售部門就該事項向財務部門備案；3、銷售部門就該事項報財務部門審批。最后：需明確信用管理系統(tǒng)能夠為企業(yè)提供明晰的免稅店信用情況、欠款情況等，為企業(yè)信用管理提供基礎。但欠款的催收情況仍依賴于銷售人員積極、主動的催收；信用管理與銷售管理是矛盾的綜合體，一般來講，嚴格的信用政策將會降低銷售收入，反之亦然。26五信用管理和控制須提前考慮和處理的問題26中免ERP實施的重要管理問題及系統(tǒng)需求

2003年8月18日中免ERP實施的重要管理問題及系統(tǒng)需求

2003年8月中免ERP涉及的重要管理問題銷售采購部門的分工和職責中權和港中免的信息處理及反饋定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)國產品策略信用管理和控制主要內容28中免ERP涉及的重要管理問題主要內容2一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范非控股免稅店規(guī)范非控股免稅店……不規(guī)范非控股免稅店規(guī)范控股免稅店規(guī)范控股免稅店……不規(guī)范控股免稅店不規(guī)范非控股免稅店不規(guī)范控股免稅店煙

酒香水化妝品……協(xié)調采購銷售香水化妝品……中權協(xié)調問題:環(huán)節(jié)過多,內部運作效率較低無法為門店提供高效的服務無法為門店提供專業(yè)指導精品29一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范規(guī)范……一銷售采購部門的分工和職責問題探討必要的措施：通過信息系統(tǒng)和流程改進,加強信息共享,銷售部門能及時掌握大量信息(如DC庫存信息,門店銷售單執(zhí)行狀態(tài)信息，采購定單狀態(tài)信息等),從而有能力為門店提供有效的服務;加強采購部門的專業(yè)能力（如商品信息的管理，監(jiān)控采購聯(lián)盟的采購活動等），并要求采購聯(lián)盟進行配合（如提供商品信息，提供定單狀態(tài)等），收集和規(guī)范管理商品的綜合信息（包括商品的銷售分布與趨勢信息,新商品信息,商品理賠信息等),并透過銷售部門向門店提供增值服務和建議;加強零售商品計劃部門的能力和對部分控股門店的控制力，逐步實現對重點控股門店的品類管理和推式補貨控制（直接以門店的名義向銷售部下單）30一銷售采購部門的分工和職責問題探討必要的措施：4一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范非控股免稅店規(guī)范非控股免稅店……不規(guī)范非控股免稅店規(guī)范控股免稅店規(guī)范控股免稅店……不規(guī)范控股免稅店不規(guī)范非控股免稅店不規(guī)范控股免稅店組織:按大區(qū)域/業(yè)態(tài)/門店類型等分管職責:接單,跟單,分配,催款,客戶服務等接單/跟單/分配/DC發(fā)貨等跟單/分配/DC發(fā)貨等協(xié)助重點門店進行品牌銷售品牌代理中免采購部統(tǒng)一監(jiān)控煙

酒精品香水化妝品……組織:按商品類別/品牌分管職責:商品采購,提供專業(yè)的商品綜合信息協(xié)調采購商品計劃部組織:按業(yè)態(tài)分管職責:門店補貨控制以門店名義下單商品分布/補貨計劃/銷售趨勢協(xié)商與控制零售銷售31一銷售采購部門的分工和職責問題探討銷售部門規(guī)范規(guī)范……不一銷售采購部門的分工和職責問題探討主要定位：銷售部門–主要注重于客戶服務(而不要求成為商品專家):接單,跟單,DC發(fā)貨,分配，催款等

客戶服務（如理賠等）客戶關系管理中免采購部門–主要注重于采購能力和商品分析能力(要求商品專家):部分商品直接采購

監(jiān)管所有采購聯(lián)盟的相關采購活動品牌代理零售部門–主要注重于門店運營能力(要求了解門店的零售專家):

規(guī)范和管理控股門店運營指導和控制控股門店的商品分布,計劃,補貨等32一銷售采購部門的分工和職責問題探討主要定位：6二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟（中權等）境外供應商運輸（港中免）主要問題：無效的溝通環(huán)節(jié)過多，引起信息不暢,前端(銷售部門,免稅店,甚至采購部門)對采購定單的最終情況和執(zhí)行狀態(tài)缺乏及時的了解在運輸中，由于最低起運量的要求，造成到貨時間的不確定性33二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟境二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟（中權等）境外供應商運輸（港中免）主要措施：提高對采購聯(lián)盟的要求：及時提供商品信息（尤其是新商品）及時提供其對外確認的采購信息（主要是商品品種、數量和到貨日期等）提高對運輸代理的要求：及時提供運輸執(zhí)行信息（如實際發(fā)貨品種、數量和具體到貨日期等）要求其提供更及時的運輸服務，需要將準確和快速的運輸也作為KPI指標銷售單門店采購單自動形成采購定單的調整和確認采購運輸狀態(tài)DC采購單（根據DC庫存和需求情況）34二中權和港中免的處理及信息反饋免稅店銷售部采購部采購聯(lián)盟境

三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)

1979年改革開放之初，中免對外溝通聯(lián)系不便香港喬發(fā)公司中免在香港的總代理1985年喬發(fā)公司破產香港國旅集團有限公司

各大品牌的代理1996年中免對外采購能力增強，大品牌基本直接向供應商采購香港中國免稅品有限公司運輸代理港中免目前的職能范圍：1，運輸代理2，海外利潤中心3、國產煙酒實現出口退（免）稅的中間環(huán)節(jié)4、少量精品的代理，如：派克筆等5、窗口作用港中免的主要職能：35三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)1979年1985年三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)現狀港中免的運輸代理職能范圍：1、

90%的進口煙草2、40%的進口酒水3、中權采購的所有商品4、所有進口國產煙酒。從下表可以看出，中免總銷售額78%產品都是通過港中免運輸的，因此港中免發(fā)貨的及時與否直接影響到全國免稅店的銷售，決定著整個中免系統(tǒng)的物流運轉速度。商品類別銷售額所占比例港中免運輸代理所占比例港中免運輸代理占中免總銷售額的比例進口煙草369032.4進口酒水264010.4國產煙酒1910019中權采購的商品1610016977836三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)現狀商品類別銷售額所占比例港中三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)發(fā)貨周期：目前中免公司要求各供應商在收到訂單后，須在5個工作日內確認貨源，在實際運作中，一般供應商基本在2－3個工作日內就能確認，確認后1－2天內就可以發(fā)運；而港中免很難在5個工作日內確認貨源，確認后還要辦理海關手續(xù)、聯(lián)系船運公司等發(fā)貨前的準備工作，共需約10天的時間，再加上運輸時間，各地的經過港中免貨物的到貨周期一般為：南方：11天上海：25天北方及內地其它地區(qū)：〉30天最低起運量的限制港中免針對不同的地區(qū)、不同的運輸方式有不同的最低起運量限制，一般海運的最低起運量是200箱，陸運則更高。中免采購的最大特點是多批次、小批量，因此，配送中心覆蓋不到的地區(qū)，除廣東地區(qū)外，特別是內地一些偏遠地區(qū)（廣西、內蒙等），免稅店的訂單很難達到港中免的最低起運量；另外在引進新產品時，免稅店的訂貨更加保守，一次僅訂10－20箱，與最低起運量相差更遠。37三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)11三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)當前存在的問題貨源確認慢，到貨周期長。港中免貨源確認工作與總公司采購部門重復。重利潤，輕服務。港中免在每次發(fā)貨時，首先考慮的是運輸成本問題，而不是如何盡快地將貨運到免稅店。鑒于港中免肩負著78%商品的運輸，因此為了改善中免整體的物流運作效率，至少應該增加對港中免物流服務水平的考核，而不是僅僅對其盈利進行考核。由于港中免最低起運量的限制，在不足起運量時，經常會拖延發(fā)貨，甚至讓免稅店承擔部分運費，導致采購提前期延長或無法確定，降低了中免的物流配送效率。同時，不利于新產品在全國的推廣。

對于一些中低品牌或新簽協(xié)議的供應商，由于免稅店訂貨量少，供應商會找港中免搭車，但是港中免往往收費很高，使供應商難以接受，影響了中小品牌在各店的銷售，也影響了新產品的推廣。與總公司之間的信息溝通不暢，發(fā)貨信息滯后，不能及時將發(fā)貨計劃通知相關業(yè)務部門；另一方面，單據重復錄入，港中免將外商的發(fā)票導入自己的系統(tǒng)，打印后寄到總公司，總公司在電腦系統(tǒng)中還需重新錄入一遍，這意味著總公司78%的單據錄入量都是與港中免重復的。38三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)當前存在的問題12三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)可能的改進措施正確定位港中免為提供服務性質的承運公司,調整對港中免的考核指標港中免即使改善服務以后,但對整個物流的效率提高還是有限的,同時考慮到目前集中批量采購的趨勢,公司是否應該盡快在廣東地區(qū)、西南地區(qū)設立配送中心，改善整體的物流體系結構，從而提高物流效率改變采購模式，同步供應商、中免、免稅店的供貨節(jié)拍，實現批量采購增強對免稅店的管理和指導力度，使免稅店提高訂貨的計劃性，規(guī)律性，集中訂貨，便于港中免集中發(fā)貨，盡可能規(guī)避最低起運量對物流效率的影響與港中免實現信息共享，讓免稅店、總公司相關部門及時了解發(fā)貨信息，同時實現單據的自動轉換，避免重復錄入預計成效提高港中免的運行效率從而全面提高中免的整體服務水平(如快速準確的到貨期等)與各地配送中心形成覆蓋全國90%以上免稅店的一體化的物流體系須提前考慮和處理的問題核心問題：港中免的職能，哪些是不可替代的，哪些是可以替代的？可以替代需要花費的代價是多少？長遠來看這種代價是否值得？不可替代的職能是否可以通過基于集團的整體利益考慮的一些管理措施予以改善和提高（例如考核指標的修改）？2002年港中免的利潤是1000萬港幣以上，主要來自供應商5%的運輸代理費，如果取消這一職能，中免將失去這部分利潤，是否將其引含到配送中心？如果繼續(xù)保持不變，應該考慮由于物流不暢而造成的潛在損失。39三定位港中免，理順物流各環(huán)節(jié)可能的改進措施13

四國產品策略現狀－中免總公司中免國產有稅品同免稅品批發(fā)銷售額比較(2002年）從圖中可以看出中免總公司經營的國產品有稅品的比例是非常小的40

四國產品策略現狀－中免總公司中免國產有稅品同免稅品

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品比例（2002年銷售）舉例：青島機場店上海市內店從圖中可以看出門店經營的國產品有稅品的比例并不少41

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品比例（20

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品采購金額渠道比較（2002年）舉例：青島機場店首都機場店大連機場店從圖中可以看出門店經營的國產品從中免總公司采購的比例是非常小的42

四國產品策略現狀－免稅店免稅店國產有稅品采購金額渠

四國產品策略現狀－集中采購分布中免國產有稅品集中采購商品在門店的分布從圖中可以看出現在中免總公司經營的國產品有稅品集中供應主要是在機場店43

四國產品策略現狀－集中采購分布中免國產有稅品集中采購四國產品策略現狀－集中采購分布明細現狀公司經營7大類680個單品（不含國產煙），2002年實現銷售116萬美圓（不含免稅煙酒）,共41家免稅店從公司采購有稅國產品免稅店采購金額（美圓）所占比例上海虹橋機場531617.5645.65%昆明機場122003.7710.48%青島機場50653.044.35%三亞中免47135.334.05%重慶中免41180.253.54%西安咸陽機場34403.772.95%廈門機場32208.482.77%成都雙流機場29465.172.53%哈爾濱太平機場24300.072.09%南京祿口機場22297.101.91%44四國產品策略現狀－集中采購分布明細現狀免稅店采購金額（四國產品策略現狀總結現狀中免集中采購份額?。?從中免公司角度來說，國產品采購僅僅占很小比例，大約只有1.2%。并不是市場原因，因為門店經營國產品的比例大約是30％，而從中免公司采購的比例是極少的。 具體情況如下：從公司采購有稅國產品的前十家免稅店均為機場免稅店，占總采購額的80.32%免稅店經營的國產品大部分為自進貨商品，公司經營的有稅國產品在免稅店所占份額很小，如只占青島機場免稅店國產品的5%；首都機場免稅店2002年有稅國產品銷售額至少為6000萬人民幣，但從僅公司采購5萬元商品；大連機場免稅店2002年有稅國產品銷售額約為1300萬人民幣，但從僅公司采購18萬元商品市內店未從公司采購有稅國產品，上海市內店2002年有稅商品銷售額有1600萬人民幣門店國產品相似性： 免稅店自采購的商品與公司經營的商品相似或相同，主要為食品、茶葉、保健品等。青島機場免稅店有稅國產品單品銷售額前十位的均為保健品、食品，如牛黃清心丸（從公司采購）、栗羊羹、甘栗巧克力，因此大有集中采購的可能性。45四國產品策略現狀總結現狀19現狀門店國產品質量： 劣質產品：由于門店過于考慮商品利潤及短期利益，國產品采購存在劣質產品問題，嚴重影響門店及中免的聲譽。需要通過有效手段來管理國產品，避免價高質劣的情況發(fā)生。國產品8/2特點： 占國產品銷量大的商品品種并不多，也就幾十種，因此應該集中有的放矢進行管理。四國產品策略現狀總結46現狀四國產品策略現狀總結20四國產品策略國產品經營可以考慮的模式和需要考慮的問題集中及分散采購：考慮 國產商品地區(qū)差異性及商品共性，因此國產品的采購可以考慮以下三種方式：門店門店完全獨立采購中免完全集中采購中免走單采購供應商采購聯(lián)系結算單據物流門店供應商采購聯(lián)系結算單據物流中免結算門店供應商采購聯(lián)系結算單據物流中免結算特點：采購完全同中免脫節(jié)優(yōu)點：單據效率高，聯(lián)系方便缺點：總部難以管控，沒有集中采購優(yōu)勢特點：采購完全由中免控制優(yōu)點：集中采購優(yōu)勢，嚴格控制缺點：單據需要通過總部，對當地供應商聯(lián)系不便特點：由門店聯(lián)系供應商，由中免走單據優(yōu)點：聯(lián)系供應商方便，總部可以有一定控制缺點：單據需要通過總部周期長47四國產品策略國產品經營可以考慮的模式和需要考慮的問題集中國產品集中采購定價：加價率：由于改變成集中采購，中免采購為中間環(huán)節(jié)，雖然集中采購其總體的采購進價會降低，但考慮中免加價率，門店進價可能反而會升高，需要考慮合適的加價率，保證門店股東的利益，否則難以推行。集中采購可以發(fā)揮集團優(yōu)勢，減少當地的小型代理商，直接同供應商聯(lián)系，取得價格優(yōu)勢。國產品退稅：如果政策可行，中免公司可能獲得國產品出口退稅的優(yōu)勢，在價格上比較門店可以有優(yōu)勢。信息系統(tǒng)對國產品的管理：集中采購的國產品：類似免稅品管理，由中免公司維護商品的單品信息，門店從公司系統(tǒng)中獲取商品信息，訂貨，物流陪送，銷售都管理到單品。門店自行采購的國產品：采集控股門店國產品信息：信息系統(tǒng)將采用放號的方法來管理門店自行采購的國產品。門店國產商品分類將同中免公司的國產品的分類一致。但考慮中短期無法將國產品的采購權完全回收到中免公司，具體國產品的單品信息的維護將在門店進行，因此信息系統(tǒng)中短期的目標是對國產品信息統(tǒng)計到商品類別，對自行采購的商品暫不控制到單品。隨著回收國產品采購權的落實，國產商品的管理將逐漸向單品管理過渡。第一期系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)會提供門店自行采購國產商品的信息，中免公司將查看到商品品類的進銷存。四國產品策略國產品經營需要考慮的問題及信息系統(tǒng)的解決對策48國產品集中采購定價：四國產品策略國產品經營需要考慮的問題五信用管理和控制現狀目前公司信用管理由銷售部與財務部共同負責，財務部負責根據總體資金狀況確定信用總額度；銷售部負責將信用總額按免稅店進行分配，對免稅店進行信用評級，控制免稅店欠款，并負責催收欠款。免稅店欠款指標只考核銷售部門存在的問題對信用的管理較為粗放，不夠科學、規(guī)范，不能夠有效控制欠款，造成欠款額較高，截止到2003年6月底，免稅店欠款總額為1028萬美元，其中含歷史欠款350萬美元目前公司給免稅店1-2個月的還款期，這意味著公司一直在替免稅店墊付貨款（港中免向供應商60天左右，中免向港中免90-120天）當免稅店的欠款總額超過所分配的信用總額后，財務部門對欠款情況只能進行事后反映，無法做到事中控制評定免稅店信用等級以及信用總額向免稅店分配方面，沒有