UFO財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)

第4章UFO財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)第4章UFO財(cái)務(wù)報(bào)表模塊UFO會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中一個(gè)獨(dú)立子系統(tǒng)，它為企業(yè)內(nèi)部各管理部門及外部相關(guān)部門提供綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的會(huì)計(jì)信息。4.1學(xué)前導(dǎo)讀UFO報(bào)表系統(tǒng)是真正的三維立體表，提供了豐富的實(shí)用功能，完全實(shí)現(xiàn)了三維立體表的四維處理能力，利用UFO報(bào)表系統(tǒng)既可編制對(duì)外報(bào)表，又可編制各種內(nèi)部報(bào)表，并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核、匯總、生成各種分析圖，以及按預(yù)定格式輸出各種會(huì)計(jì)報(bào)表等。4.2課堂講解UFO報(bào)表有3個(gè)重要窗口：系統(tǒng)窗口、報(bào)表窗口和圖表窗口。啟動(dòng)UFO報(bào)表后啟動(dòng)的是系統(tǒng)窗口，此時(shí)窗口中沒有打開文件。在菜單中執(zhí)行【文件（F）】一【新建（N）Ctrl+N】命令項(xiàng)，將出現(xiàn)報(bào)表窗口，在窗口中顯示一個(gè)系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建的名為“reportl”的報(bào)表文件，屏幕顯示如圖4-1所示。圖4-1新建報(bào)表文件在菜單中執(zhí)行【工具（T）】一【圖表窗口（W）】命令項(xiàng)，將出現(xiàn)圖表窗口，屏幕如圖4-2所示。系統(tǒng)窗口與報(bào)表窗口類似，下面就來(lái)主要說(shuō)明一下報(bào)表窗口和圖表窗口。報(bào)表窗口的組成菜單欄部分用來(lái)顯示報(bào)表菜單。在UFO報(bào)表中包含3類菜單：系統(tǒng)菜單、報(bào)表菜單和圖表菜單。?系統(tǒng)菜單：圖4-2出現(xiàn)圖表窗口?報(bào)表菜單：?圖表菜單：圖表窗口的組成圖表窗口的組成與報(bào)表窗口類似，區(qū)別在于工作區(qū)和工具欄圖標(biāo)。圖表工作區(qū)用于顯示圖表，工具欄圖標(biāo)用于圖表的相關(guān)操作。而制作一個(gè)報(bào)表的基本操作流程則如圖4-3所示。圖4-3制作報(bào)表的基本流程在以上步驟中，第一、二、三、四、七步是必需的，因?yàn)橐瓿梢话愕膱?bào)表處理，一定要有啟動(dòng)系統(tǒng)建立空白報(bào)表、設(shè)計(jì)格式、定義公式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過(guò)程。實(shí)際應(yīng)用時(shí)，具體的操作步驟應(yīng)視情況而定。1.啟動(dòng)UFO報(bào)表，建立報(bào)表執(zhí)行Windows開始菜單的【所有程序（P）】一【用友ERP-U8】命令項(xiàng)后出現(xiàn)下級(jí)菜單，再執(zhí)行其下級(jí)菜單中的【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】中的【UFO報(bào)表】命令項(xiàng)后就可以啟動(dòng)UFO報(bào)表了。啟動(dòng)UFO報(bào)表后，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)報(bào)表。執(zhí)行菜單中的【文件（F）】一【新建（N）Ctrl+N】命令項(xiàng)，將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)空的報(bào)表文件，文件名顯示在標(biāo)題欄中，為“reportl”。這時(shí)可以在這張報(bào)表上開始設(shè)計(jì)報(bào)表格式，在保存文件時(shí)用自己的文件名給這張報(bào)表命名。設(shè)計(jì)報(bào)表的格式報(bào)表的格式在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)，格式對(duì)整個(gè)報(bào)表都有效，可能包括以下操作：?設(shè)置表尺寸：即設(shè)定報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。?定義行高和列寬。?畫表格線。?設(shè)置單元屬性：把固定內(nèi)容的單元如“項(xiàng)目”、“行次”、“期初數(shù)”、“期末數(shù)”等定為表樣單元；把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元：把需要輸入字符的單元定義為字符單元；設(shè)置單元的字型、字體、字號(hào)、顏色、圖案、折行顯示等。?定義組合單元：即把幾個(gè)相鄰單元合并成一個(gè)使用。?設(shè)置可變區(qū)：即確定可變區(qū)在表頁(yè)上的位置和大小。（根據(jù)實(shí)際情況而定）?確定關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置，如單位名稱、年、月、日等。?設(shè)計(jì)好報(bào)表格式之后，可以輸入表樣單元的內(nèi)容，如“項(xiàng)目”、“行次”、“期初數(shù)”、“期末數(shù)等。如果需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表等，可以利用UFO報(bào)表提供的財(cái)務(wù)報(bào)表模板自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表。UFO報(bào)表還提供了11種套用格式，可以選擇與報(bào)表要求相近的套用格式，再進(jìn)行一些必要的更改即可。定義各類公式UFO報(bào)表有三類公式：?jiǎn)卧剑ㄓ?jì)算公式）、審核公式、舍位平衡公式，公式定義在格式狀態(tài)下進(jìn)行。?單元公式：定義了報(bào)表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，在報(bào)表數(shù)值單元中鍵入“=”就可直接定義計(jì)算公式，所以稱之為單元公式。?審核公式：用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【編輯公式（F）】一【審核公式…】命令項(xiàng)定義。?舍位平衡公式：用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)位取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【編輯公式（F）】一【舍位公式…】命令項(xiàng)定義。報(bào)表數(shù)據(jù)處理報(bào)表格式和報(bào)表中各類公式定義好之后，就可以錄入數(shù)據(jù)并進(jìn)行處理了。報(bào)表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行，可能包括以下操作：?因?yàn)樾陆▓?bào)表只有一張表頁(yè)，需要追加多個(gè)表頁(yè)。?如果報(bào)表中定義了關(guān)鍵字，則錄入每張表頁(yè)上關(guān)鍵字的值。?在數(shù)值單元或字符單元錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)。?如果報(bào)表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列，需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中錄入數(shù)據(jù)。?隨著數(shù)據(jù)的錄入，當(dāng)前表頁(yè)的單元公式將自動(dòng)運(yùn)算并顯示結(jié)果。如果報(bào)表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位平衡。需要的話，做報(bào)表匯總和合并報(bào)表。報(bào)表圖形處理選取報(bào)表數(shù)據(jù)后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動(dòng)，圖形的標(biāo)題、數(shù)據(jù)組可以按照要求設(shè)置，并可以打印輔出。打印報(bào)表可控制打印方向，橫向或縱向打印：可控制行列打印順序；不但可也設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳，還可以設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)表的頁(yè)首和頁(yè)尾；可縮放打??；利用打印預(yù)覽可觀看打印效果。退出UFO報(bào)表所有操作進(jìn)行完畢后，不要忘記保存報(bào)表文件。保存后可以退出UFO報(bào)表系統(tǒng)。如果忘記保存文件，UFO報(bào)表在退出前將提醒您保存文件。在UFO表中，一個(gè)表文件其實(shí)就是一個(gè)特殊的文件夾，在這個(gè)文件夾中，有一個(gè)樣板專門用來(lái)存放表的格式，這個(gè)樣板建立后，就可以根據(jù)它做出眾多格式相同，但內(nèi)容不同的報(bào)表，這些報(bào)表則用來(lái)存放那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)。樣板和一般的數(shù)據(jù)表的最直觀的區(qū)別在于窗口左下角的【格式/數(shù)據(jù)】按鈕的狀態(tài)，如果按鈕為【格式】，則表明當(dāng)前表示樣板；如果按鈕為【數(shù)據(jù)】則表明當(dāng)前表是數(shù)據(jù)表?？梢酝ㄟ^(guò)點(diǎn)擊該按鈕在樣板和一般數(shù)據(jù)表之間進(jìn)行切換。按照?qǐng)?bào)表結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，可將報(bào)表分為簡(jiǎn)單表和復(fù)合表兩類。簡(jiǎn)單表是規(guī)則的二維表，由若干行和列組成。復(fù)合表是簡(jiǎn)單表的某種組合。大多數(shù)的會(huì)計(jì)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等都是簡(jiǎn)單表。1.報(bào)表結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單表的格式一般由四個(gè)基本要素組成：標(biāo)題、表頭、表體和表尾(不同的報(bào)表上述四個(gè)基本要素是不同的)，如表4-1所示。表4-1通用報(bào)表的結(jié)構(gòu)標(biāo)題用來(lái)描述報(bào)表的名稱。報(bào)表的標(biāo)題可能不止一行，有時(shí)會(huì)有副標(biāo)題、修飾線等內(nèi)容。表頭用來(lái)描述報(bào)表的編制單位名稱、日期等輔助信息和報(bào)表欄目。特別是報(bào)表的表頭欄目名稱，是表頭的最主要內(nèi)容，它決定報(bào)表的縱向結(jié)構(gòu)、報(bào)表的列數(shù)以及每一列的寬度。有的報(bào)表表頭欄目比較簡(jiǎn)單，只有一層，而有的報(bào)表表頭欄目卻比較復(fù)雜，需分若干層次。（3）表體是報(bào)表的核心，決定報(bào)表的橫向組成。它是報(bào)表數(shù)據(jù)的表現(xiàn)區(qū)域，是報(bào)表的主體。表體在縱向上由若干行組成，這些行稱為表行，在橫向上，每個(gè)表行又由若干個(gè)欄目構(gòu)成，這些欄目稱為表列。（4）表尾指表體以下進(jìn)行輔助說(shuō)明的部分以及編制人、審核人等內(nèi)容。格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)UFO將含有數(shù)據(jù)的報(bào)表分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作與報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作和報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進(jìn)行的。（1）格式狀態(tài)在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)報(bào)表的格式，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、報(bào)表公式等。在格式狀態(tài)下時(shí)，所看到的是報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)全部都隱藏了。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。（2）數(shù)據(jù)狀態(tài)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、做圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時(shí)，所看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。二維表與三維表確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為維”。在一張有方格的紙上填寫一個(gè)數(shù)，這個(gè)數(shù)的位置可通過(guò)行和列（二維）來(lái)描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個(gè)表就是二維表，通過(guò)行（橫軸）和列（縱軸）可以找到這個(gè)二維表中的任何位置的數(shù)據(jù)。如果將多個(gè)相同的二維表疊在一起，找到某一個(gè)數(shù)據(jù)的要素需增加一個(gè)，即表頁(yè)號(hào)（Z軸），這一疊表稱為一個(gè)三維表。如果將多個(gè)不同的三維表放在一起，要從這多個(gè)三維表中找到一個(gè)數(shù)據(jù)，又需增加一個(gè)要素，即表名。三維表中的表間操作即稱為四維運(yùn)算”。報(bào)表文件及表頁(yè)一個(gè)或多個(gè)報(bào)表以文件的形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中稱為報(bào)表文件，每個(gè)報(bào)表文件都有一個(gè)名字，例如，利潤(rùn)表.REP”。表頁(yè)是由若干行和若干列組成的一個(gè)二維表，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同，每一張表頁(yè)是由許多單元組成的。一個(gè)UFO報(bào)表最多可容納99,999張表頁(yè)。為了便于管理和操作，一般把經(jīng)濟(jì)意義相近的報(bào)表放在一個(gè)報(bào)表文件中，例如，各月編制的利潤(rùn)表就可歸集在利潤(rùn)表.REP”報(bào)表文件中。在報(bào)表文件中，確定一個(gè)數(shù)據(jù)所在的位置，其要素是表頁(yè)號(hào)”、行號(hào)”、列號(hào)”。由此可見，報(bào)表文件就是一個(gè)三維表。UFO報(bào)表的技術(shù)指標(biāo)：行數(shù)：1?9999（缺省值為50行）列數(shù)：l?255（缺省值為7列）行高：0?160毫米（缺省值為5毫米）列寬：0?220毫米（缺省值為26毫米）表頁(yè)數(shù)：1?99,999頁(yè)（缺省值為1頁(yè)）單元及單元屬性表中由表行和表列確定的方格稱為單元，專門用于填制各種數(shù)據(jù)。單元是組成報(bào)表的最小單位，每個(gè)單元都可用一個(gè)名字來(lái)標(biāo)識(shí)，稱為單元名。單元名用所在行和列的坐標(biāo)表示，行號(hào)用數(shù)字1?9999表示，列標(biāo)用字母A?IU表示，例如，C2表示報(bào)表中第2行第C列對(duì)應(yīng)的單元。?單元屬性包括：?jiǎn)卧愋?、?duì)齊方式、字體顏色、表格邊框等。?單元類型有數(shù)值型、字符型和表樣型。?數(shù)值單元：是報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元必須是數(shù)字，可直接輸入，也可由單元中存放的公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的單元類型均默認(rèn)為數(shù)值型。?字符單元：是報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號(hào)組成的一串字符。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入也可以由單元公式生成。?表樣單元：是報(bào)表的格式，是在格式狀態(tài)下輸入的所有文字、符號(hào)或數(shù)字，在格式狀態(tài)下輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下只能顯示而無(wú)法修改。表樣單元對(duì)所有表頁(yè)都有效。?對(duì)齊方式有左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中等。區(qū)域與組合單元區(qū)域由一張表頁(yè)上的一組單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的矩形塊。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個(gè)二維表的所有單元（整個(gè)表頁(yè)），最小的區(qū)域是一個(gè)單元。在描述一個(gè)區(qū)域時(shí)，開始單元（左上角單元）與結(jié)束單元（右下角單元）之間用冒號(hào)“：”連接。例如，C3：F6。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數(shù)值、字符），UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元名稱來(lái)表示。例如把B2到B3定義為一個(gè)組合單元，這個(gè)組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2：B3”表示。固定區(qū)與可變區(qū)固定區(qū)是組成一個(gè)區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)的數(shù)量是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的?？勺儏^(qū)是屏幕顯示一個(gè)區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計(jì)中設(shè)定的。在一個(gè)報(bào)表中只能設(shè)置一個(gè)可變區(qū)，或是行可變區(qū)或是列可變區(qū)，行可變區(qū)是指可變區(qū)中的行數(shù)是可變的，列可變區(qū)是指可變區(qū)中的列數(shù)是可變的。設(shè)置可變區(qū)后，屏幕只顯示可變區(qū)的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內(nèi)。在以后的數(shù)據(jù)操作中，可變行列數(shù)隨著您的需要而增減。有可變區(qū)的報(bào)表稱為可變表。沒有可變區(qū)的表稱為固定表。8.關(guān)鍵字關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。單位名稱：字符（最大28個(gè)字符），為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的名稱單位編號(hào)：字符型（最大10個(gè)字符），為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的編號(hào)年：數(shù)字型（1980?2099），該報(bào)表表頁(yè)反映的年度季：數(shù)字型（1?4），該報(bào)表表頁(yè)反映的季度月：數(shù)字型（1?12），該報(bào)表表頁(yè)反映的月份日：數(shù)字型（1?31），該報(bào)表表頁(yè)反映的日期除此之外，UFO有自定義關(guān)鍵字功能，可以用于業(yè)務(wù)函數(shù)中。4.2.1報(bào)表的設(shè)計(jì)在UFO中，所謂創(chuàng)建新表就是啟動(dòng)報(bào)表管理系統(tǒng)，創(chuàng)建一個(gè)新的會(huì)計(jì)報(bào)表文件。UFO建立的是一個(gè)報(bào)表簿，可容納多張報(bào)表。具體操作步驟如下：執(zhí)行【開始】一【所有程序（P）】一【用友ERP-U81一【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】一【UFO報(bào)表】命令，打開【注冊(cè)〖UFO報(bào)表〗】對(duì)話框，如圖4-4所示。圖4-4啟動(dòng)與注冊(cè)UFO報(bào)表系統(tǒng)選擇“操作員”：demo。輸入“密碼”：demo。選擇“賬套”:008培訓(xùn)演示賬套（集團(tuán)賬套）。選擇“會(huì)計(jì)年度”：2004。輸入“操作日期”：2004-06-15。單擊【確定（O）】按鈕，進(jìn)入【UFO報(bào)表】窗口。執(zhí)行【文件（F）】一【新建（N）Ctrl+N】命令項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張空白表，如圖4-5所示。報(bào)表格式設(shè)計(jì)新表創(chuàng)建完成后，應(yīng)進(jìn)行報(bào)表的格式設(shè)計(jì)，報(bào)表格式設(shè)計(jì)是制作報(bào)表的基本步驟，它決定了整張報(bào)表的外觀和結(jié)構(gòu)。會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)置的主要內(nèi)容有：設(shè)置報(bào)表大小、畫表格線、標(biāo)題、表日期、表頭、表尾和表體固定欄目的內(nèi)容、設(shè)置單元屬性等。進(jìn)行報(bào)表格式設(shè)計(jì)，可使用菜單功能進(jìn)行操作，也可使用命令操作。圖4-5新建報(bào)表（1）設(shè)置表尺寸設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。設(shè)置前可事先根據(jù)所要定義的報(bào)表大小計(jì)算該表所需的行、歹U，然后再進(jìn)行設(shè)置。具體操作步驟如下：執(zhí)行【格式（S）】一【表尺寸（S）…】命令項(xiàng)，打開【表尺寸】對(duì)話框。在“行數(shù)”文本框中輸入“21”，在“列數(shù)”文本框中輸入“4”。單擊【確認(rèn)】按鈕，即可得到如圖4-6所示的表格。圖4-621*4表格（2）定義行高和列寬設(shè)置列寬的時(shí)候應(yīng)以能夠放下本欄最寬數(shù)據(jù)為原則，否則將會(huì)出現(xiàn)在生成報(bào)表時(shí)產(chǎn)生數(shù)據(jù)溢出錯(cuò)誤的情況。具體操作步驟如下：選定需要調(diào)整的單元所在行，例如“A1：D1”。執(zhí)行【格式（S）】一【行高（H）...】命令，打開【行高】對(duì)話框。在“行高”文本框中輸入需要的行高“7”，如圖4-7所示。圖4-7定義行高單擊【確認(rèn)】按鈕即可。（3）畫表格線報(bào)表的尺寸設(shè)置完之后，在報(bào)表輸出時(shí)，該報(bào)表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要在適當(dāng)?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬€。具體操作步驟如下：選中報(bào)表需要畫線的區(qū)域，例如“A3：D10”，如圖4-8所示。圖4-8畫表格線執(zhí)行【格式（S）】一【區(qū)域畫線（T）…】命令項(xiàng)，或按工具欄中的區(qū)域畫線按鈕，打開【區(qū)域畫線】對(duì)話框。單擊“網(wǎng)線”單選按鈕，選擇畫線類型和樣式為“網(wǎng)線”。單擊【確認(rèn)】按鈕即可。（4）定義組合單元把幾個(gè)單元作為一個(gè)單元來(lái)使用，組合單元實(shí)際上就是一個(gè)大的單元，所有針對(duì)單元的操作對(duì)組合單元均有效。具體操作步驟如下：選擇需合并的區(qū)域，例如“A3：D10”,如圖4-9所示。執(zhí)行【格式（S）】一【組合單元（C）…】命令項(xiàng)，或按工具欄中的區(qū)域畫線按鈕，打開【組合單元】對(duì)話框。圖4-9定義組合單元單擊【整體組合】或【按行組合】按鈕，該單元即合并成一個(gè)整體。（5）輸入項(xiàng)目?jī)?nèi)容輸入項(xiàng)目?jī)?nèi)容是指輸入報(bào)表的固定文字內(nèi)容，主要包括表頭、表體項(xiàng)目、表尾項(xiàng)目等。具體操作步驟如下：選中需要輸入內(nèi)容的單元或組合單元。輸入相關(guān)文字內(nèi)容，例如“利潤(rùn)分配表”等，如圖4-10所示。圖4-10輸入項(xiàng)目?jī)?nèi)容【小技巧】在輸入報(bào)表項(xiàng)目時(shí)，編制單位和日期一般不需要輸入，因?yàn)閁FO表一般都會(huì)將其設(shè)置為關(guān)鍵字的。（6）設(shè)置單元屬性設(shè)置單元類型及數(shù)據(jù)格式、對(duì)齊方式、字型、字體、字號(hào)及顏色、邊框樣式等內(nèi)容。其中最重要的是單元類型的設(shè)置。例如，將報(bào)表的標(biāo)題“利潤(rùn)分配表”定義為楷體加粗，字號(hào)14,居中；將A3：D3設(shè)置為居中，將A2：D2設(shè)置為10號(hào)字，居右。將制表人和報(bào)送日期后面的一個(gè)單元設(shè)置為字符單元，以便能夠輸入制表人的姓名和報(bào)送日期。新建的報(bào)表，所有單元的單元類型均默認(rèn)為數(shù)值型，格式狀態(tài)下輸入的內(nèi)容均默認(rèn)為表樣單元。字符單元和數(shù)值單元輸入后只對(duì)本表頁(yè)有效，表樣單元輸入以后對(duì)所有的表頁(yè)有效。（7）定義關(guān)鍵字定義關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置。關(guān)鍵字主要有六種：?jiǎn)挝幻Q、單位編號(hào)、年、季、月、日，另外還包括一個(gè)自定義關(guān)鍵字?？梢愿鶕?jù)實(shí)際需要任意設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。一個(gè)關(guān)鍵字在該表中只能定義一次，即同一個(gè)表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字。關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。設(shè)置關(guān)鍵字的具體操作步驟如下：選中需要輸入關(guān)鍵字的單元，例如“A2：D2”，如圖4-11所示。圖4-11設(shè)置關(guān)鍵宇執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【關(guān)鍵字（K）】一【設(shè)置（S）…】命令項(xiàng)，打開【設(shè)置關(guān)鍵字】對(duì)話框。單擊“單位名稱”單選按鈕。單擊【確定】按鈕。重復(fù)2?4步驟，將“年”和“月”定義為關(guān)鍵字。關(guān)鍵字位置是指關(guān)鍵字在某單元或組合單元中的起始位置。同一個(gè)單元或組合單元的關(guān)鍵字定義完以后，可能會(huì)重疊在一起，所以還需要對(duì)關(guān)鍵字的位置進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整關(guān)鍵字的位置必須輸入關(guān)鍵字的相對(duì)偏移量。偏移量負(fù)數(shù)值表示向左移，正數(shù)值表示向右移。調(diào)整關(guān)鍵字位置的具體操作步驟如下：執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【關(guān)鍵字（K）】一【偏移（O）…】命令項(xiàng)，將打開【定義關(guān)鍵字偏移】對(duì)話框。在需要調(diào)整位置的關(guān)鍵字后面輸入偏移量，例如，在“年、月”文本框，分別輸入“-160”，“-120”等。單擊【確定】按鈕即可。（8）可變表的設(shè)計(jì)如果一張報(bào)表中的數(shù)據(jù)部分其行數(shù)或列數(shù)不固定，而是隨實(shí)際需要可增加或減少，則應(yīng)將其定義為可變表。每一張可變表都包括一個(gè)可變區(qū)域?？勺儏^(qū)域中的行數(shù)不固定或列數(shù)不固定，但不可二者都為不定值。在制作可變表時(shí)，在確定完表尺寸、輸入表頭、關(guān)鍵字并制作完表體后，可在表體中設(shè)置一個(gè)可變區(qū)。設(shè)置可變區(qū)只需在報(bào)表軟件里選擇相應(yīng)菜單，確認(rèn)可變區(qū)尺寸即可。在一個(gè)報(bào)表中只能定義一個(gè)可變區(qū)。如果想重新定義可變區(qū)，必須先取消現(xiàn)有的可變區(qū)，再設(shè)置新的可變區(qū)。要改變可變區(qū)的大小，可重新設(shè)置可變區(qū)。報(bào)表公式設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)報(bào)表的變動(dòng)單元內(nèi)容會(huì)隨編制單位和時(shí)間的不同而不同，但其獲取數(shù)據(jù)的來(lái)源和計(jì)算方法是相對(duì)穩(wěn)定的。報(bào)表管理系統(tǒng)依據(jù)這一特點(diǎn)設(shè)計(jì)了“定義計(jì)算公式”的功能，為定義報(bào)表變動(dòng)單元的計(jì)算公式提供了條件，從而使報(bào)表管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地編制會(huì)計(jì)報(bào)表。報(bào)表公式是指報(bào)表或報(bào)表數(shù)據(jù)單元的計(jì)算規(guī)則，主要包括單元公式、審核公式和舍位平衡公式等。（1）單元公式單元公式是指為報(bào)表數(shù)據(jù)單元進(jìn)行賦值的公式，一般由目標(biāo)單元、運(yùn)算符、函數(shù)和運(yùn)算符序列組成，作用是從賬簿、憑證、本表或其它報(bào)表等處調(diào)用、運(yùn)算所需要的數(shù)據(jù)，并填入相應(yīng)的報(bào)表單元中。它既可以將數(shù)據(jù)單元賦值為數(shù)值，也可以賦值為字符。例如，C5=期初余額（“1001”，月）+期初余額（“1002”，月）其中，目標(biāo)單元是指用行號(hào)、列號(hào)表示的用于放置運(yùn)算結(jié)果的單元；運(yùn)算符序列是指采集數(shù)據(jù)并進(jìn)行運(yùn)算處理的次序。報(bào)表系統(tǒng)提供了一整套從各種數(shù)據(jù)文件（包括機(jī)內(nèi)憑證、賬簿和報(bào)表，也包括機(jī)內(nèi)其它數(shù)據(jù)資源）采集數(shù)據(jù)的函數(shù)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況，合理地調(diào)用不同的相關(guān)函數(shù)。常用的報(bào)表數(shù)據(jù)一般是來(lái)源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁(yè)取數(shù)。賬務(wù)取數(shù)是會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的主要來(lái)源，賬務(wù)取數(shù)函數(shù)架起了報(bào)表系統(tǒng)和總賬等其他系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞的橋梁。賬務(wù)取數(shù)函數(shù)可實(shí)現(xiàn)報(bào)表系統(tǒng)從賬簿、憑證中采集各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)生成報(bào)表，實(shí)現(xiàn)賬表一體化。賬務(wù)取數(shù)公式是報(bào)表系統(tǒng)中使用最為頻繁的一類公式，此類公式中的函數(shù)表達(dá)式最為復(fù)雜，公式中往往要使用多種取數(shù)函數(shù)，每個(gè)函數(shù)中還要說(shuō)明諸如科目編碼、會(huì)計(jì)期間、發(fā)生額或余額、方向、賬套號(hào)等參數(shù)?；靖袷剑汉瘮?shù)名(”科目編碼”，會(huì)計(jì)期間,［"方向"］,［賬套號(hào)］,［會(huì)計(jì)年度］,［編碼11,［編碼2］)其中：科目編碼可以是科目名稱，且必須用雙引號(hào)括起來(lái)。會(huì)計(jì)期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體數(shù)字表示的年、季、月。方向即'借”或“貸”，可以省略。賬套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為第一套賬。會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。(編碼1>與<編碼2)與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無(wú)輔助核算則省略。主要賬務(wù)取數(shù)函數(shù)如表4-2所示。表4-2主要賬務(wù)取數(shù)函數(shù)表函數(shù)名金額式數(shù)量式外幣式期初額函數(shù)QC()SQC()WQC()期末額函數(shù)QM()SQM()WQM()發(fā)生額函數(shù)FS()SFS()WFS()累計(jì)發(fā)生額函數(shù)LFS()SLFS()WLFS()條件發(fā)生額函數(shù)TFS()STFS()WTFS()對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)DFS()SDFS()WDFS()凈額函數(shù)JE()SJE()WJE()匯率函數(shù)HL()為了方便而又準(zhǔn)確地編制會(huì)計(jì)報(bào)表，系統(tǒng)提供了手工設(shè)置和引導(dǎo)設(shè)置兩種方式。在引導(dǎo)設(shè)置狀態(tài)下，根據(jù)對(duì)各目標(biāo)單元填列數(shù)據(jù)的要求，通過(guò)逐項(xiàng)設(shè)置函數(shù)及運(yùn)算符，即可自動(dòng)生成所需的單元公式。當(dāng)然，在對(duì)函數(shù)和公式的定義十分了解，運(yùn)用非常自如的情況下，可以直接手工設(shè)置公式。如果想要直接輸入公式，則可以執(zhí)行如下操作步驟：選定需要定義公式的單元，例如“C6”即“產(chǎn)品銷售收入”的本月數(shù)。執(zhí)行【數(shù)據(jù)(D)】一【編輯公式(F)】一【單元公式…】命令項(xiàng)，打開【定義公式】對(duì)話框，如圖4-12所示。圖4-12定義單元公式在【定義公式】對(duì)話框內(nèi)，直接輸入總賬期初函數(shù)公式：FS(“5101”，月，“貸”，，，，，)。單擊【確認(rèn)】按鈕?！咎崾尽繂卧皆谳斎霑r(shí)，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號(hào)的均須輸入英文半角字符。如果對(duì)UFO函數(shù)不太了解的話，可以利用函數(shù)向?qū)б龑?dǎo)輸入，利用引導(dǎo)輸入簡(jiǎn)單直觀。如果要實(shí)現(xiàn)利用函數(shù)向?qū)л斎牍剑瑒t可以執(zhí)行如下操作步驟：選定被定義單元“C7”即產(chǎn)品銷售成本的本月數(shù)。單擊編輯框中的“位”按鈕，打開【定義公式】對(duì)話框。單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，進(jìn)入【函數(shù)向?qū)А看翱?，如圖4-13所示。在“函數(shù)分類(C)：”列表框中選擇“用友賬務(wù)函數(shù)”。圖4-13函數(shù)向?qū)?1在“函數(shù)名(N)：”列表框中選擇“發(fā)生(FS)”。單擊【下一步(N)＞】按鈕，進(jìn)入【用友財(cái)務(wù)函數(shù)】窗口，如圖4-14所示。圖4-14函數(shù)向?qū)?2單擊【參照】按鈕，進(jìn)入【財(cái)務(wù)函數(shù)】窗口，如圖4-15所示。圖4-15函數(shù)向?qū)?3選擇“賬套號(hào)”：默認(rèn)。選擇“會(huì)計(jì)年度”：2004。輸入“科目”：5401。選擇“期間”：月。選擇“方向”：借。單擊【確定】按鈕，回到【用友財(cái)務(wù)函數(shù)】窗口，如圖4-16所示。圖4-16函數(shù)向?qū)?4單擊【確定】按鈕，回到【定義公式】窗口。在這里值得注意的是：如果在【賬務(wù)函數(shù)】界面中，選中子'包含未記賬憑證”選項(xiàng)，則表示將連同未記賬憑證數(shù)據(jù)一并取到報(bào)表中。表頁(yè)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)公式用于在本表頁(yè)內(nèi)的指定區(qū)域內(nèi)做出諸如求和、求平均值、計(jì)數(shù)、求最大值、求最小值、求統(tǒng)計(jì)方差等統(tǒng)計(jì)結(jié)果的運(yùn)算。主要實(shí)現(xiàn)表頁(yè)中相關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)功能。應(yīng)用時(shí)，要按所求的統(tǒng)計(jì)量選擇公式的函數(shù)名和統(tǒng)計(jì)區(qū)域。主要本表頁(yè)取數(shù)函數(shù)如表5-3所示。表5-3主要本表頁(yè)取數(shù)函數(shù)表求和PTOTAL()最大值PMAX()平均值PA/G()最小值PMIN()計(jì)數(shù)PCOUNT()方差PVAR()偏方差PSTD()例如：PTOTAL（B5：F9）表示求區(qū)域B5到F9單元的總和；PAVG（B5：F9）表示求區(qū)域B5到F9單元的平均值；PMAX（B5：F9）表示求區(qū)域B5到F9單元的最大值；PMIN（B5：F9）表示求區(qū)域B5到F9單元的最小值。報(bào)表可由多個(gè)表頁(yè)組成，并且表頁(yè)之間具有極其密切的聯(lián)系。如一個(gè)表頁(yè)可能代表同一單位但不同會(huì)計(jì)期間的同一報(bào)表。因此，一個(gè)表頁(yè)中的數(shù)據(jù)可能取自上一會(huì)計(jì)期間表頁(yè)的數(shù)據(jù)。本表它頁(yè)取數(shù)公式可完成此類操作。對(duì)于取自于本表其他表頁(yè)的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字作為表頁(yè)定位的依據(jù)，或者直接以頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某個(gè)表頁(yè)的數(shù)據(jù)。取確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)：格式：＜目標(biāo)區(qū)域＞=＜數(shù)據(jù)源區(qū)域＞@＜頁(yè)號(hào)〉如：B5=C3@2，表示當(dāng)前頁(yè)B5單元取當(dāng)前表第二頁(yè)C3單元的值。C3=C5@7，表示C3單元取自于第7頁(yè)的C5單元數(shù)據(jù)。報(bào)表之間取數(shù)公式即它表取數(shù)公式，用于從另一報(bào)表某期間某頁(yè)中某個(gè)或某些單元中采集數(shù)據(jù)。在進(jìn)行報(bào)表與報(bào)表之間的取數(shù)時(shí)，不僅要考慮數(shù)據(jù)取自哪一張表的哪一單元，還要考慮數(shù)據(jù)來(lái)源于哪一頁(yè)。編輯表間計(jì)算公式與同一報(bào)表內(nèi)各表頁(yè)間的計(jì)算公式類似，主要區(qū)別在于把本表表名換為它表表名。取他表確定表頁(yè)數(shù)據(jù)的表示方法：格式：＜目標(biāo)區(qū)域＞=“＜報(bào)表名[.REP]＞”一＞＜數(shù)據(jù)源區(qū)域＞[@＜頁(yè)號(hào)〉]當(dāng)＜頁(yè)號(hào)〉缺省時(shí)為本表各頁(yè)分別取他表各頁(yè)數(shù)據(jù)。如：E9=“12356abc”一＞D6@3，表示前表頁(yè)E9的值等于表“12356abc.rep”第3頁(yè)D6的值。（2）審核公式報(bào)表中的各個(gè)數(shù)據(jù)之間一般都存在某種勾稽關(guān)系，利用這種勾稽關(guān)系可定義審核公式可以進(jìn)一步檢驗(yàn)報(bào)表編制的結(jié)果是否正確。審核公式可以驗(yàn)證表頁(yè)中數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系，也可以驗(yàn)證同表中不同表頁(yè)之間的勾稽關(guān)系，還可以驗(yàn)證不同報(bào)表之間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系。審核公式由驗(yàn)證關(guān)系公式和提示信息組成。定義報(bào)表審核公式，首先要分析報(bào)表中各單元之間的關(guān)系，來(lái)確定審核關(guān)系，然后根據(jù)確定的審核關(guān)系定義審核公式。其中審核關(guān)系必須確定正確，否則審核公式會(huì)起到相反的效果。即由于審核關(guān)系不正確導(dǎo)致一張數(shù)據(jù)正確的報(bào)表被審核為錯(cuò)誤，而編制報(bào)表者又無(wú)從修改。審核公式是把報(bào)表中某一單元或某一區(qū)域與另外某一單元或某一區(qū)域或其他字符之間用邏輯運(yùn)算符連接起來(lái)。審核公式格式：＜表達(dá)式＞＜邏輯運(yùn)算符＞＜表達(dá)式＞[MESS”說(shuō)明信息”]邏輯運(yùn)算符有：=、＞、＜、＞=、＜=、＜＞。等號(hào)“=”的含義不是賦值，而是等號(hào)兩邊的值要相等。定義審核公式的時(shí)候，產(chǎn)品銷售利潤(rùn)=產(chǎn)品銷售收入-產(chǎn)品銷售成本-產(chǎn)品銷售費(fèi)用，否則，出現(xiàn)“產(chǎn)品銷售利潤(rùn)計(jì)算有誤!”的出錯(cuò)信息。凈利潤(rùn)=利潤(rùn)總額-所得稅，否則，出現(xiàn)“凈利潤(rùn)計(jì)算有誤!”的出錯(cuò)信息。具體操作步驟如下：執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【編輯公式（F）】一【審核公式…】命令項(xiàng)，打開【審核公式】對(duì)話框，如圖4-17所示。圖4-17編輯審核公式在【審核公式】對(duì)話框中，輸入：C10=c6-c7-c8-c9MESS”產(chǎn)品銷售利潤(rùn)計(jì)算有誤!”c22=c20-c21MESS“凈利潤(rùn)計(jì)算有誤!”最后單擊【確定】按鈕即可。（3）舍位平衡公式在報(bào)表匯總時(shí)，各個(gè)報(bào)表的數(shù)據(jù)計(jì)量單位有可能不統(tǒng)一，這時(shí)，需要將報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行位數(shù)轉(zhuǎn)換，將報(bào)表的數(shù)據(jù)單位由個(gè)位轉(zhuǎn)換為百位、千位或萬(wàn)位，如將“元”單位轉(zhuǎn)換為“千元”或“萬(wàn)元”單位，這種操作稱為進(jìn)位操作。進(jìn)位操作之后，原來(lái)的平衡關(guān)系可能會(huì)因?yàn)樾?shù)位的四舍五入而被破壞，因此還需要對(duì)進(jìn)位后的數(shù)據(jù)平衡關(guān)系重新調(diào)整，使舍位后的數(shù)據(jù)符合指定的平衡公式。這種用于對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)舍位及重新調(diào)整報(bào)表舍位之后平衡關(guān)系的公式稱之為舍位平衡公式。定義舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范圍、以及舍位位數(shù)，并且必須輸入平衡公式。如：將數(shù)據(jù)由元進(jìn)位為千元，定義該報(bào)表的舍位平衡公式。具體操作步驟如下：執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【編輯公式（F）】一【舍位公式…】命令項(xiàng)，打開【舍位平衡公式】對(duì)話框，如圖4-18所示。在“舍位表名”文本框中輸入“swb”。在“舍位范圍”文本框中輸入“C6：D20"。在“舍位位數(shù)”文本框中輸入“3”。在“平衡公式”文本框中輸入“c10=c6-c7-c8-c9,c22=c20-c21”。單擊【完成】按鈕。執(zhí)行【文件（F）】一【保存F6】命令項(xiàng)，打開如圖4-19所示【另存為】對(duì)話框。圖4-18編輯舍位公式圖4-19保存公式定義在“文件名”文本框中輸入“損益表”。單擊【另存為】按鈕將其進(jìn)行保存即可。每個(gè)公式一行，各公式之間用逗號(hào)“，”（半角）隔開，最后一條公式不用寫逗號(hào)，否則公式無(wú)法執(zhí)行。舍位公式中只能使用“+”、“一”符號(hào)，不能使用其他運(yùn)算符及函數(shù)。等號(hào)左邊只能為一個(gè)單元（不帶頁(yè)號(hào)和表名）。一個(gè)單元只能在等號(hào)右邊出現(xiàn)一次。（4）定制報(bào)表模板在會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)中，一般都提供了多種常用的會(huì)計(jì)報(bào)表格式及公式，稱為報(bào)表模板。在每個(gè)模板中詳細(xì)設(shè)計(jì)了該報(bào)表的格式與公式。UFO可根據(jù)用戶默認(rèn)賬套的行業(yè)性質(zhì)，自動(dòng)生成資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表以及與該行業(yè)性質(zhì)相關(guān)的其他報(bào)表。在執(zhí)行該功能之前，要確定是否在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)正確設(shè)置了本單位的賬套行業(yè)性質(zhì)。利用UFO報(bào)表系統(tǒng)生成常用報(bào)表模板的操作步驟如下：執(zhí)行【格式（S）】一【生成常用報(bào)表（Q）】命令項(xiàng)，彈出“是否生成所有該行業(yè)模板”提示信息，如圖4-20所示。圖4-20生成常用報(bào)表模板單擊【是（Y）】按鈕，即可生成該行業(yè)所有模板。在格式狀態(tài)下操作：生成的報(bào)表為新建，保存或另存時(shí)需要重新選擇路徑。調(diào)用系統(tǒng)已有的報(bào)表模板，如果該報(bào)表模板與實(shí)際需要的報(bào)表格式或公式不完全一致，可以在此基礎(chǔ)上稍做修改即可快速得到所需要的報(bào)表格式和公式（當(dāng)前報(bào)表套用報(bào)表模板后，原有內(nèi)容將丟失）。如：利用UFO報(bào)表系統(tǒng)提供的報(bào)表模板和800賬套的信息，設(shè)計(jì)該企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債表格式與公式，具體操作步驟如下：執(zhí)行【文件（F）】一【新建（N）Ctrl+N】命令項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張空白表。執(zhí)行【格式（S）】一【報(bào)表模板（M）…】命令，打開【報(bào)表模板】對(duì)話框，如圖4-21所示。圖4-21調(diào)用報(bào)表模板在“在您所在的行業(yè)”下拉列表框中選擇“工業(yè)企業(yè)”選項(xiàng)。在單擊“財(cái)務(wù)報(bào)表”下拉列表框中選擇“資產(chǎn)負(fù)債表”選項(xiàng)。單擊【確認(rèn)】按鈕，彈出“模板格式將覆蓋本表格式！是否繼續(xù)？”提示信息。單擊【確定】按鈕，當(dāng)前格式被自動(dòng)覆蓋?！拘〖记伞坑脩艨梢愿鶕?jù)本單位的實(shí)際需要定制報(bào)表模板，并可將自定義的報(bào)表模板加入系統(tǒng)提供的模板庫(kù)中，也可對(duì)其進(jìn)行修改、刪除操作。4.2.2編輯報(bào)表公式及數(shù)據(jù)處理每月末或年末，都需要進(jìn)入U(xiǎn)FO電子表系統(tǒng)，新建一張電子表，然后應(yīng)用報(bào)表模板，建立所需要的報(bào)表。報(bào)表模板建立起來(lái)以后，里面并沒有數(shù)據(jù)，需要編制報(bào)表，以形成表內(nèi)數(shù)據(jù)。由于一般的報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表和損益表每月都要編制，而每月形成的數(shù)據(jù)都占據(jù)一個(gè)表頁(yè)，用戶定義的表格都只有一張表頁(yè)。因此，為滿足每月編制報(bào)表的需要，就需要進(jìn)行相應(yīng)的表頁(yè)管理如增加表頁(yè)刪除表頁(yè)等。生成表內(nèi)數(shù)據(jù)以后，還需要對(duì)報(bào)表的編制結(jié)果進(jìn)行審核。在輸出報(bào)表時(shí)如果要進(jìn)行位數(shù)轉(zhuǎn)換，則還需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行舍位平衡，這些步驟統(tǒng)稱為報(bào)表的數(shù)據(jù)處理。以下以貨幣資金表為例來(lái)說(shuō)明報(bào)表的數(shù)據(jù)處理過(guò)程。1.生成報(bào)表生成報(bào)表又稱為編制報(bào)表，是指根據(jù)報(bào)表格式所定義的單元公式對(duì)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行取數(shù)的過(guò)程包括表頁(yè)的追加、賬套初始、關(guān)鍵字的錄入等內(nèi)容。值得注意的是：大多數(shù)的會(huì)計(jì)報(bào)表都與日期有密切聯(lián)系。在定義報(bào)表結(jié)構(gòu)時(shí)，可以五日期限制，但是在生成報(bào)表時(shí)必須確定其日期。例如《資產(chǎn)負(fù)債表》和《利潤(rùn)表》等會(huì)計(jì)報(bào)表，-般必須在月末結(jié)賬以后才能生成。如果在月中進(jìn)行報(bào)表生成，即使所有報(bào)表公式都正確，也會(huì)生成一張數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的報(bào)表。下面就來(lái)看一下如何利用前面設(shè)置的報(bào)表格式和800賬套的賬簿數(shù)據(jù)，生成本月的損益表，并將編制后的報(bào)表進(jìn)行審核和舍位平衡。（1）增加表頁(yè)增加表頁(yè)可以通過(guò)插入表頁(yè)也可以通過(guò)追加表頁(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)。插入表頁(yè)是在當(dāng)前表頁(yè)前面插入一張空表頁(yè)，追加表頁(yè)是在最后一張表頁(yè)后追加N張空表頁(yè)。具體操作步驟如下：執(zhí)行【編輯（E）】一【追加（B）】一【表頁(yè)（P）…】命令項(xiàng)，打開【追加表頁(yè)】對(duì)話框，如圖4-22所示。圖4-22追加表頁(yè)在“追加表頁(yè)數(shù)”文本框，輸入需要增加的表頁(yè)數(shù)“8”。單擊【確認(rèn)】按鈕即可。（2）錄入關(guān)鍵字每一張表頁(yè)均對(duì)應(yīng)不同的關(guān)鍵字，輸出時(shí)表頁(yè)的關(guān)鍵字會(huì)隨同單元一起顯示。具體操作步驟如下：①執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【關(guān)鍵字（K）】一【錄入（1）…】命令，打開【錄入關(guān)鍵字】對(duì)話框，如圖4-23所示。在“單位名稱”文本框中輸入“盛戎科技”。在“年”文本框中輸入“2004”。圖4-23錄入關(guān)鍵字在“月”文本框中輸入“6”。單擊【確認(rèn)】按鈕。系統(tǒng)出現(xiàn)“是否重算第1頁(yè)？”提示框，單擊【是（Y）】按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)公式計(jì)算6月份數(shù)據(jù)。（3）編制報(bào)表按計(jì)算公式計(jì)算報(bào)表中的數(shù)據(jù)。具體操作步驟如下：執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【表頁(yè)重算（P）】命令項(xiàng)，打開“是否重算第1頁(yè)？”對(duì)話框，如圖4-24所示。圖4-24表頁(yè)重算單擊【是（Y）】按鈕，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)在注冊(cè)的賬套和會(huì)計(jì)年度范圍內(nèi)根據(jù)單元公式計(jì)算，生成報(bào)表數(shù)據(jù)了。如果未選中【計(jì)算時(shí)提示選擇賬套】菜單項(xiàng)，在執(zhí)行【整表計(jì)算（A）】、【表頁(yè)重算（P）】，或在命令窗和批命令中執(zhí)行【整表計(jì)算（A）】及【表頁(yè)重算（P）】命令時(shí)，或在【格式/數(shù)據(jù)】狀態(tài)轉(zhuǎn)換的情況下，則報(bào)表計(jì)算采用進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)選擇的賬套，即默認(rèn)啟動(dòng)注冊(cè)UFO時(shí)所選擇的賬套。【提示】在編制報(bào)表時(shí)可以選擇整表計(jì)算或表頁(yè)重算，整表計(jì)算時(shí)是將該表的所有表頁(yè)全部進(jìn)行計(jì)算，而表頁(yè)重算僅是將該表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。如果選中【計(jì)算時(shí)提示選擇賬套】菜單項(xiàng)，則每次進(jìn)行上述操作時(shí)都要進(jìn)行賬套選擇操作，即彈出賬套選擇的對(duì)話框，提示用戶可以進(jìn)行賬套的選擇。審核報(bào)表在一張會(huì)計(jì)報(bào)表的某些單元之間存在著內(nèi)在聯(lián)系，報(bào)表的審核就是根據(jù)報(bào)表中已經(jīng)設(shè)置的報(bào)表勾稽關(guān)系即審核公式，對(duì)已經(jīng)生成的報(bào)表進(jìn)行審核，以驗(yàn)證報(bào)表的正確性。在實(shí)際應(yīng)用中，只要報(bào)表中數(shù)據(jù)發(fā)生變化，都必須進(jìn)行審核。通過(guò)審核不僅可以找出一張報(bào)表內(nèi)部的問題，還可以找出不同報(bào)表文件中的問題。再進(jìn)行審核時(shí)，執(zhí)行審核功能后，系統(tǒng)將按照審核公式逐條審核表內(nèi)的關(guān)系。當(dāng)報(bào)表數(shù)據(jù)不符合勾稽關(guān)系時(shí)，會(huì)提示錯(cuò)誤信息。導(dǎo)致審核出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因有：?jiǎn)卧匠霈F(xiàn)語(yǔ)法等錯(cuò)誤，審核公式本身錯(cuò)誤，賬套（出現(xiàn)變量找不到）或賬套數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)源錯(cuò)誤等。如果按照錯(cuò)誤信息修改了錯(cuò)誤后，需要重新計(jì)算，并再次進(jìn)行審核，直到不出現(xiàn)任何錯(cuò)誤信息，表示該報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。報(bào)表舍位操作報(bào)表的舍位操作并不是必需的，一般只是在報(bào)表匯總或合并時(shí)由于不同報(bào)表的數(shù)據(jù)單位不同而無(wú)法完成匯總或合并，需要將不同報(bào)表的數(shù)據(jù)單位進(jìn)行統(tǒng)一，在這種情況下才需要進(jìn)行報(bào)表的舍位操作。進(jìn)行舍位操作時(shí)，可在系統(tǒng)提供的功能中執(zhí)行舍位平衡操作，系統(tǒng)按定義的舍位關(guān)系對(duì)指定區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行舍位，并按平衡公式對(duì)舍位后的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整使其平衡，然后將經(jīng)舍位平衡處理后的數(shù)據(jù)存入指定的新表中去，并將舍位后的報(bào)表置于當(dāng)前活動(dòng)報(bào)表。報(bào)表匯總報(bào)表的匯總是報(bào)表數(shù)據(jù)不同形式的疊加。報(bào)表匯總是每一位財(cái)會(huì)人員都熟悉的，也是非常復(fù)雜和繁瑣的。利用UFO提供的匯總功能就可以快速、簡(jiǎn)捷地完成報(bào)表匯總操作。具體操作步驟如下：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【匯總（T）】一【表頁(yè)（P）…】命令項(xiàng)，將彈出【表頁(yè)匯總一三步驟之一一匯總方向】對(duì)話框，此對(duì)話框用于指定匯總數(shù)據(jù)保存的位置，如圖4-25所示。圖4-25表頁(yè)匯總一步驟1/3單擊【下一步（N）＞】按鈕，將彈出【表頁(yè)匯總一三步驟之二一匯總條件】對(duì)話框，如圖4-26所示，此對(duì)話框用于指定匯總哪些表頁(yè)。如果匯總報(bào)表中的部分表頁(yè)，在“表頁(yè)匯總條件”中定義條件。可以以單元的值為匯總條件，或者以關(guān)鍵字的值為匯總條件，或者以表頁(yè)號(hào)為匯總條件。匯總條件可以有多個(gè)，它們之間是“并且”或“或者”的關(guān)系。單擊【下一步（N）＞】按鈕后，將彈出【表頁(yè)匯總一三步驟之三一匯總位置】對(duì)話框，此對(duì)話框用于處理報(bào)表中的可變區(qū)，如圖4-27所示。圖4-26表頁(yè)匯總一步驟2/3圖4-27表頁(yè)匯總一步驟3/3最后單擊【完成】按鈕后將生成匯總結(jié)果。5.3.5數(shù)據(jù)采集UFO報(bào)表系統(tǒng)可以把下面幾類數(shù)據(jù)采集到當(dāng)前報(bào)表中：后綴為.REP的其他報(bào)表文件、后綴為.TXT的文本文件、后綴為.DBF的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。具體操作步驟如下：在【數(shù)據(jù)】狀態(tài)下，執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【數(shù)據(jù)采集…】命令項(xiàng)，打開【數(shù)據(jù)采集】對(duì)話框，如圖4-28所示。圖4-28數(shù)據(jù)采集對(duì)話框在對(duì)話框中選取源數(shù)據(jù)所在的文件名，單擊【采集】按鈕或者雙擊該文件名即可執(zhí)行數(shù)據(jù)采集，UFO將在當(dāng)前報(bào)表中自動(dòng)追加表頁(yè)以存放數(shù)據(jù)?！拘〖记伞坎杉瘓?bào)表文件的數(shù)據(jù)時(shí)，如果當(dāng)前報(bào)表的格式與源數(shù)據(jù)報(bào)表的格式不一樣，將出現(xiàn)對(duì)話框詢問“報(bào)表格式不同！是否強(qiáng)行追加？”。如果選擇【確定】按鈕，將強(qiáng)行進(jìn)行追加，但由于報(bào)表格式不同，數(shù)據(jù)很可能追加得毫無(wú)意義。如果選擇【取消】按鈕，將放棄數(shù)據(jù)采集操作。4.2.3會(huì)計(jì)報(bào)表的輸出會(huì)計(jì)報(bào)表的輸出形式一般有屏幕查詢、網(wǎng)絡(luò)傳送、打印輸出和磁盤輸出等形式。輸出會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的時(shí)候往往會(huì)涉及到表頁(yè)的相關(guān)操作，比如表頁(yè)排序、查找、透視等。報(bào)表查詢報(bào)表查詢是報(bào)表系統(tǒng)應(yīng)用的一項(xiàng)重要工作。在報(bào)表系統(tǒng)中，可以對(duì)當(dāng)前正在編制的報(bào)表予以查閱，也可以對(duì)歷史的報(bào)表進(jìn)行迅速有效的查詢。在進(jìn)行報(bào)表查詢時(shí)一般以整張表頁(yè)的形式輸出，也可將多張表頁(yè)的局部?jī)?nèi)容同時(shí)輸出，后者這種輸出方式叫做表頁(yè)的透視。（1）查找表頁(yè)查找表頁(yè)可以以某關(guān)鍵字或某單元為查找依據(jù)。具體操作步驟如下：執(zhí)行【編輯（E）】一【查找（F）…】命令項(xiàng)，打開【查找】對(duì)話框，如圖4-29所示。圖4-29查找表頁(yè)單擊“表頁(yè)”單選按鈕。在“查找條件”框分別輸入“月”，"=”，“4”。單擊【查找】按鈕，第一個(gè)符合條件的表頁(yè)成為當(dāng)前表頁(yè)。（2）聯(lián)查明細(xì)賬用友ERP-U8管理系統(tǒng)8.51版的報(bào)表管理系統(tǒng)為用戶提供了在報(bào)表上聯(lián)查明細(xì)賬功能，并可通過(guò)明細(xì)賬查詢相應(yīng)總賬和記賬憑證。但要實(shí)現(xiàn)聯(lián)查明細(xì)賬，則還需要具備如下幾個(gè)條件：必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下使用聯(lián)查明細(xì)賬功能。必須在有單元公式的單元格中使用，單元公式必須是有會(huì)計(jì)科目參數(shù)的期初類函數(shù)（包括QC、WQC、SQC）、期末類函數(shù)（包括QM、WQM、SQM）、發(fā)生類函數(shù)（包括FS、SFS、WFS、LFS、SLFS、WLFS）、凈額類函數(shù)（包括JE，SJE，WJE）。在無(wú)單元公式的單元格中無(wú)法使用該項(xiàng)功能。當(dāng)用戶選中某個(gè)單元格時(shí)，只要當(dāng)前單元格內(nèi)有總賬函數(shù)，即聯(lián)查當(dāng)前科目的明細(xì)賬，如果當(dāng)前單元格有多個(gè)科目，顯示第一個(gè)科目的明細(xì)賬，其他科目通過(guò)明細(xì)賬的查詢窗口進(jìn)行切換。必須同時(shí)具備UFO明細(xì)功能、總賬函數(shù)、總賬明細(xì)賬查詢權(quán)限的用戶，才能通過(guò)函數(shù)聯(lián)查明細(xì)賬。進(jìn)行聯(lián)查明細(xì)賬的具體操作步驟如下：如首先選中C4單元格，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇【聯(lián)查明細(xì)賬】或單擊常用工具欄中的“聯(lián)查明細(xì)賬”快捷鈕，如圖4-30所示，即可進(jìn)行查詢相應(yīng)的明細(xì)賬，如圖4-31所示。圖4-30選擇聯(lián)查明細(xì)表圖4-31聯(lián)查明細(xì)賬網(wǎng)絡(luò)傳送網(wǎng)絡(luò)傳輸方式是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種報(bào)表從一個(gè)工作站傳遞到另一個(gè)或幾個(gè)工作站的報(bào)表傳輸方式。使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行報(bào)表傳輸，可在各自的計(jì)算機(jī)上方便、快捷地查看相關(guān)報(bào)表，這樣大大地提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，又有很好的安全性，并且可以節(jié)省報(bào)表報(bào)送部門大量的人力、物力、財(cái)力。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日益普及，網(wǎng)絡(luò)傳輸方式的優(yōu)勢(shì)越發(fā)明顯，正在逐步取代其它方式的傳輸。用戶只要將報(bào)表生成網(wǎng)頁(yè)Html文件，就可以將其發(fā)布在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上。報(bào)表打印打印輸出方式是指將編制出來(lái)的報(bào)表以紙介質(zhì)的形式打印輸出。打印輸出是將報(bào)表進(jìn)行保存、報(bào)送有關(guān)部門而不可缺少的一種報(bào)表輸出方式。但在付諸打印之前必須在報(bào)表系統(tǒng)中做好打印機(jī)的有關(guān)設(shè)置，以及報(bào)表打印的格式設(shè)置，并確認(rèn)打印機(jī)已經(jīng)與主機(jī)正常連接。打印報(bào)表之前可以在預(yù)覽窗口預(yù)覽。UFO報(bào)表系統(tǒng)提供了不同文件格式的輸出方式，方便不同軟件之間進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換，輸出的格式有：?報(bào)表文件（*.rep）?文本文件（*.txt）?數(shù)據(jù)庫(kù)文件（*.dbf）Access文件（*.mdb）MSExcel文件（*.xls）Lotus1-2-3文件（*.wk4）此外，將各種報(bào)表以文件的形式輸出到磁盤上也是一種常用的方式。此類輸出對(duì)于下級(jí)部門向上級(jí)部門報(bào)送數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總是一種行之有效的方式。4.2.4圖表功能UFO圖表功能提供了直方圖、圓餅圖、折線圖、面積圖4大類共10種格式的圖表。圖表是利用報(bào)表文件中的數(shù)據(jù)生成的，圖表與報(bào)表數(shù)據(jù)存在著緊密的聯(lián)系，報(bào)表數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，圖表也隨之變化，報(bào)表數(shù)據(jù)刪除以后，圖表也隨之消失。追加圖形顯示區(qū)域在管理圖表對(duì)象時(shí)，圖表對(duì)象和其他數(shù)據(jù)一樣需要占用一定的報(bào)表區(qū)域。由于前面在報(bào)表格式設(shè)置時(shí)沒有為圖形預(yù)留空間，如果不增加圖形顯示區(qū)域的話，插入的圖形會(huì)和報(bào)表數(shù)據(jù)重疊在一起，影響閱讀。因此，一般要增加若干行或列，作為專門的圖形顯示區(qū)域。具體操作步驟如下：在【格式】狀態(tài)下，執(zhí)行【編輯（E）】一【追加（B）】一【行（R）…】命令項(xiàng)，打開【追加行】對(duì)話框，如圖4-32所示。圖4-32追加行輸入需要追加的行數(shù)：8單擊【確認(rèn)】按鈕即可。選取數(shù)據(jù)區(qū)域插入的圖表并不是獨(dú)立存在的，它依賴報(bào)表的數(shù)據(jù)而存在，反映報(bào)表指定區(qū)域中數(shù)據(jù)的對(duì)比關(guān)系，所以在插入圖表對(duì)象之前必須事先選擇圖表對(duì)象反映的數(shù)據(jù)區(qū)域。具體操作步驟如下：?jiǎn)螕簟靖袷?數(shù)據(jù)】按鈕，進(jìn)入【數(shù)據(jù)】狀態(tài)。在第1頁(yè)中，選取一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域A3：B6,如圖4-33所示。圖4-33選取數(shù)據(jù)區(qū)域【注意】插入的圖表對(duì)象實(shí)際上也屬于報(bào)表的數(shù)據(jù)，因此，有關(guān)圖表對(duì)象的操作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。并且，在選擇圖表對(duì)象顯示區(qū)域時(shí)，區(qū)域不能少于2行*2列，否則將會(huì)提示出現(xiàn)錯(cuò)誤。系統(tǒng)把區(qū)域中的第一行和第一列默認(rèn)為X、Y軸標(biāo)注，其余為數(shù)據(jù)區(qū)。如果選中數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行和第一列在每張表頁(yè)上不一樣，則以第1頁(yè)的第一行和第一列為標(biāo)注。插入圖表對(duì)象圖表對(duì)象實(shí)際上是報(bào)表的特殊數(shù)據(jù)，圖表對(duì)象的組成：?主標(biāo)題、X軸標(biāo)題、Y軸標(biāo)題：最多可以輸入20個(gè)字符或10個(gè)漢字。單擊主標(biāo)題可以將其在圖表對(duì)象區(qū)域中任意拖動(dòng)。雙擊主標(biāo)題可以編輯輸入標(biāo)題內(nèi)容。X軸標(biāo)注：用于區(qū)分不同的數(shù)據(jù)，X軸標(biāo)注是自動(dòng)產(chǎn)生的，當(dāng)數(shù)據(jù)組為“行”時(shí)，系統(tǒng)將源數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行定義為X軸標(biāo)注；當(dāng)數(shù)據(jù)組為“列”時(shí)，系統(tǒng)將源數(shù)據(jù)區(qū)域的第一列定義為X軸標(biāo)注。Y軸標(biāo)注：用于顯示數(shù)據(jù)的值，Y軸標(biāo)注是自動(dòng)產(chǎn)生的，當(dāng)數(shù)據(jù)組為“行”時(shí)，系統(tǒng)將源數(shù)據(jù)區(qū)域的第一列定義為Y軸標(biāo)注；當(dāng)數(shù)據(jù)組為“列”時(shí)，系統(tǒng)將源數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行定義為Y軸標(biāo)注。?單位：指Y軸（數(shù)據(jù)軸）的單位，Y軸標(biāo)注乘以單位即實(shí)際數(shù)值。?圖例：說(shuō)明不同顏色或圖案代表的意義，圖例可以移動(dòng)但不能修改。?圖形：指圖形顯示部分。?關(guān)鍵字標(biāo)識(shí)：當(dāng)選取“整個(gè)報(bào)表”作為操作范圍時(shí)，用以區(qū)別不同表頁(yè)的數(shù)據(jù)。圖表對(duì)象可以在報(bào)表的任意區(qū)域插入，一般為了不和報(bào)表的數(shù)據(jù)重疊，可以將圖表對(duì)象插入到事先已增加的圖形顯示區(qū)域內(nèi)。在UFO系統(tǒng)中，允許同時(shí)插入多個(gè)圖表對(duì)象，以不同的圖形反映不同數(shù)據(jù)。具體操作步驟如下：點(diǎn)取【格式/數(shù)據(jù)】按鈕，進(jìn)入【數(shù)據(jù)】狀態(tài)。點(diǎn)取要透視的第1章表頁(yè)的頁(yè)標(biāo)，將對(duì)它和它之后表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行透視。執(zhí)行【數(shù)據(jù)（D）】一【透視（D）…】命令項(xiàng)，彈出如圖4-34所示的【多區(qū)域透視】對(duì)話框，在編輯框中輸入?yún)^(qū)域范圍。圖4-34編輯多區(qū)域透視利用對(duì)話框中的【保存】按鈕就可以把數(shù)據(jù)透視結(jié)果保存為報(bào)表，點(diǎn)取【確認(rèn)】按鈕關(guān)閉對(duì)掛靠，數(shù)據(jù)透視結(jié)果將保存在報(bào)表中。執(zhí)行【工具（T）】一【插入圖表對(duì)象（G）Ctrl+F2】命令項(xiàng)，打開【區(qū)域作圖】對(duì)話框，如圖4-35所示。圖4-35插入圖表對(duì)象在“數(shù)據(jù)組”中，選“行”則以行為X軸、以列為Y軸作圖（選“列”則以列為X軸、以行為Y軸作圖），缺省為“行”。在“操作范圍”中選“當(dāng)前表頁(yè)”則利用當(dāng)前表頁(yè)中的數(shù)據(jù)作圖（選“整個(gè)報(bào)表”則利用所有表頁(yè)中的數(shù)據(jù)作圖）缺省為“當(dāng)前表頁(yè)”。在“圖表名稱”編輯框中輸入圖表的名稱：銷售分析，在“圖表標(biāo)題”框中輸入圖表標(biāo)題：銷售分析；在列出的圖表格式中選擇一種圖形：如成組直方圖。單擊【確認(rèn)】按鈕，結(jié)果如圖4-36所示。圖4-36銷售分析直方圖編輯圖表對(duì)象圖表對(duì)象建立起來(lái)以后，可以在圖表對(duì)象窗口對(duì)圖表對(duì)象進(jìn)行編輯。在【數(shù)據(jù)】狀態(tài)下，選中圖表對(duì)象，可以拖動(dòng)、拉伸圖表對(duì)象，雙擊圖表對(duì)象即可進(jìn)入圖表對(duì)象窗口。在圖表對(duì)象窗口中可以編輯圖表對(duì)象、改變圖表格式及圖表對(duì)象的相對(duì)位置等。單擊圖形區(qū)域以外的區(qū)域即可回到正常報(bào)表處理狀態(tài)。在圖表窗口中可以完成圖表對(duì)象窗口的基本操作功能。（1）編輯標(biāo)題圖表標(biāo)題、X軸標(biāo)題、Y軸標(biāo)題可以在建立圖表時(shí)的“區(qū)域作圖”對(duì)話框中輸入內(nèi)容，也可以在圖表建立以后進(jìn)行編輯。具體操作步驟如下：雙擊圖表對(duì)象的任意部位，圖表即被激活，此時(shí)，圖表及圖形四周均出驅(qū)個(gè)黑點(diǎn)，如圖4-37所示。執(zhí)行【編輯（E）】一【主標(biāo)題（T）…】命令項(xiàng)，系統(tǒng)將彈出【編輯標(biāo)題】對(duì)話框。在“請(qǐng)輸入標(biāo)題：”編輯框里輸入標(biāo)題內(nèi)容。單擊【確認(rèn)】按鈕即可?！拘〖记伞烤庉嫎?biāo)題可以在圖表對(duì)象編輯狀態(tài)下的【編輯（E）】菜單中編輯，或在圖表編輯狀態(tài)下雙擊要編輯的標(biāo)題即可進(jìn)行編輯。X、Y軸標(biāo)題的定義同主標(biāo)題一樣。（2）改變主標(biāo)題的字型字體圖4-37編輯圖表標(biāo)題具體操作步驟如下：?jiǎn)螕魣D表對(duì)象中要改變的標(biāo)題一“主標(biāo)題”，使之激活，如圖4-38所示。執(zhí)行【編輯（E）】一【標(biāo)題字體…】命令項(xiàng)，系統(tǒng)彈出【標(biāo)題字體】對(duì)話框。在字體框中選取宋體，在字號(hào)框中選取字號(hào)14。單擊【確認(rèn)】按鈕即可。【提示】X、Y軸標(biāo)題的字型、字體、字號(hào)也可按照此方法改變。圖4-38改變標(biāo)題字體（3）定義數(shù)據(jù)組圖表的坐標(biāo)軸可以進(jìn)行轉(zhuǎn)換。具體操作步驟如下：執(zhí)行【編輯（E）】一【定義數(shù)據(jù)組（M）…】命令項(xiàng)，系統(tǒng)將彈出【定義數(shù)據(jù)組】對(duì)話框，如圖4-39所示。圖4-39定義數(shù)據(jù)組在對(duì)話框中選擇“以一列數(shù)據(jù)為一組進(jìn)行比較”。單擊【確認(rèn)】按鈕，圖形將作相應(yīng)的變化。改變圖表格式UFO提供了10種圖形格式，在【格式（S）】菜單中選擇相應(yīng)的圖形格式菜單項(xiàng)就可以完成相應(yīng)圖形格式的轉(zhuǎn)換。另外，單擊工具欄中的圖標(biāo)也可改變圖表格式。具體操作步驟如下：執(zhí)行【格式（S）】一【立體成組直方圖（F）】命令項(xiàng)，如圖4-40所示。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)切換編輯框里的圖形格式，結(jié)果如圖4-41所示。圖4-40改變圖表格式圖4-41銷售分析立體直方圖【提示】在這些格式中，普通直方圖、立體直方圖、圓餅圖、面積圖只能顯示第一行或第一列的數(shù)據(jù)。（5）對(duì)象置前I對(duì)象置后UFO可以在一張報(bào)表里同時(shí)插入多個(gè)圖表對(duì)象，如果這些圖表對(duì)象相互重疊，會(huì)導(dǎo)致有些圖表無(wú)法顯示。這時(shí)可以利用【對(duì)象前置［F］】或【對(duì)象后置［B］】使它顯示在最前端或隱藏在其它圖表對(duì)象之后。具體操作步驟如下：①選定對(duì)象，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【對(duì)象后置［B］】即可完成操作，如圖4-42所示。圖4-42選擇當(dāng)前對(duì)象后置②系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)切換圖形，結(jié)果如圖4-43所示（如此時(shí)有兩個(gè)圖表對(duì)象，則可以將藏在下面的圖表對(duì)象置于表面）。（6）圖表對(duì)象預(yù)覽I打印圖表對(duì)象也可以打印和預(yù)覽，它們可以和報(bào)表數(shù)據(jù)一起打印I預(yù)覽也可以單獨(dú)打印I預(yù)覽，這里的圖表對(duì)象的預(yù)覽I打印功能僅對(duì)圖表對(duì)象有效，不打印或預(yù)覽報(bào)表的數(shù)據(jù)。圖4-43變換后的圖形具體操作步驟如下：選定對(duì)象，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【對(duì)象預(yù)覽V）】，可以只對(duì)插入的圖表對(duì)象進(jìn)行預(yù)覽和打印，如圖4-44所示。圖4-44選擇圖表對(duì)象預(yù)覽系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生預(yù)覽。結(jié)果如圖4-45所示。如果要將圖表和報(bào)表一起打印，可以執(zhí)行【文件（F）】一【打?。≒）...Ctrl+P】命令項(xiàng)。如果存在多個(gè)圖表對(duì)象的話，對(duì)象預(yù)覽I打印是只對(duì)最上層的圖表對(duì)象有效。可以利用對(duì)象置前I置后功能將需要打印的圖表對(duì)象放置在最上層。圖表窗口圖表窗口是一個(gè)特殊的窗口，它有別于圖表對(duì)象窗口，在圖表窗口