會議運營管理之會議籌備管理課件

會議營運管理

第六章會議籌備管理

第六章會議籌備管理

會議營運管理第六章會議籌備管理1會議營運管理

第六章會議籌備管理

會議籌備是會議運營活動持續(xù)時間最長的階段。會議籌備的質(zhì)量對會議能否成功舉辦和會議的質(zhì)量影響最大。

會議營運管理第六章會議籌備管理2會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備會議初期籌備的主要工作是建立會議組織機構(gòu)，制定會議工作計劃，編制會議預(yù)算和籌措會議啟動資金；選擇專業(yè)會議管理機構(gòu)。業(yè)界人士曾形象的將這些主要工作比喻成一個人：會議組織機構(gòu)就像人的腦袋，工作計劃和會議預(yù)算就像人的兩條腿，資金就像人體流動的血液，專業(yè)會議管理機構(gòu)就像人的兩只手，這種比喻充分說明了籌備初期所完成的這些工作的重要性。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.13會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

會議組織機構(gòu)形式并不是一成不變的，以下是兩種形式。會議營運管理第六章會議籌備管理6.14大型國際會議的組織機構(gòu)圖（一）

大會組委會承辦委員會財務(wù)委員會行政委員會學(xué)術(shù)委員會旅游委員會注冊子委會公關(guān)子委會社會活動子委會展覽子委會交通子委會旅行子委會飯店子委會秘書處/PCO財務(wù)委員會大型國際會議的組織機構(gòu)圖（一）大會組委會承辦委員會財務(wù)委員5大會主席學(xué)術(shù)委員會組織委員會秘書長/司庫附展組會務(wù)組公宣組財務(wù)組籌資組交通組旅游組安保組秘書處/PCO學(xué)術(shù)組大型國際會議的組織機構(gòu)圖（二）

接待組大會主席學(xué)術(shù)委員會組織委員會秘書長/司庫附展組會務(wù)組公宣組財6會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立（一）秘書處下的工作小組1.學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組是在大會學(xué)術(shù)委員會的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)會議的具體學(xué)術(shù)籌備工作，內(nèi)容包括：(l）確定征文通知書中的全部學(xué)術(shù)內(nèi)容；(2）接收會議論文；(3）組織審查論文；(4）編輯、校對和出版論文集；

會議營運管理第六章會議籌備管理6.17會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

(5）確定注冊通知書中的全部學(xué)術(shù)內(nèi)容；(6）制定會議期間的詳細(xì)學(xué)術(shù)日程；

(7）提出會場、設(shè)備使用計劃；

(8）安排學(xué)術(shù)參觀活動；

(9）確定衛(wèi)星會中的學(xué)術(shù)內(nèi)容。會議營運管理第六章會議籌備管理6.18會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

2.會務(wù)組主要負(fù)責(zé)：(l）各輪會議通知的編輯和印刷；(2）論文集的印刷；(3）各輪會議通知的郵寄；(4）各輪會議通知反饋表的搜集和數(shù)據(jù)庫的制作；

會議營運管理第六章會議籌備管理6.19會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

2.會務(wù)組(5）會場和設(shè)備的保障；

(6）所有社會活動的安排；

(7）代表注冊用品的準(zhǔn)備；

(8）現(xiàn)場注冊；

(9）工作人員的管理。會議營運管理第六章會議籌備管理6.110會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

3．公關(guān)宣傳組與有關(guān)專業(yè)媒體聯(lián)系并進(jìn)行公關(guān)活動，在有影響的專業(yè)媒體上發(fā)布會議公告及其他會議信息，召開會議的新聞發(fā)布會，利用多種場合宣傳會議，樹立會議在社會公眾中的良好形象。這些工作關(guān)系到會議的出席率和能否順利進(jìn)行，所以，大中型會議都設(shè)立專門的公關(guān)宣傳組來做這些工作，小型會議雖然不必設(shè)立單獨的公關(guān)宣傳組，而是把這些工作放在會務(wù)組里，但應(yīng)安排得力的人員重點來做。會議營運管理第六章會議籌備管理6.111會議營運管理

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6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

4．接待組主要負(fù)責(zé)會議代表的接待工作，包括：(l）會前預(yù)訂賓館，預(yù)測房間數(shù)量，協(xié)商價格；(2）會前將代表住店信息提供給賓館；(3）會議期間協(xié)助賓館安排代表用房；(4）安排國內(nèi)代表的返程機、車票，協(xié)助國外代表確認(rèn)機票；(5）安排會議代表的就餐。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.112會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

4．接待組對于大型會議和規(guī)格很高的會議，與會的貴賓會很多，有的甚至是我國各級政府主要領(lǐng)導(dǎo)人和國際組織的領(lǐng)導(dǎo)人，就需要設(shè)立單獨的貴賓接待組來安排貴賓參加會議的有關(guān)事宜。但是，中小型會議的貴賓通常不會很多，因此沒有必要單獨成立貴賓接待組，這部分工作通常是放在接待組里來完成的。會議營運管理第六章會議籌備管理6.113會議營運管理

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6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

5．財務(wù)組具體負(fù)責(zé)會議的財務(wù)管理，內(nèi)容包括：(l）編制會議預(yù)算；(2）收取代表的各項費用；(3）支付會議的各項開支；(4）情況發(fā)生變化時調(diào)整預(yù)算并及時向會議各級領(lǐng)導(dǎo)匯報；(5）會議結(jié)束后，完成財務(wù)決算。會議營運管理第六章會議籌備管理6.114會議營運管理

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6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

6.籌資組負(fù)責(zé)籌集會議資金的具體工作，包括：(l）編制籌資文件；(2）搜集所有可能給會議贊助的個人和單位的名單；(3）與可能贊助的個人和單位聯(lián)系和談判；(4）簽訂籌資合同；(5）催要贊助款

會議營運管理第六章會議籌備管理6.115會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立7.附設(shè)展覽組如果會議不設(shè)立單獨的附設(shè)展覽委員會，則可在秘書處下設(shè)立附設(shè)展覽組。它負(fù)責(zé)所有與附設(shè)展覽有關(guān)的事務(wù)，具體工作將會在第九章詳細(xì)論述。即使是將附設(shè)展覽的組織工作承包給某個PEO，會議秘書處也要指定專人負(fù)責(zé)與附設(shè)展覽有關(guān)的工作。會議營運管理第六章會議籌備管理6.116會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立8.交通組主要負(fù)責(zé)安排會議使用的各種車輛，為與會者預(yù)訂、購買交通票，如飛機票、火車票、長途汽車票、輪船票，幫助與會者預(yù)約出租車等。會議的籌備機構(gòu)中是否建立單獨的交通組也要根據(jù)會議的需要，舉辦大型會議時，需要車輛很多，需要預(yù)訂、購買的交通票也很多，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的交通組；舉辦中小型的會議時，可將這部分工作放到接待組中來完成。會議營運管理第六章會議籌備管理6.117會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立9.旅游組負(fù)責(zé)會議代表的旅游安排，內(nèi)容包括：(l）提供通知書中旅游部分的內(nèi)容，例如設(shè)計線路、確

定價格；(2）安排會議期間的旅游參觀活動；(3）組織會前、會后的旅游活動；(4）安排會議期間的陪同人員活動。會議營運管理第六章會議籌備管理6.118會議營運管理

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6.1會議初期籌備6.1.1會議組織機構(gòu)建立

10.安保組負(fù)責(zé)會議期間的安全保衛(wèi)工作，包括在會場人口、重要部位安排固定點守衛(wèi)和會場的流動巡邏，與政府公安、安全部門以及保安公司的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)等。大型會議設(shè)立專門的安保組，中小型會議可放在會務(wù)組里面。會議營運管理第六章會議籌備管理6.119會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立（二）確定會議對外公布的聯(lián)絡(luò)人參加會議的代表有可能來自全國各地或世界上任何一個國家，為了能使他們很方便地隨時與會議取得聯(lián)系，要盡早公布對外聯(lián)絡(luò)人的姓名、通信地址、會議網(wǎng)頁、電子信箱、傳真和電話。會議營運管理第六章會議籌備管理6.120會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立1、通信地址和收件人會議的通信地址必須安全可靠，因為注冊表和支票等重要東西有時要通過郵寄遞達(dá)，絕不能出現(xiàn)差錯。如果信件要通過單位的收發(fā)室，應(yīng)讓收發(fā)室的人了解會議組織者的單位、收件人和會議的（英文）名稱，對外公布的收件人應(yīng)和收發(fā)室建立良好的關(guān)系。會議營運管理第六章會議籌備管理6.121會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立2．電子郵件由于目前互聯(lián)網(wǎng)的越來越普及和使用的方便、快捷、經(jīng)濟，電子郵件成為目前籌備會議的主要通信手段。這里要強調(diào)的是，為了通信的安全可靠，會議應(yīng)使用在本地政府的電信部門注冊登記的電子信箱，例如北京地區(qū)應(yīng)在北京無線通信管理局開設(shè)電子信箱。會議主辦者千萬不要為了節(jié)省經(jīng)費而使用在一般商業(yè)網(wǎng)站注冊的電子信箱，這些信箱經(jīng)常出現(xiàn)故障，并且郵箱容量有限，不能保證經(jīng)常性的通暢聯(lián)絡(luò)，因而容易使與會代表產(chǎn)生抱怨，甚至取消參加會議。會議營運管理第六章會議籌備管理6.122會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立3．會議網(wǎng)頁建立會議專用網(wǎng)頁及時發(fā)布會議信息也是目前最常用的辦會手段。會議組織者可向有關(guān)域名管理機構(gòu)申請會議的專用域名，租用獨立的磁盤空間，這樣費用比較高。委托PCO承辦會議時，由于PCO有自己的專用網(wǎng)站，會議主頁可放在這個專用網(wǎng)站上，費用就非常低了。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.123會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立

3．會議網(wǎng)頁對于國際會議，由于我國的互聯(lián)網(wǎng)與國際上的互聯(lián)網(wǎng)連接的光纜的頻帶還不足夠?qū)?，因而北美和歐洲地區(qū)的會議代表經(jīng)常反映瀏覽我國的會議網(wǎng)站的速度太慢，這和我們?yōu)g覽北美和歐洲地區(qū)的網(wǎng)頁時感覺速度慢是相同的道理，因此有的會議組織者會在這些地區(qū)開設(shè)鏡像網(wǎng)站，以滿足這些地區(qū)的參會代表的需要。會議營運管理第六章會議籌備管理6.124會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立4．電話對外公布的電話，要求接電話的工作人員一定要具備良好的電話禮儀常識，對會議有全面了解，能夠解答代表提出的各種問題。對于國際會議，還要求有較強的英語聽說能力。由于國際長途電話費用昂貴，在籌備國際會議的過程中，很少有國外代表打電話來詢問問題。如果有代表采用此種方式，一般都是比較重要或比較緊急的事情，工作人員聽不懂，或聽懂了但又不能及時解答，對方會非常沮喪，甚至有可能取消出席會議。會議營運管理第六章會議籌備管理6.125會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2會議組織機構(gòu)建立5.傳真?zhèn)髡鏅C要使用單線的電話線，不要和電話線共用一條線，一般也不要使用分機。會議營運管理第六章會議籌備管理6.126會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（一）會議的階段劃分會議組織機構(gòu)建立后，應(yīng)該立即開始制定會議的工作計劃。大型會議從籌備到開始、結(jié)束持續(xù)時間很長，通常都要跨幾個年度，就是籌備一個幾百人的中小型會議也至少需一兩年的時間，因而工作計劃經(jīng)常分幾個階段來制定。階段的劃分沒有多少理論依據(jù)，經(jīng)常是一種工作習(xí)慣，因會而異，因人而異。不同的會議組織對各個階段的叫法也不統(tǒng)一，習(xí)慣上把它分為初期籌備階段、征集論文階段、代表注冊階段、會議舉行階段和會議善后階段等五個階段。會議營運管理第六章會議籌備管理6.127會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（一）會議的階段劃分1.初期籌備階段的主要工作初期籌備階段的主要工作是：建立會議機構(gòu)；制定會議詳細(xì)工作計劃；發(fā)布會議第一輪通知；選擇并確定承辦會議的專業(yè)會議管理機構(gòu)；編制會議初步預(yù)算和落實籌備經(jīng)費；初步挑選會議場所和會議住宿、餐飲場所或供應(yīng)單位。會議營運管理第六章會議籌備管理6.128會議營運管理

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6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（一）會議的階段劃分2．論文征集階段的主要工作舉辦會議的目的就是要進(jìn)行交流，征集會議論文是進(jìn)行交流的基礎(chǔ)，論文多則表明將來參加會議的人數(shù)也可能多；論文質(zhì)量好將來會議的水平才有可能高。從市場推廣的角度來看，征集論文的活動實質(zhì)是會議的銷售活動，它決定了未來會議的數(shù)量和質(zhì)量。將來此次會議學(xué)術(shù)水平的高低和會議規(guī)模的大小，很大程度上取決于論文的征集工作是否成功。這個階段經(jīng)歷的時間最長，大型會議一般需要1~2年，中小型會議一般需要半年左右，全部工作主要就是圍繞征集會議論文展開的。會議營運管理第六章會議籌備管理6.129會議營運管理

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6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（一）會議的階段劃分3．代表預(yù)先注冊階段的主要工作這個階段的工作主要是圍繞編輯和制作會議注冊通知書進(jìn)行的。會議的注冊通知書基本包含會議的所有主要內(nèi)容，這些內(nèi)容都是經(jīng)過會議的學(xué)術(shù)委員會和組織委員會聯(lián)合召開幾次會議，反復(fù)討論和研究確定的。會議組織者還需要與注冊通知書中所有涉及的會議服務(wù)機構(gòu)簽署協(xié)議書，如會議中心、賓館、旅行社和出租汽車公司等，才能將有關(guān)的內(nèi)容公布出去。這一階段的另一項主要工作是接收代表的注冊，處理注冊的有關(guān)事宜，統(tǒng)計出各種數(shù)據(jù)，提供給各個與會議有關(guān)單位，為會議的現(xiàn)場組織實施作好充分的準(zhǔn)備。會議營運管理第六章會議籌備管理6.130會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（一）會議的階段劃分4．會議舉行期間的組織工作會前的籌備工作和會議期間的組織工作有千絲萬縷的聯(lián)系，很難用一個明確的時間將它們截然分開。一般可以從會議舉辦的前幾天開始算起，到底是多少天，也是仁者見仁，智者見智的事情，很難統(tǒng)一。會議舉行期間的組織工作主要是組織實施會議的各項專業(yè)和社會活動。會議營運管理第六章會議籌備管理6.131會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（一）會議的階段劃分5．會議結(jié)束后的后續(xù)工作會議的后續(xù)工作可以從會議的閉幕式結(jié)束后開始，一直到會議的全部工作結(jié)束為止，這個階段有時可延續(xù)到會議結(jié)束后的幾個月的時間。會議營運管理第六章會議籌備管理6.132會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定會議組織者和會議代表雙方是互動的，會議組織者每次發(fā)布的會議信息，都要求會議代表能有反饋。確定每次發(fā)布信息的時間和反饋的時間都是會議前期籌備中最重要的工作內(nèi)容。時間一經(jīng)確定，會議組織者將按這個時間表來安排這幾年的工作，也要讓所有可能參加會議的代表了解這些時間。會議營運管理第六章會議籌備管理6.133會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定

1.開始征集論文的時間組織機構(gòu)建立后，學(xué)術(shù)委員會就應(yīng)開始策劃有關(guān)的會議的學(xué)術(shù)內(nèi)容，大型會議一般應(yīng)在會議召開的前20個月左右開始啟動，中小型會議一般應(yīng)在會議召開前的1到半年左右開始啟動。學(xué)術(shù)委員會確定了主要學(xué)術(shù)內(nèi)容后，秘書處就要安排征文通知書的編輯和印刷，應(yīng)盡可能提早向潛在參會代表發(fā)出征集論文通知書。會議營運管理第六章會議籌備管理6.134會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定2.論文投稿的截止時間要規(guī)定一個代表向會議提交論文的最后時間，這個時間被稱為論文投稿的截止時間（callforpaperdeadline），大型會議通常是將這個時間定在舉辦會議的一年前。如果是上半年舉辦的會議，投稿截止時間可定在前一年的10月份；若是在下半年舉辦的會議，可放到前一年的年底或當(dāng)年的年初。會議營運管理第六章會議籌備管理6.135會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定3.論文錄取通知書發(fā)出的時間由于多數(shù)會議代表需要憑論文錄取通知書向所在機構(gòu)申請參加會議的經(jīng)費，會議組織者就應(yīng)盡可能地向論文作者發(fā)出論文錄取通知書。一般應(yīng)在注冊通知書發(fā)放之前或同時發(fā)出。會議營運管理第六章會議籌備管理6.136會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定4.注冊通知的發(fā)放時間可根據(jù)代表提交論文的情況，將論文錄取通知書和注冊通知書一起寄給代表。寄出的時間最好是在會前6個月以上。會議營運管理第六章會議籌備管理6.137會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定5.預(yù)先注冊的截止時間舉辦會議室一項計劃性非常強的工作，這項工作的基礎(chǔ)就是參加會議代表的人數(shù)。為了使會議組織者能夠盡早掌握參加會議的代表人數(shù)，每個會議都會設(shè)立一個預(yù)先注冊的截止時間（registrationdeadline）,在這個時間前注冊的會議代表的注冊費要適當(dāng)?shù)牡鸵恍?。預(yù)先注冊截止日的時間設(shè)立應(yīng)該按會議規(guī)模的大小而不同，大型會議的時間可以提前一些，可以訂在會前3到4個月。會議營運管理第六章會議籌備管理6.138會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2制定會議工作計劃（二）重要日期的確定6.賓館和旅游預(yù)訂的截止時間像確立預(yù)先注冊截止時間一樣，對于會議代表預(yù)訂賓館和旅游，也要設(shè)立一個預(yù)訂的截止時間。規(guī)模在上千人的會議要求截止時間在會前的3至4個月；幾百人的會議2個月左右就可以。會議營運管理第六章會議籌備管理6.139會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.3公關(guān)宣傳工作為擴大會議的影響力、吸引更多的代表前來參加會議而進(jìn)行的公關(guān)宣傳活動是不可缺少的。會議組織者非常清楚只要多增加幾個會議代表，他們繳納的注冊費就可收回全部公關(guān)宣傳費用。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.140會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.3公關(guān)宣傳方式包括：1．在國內(nèi)外雜志刊登廣告選擇所舉辦會議領(lǐng)域中最有權(quán)威的雜志，刊登廣告可以收到很好的效果，雖然有時廣告費很貴。中華醫(yī)學(xué)會泌尿外科專業(yè)委員會每4年在我國舉辦一屆的北京國際泌尿外科大會（BeijingInternationalSymposiumonUrology，縮寫為BISU)，主要的宣傳方式是在美國泌尿外科雜志上刊登廣告，會議通知的廣告連續(xù)刊登三次，版面雖然只有A4紙的1/4大，但每一次的廣告費都是美元。會議營運管理第六章會議籌備管理6.141會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.3公關(guān)宣傳工作2.發(fā)布、散發(fā)會議第一輪通知（firstannouncement)會議第一輪通知（firstannouncement）或會議預(yù)備通知（preliminaryannouncement）可以適當(dāng)?shù)赜∫恍?，通常其印刷?shù)量是將來可能參加會議人數(shù)的十幾倍甚至幾十倍，道理和刊登廣告是一樣的，為了起到廣種薄收的作用。會議的會議第一輪通知或預(yù)備通知可以使用2至3年的時間。因為郵寄費太貴，除了用郵寄的方式散發(fā)會議第一輪通知或預(yù)備通知外，會議組織者還經(jīng)常在系列性會議的上一屆會議上或有人參加內(nèi)容相近的其他國際和國內(nèi)會議時，隨身攜帶一部分在會上散發(fā)。此外，還可以通過電子郵件等形式盡可能早地廣泛發(fā)布，以引起潛在的會議參加者的注意。會議營運管理第六章會議籌備管理6.142會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.3公關(guān)宣傳工作3．散發(fā)招貼畫為了加強會議的宣傳效果，有些會議還印制招貼畫散發(fā)。由于招貼畫的印刷都比較精美，印刷的份數(shù)又不會太多，因而印刷費用也比較高。招貼畫一般也是有人參加各種會議時，在會上張貼和散發(fā)。有時也可寄給國內(nèi)外有關(guān)機構(gòu)，請它們代為張貼。會議營運管理第六章會議籌備管理6.143會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.3公關(guān)宣傳工作4.利用會議網(wǎng)頁宣傳利用互聯(lián)網(wǎng)宣傳會議是既省力又省錢的方式。在會議初期籌備階段就要隨時將最新的會議籌備信息發(fā)布到會議網(wǎng)頁上向潛在的會議代表宣傳。會議營運管理第六章會議籌備管理6.144會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.3公關(guān)宣傳工作5．召開新聞發(fā)布會重要的會議還有必要召開專門的新聞發(fā)布會進(jìn)行宣傳。選擇合適的場所，邀請有關(guān)媒體記者參加，把會議要召開的信息發(fā)布給媒體.通過媒體，以新聞報道的形式發(fā)布傳播出去，可以起到一個放大的作用，迅速把會議信息傳遞到潛在的與會者那里，這是一種有效的會議宣傳方式。會議營運管理第六章會議籌備管理6.145會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.4選擇PCO正確選擇PCO是保證大型會議取得圓滿成功的重要條件之一。會議主辦單位最缺少的是舉辦大型會議的經(jīng)驗，PCO具有豐富的經(jīng)驗，與會議主辦單位共同組織會議，容易使會議獲取成功。會議初期，就要盡早尋求與PCO合作，以把由于經(jīng)驗欠缺等原因而造成會議運作失誤的可能性降到最低程度。會議營運管理第六章會議籌備管理6.146會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.4選擇PCO這樣的好處是可將會議只委托給一家機構(gòu)來完成，既簡化了機構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地方便了參加會議的代表，如通過PCO代表就可完成注冊、賓館和旅游預(yù)訂的工作。如果選擇余地較大，可以通過招標(biāo)的辦法，篩選幾家有一定實力的PCO來競辦會議，從中選出一家具有較強實力、經(jīng)驗的PCO來幫助組織、運作和管理會議。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.147會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.5編制會議預(yù)算和落實會議籌備經(jīng)費編制會議預(yù)算和籌措會議啟動籌備經(jīng)費也是會議籌備初期最重要的兩項工作，這部分內(nèi)容將在會議財務(wù)管理中進(jìn)行詳細(xì)論述。會議營運管理第六章會議籌備管理6.148會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.1會議初期籌備6.1.2初步挑選會議場所和會議住宿、餐飲場所等供應(yīng)機構(gòu)但不要急于確定，可以多選幾家，反復(fù)比較、談判，以利于最終選擇到價格低質(zhì)量高的會議場所和會議住宿、餐飲場所或供應(yīng)單位。會議營運管理第六章會議籌備管理6.149會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.2會議論文征集

會議營運管理第六章會議籌備管理50會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.2會議論文征集會議應(yīng)給會議代表足夠多的時間準(zhǔn)備他們的論文，同時程序委員會也需要足夠的時間來進(jìn)行論文的評審。大型會議一般是在舉辦前20個月、中小型會議一般應(yīng)在會議召開前的一到半年左右開始進(jìn)行論文征集工作。會議這個階段的主要工作就是圍繞征文和評審論文展開的。會議營運管理第六章會議籌備管理6.251會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理52會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.2會議論文征集6.2.1確定會議的專業(yè)內(nèi)容（一）確定會議主題（theme）和相關(guān)的議題（topics)確定會議主題和相關(guān)的議題應(yīng)該緊密圍繞著本學(xué)科的最新研究成果和今后的發(fā)展方向進(jìn)行，應(yīng)能涵蓋該專業(yè)領(lǐng)域中的全部學(xué)科內(nèi)容，范圍盡量擴展到一些交叉學(xué)科領(lǐng)域中，才能引起其他有關(guān)專家學(xué)者的興趣，以吸引更多的人員參加會議會議營運管理第六章會議籌備管理6.253會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.2會議論文征集6.2.1確定會議的專業(yè)內(nèi)容通常會議既安排全體大會，也經(jīng)常按具體議題安排分組會議。全體大會的學(xué)術(shù)主題經(jīng)常是以大學(xué)科為主，涉及面廣，專業(yè)構(gòu)成也比較復(fù)雜。相對而言分組會議的專業(yè)面就比較窄，容易向更深的層面探討，有時反而更能引起代表的關(guān)注?？傊?，二者都是會議的主要活動方式，相得益彰。會議營運管理第六章會議籌備管理6.254會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理55會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理56會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理57會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理58會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理59會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理60會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理61會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理62會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理63會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理64會議營運管理

第六章會議籌備管理會議營運管理第六章會議籌備管理65會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.2會議論文征集6.2.1確定會議的專業(yè)內(nèi)容（二）確定會議的初步日程

程序委員會在確定了會議的大會主題和分組會的議題后，可參考以往會議的學(xué)術(shù)活動，確定本次會議的初步日程（preliminaryprogr。），以三天會議為例，最簡單的安排如下：

會議營運管理第六章會議籌備管理6.266會議營運管理

第六章會議籌備管理

6.2會議論文征集6.2.1確定會議的專業(yè)內(nèi)容（三）確定征文的形式會議的征文有三種形式。第一種是向會議代表征集論文全文；第二種是先向會議代表征集論文摘要，程序委員會根據(jù)摘要的內(nèi)容和質(zhì)量，決定是否通知論文作者提供論文全文；第三種是只向會議代表征集只有幾百字的論文摘要。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.267會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書由于征文通知書的印數(shù)相當(dāng)多，通常印數(shù)可達(dá)今后實際參加會議代表人數(shù)的兒倍甚至十幾倍。對于千人以上的會議，征文通知書的印數(shù)都在上萬份為了減少郵寄費用，征文通知書要盡量減少重量，大都采用簡易折頁形式，長為20厘米，寬為9厘米，一般有3折或4折兩種形式，頁碼視內(nèi)容而定論文征集通知書均由封面、主頁和表格三部分內(nèi)容組成

會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會68會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書

（一）征文通知書的封面會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會69會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書（二）征文通知書的主頁主頁主要應(yīng)包含以下內(nèi)容：1．大會主席的邀請信為節(jié)約篇幅，邀請信不要超過一頁，邀請信的右上角可以附有主席的照片，有的會議還有主席的親筆簽字。2．組織機構(gòu)應(yīng)將下列人員在征文通知書中列出：大會主席、副主席；組織委員會主席、副主席和成員；程序委員會主席、副主席和成員；秘書長、副秘書長和司庫。如果是國際會議，按國際慣例，所有會議書面文件所涉及的人員只列出他們的姓名和國籍即可。英文姓名的表示有所不同，特別是中國人姓名的英文表示。如果是國際組織的系列性會議，應(yīng)參照上幾屆的寫法。若是我國機構(gòu)主辦的國際會議，一般可參照《中國日報》的寫法。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會70會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書3．學(xué)術(shù)題目包括會議主題和議題兩部分內(nèi)容。4．征文要求主要包括：對論文的字?jǐn)?shù)限制；論文的格式要求；提交論文的截止日期和論文的寄送地址和收件人，并附有論文格式紙。5．會議初步日程可在通知書中給出初步的會議日程，應(yīng)包括現(xiàn)場報到的日期、開幕式和大會特邀演講的日期、大型活動的時間安排，例如招待會、宴會等活動以及閉幕式的日期，給那些想?yún)⒓訒h的人士一個初步的時間印象。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會71會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書6.初步旅游線路會議組織者可在會前、會間和會后均安排一些旅游路線。路線可適當(dāng)多安排幾條，以便會議代表有更大的選擇余地。旅游路線只涉及將要參觀訪問的城市和大約的天數(shù)即可，不用介紹得特別詳細(xì)。為增加對代表的吸引力和提高效率，會議組織者可將專業(yè)參觀和旅游結(jié)合起來安排。7.聯(lián)系方法聯(lián)系人姓名、通訊地址、郵編、傳真、電話和電子信箱、網(wǎng)址。8.重要日期要將會議的重要日期列出，使代表對會議的籌備進(jìn)程有個整體的了解。一般應(yīng)包括下列重要日期：論文投稿的截止日期；發(fā)放論文接受函的日期；注冊通知書的發(fā)放日期和預(yù)先注冊、住宿預(yù)定的截止日期。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會72會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書（三）表格征文通知書的第三部分是各種表格，常用的有論文摘要表、會議反饋表。1．論文摘要表（abstractform)論文摘要表包括以下主要內(nèi)容：作者的姓名、頭銜、工作單位、通訊地址、其他聯(lián)系方法（主要是傳真和電子信箱），論文題目，論文所屬的專業(yè)議題，作者希望論文發(fā)表形式是口頭演講還是張貼演講，口頭演講的作者要求使用的設(shè)備，包括多媒體投影儀、光學(xué)投影儀、幻燈機和錄像機等，會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會73會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書（三）表格征文通知書的第三部分是各種表格，常用的有論文摘要表、會議反饋表。2.反饋表（replyform)會議代表還要求填寫會議反饋表，以便使會議組織者能對會議的其他信息有個宏觀的了解，如可能有多少陪同人員參加會議，可能有多少代表參加旅游活動等。有些會議代表并不提交論文，但也希望參加會議。對于這部分代表可以僅填寫會議反饋表交給秘書處。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會74會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書（四）征文通知書的印刷目前絕大多數(shù)會議還要將征文通知書制作成文字材料，向潛在的參會人員郵寄。主要原因一是征文通知書的發(fā)放是宣傳推廣會議的最重要和最直接的手段，潛在的會議代表接到印刷精美的會議文件，會給他們留下美好的印象，容易促使他們下決心參加會議，特別是還有相當(dāng)一些年齡比較大的專家學(xué)者，還習(xí)慣閱讀印刷品；其二是征文通知書的體積小、重量輕，印刷和郵寄費都不會太貴；其三是大多數(shù)的與會代表要從征文通知書上了解到會議網(wǎng)頁，才有可能今后通過會議網(wǎng)站獲取會議信息。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會75封面至少要包括6項內(nèi)容:會名的全稱會名的縮寫會議舉辦時間會議地點“第二次會議通知及論

文征集”字樣。會徽和舉辦機構(gòu)的名稱封面至少要包括6項內(nèi)容:76會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.2編輯印刷征文通知書但目前會議征文通知書也有很大的改進(jìn)，許多會議都不再給代表郵寄論文稿紙和論文作者須知，而將這部分內(nèi)容放到會議網(wǎng)頁上，供代表下載使用。為保持會議的形象和檔次，征文通知書都設(shè)計得非常精美，配有多幅彩色圖片或圖案，并使用銅版紙彩色印刷。為保持會議文件的連續(xù)性，也為了節(jié)約設(shè)計成本，征文通知書的版式還會在以后的各輪通知書中繼續(xù)使用。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會77會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放征文通知書與第二輪通知一起發(fā)放，它是第二輪通知的中心內(nèi)容。征文通知書的發(fā)放是宣傳推廣會議的最重要和最直接的手段。通過對會議進(jìn)行的數(shù)理統(tǒng)計，將來實際參加會議的代表人數(shù)通常是征文通知書發(fā)放份數(shù)的1/10左右，系列性會議的比例會高一些，而普通會議有時還會遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于這個比例。目前絕大多數(shù)國際會議和國內(nèi)會議仍采用傳統(tǒng)郵寄方式，將一封一封的征文通知書直接郵寄到會議代表的手中，經(jīng)過多次會議的檢驗，這種方式至今仍是最有效的方法。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會78會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（一）搜集名單的幾種方式1．向會議主辦機構(gòu)索取會議主辦機構(gòu)，如社團的秘書處等。舉辦國際組織的國際會議．最簡單的方法是向國際組織索取。一般它會將前幾屆的代表通信錄（naminglist）提交給會議組織者。中華口腔醫(yī)學(xué)會在2001年舉辦第7屆世界預(yù)防口腔大會的名單就是世界牙科預(yù)防協(xié)會提供的，存儲名單的數(shù)據(jù)庫也是用美國微軟公司的數(shù)據(jù)庫軟件MicrosoftAccess制作的，和目前我國大量使用的數(shù)據(jù)庫相同，給會議組織者使用帶來了極大的方便。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會79會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（一）搜集名單的幾種方式2．搜集相類似會議的代表名錄會議組織者也可向同類的其他會議的組織者索取參加該會的代表名單，或者從其他會議的論文集中去尋找論文作者和他們的有關(guān)信息。中國抗癌學(xué)會在2001年舉辦第1屆亞太地區(qū)腫瘤生物學(xué)會議時的名單就是這樣搜集的。在幾大本厚厚的論文集中摘出作者的有關(guān)郵寄信息、形成郵寄名單，其工作量也是巨大的。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會80會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（一）搜集名單的幾種方式3．在國外購買有關(guān)的名錄在美國有專門按行業(yè)出售名錄的公司。會議組織者可以購買一些，有的公司提供的名單是在不干膠上印好的，使用非常方便，直接貼在信封上就能使用，價格也并不十分昂貴。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會81會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（一）搜集名單的幾種方式4．在互聯(lián)網(wǎng)上摘錄有的會議組織工作人員在互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)網(wǎng)站上查找本學(xué)科領(lǐng)域里的有關(guān)人員的信息，也是一種不錯的搜集名單的方法。中國畜牧獸醫(yī)學(xué)會在1998年舉辦北京國際養(yǎng)豬大會時，最初的名單就是中國農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院畜牧所科研處的人員通過互聯(lián)網(wǎng)摘錄的，總共摘錄了3000多個名單。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會82會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（一）搜集名單的幾種方式5．有關(guān)人員的提供會議組織者可發(fā)動有關(guān)人員，由他們提供同行的名片和電子信箱，有時也能湊出幾百個名單。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會83會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（二）名單的整理會議組織者將從各種渠道搜集到的名單，制成專門的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要包括姓名、通訊地址、電子郵件。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會84會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放（三）征文通知書的發(fā)放論文通知書可通過各種渠道廣為散發(fā)，要讓更多的人都能看到征文通知書，從而寫作有關(guān)論文發(fā)給會議，寫論文的人越多，參加會議的人就會越多。盡量能使世界上該學(xué)科領(lǐng)域的所有專家學(xué)者都知道有這樣一個會議將要召開，宣傳的目的就達(dá)到了。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會85會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.3征文通知書的發(fā)放1.郵寄2.在國內(nèi)外同類會議上散發(fā)3.將征文通知書的重要內(nèi)容在國內(nèi)外刊物上登廣告4.將會議的網(wǎng)頁與國內(nèi)外的相關(guān)的網(wǎng)頁鏈接5.通過電子郵件發(fā)放會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會86會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.4論文和表格的接收當(dāng)會議征集論文通知書發(fā)出之后，會議組織者的任務(wù)就只有耐』合等待。許多代表好像并不著急，就是只有幾百字的論文摘要不到規(guī)定的投稿截止日期，也不肯早早提交。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會87會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.4論文和表格的接收（一）論文接收代表向會議提交論文一般的規(guī)律是越接近投稿的截止日期，收到的論文越多。在截止日期的前后幾天內(nèi)，形成了一個接收論文的高峰。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會88會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.4論文和表格的接收1．網(wǎng)上接收2．電子信箱3．郵寄會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會89會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.4論文和表格的接收（二）論文摘要表的接收同論文的接收一樣，接收論文摘要表也使用同樣三種方式，即通過互聯(lián)網(wǎng)直接接收、電子郵件接收和郵寄接收。摘要表中的信息也是論文數(shù)據(jù)庫中的重要數(shù)據(jù)，會議組織者應(yīng)將沒有包括在論文中的信息補充到論文數(shù)據(jù)庫中，建立一個完整的論文數(shù)據(jù)庫。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會90會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.4論文和表格的接收（三）分類整理會議組織者應(yīng)將接收到的論文或論文摘要表及時按會議的各個專題分類，同時要建立論文的數(shù)據(jù)庫，將論文作者和論文題目等所有有關(guān)信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，以便在今后的籌備工作中使用。使用網(wǎng)頁提交論文和填寫摘要表，論文和有關(guān)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫就自動生成了。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會91會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.4論文和表格的接收（四）回執(zhí)的接收征文通知回執(zhí)的接受同樣也有三種方式。會議組織者也應(yīng)及時將收到的回執(zhí)中的全部信息輸人到專門為回執(zhí)建立的數(shù)據(jù)庫。分析這些數(shù)據(jù)可初步掌握參加會議的代表人數(shù)、陪同人員人數(shù)、參加旅游的人數(shù)，根據(jù)這些人數(shù)，估計出將來會議的實際規(guī)模。根據(jù)對多個各種類型會議的統(tǒng)計，將來真正參加會議代表的人數(shù)很少有超過提交回執(zhí)的人數(shù)的。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會92會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄?。ㄒ唬┱撐脑u審的標(biāo)準(zhǔn)論文的審查是會議籌備中最主要的工作之一。有些國際組織的系列性會議，要求極其嚴(yán)格，如舉辦第14屆國際自控聯(lián)大會時，所有的論文寄到中國的學(xué)術(shù)委員會，分類整理后，又全部寄往美國，由國際學(xué)術(shù)委員會審查。會議共征集到2300篇論文，錄取比例為70%,17個專題會議共錄取了1600余篇。但大部分會議的程序委員會對論文的評審，特別是對論文摘要的評審都采取很寬容的標(biāo)準(zhǔn)。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會93會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄取1.內(nèi)容要切題論文的內(nèi)容一定要嚴(yán)格在會議的議題規(guī)定范圍之內(nèi)，否則即使內(nèi)容再好，也不應(yīng)錄取。論文的內(nèi)容也不應(yīng)該太陳舊，缺乏時代性和新穎性。2．篇幅按規(guī)定論文的頁數(shù)和摘要的字?jǐn)?shù)要按會議的要求。一般論文的頁數(shù)要按規(guī)定，不能隨意超出，而論文摘要的字?jǐn)?shù)可適當(dāng)多一些，但也不要超過巧％。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會94會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄取3.格式符合標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按征文通知中所要求的論文格式。在20世紀(jì)八九十年代舉辦國際會議時，對于許多版式不符合會議規(guī)定的論文，會議組織者還組織專門的人員重新打字。4．語言這是對國際會議而言的。我國和前蘇聯(lián)以及東歐的一些國家的學(xué)者，由于歷史的原因，英文基礎(chǔ)較差，提交的論文中的語法錯誤甚多，無法被錄取。目前由于這種原因被篩選下來的論文占了很多。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會95會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄?。ǘ┱撐脑u審的方式評審論文既可采用集中開會的形式，也可采用郵寄和網(wǎng)上評審的方法。程序委員會按會議的專業(yè)議題組成一個個論文評審小組，將接收到的論文交給各個論文評審小組，由它們提出最初的評審意見。程序委員會根據(jù)初評意見，最終決定是否錄取。程序委員會還要根據(jù)論文的數(shù)量和質(zhì)量，確定所錄取的論文在會議上的發(fā)表形式，是特邀演講還是一般演講，是大會演講還是分組會演講，是口頭演講還是張貼演講。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會96會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄?。ㄈ┐_定各類論文的接收比例程序委員會在征文時，對會議的學(xué)術(shù)活動應(yīng)有一個初步的規(guī)劃和安排。論文的征集應(yīng)與學(xué)術(shù)活動的安排相吻合，也就是要掌握各種演講相互之間合適的比例，國際會議還要考慮國外代表與國內(nèi)代表演講數(shù)量比例和國別之間的比例。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會97會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄取1.特邀演講和一般演講會議應(yīng)該邀請一些最著名的學(xué)者在會上作大會特邀演講，他們參加會議的帶動效應(yīng)是絕對不可低估的。但考慮會議經(jīng)費的因素，不可能邀請得太多，其他的大會邀請演講通常就要從所征集的論文中選取。2.大會演講和分組會演講由于時間因素，大會演講和分組會的演講的比例一般為1'3，最多也只能達(dá)到1:2。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會98會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄取3．口頭演講和張貼論文由于時間和會場的原因，會議除了安排口頭演講之外，也按比例安排一定數(shù)量的張貼論文，比例可按論文數(shù)量決定。4.國外代表演講和國內(nèi)代表演講如果是國際會議，還存在一個國內(nèi)和國外演講的比例平衡問題。由我國機構(gòu)主辦的國際會議經(jīng)常出現(xiàn)的問題是國內(nèi)代表的論文數(shù)量大大多于國外代表的論文數(shù)量，論文評審時將國內(nèi)和國外會議論文定為2,1的比例比較恰當(dāng)。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會99會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄?。ㄋ模┌l(fā)放論文錄取通知書對已經(jīng)決定錄取的論文，論文錄取通知書應(yīng)盡可能早地發(fā)給論文作者，以免耽誤了作者憑此通知向有關(guān)機構(gòu)申請參加會議的經(jīng)費。有些會議組織者缺乏經(jīng)驗，不了解論文錄取通知書對代表參加會議的重要性，不發(fā)或沒有及時發(fā)，等到離會議舉辦只有兩三個月，論文作者都還沒注冊交費時，才意識到問題的嚴(yán)重性，但此時已無可挽回了。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會100會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.5論文的評審和錄取論文錄取通知書通常應(yīng)包括下列主要內(nèi)容，1.被錄取文章的題目（這是因為有些論文作者提交多篇論文時，就要明確會議所錄取的論文題目），2.所錄取的論文在會上是大會演講還是分組演講、是口頭演講還是張貼論文，3.論文演講或張貼的日期和具體時間（若是在分組會上演講，還要明確分組會的編號）。論文通知書可采用電子郵件或書信的形式發(fā)出。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會101會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集會議論文集是最重要的會議文件，特別是國際組織年會的論文集也是各個國家圖書館、大學(xué)和研究機構(gòu)保存的文獻(xiàn)，如我國科技部的情報所就專門保存重要國際會議的論文集。論文集在某種程度也代表了這個國際會議的專業(yè)水平。會議要十分重視論文集的編輯和出版工作。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會102會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集（一）論文集的形式第一種形式是出版論文全集。第二種形式是會前先出版論文摘要集，會后再出版論文集。第三種形式是只出版論文摘要集。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會103會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集會議采用哪種論文出版形式，完全由程序委員會確定，就是同一國際組織的年會，也可以有不同的形式，由于論文涉及版權(quán)的問題，越來越多的國際會議選擇出版論文摘要集。目前由于計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用和人們環(huán)保節(jié)能意識的不斷增強，越來越多的會議不再印制論文集或者論文摘要集，而是采用DVD或VCD光盤來代替。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會104會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集（二）論文集的主要內(nèi)容不同會議的論文集或論文摘要集所包括的內(nèi)容都不會完全相同，程序委員會決定該會議論文集的主要內(nèi)容。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會105會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集1．歡迎詞2．組織機構(gòu)3.學(xué)術(shù)日程4．論文5.作者索引會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會106會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集（三）論文集的出版論文全集或論文摘要集通常選用16開本。封皮可采用精裝硬殼，也可選用覆膜的軟皮；封皮的設(shè)計可參考各輪通知的版式。每集的厚度一般不要超過500頁。論文全集或論文摘要既可以在國內(nèi)出版，也可以在國外出版。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會107會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集l.國內(nèi)出版國內(nèi)會議的論文全集，一般都在國內(nèi)出版。論文全集可以選擇國內(nèi)比較好的出版社，有的會議也選擇本行業(yè)的出版社。在20世紀(jì)八九十年代，在國內(nèi)舉辦的國際會議還比較少，我國代表的文章能夠刊登在國際會議的論文集上是一種榮譽，也是許多單位職稱評定的重要參考依據(jù)。因此要求國際會議的論文集一定要有正式書號。目前情況發(fā)生了很大的變化，國際會議越來越多，不再要求論文集一定要有書號。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會108會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集2．國外出版有些國際會議的論文集在國外出版。國際上有許多出版商都要選擇一些有影響的國際會議論文集作為自己的出版物，用以提高自己刊物的發(fā)行量。有些國際會議在籌備期間，經(jīng)常會有好幾家出版商與會議組織者聯(lián)系。會議組織者要選擇國際上有一定知名度的出版商，他們可以利用自己的發(fā)行渠道擴大論文集的征訂數(shù)量，這樣出版費用可以比較低，有時還會免費贈送一些。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會109會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集論文摘要可選用影響比較高的雜志社，將論文集作為該雜志的增刊編輯出版。由于這些雜志社都是面向全世界的，出版量很大，可以提高論文摘要甚至?xí)h的影響力，雖然有時出版的費用會高一些。會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會110會議營運管理

第六章會議籌備管理6.2會議論文征集6.2.6編輯出版論文集（四）論文集的其他形式1.光盤2．網(wǎng)上公布

會議營運管理第六章會議籌備管理6.2會111會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊會議的征文和注冊這兩個籌備期間最重要的階段之間并不存在一個明顯的時間和工作界限，兩個階段的工作經(jīng)常是相互交叉的。如果將整個會議運作看成一個商業(yè)過程，征文階段就如同會議的宣傳推廣，而代表注冊就是檢驗銷售的成果。當(dāng)會議的征文通知書發(fā)出后，在會議召開前12個月或者更早，會議組織者就應(yīng)該為會議預(yù)先注冊的有關(guān)工作開始作準(zhǔn)備了。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會112會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作注冊通知書在整個會議籌備過程中的作用和地位與作戰(zhàn)計劃在指揮一場戰(zhàn)役中的作用和地位是基本相同的，所以在起草注冊通知書之前，要做好全部與之相關(guān)的準(zhǔn)備工作，為此，會議組織者需要多次召開程序委員會和組織委員會的聯(lián)席工作會議，商討通知書中的主要內(nèi)容和各種價格，如果是國際會議，有時還要將初步確定的內(nèi)容和價格向國際組織匯報之后，才能開始編制注冊通知書。

會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會113會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作（一）專業(yè)內(nèi)容要求基本落實在所有準(zhǔn)備工作中最重要的是會議專業(yè)內(nèi)容的落實，首先是大會的特邀演講的落實。會議應(yīng)將邀請到的該領(lǐng)域中世界知名學(xué)者、學(xué)科帶頭人或諾貝爾獎金獲得者等作為大會的特邀演講人，要將他們的姓名、演講題目、演講時間公布在注冊通知書中。在論文評選和接收工作結(jié)束后，會議的比較詳細(xì)的專業(yè)日程也應(yīng)公布在注冊通知書中，如果論文作者能夠在注冊通知書中發(fā)現(xiàn)自己的名字和論文題目，對于他們最終決定參加會議有很大的促進(jìn)作用。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會114會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作（二）與會議服務(wù)機構(gòu)簽訂合同凡是注冊通知書中涉及的會議場所、賓館、旅行社、航空公司、出租汽車公司等都要進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和談判，直到簽署合同。與這些為會議提供服務(wù)的單位簽訂合同是一件非常困難的事情，因為此時會議組織者還不明確一年之后真正能參加會議的代表人數(shù)，對所預(yù)定的會場規(guī)模的大小、賓館使用的房間數(shù)量都不十分明確。特別是在簽訂合同就要支付預(yù)訂金的情況下，有時會出現(xiàn)一定的損失。在所有合同中，有兩個合同必須是在注冊通知書起草之前就要簽好的，一個是會場租用合同，另一個是賓館使用合同。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會115會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作1．會場租用合同對于舉辦千人規(guī)模以上的大型會議來說，會場租用合同是至關(guān)緊要的，這是因為在一個城市中能夠舉辦這種規(guī)模會議的場所通常只有一兩處。因此，對大型會議的會議組織者來說，由于選擇的余地非常小，會場的選擇和預(yù)訂將是在籌備期間最重要的工作之一。許多大型的會議為了保證會場的使用，會場租用合同實際上都是在幾年前會議初期策劃階段就簽訂好了。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會116會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作(1）會場的條件選擇會議地點的條件就是要能滿足所舉辦會議的一切需要。但實際上，十全十美的會議地點是沒有的，會議組織者只能綜合平衡，決定取舍。一般可從以下幾點考慮：大會場的最大容量、分會場的數(shù)量、是否有一定面積的展覽場地、是否有作張貼演講的場地、是否周圍有不同檔次的賓館、是否有舉辦招待會和宴會的場所、是否有供全體代表就餐的餐廳和注冊的場所等。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會117會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作(2）會場租用合同與會議場所簽訂的租用合同的內(nèi)容應(yīng)該盡量簡單明了，主要包括會議名稱、會議舉辦時間，這里要強調(diào)的是會議的起始時間是從注冊準(zhǔn)備日開始，這個日期應(yīng)比會議開幕式提前2至3天。主要大型活動包括開幕式、全體大會、招待會和宴會等需要的場所一定要預(yù)訂好具體的場所，同時也要預(yù)訂可能使用的最大數(shù)量的分會場以及附設(shè)展覽場地的面積。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會118會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作(3）合同中的價格如會議使用場所不特別強調(diào)，會場預(yù)訂合同中盡量不要標(biāo)明價格，特別是餐飲的價格，因為在幾年籌備的時間中，價格的變化有時是非常大的。當(dāng)會議的注冊工作基本結(jié)束時，會議的各種數(shù)據(jù)已經(jīng)非常明確。會議組織者可以再簽補充合同，此時再明確會議的全部活動細(xì)節(jié)和價格。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會119會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作(4）違約賠付合同中一定要有違約賠付的條款。在漫長的籌備期間，經(jīng)常會遇到一些突發(fā)事件，使早已預(yù)訂的會場不能按期使用，會議組織者因此有可能得到一些補償。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會120會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作2．賓館租用合同注冊通知書中要向會議代表公布賓館的名稱、條件和價格，一經(jīng)公布便不可輕易更改，因此會議組織者一定要與所有會議使用的賓館簽訂預(yù)訂合同。目前我國的會議市場上，賓館提供給會議組織者的租房合同很少是為會議專門制定的。合同中應(yīng)包括如下內(nèi)容：賓館能提供給本次會議各種檔次房間的數(shù)量；房價和房價中是否包含早餐和服務(wù)費等；會議房價中通常不包含代表的個人消費，如電話費、洗衣費等；會議的外報價；傭金的數(shù)量和傭金的返還方式；會議對預(yù)訂房間的管理方式；任何一方不能執(zhí)行合同時的賠償條款等。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會121會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作3．其他的合同除了以上兩個合同必須簽訂外，其他的合同可以推遲到會議注冊結(jié)束后再分別簽訂，例如設(shè)備租用合同、展臺搭建合同、論文印刷合同和車輛租用合同等。這里需要指出的是舉辦大型會議，有些活動是在會議舉辦地以外的場所舉行，車輛的保證就是最大的問題，一定要按當(dāng)?shù)氐膽T例與汽車出租公司提前預(yù)訂，并簽訂合同。會議營運管理第六章會議籌備管理6.3會122會議營運管理

第六章會議籌備管理6.3會議預(yù)先注冊6.3.1會議預(yù)先注冊的準(zhǔn)備工作4．確定賬號在舉辦國內(nèi)會議時收取代表的注冊費并不存在很大的問題，但是舉辦國際會議時，大陸地區(qū)以外的會議代表，繳納會議的各種費用時就必須使用美元。目前我國只有中國銀行在海外的許多主要城市都建立了分支機構(gòu)，對收取國外代表繳納的各種參會費用以及退款