信息化項目采購LTR全流程管理的實踐

信息化項目采購LTR全流程管理的實踐周麗玉［摘要］風(fēng)險導(dǎo)向型信息化項目采購全流程管理是指對信息化項目采購過程的風(fēng)險進行識別和評估，實施信息化項目采購各環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌管理。該過程涵蓋風(fēng)險識別與評估、流程解構(gòu)與優(yōu)化兩個階段。［關(guān)鍵詞］信息化采購全流程G203文獻標(biāo)志碼：A一、信息化采購全流程管理的背景黨的十九大報告指出，著力加快建設(shè)實體經(jīng)濟、科技創(chuàng)新、現(xiàn)代金融、人力資源協(xié)同發(fā)展的產(chǎn)業(yè)體系，并推動大數(shù)據(jù)等技術(shù)與實體經(jīng)濟深度融合。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速更迭，財務(wù)公司作為與實體經(jīng)濟緊密相連的企業(yè)形態(tài)，必須以創(chuàng)新求變來順應(yīng)信息化和互聯(lián)網(wǎng)化的發(fā)展趨勢，信息系統(tǒng)更新升級已經(jīng)日漸常態(tài)化。另一方面，信息化安全是體現(xiàn)金融機構(gòu)服務(wù)能力和維護金融機構(gòu)良好信譽的命脈。市場上信息化品牌和設(shè)備型號令人眼花繚亂，企業(yè)資質(zhì)和技術(shù)實力良莠不齊，售后服務(wù)和功能可擴展性更是無法預(yù)知，這都與信息系統(tǒng)安全防護息息相關(guān)。因此，財務(wù)公司有必要做好從廠商資質(zhì)調(diào)研到系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化的信息化采購全過程管理，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的個性化服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展注入科技新動能。據(jù)《中國企業(yè)集團財務(wù)公司行業(yè)發(fā)展報告（2017）》中的數(shù)據(jù)顯示，2016年財務(wù)公司行業(yè)信息化總投入達9.56億元，較2015年增長16.93%?？梢钥闯?，每年大額的信息化項目資金投入，對于國有企業(yè)集團來說，面臨著極大的職業(yè)道德風(fēng)險和國有資產(chǎn)流失風(fēng)險。中央紀(jì)委書記指出，要一刻不停歇地推進黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭。招投標(biāo)領(lǐng)域是腐敗重要滋生地之一，也是國有企業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè)的重要內(nèi)容。京能集團作為北京市國資委獨資企業(yè)，下發(fā)了一系列關(guān)于招投標(biāo)工作的規(guī)范性文件并加大查處力度，財務(wù)公司信息化采購是集團招投標(biāo)管理的重點之一。因此，通過采購全流程的規(guī)范管理，保證各環(huán)節(jié)規(guī)范操作，是深入貫徹落實黨風(fēng)廉政建設(shè)的需要。可見，財務(wù)公司開展信息化采購全流程管理，一是滿足監(jiān)管機構(gòu)日常信息化工作監(jiān)管，保證業(yè)務(wù)活動正常運行；二是保證功能實現(xiàn)性和系統(tǒng)安全性，提升信息化服務(wù)和延伸系統(tǒng)性功能；三是避免職業(yè)道德風(fēng)險和國有資產(chǎn)流失，深化黨風(fēng)廉政建設(shè)的有力手段。二、信息化項目采購全流程管理的內(nèi)涵風(fēng)險導(dǎo)向型信息化項目采購全流程管理是指對信息化項目采購過程的風(fēng)險進行識別和評估，在此基礎(chǔ)上，以全流程為抓手，實施信息化項目采購各環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌管理，最終達到信息管理、審批管理、記錄管理、檔案管理、后督管理的一體化。京能財務(wù)將這種信息化項目采購管理方式稱之為“LTR(leadtorisk)全流程管理”模式。信息化項目采購LTR全流程管理重點涵蓋風(fēng)險識別與評估、流程解構(gòu)與優(yōu)化兩個階段。兩個階段都需要強調(diào)風(fēng)險防控原則并以此為管理核心。信息化項目采購LTR全流程管理需要堅持以下風(fēng)險防控原則。問題導(dǎo)向原則。堅持風(fēng)險防控為首要目標(biāo)，強調(diào)以問題為導(dǎo)向，有的放矢，實現(xiàn)風(fēng)險源頭治理。內(nèi)控牽制原則。堅持部室職責(zé)劃分、管理流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)體現(xiàn)內(nèi)控牽制效應(yīng)，強化牽制責(zé)任，細(xì)化牽制要求與規(guī)范，實現(xiàn)全面風(fēng)險防控。兼顧效率原則。風(fēng)險可控前提下，關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)明確各級主體的響應(yīng)期限要求，強化執(zhí)行和考核，促進管理效率提升，節(jié)約建設(shè)成本。廉潔監(jiān)督原則。加強企業(yè)黨建工作，強化紀(jì)律檢查機構(gòu)在信息化采購過程中的監(jiān)督執(zhí)紀(jì)作用，實施廉潔問題一票否決。強化稽核監(jiān)督與評價職能，守住風(fēng)險底線。激勵約束原則。針對采購后評價結(jié)果為“優(yōu)”的重大信息化采購項目，建立激勵機制。針對采購后評價結(jié)果為“差”的重大信息化采購項目，實施問責(zé)機制。下圖即為京能財務(wù)在風(fēng)險識別評估、流程解構(gòu)優(yōu)化后形成的信息化項目采購LTR全流程管理示意圖。一三、信息化米購風(fēng)險識別評估專業(yè)風(fēng)險。由于采購人員IT專業(yè)知識不足、IT資產(chǎn)管理經(jīng)驗匱乏，導(dǎo)致采購成本上升、采購質(zhì)量失控以及后續(xù)資產(chǎn)維護成本上升。由于采購標(biāo)的的技術(shù)方案與功能需求不匹配或超過合理水平，導(dǎo)致信息化建設(shè)成本非正常上升。需求風(fēng)險。由于采購需求計劃的制訂不及時、不完整、不清晰或不符合公司實際情況，或者采購需求計劃未按照公司管理要求進行審批，導(dǎo)致信息化采購預(yù)算不及時、不準(zhǔn)確或預(yù)算執(zhí)行失控。供應(yīng)商風(fēng)險。由于采購渠道管理粗放，對供應(yīng)商的管理經(jīng)驗匱乏，缺少監(jiān)督評價，導(dǎo)致采購標(biāo)的質(zhì)量失控或信息化建設(shè)成本非正常上升。資產(chǎn)風(fēng)險。由于資產(chǎn)采購管理粗放，管理措施執(zhí)行不到位，關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺少牽制與監(jiān)督，導(dǎo)致資產(chǎn)流失、損失。效率風(fēng)險。由于部室協(xié)作、管理決策效率低下，導(dǎo)致信息化采購時間成本和經(jīng)濟成本非正常上升。道德風(fēng)險。由于內(nèi)部欺詐、外部欺詐或內(nèi)外串通舞弊，導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失或聲譽損失。四、信息化采購流程解構(gòu)優(yōu)化審批分級授權(quán)，兼顧管理效率。根據(jù)重要性原則，按照采購金額實施分級授權(quán)審批：單批/次采購金額在5萬元（含）以上的，報總經(jīng)理辦公會審批；單批/次采購金額在5萬元以下的，總經(jīng)理審批。采購流程再造，明確管理要求。以部門牽制為出發(fā)點，需求（使用保管）部門與采購部門相分離、技術(shù)方案設(shè)計部門與采購部門相分離，重構(gòu)信息化采購流程。（1）預(yù)算環(huán)節(jié)，包括預(yù)算提出、預(yù)算調(diào)整、臺賬管理。（2）需求報告與技術(shù)方案設(shè)計環(huán)節(jié)，包括需求報告編制、技術(shù)方案設(shè)計、需求報告與技術(shù)方案審批。（3）供應(yīng)商（廠商）管理環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商（廠商）庫的建立、供應(yīng)商（廠商）庫后續(xù)管理要求、供應(yīng)商（廠商）庫實施黑名單制管理，廉潔問題一票否決。（4）采購環(huán)節(jié)，包括詢價、商務(wù)談判、采購方案編制、采購方案審批、合同簽訂、采購執(zhí)行。（5）采購驗收環(huán)節(jié)，包括初驗、終驗。（6）支付球節(jié)。（7）登記和入賬環(huán)節(jié)，包括出入庫登記管理、卡片登記管理、臺賬管理、入賬管理。（8）資產(chǎn)盤點環(huán)節(jié)。（9）資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，包括固定資產(chǎn)處置、無形資產(chǎn)的處置、賬務(wù)清理。（10）執(zhí)行證據(jù)管理環(huán)節(jié)，包括執(zhí)行文檔的交接保管歸檔。監(jiān)督環(huán)節(jié)，包括紀(jì)委監(jiān)督、稽核監(jiān)督。加強人力資源配置。負(fù)責(zé)采購的崗位作為關(guān)鍵崗位，建議至少每3年安排輪崗。借助專業(yè)軟件，實現(xiàn)剛性控制和閉環(huán)管理。采購或開發(fā)資產(chǎn)管理應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期的閉環(huán)管理，實現(xiàn)資產(chǎn)風(fēng)險的剛性控制，確保內(nèi)控證據(jù)的完整性，滿足采購后評價需求。強化執(zhí)行管理，激勵與問責(zé)并重，提升采購效率。信息委負(fù)責(zé)整體把控信息化采購節(jié)奏，在信息化項目立項審核時，在會議紀(jì)要中應(yīng)予以明確采購?fù)瓿善谙?。信息化采購的全流程管理，不僅有效解決了跨部門、跨專業(yè)、跨階段間的人員合作，而且“舉公司之力，集各方之長”實現(xiàn)內(nèi)部資源的協(xié)同投入，實施信息化采購過程中的跟蹤推進、及時督辦。使信息