行政辦公室管理辦法

行政辦公室管理辦法目錄第一章行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé)辦公室人員架構(gòu)表辦公室權(quán)力與職責(zé)辦公室的職責(zé)辦公室的權(quán)力崗位職責(zé)表辦公室主任職責(zé)行政文員職責(zé)行政文員職責(zé)駕駛員職責(zé)第二章行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程辦公室日常事務(wù)列表主要事務(wù)辦事流程21合理化建議管理流程22文件審批管理流程辦公用車使用管理流程固定資產(chǎn)行政物品的申購流程辦公用品領(lǐng)用流程臺(tái)帳印刷流程第三章行政辦公室管理制度及相關(guān)表格管理制度匯總合理化建議管理辦法辦公用品領(lǐng)用制度員工宿舍管理規(guī)定圖書管理規(guī)定來客接待分類與流程禮品禮金管理辦法廢舊物資變賣管理規(guī)定辦公物資采購管理規(guī)定會(huì)議管理規(guī)定計(jì)劃總結(jié)管理辦法公文編寫分類管理規(guī)范文件審批管理規(guī)定證照檔案管理規(guī)定辦公物資配備標(biāo)準(zhǔn)及管理辦法工服管理規(guī)定保密制度相關(guān)表格匯總第四章部門事項(xiàng)案例庫1非常規(guī)事件案例及應(yīng)對(duì)預(yù)案表2部門事故數(shù)據(jù)第一章行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé)1辦公室人員架構(gòu)表2辦公室權(quán)力與職責(zé)辦公室主要負(fù)責(zé)公司的日常行政事務(wù)處理做好組織的內(nèi)部服務(wù)與外部聯(lián)絡(luò)工作辦公室的職責(zé)辦公室的權(quán)力崗位職責(zé)表辦公室主任職責(zé)行政文員職責(zé)行政專員職責(zé)駕駛員職責(zé)第二章行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程1辦公室日常事務(wù)列表部門辦公室負(fù)責(zé)人辦公室主任主要事務(wù)文檔管理1公司各類通知及日常公文的規(guī)范處理工作2制度的建設(shè)與執(zhí)行與集團(tuán)區(qū)域的聯(lián)系保證各類文件的及時(shí)上傳下達(dá)4會(huì)議記錄管理5檔案管理6公文管理7公司各類總結(jié)計(jì)劃的編纂工作 8OA管理 物資管理1小車管理辦公用車調(diào)度2固定資產(chǎn)的申購與管理3辦公物品的領(lǐng)用4辦公物品的采購行政事務(wù)1員工名片工作服工號(hào)牌的訂做2各類會(huì)議的組織工作3合理化建議征集評(píng)選公示后續(xù)跟進(jìn)工作4工作周報(bào)經(jīng)營月報(bào)的制作5臺(tái)帳印刷6行政管理看板的管理信息的公示 7信件報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作 85S管理9每月一線員工會(huì)議的組織工作10辦公區(qū)域的日常管理11廉政臺(tái)帳管理外聯(lián)工作1外來人員的接待2出差人員的旅程安排 3預(yù)定酒店旅館其他事務(wù)1圖書館管理2宿舍管理 3各類活動(dòng)的組織工作 4員工通訊錄的更新生日蛋糕的定制發(fā)送2主要事務(wù)工作流程21合理化建議管理流程圖2-1合理化建議管理流程圖表2-1合理化建議管理流程圖說明表序號(hào)事項(xiàng)說明①員工提交建議月底前可個(gè)人提交也可部門匯總后統(tǒng)一交予辦公室②評(píng)審次月5日前由公司決策委員會(huì)進(jìn)行 ③評(píng)優(yōu)評(píng)出優(yōu)秀最佳兩個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)級(jí)別分別給予行政加分1和2分的獎(jiǎng)勵(lì)④部門研究反饋部門研究決定是否采納并于晨會(huì)上反饋完成期限或不采納原因落實(shí)完成必須按期保質(zhì)完成⑥結(jié)果檢查由辦公室建議人分別檢查完成情況并分情況反饋給相關(guān)部門注合理化建議是指任何員工個(gè)人或部門對(duì)公司經(jīng)營管理和發(fā)展的任何環(huán)節(jié)所提出的具有可操作性的改進(jìn)方法和措施22文件審批管理流程圖2-2文件審批管理流程圖表2-2文件審批流程圖說明表序號(hào)事項(xiàng)說明①接收上級(jí)發(fā)文每日查看部門郵箱查看是否由上級(jí)發(fā)文②上報(bào)審批在發(fā)文上附上發(fā)文審批單報(bào)總經(jīng)理室審批一線員工會(huì)議組織工作流程圖2-3一線員工會(huì)議組織工作流程圖表2-3一線員工會(huì)議組織工作流程圖說明表序號(hào)事項(xiàng)說明①發(fā)布通知月初晨會(huì)通知召開一線員工會(huì)議的通知發(fā)動(dòng)基層員工參與②統(tǒng)計(jì)報(bào)名人員由辦公室統(tǒng)計(jì)報(bào)名人員控制在67人 ③審核名單報(bào)總經(jīng)理審核要求參與者為公司最基層員工④會(huì)場車輛安排與總經(jīng)理室確定時(shí)間地點(diǎn)安排酒店車輛⑤會(huì)議記錄安排好會(huì)議的記錄工作做好文字圖像記錄名片印制流程圖2-4名片印制流程圖表2-4名片印制流程圖說明表序號(hào)事項(xiàng)說明①申請(qǐng)申請(qǐng)印制名片的員工填寫名片印制申請(qǐng)單交至辦公室②填名片內(nèi)容單辦公室根據(jù)申請(qǐng)單按照固定格式打印出名片內(nèi)容單③聯(lián)系單位聯(lián)系印刷單位將名片內(nèi)容單傳真予印刷單位并確定取回的時(shí)間辦公用品領(lǐng)用流程圖2-5辦公用品領(lǐng)用流程圖表2-5辦公用品領(lǐng)用流程圖說明表序號(hào)事項(xiàng)說明①提出申請(qǐng)領(lǐng)料單交至辦公室領(lǐng)用物品②辦公室審核辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)為一般員工每人每月不超過5元部門主管不超過10元 注每周二周六為物品領(lǐng)用時(shí)間其他時(shí)間不得領(lǐng)用臺(tái)帳印刷流程圖2-6臺(tái)帳印刷流程圖第三章行政辦公室管理制度及相關(guān)表格管理制度匯總合理化建議管理辦法目的建立公司合理化建議提出采納和獎(jiǎng)勵(lì)程序以確保公司的持續(xù)改進(jìn)適用范圍適用于任何員工或集體對(duì)公司和發(fā)展所提出的建議合理化建議是指任何員工個(gè)人或?qū)窘?jīng)營管理的任何環(huán)節(jié)所提出的超出其職責(zé)范圍以外的具有可操作性的改進(jìn)方法和措施職責(zé)負(fù)責(zé)合理化建議的收集整理工作對(duì)合理化建議進(jìn)行評(píng)審部門負(fù)責(zé)合理化建議實(shí)施員工可通過wxhx_leader163com向公司高管直接提報(bào)合理化建議并與高管交流6合理化建議反饋實(shí)施對(duì)于員工提出的每一條合理化建議辦公室將分類別與相關(guān)部門對(duì)接無論合理化建議采納與否責(zé)任部門或責(zé)任人必須進(jìn)行反饋向解釋不采納原因或詳細(xì)實(shí)施計(jì)劃以便建議者了解其建議的落實(shí)情況1群策群力優(yōu)秀合理化建議獎(jiǎng)一經(jīng)確認(rèn)建議符合合理化建議定義獎(jiǎng)勵(lì)72群策群力最佳合理化建議獎(jiǎng)721對(duì)于不能明確計(jì)算經(jīng)濟(jì)效益的合理化建議一經(jīng)采納實(shí)施22對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益可的合理化建議其獎(jiǎng)勵(lì)金額為經(jīng)濟(jì)效益的5但最低不少于最高不大于23對(duì)于對(duì)公司經(jīng)營管理有重大促進(jìn)的合理化建議除行政獎(jiǎng)勵(lì)外公司將以提報(bào)人的名字命名該合理化建議或相關(guān)經(jīng)營管理方式方法此外提報(bào)人還將獲得和公司總經(jīng)理共進(jìn)晚餐的機(jī)會(huì)73群策群力-顧客獎(jiǎng)731對(duì)于對(duì)公司經(jīng)營管理的幫助和促進(jìn)的顧客意見公司將酌情給予該顧客50-200元的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)由客服中心負(fù)責(zé)聯(lián)系顧客向顧客致謝并履行顧客獎(jiǎng)的獎(jiǎng)勵(lì)流程8合理化建議意見回復(fù)對(duì)于采納的合理化建議所涉及的相關(guān)整改部門應(yīng)公開明確整改時(shí)間并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)責(zé)任部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按時(shí)回復(fù)的給予責(zé)任部門負(fù)責(zé)人行政扣分2分的處罰一條扣2分二條扣4分以此類推責(zé)任部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按時(shí)完成又未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)書面確認(rèn)提前通報(bào)辦公室申請(qǐng)延長時(shí)間的給予責(zé)任部門負(fù)責(zé)人每條建議行政扣分3分的處罰一條扣3分二條扣6分以此類推責(zé)任部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按時(shí)完成經(jīng)再次確認(rèn)仍未完成的給予責(zé)任部門負(fù)責(zé)人行政扣分5分的處罰一條扣5分二條扣10分以此類推辦公用品領(lǐng)用制度［目的］有效管理辦公用品領(lǐng)用加強(qiáng)內(nèi)部控制杜絕浪費(fèi)［范圍］全體員工［責(zé)任］辦公室［內(nèi)容］一計(jì)劃管理1．辦公用品實(shí)行計(jì)劃管理辦公室根據(jù)辦公用品發(fā)放情況合理掌握辦公用品庫存和配備以供各部門領(lǐng)用之需2．各部門需按領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)于每周五將下周需領(lǐng)用的辦公用品清單報(bào)至辦公室辦公室將根據(jù)庫存情況合理采購或者準(zhǔn)備配備辦公用品二領(lǐng)用管理1．領(lǐng)用辦公用品時(shí)間為每周二六員工領(lǐng)用辦公用品必須填寫《領(lǐng)料單》否則一概不予領(lǐng)用2．專人負(fù)責(zé)各部門需指定本部門辦公用品負(fù)責(zé)人此負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的計(jì)劃領(lǐng)用和分發(fā)管理并建立本部門的辦公用品臺(tái)帳辦公室在辦公用品領(lǐng)用的時(shí)候?qū)Σ块T辦公用品負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)3．新進(jìn)員工的辦公用品領(lǐng)用由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)離職或轉(zhuǎn)崗員工的辦公用品由本部門的辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理4．各部門的辦公用品按公司標(biāo)準(zhǔn)額度進(jìn)行配發(fā)每月領(lǐng)用的物品僅限于低值易耗品如水筆筆芯曲別針橡皮大頭針書寫便箋等其他如剪刀美工刀尺訂書器計(jì)算器等用品按一次配發(fā)原則進(jìn)行配發(fā)5．如非計(jì)劃內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)的辦公用品申請(qǐng)部門應(yīng)以書面申請(qǐng)?zhí)崆皟扇瞻戳鞒虒徟蠓娇捎赊k公室按其申請(qǐng)予以準(zhǔn)備配發(fā)6墨盒等高價(jià)值易耗品需以舊換新同時(shí)一次限領(lǐng)一只7如需領(lǐng)用特殊辦公物品如U盤文件柜需提前兩天提交書面申請(qǐng)由辦公室主任同意后方可辦理三新進(jìn)員工的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)崗位配備的辦公用品每月領(lǐng)用額度高層 文件框1個(gè)12個(gè)A4文件夾筆記本大1本名片冊(cè)精1冊(cè)訂書器1個(gè)筆筒1個(gè)美工刀1把剪刀1把20元中層文件框1個(gè)8個(gè)A4文件夾筆記本大1本名片冊(cè)普1冊(cè)筆筒1個(gè)美工刀1把剪刀1把10元基層文件框1個(gè)5個(gè)A4文件夾筆記本中1本筆筒1個(gè)水筆圓珠筆各1支剪刀1把5元員工宿舍管理規(guī)定為使員工宿舍保持良好的清潔衛(wèi)生整齊的環(huán)境及公共秩序使員工獲得充分的休息以提高工作效率特訂本規(guī)定一住宿條件安全員電工維修工實(shí)習(xí)生以及兄弟商場來本商場工作的同事不提供夫妻宿舍入住員工在一周內(nèi)未入住的作自動(dòng)放棄實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期滿即辦理退舍手續(xù)原商場租房安排住宿享受補(bǔ)貼的管理人員一旦入住原宿舍補(bǔ)貼取消二住宿標(biāo)準(zhǔn)男女分區(qū)按班同住安全員電工維修工等工作人員每6人一間管理人員科員每3個(gè)人一間主管部門經(jīng)理每2個(gè)人一間總經(jīng)理助理副總經(jīng)理每人一間三室內(nèi)設(shè)施1衣柜一只2衣架一只3臉盆架一個(gè)4鞋子專用板5刷牙杯專用板6毛巾掛架7紙簍1只8掃帚簸箕各一只9辦公桌椅各一張注所有物品須擺放在指定的位置三凡在集體宿舍住宿的員工必須自覺遵守以下規(guī)章制度1整理一切內(nèi)務(wù)分配清掃保持整潔維持秩序2監(jiān)督輪值人員維護(hù)環(huán)境清潔3有下列情況之一者應(yīng)通知主管部門1違反宿舍管理規(guī)則情節(jié)重大者2宿舍內(nèi)有不法行為或外來災(zāi)害時(shí)3留宿親友者4員工身體不適應(yīng)或病情重大者應(yīng)通知上級(jí)部門4員工對(duì)所居住宿舍應(yīng)盡管理人責(zé)任不得隨意改造或變更房舍有關(guān)宿舍現(xiàn)有的設(shè)備如玻璃衛(wèi)浴設(shè)備門窗床鋪等本公司以完好狀態(tài)交與員工使用如有疏于管理或惡意破壞酌情由現(xiàn)住人員負(fù)擔(dān)該項(xiàng)修理費(fèi)或賠償費(fèi)并視情節(jié)輕重論處宿舍舍監(jiān)或公司領(lǐng)導(dǎo)得經(jīng)常視察宿舍員工不得拒絕并聽從有關(guān)指示七住宿員工應(yīng)遵守下列規(guī)則1服從舍監(jiān)管理與監(jiān)督2室內(nèi)禁止私自接配電線及裝接電器室內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品個(gè)人棉被墊被起床后須疊齊煙灰煙蒂不得丟棄地上易燃物品不得放置寢室換洗衣物不得堆積地上其余衣鞋必須收入柜內(nèi)洗曬衣物需按指定位置晾曬電視收音機(jī)的使用聲音不得放大以免妨礙他人安寧就寢后不得有影響他人睡眠行為宿舍不得留宿外人或親友如外人拜訪應(yīng)登記姓名關(guān)系及進(jìn)出時(shí)間夜間最遲應(yīng)于23時(shí)前返回宿舍注意關(guān)閉門窗否則應(yīng)向舍監(jiān)報(bào)備加班情況除外貴重物品應(yīng)避免攜入或妥善保管遺失由各自負(fù)責(zé)不得于墻壁上隨意張貼字畫或釘物品不得于床上抽煙不得于宿舍內(nèi)吃檳榔或其他不良物品污穢廢物垃圾等應(yīng)集中于指定場所傾倒宿舍衛(wèi)生由各自住宿人員輪流清潔整理水電不得浪費(fèi)隨手關(guān)燈及水龍頭沐浴的水電煤氣用畢即關(guān)閉19沐浴以20分鐘為限20員工不得于宿舍內(nèi)聚餐喝酒賭博打麻將或其他不良或不當(dāng)行為21宿舍熄燈時(shí)間為晚上2230整八住宿員工有下列情況之一者除取消其住宿權(quán)利退宿并呈報(bào)管理部議處情節(jié)嚴(yán)重者送交司法機(jī)關(guān)處理1不服從舍監(jiān)的監(jiān)督指揮者2在宿舍賭博打麻將斗毆及酗酒3蓄意破壞公用物品或設(shè)施等4擅自于宿舍內(nèi)接待異性客人或留宿外人者5經(jīng)常妨礙宿舍安寧屢戒不改者6違反宿舍安全規(guī)定者7無正當(dāng)理由經(jīng)常外宿者8有偷竊行為者9拉幫結(jié)派尋釁滋事者九遷出員工應(yīng)將使用的床位物品抽屜等清理干凈所攜出的物品應(yīng)先經(jīng)舍監(jiān)或主管人員檢查十非緊急時(shí)候禁止使用消防用水出現(xiàn)緊急情況如匪警或火警在確保人身安全的情況下及時(shí)報(bào)警呼救或通知公司匪警電話110火警電話119十一員工圖書閱覽室的開放時(shí)間為每天晚上18302200圖書的借閱嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行十二各類體育用品由專人負(fù)責(zé)保管物品的借用手續(xù)按照公司規(guī)定執(zhí)行十三對(duì)于外來人員進(jìn)出宿舍的一律需填寫《外來人員來訪登記表》由專人負(fù)責(zé)登記4圖書管理規(guī)定1圖書館開放時(shí)間開放時(shí)間為每天晚上18302200注以下情況發(fā)生請(qǐng)聯(lián)系圖書館管理委員會(huì)成員1發(fā)現(xiàn)圖書館沒有按時(shí)開放2有特殊原因要在其他時(shí)間進(jìn)出圖書館2入館須知保持館內(nèi)安靜館內(nèi)不得大聲喧嘩高聲交談讀者入館后須將手機(jī)的呼叫方式改為振動(dòng)保持館內(nèi)清潔不得亂涂亂畫亂扔垃圾隨地吐痰禁止在館內(nèi)進(jìn)餐注意衣著整潔舉止文明不得穿背心拖鞋入館館內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及使用明火嚴(yán)禁用物品搶占座位5愛護(hù)書刊資料和一切公共財(cái)物損壞須按規(guī)定賠償6自覺遵守圖書館的規(guī)章制度支持人員按章辦事隨地吐痰亂扔紙屑雜物者罰污損毀壞館內(nèi)設(shè)施內(nèi)嚴(yán)禁煙火違者每次罰本規(guī)定適合于所有來館借書員本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行本規(guī)定由本館執(zhí)行部門負(fù)責(zé)解釋若再有疑難問題可到咨詢編號(hào)具體決議事項(xiàng)完成標(biāo)準(zhǔn)完成期限責(zé)任部門責(zé)任人責(zé)任人23572357備注會(huì)會(huì)議決議事項(xiàng)督會(huì)議記錄人468議決議事項(xiàng)審批人辦人會(huì)議議案催辦通知單編號(hào)催辦人催辦內(nèi)容催辦日期受催單位

辦理情況備注會(huì)議問題解決推進(jìn)表序號(hào)需解決議案問題責(zé)任部門責(zé)任人備注序號(hào)需解決議案問題責(zé)任部門責(zé)任人備注1011說明1011說明請(qǐng)各中心抓緊時(shí)間為分部門店解決問題下月會(huì)議上通報(bào)結(jié)果議案問題跟蹤協(xié)調(diào)部門電話議案問題跟蹤協(xié)調(diào)部門電話會(huì)議問題的解決體現(xiàn)各部門的執(zhí)行力感謝各部門的支持部門月份XX會(huì)議問題解決推進(jìn)表會(huì)議簽到簿期參加人數(shù)會(huì)議議題參加人數(shù)會(huì)議議題編號(hào)商場部門姓名編號(hào)商場部門姓名1122334455667788991010111112121313141415151616171718181919會(huì)議名稱行政管理會(huì)議日期會(huì)議名稱行政管理會(huì)議日

202021212222232324242525262627第四章部門事項(xiàng)案例庫一非常規(guī)事件案例及應(yīng)對(duì)預(yù)案表編號(hào)時(shí)間年月日責(zé)任部門部門事故數(shù)據(jù)庫事件描述事件分析日責(zé)任部門部門事故數(shù)據(jù)庫事件描述事件分析應(yīng)對(duì)預(yù)案編號(hào) 時(shí)間年月責(zé)任部門應(yīng)對(duì)辦法編號(hào) 時(shí)間年月責(zé)任部門應(yīng)對(duì)辦法編號(hào) 時(shí)間年月責(zé)任部門應(yīng)對(duì)辦法編號(hào) 時(shí)間年月責(zé)任部門應(yīng)對(duì)辦法事件描述原因分析事件描述原因分析確定合理化建議整理工作的責(zé)任人做好收集上的材料的歸檔整理工作編號(hào)時(shí)間年月責(zé)任部門

應(yīng)對(duì)辦法事件描述原因分析中管網(wǎng)制造業(yè)頻道中管網(wǎng)制造業(yè)頻道中管網(wǎng)制造業(yè)頻道中管網(wǎng)制造業(yè)頻道中管網(wǎng)制造業(yè)頻道-65-中管網(wǎng)制造業(yè)頻道httpmade21askcomhttpmade21askcomhttpmade21askcomhttpmade21askcom各類會(huì)議活動(dòng)的組織工作職責(zé)2每日與小車駕駛員溝通了解車輛情況保證合理安排車輛的使用職責(zé)10行政管理看板的管理信息的公示職責(zé)9出差人員的旅程安排工作辦公物資的采購以及物品領(lǐng)用工作職責(zé)7外來人員的接待工作職責(zé)6信件報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作職責(zé)5員工名片工作服工號(hào)牌的管理職責(zé)4負(fù)責(zé)5S檢查工作職責(zé)3行政管理辦公會(huì)會(huì)議決議事項(xiàng)的追蹤職責(zé)1公司OA辦公系統(tǒng)的管理職責(zé)2完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項(xiàng)職責(zé)10與各部門溝通聯(lián)系統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息職責(zé)9合理化建議征集評(píng)選公示后續(xù)跟進(jìn)工作職責(zé)8工作周報(bào)經(jīng)營月報(bào)的制作職責(zé)7檔案以及文件的管理職責(zé)6公司各類總結(jié)計(jì)劃的編纂工作職責(zé)5會(huì)議記錄工作職責(zé)4每天與集團(tuán)區(qū)域聯(lián)系保證各類文件能按時(shí)上傳下達(dá)職責(zé)3負(fù)責(zé)公司每日各類通知便箋和日常相關(guān)公文的處理工作職責(zé)1組織制定各項(xiàng)行政辦公管理制度并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé)2本部門員工的管理考核培養(yǎng)職責(zé)10做好商場重要來賓的接待工作職責(zé)9審核以商場名義發(fā)出的文件職責(zé)8負(fù)責(zé)及時(shí)簽批送閱上級(jí)機(jī)關(guān)以及外單位來文按照領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見處理回復(fù)職責(zé)7辦公用品的分配和管理工作職責(zé)