秘書工作手冊

秘書工作手冊秘書工作手冊秘書工作手冊秘書工作手冊編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:董事長秘書工作手冊：領(lǐng)導(dǎo)日程安排一、

總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：了解董事長的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察董事長的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，留意近期的工作重點(diǎn)；對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日歷；及時(shí)整理日歷，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；保持與董事長及時(shí)溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個(gè)會(huì)議間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時(shí)間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌情處理；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周計(jì)劃安排模版可使用相關(guān)軟件APP日歷功能，制作周計(jì)劃表、月計(jì)劃表的相關(guān)安排，打印即可；二、出差日程安排（一）國內(nèi)出差出差前：確定出差目的和日期；確認(rèn)董事長出差陪同人熟悉每日商務(wù)行程，及時(shí)與當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人對接。出發(fā)、到達(dá)時(shí)及時(shí)打電話溝通。確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息、時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會(huì)人、議程等。）（見范例）。用車需求：確認(rèn)出行方式，和司機(jī)溝通好出發(fā)時(shí)間。確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；酒店房間：原則上不訂套房，確認(rèn)酒店有非常安靜的房間，要相關(guān)負(fù)責(zé)人或酒店盡量選擇層高、遠(yuǎn)離街道和遠(yuǎn)離電梯間的房間。確認(rèn)酒店有薄被子。濕氣重的地方，請?zhí)崆巴ㄖ嚓P(guān)人員準(zhǔn)備除濕系統(tǒng)；根據(jù)董事長的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。趙總證件：在集團(tuán)法務(wù)處申領(lǐng)趙總身份證、護(hù)照、APEC卡。趙總行李：提前與趙總家大劉姐溝通（），提前三天及時(shí)發(fā)送天氣預(yù)報(bào)信息，以便大劉姐準(zhǔn)備趙總衣物；山區(qū)及熱帶地區(qū)備好驅(qū)蚊噴霧，蚊蟲叮咬藥膏，遮陽傘；隨身攜帶維達(dá)（無香味）小包紙巾，無香味濕紙巾。備用金準(zhǔn)備：需要申請備用金的，根據(jù)出差時(shí)間提前一周申請好備用金。出發(fā)前在集團(tuán)法務(wù)處申領(lǐng)趙總錢包，備用金的一部分現(xiàn)金放在趙總那里，數(shù)額自己要記好。（外幣請?zhí)崆皟芍茏龊蒙暾垼?。與董事長確認(rèn)禮品并做好準(zhǔn)備工作；機(jī)場登機(jī)：辦理值機(jī)手續(xù)：國內(nèi)短途出差，無需托運(yùn)的情況，至少提前一天網(wǎng)上值機(jī)。出發(fā)當(dāng)天提前半小時(shí)先到機(jī)場，等待趙總到達(dá)機(jī)場，陪伴趙總一同過安檢；國內(nèi)長途或國際出差，需要托運(yùn)，陪同趙總到達(dá)機(jī)場，點(diǎn)清全部行李，幫助趙總辦理托運(yùn)手續(xù)，保管好行李票。座位偏好：為趙總安排第一排靠走道的座位，如果已滿，則選擇第二排靠走道的座位。自己的座位盡量安排在靠近頭等艙的前排，以便自己可以迅速下飛機(jī)。機(jī)場安檢：頭等艙和國航終身白金卡，一般情況，可以陪同趙總走貴賓通道進(jìn)入候機(jī)樓。（APEC卡適用國家每卡可攜帶一人）。陪伴趙總候機(jī)：趙總在貴賓休息區(qū)等待候機(jī)，及時(shí)詢問趙總需求，是否要喝點(diǎn)東西或者吃點(diǎn)東西；隨時(shí)關(guān)注航班信息，飛機(jī)起飛前半小時(shí)提醒趙總可以準(zhǔn)備登機(jī)了。登機(jī)：上飛機(jī)后幫助趙總放好行李，整理好趙總機(jī)上需要看的文件；告知起飛：起飛前告知目的地接待人員，確認(rèn)到達(dá)后的對接方式。延誤等情況：及時(shí)與航空公司聯(lián)系改簽；到達(dá)：下飛機(jī)：幫助趙總拿好隨身物品，陪同趙總下機(jī)。到達(dá)后第一時(shí)間聯(lián)系目的地接待人員，確認(rèn)接機(jī)情況無誤。過海關(guān)：團(tuán)隊(duì)出行的情況下，若無特殊安排，走在最前面，告知海關(guān)我們是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的，后面的成員英語不好，并回答海關(guān)關(guān)于行程信息的問題。行李提?。簬椭w總提取行李，點(diǎn)清行李數(shù)量。出差中著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；董事長出差生活方面：入住酒店：checkin：辦理入住登記，再次跟酒店確認(rèn)房間一定要安靜。安頓：帶好行李，送趙總進(jìn)房間；幫助趙總連好手機(jī)、電腦、Ipad等電子設(shè)備的Wifi信號(hào)；燒好水；換好被子；征求趙總意見，是否需要協(xié)助整理衣物用品，是否需要吃點(diǎn)東西等。將自己房間的號(hào)碼和電話、趙總房間的號(hào)碼和電話寫在便簽紙上放在趙總床頭。早餐確認(rèn)：趙總一般不在酒店用早餐，需要征求趙總意見，如果用早餐，要告知早餐時(shí)間和地點(diǎn)；如果不在酒店用早餐，需要到附近的超市挑選好水果。（青蘋果，買好水果刀）信息確認(rèn)：每天抽時(shí)間和趙總核對本日及第二天的日程安排；確認(rèn)第二天行程和其他注意事項(xiàng)。趙總出差日常習(xí)慣：早晨：出發(fā)前：與趙總溝通好起床時(shí)間，一般出發(fā)前半小時(shí)去趙總房間。燒水倒好溫水，削好青蘋果。早晨藥品：三七粉（溫水調(diào)好）趙總喝完后給溫水漱口；中藥:一袋半每天出發(fā)前，比集合時(shí)間提前10分鐘左右提醒趙總要出發(fā)了。開會(huì)時(shí)：倒好溫水（或常溫蘇打水），紙巾和激光筆放好在趙總位置，做好錄音及紀(jì)要；午餐：提醒服務(wù)員倒溫水、或常溫蘇打水；放好紙巾；詢問趙總是否需要喝藥酒；藥品：維生素（趙總包中綠色小包里，透明小袋裝，多種顏色不一樣的藥丸），趙總?cè)胱蠓旁谒恢蒙?，她?huì)隨餐服用；餐后：準(zhǔn)備牙線；晚餐：藥品：月見草（四顆金黃色透明袋子裝）隨餐服用餐后牙線；中藥：一袋半趙總睡前：提醒趙總喝藥酒；將透明質(zhì)酸口服液開好，放床頭；電話叫醒：打電話到前臺(tái)預(yù)約電話叫醒服務(wù)；業(yè)務(wù)方面：根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)聯(lián)系相關(guān)參會(huì)人員，做好通知協(xié)調(diào)工作；做好出差期間的會(huì)議記錄，傳達(dá)會(huì)議精神；及時(shí)掌握集團(tuán)動(dòng)態(tài)及業(yè)務(wù)相關(guān)信息，積極配合打印相關(guān)資料，將信息及時(shí)匯報(bào)給董事長；參觀時(shí)做好記錄，根據(jù)董事長口頭分配的任務(wù)，配合督辦相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度；根據(jù)情況及時(shí)與董事長溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；出差后及時(shí)向董事長匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向董事長認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)、配合督辦業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒注意以下幾點(diǎn)：根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備打印機(jī)和打印稿。注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；出訪美國要記得帶好趙總美國駕照。（國際）外幣請?zhí)崆皟芍茏龊蒙暾?；根?jù)客人的級(jí)別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝。附件一：出差物品攜帶表物品數(shù)量物品數(shù)量附件三：國內(nèi)出差日程范例董事長出差深圳日程安排（月日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人：---1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：---、---議題：嘉利最新情況通報(bào)對方聯(lián)系人：鄧秉覺13：20出發(fā)前往EMCoffice、----陪同前往14：00EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?--、---、----、---、---EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)面安排：14:00~15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：----、----4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍?--、---、---議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場，車程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京---安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：------------附件四：國外出差日程安排表---執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入住（因通訊不便，LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：08KIMPOHolidayinnSeoulLG商事等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel:06)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00與LGLCD部及LG商事/、共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪同及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理、LG商事、）前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會(huì)談（陪同及參加者：LG電子商事:、）HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程：3小時(shí)中餐主持人:路程：3小時(shí)主持人:訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCDMarketing、崔敏洙先生等）---作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人：—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會(huì)談（參加者：LG商事LG電子等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（、總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事主持人:Mr.訪問時(shí)間主要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城——北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事（17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場約40分鐘路程三、會(huì)議安排（一）內(nèi)部會(huì)議安排

董事長主持的會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開始結(jié)束修改下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開始審批N審批NYN注意事項(xiàng)：會(huì)前與相關(guān)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如董事長全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對特別重要的參會(huì)人，可通過電話確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給；

董事長參加的會(huì)議結(jié)束董事長參會(huì)會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間結(jié)束董事長參會(huì)會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間判斷與董事長是否有關(guān)NY與對方確認(rèn)后與對方確認(rèn)后另行安排時(shí)間沖突請示董事長請示董事長是否參加NY注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。會(huì)后會(huì)后紀(jì)要、材料整理工作跟進(jìn)反饋（二）外部會(huì)議安排

董事長主持的外部會(huì)面接受會(huì)面請求NO 婉拒或該請他人注意：講明原因，以免對方誤解注意：在收到會(huì)面請求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及董事長商討決定，同時(shí)提供背景材料以供董事長做出判斷Y與對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda,ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：

綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；

注意準(zhǔn)備桌簽、翻頁器、激光筆；

會(huì)前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；

根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；

在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；

考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；

如需安排參觀，提前與集團(tuán)行政聯(lián)系，安排參觀陪同人；

會(huì)前給董事長提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與董事長溝通洽談事宜；

在會(huì)前擬制meetingagenda（見模版）

在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；--初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：集團(tuán)總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；--再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。

幫董事長準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；

提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度；

提醒董事長參會(huì)，參會(huì)中關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況；

會(huì)面結(jié)束后，代董事長或陪同送客人離去；之后整理會(huì)中材料文件、筆記本電腦等儀器設(shè)備；

董事長參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：征詢GM是否參會(huì)開始接到參會(huì)邀請征詢GM是否參會(huì)開始接到參會(huì)邀請婉拒并請對方改請會(huì)前準(zhǔn)備（媒體工具、儀器調(diào)試）N會(huì)前準(zhǔn)備（媒體工具、儀器調(diào)試）Y回復(fù)對方參會(huì)，并寫入日程表關(guān)注對方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)回復(fù)對方參會(huì)，并寫入日程表關(guān)注對方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng)：

會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；

會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；

對會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排整理品推提供的采訪提綱N轉(zhuǎn)交品推處理Y擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）征求總經(jīng)理意見接受采訪Y開始接到采訪申請品推安排整理品推提供的采訪提綱N轉(zhuǎn)交品推處理Y擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）征求總經(jīng)理意見接受采訪審批審批結(jié)束接受采訪結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改NY根據(jù)日程進(jìn)行安排結(jié)束接受采訪結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改NY根據(jù)日程進(jìn)行安排通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場地Y會(huì)前提醒接待記者預(yù)定會(huì)議室Y采訪在公司N通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)檢查采訪場地Y會(huì)前提醒接待記者預(yù)定會(huì)議室Y采訪在公司N媒體采訪流程說明：1、接受采訪

聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對方聯(lián)系品推接口人；

從品推得到采訪提綱；

將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）

落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；

配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；

了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）

幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；

對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天

采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；

如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；

如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；

如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束

與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；

通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)：

對記者的界面要非常友好。五、大型活動(dòng)（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)：部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動(dòng)議程N(yùn)接收活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請開始預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動(dòng)議程N(yùn)接收活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請開始陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明：1、

接受活動(dòng)邀請

得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見；

對于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；2、

活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作

做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；

提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；3、

活動(dòng)當(dāng)天

著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；

帶好活動(dòng)議程、名片等資料；

活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理擋駕；4、

活動(dòng)后

整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng)：部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N安排日程N(yùn)Y開始接收通知回復(fù)或改請了解活動(dòng)議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N安排日程N(yùn)Y開始接收通知回復(fù)或改請了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說明：1、

接受活動(dòng)邀請

得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；

如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；2、

活動(dòng)前三星期

參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；

幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；

參加彩排；對重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；3、

活動(dòng)當(dāng)天

參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；

帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；

活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；

活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；

在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或