會展管理第九章課件

第九章會前管理一般的會議流程分成三個階段，會前準備階段、會議實施階段和評估總結(jié)階段。會前管理一般要解決這樣幾個問題：總體策劃、會議選址、有效營銷方案和項目預算。在每一項中都要明確：會議中有哪些需求需要滿足？由誰做？何時做？第九章會前管理一般的會議流程分成三個階段，會前準1第一節(jié)會議策劃一、策劃委員會策劃委員會工作包括以下一些內(nèi)容：1、制定目標策劃委員會要有一個具體的目標并且要書面落實，要明確策劃委員會與承辦者之間的關(guān)系，明確策劃委員會應向誰負責，明確策劃委員會何時結(jié)束使命第一節(jié)會議策劃22、確定人選即確定策劃委員會的成員來源，是內(nèi)部選取還是外部指派？是否志愿？3、運作程序策劃委員會要有預算，對會場要進行實地考察，成員要定期聚會。另外，策劃委員會還要負責設(shè)計評估。2、確定人選3二、會議市場調(diào)查市場調(diào)查，是運用科學方法，有目的地系統(tǒng)收集、記錄、整理和分析市場信息資料，從而認識市場發(fā)展變化的現(xiàn)狀和趨勢，為市場預測、經(jīng)營決策提供依據(jù)。會議市場的可行性分析包括市場環(huán)境分析和目標市場需求分析。會議市場調(diào)查要圍繞這兩者進行。二、會議市場調(diào)查41、市場環(huán)境分析（1）宏觀市場環(huán)境宏觀市場環(huán)境是指對會議舉辦產(chǎn)生影響的各種因素，這些因素可能會給會議組織機構(gòu)舉辦會議帶來市場機會，也可能會給其造成市場威脅。宏觀市場環(huán)境分析主要包括：經(jīng)濟環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。1、市場環(huán)境分析5（2）微觀市場環(huán)境微觀市場環(huán)境是指對會議組織機構(gòu)舉辦會議構(gòu)成直接影響的各種因素。這些因素包括會議組織機構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境、客戶目標、服務商和社會公眾等。組織機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境：就是舉辦機構(gòu)內(nèi)部所具備的各種條件，包括資金、人力、物力（辦公室設(shè)備和通信工具）以及所掌握的信息資源和能聯(lián)系的社會資源等。（2）微觀市場環(huán)境6目標客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目標客戶包括消費者市場客戶、生產(chǎn)者市場客戶、中間商市場客戶、政府部門和國際市場客戶五大類，會議的最終目的是要滿足目標客戶的需求目標客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目7服務商：是受辦會機構(gòu)的委托，為會議提供各種服務的機構(gòu)，包括會議指定的視聽設(shè)備、提供旅游服務的旅行社、提供住宿服務的賓館酒店以及提供會議資料印刷和與會者登記的專門服務等，這些服務商是辦好一個會議必不可少的組成部分。服務商：是受辦會機構(gòu)的委托，為會議提供各種服務的機構(gòu)，包括會8社會公眾：是指對會議實現(xiàn)目標具有實際或潛在影響的群體。一個會議所要面臨的公眾有六種：一種是媒體公眾，即專業(yè)和大眾報刊、雜志、報刊、電視等，二是政府公眾，即負責管理會議和商業(yè)活動的有關(guān)政府部門。三是當?shù)孛癖?，即會議舉辦地的居民、官員和其他社團組織等。四是市民行動公眾，即各種知識產(chǎn)權(quán)保護組織環(huán)保組織等；五是辦會機構(gòu)內(nèi)部公眾，即會議機構(gòu)的全體員工。六是金融公眾，即關(guān)心并可能影響辦會機構(gòu)獲取資金能力的機構(gòu)和組織，如銀行和投資公司等。社會公眾：是指對會議實現(xiàn)目標具有實際或潛在影響的群體。一個會92、目標市場需求分析需求分析通常包括向預期與會者和該主辦者從前舉辦會議的與會者發(fā)送問卷調(diào)查，該問卷調(diào)查也可以作為進行市場宣傳的一個工具。公司類會議和協(xié)會類會議是常見的會議類型，二者的差異包括以下內(nèi)容：2、目標市場需求分析101）時間周期差異公司類會議一般是按照需求來舉行，協(xié)會類大型會議是按照規(guī)定的時間周期舉行。2）會前準備時間差異絕大數(shù)公司會議的前期時間很短，大型會議一般3－6個月，協(xié)會會議都是事先安排好的。協(xié)會會議平均提前準備年限為：年會1－4年，大型會議3－5個月，會議規(guī)模越大，時間越長1）時間周期差異113)地理位置差異公司類會議選址主要是考慮會址是否適合會議的業(yè)務和需求，時間、交通費用和便捷程度都是影響會議選址的因素，協(xié)會類會議選擇考慮區(qū)域的特殊興趣，能吸引人。4)出席情況差異公司類會議必須出席，協(xié)會類會議則是自愿出席。5）會議期限差異公司類會議1－2天，培訓或獎勵會議3－5天，協(xié)會類會議平均期限3－5天。3)地理位置差異12三、策劃方案1.會議主題會議的目的制約著會議的主題和議程，決定會議的性質(zhì)，并且影響著會議的方式和結(jié)果。應遵循的原則是寧簡勿繁，同時主題應具有前瞻性和持續(xù)性。有時，在主題之外還另外加副標題，副標題用以進一步補充和說明。三、策劃方案13還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強調(diào)的區(qū)域。如上海申辦2010年世博會，以“城市――讓生活變得更美好”為主題。在主題之下分五個專題：經(jīng)濟發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)發(fā)展、城市與多元化發(fā)展還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強調(diào)的區(qū)域。如上海申辦142.會議規(guī)模一般來說，影響會議規(guī)模的主要因素是動用的人員數(shù)量，其中又以參加會議的總?cè)藬?shù)為主要依據(jù)。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。有的會議要求保密性，必須嚴格控制與人數(shù)和會務人員，以防止會議內(nèi)容擴散。2.會議規(guī)模15會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)一般來說，規(guī)模決定場地，但常常由于場地的限制，會議規(guī)模受到相應的限制。會議規(guī)模還與會議成本有關(guān)，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本就越高會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模163、會期和議程會期包括兩個方面的含義：其一指會議從開始到結(jié)束之前的時間跨度；其二指同期性會議召開的固定時間。國際會議的會期長短不一，長則數(shù)月，短則兩三天。國際會議的會期主要取決四個方面的因素，議程的盈匱，議題的難度，會議的周期，會議的準備情況。3、會期和議程17會議的議程是一次會議所要討論的問題及進展程序，所討論的問題稱為議題或議程項目。國際會議的議程有：開幕式；選舉會議主席團成員；制定會議規(guī)則；大會發(fā)言；分組討論；其他事項；通過報告書；閉幕式會議的議程是一次會議所要討論的問題及進展程序，所討論的問題稱184、落實會議場所和地點一般來說，會議地址的選擇要根據(jù)會議目標，會議形態(tài)，會議實質(zhì)上的需求，與會者的期望，會議地點的設(shè)施與環(huán)境等。在選擇會議地點的時候還要考慮到季節(jié)因素，一方面是因為有些設(shè)施具有季節(jié)性，另一方面是因為季節(jié)對與會者的影響，將受到他們預期和喜好的制約4、落實會議場所和地點19常見的會議地點類型有：（1）酒店（2）會議中心（3）大學大多數(shù)學校都擁有學術(shù)報告廳等會議設(shè)施，有些學校的會議場所也是向社會開放的，并且具備了與商業(yè)會議中心同樣規(guī)模和水平的設(shè)施（4）輪船，特別是游輪，有會議設(shè)施設(shè)置常見的會議地點類型有：20（5）療養(yǎng)地療養(yǎng)地也經(jīng)常配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會（6）主題公園主題公園有時也配備會議設(shè)施（7）公共建筑就是由國家投資的用于公共事業(yè)的非盈利性的設(shè)施，譬如博物館、圖書館等，這些地點也具有一定的會議設(shè)施滿足會議需要（8）公司內(nèi)部的會議地點（5）療養(yǎng)地21對于會議地點的選擇應考慮如下要素：（1）距離和交通情況會議地點與與會者的距離；交通情況；會議地點與會議前后的旅行關(guān)系；會議地點的各個酒店與會場之間的距離怎樣等等交通便利，出行方便，便于區(qū)域間周轉(zhuǎn)。會場與機場，軌道工具之間的距離要適當；停車場要有足夠的泊位對于會議地點的選擇應考慮如下要素：22（2）舉辦會議的歷史以前是否在這個地點舉辦過會議；本會議以前是否在這個地點舉辦過會議（3）食宿及配套設(shè)施（4）費用會議地點的收費情況；是否提供免費使用的房間；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交納押金；會議地點對附加收費有哪些規(guī)定；哪些費用可以延期支付；會議地點是否能夠保證客房價格等等（2）舉辦會議的歷史23（5）安全會議的地點的工作人員的安全意識；每個房間是否有煙感報警器和噴淋裝置；酒店是否公開了撤退程序和明顯標記；是否配備了保險箱；是否有常住醫(yī)生等等（5）安全24（6）會議地點的服務設(shè)施會議地點是否有汽車租賃服務；會議地點可以提供哪些娛樂活動；會議地點是否與附近的娛樂場所有聯(lián)系；會議地點是否對使用娛樂設(shè)施收費；會議地點是否有商店等等基礎(chǔ)設(shè)施要齊全，專業(yè)會議要求新聞報道的環(huán)境，工作人員辦公的環(huán)境及設(shè)施通信要有保障，會場沒有電信盲點，上網(wǎng)寬帶配置，衛(wèi)星接受信號等通信技術(shù)支持的問題是現(xiàn)代會議的特別要求（6）會議地點的服務設(shè)施25（7）會議地點的景點景點是否靠近會議地點；與會者是否對這些景點感興趣；會議地點的管理部門是否與附近的景點有互惠合作等等。具體在進行會議場所選定時，首先將可能合適的場地制作一張表單，然后實地考察。因為它給了組織者一種從宣傳資料上無法讀到的“感覺”。（7）會議地點的景點26會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。A誰（WHO）誰被邀請？實際有多少人會出席？這個“誰”應該包括客戶演講人，搭檔與組織機構(gòu)B什么（WHAT）會議形式是什么，會議的形式會明顯影響預算，需要向代表團傳遞這種信息。C何時（WHEN）.有效的組織會議需要充分的時間，而會議組織者恰恰經(jīng)常需要在極短期內(nèi)著手會議準備，因此，必須考慮到財政年度，節(jié)假日和其他時間沖突等因素會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。27E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個大范圍，然后縮小圈子。當然此時交通運輸是一個關(guān)鍵因素F為何（WHY）會議需要有個明確的目標，如討論、發(fā)展、互通信息等。G如何（HOW）這是指具體的會議形式，如是否需要單間討論室，展覽空間，餐飲服務或IT設(shè)備等E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個大范圍，然后28由于會議的內(nèi)容、風格和節(jié)奏各有不同，有時還應該注意以下幾個方面的問題A、選擇好關(guān)鍵講演者B、計劃好會議活動類型C、提供相關(guān)的城市觀光或商業(yè)參觀，這類提供往往會吸引與會者并延長他們的停留時間D、合理安排時間，要有足夠的機動時間以便應急由于會議的內(nèi)容、風格和節(jié)奏各有不同，有時還應該注意以下幾個方29第二節(jié)會議預算制定一、預算步驟預算的第一步是確認此次會議是盈利，還是保證收支平衡。無論會議類型如何，在草擬預算管理時應注意到，必須顯示預計收支，并準備會后的資產(chǎn)負債表來顯示實際的以收抵支，然后是理清費用。費用包括兩個主要類型，即固定費用和可變費用。第二節(jié)會議預算制定30固定費用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費，講演者酬金，旅費和支出，市場費《包括宣傳手冊、郵寄廣告、新聞稿、廣告、記者招待會》，行政費，視聽費，租用費《如家具、設(shè)備與燈光》，展覽費、服務費，路標，鮮花和其他用來制造氣氛的項目，運輸費，保險費，審計費，貸款利息或透支。固定費用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費，講演者酬金，旅費和支出31無論預算表準確與否以及費用控制的有多好，都將會有意料之外的支出?？偟念A算應有10％的或有費用也稱為不可預見費用計劃。無論預算表準確與否以及費用控制的有多好，都將會有意料之外的支32可變費用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如文件、徽章等》，文件費《如材料郵寄、注冊費》等可變費用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如33最后是編制預算。會議預算一般由會議組織者的財力和實力，會議的規(guī)模檔次，活動的內(nèi)容，離目的地地遠近，設(shè)施和服務等因素決定。最后是編制預算。會議預算一般由會議組織者的財力和實力，會議的34二、預算內(nèi)容會議預算包括以下幾個方面：1、交通費用交通費用可以細分為： A、出發(fā)地至會務地的交通費用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通B、會議期間交通費用――主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通C、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用二、預算內(nèi)容352、會議室/廳費用A、會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施B、會議設(shè)施租賃費用――此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)，會場展示系統(tǒng)，多媒體系統(tǒng)、攝錄等C、會場布置費用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商D、其他支持費用――這些費用通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等2、會議室/廳費用363、住宿費用對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的A、早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍坐式就餐，費用按人數(shù)計算即可。B、中餐及晚餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算――自助餐形式，按桌預算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能收取一定數(shù)量的服務費用C、酒水及服務費3、住宿費用37D、會場茶點此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提供出不同時段茶點的食物、飲料組合。通常情況下，茶點的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、水果及點心為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主D、會場茶點38D、聯(lián)誼酒會/舞會事實上聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設(shè)定好餐標與規(guī)模，預算很榮譽計算E、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目按場次計算――預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適應地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)――專場或包場出外D、聯(lián)誼酒會/舞會395、雜費雜費是指會議過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務用車、匯兌等等5、雜費406、視聽設(shè)備主要是會議在室外進行時，需要視聽設(shè)備。視聽設(shè)備的預算就比較復雜，包括：A、設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算B、設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務商代理C、音源――主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、視聽設(shè)備41第九章會前管理一般的會議流程分成三個階段，會前準備階段、會議實施階段和評估總結(jié)階段。會前管理一般要解決這樣幾個問題：總體策劃、會議選址、有效營銷方案和項目預算。在每一項中都要明確：會議中有哪些需求需要滿足？由誰做？何時做？第九章會前管理一般的會議流程分成三個階段，會前準42第一節(jié)會議策劃一、策劃委員會策劃委員會工作包括以下一些內(nèi)容：1、制定目標策劃委員會要有一個具體的目標并且要書面落實，要明確策劃委員會與承辦者之間的關(guān)系，明確策劃委員會應向誰負責，明確策劃委員會何時結(jié)束使命第一節(jié)會議策劃432、確定人選即確定策劃委員會的成員來源，是內(nèi)部選取還是外部指派？是否志愿？3、運作程序策劃委員會要有預算，對會場要進行實地考察，成員要定期聚會。另外，策劃委員會還要負責設(shè)計評估。2、確定人選44二、會議市場調(diào)查市場調(diào)查，是運用科學方法，有目的地系統(tǒng)收集、記錄、整理和分析市場信息資料，從而認識市場發(fā)展變化的現(xiàn)狀和趨勢，為市場預測、經(jīng)營決策提供依據(jù)。會議市場的可行性分析包括市場環(huán)境分析和目標市場需求分析。會議市場調(diào)查要圍繞這兩者進行。二、會議市場調(diào)查451、市場環(huán)境分析（1）宏觀市場環(huán)境宏觀市場環(huán)境是指對會議舉辦產(chǎn)生影響的各種因素，這些因素可能會給會議組織機構(gòu)舉辦會議帶來市場機會，也可能會給其造成市場威脅。宏觀市場環(huán)境分析主要包括：經(jīng)濟環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。1、市場環(huán)境分析46（2）微觀市場環(huán)境微觀市場環(huán)境是指對會議組織機構(gòu)舉辦會議構(gòu)成直接影響的各種因素。這些因素包括會議組織機構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境、客戶目標、服務商和社會公眾等。組織機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境：就是舉辦機構(gòu)內(nèi)部所具備的各種條件，包括資金、人力、物力（辦公室設(shè)備和通信工具）以及所掌握的信息資源和能聯(lián)系的社會資源等。（2）微觀市場環(huán)境47目標客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目標客戶包括消費者市場客戶、生產(chǎn)者市場客戶、中間商市場客戶、政府部門和國際市場客戶五大類，會議的最終目的是要滿足目標客戶的需求目標客戶：就是會議的潛在舉辦方和參與者。從類別上看，會議的目48服務商：是受辦會機構(gòu)的委托，為會議提供各種服務的機構(gòu)，包括會議指定的視聽設(shè)備、提供旅游服務的旅行社、提供住宿服務的賓館酒店以及提供會議資料印刷和與會者登記的專門服務等，這些服務商是辦好一個會議必不可少的組成部分。服務商：是受辦會機構(gòu)的委托，為會議提供各種服務的機構(gòu)，包括會49社會公眾：是指對會議實現(xiàn)目標具有實際或潛在影響的群體。一個會議所要面臨的公眾有六種：一種是媒體公眾，即專業(yè)和大眾報刊、雜志、報刊、電視等，二是政府公眾，即負責管理會議和商業(yè)活動的有關(guān)政府部門。三是當?shù)孛癖?，即會議舉辦地的居民、官員和其他社團組織等。四是市民行動公眾，即各種知識產(chǎn)權(quán)保護組織環(huán)保組織等；五是辦會機構(gòu)內(nèi)部公眾，即會議機構(gòu)的全體員工。六是金融公眾，即關(guān)心并可能影響辦會機構(gòu)獲取資金能力的機構(gòu)和組織，如銀行和投資公司等。社會公眾：是指對會議實現(xiàn)目標具有實際或潛在影響的群體。一個會502、目標市場需求分析需求分析通常包括向預期與會者和該主辦者從前舉辦會議的與會者發(fā)送問卷調(diào)查，該問卷調(diào)查也可以作為進行市場宣傳的一個工具。公司類會議和協(xié)會類會議是常見的會議類型，二者的差異包括以下內(nèi)容：2、目標市場需求分析511）時間周期差異公司類會議一般是按照需求來舉行，協(xié)會類大型會議是按照規(guī)定的時間周期舉行。2）會前準備時間差異絕大數(shù)公司會議的前期時間很短，大型會議一般3－6個月，協(xié)會會議都是事先安排好的。協(xié)會會議平均提前準備年限為：年會1－4年，大型會議3－5個月，會議規(guī)模越大，時間越長1）時間周期差異523)地理位置差異公司類會議選址主要是考慮會址是否適合會議的業(yè)務和需求，時間、交通費用和便捷程度都是影響會議選址的因素，協(xié)會類會議選擇考慮區(qū)域的特殊興趣，能吸引人。4)出席情況差異公司類會議必須出席，協(xié)會類會議則是自愿出席。5）會議期限差異公司類會議1－2天，培訓或獎勵會議3－5天，協(xié)會類會議平均期限3－5天。3)地理位置差異53三、策劃方案1.會議主題會議的目的制約著會議的主題和議程，決定會議的性質(zhì)，并且影響著會議的方式和結(jié)果。應遵循的原則是寧簡勿繁，同時主題應具有前瞻性和持續(xù)性。有時，在主題之外還另外加副標題，副標題用以進一步補充和說明。三、策劃方案54還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強調(diào)的區(qū)域。如上海申辦2010年世博會，以“城市――讓生活變得更美好”為主題。在主題之下分五個專題：經(jīng)濟發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)發(fā)展、城市與多元化發(fā)展還可在主題之下分主題，以突出主辦方所要強調(diào)的區(qū)域。如上海申辦552.會議規(guī)模一般來說，影響會議規(guī)模的主要因素是動用的人員數(shù)量，其中又以參加會議的總?cè)藬?shù)為主要依據(jù)。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的規(guī)模才能產(chǎn)生效果。有的會議要求保密性，必須嚴格控制與人數(shù)和會務人員，以防止會議內(nèi)容擴散。2.會議規(guī)模56會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數(shù)一般來說，規(guī)模決定場地，但常常由于場地的限制，會議規(guī)模受到相應的限制。會議規(guī)模還與會議成本有關(guān)，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本就越高會議的規(guī)模直接約會議的效率。除了法定性會議和必須舉行的大規(guī)模573、會期和議程會期包括兩個方面的含義：其一指會議從開始到結(jié)束之前的時間跨度；其二指同期性會議召開的固定時間。國際會議的會期長短不一，長則數(shù)月，短則兩三天。國際會議的會期主要取決四個方面的因素，議程的盈匱，議題的難度，會議的周期，會議的準備情況。3、會期和議程58會議的議程是一次會議所要討論的問題及進展程序，所討論的問題稱為議題或議程項目。國際會議的議程有：開幕式；選舉會議主席團成員；制定會議規(guī)則；大會發(fā)言；分組討論；其他事項；通過報告書；閉幕式會議的議程是一次會議所要討論的問題及進展程序，所討論的問題稱594、落實會議場所和地點一般來說，會議地址的選擇要根據(jù)會議目標，會議形態(tài)，會議實質(zhì)上的需求，與會者的期望，會議地點的設(shè)施與環(huán)境等。在選擇會議地點的時候還要考慮到季節(jié)因素，一方面是因為有些設(shè)施具有季節(jié)性，另一方面是因為季節(jié)對與會者的影響，將受到他們預期和喜好的制約4、落實會議場所和地點60常見的會議地點類型有：（1）酒店（2）會議中心（3）大學大多數(shù)學校都擁有學術(shù)報告廳等會議設(shè)施，有些學校的會議場所也是向社會開放的，并且具備了與商業(yè)會議中心同樣規(guī)模和水平的設(shè)施（4）輪船，特別是游輪，有會議設(shè)施設(shè)置常見的會議地點類型有：61（5）療養(yǎng)地療養(yǎng)地也經(jīng)常配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會（6）主題公園主題公園有時也配備會議設(shè)施（7）公共建筑就是由國家投資的用于公共事業(yè)的非盈利性的設(shè)施，譬如博物館、圖書館等，這些地點也具有一定的會議設(shè)施滿足會議需要（8）公司內(nèi)部的會議地點（5）療養(yǎng)地62對于會議地點的選擇應考慮如下要素：（1）距離和交通情況會議地點與與會者的距離；交通情況；會議地點與會議前后的旅行關(guān)系；會議地點的各個酒店與會場之間的距離怎樣等等交通便利，出行方便，便于區(qū)域間周轉(zhuǎn)。會場與機場，軌道工具之間的距離要適當；停車場要有足夠的泊位對于會議地點的選擇應考慮如下要素：63（2）舉辦會議的歷史以前是否在這個地點舉辦過會議；本會議以前是否在這個地點舉辦過會議（3）食宿及配套設(shè)施（4）費用會議地點的收費情況；是否提供免費使用的房間；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交納押金；會議地點對附加收費有哪些規(guī)定；哪些費用可以延期支付；會議地點是否能夠保證客房價格等等（2）舉辦會議的歷史64（5）安全會議的地點的工作人員的安全意識；每個房間是否有煙感報警器和噴淋裝置；酒店是否公開了撤退程序和明顯標記；是否配備了保險箱；是否有常住醫(yī)生等等（5）安全65（6）會議地點的服務設(shè)施會議地點是否有汽車租賃服務；會議地點可以提供哪些娛樂活動；會議地點是否與附近的娛樂場所有聯(lián)系；會議地點是否對使用娛樂設(shè)施收費；會議地點是否有商店等等基礎(chǔ)設(shè)施要齊全，專業(yè)會議要求新聞報道的環(huán)境，工作人員辦公的環(huán)境及設(shè)施通信要有保障，會場沒有電信盲點，上網(wǎng)寬帶配置，衛(wèi)星接受信號等通信技術(shù)支持的問題是現(xiàn)代會議的特別要求（6）會議地點的服務設(shè)施66（7）會議地點的景點景點是否靠近會議地點；與會者是否對這些景點感興趣；會議地點的管理部門是否與附近的景點有互惠合作等等。具體在進行會議場所選定時，首先將可能合適的場地制作一張表單，然后實地考察。因為它給了組織者一種從宣傳資料上無法讀到的“感覺”。（7）會議地點的景點67會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。A誰（WHO）誰被邀請？實際有多少人會出席？這個“誰”應該包括客戶演講人，搭檔與組織機構(gòu)B什么（WHAT）會議形式是什么，會議的形式會明顯影響預算，需要向代表團傳遞這種信息。C何時（WHEN）.有效的組織會議需要充分的時間，而會議組織者恰恰經(jīng)常需要在極短期內(nèi)著手會議準備，因此，必須考慮到財政年度，節(jié)假日和其他時間沖突等因素會議策劃方案的內(nèi)容可以通過回答以下一系列的問題來制定和調(diào)整。68E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個大范圍，然后縮小圈子。當然此時交通運輸是一個關(guān)鍵因素F為何（WHY）會議需要有個明確的目標，如討論、發(fā)展、互通信息等。G如何（HOW）這是指具體的會議形式，如是否需要單間討論室，展覽空間，餐飲服務或IT設(shè)備等E何地（WHERE）.會議將在哪里舉行，先定一個大范圍，然后69由于會議的內(nèi)容、風格和節(jié)奏各有不同，有時還應該注意以下幾個方面的問題A、選擇好關(guān)鍵講演者B、計劃好會議活動類型C、提供相關(guān)的城市觀光或商業(yè)參觀，這類提供往往會吸引與會者并延長他們的停留時間D、合理安排時間，要有足夠的機動時間以便應急由于會議的內(nèi)容、風格和節(jié)奏各有不同，有時還應該注意以下幾個方70第二節(jié)會議預算制定一、預算步驟預算的第一步是確認此次會議是盈利，還是保證收支平衡。無論會議類型如何，在草擬預算管理時應注意到，必須顯示預計收支，并準備會后的資產(chǎn)負債表來顯示實際的以收抵支，然后是理清費用。費用包括兩個主要類型，即固定費用和可變費用。第二節(jié)會議預算制定71固定費用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費，講演者酬金，旅費和支出，市場費《包括宣傳手冊、郵寄廣告、新聞稿、廣告、記者招待會》，行政費，視聽費，租用費《如家具、設(shè)備與燈光》，展覽費、服務費，路標，鮮花和其他用來制造氣氛的項目，運輸費，保險費，審計費，貸款利息或透支。固定費用都是一樣的，包括：場地設(shè)施費，講演者酬金，旅費和支出72無論預算表準確與否以及費用控制的有多好，都將會有意料之外的支出。總的預算應有10％的或有費用也稱為不可預見費用計劃。無論預算表準確與否以及費用控制的有多好，都將會有意料之外的支73可變費用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如文件、徽章等》，文件費《如材料郵寄、注冊費》等可變費用與會人數(shù)而浮動，包括：餐飲，住宿，娛樂，會議裝備《如74最后是編制預算。會議預算一般由會議組織者的財力和實力，會議的規(guī)模檔次，活動的內(nèi)容，離目的地地遠近，設(shè)施和服務等因素決定。最后是編制預算。會議預算一般由會議組織者